Prosjektplan forprosjekt. - stedsutvikling Svullrya

Transkript

1 Prosjektplan forprosjekt - stedsutvikling Svullrya Vedtatt i styringsgruppa

2 Innhold 1. Bakgrunn for prosjektet Prosjektmål... 3 Overordnede mål... 3 Resultatmål Prosjektorganisering Mandat... 4 Styringsgruppa... 4 Prosjektgruppe I Gr. I... 4 Prosjektgruppe II Gr. II... 4 Prosjektleder Involvering Hovedaktiviteter og tiltak... 5 Oppstartmøte... 5 Møte med interessentgrupper... 5 Møter med samarbeidspartnere... 6 Styrende dokumenter, rapporter og eksisterende planer... 6 Stedsanalyse... 6 Kompetanseheving... 6 Samordne med pågående prosjekter og tiltak... 6 Informasjon... 6 Raske Synlige Resultater... 6 Prosjektrapport... 6 Politisk behandling Kostnadsbudsjett med finansieringsplan Tidsplan

3 1. Bakgrunn for prosjektet Svullrya er bygdesentret på Grue Finnskog. I 2015 var folketall i Svullrya grunnkrets 236 (SSB). I tillegg kommer innbyggere under 18 år, som til sammen er ca 25. Totalt ca. 260 inbyggere. Grue kommune gjennomførte i perioden et stedsutviklingsprosjekt på Kirkenær. Etter dette har det pågått en diskusjon om et tilsvarende prosjekt på Svullrya eller Finnskogen. Finnskogen og Svullrya omtales i Kommuneplanens samfunnsdel og i arealplandelen med definerte målsettinger både for arealbruk og for utviklingstiltak. Svullrya regnes som senteret for den skogfinske kulturen på Østlandet og stedet er sammen med Finnskogen for øvrig i tillegg et besøksmål for mange tilreisende gjennom hele året for jakt og fiske, rekreasjon og naturopplevelser og for å delta på kulturarrangementer. Svullrya har stor kulturhistorisk verdi, noe som må stå sentralt og ivaretas i et eventuelt stedsutviklingsprosjekt. 2. Prosjektmål Overordnede mål Forprosjektet igangsettes for å finne svar på hva som skal til for å skape helhetlig og god stedsutvikling på Svullrya og om det er hensiktsmessig å starte et hovedprosjekt. Jfr. Plan- og bygningsloven, 1-1 Lovens formål skal planlegging og utvikling på alle nivåer fremme bærekraftig utvikling til beste for den enkelte, samfunnet og framtidige generasjoner". I stedsutviklingsprosjekt på Svullrya innebærer dette et samspill mellom tema som natur, kultur, infrastruktur, økonomi, økologi og sosiale hensyn. Valg av metode som ivaretar denne kompleksiteten skal presenteres i forprosjektets rapport. Kommunens visjon er "Livskraftig og levende". I forprosjektet vil det være viktig å definere hva vi ønsker å se og oppleve når Svullrya kan betegnes som livskraftig og levende, og skissere hvordan vi skal nå ønskede mål. Resultatmål Avklart hvilke muligheter som ligger i et stedsutviklingsprosjekt på kort og lang sikt. Gi en statusanalyse som beskriver Svullryas kvaliteter, utfordringer og muligheter. Definert omfanget for stedsutviklingsprosjektet. Klarlegge organisering av et stedsutviklingsprosjekt Velge områder det skal fokuseres på i hovedprosjektet. Sette tydelige mål for et hovedprosjekt. Drøfte hva slags posisjon og funksjon Svullrya skal ha i og for Finnskogen. Finne svar på hvordan det store og viktige innslaget av kunst og kultur i området kan ivaretas. og formidles gjennom stedsutviklingsprosjektet. 3

