LOS-programmet i Forsvaret. Åpen anbudskonkurranse. Konsulentbistand til Logistikkprosjektet P2814: Konsulent innen forsyning og SAP SCM til P2814

Transkript

1 Konsulent innen forsyning og SAP SCM til P2814 Side 1 av 11 LOS-programmet i Forsvaret Åpen anbudskonkurranse Konsulentbistand til Logistikkprosjektet P2814: Konsulent innen forsyning og SAP SCM til P2814 KONKURRANSEGRUNNLAG

2 Konsulent innen forsyning og SAP SCM til P2814 Side 2 av 11 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Bakgrunn Anskaffelsens formål KONTRAKTSVILKÅR Kontrakt Varighet og oppstart GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN - KONKURRANSEREGLER Lovgrunnlag og anskaffelsesform Kunngjøring Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Retur av tilbud Tilbudsåpning Avvisning og avlysning av konkurransen Rett til å forkaste tilbudene Fremdriftsplan Anskaffelsesprotokoll KVALIFIKASJONSVURDERINGEN - KVALIFIKASJONSKRAV Skatteattester HMS-erklæring Juridisk stilling TILDELINGSVURDERINGEN - TILDELINGSKRITERIER Kvalitet (70 prosent) Pris (30 prosent) UTFORMING AV TILBUD Språk Disposisjon Oversendelsesbrev Alternative tilbud og deltilbud Forbehold Offentlighet og fortrolighet Instrukser for utfylling av kontrakt Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Innlevering av tilbud REGLER FOR KOMMUNIKASJON Henvendelser og spørsmål Meddelelse av tildelingsbeslutning ENDRINGER OG AVKLARINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET Suppleringer og endringer Anmodning om avklaringer Feil og mangler... 11

3 Konsulent innen forsyning og SAP SCM til P2814 Side 3 av 11 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Forsvaret innfører Felles integrert forvaltningssystem (FIF) og Forsvarssjefen har etablert følgende overordnede målsetting for FIF. Forsvaret skal innføre et felles system for styring og kontroll av personell-, materiell-, og økonomifunksjoner. Forsvaret organisasjon og prosesser innen disse områdene skal tilpasse slik at det oppnås betydelige innsparinger og effektiviseringer som resultat av investeringene. Innføringen av ny informasjonsteknologi skal tilpasses eksisterende systemer og kompetanse der dette er regningsvarende, og ut fra forutsetningen om at det skal konvergere mot et felles styringssystem for Forsvaret FIF skal i fremtiden støtte Forsvarets styrkeproduksjon, logistikktjenester og operative evne, og gi informasjon som sikrer ledelse og styring i Forsvaret LOS-programmet i Forsvaret har ansvaret for utvikling og innføring av FIF. FIF er i hovedsak basert på Enterprise Resource Planning-systement SAP (ERP-system). Forsvarets SAP løsning inneholder i dag funksjonalitet innen økonomi, lønn, tid og reiseadministrasjon, forsyning, HMS, styring og ledelse. Løsningen vil bli utvidet, og innføringen gjøres trinnvis gjennom flere enkeltstående prosjekter i LOSprogrammet Det pågår nå to prosjekter som skal videreutvikle FIF: Logistikkprosjektet (P-2814) Prosjekt HRM i FIF (P-2813). 1.2 Anskaffelsens formål Formålet med denne utlysningen er å fylle en rolle som konsulent innen fagområde forsyning og SAP SCM i Logistikkprosjektet P2814. Rollen vil innebære samarbeid med fagmyndighet og DVU. Det kan også bli aktuelt med arbeid for andre prosjekter i LOS-programmet eller i INI/DVU på Forsvarets side. Rollen ønskes besatt av 1 person. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen med krav fremgår av konkurransedokumentasjonens vedlegg 3, Kontraktsbilag, bilag Habilitetsbestemmelse Arbeidet er knyttet direkte opp mot Forsvarets arbeid i Logistikkprosjektet (P2814) i LOS-programmet, og vil kunne innebære vurderinger ift. leveranser fra hovedleverandøren (Accenture). Det konsulentselskapet som blir tildelt denne kontrakten, eventuelt konsulentselskapets underleverandører på oppdraget, kan derfor ikke være hovedleverandør eller underleverandør i Logistikkprosjektet.

4 Konsulent innen forsyning og SAP SCM til P2814 Side 4 av 11 2 Kontraktsvilkår 2.1 Kontrakt Oppdragsgiver vil benytte 2009-versjonen av Statens standardavtaler om konsulenttjenester, Bistandsavtalen (SSA-B) med tilhørende bilag. Det er ikke foretatt endringer i selve avtaledokumentet utover endring av Kunden til Forsvaret og Konsulenten til Konsulentselskapet, samt at bilagsoversikten er oppdatert iht. Forsvarets kontraktsbilag i anskaffelsen. 2.2 Varighet og oppstart Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med oppstart planlagt Bistanden skal vare i perioden fra ca til (inntil 3000 timer). Forsvaret har en ensidig rett på forlengelse i 2,5 år (inntil 5000 timer), slik at varighet totalt blir t.o.m Rollen er estimert til 100% i hele perioden. Forsvaret tar forbehold om at det reelle behovet i enkelte perioder, herunder spesielt ifbm. alminnelig ferieavvikling, vil kunne være mindre. For øvrig henvises det til konkurransedokumentasjonens vedlegg 3 Kontraktsbilag, bilag 2 for nærmere informasjon. 3 Gjennomføringen av konkurransen - konkurranseregler 3.1 Lovgrunnlag og anskaffelsesform Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv samt endringer ved kgl. res. 20. juni For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Anskaffelsesformen er åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Åpen anbudskonkurranse innebærer at alle leverandører har rett til å delta i konkurransen, og at forhandlinger ikke er tillatt, jf. FOA Etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta en første gjennomgang av tilbudene, hvor det undersøkes om tilbudene tilfredsstiller formelle krav og om de er komplette i henhold til konkurransegrunnlaget. Deretter vil oppdragsgiver vurdere selve tilbudene etter tildelingskriteriene (tildelingsvurderingen), med det formål å inngå kontrakt med den leverandør som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det vises forøvrig til FOA kapittel 20 om vilkår for avvisning og eventuelt forkasting av tilbudet. Beslutning om tildeling vil bli meddelt samtlige tilbydere i konkurransen. De tilbydere som ikke nådde frem vil også få en konkret begrunnelse og rimelig frist til å klage på beslutningen. 3.2 et består av følgende dokumenter: - Invitasjon til konkurranse - Vedlegg 1: Konsulent innen forsyning og SAP SCM (dette dokument) - Vedlegg 2: Generelle avtalevilkår (SSA-B) - Vedlegg 3: Kontraktsbilag Forsyning og SAP SCM (ett dokument) - Vedlegg 4: Opplysninger om tilbyder - Vedlegg 5: Oversikt over forbehold - Vedlegg 6: Egenerklæring fortrolighet

5 Konsulent innen forsyning og SAP SCM til P2814 Side 5 av 11 - Vedlegg 7: HMS-skjema (norsk) - Vedlegg 8: Erklæring om varsomhet m.m. (norsk) - Vedlegg 9: Etisk egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet med underliggende etater - norsk (vedlagt til orientering) 3.3 Kunngjøring Konkurransen kunngjøres på Doffin og TED. 3.4 Tilbudsfrist Komplett tilbud skal være LOS-programmet i Forsvaret i hende senest onsdag 10. desember 2012 kl. 13: Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha vedståelsesfrist 3 - tre - måneder etter tilbudsfristens utløp, dvs. 11. mars 2013 kl Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudene til leverandører som ikke velges. Tilbudene vil normalt bli makulert av oppdragsgiver tre år etter kontraktens inngåelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å arkivere tilbudene. 3.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli gjennomført offentlig åpning av tilbudene. Tilbudene vil bli åpnet og registrert av minst to personer fra oppdragsgiver. 3.8 Avvisning og avlysning av konkurransen Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne tilbud etter FOA 20-13(1) bokstav a. Avvisninger gjennomføres i henhold til FOA kap. 20. En begrunnelse for avvisning vil i så fall snarest mulig bli gitt den enkelte leverandør i henhold til 20-15(2) jf Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne bli skriftlig informert om dette etter 22-1(3) jf Rett til å forkaste tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. 22-1(2).

6 Konsulent innen forsyning og SAP SCM til P2814 Side 6 av Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende fremdriftsplan for anskaffelsen: Aktivitet: Tidspunkt: Kunngjøring på Doffin Nedlasting av konkurransedokumentasjon Eventuelle avklaringer Tilbudsfrist kl. 13:00 Evaluering Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbydere Innen utløpet av uke 51 Karensperiode (jf. FOA 22-3 (3)) 10 dager etter at meddelelse om tildeling er sendt til berørte leverandører* Kontraktsinngåelse Umiddelbart etter karensperiodens utløp * I det tilfelle at anskaffelsen kun har en berørt leverandør, vil det ikke bli gitt en karensperiode, jf. FOA 22-3(4) bokstav b. Kontrakt vil da bli inngått umiddelbart etter tildeling. Tidspunktene er tentative. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen og minner om den fastsatte vedståelsesfristen Anskaffelsesprotokoll Det føres protokoll hvor tilbydernes navn blir innført. Protokollen beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf. FOA Kvalifikasjonsvurderingen - kvalifikasjonskrav 4.1 Skatteattester Tilbyderen skal levere skatteattester som bekrefter at forpliktelser knyttet til skatt, trygd og merverdiavgift er betalt i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor tilbyderen hører hjemme: Norske tilbydere skal fremlegge skatteattester som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatt - Merverdiavgift (Dersom tilbyderen ikke er mva-pliktig skal det fremlegges en bekreftelse fra skattemyndighetene på dette). Attestene kan bestilles fra tilbyderens lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontor, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist. Begge attester leveres på skjema RF Utenlandske tilbydere skal fremlegge tilsvarende skatteattest(er) fra sine land. Skatteattest(ene) skal bekrefte at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatter og eventuelle trygdeavgifter - Merverdiavgift Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist. Dersom det p.g.a. forhold hos landets myndighet gjør at det ikke er mulig å levere attest nyere enn 6 måneder, bes det om en bekreftelse fra aktuell myndighet på dette.

7 Konsulent innen forsyning og SAP SCM til P2814 Side 7 av 11 Skatteattestene skal vedlegges tilbudet. Dersom attestene ikke er levert innen tilbudsfristen og/eller er eldre enn seks måneder kan tilbudet bli avvist, jf. FOA (1) bokstav b), jf HMS-erklæring Tilbyder som skal utføre arbeid i Norge skal ha en egenerklæring i samsvar med vedlegg om at tilbyder oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Skjema for HMS-erklæring følger som vedlegg 7 i konkurransedokumentasjonen. HMS-erklæringen skal vedlegges tilbudet. Dersom attesten ikke er levert innen fristen kan tilbudet bli avvist, jf. FOA (1) bokstav c), jf Juridisk stilling Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Det skal vedlegges en oppdatert attest for registrering i foretakregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat der tilbyder er registrert, eksempelvis firmaattest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund. Norske enkeltpersonforetak som ikke er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund kan levere utskrift fra Enhetsregisterert i Brønnøysund. Tilbyders organisasjonsform vil ikke ha betydning for kvalifikasjonsvurderingen. Tilbyderen skal vedlegge en oppdatert firmaattest i tilbudet, jf. FOA (1). 5 Tildelingsvurderingen - tildelingskriterier Oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt til den tilbyder som anses for å ha det økonomiske mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier og relative vekt (angitt i parentes): 5.1 Kvalitet (70 prosent) Konsulentenes besvarelse av Forsvarets kompetansekrav i kontraktsbilag 1 sammenholdt med konsulentens CV, jf. konkurransedokumentasjonens vedlegg 3, kontraktsbilag Pris (30 prosent) Pris skal oppgis pr time eks mva. Det skal ikke komme andre kostnader i tillegg, jf. konkurransedokumentasjonens vedlegg 3, kontraktsbilag 4. Det er timepris som er gjenstand for evaluering. 6 Utforming av tilbud 6.1 Språk Tilbudet skal utformes på norsk, jfr. FOA 3-9.

8 Konsulent innen forsyning og SAP SCM til P2814 Side 8 av Disposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den skillearkdisposisjonen som følger nedenfor: 01. Oversendelsesbrev, jf. pkt Skatteattester, jf. pkt HMS-egenerklæring, jf. pkt Firmaattest, jf. pkt Opplysninger om tilbyder (eget skjema vedlegg 4 i konkurransedokumentasjonen) 06. Oversikt over forbehold, jf. pkt Egenerklæring for fortrolighet, jf. pkt Kontraktsbilag til SSA-B med vedlegg (CV), jf. pkt Oversendelsesbrev Tilbudet skal inneholde et oversendelsesbrev som skal være datert og underskrevet av bemyndiget person. Følgebrevet skal oppgi firmaets juridiske navn, adresse, organisasjonsnummer, kontaktperson med adresse, e-post og telefon. 6.4 Alternative tilbud og deltilbud Tilbyder skal levere ett fullstendig tilbud. Det er anledning til å tilby flere alternative ressurser, men alle må være minst 100% tilgjengelige, og må tilbys uavhengig av hverandre. Det er utover dette ikke anledning til å tilby alternative måter å løse oppdraget på. Brudd på disse instruksene kan medføre avvisning. 6.5 Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold skal disse beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene av dem. Forbeholdene skal oppgis i skjemaet Oversikt over forbehold, jf. konkurransedokumentasjonens vedlegg 5. Med forbehold menes både forbehold til standardkontrakten og til kontraktsbilagene. Forbeholdene skal fremkomme som en oversikt på skjema utarbeidet av Forsvaret og vedlagt konkurransedokumentasjonen, og oversikten skal uttømmende angi alle forbehold og øvrige avvik fra konkurransegrunnlaget og kontraktene med bilag. Forbehold og øvrige avvik som ikke fremgår av oversikten anses for ikke å være gitt. Oversikt skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet eventuelle forbehold er nærmere beskrevet. Vi gjør særskilt oppmerksom på at større endringer av kontraktsvilkårene herunder bestemmelsene om partenes risiko og erstatningsbestemmelser vil kunne medføre avvisning. Det å erstatte kontraktsklausuler med lignende klausuler fra andre kontrakter vil også kunne bli betraktet som vesentlig endringer til kontraktsvilkårene. Forbehold vil bli vurdert både hver for seg og samlet, slik at også summen av endringer vil kunne medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle avvik i tilbudene fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA Offentlighet og fortrolighet Det kan kreves innsyn i anskaffelsesprotokoll og tilbud etter at leverandør er valgt, det vil si når tildelingsbeslutning er sendt/meddelt tilbyderne.

9 Konsulent innen forsyning og SAP SCM til P2814 Side 9 av 11 Både tilbud og anskaffelsesprotokoll kan imidlertid tenkes å inneholde forretningshemmeligheter og andre taushetsbelagte opplysninger (forvaltningsrettslig taushetsplikt). Det understrekes at det kun er de enkelte opplysninger av slik karakter og ikke dokumenter i sin helhet som kan unntas. Tilbyder bes om å merke opplysninger i tilbudet som ønskes behandlet fortrolig på vedlagte skjema. Tilbyder skal her uttømmende angi, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger tilbyder mener er forretningshemmeligheter eller andre opplysninger omfattende av taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 og FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt innsyn. 6.7 Instrukser for utfylling av kontrakt Generelle kontraktsvilkår (SSA-B) er kun vedlagt til orientering, og det skal ikke gjøres endringer i kontrakten. Kontraktsbilag til SSA-B: - Bilag 1: Beskrivelse av bistanden Tilbyder skal besvare kravtabellen, herunder gi en besvarelse av tilbudte ressurs kompetanse sett i forhold til Forsvarets kompetansekrav. I tillegg skal det vedlegges CV med referanser, og denne CV en vil ved kontraktsinngåelse være vedlegg 1 til bilag 1. For øvrig henvises det til informasjon i bilaget. - Bilag 3: Administrative bestemmelser Tilbyder må oppgi bemyndiget representant, samt oppgi nøkkelpersonell (tilbudt konsulent) i henhold til tabellen. - Bilag 4: Samlet pris og prisbestemmelser Tilbyder skal fylle ut timepris for tilbudt ressurs. - Bilag 5: Endringer i den generelle avtaleteksten. Dersom leverandøren ønsker endringer i den generelle avtaleteksten (dvs. teksten i SSA-B) kan dette bilaget fylles ut. Vi gjør oppmerksom på at dette vil bli sett på som forbehold til kontrakten, og minner derfor om at disse forbeholdene gjentas under forbeholdskatalogen i tilbudet, jf. punkt 6.5 ovenfor. Dersom det tilbys flere alternative ressurser, jf. punkt 6.4, skal det inngås ett komplett sett med kontraktsbilag per tilbudt konsulent. 6.8 Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse, kostnads- eller utgiftsdekning i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet og deltagelse i konkurransen. 6.9 Innlevering av tilbud Innleveringsform Det skal leveres to komplette eksemplarer av tilbudet i papirversjon. Ett av papireksemplarene leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. for arkivformål). Det andre eksemplaret skal leveres inn i en ringperm som er merket med leverandørens navn og anskaffelsens navn, se pkt Det skal også leveres ett komplett elektronisk eksemplarer i formatene MS Word 2003 eller PDF på CDrom. Av sikkerhetsmessige årsaker er det ikke anledning til å levere tilbud på USB-minnepinne. Ved motstrid gjelder papirversjonen.

10 Konsulent innen forsyning og SAP SCM til P2814 Side 10 av Innleveringssted Signert og datert tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: LOS-programmet i Forsvaret Att: Karoline Martinsen Tilbud Forsyning Saksnr. 2012/ ÅPNES KUN AV ADRESSAT Ved fremmøte leveres tilbudet i resepsjonen hos LOS-programmet, Langkaia 1, som vil kvittere for mottatt tilbud. Alternativt kan tilbudet sendes per post til adresse (skal være LOS-programmet i hende innenfor fristen): LOS-programmet i Forsvaret Att: Karoline Martinsen Tilbud Forsyning Saksnr. 2012/ Langkaia 1, Oslo mil/akershus 0015 Oslo ÅPNES KUN AV ADRESSAT Forsvaret utlyser flere konsulentanskaffelser samtidig og med samme tilbudsfrist. Dersom en tilbyder ønsker levere tilbud på begge anskaffelser, gjør vi oppmerksom på at det ikke er anledning til å legge flere tilbud i en forsendelse. Brudd på ovennevnte instrukser kan medføre avvisning, jf FOA (1) bokstav b). 7 Regler for kommunikasjon 7.1 Henvendelser og spørsmål Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlag skal kun fremsettes skriftlig per e-post med henvisning til saksnummer 2012/ til oppdragsgivers kontaktpersoner: Hovedkontaktperson: Karoline Martinsen e-post: los-merkantil@mil.no Kontaktperson: Elisabeth Holst-Hagedal e-post: los-merkantil@mil.no Informasjon mottatt eller gitt på annen måte, anses ikke gitt. Brudd på denne instruks kan medføre avvisning av tilbudet. 7.2 Meddelelse av tildelingsbeslutning Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt blir skriftlig meddelt samtlige leverandører. Meddelelsen vil inneholde en konkret begrunnelse for valget og en frist for eventuell klage.

11 Konsulent innen forsyning og SAP SCM til P2814 Side 11 av 11 8 Endringer og avklaringer til konkurransegrunnlaget 8.1 Suppleringer og endringer Oppdragsgiver kan bare foreta endringer/suppleringer/rettelser som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Disse sendes til de interessenter som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Tilleggsopplysninger vil bare bli gitt i den grad de er i overensstemmelse med kravene til gjennomsiktighet og likebehandling. Dersom endringer/suppleringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, fastsetter oppdragsgiver en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige interessenter skal snarest varsles om forlengelsen. 8.2 Anmodning om avklaringer Dersom en interessent anmoder om avklaringer til konkurransegrunnlaget, skal slik anmodning fremsettes i god tid før frist for innlevering av tilbud utløper. Alle spørsmål mottatt av oppdragsgiver vil sammen med svarene, formidles gjennom Doffin til alle interessenter som har meldt sin interesse for konkurransen, uten å avsløre identiteten til den opprinnelige spørrer. Enhver informasjon fra oppdragsgiver som en interessent får på annen måte enn beskrevet over, vil med henblikk på tilbudsevalueringen bli ansett for ikke å ha blitt gitt. 8.3 Feil og mangler Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget og som har betydning for tilbudet, plikter leverandør umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette.