P rosjekt ra p port. Innhold. 1. Oppgave Organisering Involvering Økonomi Endringer Fremdrift...

Transkript

1 Prosjekt : Stedsutviklingsplan for Roa Prosjektnummer : Dato for rapport : P rosjekt ra p port Innhold 1. Oppgave Organisering Involvering Økonomi Endringer Fremdrift Fremdrift Oppstart og arbeidsmetodikk Sluttevaluering Dokument eier: Kristian Müller Revider t: Revidert av: Viggo Frogner Side 1 av 7

2 1. Oppgave Som del av sine planer for kommunens tettstedsutvikling besluttet Lunner kommune i første kvartal 2016 å lage en stedsutviklingsplan for Roa. Planen er ment som et verktøy for å nå kommunens mål om at Roa skal videreutvikles som tettsted for bo og næring. I tillegg skal planen bygge opp under kommunens mål om å bidra til tettsteder som er trygge og attrakt ive å ferdes i. Arbeidet er delt i fire faser. Prosjektet er delt inn i fire faser. Fase 1 skal gi prosjektgruppen og styringsgruppen (formannskapet) ødvendig grunnkompetanse slik at man på best mulig måte kan gjennomføre en stedsanalyse. Utviklingen av s tedsanalysen i fase 2 skal gjennomføres av en ekstern og profesjonell utviklingsaktør for å sie et best mulig analysegrunnlag til fase 3 (utvikling av en områdereguleringsplan). Fase fire vil omhandle gjennomføring av konete tiltak fra områderegulering splanen. Gjennomføring av de ulike fasene har følgende fremdrift: Fase 1: Jan april 2016, fase 2: April des 2016, fase 3 og 4: På oppdrag fra Lunner kommune har HR Prosjekt og Asplan Viak utarbeidet steds og en mulighetsanalyse med tilhørende handlingsplan. Stedsanalysen er fase II nevnt over. Arbeidet har vært utført i tett samarbeid med Lunner kommune. Målet for handlingsplanen er å finne frem til aktiviteter som er mulige å gjennomføre og som støtter opp under Lunner kommunes ønske om tettstedsutvikling. Arbeidet har vært preget av stor grad av involvering. Prosjektet har hatt møter med prosjektgruppen bestående av både eksterne og interne (kommunens representanter) deltagere, og vi ha r hatt god støtte fra referansegruppen bestående av flere lokale lag og foreninger. Det har videre vært avholdt to folkemøter, begge med god og aktiv deltagelse fra salen. Prosjektet har også vært i kontakt med ungdomsskoleelever, brukere av Bergo sentere t, brukere av Voksenopplæringen, reisende på NSB til og fra Roa og forbi Roa og vi har avholdt fotokonkurranse og rebusløp. Dette for å nevne noe. Rapporten forteller mer i detalj om både involveringsprosessen og om de enkelte funn. Felles for de aller fleste vi har snakket med, har vært et brennende engasjement, og et klart ønske om at Roa skal lykkes med stedsutviklingsprosjektet. Vi har ved hjelp av bred involvering funnet et fremtidig sentrum for Roa. Vi ser frem til å se planene iverksatt gjennom o mrådereguleringsplanen. Utarbeidet: Utarbeidet av: NS Revider t: Revidert av: Kristian Muller Side 2 av 7

3 2. Organisering Lunner kommunes prosjektplan satte føringer for prosjektets organisering. Etter innspill fra styringsgruppen ble det gjort noen små endringer i organiseringen, herunder deltakere i referansegruppen. I Prosjektet har Lunner kommune hatt rollen som prosjekteier, prosjektans varlig og intern prosjektleder. HR Prosjekt AS vært engasjert som ekstern prosjektleder og fagrådgiver innen eiendomsutvikling. Asplan Viak AS har hatt den faglige rollen som planlegger, og ble tildel t oppgaven etter gjennomført minikonkurranse med fire tilbydere. Fra HR Prosjekt har Silja Selven Moe vært prosjektleder, Alexander Hammerhaug assisterende prosjektleder. Prosjektet har månedlig rapportert til styring sgruppen. Prosjektet har i tillegg en p rosjektgruppe og en referansegruppe. Prosjektgruppen har bestått av ulike offentlige myndigheter, næringsforening og ledelse i Lunner kommune (se figur Figur 1 Prosjektets organisering ). Referansegruppen har stort sett bestått av representanter fra ulike råd som representerer ulike grupper i Lunnerbefolkningen. Rådmannen har hatt rollen som prosjektansvarlig, formannskapet har hatt rollen som styringsgruppe og prosjekteier har vært Ordføreren. Alle prosjektdeltakere har vært involvert fortløpende og det har vært en prosess med m ye engasjement og gode innspill. Det har vært avholdt to møter i referansegruppen og to møter i pr osjektgruppen i tillegg til to folkemøter og en rekke interne arbeidsmøter. Figur 1 Prosjektets organisering Utarbeidet: Utarbeidet av: NS Revider t: Revidert av: Kristian Muller Side 3 av 7

4 3. Involvering For å nå ulike grupper ble innbyggerne invitert til å delta i arbeidet med stedsanalysen på en rekke måter. T idlig i arbeidet ble det arrangert folkemøte med plansmie. Der ble det jobbet i grupper med ulike spørsmålsstillinger knyttet til Roa. Et av hovedspørsmålene handlet også om hvor det burde utvikles et nytt sentrum. Eldre ble invitert til å levere innspill gjennom intervjuer i etterkant av en forelesning på Bergosenteret. Det ble også gjort intervjuer med folk som ikke bor på Roa, på toget og på steder i nærområdet. De unge på Roa ble invitert til feltarbeid med spørsmål om framtidas Roa. Dette ble fulgt opp av åttendeklassene ved ungdomsskolen, som leverte plansjer, tekster og tegninger. Lunner idrettsråd har vært involvert gjennom et eget særmøte, mens næringslivet har fått delta på studietur, i åpne møter og i referansegruppe. Noen næringsdrivende har også blitt kontaktet direkte underveis i arbeidet, og det har vært egne møter med Lupro og med representant for utbygger av nye omsorgsboliger. For å nå ut til enda flere uten å ha direkte fokus på prosjektet ble det også invitert til rebusløp på Roa, med oppg aver i felten. I tillegg ble det arrangert fotokonkurranse i samarbeid med avisa Hadeland. Arbeidet med stedsanalysen har også vært godt dekket i media underveis. 4. Økonomi Prosjektet hadde satt av til sammen MNOK 1,5 for «Fase II Stedsutviklingsplan Roa». F asene III og IV er tenkt påbegynt i 2017 og har et budsjett på til sammen NOK 1,9. Av de MNOK 1,5 for fase II var interne kostnader, avsatt til møter, reiser og bevertning mm. Til slutt var det satt av MNOK 1 til konsulentbistand. Se Figur 2 Budsjettoppsett, hentet fra Lunne kommunes prosjektplan for Stedsutviklingsplan Roa. Figur 2 Budsjettoppsett, hentet fra Lunne kommunes prosjektplan for Stedsutviklingsplan Roa HR Prosjekt har ikke tilgang til kommunens internt påløpte kostnader, men har via dialog med kommunen forstått at dette er i hht budsjett. Utarbeidet: Utarbeidet av: NS Revider t: Revidert av: Kristian Muller Side 4 av 7

5 F or «konsulentbistand» var det budsjettert med , herunder til materiell. Pr dags dato er det til sammen brukt tjenester for Dette inkluderer avsatte kostnader i desember på , som ikke er bokført enda. Se Figur 3 Oversikt over påløpte og avsatte kostnader vs budsjett. Alle summer eks. mva. Videre er det avsatt til eventuelt etterarbeid med rapporten i januar 2017, etter kommunen s gjennomgang. Det er ikke brukt midler på materiell eksternt, annet enn det kommunen har kjøpt inn og dekket under interne kostnader. I dette ligger at prosjektet har levert innenfor budsjett. Prosjektrapport stedsutviklingsplan Roa Budsjett Medgått Prosjektledelse / Prosjektledelse av stedsutviklingsplan, herunder anskaffelsesprosess, Prosjektarbeid møteledelse, rapportering, medvirkningsprosess, eiendomsutvikling, utarbeidelse av rapport mm Sum HR Prosjekt Asplan Viak Faglig utførelse stedsutviklingsplan Roa Opsjon Fotokonkurranse Endringsmeldinger Endringsmeldinger, godkjent av Lunner kommune Sum Asplan Viak Kart og dokumenter Uthenting av nødvendig kartmateriell, grunnboksutsifter mm Materiell Nødvendig materiell til plansmie mm Diverse Diverse Sum Avsatt til etterarbeid med rapporten, januar Sum ekstern konsulent fase Endring smeldinger Figur 3 Oversikt over påløpte og avsatte kostnader vs budsjett. Alle summer eks. mva Oppdraget til Asplan Viak var et fastprisoppdrag og oppgaver ble gjennomgått i felles oppstartsmøte 8/8/16. Underveis i arbeidet er Asplan Viak gitt ytterligere noen oppgaver, herunder utvidet møtedeltakelse. Dette har resultert i 3 endringsmeldinger fra Asplan Viak. Alle tre er godkjent av Lunner kommune. Endringsmeldingener inntatt i oversikten i figur 3. Godkjente endringer: Kr Alle summer er eks. mva. Utarbeidet: Utarbeidet av: NS Revider t: Revidert av: Kristian Muller Side 5 av 7

6 5. Fremdrift 5.1. F remdrift splan Prosjektet har levert i henhold til Lunner kommunse prosjektplan med oppstart i april og leveranse i desember. Rapporten ble levert 15. desember 2016 og samme dag presentert for kommunestyret. Figur 4 Fremdriftsplan for alle faser, hentet fra Lunner kommunes prosjektplan. Oppstart og leveranse for fase II markert med gule stjerner 5.2. Oppstart og arbeidsmetodikk Prosje ktet hadde oppstart i april 2016 med interne møter med prosjekteier, prosjektansvarlig og kommunens interne prosjektleder. A rbeidet frem mot sommeren besto i fremdriftsplanlegging, utarbeidelse av interessentanalyse og kommunikasjonsplan samt anskaffelsesp rosess for f aglig bistand til arbeidet stedsutviklingsplanen. Asplan Viak vant minikonkurransen som ble gjennomført blant fire aktuelle leverandører. 8. august 2016 ble det gjennomført oppstartsmøte med Asplan Viak, kommunens interne ressurser, prosjekteier samt innleid prosjektleder (HR Prosjekt). I Figur 5 Metodikk for stedsanalysen Utarbeidet: Utarbeidet av: NS Revider t: Revidert av: Kristian Muller Side 6 av 7

7 etterkant av møtet ble det avholdt befaring på Roa. HR Prosjekt og Asplan Viak har gjennomført en rekke arbeidsmøter underveis, både på Roa og via videokonferanse. Arb eidet har vært preget av entusiasme og faglige diskusjoner. Vi har hatt en god dialog med kommunens prosjektleder Ole Dæhlen, og samarbeidet har vært godt. Prosjektet har rapportert i samtlige formannskapsmøter (styringsgruppen) fra april 2016 til desember 2016, samt kommunestyremøtet 15/12/ Sluttevaluering HR Prosjekt har vært ekstern prosjektl eder og Asplan Viak planlegger/faglig bistand. HR Prosjekt har også hatt rollen som eiendomsutvikler. Sistnevnte rolle kan ha bidratt til noe o verlapp av rolle r og arbeidsfordeling mellom HR Prosjekt og Asplan Viak. Vi ser likevel at det te har bidratt til gode faglige diskusjoner og et arbeidet utført med høy kvalitet. Prosjektet har levert i henhold til budsjett og avtalt fremdr ift, og håper Lunner kommune ans er at prosjektet også har levert i henhold til kvalitet. Endelig sluttrapport for prosjektet leveres etter at eventuelle endringer i rapporten er innarbeidet, i løpet av første kvartal Silja Selven Moe, Prosjektleder stedutviklingsplan Roa ( S i g n) HR Prosjekt Utarbeidet: Utarbeidet av: NS Revider t: Revidert av: Kristian Muller Side 7 av 7