4 3. Prosjektorganisering Grue kommune er prosjekteier for stedsutviklingsprosjektet, - forprosjekt og eventuelt hovedprosjekt. I samensetning av styringsgruppa er det lagt vekt på en sammensetning som gir tverrfaglighet, politisk representasjon fra posisjon og opposisjon og representanter for administrativ ledelse. Prosjektgruppa består av en mindre del av gruppa som arbeide aktivt gjennom hele prosjektperioden og som vil ha ansvar for å gjennomføre tiltak underveis, - Gr. I, og en utvidet gruppe Gr. II som skal bidra til å sikre tilstrekkelig faglig kompetanse og representasjon av andre referansegrupper. Prosjekteier: Rådmann Turid Bjerkestrand Prosjektleder: Rådgiver Anita Sæthre Goplen Styringsgruppe: Komitèleder for næring og oppvekst: Anita Madshus To representanter fra formannskapet/kommunestyret: Mie Nielsen og Åse Lilleåsen En representant for barn og unge på Svullrya: To ansatte fra administrasjonen: Kommunalsjef Anne Berit Gullikstad og enhetsleder landbruk, næring og teknikk Haakon Gjems. Prosjektgruppe: Gr. I: Johny Solvang (enhet for landbruk, næring og teknikk), Stein Sorknes, (representant for Svullrya) og prosjektleder Anita Sæthre Goplen. Gr. II vil være en utvidet prosjektgruppe og bestå av Gr. I, Daniel Kulblik som ikke-politisk representant fra Finnskogutvalget og en eller flere representanter fra Hedmark Fylkeskommunes regionale ressursgruppe for stedsutvikling. 4. Mandat Styringsgruppa Styringsgruppa skal ta stilling til større prinsipielle spørsmål underveis og gi godkjenning og innstilling av den endelige rapporten fra forprosjektet før denne legges frem til behandling i kommunestyret. En representant for barn og unge skal sikre denne gruppens medvirkning og bidra til at barn og unges behov og rettigheter blir ivaretatt. Prosjektgruppe I Gr. I Gr.I består av personer som representerer tjenesteområder/fagområder som er aktuelle i planarbeidet. Gr. I skal konkretisere målene i forprosjektet, delta som innledere og veiledere mv på idèdugnader og andre arenaer i prosjektarbeidet, samt bidra til og legge til rette for at innspill, vurderinger, spørsmål og ideer kommer fram. Gr. I skal dessuten ha ansvar for å involvere nødvendig fagkompetanse der dette er nødvendig. Prosjektgruppe II Gr. II Gr. II består av Gr. I, en eller flere representanter fra regional ressursgruppe i Hedmark fylkeskommune og en ikke-politisk representant fra Finnskogutvalget. Gr. II skal bidra til å styrke prosjektarbeidet med relevant faglig og metodisk kompetanse og kontakten med befolkningen på Svullrya. 4

5 Prosjektleder Det er tilsatt intern prosjektleder som har ansvar for at prosjektet følger oppsatt plan, koordinere ressurser og tidsplaner, lede de lokale prosessene og sørge for ekstern og intern informasjon. Ved innleie av ekstern bistand skal prosjektleder være bindeleddet mellom denne og kommunen og følge opp inngåtte avtaler. Prosjektleder skal være saksbehandler for styringsgruppen og ved fremlegg av saker til politisk behandling. 5. Involvering Innbyggerinvolvering er svært viktig i hele arbeidet. Dette er en kritisk suksessfaktor for gjennomføringen og graden av involvering vil være helt avgjørende for resultatet. Gode involveringsprosesser er viktig for å kunne utvikle og øke attraktiviteten på Svullrya. Gode prosesser vil styrke kunnskaps- og beslutningsgrunnlaget, forebygge og redusere eventuelle konflikter, gi forankring og legitimitet til arbeidet, samt vitaliserer og styrke lokaldemokratiet. For prosjektets del er utfordringen å velge riktig metode for involvering. I forprosjektet vil det bli prøvd ut ulike metoder som kan være aktuelle i et hovedprosjekt. 6. Hovedaktiviteter og tiltak Følgende aktiviteter vil gjennomføres i forprosjektperioden: Oppstartmøte Det ble inviteret til oppstartmøte på Svullrya 29. november 2016 hvor det ble informert om prosjektet, hva som trengs i et stedsutviklingsprosjekt, eksempler fra gjennomførte prosjekter og det ble arrangert idédugnad. I idédugnaden jobbet deltagerne med spørsmålene : Hva er ikke bra på Svullrya? hva ønsker vi å gjøre noe med? Hva er bra på Svullrya? Drømmen om Svullrya om 15 år. Resultatet fra idédugnaden er nedskrevet og bearbeides videre av Gr.I som et av grunnlagdokumentene for å beskrive Svullryas kvaliteter, utfordringer og muligheter i en stedsanalyse. De frammøtte ble invitert til å skrive seg på en liste hvis de ønsket å være med å bidra i prosjektet. 32 personer har meldt seg til å bidra i prosjektet. Møte med interessentgrupper For å sikre et best mulig kunnskapsgrunnlag for en stedsanalyse om Svullrya vil det bli invitert til egne møter med: Barn og unge - Framtidsverksted Møte med lag og foreninger Møte med handelstand/næringsliv 5

6 Møter med samarbeidspartnere Med bakgrunn i de temaområdene som er definert i forprosjektet vil det bli gjennomført dialog og møter med aktører med ansvar for infrastruktur (veg, el, IKT/nettilgang, vann, informasjonsstruktur, m.m) Styrende dokumenter, rapporter og eksisterende planer I tilllegg til informasjon og kunnskap som innhentes via ulike interessentgrupper vil det bli kartlagt hvilke planer, styrende dokumenter og dokumentasjon som er relevante for prosjektet. Stedsanalyse En stedsanalyse er en systematisering av kunnskap for å forstå Svullryas historie, situasjon og framtidsmuligheter. Den skal fange opp reelle behov og ønsker, utfordringer, kvaliteter og muligheter. Stedsanalysen vil være en del av sluttrapporten i forprosjektet og brukes som et grunnlag i et hovedprosjekt. Kompetanseheving Søke etter gode eksempler på tilsvarende prosjekter og lære av disse gjennom rapporter og eventuelt studiebesøk. Prosjektdeltagerne vil også delta på fagdager, kurs og konferanser som er aktuelle for prosjektet. Samordne med pågående prosjekter og tiltak Et viktig tiltak for å skape helhetlig utvikling på Svullrya vil være å få til en sammenheng og samordning mellom ulike prosjekter og tiltak på Svullrya. Forprosjektet skal bidra til å synliggjøre en metode for å få til en slik samordning. Resultatet av forprosjektet må også sees i sammenheng med revidering av Kommuneplanen samfunnsdel og synliggjøres i samfunnsdelens handlingsplan. Informasjon Forprosjektet skal være preget av åpenhet. Dette skal synes i all kommunikasjon og informasjon i prosessen. Det er opprettet et eget sted for informasjon på kommunens hjemmeside. Den samme informasjonen legges ut i papirversjon på Jokern på Svullrya. Raske Synlige Resultater Forprosjektet er i hovedsak et planleggingsarbeid. Allikevel vil det i løpet av forprosjektperioden bli igangsatt noen tiltak som er enkle å realisere, og som det er stor enighet om å gjennomføre. Prosjektrapport Forprosjektet skal ende opp med en rappport som sier hvilke områder det skal fokusere på, og skisserer faser og prosessen i et hovedprosjekt, herunder vurdere behov for ROS - analyser og konsekvensutredninger. Valg av metode som ivaretar den kompleksiteten det innebærer å sikre samspillet mellom ulike temaer og hensyn, skal også presenteres i rapporten. Beskrivelsen av gjennomføring av et hovedprosjekt som skal danne grunnlag for en eventuell anbudskonkurranse for valg av ekstern konsulentbistand. Politisk behandling Rapporten fra forprosjektet planlegges framlagt for politisk behandling og vedtak i juni

7 7. Kostnadsbudsjett med finansieringsplan Aktivitet Ekstern konsulentbistand Intern prosjektleder 40% Interne prosjektdeltagere Øvrig drift; møteutgifter, reise, opphold SUM Finansiering Statlig støtte, regional Egeninnsats SUM Tidsplan Aktivitet Sept Okt Nov Des Jan Febr Mar April Mai Jun Søknad regionale midler Etablere prosjektorganisasjonen Kick - off Åpne møter Møter med samarbeidspartnere Utredninger Analyser Konklusjoner Innstilling Vedtak KS 7