LOS-programmet i Forsvaret. Åpen anbudskonkurranse. Anskaffelse av driftsløsninger for Forsvarets rekrutteringsløsning (EREC)

Transkript

1 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 1 av 15 LOS-programmet i Forsvaret Åpen anbudskonkurranse Anskaffelse av driftsløsninger for Forsvarets rekrutteringsløsning (EREC) KONKURRANSEGRUNNLAG

2 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 2 av 15 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Bakgrunn Anskaffelsens formål KONTRAKTSVILKÅR Kontrakt Lisensiering og programvarebruk Varighet og oppstart GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN - KONKURRANSEREGLER Lovgrunnlag og anskaffelsesform Kunngjøring Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Retur av tilbud Tilbudsåpning Avvisning og avlysning av konkurransen Rett til å forkaste tilbudene Fremdriftsplan Anskaffelsesprotokoll KVALIFIKASJONSVURDERINGEN - KVALIFIKASJONSKRAV Økonomisk og finansiell kapasitet Skatteattester HMS-erklæring Juridisk stilling TILDELINGSVURDERINGEN - TILDELINGSKRITERIER Kvalitet (60 prosent) Pris og byttekostnad: totalkostnad for Forsvaret over fire år (40 prosent) UTFORMING AV TILBUD Språk Disposisjon Oversendelsesbrev Alternative tilbud og deltilbud Forbehold Offentlighet og fortrolighet Instrukser for utfylling av kontrakt Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen... 14

3 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 3 av Innlevering av tilbud REGLER FOR KOMMUNIKASJON Henvendelser og spørsmål Meddelelse av tildelingsbeslutning ENDRINGER OG AVKLARINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET Suppleringer og endringer Anmodning om avklaringer Feil og mangler... 15

4 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 4 av 15 1 Innledning 1.1 Bakgrunn LOS-programmet i Forsvaret har ansvaret for utvikling og innføring av FIF. FIF er i hovedsak basert på Enterprise Resource Planning-systemet (ERP-system) SAP. Forsvarets SAP-løsning inneholder i dag funksjonalitet innen økonomi, lønn, tid- og reiseadministrasjon, forsyning, HMS, styring og ledelse. Løsningen vil bli utvidet, og innføringen gjøres trinnvis gjennom flere enkeltstående prosjekter i LOS-programmet. Det pågår nå to prosjekter som skal videreutvikle FIF: - Logistikkprosjektet (P2814) skal utvikle en felles løsning for investeringsstyring, materiellstyring, forsyning og vedlikehold i FIF. - Prosjekt HRM i FIF (P2813) skal utvikle en felles løsning for den totale personellforvaltningen i Forsvaret. Cyberforsvaret/CTO/ avdeling for Drift og videreutvikling (CTO DVU) har ansvar for teknisk drift og videreutvikling både av FIF og tilgrensende produksjonssystemer, samt maskin- og programvare som understøtter disse. Interne prosesser er basert på ITIL rammeverk, og det er pekt ut egne prosessledere innenfor hendelse, problem, endring, test, konfigurasjonsstyring og release. CYFOR OPS DVU er mottaker av leveransene fra LOS-prosjektene, og samarbeider tett med LOS-programmet. CYFOR OPS DVU består av vel 130 personer, hvorav de fleste er lokalisert i Oslo. Både ansatte og konsulenter bemanner organisasjonen. I tillegg til å ha ansvar for teknisk drift og videreutvikling av FIF, har CTO DVU ansvar for ca. 130 produksjonssystemer som skal virke sammen for å støtte Forsvarets personellhåndtering, logistikk og vedlikehold i Norge og utlandet. Nåværende avtale på driftsløsning for Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning utløper mai Den elektroniske rekrutteringsløsningen er en SAP-løsning basert på SAP E-Recruiting. Forsvaret legger til grunn at man ønsker videreført ekstern driftsløsning for oppsett og vedlikehold av løsningen. Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning ble etablert i 2013 gjennom prosjekt P2813 og består pt. av en ugradert driftsløsning driftet av Evry. Løsningen består av en SAP Netweaver-platform med SAP E-Rec og tilhørende programvare som søkemotor, viruskontroll og database. Forsvaret benytter løsningen til håndtering av jobbsøkere, jobbsøknader, søknadsprofiler og interessegrupper. Stillingsutlysninger overføres fra Forsvarets sikkerhetsgraderte system til ugradert løsningog gjort tilgjengelige for søkere via forsvaret.no og ID-Porten. Søknadene overføres Forsvarets sikkerhetsgraderte systemer for videre behandling. Søknader til militære skoler blir også håndtert via løsningen, og vil gjøre at periodevis vil det være opp til 500 samtidige brukere som registrerer informasjon og søknader. Flere av disse tjenestene benytter ID-porten for autentisering. Rekrutteringsløsningen er ferdig utviklet, og vil produksjonssettes hos eksisterende driftsleverandør ultimo oktober Løsningen vil bli gradvis tatt i bruk frem mot 3. kvartal Anskaffelsens formål Formålet med utlysningen er å anskaffe drift av ugradert rekrutteringsløsning - og eventuelle andre løsninger - for innhenting av personrelatert informasjon fra publikum, bistand til bl.a. endringer og feilretting, samt bistand til basis-drift av ugraderte SAP-system. Driftsløsningene skal ivareta Forsvarets fremtidige behov relatert til internett-baserte løsninger for innrapportering av personrelatert informasjon fra publikum.

5 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 5 av 15 Forsvaret ser for seg å ta i bruk flere løsninger på ugradertplattform i fremtiden. Disse er ikke ferdigutviklet. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen med krav fremgår av konkurransedokumentasjonens vedlegg 3, Kontraktsbilag - Drift. Ny driftsavtale skal utgjøre det kontraktsmessige grunnlaget for innfrielsen av Forsvarets behov for stabil drift, innfrielsen av offentligrettslige krav (personvern / datasikkerhet / databehandleravtale), etablering av oppetidsgarantier/service Level Agreement, beredskap, ivaretagelse av omdømme og brukeropplevelse overfor eksterne brukergrupper, et kontraktsregulert endringsregime og endringsdyktighet i løsningen, innsynsrett, revisjonsrett, klart regulert eierskap av dataene hos Forsvaret, drift under norsk jurisdiksjon i sikre anlegg i Norge, samt en senere kontraktsregulert transisjon fra eksisterende driftsleverandør både etter tildeling av kontrakt, og ved den nye driftsavtalens terminering. Det tas forbehold om avlysning av EREC-delen av konkurransen dersom Forsvaret velger å utsette, endre eller avlyse driftssetting av Forsvarets utviklede EREC-løsning. På konkurranseutsettingstidspunktet har ikke EREC-løsningen ennå blitt produksjonssatt. 2 Kontraktsvilkår 2.1 Kontrakter for driftsløsning for rekruttering Forsvaret har til hensikt å inngå en kontrakt med valgt leverandør på drift, opsjon på bistand og eventuelt kjøp og/eller vedlikehold av annen nødvendig programvare, jf. punkt og de generelle kontraktsvilkår bilag 11 (opsjon på programvare). Med «annen nødvendig programvare» siktes det til behovet for f. eks mellomvare eller sikkerhetsprogramvare som en eventuell ny driftsleverandør krever at Forsvaret anskaffer for at denne leverandørs løsninger (herunder databasegrensesnitt, virussscan og sikkerhetsløsninger) skal fungere mot Forsvarets EREC/SAP/Netweaver-løsningen. Ved inngåelse av driftsavtalen vil de generelle avtalevilkårene (Driftsavtalen) vedlagt som vedlegg 2 i konkurransedokumentasjonen bli benyttet. Avtalevilkårene bygger på Statens standardavtale om drift (SSA- D). Vilkårene er tilpasset Forsvarets behov. - Opsjon på kjøp av konsulenttjenester: Opsjonen på kjøp av konsulenttjenester er regulert i bilag 10 til driftsavtalen. Ved utløsing av opsjonen vil Statens standardavtaler for konsulentanskaffelser, Den enkle bistandsavtalen (SSA-B enkel) bli benyttet. Det er ikke foretatt endringer i selve avtaledokumentet utover endring av Kunden til Forsvaret og Konsulenten til Konsulentselskapet. Forsvarets endringer til de generelle avtalevilkårene i SSA-B enkel er inntatt i omtalen av opsjonen i kontraktsbilag 10 til de generelle driftsavtalevilkårene og vil bli inntatt i avtalens bilag 9 ved eventuelle opsjonsutløsinger. Sondringen mellom endringsordreregimet, jf driftsavtalens punkt 3.3. og bistandsopsjonsbruk vil avhenge av hvorvidt oppgaven vil innebære endringer i produksjonssatt løsning med resultatansvar for leverandøren. Bistandsopsjon vil derfor kunne benyttes ved utvikling og testing. Retting av feil forutsettes omfattet av leverandørens oppetidsansvar. -Alternativt kjøp av vedlikehold på viruskontroll, e-post, TREX og/ eller vedlikehold av annen nødvendig programvare: Ved inngåelse av vedlikeholdsavtale på programvare vil de generelle avtalevilkårene (Vedlikeholdsavtalen) vedlagt som vedlegg 6 og 7 i konkurransedokumentasjonen bli benyttet. Avtalevilkårene bygger på Statens standardavtale om vedlikehold (SSA-V). Vilkårene er tilpasset Forsvarets behov. -Alternativt kjøp av lisenser på annen nødvendig programvare

6 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 6 av 15 Ved inngåelse av kjøpsavtale vil de generelle avtalevilkårene (kjøpsavtalen) vedlagt som vedlegg 7 i konkurransedokumentasjonen bli benyttet. Avtalevilkårene bygger på Statens standardavtale om kjøp (SSA- K). Vilkårene er tilpasset Forsvarets behov. Evalueringsreglene for byttekostnader knyttet til skifte av driftsleverandør, lisensvedlikeholdsleverandør og ved eventuelt kjøp av annen skjemaprogramvare er nærmere omtalt i avsnitt 5. Det henvises til de respektive kontrakter med bilag for nærmere informasjon om innholdet i hver kontrakt. 2.2 Lisensiering og programvarebruk for rekrutteringsløsningen Leverandør av driftstjenesten er ansvarlig for operativsystemer (IBM AIX for Netweaver og Linux for TREX), samt Oracle databaselisenser, mens Forsvaret stiller til disposisjon applikasjonsprogramvaren fra SAP, herunder Netweaver, EREC og TREX. Programvare for federeringsløsning til minside.no er leverandørens ansvar. Virusscan av vedlegg kan skje med programvare stilt til disposisjon fra Forsvaret eller det kan anskaffes fra leverandøren. Programvare for flytting av filer til Forsvarets systemer stilles til disposisjon av Forsvaret. Dette kan endres utfra tekniske behov, og Forsvaret har derfor behov for opsjon på kjøp av programvare, jf punkt 2.1. Ved all oppgradering/endring av programvareversjoner hos leverandør og hos Forsvaret, så må dette skje under Forsvarets ledelse. Det gjelder i hele «stack en», dvs alle elementer som inngår i driftsløsningen. 2.3 Varighet og oppstart Avtalen om drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning vil ha varighet f.o.m t.o.m Maksimal varighet for vedlikeholdsavtalen vil være til være den samme som for driftsavtalen, t.o.m. senest Vedlikeholdets varighet for eventuelt senere anskaffet programvare etter opsjoner inntatt i denne utlysning,vil reguleres på anskaffelsestidspunktet. Tidspunktet for oppstart av driften er tentativt, og avhenger av eventuell transisjon fra eksisterende leverandør og oppsigelse av driften hos denne, jf. etableringsløpet i driftsavtalens kapittel 2. Varighet og oppstart ved utløsinger av opsjon på konsulentbistand avtales i det enkelte tilfelle innenfor rammen av driftsavtalens varighet. Endringsordre avtales i det enkelte tilfelle innenfor rammen av driftsavtalens varighet.

7 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 7 av 15 3 Gjennomføringen av konkurransen - konkurranseregler 3.1 Lovgrunnlag og anskaffelsesform Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv samt endringer ved kgl. res. 20. juni For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Anskaffelsesformen er åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Åpen anbudskonkurranse innebærer at alle leverandører har rett til å delta i konkurransen, og at forhandlinger ikke er tillatt, jf. FOA Etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta en første gjennomgang av tilbudene, hvor det undersøkes om tilbudene tilfredsstiller formelle krav og om de er komplette i henhold til konkurransegrunnlaget. Deretter vil oppdragsgiver vurdere selve tilbudene etter tildelingskriteriene (tildelingsvurderingen), med det formål å inngå kontrakt med den leverandør som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det vises forøvrig til FOA kapittel 20 om vilkår for avvisning og eventuelt forkasting av tilbudet. Beslutning om tildeling vil bli meddelt samtlige tilbydere i konkurransen. De tilbydere som ikke nådde frem vil også få en konkret begrunnelse og rimelig frist til å klage på beslutningen. 3.2 et består av følgende dokumenter: - Invitasjon til konkurranse - Vedlegg 1: (dette dokument) - Vedlegg 2: Generelle avtalevilkår drift (Driftsavtalen, SSA-D) - Vedlegg 3: Kontraktsbilag Drift - Vedlegg 4: Kontraktsbilag - Vedlegg til bilag 7 - Leverandørens priser - Vedlegg 5: Opsjon: Generelle avtalevilkår Kjøp av konsulenttjenester (SSA-B enkel) - Vedlegg 6: Generelle avtalevilkår Vedlikehold av lisenser (Vedlikeholdsavtalen) - Vedlegg 7: Generelle avtalevilkår Kjøp av lisenser (SSA-K) - Vedlegg 8: Opplysninger om tilbyder - Vedlegg 9: Oversikt over forbehold - Vedlegg 10: Egenerklæring fortrolighet - Vedlegg 11: HMS-skjema norsk - Vedlegg 12: Erklæring om varsomhet norsk (vedlagt til orientering) - Vedlegg 13: Etiske egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet med underliggende etater - norsk (vedlagt til orientering) 3.3 Kunngjøring Konkurransen kunngjøres på Doffin og TED. 3.4 Tilbudsfrist Komplett tilbud skal være LOS-programmet i Forsvaret i hende senest mandag kl. 10:00.

8 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 8 av Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha vedståelsesfrist torsdag kl. 16: Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudene til leverandører som ikke velges. Tilbudene vil normalt bli makulert av oppdragsgiver tre år etter kontraktens inngåelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å arkivere tilbudene. 3.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli gjennomført offentlig åpning av tilbudene. Tilbudene vil bli åpnet og registrert av minst to personer fra oppdragsgiver. 3.8 Avvisning og avlysning av konkurransen Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne tilbud etter FOA 20-13(1) bokstav a. Avvisninger gjennomføres i henhold til FOA kap. 20. En begrunnelse for avvisning vil i så fall snarest mulig bli gitt den enkelte leverandør i henhold til 20-15(2) jf Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne bli skriftlig informert om dette etter 22-1(3) jf Rett til å forkaste tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. 22-1(2) Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende fremdriftsplan for anskaffelsen: Aktivitet: Tidspunkt: Kunngjøring på Doffin Nedlasting av konkurransedokumentasjon Eventuelle avklaringer Tilbudsfrist kl. 10:00 Evaluering Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbydere Innen utløpet av uke 52 Karensperiode (jf. FOA 22-3 (3)) 10 dager etter at meddelelse om tildeling er sendt til berørte leverandører* Kontraktsinngåelse Umiddelbart etter karensperiodens utløp *I det tilfelle at anskaffelsen kun har en berørt leverandør, vil det ikke bli gitt en karensperiode, jf. FOA 22-3(4) bokstav b. Kontrakt vil da bli inngått umiddelbart etter tildeling.

9 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 9 av 15 Tidspunktene er tentative. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen og minner om den fastsatte vedståelsesfristen Anskaffelsesprotokoll Det føres protokoll hvor tilbydernes navn blir innført. Protokollen beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf. FOA Kvalifikasjonsvurderingen - kvalifikasjonskrav 4.1 Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig økonomisk styringsevne, soliditet og solvens til å gjennomføre driftsleveransen til Forsvaret i avtaleperioden. Tilbyderen skal levere fullstendige årsregnskap for de tre siste år inklusive revisjonsberetning. Forsvaret forbeholder seg retten til å innhente kredittvurdering av tilbyder. 4.2 Skatteattester Tilbyderen skal levere skatteattester som bekrefter at forpliktelser knyttet til skatt, trygd og merverdiavgift er betalt i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor tilbyderen hører hjemme: Norske tilbydere skal fremlegge skatteattester som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatt - Merverdiavgift (Dersom tilbyderen ikke er mva-pliktig skal det fremlegges en bekreftelse fra skattemyndighetene på dette). Attestene kan bestilles fra tilbyderens lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontor, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist. Begge attester leveres på skjema RF Utenlandske tilbydere skal fremlegge tilsvarende skatteattest(er) fra sine land. Skatteattest(ene) skal bekrefte at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatter og eventuelle trygdeavgifter - Merverdiavgift Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist. Dersom det p.g.a. forhold hos landets myndighet gjør at det ikke er mulig å levere attest nyere enn 6 måneder, bes det om en bekreftelse fra aktuell myndighet på dette. Skatteattestene skal vedlegges tilbudet. Dersom attestene ikke er levert innen tilbudsfristen og/eller er eldre enn seks måneder kan tilbudet bli avvist, jf. FOA (1) bokstav b), jf HMS-erklæring Tilbyder som skal utføre arbeid i Norge skal ha en egenerklæring i samsvar med vedlegg om at tilbyder oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Skjema for HMS-erklæring følger som vedlegg 9 i konkurransedokumentasjonen.

10 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 10 av 15 HMS-erklæringen skal vedlegges tilbudet. Dersom attesten ikke er levert innen fristen kan tilbudet bli avvist, jf. FOA (1) bokstav c), jf Juridisk stilling Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Det skal vedlegges en oppdatert attest for registrering i foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat der tilbyder er registrert, eksempelvis firmaattest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund. Norske enkeltpersonforetak som ikke er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund kan levere utskrift fra Enhetsregisteret i Brønnøysund. Tilbyders organisasjonsform vil ikke ha betydning for kvalifikasjonsvurderingen. Tilbyderen skal vedlegge en oppdatert firmaattest i tilbudet, jf. FOA (1). 5 Tildelingsvurderingen - tildelingskriterier Oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt til den/de tilbydere som anses for å ha det/de økonomiske mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier og relative vekt (angitt i parentes): 5.1 Kvalitet (60 prosent) Ved vurderingen av kvalitet vil tilbyders besvarelse av Forsvarets kravspesifikasjoner i kontraktsbilag 1, løsningsbeskrivelsen i bilag 2 og tjenestenivåavtale (SLA) i kontraktsbilag 5bli vektlagt. Eventuelle vedlegg til kravene i nevnte bilag vil også bli tillagt vekt ved evalueringen. 5.2 Pris og byttekostnad: totalkostnaden for Forsvaret (40 prosent) Ved vurderingen av pris vil tilbyders priser oppgitt i kontraktsbilag 7, jf. vedlegg 4 til invitasjonen, med vedlegg, bli vektlagt, samt eventuell prissetting dersom tilbyder tar forbehold til Forsvarets kontraktsvilkår, jf. punkt 6.5. Det skal ikke oppgis priser i andre kontraktsbilag. Tillatte tilbudsformer, jf punkt 2.1 og reglene for evaluering av byttekostnader er disse: Tabell1:Evaluerings -regler Ny konfigurasjon av løsningen, kostnader til utvikling, test og ny driftssetting, herunder endringer i berørte grensesnitt som følge av leverandørbytte for løsningen, regnes inn i vurdert totalkostnad. Anskaffelse og vedlikehold av eventuell ny nødvendig 1) Ny driftsavtale med eksisterende leverandør Nei Nei 2)Ny driftsavtale med ny leverandør Ja, kr inklusive mva For detaljert estimat av Forsvarets kostnader, se tabell 2 Leverandørens kostnader ifm nyetableringen skal oppgis spesifisert i vedlegg 4 (leverandørens priser) Nei

11 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 11 av 15 programvare regnes inn i vurdert totalkostnad med fradrag for sparte vedlikeholdskostnader. Bistandstimepris regnes inn i kostnaden basert på en standardforutsetning om uttak av 200 timer bistand årlig Endringsoverslag jf. driftsavtalens pkt vektlegges Ja Nei Ja Nei Tabell 2: Forsvarets omkonfigurasjon, jf tabell 1 Forsvarsansatte Eksterne innleide i Forsvaret Eksterne leverandører andre enn gammel driftsleverandør Timepris, kr. /timer Nettverksoppsett, grensesnitt, sftp etc. NSM Integrasjonstest av løsningen hos ny leverandør Planlegging og gjennomføring av ny penetrasjonstest i samarbeid med NSM Ytelses- og volumtest (planl. og gjennomføring av en/to tester vha personell i DVU og FPVS) DNS-administrasjon 4 4 Flytting av SAPsystemene (hhv test, preprod og prod) fra EVRY til ny leverandør (gjennomføres av EVRY) Planlegging og koordinering/oppfølging av flytteaktivitetene

12 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 12 av 15 Sum timer totalt 374 Forsvarets kostnad (inkl mva for ekstern bistand) 6 Utforming av tilbud 6.1 Språk Tilbudet skal utformes på norsk, jfr. FOA Disposisjoner Det skal fylles ut et sett for tilbud på rekrutteringsløsning. Tilbudet skal presenteres i henhold til den skillearkdisposisjonen som følger nedenfor: 01. Oversendelsesbrev, jf. pkt Skatteattester, jf. pkt HMS-egenerklæring, jf. pkt Firmaattest, jf. pkt Opplysninger om tilbyder (eget skjema vedlegg 8 i konkurransedokumentasjonen) 06. Oversikt over forbehold, jf. pkt Egenerklæring for fortrolighet, jf. pkt Kontraktsbilag til driftsavtalen jf. pkt. 6.7 Det skal fylles ut en utgave for tilbud på rekrutteringsløsning, og en utgave for tilbud på sesjonsløsning 09. Eventuelle vedlegg til kontraktsbilag Eventuelle vedlegg til kontraktsbilag Vedlegg til kontraktsbilag 7 Leverandørens priser 12. Leverandørens standardvilkår, jf. punkt Oversendelsesbrev Tilbudet(-ene) skal inneholde et oversendelsesbrev som skal være datert og underskrevet av bemyndiget person. Følgebrevet skal oppgi firmaets juridiske navn, adresse, organisasjonsnummer, kontaktperson med adresse, e- post og telefon. 6.4 Alternative tilbud og deltilbud Tilbyder skal levere ett fullstendig tilbud i henhold til konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen. Det er IKKE anledning til å levere alternative tilbud eller deltilbud: Under alle omstendigheter skal bistandsopsjon tilbys, jf avtalens bilag 10. Det kan tilbys lisenser på annen nødvendig programvare, jf punkt 2 tredje avsnitt.

13 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 13 av 15 Ut over disse alternativene er det ikke anledning til å levere alternative tilbud/deltilbud i forbindelse med denne anskaffelsen. Brudd på disse instruksene kan medføre avvisning. 6.5 Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold, skal disse beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene av dem. Forbeholdene skal oppgis i skjemaet Oversikt over forbehold, jf. konkurransedokumentasjonens vedlegg 11. Med forbehold menes både forbehold til standardkontrakten og til kontraktsbilagene. Forbeholdene skal fremkomme som en oversikt på skjema utarbeidet av Forsvaret og vedlagt konkurransedokumentasjonen, og oversikten skal uttømmende angi alle forbehold og øvrige avvik fra konkurransegrunnlaget og kontraktene med bilag. Forbehold og øvrige avvik som ikke fremgår av oversikten anses for ikke å være gitt. Oversikt skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet eventuelle forbehold er nærmere beskrevet. Vi gjør særskilt oppmerksom på at større endringer av kontraktsvilkårene herunder bestemmelsene om partenes risiko og erstatningsbestemmelser vil kunne medføre avvisning. Det å erstatte kontraktsklausuler med lignende klausuler fra andre kontrakter vil også kunne bli betraktet som vesentlig endringer til kontraktsvilkårene. Forbehold vil bli vurdert både hver for seg og samlet, slik at også summen av endringer vil kunne medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle avvik i tilbudene fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA Offentlighet og fortrolighet Det kan kreves innsyn i anskaffelsesprotokoll og tilbud etter at leverandør er valgt, det vil si når tildelingsbeslutning er sendt/meddelt tilbyderne. Både tilbud og anskaffelsesprotokoll kan imidlertid tenkes å inneholde forretningshemmeligheter og andre taushetsbelagte opplysninger (forvaltningsrettslig taushetsplikt). Det understrekes at det kun er de enkelte opplysninger av slik karakter og ikke dokumenter i sin helhet som kan unntas. Tilbyder bes om å merke opplysninger i tilbudet som ønskes behandlet fortrolig på vedlagte skjema. Tilbyder skal her uttømmende angi, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger tilbyder mener er forretningshemmeligheter eller andre opplysninger omfattende av taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 og FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt innsyn. 6.7 Instrukser for utfylling av kontraktene: Det skal fylles inn et sett for tilbud på sesjonsløsning, og ett sett for tilbud på rekrutteringsløsning. De generelle avtalevilkårene Det skal ikke gjøres endringer i kontraktene. Kontraktsbilagene til Driftsavtalen skal fylles ut i samsvar med bilagenes instruksjoner for utfylling. Alle priser også for ytelser som er omfattet av andre standardavtaler - skal oppgis samlet i Driftsavtalens prisbilag. Kontraktsbilag til kjøpsavtalen og/eller vedlikeholdsavtalen

14 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 14 av 15 For det tilfelle at det tilbys kjøp av lisenser eller vedlikehold av lisenser, jf. punkt 6.4, så skal bilag fylles ut eller utarbeides i den grad det er nødvendig. 6.8 Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse, kostnads- eller utgiftsdekning i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet og deltagelse i konkurransen. 6.9 Innlevering av tilbud Innleveringsform Det skal leveres to komplette eksemplarer av hver av tilbudene i papirversjon. Ett av papireksemplarene leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. for arkivformål). Det andre eksemplaret skal leveres inn i en ringperm som er merket med leverandørens navn og anskaffelsens navn, se pkt Det skal også leveres ett komplett elektronisk eksemplar i formatene MS Word 2010 (eller tidligere) eller PDF på CD-rom. Vedlegg til bilag 7 (Leverandørens priser) skal leveres i MS Excel 2010-format (eller tidligere). Av sikkerhetsmessige årsaker er det ikke anledning til å levere tilbud på USB-minnepinne. Ved motstrid gjelder papirversjonen Innleveringssted Signert og datert tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: LOS-programmet i Forsvaret Att: Fredrik Amland Tilbud Driftsløsning for Forsvarets rekrutteringsløsning (EREC-system) Saksnr. 2014/ ÅPNES KUN AV ADRESSAT Ved fremmøte leveres tilbudet i resepsjonen hos LOS-programmet, Langkaia 1, som vil kvittere for mottatt tilbud. Alternativt kan tilbudet sendes per post til adresse (skal være LOS-programmet i hende innenfor fristen): LOS-programmet i Forsvaret Att: : Fredrik Amland Tilbud driftsløsning for Forsvarets elektroniske sesjonsløsning (EFM-system) Saksnr. 2014/ Postboks 1550 Sentrum 0015 Oslo ÅPNES KUN AV ADRESSAT Brudd på ovennevnte instrukser kan medføre avvisning, jf FOA (1) bokstav b). 7 Regler for kommunikasjon 7.1 Henvendelser og spørsmål

15 Drift av Forsvarets elektroniske rekrutteringsløsning (EREC) Side 15 av 15 Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlag skal kun fremsettes skriftlig per e-post med henvisning til saksnummer Saksnr. 2014/021431til oppdragsgivers kontaktpersoner: Hovedkontaktperson: Fredrik Amland e-post: Kontaktperson: Lars Christian Nordvik Berg e-post: Informasjon mottatt eller gitt på annen måte, anses ikke gitt. Brudd på denne instruks kan medføre avvisning av tilbudet. 7.2 Meddelelse av tildelingsbeslutning Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt blir skriftlig meddelt samtlige leverandører. Meddelelsen vil inneholde en konkret begrunnelse for valget og angivelse av lengden på karensperioden- som skal være på minst 10 dager, jf. pkt 3.10, jf. FOA 22-3 (3). 8 Endringer og avklaringer til konkurransegrunnlaget 8.1 Suppleringer og endringer Oppdragsgiver kan bare foreta endringer/suppleringer/rettelser som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Disse sendes til de interessenter som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Tilleggsopplysninger vil bare bli gitt i den grad de er i overensstemmelse med kravene til gjennomsiktighet og likebehandling. Dersom endringer/suppleringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, fastsetter oppdragsgiver en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige interessenter skal snarest varsles om forlengelsen. 8.2 Anmodning om avklaringer Dersom en interessent anmoder om avklaringer til konkurransegrunnlaget, skal slik anmodning fremsettes i god tid før frist for innlevering av tilbud utløper. Alle spørsmål mottatt av oppdragsgiver vil sammen med svarene, formidles gjennom Doffin til alle interessenter som har meldt sin interesse for konkurransen, uten å avsløre identiteten til den opprinnelige spørrer. Enhver informasjon fra oppdragsgiver som en interessent får på annen måte enn beskrevet over, vil med henblikk på tilbudsevalueringen bli ansett for ikke å ha blitt gitt. 8.3 Feil og mangler Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget og som har betydning for tilbudet, plikter leverandør umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette.