LOS-programmet i Forsvaret. Åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 webmethods Vedlikehold, konsulenttjenester og opsjon på kjøp av nye lisenser Side 1 av 13 LOS-programmet i Forsvaret Åpen anbudskonkurranse webmethods - Anskaffelse av vedlikehold på eksisterende lisenser og konsulenttjenester Opsjon: Kjøp av nye lisenser KONKURRANSEGRUNNLAG 01

2 webmethods Vedlikehold, konsulenttjenester og opsjon på kjøp av nye lisenser Side 2 av 13 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Bakgrunn Anskaffelsens formål KONTRAKTSVILKÅR Kontrakt Varighet og oppstart GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN - KONKURRANSEREGLER Lovgrunnlag og anskaffelsesform Kunngjøring Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Retur av tilbud Tilbudsåpning Avvisning og avlysning av konkurransen Rett til å forkaste tilbudene Fremdriftsplan Anskaffelsesprotokoll KVALIFIKASJONSVURDERINGEN - KVALIFIKASJONSKRAV Skatteattester HMS-erklæring Juridisk stilling TILDELINGSVURDERINGEN - TILDELINGSKRITERIER Vedlikeholdstjenester (og opsjon på kjøp av nye lisenser) Konsulenttjenester UTFORMING AV TILBUD Språk Disposisjon Oversendelsesbrev Standardtilbud, alternative tilbud og deltilbud Forbehold Offentlighet og fortrolighet Instrukser for utfylling av kontrakt Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Innlevering av tilbud REGLER FOR KOMMUNIKASJON Henvendelser og spørsmål

3 webmethods Vedlikehold, konsulenttjenester og opsjon på kjøp av nye lisenser Side 3 av Meddelelse av tildelingsbeslutning ENDRINGER OG AVKLARINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET Suppleringer og endringer Anmodning om avklaringer Feil og mangler

4 webmethods Vedlikehold, konsulenttjenester og opsjon på kjøp av nye lisenser Side 4 av 13 1 Innledning 1.1 Bakgrunn LOS-programmet i Forsvaret har ansvaret for utvikling og innføring av FIF. FIF er i hovedsak basert på Enterprise Resource Planning-systemet (ERP-system) SAP. Forsvarets SAP-løsning inneholder i dag funksjonalitet innen økonomi, lønn, tid- og reiseadministrasjon, forsyning, HMS, styring og ledelse. Løsningen vil bli utvidet, og innføringen gjøres trinnvis gjennom flere enkeltstående prosjekter i LOSprogrammet. Det pågår nå to prosjekter som skal videreutvikle FIF: - Logistikkprosjektet (P2814) skal utvikle en felles løsning for investeringsstyring, materiellstyring, forsyning og vedlikehold i FIF. - Prosjekt HRM i FIF (P2813) skal utvikle en felles løsning for den totale personellforvaltningen i Forsvaret. Cyberforsvarets avdeling for cybertjenester og -operasjoner avdeling for Drift og videreutvikling (CYFOR CTO DVU) har ansvar for teknisk drift og videreutvikling både av FIF og tilgrensende produksjonssystemer, samt maskin- og programvare som understøtter disse. Interne prosesser er basert på ITIL rammeverk, og det er pekt ut egne prosessledere innenfor hendelse, problem, endring, test, konfigurasjonsstyring og release. CYFOR CTO DVU er mottaker av leveransene fra LOS-prosjektene, og samarbeider tett med LOS-programmet. CYFOR CTO DVU består av vel 130 personer, hvorav de fleste er lokalisert i Oslo. Både ansatte og konsulenter bemanner organisasjonen. I tillegg til å ha ansvar for teknisk drift og videreutvikling av FIF, har CYFOR CTO DVU ansvar for ca. 130 produksjonssystemer som skal virke sammen for å støtte Forsvarets personellhåndtering, logistikk og vedlikehold i Norge og utlandet. Forsvaret benytter i dag webmethods som en sentral applikasjon for hendelsesbaserte integrasjoner. Dagens løsning har et antall synkrone og asynkrone grensesnitt som utveksler data hovedsakelig ved hjelp av jdbc, SAP-adapter, webservices, smtp og fil. Applikasjonen benyttes både på begrenset og ugradert plattform. Nåværende vedlikeholdsavtale på webmethods utløper Anskaffelsens formål Formålet med denne anskaffelsen er å ivareta Forsvarets behov for vedlikehold på dagens og eventuelle fremtidige lisenser på webmethods. Forsvaret har også behov for konsulentbistand innenfor webmethods. Anskaffelsen omfatter også opsjon på kjøp av ytterligere webmethods-lisenser. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen med krav fremgår av konkurransedokumentasjonens vedlegg 3, Kontraktsbilag. 2 Kontraktsvilkår 2.1 Kontrakt Oppdragsgiver har behov for både vedlikeholdstjenester og konsulenttjenester tilknyttet applikasjonen webmethods, samt en opsjon for kjøp av lisenser. Hensikten er derfor å inngå 2 kontrakter: en vedlikeholdsavtale og en konsulentbistandsavtale. Ved inngåelse av vedlikeholdsavtalen vil de generelle avtalevilkårene (Vedlikeholdsavtalen) vedlagt som vedlegg 2 i konkurransedokumentasjonen bli benyttet. Avtalevilkårene bygger på Statens standardavtale om vedlikehold (SSA-V). Vilkårene er tilpasset Forsvarets behov. 01

5 webmethods Vedlikehold, konsulenttjenester og opsjon på kjøp av nye lisenser Side 5 av 13 Konsulenttjenestene inngås med avtalen Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, Bistandsavtalen (SSA- B) med tilhørende bilag. Det er ikke foretatt endringer i selve avtaledokumentet utover endring av Kunden til Forsvaret og Konsulenten til Konsulentselskapet. Endringer og presiseringer til standardteksten fremkommer i bilagene til avtalen. Opsjon på kjøp av ytterligere lisenser er regulert i bilag 10 til vedlikeholdsavtalen. Ved utløsing av opsjonen vil Statens standardavtaler for kjøp, Kjøpsavtalen (SSA-K) bli benyttet, og partene vil ved en eventuell opsjonsutløsing utarbeide bilagene til SSA-K basert på bilag 10 til Vedlikeholdsavtalen. Det er ikke foretatt endringer i selve avtaledokumentet utover endring av Kunden til Forsvaret. Forsvarets endringer til de generelle avtalevilkårene i SSA-K er inntatt i omtalen av opsjonen i kontraktsbilag 10 og vil bli inntatt i kontraktsbilag 8 til SSA-K ved en eventuell opsjonsutløsing. Det henvises til de respektive kontrakter med bilag for nærmere informasjon om innholdet i hver kontrakt. 2.2 Varighet og oppstart Oppdragsgiver har til hensikt å inngå 2 kontrakter hvor hver kontrakt inngås med en varighet på 4 år ( ), med opsjon på forlengelse i ytterligere 2 (1+1) år. Tidspunkt for oppstart av vedlikeholdstjenestene er satt til Forsvaret vil ved behov for konsulentbistand kontakte leverandør og avtale oppstart og tidsramme for den enkelte bistand. 3 Gjennomføringen av konkurransen - konkurranseregler 3.1 Lovgrunnlag og anskaffelsesform Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv samt endringer ved kgl. res. 20. juni For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Anskaffelsesformen er åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Åpen anbudskonkurranse innebærer at alle leverandører har rett til å delta i konkurransen, og at forhandlinger ikke er tillatt, jf. FOA Etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta en første gjennomgang av tilbudene, hvor det undersøkes om tilbudene tilfredsstiller formelle krav og om de er komplette i henhold til konkurransegrunnlaget. Deretter vil oppdragsgiver vurdere selve tilbudene etter tildelingskriteriene (tildelingsvurderingen), med det formål å inngå kontrakt med den leverandør som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det vises forøvrig til FOA kapittel 20 om vilkår for avvisning og eventuelt forkasting av tilbudet. Beslutning om tildeling vil bli meddelt samtlige tilbydere i konkurransen. De tilbydere som ikke nådde frem vil også få en konkret begrunnelse og rimelig frist til å klage på beslutningen. 3.2 et består av følgende dokumenter: -- Invitasjon til konkurranse - Vedlegg 1: (dette dokument) - Vedlegg 2: Generelle kontraktsvilkår Vedlikehold av lisenser (Vedlikeholdsavtalen) - Vedlegg 3: Kontraktsbilag Vedlikehold av lisenser - Vedlegg 4: Kontraktsbilag - Vedlegg til kontraktsbilag 7 - Leverandørens priser 01

6 webmethods Vedlikehold, konsulenttjenester og opsjon på kjøp av nye lisenser Side 6 av 13 - Vedlegg 5: Generelle kontraktsvilkår Kjøp av konsulenttjenester (SSA-B) - Vedlegg 6: Kontraktsbilag Kjøp av konsulenttjenester - Vedlegg 7: Opsjon: Generelle kontraktsvilkår Kjøp av lisenser (SSA-K) - Vedlegg 8: Opplysninger om tilbyder - Vedlegg 9: Oversikt over forbehold - Vedlegg 10: Egenerklæring fortrolighet - Vedlegg 11: HMS-skjema norsk - Vedlegg 12: Erklæring om varsomhet norsk (vedlagt til orientering) - Vedlegg 13: Etiske egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet med underliggende etater - norsk (vedlagt til orientering) 3.3 Kunngjøring Konkurransen kunngjøres på Doffin og TED. 3.4 Tilbudsfrist 1 Komplett tilbud skal være LOS-programmet i Forsvaret i hende senest mandag kl. 10: Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha vedståelsesfrist fredag kl. 16: Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudene til tilbydere som ikke velges. Tilbudene vil normalt bli makulert av oppdragsgiver tre år etter kontraktens inngåelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å arkivere tilbudene. 3.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli gjennomført offentlig åpning av tilbudene. Tilbudene vil bli åpnet og registrert av minst to personer fra oppdragsgiver. 3.8 Avvisning og avlysning av konkurransen Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne tilbud etter FOA 20-13(1) bokstav a. Avvisninger gjennomføres i henhold til FOA kap. 20. En begrunnelse for avvisning vil i så fall snarest mulig bli gitt den enkelte leverandør i henhold til 20-15(2) jf Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne bli skriftlig informert om dette etter 22-1(3) jf Rett til å forkaste tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. 22-1(2) Fremdriftsplan Formålet med anskaffelsen er å inngå to kontrakter; en om vedlikeholdstjenester (inkl. opsjon på kjøp av nye lisenser) og en om konsulenttjenester. Nåværende vedlikeholdskontrakt utløper , og oppdragsgiver har derfor valgt å oppgi en fremdriftsplan per kontraktstildeling: 01

7 webmethods Vedlikehold, konsulenttjenester og opsjon på kjøp av nye lisenser Side 7 av 13 Tentativ tidsplan kontrakt vedlikehold: Tidspunkt: Kunngjøring på Doffin og oversendelse til TED Nedlasting av konkurransedokumentasjon Eventuelle avklaringer Tilbudsfrist kl. 10:00 Evaluering Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbydere Karensperiode (jf. FOA 22-3 (3)) 10 dager etter at meddelelse om tildeling er sendt til berørte leverandører* Kontraktsinngåelse Umiddelbart etter klagefristens utløp. Tentativ tidsplan kontrakt konsulenttjenester: Tidspunkt: Kunngjøring i Doffin og oversendelse til TED Nedlasting av konkurransedokumentasjon Eventuelle avklaringer Tilbudsfrist kl. 10:00 Evaluering Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbydere Karensperiode (jf. FOA 22-3 (3)) 10 dager etter at meddelelse om tildeling er sendt til berørte leverandører* Kontraktsinngåelse Umiddelbart etter klagefristens utløp. *I det tilfelle at anskaffelsen kun har en berørt leverandør, vil det ikke bli gitt en karensperiode, jf. FOA 22-3(4) bokstav b. Kontrakt vil da bli inngått umiddelbart etter tildeling. Tidspunktene er tentative. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen og minner om den fastsatte vedståelsesfristen Anskaffelsesprotokoll Det føres protokoll hvor tilbydernes navn blir innført. Protokollen beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf. FOA Kvalifikasjonsvurderingen - kvalifikasjonskrav 4.1 Skatteattester Tilbyderen skal levere skatteattester som bekrefter at forpliktelser knyttet til skatt, trygd og merverdiavgift er betalt i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor tilbyderen hører hjemme: 01

8 webmethods Vedlikehold, konsulenttjenester og opsjon på kjøp av nye lisenser Side 8 av 13 Norske tilbydere skal innen utløp av tilbudsfrist fremlegge skatteattester som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatt - Merverdiavgift (Dersom tilbyderen ikke er mva-pliktig skal det fremlegges en bekreftelse fra skattemyndighetene på dette). Attestene kan bestilles fra tilbyderens lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontor, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist. Begge attester leveres på skjema RF Utenlandske tilbydere skal innen utløp av tilbudsfrist fremlegge tilsvarende skatteattest(er) fra sine land. Skatteattest(ene) skal bekrefte at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatter og eventuelle trygdeavgifter - Merverdiavgift Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist. Dersom det p.g.a. forhold hos landets myndighet gjør at det ikke er mulig å levere attest nyere enn 6 måneder, bes det om en bekreftelse fra aktuell myndighet på dette. Skatteattestene skal vedlegges tilbudet. Dersom attestene ikke er levert innen tilbudsfristen og/eller er eldre enn seks måneder kan tilbudet bli avvist, jf. FOA (1) bokstav b), jf HMS-erklæring Tilbyder som skal utføre arbeid i Norge skal ha en egenerklæring i samsvar med vedlegg om at tilbyder oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Skjema for HMS-erklæring følger som vedlegg 11 i konkurransedokumentasjonen. HMS-erklæringen skal vedlegges tilbudet og foreligge senest innen frist for innlevering av tilbud. Dersom attesten ikke er levert innen fristen kan tilbudet bli avvist, jf. FOA (1) bokstav c), jf Juridisk stilling Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Det skal vedlegges en oppdatert attest for registrering i foretakregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat der tilbyder er registrert, eksempelvis firmaattest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund. Norske enkeltpersonforetak som ikke er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund kan levere utskrift fra Enhetsregisterert i Brønnøysund. Tilbyders organisasjonsform vil ikke ha betydning for kvalifikasjonsvurderingen. Tilbyderen skal vedlegge en oppdatert firmaattest i tilbudet, jf. FOA (1). 5 Tildelingsvurderingen - tildelingskriterier Oppdragsgiver har til hensikt å tildele 2 kontrakter, en vedlikeholdskontrakt og en kontrakt på konsulenttjenester. Da det i konkurransen er åpnet for deltilbud, jf. punkt 6.4, vil det bli foretatt en tildelingsevaluering per kontrakt. Hver kontrakt tildeles den tilbyder som anses for å ha det økonomiske mest fordelaktige tilbudet basert på oppsatte kriterier og relative vekt (angitt i parentes) omtalt i punktene nedenfor. 01

9 webmethods Vedlikehold, konsulenttjenester og opsjon på kjøp av nye lisenser Side 9 av Vedlikeholdstjenester (og opsjon på kjøp av nye lisenser) Kvalitet (60 prosent) Ved vurderingen av kvalitet vil tilbyders besvarelse av Forsvarets kravspesifikasjoner i kontraktsbilag 2 og 10 til Vedlikeholdsavtalen bli vektlagt. Eventuelle vedlegg til kravene i nevnte bilag vil også bli tillagt vekt ved evalueringen. I det tilfelle at alle tilbydere tilbyr tjenestenivåavtale (SLA), jf. kontraktsbilag 5, vil også denne bli vektlagt i evalueringen Priser (40 prosent) Ved vurderingen av pris vil tilbyders priser oppgitt i kontraktsbilag 7 med vedlegg, og kontraktsbilag 10 bli vektlagt, samt eventuell prissetting dersom tilbyder tar forbehold til Forsvarets kontraktsvilkår, jf. punkt 6.5. Det skal ikke oppgis priser i tilbudets øvrige dokumenter. 5.2 Konsulenttjenester Kvalitet (60 prosent) Ved vurdering av kvalitet vil tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonen i kontraktsbilag 1 til SSA-B bli vektlagt Priser (40 prosent) Ved vurderingen av pris vil tilbyders priser oppgitt i kontraktsbilag 4 til SSA-B bli vektlagt, samt eventuell prissetting dersom tilbyder tar forbehold til Forsvarets kontraktsvilkår, jf. punkt 6.5. Da rabatt for standardkurs er en valgfri tjeneste tilbyderne kan tilby vil denne rabatten ikke bli vektlagt ved tildelingen såfremt ikke slik rabatt tilbys av alle tilbyderne. 6 Utforming av tilbud 6.1 Språk Tilbudet skal utformes på norsk, jfr. FOA Disposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den skillearkdisposisjonen som følger nedenfor: 01. Oversendelsesbrev, jf. pkt Skatteattester, jf. pkt HMS-egenerklæring, jf. pkt Firmaattest, jf. pkt Opplysninger om tilbyder (eget skjema vedlegg 8 i konkurransedokumentasjonen) 06. Oversikt over forbehold, jf. pkt Egenerklæring for fortrolighet, jf. pkt Kontraktsbilag til Vedlikeholdsavtalen jf. pkt. 6.7 (dersom det leveres tilbud på vedlikeholdstjenester) 09. Eventuelle vedlegg til kontraktsbilag Eventuelle vedlegg til kontraktsbilag Vedlegg til kontraktsbilag 7 Leverandørens priser 12. Eventuelle vedlegg til kontraktsbilag Kontraktsbilag til SSA-B, jf. punkt 6.7 (dersom det leveres tilbud på konsulenttjenester) 6.3 Oversendelsesbrev 01

10 webmethods Vedlikehold, konsulenttjenester og opsjon på kjøp av nye lisenser Side 10 av 13 Tilbudet skal inneholde et oversendelsesbrev som skal være datert og underskrevet av bemyndiget person. Følgebrevet skal oppgi firmaets juridiske navn, adresse, organisasjonsnummer, kontaktperson med adresse, e-post og telefon. 6.4 Standardtilbud, alternative tilbud og deltilbud Tilbyder skal levere et av følgende: - Ett komplett tilbud der både kontrakt for vedlikehold av lisenser og kontrakt for kjøp av konsulenttjenester er utfylt i henhold til konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen (standardtilbud). - Tilbud på vedlikehold der kun kontrakt for vedlikehold av lisenser er utfylt i henhold til konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen (deltilbud) - Tilbud på konsulenttjenester der kun kontrakt for kjøp av konsulenttjenester er utfylt i henhold til konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen (deltilbud) Det er ikke adgang til å levere deltilbud eller alternative tilbud utover den mulige deltilbudsfordeling som fremkommer ovenfor i forbindelse med denne anskaffelsen. Brudd på disse instruksene kan medføre avvisning. 6.5 Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold skal disse beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene av dem. Forbeholdene skal oppgis i skjemaet Oversikt over forbehold, jf. konkurransedokumentasjonens vedlegg 9. Med forbehold menes både forbehold til standardkontrakten og til kontraktsbilagene. Forbeholdene skal fremkomme som en oversikt på skjema utarbeidet av Forsvaret og vedlagt konkurransedokumentasjonen, og oversikten skal uttømmende angi alle forbehold og øvrige avvik fra konkurransegrunnlaget og kontraktene med bilag. Forbehold og øvrige avvik som ikke fremgår av oversikten anses for ikke å være gitt. Oversikt skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet eventuelle forbehold er nærmere beskrevet. Vi gjør særskilt oppmerksom på at større endringer av kontraktsvilkårene herunder bestemmelsene om partenes risiko og erstatningsbestemmelser vil kunne medføre avvisning. Det å erstatte kontraktsklausuler med lignende klausuler fra andre kontrakter vil også kunne bli betraktet som vesentlig endringer til kontraktsvilkårene. Forbehold vil bli vurdert både hver for seg og samlet, slik at også summen av endringer vil kunne medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle avvik i tilbudene fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA Offentlighet og fortrolighet Det kan kreves innsyn i anskaffelsesprotokoll og tilbud etter at leverandør er valgt, det vil si når tildelingsbeslutning er sendt/meddelt tilbyderne. Både tilbud og anskaffelsesprotokoll kan imidlertid tenkes å inneholde forretningshemmeligheter og andre taushetsbelagte opplysninger (forvaltningsrettslig taushetsplikt). Det understrekes at det kun er de enkelte opplysninger av slik karakter og ikke dokumenter i sin helhet som kan unntas. Tilbyder bes om å merke opplysninger i tilbudet som ønskes behandlet fortrolig på vedlagte skjema (konkurransedokumentasjonens vedlegg 10). Tilbyder skal her uttømmende angi, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger tilbyder mener er 01

11 webmethods Vedlikehold, konsulenttjenester og opsjon på kjøp av nye lisenser Side 11 av 13 forretningshemmeligheter eller andre opplysninger omfattende av taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 og FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt innsyn. 6.7 Instrukser for utfylling av kontrakt De generelle avtalevilkårene (Vedlikeholdsavtalen og SSA-B) er kun vedlagt til orientering, og det skal ikke gjøres endringer i kontrakten. Kontraktsbilagene til Vedlikeholdsavtalen og SSA-B skal fylles ut i samsvar med bilagenes instruksjoner for utfylling. SSA-K med bilag skal ikke fylles ut på nåværende tidspunkt, jf. punkt 2.1 ovenfor. 6.8 Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse, kostnads- eller utgiftsdekning i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet og deltagelse i konkurransen. 6.9 Innlevering av tilbud Innleveringsform Det skal leveres to komplette eksemplarer av tilbudet i papirversjon. Ett av papireksemplarene leveres i løse ark (uten stifter, permer, skilleark, innbinding o.l. for arkivformål). Det andre eksemplaret skal leveres inn i en ringperm som er merket med leverandørens navn og anskaffelsens navn, se pkt Det skal også leveres ett komplett elektronisk eksemplar i formatene MS Word 2010 (eller tidligere) eller PDF på CD-rom. Vedlegg til bilag 7 (Leverandørens priser) skal leveres i MS Excel 2010-format (eller tidligere). Av sikkerhetsmessige årsaker er det ikke anledning til å levere tilbud på USB-minnepinne. Ved motstrid gjelder papirversjonen Innleveringssted Signert og datert tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: LOS-programmet i Forsvaret Att: Asbjørn Ellefsen Persen Tilbud webmethods Saksnr. 2013/ ÅPNES KUN AV ADRESSAT Ved fremmøte leveres tilbudet i resepsjonen hos LOS-programmet, Langkaia 1, som vil kvittere for mottatt tilbud. Alternativt kan tilbudet sendes per post til adresse (skal være LOS-programmet i hende innenfor fristen): LOS-programmet i Forsvaret Att: Asbjørn Ellefsen Persen Tilbud webmethods Saksnr. 2013/ Postboks 1550 Sentrum 0015 Oslo ÅPNES KUN AV ADRESSAT 01

12 webmethods Vedlikehold, konsulenttjenester og opsjon på kjøp av nye lisenser Side 12 av 13 Brudd på ovennevnte instrukser kan medføre avvisning, jf FOA (1) bokstav b). 7 Regler for kommunikasjon 7.1 Henvendelser og spørsmål Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlag skal kun fremsettes skriftlig per e-post med henvisning til saksnummer 2013/ til oppdragsgivers kontaktpersoner: Hovedkontaktperson: Asbjørn Ellefsen Persen e-post: los-merkantil@mil.no Kontaktperson: Elisabeth Gundersen e-post: los-merkantil@mil.no Informasjon mottatt eller gitt på annen måte, anses ikke gitt. Brudd på denne instruks kan medføre avvisning av tilbudet. 7.2 Meddelelse av tildelingsbeslutning Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt blir skriftlig meddelt samtlige tilbydere. Meddelelsen vil inneholde en konkret begrunnelse for valget og en frist for eventuell klage. 8 Endringer og avklaringer til konkurransegrunnlaget 8.1 Suppleringer og endringer Oppdragsgiver kan bare foreta endringer/suppleringer/rettelser som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Disse sendes til de interessenter som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Tilleggsopplysninger vil bare bli gitt i den grad de er i overensstemmelse med kravene til gjennomsiktighet og likebehandling. Dersom endringer/suppleringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderene å ta hensyn til det i tilbudet, fastsetter oppdragsgiver en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige interessenter skal snarest varsles om forlengelsen. 8.2 Anmodning om avklaringer Dersom en interessent anmoder om avklaringer til konkurransegrunnlaget, skal slik anmodning fremsettes i god tid før frist for innlevering av tilbud utløper. Alle spørsmål mottatt av oppdragsgiver vil sammen med svarene, formidles gjennom Doffin til alle interessenter som har meldt sin interesse for konkurransen, uten å avsløre identiteten til den opprinnelige spørrer. Enhver informasjon fra oppdragsgiver som en interessent får på annen måte enn beskrevet over, vil med henblikk på tilbudsevalueringen bli ansett for ikke å ha blitt gitt. 01

13 webmethods Vedlikehold, konsulenttjenester og opsjon på kjøp av nye lisenser Side 13 av Feil og mangler Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget og som har betydning for tilbudet, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 01