Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 17/9 Møtedato/tid: Kl 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Pål Sture Nilsen, nestleder Regine Bianca Ness Bente Rhoden Forseth Ann Kristin Kvellheim, 1. vara Forfall: Jan Erik Engan Andre møtende: Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, Konsek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Rådgiver, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 01/17 Godkjenning av protokoll fra møte /17 Forvaltningsrevisjonsrapport sykefravær 03/17 Kontrollutvalgets årsmelding /17 Fellesnemnda - orientering til kontrollutvalget 05/17 Orientering om aktuelle saker 06/17 Referatsaker 07/17 Eventuelt 2

3 Godkjenning av protokoll fra møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/9-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 3

4 Forvaltningsrevisjonsrapport sykefravær Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/66-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport vedr. sykefravær til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport sykefravær Saksutredning Sykefravær er blant de største utfordringene i arbeidslivet, og sykefraværet har, på landsbasis, økt siden IA-avtalen ble inngått i Klæbu kommune har høyt sykefravær sammenlignet med andre kommuner. Selv om tallene varierer, avhengig av hvilke kilder man henter de fra, er det ikke tvil om at Klæbu kommune har større utfordringer enn mange andre kommuner. I denne forvaltningsrevisjonen har revisor sett på Klæbu kommunes arbeid med å nå målet om 7,6 % sykefravær i gjennomsnitt i organisasjonen. Revisjon Midt-Norge IKS har formulert følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Arbeider Klæbu kommune tilfredsstillende med å forebygge sykefravær (nærværsarbeid)? Herunder om: a. Nærværsarbeidets forankring i organisasjonen b. Kontinuitet for å ivareta forvaltning og tjenester c. Ivaretakelse av arbeidsmiljøbestemmelser for de som er tilstede 1. Arbeider Klæbu kommune tilfredsstillende med oppfølgning av sykmeldte? Herunder om: a. Dialogen mellom ledelse, NAV, fastlege og den sykmeldte Revisjonens konklusjon Den overordna konklusjonen er at rådmannen i Klæbu kommune har mye oppmerksomhet rundt sykefravær, og særlig er oppmerksomhet og tiltak rettet inn mot enheter som gjennomgående har høyt fravær. Det er likevel vanskelig å se at noen tiltak peker seg ut med tanke på direkte virkning på reduksjon av sykefraværet. Det kan også være utenforliggende faktorer som noen ganger har innvirkning. Rådmann og enhetsledere har et rapporteringssystem, som følges opp direkte i enheter og i det sentrale og de lokale arbeidsmiljøutvalg. Det er også utarbeidet handlingsplan med mål og tiltak, som etter revisors vurdering er forankret i organisasjonen. Revisor mener at enkelte enheter har utfordringer når det gjelder samhandling mellom ledelse og ansatte. Vi har sett at innføring av tiltak ikke er helt forankret blant ansatte ved enkelte enheter. Klæbu kommune har høyt sykefravær sammenlignet med andre kommuner. Selv om 4

5 tallene varierer, avhengig av hvilke kilder man henter de fra, er det ikke tvil om at Klæbu kommune har større utfordringer enn mange andre kommuner. Det må likevel understrekes at sykefravær er blant de største utfordringene i arbeidslivet, og at sykefraværet på landsbasis har økt siden IA-avtalen ble inngått i Det er derfor viktig å ikke ha urealistiske forventninger til hva rådmannen i Klæbu kommune kan utrette for å få varig nedgang i sykefraværet. Likevel kan det virke som at trivsel er et viktig stikkord, det samme gjelder involvering og medbestemmelse, og gode relasjoner mellom ledelse og ansatte. Dette kan være viktige nøkler til økt nærvær. Rådmannen har lagt til rette en mal for gjennomføring av møter i alle arbeidsmiljøutvalg i kommuneorganisasjonen. Dette er en måte å systematisere arbeidet på, i disse utvalgene. Det kan også komme arbeidet med sykefravær til gode. Det ser likevel ut til at flere av de lokale arbeidsmiljøutvalgene ikke konsekvent bruker denne malen, og av referatene kan det se ut til at sykefravær ikke har vært tema på alle møtene, slik rådmannen forutsetter. Rådmannen er opptatt av, og har lagt til rette med ulike verktøy, for at ansatte som står overfor mulig sykmelding, til en viss grad kan ha tilstedeværelse og utføre noen oppgaver. Også på dette området var det uenighet mellom ledelse og ansatte ved enkelte enheter om bruken av slik gradert sykmelding. Her trekkes fastlegene også fram som et hinder, og at de er snare med å sykmelde 100 %. Det er generelt vanskelig for arbeidsgiver å få til god dialog med sykmelder. Samarbeidet og dialogen med lokalt NAV, derimot, trekkes fram som bra. Både intervjuinformasjon og tallmateriale tyder på at ledelsen ved kommunens ulike enheter har en del å gå på, når det gjelder systematisk oppfølging av sykmeldte gjennom dialogmøter og oppfølgingsplan. Revisjonens anbefalinger Styrke lederstøtten, for at dialog og involvering av ansatte i de ulike virksomhetene blir best mulig for å redusere sykefraværet Styrke arbeidet i sentralt og lokale AMU, for at disse utvalgene jobber mer systematisk med nærværsarbeid og forebygging av sykefravær Styrke oppfølgingen av sykmeldte, gjennom oppfølgingsplaner og dialogmøter Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten vedr. sykefravær for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. 5

6 FORVALTNINGSREVISJON SYKEFRAVÆR KLÆBU KOMMUNE FEBRUAR TITTEL - 1 6

7 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget i Klæbu kommune. Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold til RSK 001: Standard for forvaltningsrevisjon (Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Vi vil benytte anledningen til å takke ledelse og ansatte for å ha lagt til rette for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen. Trondheim, Anna Ølnes /s/ Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Gard S.G. Lyng /s/ Prosjektmedarbeider - Sykefravær Klæbu kommune - 3 7

8 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Sammendrag I denne forvaltningsrevisjonen har vi sett på Klæbu kommunes arbeid med å nå målet om 7,6 % sykefravær i gjennomsnitt i organisasjonen. Det har vi sett på ved å vurdere det forebyggende arbeidet for å unngå sykefravær, og ved å gjennomgå oppfølgingen av sykmeldte. Den overordna konklusjonen er at rådmannen i Klæbu kommune har mye oppmerksomhet på sykefravær, og særlig er oppmerksomhet og tiltak rettet inn mot enheter som gjennomgående har høyt fravær. Det er likevel vanskelig å se at noen tiltak peker seg ut med tanke på direkte virkning på reduksjon av sykefraværet. Noen ganger kan utenforliggende faktorer også ha innvirkning. Klæbu kommune har høyt sykefravær sammenlignet med andre kommuner. Selv om tallene varierer, avhengig av hvilke kilder man henter de fra, er det ikke tvil om at Klæbu kommune har større utfordringer enn mange andre kommuner. Det må likevel understrekes at sykefravær er blant de største utfordringene i arbeidslivet, og at sykefraværet på landsbasis har økt siden IA-avtalen ble inngått i Trivsel ser ut til å være et viktig stikkord for økt nærvær, det samme gjelder involvering og medbestemmelse, og gode relasjoner mellom ledelse og ansatte. Revisor mener at enkelte enheter har utfordringer når det gjelder samhandling mellom ledelse og ansatte. Vi har sett at innføring av tiltak ikke er helt forankret blant ansatte ved enkelte enheter. Rådmannen har lagt til rette for at arbeidsmiljøutvalgene regelmessig har sykefravær som tema. Det ser likevel ut til at flere av de lokale arbeidsmiljøutvalgene ikke konsekvent bruker malen for å følge opp sykefravær, og av referatene kan det se ut til at sykefravær ikke har vært tema på alle møtene, slik rådmannen har forutsatt. Rådmannen er opptatt av, og har lagt til rette med ulike verktøy, for at ansatte som står overfor mulig sykmelding, til en viss grad kan ha tilstedeværelse og utføre noen oppgaver. Også på dette området var det uenighet mellom ledelse og ansatte ved enkelte enheter om bruken av slik gradert sykmelding. På dette området er dialogen med fastlegene også en utfordring. Både intervjuinformasjon og tallmateriale tyder på at ledelsen ved kommunens ulike enheter har en del å gå på, når det gjelder systematisk oppfølging av sykmeldte gjennom dialogmøter og oppfølgingsplan. - Sykefravær Klæbu kommune - 4 8

9 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - styrke lederstøtten, for at dialog og involvering av ansatte i de ulike virksomhetene blir best mulig for å redusere sykefraværet - styrke arbeidet i sentralt og lokale AMU, for at disse utvalgene jobber mer systematisk med nærværsarbeid og forebygging av sykefravær - styrke oppfølgingen av sykmeldte, gjennom oppfølgingsplaner og dialogmøter Denne rapporten er bygd med en redegjørelse for bestillingen og introduksjon til mål og prinsipper for sykefraværsarbeid (nærværsarbeid) i kapittel en. I kapittel to redegjør vi for metoder vi har brukt for å systematisk framskaffe informasjonen og dokumentasjon som ligger til grunn for vurderinger og konklusjon. I kapitlene tre og fire belyser vi problemstillingene inngående, ved at vi presenterer revisjonskriterier (føringene som gjelder på området), en sammenfatning av informasjonen og dokumentasjonen vi har samlet inn og våre vurderinger av om det vi har av informasjon og observasjoner er i tråd med gjeldende føringer. Rådmannen har hatt rapporten til gjennomsyn. Det ble arrangert et møte den , der tilbakemeldingen i hovedsak var at rapporten gjenspeiler det som rådmannen opplever er situasjonen i organisasjonen. Et høringsbrev er lagt rapporten (vedlegg 1). - Sykefravær Klæbu kommune - 5 9

10 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bakgrunn Generelt om sykefravær i arbeidslivet, satsinger, forebygging og oppfølging Inkluderende arbeidsliv Administrativ organisering og ansvar i Klæbu kommune Undersøkelsesopplegget Avgrensninger Problemstillinger Revisjonskriterier Metode for datainnsamling og -analyse Høring Arbeidet i Klæbu kommune for å forebygge sykefravær Revisjonskriterier forebygging av sykefravær (nærværsarbeid) Data Sykefraværsstatistikk Utfordringer og om det arbeides med disse Mål, tiltak og ansvar for det forebyggende arbeidet Forankring lokalt (enheter) Kontinuitet i tjenestene Ivaretakelse av arbeidsmiljøbestemmelser Revisors vurdering Arbeidet i Klæbu kommune for oppfølgning av sykmeldte blant kommunens ansatte Revisjonskriterier hvordan skal arbeidsgiver følge opp den sykmeldte? Data Rutiner og system Bruk av gradert sykmelding Oppfølging, dialog og dokumentasjon Revisors vurdering Konklusjoner og anbefalinger Sykefravær Klæbu kommune

11 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell Tabell 1. Sykefraværsprosent, legemeldt fravær og totalfravær for ansvarsenheter Tabell 2. Delmål med ansvar, Handlingsplan for reduksjon av sykefravær...20 Tabell 3. Rutiner for oppfølging av ansatte med sykefravær i de ulike fasene Tabell 4. Antall oppfølgingsplaner og dialogmøter i perioden Figurer Figur 1. Administrativ organisering og ansvar i Klæbu kommune...10 Figur 2. Fraværsprosent pr. år Figur 3. Sykefraværsprosent for kommuner i Sør-Trøndelag, samlet Figur 4. Sykefraværsprosent for kommuner i Sør-Trøndelag, Undervisning Figur 5. Sykefraværsprosent for kommuner i Sør-Trøndelag, helse og omsorg Figur 6. Sykefraværsprosent for kommuner i Sør-Trøndelag, barnehager Sykefravær Klæbu kommune

12 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 1 Innledning Denne rapporten oppsummerer forvaltningsrevisjon av arbeidet med sykefravær i Klæbu kommune. Den belyser både det forebyggende arbeidet for å unngå/redusere sykefravær og oppfølging av sykmeldte, når sykmelding inntreffer. I dette kapitelet redegjør vi for bestilling og nasjonale utfordringer og føringer når det gjelder sykefravær. 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget bestilte i KU-sak 18/16 forvaltningsrevisjon av sykefravær i Klæbu kommune. I saksutredningen framgår følgende situasjonsbeskrivelse: Klæbu kommune har en målsetning om å holde sykefraværet under 7,7 %. Sykefraværet har økt fra 8,8 % i 2014 til 9,4 % i En forvaltningsrevisjon kan belyse ulike sider av rådmannens arbeid med å nå målet. Mulige problemstillinger kan være om eventuelle tiltak virker som forutsatt, om arbeidet er forankret i hele organisasjonen eller om oppfølgingen av den sykmeldte er i tråd med regelverket, og om tiltaksplaner blir fulgt opp. Videre beskrives situasjonen når det gjelder sykefravær som følger: Pr så var det totale sykefraværet på 11,3% i Klæbu kommune. Sykefraværet er generelt høyt på alle enheter, men Sletten barnehage, Klæbu ungdomsskole, kjøkkenet, helse- og familietjenesten, samt Plan, eiendom og kommunalteknikk ligger under Klæbu kommunes vedtatte mål om et sykefravær under 7,7%. Brannåsen barnehage, sykehjemmet, kultur og fritid, samt drift og vedlikehold har det høyeste sykefraværet i kommunen (over 15%). Revisjon Midt-Norge ble anmodet om å utarbeide en prosjektplan, med forslag til konkretisering av undersøkelsen. I sak 24/16 sluttet kontrollutvalget seg til revisors forslag til problemstillinger (se kapittel 2.2). Det går fram av kontrollutvalgets vedtak i sak 24/16 at de ønsker en undersøkelse som viser arbeidet med dette i både enheter med lavt sykefravær og enheter med høyt sykefravær. - Sykefravær Klæbu kommune

13 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 1.2 Generelt om sykefravær i arbeidslivet, satsinger, forebygging og oppfølging Det skilles normalt mellom egenmeldt og legemeldt fravær. Det egenmeldte fraværet er fravær innenfor arbeidsgiverperioden (den tiden arbeidsgiver har lønnsplikt for), i utgangspunktet 3 dager innenfor en 16-dagersperiode i løpet av 12 måneder. Dersom arbeidsgiver er IA-virksomhet (Inkluderende arbeidsliv se kapittel 1.2.1) er grensen for egenmelding innenfor en 12-månedersperiode 24 dager, og det er 8 dager pr. sykdomsperiode som gjelder. Det egenmeldte fraværet for egen sykdom følger en 12- månederssyklus. Fravær er fravær utover egenmeldingsreglene må legemeldes (langtidsfravær), og gir arbeidsgiver rett til sykelønnsrefusjon Inkluderende arbeidsliv Intensjonsavtalen for et mer inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) ble inngått mellom myndighetene og partene i arbeidslivet første gang i Gjeldende avtale ble undertegnet 4. mars 2014, og gjelder fram til og med IA-avtalen bygger på samarbeid og tillit mellom myndigheter, arbeidsgivere og arbeidstakere. Det overordnede målet for IA-samarbeidet er å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Det overordnede målet for IA-samarbeidet er videre nedfelt i tre delmål: 1) Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal ) Hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. 3) Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med tolv måneder (sett i forhold til 2009 tall). Klæbu kommune er IA-virksomhet 1. I den sammenheng vil det være interessant å se nærmere på om kommunen har fulgt opp intensjonene i IA-avtalen, spesielt med tanke på dialogen mellom arbeidsgiver, fastlege, NAV og den enkelte arbeidstaker. 1 Kommunen har inngått en lokal IA-avtale med NAV - Sykefravær Klæbu kommune

14 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Administrativ organisering og ansvar i Klæbu kommune Figur 1. Administrativ organisering og ansvar i Klæbu kommune STAB IKT HR/Personal Rådmann STAB Arkiv, publikum, økonomi/lønn Kommunalsjef oppvekst Kommunalsjef plan, eiendom, kommunalteknikk Kommunalsjef helse og omsorg 9 enheter (barnehager, skoler, kultur og fritid, flyktningertjeneste) Kilde: Klæbu kommune/revisjon Midt-Norge 1 enhet 5 enheter (sykehjem, hjemmetjeneste, helse og familie, NAV, kjøkken) Rådmannens lederteam består av kommunalsjefer og økonomisjef. I tillegg er det enhetsleder ved alle enhetene under kommunalsjefene. 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapittelet presenterer vi de problemstillingene som er besvart i denne forvaltningsrevisjonen og hvilke avgrensninger som er foretatt. Videre beskriver vi hvilke kilder for revisjonskriterier som ligger til grunn for revisors vurderinger. I det siste avsnittet redegjøres det for hvilke metoder som er brukt for å innhente og analysere dataene som ligger til grunn for vurderinger og konklusjon. 2.1 Avgrensninger Det har vært gjennomført en lang rekke forskningsprosjekter for å avdekke de enkelte årsaksforhold som utløser sykefravær. I utredningen i NOU 2000:27, som var utredningen som ledet fram til IA-avtalen, fremkommer det at utviklingen i sykefravær må ses i lys av en lang rekke sammensatte årsaksfaktorer. Disse faktorene spenner fra demografiske, helsemessige, kulturelle og administrative forhold. Vi avgrenser mot å se på hvilke faktorer som utløser sykefravær i Klæbu kommune. - Sykefravær Klæbu kommune

15 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Revisjonen har hatt fokus på å undersøke om kommunen arbeider målrettet med forbyggende tiltak for å nå målet om redusert sykefravær. Undersøkelsen har hovedvekt på det legemeldte fraværet, siden det er det som beskrives som mest utfordrende. Vi har likevel ikke avgrenset helt mot egenmeldt fravær, og noe av det statistiske materialet inneholder data for både egenmeldt og legemeldt fravær. Videre har vi avgrenset mot å undersøke saksbehandling av enkeltsaker; og vi tar heller ikke opp de økonomiske konsekvensene av sykefravær for kommunen (som arbeidsgiver). 2.2 Problemstillinger Revisjonen har tatt utgangspunkt i kommunens plan for forvaltningsrevisjon, kontrollutvalgets bestilling og de innspillene som kom fram i Kontrollutvalget, da vi la fram problemstillingene. På bakgrunn av ovenstående lyder problemstillingene i prosjektet: 1. Arbeider Klæbu kommune tilfredsstillende med å forebygge sykefravær (nærværsarbeid)? Herunder om: a. nærværsarbeidets forankring i organisasjonen b. Kontinuitet for å ivareta forvaltning og tjenester c. Ivaretakelse av arbeidsmiljøbestemmelser for de som er tilstede 2. Arbeider Klæbu kommune tilfredsstillende med oppfølgning av sykmeldte? Herunder om: a. Dialogen mellom ledelse, NAV, fastlege og den sykmeldte 2.3 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er den norm vi skal vurdere praksisen i kommunen etter. Vi har hentet revisjonskriterier fra autoritative kilder, som lovtekst, forskrifter, offentlig vedtatte planer, retningslinjer og instrukser. Til denne forvaltningsrevisjonen er følgende kilder til revisjonskriterier aktuelle: Lov om arbeidsmiljø (Arbeids- og sosialdepartementet, 2005) Lov om folketrygden (Arbeids- og sosialdepartementet, 1997) - Sykefravær Klæbu kommune

16 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) (Arbeids- og sosialdepartementet, 1996) Kommunens rutiner for oppfølgning av sykmeldte (Klæbu kommune, 2015) Avtalen om Inkluderende arbeidsliv IA-avtalen- sentral del (Arbeids- og sosialdepartementet, 2014) Avtale om inkluderende arbeidsliv lokal del (Klæbu kommune, 2014b) Kommunens handlingsplan for oppfølgning av IA-avtalen (Klæbu kommune, 2014) De konkrete revisjonskriteriene er beskrevet i tilknytning til kapittel 3 og Metode for datainnsamling og -analyse For å belyse problemstillingene har vi systematisk hentet informasjon gjennom flere kilder. Dette gjelder i hovedsak: Sykefraværstatistikk fra kommunen (Klæbu kommune, 2014, 2015 og 2016) Sykefraværstatistikk fra ssb.no/kostra og KS (KS, 2017) Godkjente referat fra intervju med ledere og nøkkelpersoner i kommuneadministrasjonen og utvalgte enhetsledere Tilbakemeldinger fra medlemmer i sentralt og lokale arbeidsmiljøutvalg på spørsmål på epost Styrende dokumenter for arbeid med sykefravær Statistikken vi har fått fra kommunen har inneholdt oversikt over antall personer, antall dagsverk og sykefraværsprosent i dagsverk av mulige dagsverk. Tallene vi har fått oversendt har vært fra 2014, 2015 og Vi har dessuten brukt sykefraværsstatistikk fra ks.no, som vi har brukt til å sammenligne Klæbu med andre kommuner. Det statistiske materialet har ulik periodisering, noe som gjør at KS data ikke er direkte sammenlignbare med kommunens data. Det statistiske materialet har gitt gode data om utviklingen i omfanget av sykefravær, og ulikheter virksomhetene i mellom, og mellom Klæbu og andre kommuner. Vi har gjennomført samtaleintervju med HR-rådgiver og tre enhetsledere i kommunen. Intervjuene var semistrukturerte, og det ble skrevet referat fra alle intervjuene, som intervjuobjektene har godkjent. Gjennom disse intervjuene har vi fått dypere innsikt i arbeidet som gjøres når det gjelder forebygging og oppfølging av sykefravær, og utfordringene ulike enheter står overfor. - Sykefravær Klæbu kommune

17 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vi har sendt ut en epost med fire spørsmål, med underspørsmål, til alle medlemmene i det sentrale arbeidsmiljøutvalget (AMU) og tre utvalgte lokale AMU (ved de samme enhetene som vi har foretatt intervju med enhetsledere). Vi sendte ut epost til totalt 15 medlemmer, og har fått tilbakemelding fra 11. Medlemmer med tillitsverv, som verneombud og tillitsvalgt er i flertall av de som har gitt tilbakemelding. Vi har gjennom epostundersøkelsen fått større bredde i informasjonsgrunnlaget, og ikke minst, vi har fått informasjon fra personer som representerer de ansatte. Den skriftlige dokumentasjonen er fra Avtalen om inkluderende arbeidsmiljø, som Klæbu kommune har inngått, Handlingsplanen for arbeid med sykefravær og Rutiner for oppfølging av sykmeldte. Disse dokumentene bekrefter til dels lovpålagte oppgaver med hensyn til sykefravær, til dels har de vært brukt som kriterier. 2.5 Høring Et utkast til rapport har vært på høring hos rådmannen. Det ble gjennomført høringsmøte den 9.2. Tilbakemeldingen var i hovedsak at rapporten gir et gjenkjennelig bilde på situasjonen, slik rådmannen også opplever den, og at den vil være et nyttig dokument i det videre arbeidet med å redusere sykefraværet (vedlegg 1). - Sykefravær Klæbu kommune

18 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 3 Arbeidet i Klæbu kommune for å forebygge sykefravær I dette kapittelet belyser revisor hvorvidt Klæbu kommune arbeider tilfredsstillende med forebyggende tiltak, for å redusere sykefraværet i kommunens virksomheter. 3.1 Revisjonskriterier forebygging av sykefravær (nærværsarbeid) Forebygging av sykefravær er en sentral del av det lovpålagte HMS-arbeidet. Etter arbeidsmiljøloven 3-1 f) skal arbeidsgiver «sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær». Disse kravene blir utdypet i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). På bakgrunn av dette vil følgende kriterier være sentrale for våre vurderinger: Kommunen skal føre fraværsstatistikk Klæbu kommune har en målsetning om å oppnå et sykefravær på 7,6 % Ledelsen skal gjennom dialog med ansatte fastsette mål for sykefraværsarbeidet og sette måltall for sykefraværsutviklingen. Ledelsen skal etablere etterprøvbare aktivitetsmål. (IA-avtalen og Veileder til samarbeidsavtalen.) Ledelsen skal sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og de tillitsvalgte. Ledelsen skal sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. (Aml. 3-1, jf. internkontrollforskriften) 3.2 Data Nedenfor legger vi fram data som har kommet fram gjennom statistikk, intervju og styrende dokumenter Sykefraværsstatistikk I arbeidet med å redusere sykefravær, er det viktig å følge tett med utviklingen i sykefraværet. Derfor anbefaler IA-avtalen at det føres sykefraværsstatistikk. I dette kapitlet presenterer vi tall for sykefraværet i Klæbu kommune over tid, sammenlignet med andre kommuner og internt mellom enhetene. Figur 1 bygger på tall som vi har fått oversendt fra kommunen. - Sykefravær Klæbu kommune

19 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 2. Fraværsprosent pr. år Kilde: Klæbu kommune Figur 2 viser gjennomsnittlig fraværsprosent i kommunen i perioden Med det forbeholdet at ikke alle tallene er registrert for 2016, kan det se ut til at det har vært noe nedgang i sykefraværet fra , men at det ikke er nede på kommunens mål om 7,6 %. I figur 2 5, tatt inn i vedlegg 2, viser vi sykefraværstall fra KS for Klæbu kommune og de andre kommunene i Sør-Trøndelag. Figurene viser tall for kommunen samlet, undervisningssektoren, helse og omsorg og barnehager. Tallene er fra 4. kvartal, kvartal, Når det gjelder det samlede fraværet ser vi at det var to kommuner i Sør-Trøndelag som hadde høyere gjennomsnittsfravær enn Klæbu (11,82 %) i denne perioden. Også innen undervisning var det to kommuner som hadde et høyere fravær enn Klæbu (11,61); innen helse og omsorg hadde Klæbu kommune det sjette høyeste fraværet (12,84). Nedenfor viser vi en tabelloversikt over fraværet internt i kommunen, i de ulike enhetene. Tallene er hentet fra kommunens rapporter. - Sykefravær Klæbu kommune

20 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 1. Sykefraværsprosent, legemeldt fravær og totalfravær for ansvarsenheter. Klæbu kommune Legemeldt Totalt Legemeldt Totalt Legemeldt Totalt Rådmannen/stab/arkiv Rådmannen 0,9 0,9 18,6 18,8 5,0 5,1 Stab 3,5 4,6 5,2 7,0 3,9 4,9 Post arkiv 0,0 0,6 1,9 3,6 Barnehager Sletten 9,9 11,5 5,5 7,1 4,1 6,5 Brannåsen 8,6 11,6 8,7 11,6 Hesteskoen 6,7 9,4 3,4 6,6 12,5 16 Skoler - oppvekstsenter Sørborgen 6,5 8,1 7,6 9,9 4,7 7,2 Tanem 5,3 8,1 7,5 9,4 7,3 9,1 Klæbu ungdomsskole 1,5 3,3 5,4 7,5 3,3 6,0 Felles kultur og oppvekst 0,0 0,0 0,0 0,7 0,0 0,4 Helse og omsorg Hjemmetjenesten 7,1 9,3 10,0 13,0 11,5 13,5 Klæbu sykehjem 5,4 8,0 8,8 11,1 8,3 11,0 Helse-familie 2,2 4,4 3,1 5,1 2,8 4,9 Kjøkkentjenesten 9,0 9,0 5,5 9,2 3,3 5,9 Andre tjenester BEA 0,0 1,2 0,0 1,4 0,6 1,2 DOV-BE 1,9 2,5 0,0 1,7 2,5 3,8 DOV-TT 0,0 1,7 0,0 2,1 0,0 2,2 Kilde: Klæbu kommune DOV-Renhold 10,9 13,5 6,7 10,3 7,7 10,1 Internt i kommunen, ser vi at hjemmetjenesten, Klæbu sykehjem, Brannåsen barnehage hadde høyest prosentvis fravær i 2015 og Ved enkelte barnehager er det legemeldte fraværet betydelig lavere enn totalfraværet, og det egenmeldte fraværet er forholdsvis høyt. Vi ser av tabellen at flere tjenester har hatt et økende sykefravær i perioden. HR-rådgiver gjorde oppmerksom på at enkelte enheter har få ansatte, og med det skyter prosentdelen i været med få personer Utfordringer og om det arbeides med disse Som tidligere nevnt, er fraværsproblematikken kompleks og sammensatt. Noe fravær er planlagt, og skyldes konkrete og forutsigbare diagnoser. For annet fravær er årsakene mer diffuse og «uforklarlige», og kan ha en kombinasjon av somatiske og psykososiale årsaker. Det er dette fraværet som er vanskeligst å håndtere, ifølge HR-rådgiver - Sykefravær Klæbu kommune

21 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Det psykososiale arbeidsmiljøet har betydning for sykefraværet, men også de fysiske og ergonomiske forholdene. For de som jobber i hjemmetjenesten, f.eks., finnes ikke de samme hjelpemidlene ute på arbeidsplassen som i tjenester som utføres innenfor arbeidsgivers bygninger og arbeidssteder. Man er alene om tunge løft, og det er ikke ønskelig at familiemedlemmer skal være med å hjelpe til. Det som er fysisk belastende blir også belastende psykososialt, ved at det medfører stress. Så det er en vekselvirkning, det ene påvirker det andre. Også i barnehagene kan det være mye fysiske belastninger. De har likevel hjelpemidlene som trengs, men der har det tatt tid å få de ansatte til å bruke tilretteleggende tiltak. Der er det større mulighet til at ungene av pedagogiske grunner kan involveres på en måte som avlaster den ansatte. Ikke alle barnehagene har i like stor grad tatt i bruk det utstyret som er anskaffet. Psykososialt arbeidsmiljø har vært en utfordring ved enkelte enheter. Tidspress og manglende møtepunkt medfører stress og frustrasjon, og informasjon går tapt mellom en vakt til en annen. Det går bl.a. utover medisinering, og det bli mer avvik på grunn av tidspress og manglene møtepunkt for informasjonsutveksling. HR-rådgiver ser at medvirkning fra ansatte kan forbedres ved enkelte enheter, blant annet ved innspill til endring av rutiner og tiltak. Samtidig er det en utfordring at de ansatte som har fridag, eller har gradert sykmelding, ikke benytter seg av denne muligheten, ved ikke å møte på personalmøter (obligatorisk). Ifølge HR-rådgiver har det vært en vanskelig konflikt ved sykehjemmet. Mange har vært involverte i å identifisere årsaker og løsninger; som bedriftshelsetjeneste, NAV og psykolog og et eksternt konsulentfirma. Konflikten forsterkes i stressituasjoner, hvor kommunikasjonen forverres. Kommunikasjonen kjennetegnes ikke ved at de som jobber sammen snakker med hverandre, men til hverandre, ifølge enhetsleder. Situasjonen nå er uklar. De som jobber der hevder selv at de har kommet seg gjennom konflikten, men at det fortsatt gjenstår å forbedre samarbeidet og dialogen mellom alle som er tilknyttet sykehjemmet (sykehjemmet, hjemmesykepleien, Vikingveien osv.). Det er satt i gang tiltak, ved at det i større grad er lagt til rette for at ansatte i de ulike delene i enheten skal avlaste hverandre. Videre har rådmannen kontaktet et konsulentfirma som bistår med organisasjonsutvikling og lederutvikling, i tillegg til ulike utdanningstiltak. Utfordringen, ifølge HR-leder, er å beholde den positive holdningen etter at prosjektet er avsluttet. - Sykefravær Klæbu kommune

22 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Fra enhetsledernes side tyder tilbakemeldingene på at ulemper ved det fysiske arbeidsmiljøet, som gir følger for sykefravær, varierer med type virksomhet. Ved to av enhetene vi besøkte, skole og barnehage, er det mer de fysiske forhold som gir sykefravær, mens det ved sykehjemmet er en kombinasjon av fysiske og psykososiale forhold som påvirker omfanget av fravær. Ulemper som kan være spesielle for skolene kan være bygningsmessige (ventilasjon), støy og uteklima (inspeksjon). Det er gjort mye for å tilrettelegge arbeidsoppgavene ved sykehjemmet, slik at en unngår tunge løft og ugunstige arbeidsstillinger. Kulturen i arbeidsmiljøet er viktig for trivsel og psykososialt arbeidsmiljø. Sosiale arenaer, som felles matpause, felles «refleksjonstid», sosiale arrangement utenom jobb, er viktig for å skape et godt psykososialt arbeidsmiljø. Organisatoriske, eller andre endringer, kan virke inn på sykefravær. HR-rådgiver viste i en epost til at det var spesielt lav fraværsprosent i Hun mente at det kunne være tre forklaringer på det. Det var stillings- og innkjøpsstopp. Man fikk ikke leie inn vikarer i arbeidsgiverperioden, uten at det var godkjent og helt nødvendig for driften. Innkjøpsstopp og stillingsstopp opphørte ved årsskifte 2014/2015. Hun viste til rapporter om sykefraværstall, og at trangere økonomi og innsparing fører til redusert fravær. I slike situasjoner er det viktig med involvering, ble det gitt uttrykk for, og ikke tvinge gjennom endringer med begrunnelse i styringsretten. Det er andre som også har trukket fram innsparinger og høyere terskel for bruk av vikarer, og at det virker inn på sykefraværet. Flere av de som ble intervjuet trakk fram hjemmesituasjon, med f.eks. samlivsbrudd, som en risiko for sykefravær. Det som kan være viktig for om en arbeidstaker går på jobb, eller ikke, er opplevd støtte fra kollegaer og ledelse. Et av spørsmålene vi stilte til bedriftshelsetjenesten var om det er spesielle utfordringer knyttet til forebygging og oppfølging av sykefravær. Bedriftshelsetjenesten ser at det varierer mellom enhetene hvordan det systematiske arbeidet med å forebygge sykefravær blir ivaretatt. Det er ulike årsaker til disse forskjellene, og henger sammen med: Tidspress hos lederne Manglende prioritering Manglende kompetanse på sykefraværsarbeid - Sykefravær Klæbu kommune

23 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Manglende kjennskap til hvilke verktøy som finnes og hvordan disse kan benyttes Kommunikasjonsutfordringer mellom ansatte og leder Manglende trygghet hos lederne Konflikt mellom ansatte og leder I eposthenvendelsene til AMU-medlemmene var tilbakemeldingene ikke entydige når det gjaldt utfordringer med å få redusert sykefraværet. Både lederne, verneombud og tillitsvalgte pekte på at utfordringene er forskjellige, avhengig av enhet. Tilrettelegging trekkes fram som både noe som kan motvirke sykefravær, og noe som kan øke fraværet. Tilrettelegging reduserer antall fraværsdager for den som er aktuell for sykmelding, men samtidig kan det virke merbelastende på de som er friske, og som må ta flere av de tyngste oppgavene. Av tilbakemelding som kom fram fra en av de tillitsvalgte/verneombud var at relasjonen mellom ledelse og de ansatte kan være en utfordring, og at det er viktig at lederen setter grenser for sine ansatte. Ledere som har gode relasjoner til sine ansatte, og sørger for involvering, får lettere gjennom endringer og tiltak for reduksjon av fravær. Etter informasjonen enkelte tillitsvalgte ga, skjer ikke det i alle tjenester. Oppfølgingen og dialogen med den enkelte sykmeldte ble trukket fram som en viktig forebyggende faktor. Vi kommer tilbake til dette i kapittel 4, men både ledere og tillitsvalgte pekte på det gjensidige ansvaret for dialog og samhandling, og at det ofte ikke er tilfredsstillende. Her har de ansatte et ansvar, så vel som ledelsen, ifølge flere av AMUmedlemmene Mål, tiltak og ansvar for det forebyggende arbeidet Nærværsarbeid og forebygging av sykefravær skal skje målrettet og systematisk. Klæbu kommunes forebyggende arbeid med sykefravær er forankret i mål for inkluderende arbeidsliv Planen gjelder som kommunens handlingsplan for reduksjon av sykefraværet. Planen inneholder to hovedmål, hvorav det ene er reduksjon av sykefravær i henhold til kommunestyrets vedtak, 7,6 %, gjennom systematisk arbeid med arbeidsmiljøet. Videre inneholder dette hovedmålet 5 delmål, og ansvarsbeskrivelse av oppfølging av målene. Det tallfestede målet er satt med bakgrunn i at Klæbu kommune har inngått IAavtale. IA-avtalen innebærer at virksomheten, (i dette tilfellet Klæbu kommune) skal jobbe for 2 Signert Sykefravær Klæbu kommune

24 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge å redusere sykefraværet. Det nasjonale målet er 20 % reduksjon i forhold til andre kvartal i Målet om at sykefraværet skal reduseres til 7,6 % gjenspeiler det nasjonale målet om 20 % reduksjon. Klæbu kommune har inngått avtale om inkluderende arbeidsliv IA-avtale. Gjennom IAavtalen har kommunen forpliktet seg til å fastsette egne aktivitets- og resultatmål for sykefraværsarbeidet. Klæbu kommune har en handlingsplan med tiltak for å redusere sykefraværet. Handlingsplanen har følgende mål, i tillegg til målet om reduksjon av sykefraværet til 7,6 %: - Tilrettelegge ved å tilby alternative arbeidsoppgaver - Motivere arbeidstakerne til å stå lengst mulig i arbeid. Handlingsplanen består i tillegg av fem delmål, slik tabell 3 viser Tabell 2. Delmål med ansvar, Handlingsplan for reduksjon av sykefravær Delmål - Tilrettelegging og utprøving skal vurderes fortløpende - Økt bruk av avventende sykmelding 1 - Økt bruk av gradert sykemelding - Trekantsamtaler for gravide arbeidstakere - Avklare mulighetene for utprøving - Jobb- og karriereveiledning 2 - Systematisk HMS-arbeid hvor arbeidsmiljørettede tiltak og helseforebyggende arbeid er prioritert 3 - IA årlig tema på HMS-dag, enhetsledermøte, herunder rutiner for oppfølging og rutineendringer 4 - Partene skal medvirke til at retningslinjene blir fulgt. 5 - Gjennomføre prosjekter for å redusere sykefraværet Ansvar Ledere, HR-rådgiver og bedriftshelsetjeneste (Medvirkningsplikt: ansatte) Ledere, lokalt AMU og bedriftshelsetjenesten Ledere i samarbeid med tillitsvalgte Ledere, lokalt AMU, NAV, Arbeidslivssenteret og bedriftshelsetjenesten. Det er rådmannen, ledere med personalansvar og det sentrale og de lokale AMU som i hovedsak er ansvarlige for å følge opp målene for sykefraværsarbeidet. HR-rådgiver har utøvende personalansvar på vegne av rådmannen. Det forebyggende sykefraværsarbeidet skjer dessuten i samarbeid med bedriftshelsetjenesten, NAV og andre kompetansemiljø, i tillegg til andre tjenester med relevant faglig kompetanse. Handlingsplanen for IA-avtalen er gjort kjent gjennom enhetsledermøte, i tillegg til at den er tilgjengelig i kvalitetssystemet (Qm+) og intranettet. På den måten er den tilgjengelig for alle, opplyser HR-rådgiver. Videre opplyste hun om at hun har planer om å lage en perm til hver enhet, med informasjon om planer og rutiner for sykefraværsarbeid. - Sykefravær Klæbu kommune

25 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Utover det som gjelder i arbeidsmiljøloven, og diskusjoner rundt 4-6, er det ikke spesielle tiltak i organisasjonen som helhet. Innsatsen er rettet inn mot de enhetene som har størst utfordringer. Det arbeides med ergonomi og psykososialt arbeidsmiljø. Det er de som har et fravær som er jobbrelatert som prioriteres først med tilrettelegging. Det er samarbeid med NAV rundt dette. Klæbu kommune har avtale med Klinikk 5 Bedriftshelsetjeneste om å bistå i HMS-arbeidet. Bedriftshelsetjenesten bistår med å utarbeide HMS periodeplan. Videre utarbeider bedriftshelsetjenesten årsrapport for HMS-arbeidet (Klinikk5, 2016). I en tilbakemelding på epost fra kontaktpersonen i bedriftshelsetjenesten har vi fått informasjon om at de bistår hele kommuneorganisasjonen, både den øverste administrative ledelsen og ledelsen ute i enhetene. De har jevnlige samarbeidsmøter med personaltjenesten, der fokus er sykefravær i de enkelte enhetene, og hvordan de sammen kan jobbe med det. NAV arbeidslivsenter og NAV lokalt er også samarbeidspartnere, og alle er med på de fleste av disse møtene som har fokus på sykefraværsarbeid. Bedriftshelsetjenesten er med i AMU med en rådgivende og uavhengig rolle Forankring lokalt (enheter) Rådmannen, ved HR-rådgiver, utarbeider rapporter på sykefravær månedlig, som distribueres til enhetene. Rådmannen har tett dialog med enheter som har et sykefravær på over 10 %. Rådmannen går gjennom fraværet på tjenestenivå, ikke bare ansvarsnivå, for å se på hvilke tjenestegrupper som har fravær (hjemmetjeneste, hjemmesykepleie, sykehjemmet, pedagogisk personell, annet skole- eller barnehagepersonell). Rådmannen har ikke tatt initiativ spesielt rettet mot enheter som ikke har urovekkende høyt fravær, eller der fraværet ikke har en negativ utvikling. Virksomheter som i perioder har høyt fravær blir oppfordret til å sette inn tiltak. Enhetene har da fått bistand fra eksterne tjenester, som bedriftshelsetjenesten og arbeidslivssenteret. Vi har vært i kontakt med enhetsledere for både enheter med høyt fravær og enheter med lavt fravær. Enhetene representerer forskjellige tjenester (barnehage og pleie og omsorg). Enheter, som sykehjemmet, som gjennomgående har hatt høyt fravær blir fulgt opp fra rådmannen og bedriftshelsetjenestens side. Ved sykehjemmet har det nylig vært arrangert arbeidsmiljødager. Målsettingen var å øke tilliten mellom arbeidstakere og ledelse. Det blir videreført gjennom smågrupper, som skal arbeide videre med dette. Videre har det vært gjennomført en spørreskjemaundersøkelse blant alle ansatte ved samme sted. Også de som - Sykefravær Klæbu kommune

26 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge var sykmeldte på tidspunktet fikk den. Det har kommet få tilbakemeldinger fra dem. Bedriftshelsetjenesten og NAV Arbeidslivssenter har fulgt opp tett, både enheten som helhet og enkeltansatte. Både enhetsleder ved sykehjemmet og HR-leder ga uttrykk for at oppmøtet ikke er så bra på personalmøtene, særlig ikke fra de som ikke er på arbeid. De får kompensert i form av avspasering dersom de bruker fritiden til møter. Det kom fram i intervju med enkelte enhetsledere at rådmannen nylig har vært tilstede på et AMU-møte og etterspurt resultat. Politikerne følger tett opp rådmannens arbeid med sykefravær, og rådmannen har interesse av å ivareta ledelsen og de ansatte. Sykefraværet var oppe i ca. 18 % i I ble sykehjemmet drevet av et privat selskap. Etter at avtalen med selskapet ble avbrutt (terminert), og sykehjemmet igjen ble innlemmet i kommunens organisasjon (rekommunalisert), lå sykefraværet en periode noe lavere enn årene før og etter. Vi har ikke informasjon om det var noen sammenheng, men enhetsleder uttalte at perioden etter rekommunaliseringen var kjennetegnet av mer samhold i enheten. Enhetsleder trakk fram at det har vært mange lederskifter ved sykehjemmet. Sykehjemmet har tett oppfølging fra både rådmannen og bedriftshelsetjenesten Sletten barnehage er en annen enhet som har hatt et forholdsvis høyt sykefravær, sammenlignet med andre enheter. Enheten har for tiden (høsten 2016) et forholdsvis lavt fravær. Både enhetsleder og HR-rådgiver tror det er en unntakssituasjon, og at fraværet vil legge seg noe høyere igjen, etter hvert. Barnehagen har hatt bistand fra bedriftshelsetjenesten og arbeidslivssenteret. Barnehagen jobber forebyggende med trivselstiltak og fysiske hjelpemidler og tilpasninger. Dette gjelder bla. hevbare stellebord og påkledningsbord. De jobber med en del pedagogiske tiltak, som å la barna være mer selvhjulpne, slik at en kan unngå en del av de tunge løftene. Enhetsleder trakk fram det daglige samarbeidet og samværet, og at hun og de pedagogiske lederne møter ansatte på en god måte, slik at det blir positivt å gå på jobb. Klæbu ungdomsskole har gjennomgående hatt lavt sykefravær. Skolen har over tid hatt en del endringer i personalgruppen, ved at en stor del av det tidligere personalet har sluttet (gått av med pensjon), og at det har blitt rekruttert mange nye ansatte de siste årene. Det gjør personalet todelt; en del av personalet som er i år, og en mindre gruppe som er rundt 60 år. Den førstnevnte gruppen har en del egenmeldt fravær som skyldes egen sykdom, eller barns sykdom, mens den sistnevnte gruppen har mer legemeldt (tariffestet) - Sykefravær Klæbu kommune

27 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge fravær. Skolen har ikke hatt spesifikke satsinger på reduksjon av sykefravær. Ifølge enhetsleder har de jevnlig oppmerksomhet på trivsel. De tre enhetslederne opplever et «trykk» fra rådmannens side, på sykefravær. Tallmaterialet som enhetene jevnlig får oversendt fra rådmannen, gjør at oppmerksomheten på dette hele tiden er tilstede. Tilbakemeldingene i epostintervjuene er at AMU spiller en viktig rolle i forankringen av sykefraværsarbeidet, og er et viktig forum (det sentrale) for dialog mellom ledelse og ansatte med tillitsverv i organisasjonen. De to AMU-ene innenfor tjenestene med høyest fravær ved helse og omsorg har jobbet godt sammen, og har bl.a. jobbet med ROS-analyse av eget sykefravær. De samme enhetene har vært i hvert sitt møte med rådmannen og kommunalsjef om utfordringer med sykefravær. De skal gi tilbakemelding i begynnelsen av februar om pågående og pålagte tiltak. Det er likevel tilbakemeldinger fra enkelte tillitsvalgte som tyder på at det er forbedringspotensial når det gjelder systematisk samarbeid om forebygging av sykefravær. De sier at det høye sykefraværet som har vært hittil i Klæbu kommune, kan tyde på at samarbeidet mellom ledelse og tillitsvalgte ikke er godt nok når det gjelder arbeidet med reduksjon av sykefravær. Likevel pekes det også på at kommuneledelsen har arbeidet mer systematisk med dialogen det siste året, med månedlige møter med hovedtillitsvalgte og hovedverneombud med HMS og sykefravær som de eneste sakene. Enheter med spesielt høyt sykefravær får ekstra oppfølging fra kommuneledelsen. Vi har etterspurt, og mottatt referat fra møter i lokalt AMU ved sykehjemmet, Sletten barnehage og Klæbu ungdomsskole. Møtene i lokalt AMU skal ha en fast agenda, som gjelder for alle AMU-ene: 1. Oppfølging av saker fra forrige møte 2. Avviksmeldinger. 3. Tilrettelegging av sykmeldte 4. Sykefravær/Nærvær. 5. Arbeidsmiljø. 6. Overtidsbruk 7. Vernerunde. 8. Bedriftshelsetjeneste 9. HMS årsplan - Sykefravær Klæbu kommune

28 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Gjennomgangen av referatene viser at rubrikkene for sykefravær står tomme på mange referater. Det gjelder også ved enheter med høyt sykefravær. HR-rådgiver ga uttrykk for at enhetene kan bli bedre til å invitere henne og eksterne tjenester utenfra på møtene. Bedriftshelsetjenesten skal også være en ressurs for enhetsledere og sektorledere. De har faste dager tilgjengelig i kommunen, der de for eksempel bistår med sykefraværsoppfølging. Dette gjør de gjennom rådgivning til ledere med personalansvar, eller dialogmøter. De faste dagene er for å sikre en kontinuitet og forutsigbarhet i det forebyggende arbeidet. Revisjonen har fått en oversikt over hvilke enheter de har bistått i arbeidet med sykefravær: DOV (Drift og Renhold) Brannåsen Barnehage Sletten Barnehage Sørborgen Skole Sykehjemmet Helse og Familietjenesten Hesteskoen Barnehage Dette er enheter som har hatt høyt sykefravær over tid Kontinuitet i tjenestene I situasjoner med høyt fravær i arbeidsstokken, kan det være risiko for at utføring av lovpålagte tjenester blir utelatt, eller at det mangler riktig kompetanse for å utføre oppgavene. HR-rådgiver ga uttrykk for at det i enkelte virksomheter er utfordrende å sette inn nødvendig kompetanse ved sykefravær. Det er utstrakt bruk av ukvalifisert arbeidskraft, som studenter, for å dekke opp vikarbehov. Det sliter fysisk og psykisk på enkeltpersoner, som kan være den eneste kvalifiserte sykepleieren på en vakt. Kommunen har inngått avtale med vikarbyrå for å få lettere tilgang til riktig kompetanse ved sykefravær. Utfordringen med vikarbyrå er at de som kommer inn ikke kjenner organisasjonen, eller brukerne. Det gir større utfordring ved sykehjemmet, fordi det der er forskjellige vikarer fra gang til gang, mens f.eks. skolene får de samme vikarene over tid. - Sykefravær Klæbu kommune

29 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Enhetslederne vi var i kontakt med, bekreftet at sykefravær er krevende med tanke på å utføre tjenestene i tråd med lovverket og kompetansekrav. Fra rådmannen er det føringer på at det helst ikke skal settes inn vikarer i arbeidsgiverperioden, for ikke å få økte lønnsutgifter. Enkelte av enhetslederne sa at de likevel setter inn vikarer tidligere, bl.a. fordi de ikke har hatt merforbruk. Vikarer er ofte billigere enn de som går i sykmelding. En rektor sa at de ved skolen øker opp stillingen til noen andre, og disse tar over undervisningen og andre oppgaver overfor elevene. Skolen har tilgang på faste vikarer, som settes inn dersom de ikke kan dekke det opp ved interne ressurser. Rektor planlegger året og fordelingen av timeverk basert på nærvær, og søker å løse fravær internt. Det er et sentralt poeng å ha god bemanning i opprinnelig plan, siden det i seg selv virker forebyggende, ved økt stabilitet. Ved korttidsfravær må de finne en løsning. Skolen har lagt opp til at to lærere jobber med samme gruppe, noe som gjør at man kan beholde den ene, hvis den andre blir syk. Da er man mindre skadelidende. I de tilfellene hvor det ikke er mulig å dekke opp gjennom to-lærersystemet, kan det være hensiktsmessig å sette inn en barne- og ungdomsarbeider. Ifølge rektor bryter det med opplæringsloven, men det er likevel ofte den beste løsningen for elevene. Etter forskrift fra 2003 kan det gis tilskudd til tiltak som forebygger sykefravær og hindrer frafall i arbeidslivet. Det er en forutsetning for tilskudd at virksomheten har inngått samarbeidsavtale for et inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen). De fleste av våre informanter har oppfattet IA-avtalen som et positivt tiltak, og flere av kommunens virksomheter har mottatt tilskudd til ulike tiltak. Blant annet har sykehjemmet mottatt tilskudd til innkjøp av fysiske hjelpemidler, trivselstiltak etc. Samtidig opplever flere at støtten gjennom tilskuddsordningene kan være uforutsigbare og at det «plutselig er tomt» Ivaretakelse av arbeidsmiljøbestemmelser Når det gjelder arbeidstidsbestemmelser, så er det en del overtid på helse og omsorg, ifølge HR-rådgiver. Det henger sammen med at det oppstår mangel på folk på kort varsel, og at andre da må gå doble vakter. Sykehjemmet har hatt bortimot ett årsverk i overtid hittil i år, og på hjemmetjenesten er det ca. et halvt årsverk overtid. Kommunen kan bli mer offensiv i å få folk på neste vakt, men det kan være utfordrende i helgene, fordi de merkantilt ansatte og ledere har fri. Det har skjedd at ledere har måtte ta helgevakter for å sikre minimumskravet til sykepleierdekning. Det har vært snakk om å etablere en «vikarbank», hvor ansatte som er villig til å jobbe på tvers av avdelinger/hus kan være i beredskap. Det kan påvirke - Sykefravær Klæbu kommune

30 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge sykefraværet ved at det reduseres, fordi det er flere større stillinger, mer kompetanse og mer ro i vaktene. Det er etablert et prosjekt om heltidskultur, og det er gjort en kartlegging blant ansatte av uønsket deltid. Ifølge HR-rådgiver var det ca. halvparten av de som ble spurt, som svarte, 20 % av disse ønsket større stillinger. Kommunen har en del vakanser, og ansatte som ønsker større stillingsprosent blir satt inn i de vakansene. Enhetsleder ved sykehjemmet bekreftet det HR-rådgiver sa. Begge viste også til turnusprogrammet, som holder orden på timelister og overskridelser av arbeidstid og hviletid. Hviletida overholdes, stort sett. 3.3 Revisors vurdering Arbeidsgiver skal føre statistikk over sykefraværet. Ved å føre statistikk over sykefravær får kommunen nyttig informasjon om utviklingen av sykefravær ved kommunens virksomheter. Det gir et samlet bilde, samtidig som kommunen får data om ulikheter mellom enheter, kjønn og ansattgrupper og tid på året. Ved bruk av statistisk basert kunnskap har kommunen anledning til å sette inn tiltak, direkte rettet mot der det er størst utfordring. Med unntak av 2014, har ikke kommunens gjennomsnittlige sykefravær vært nede i måltallet på 7,6 %. Klæbu har høyt samla fravær sammenlignet med de fleste andre kommuner i Sør-Trøndelag. Og tallmaterialet viser at det er virksomheter innenfor helse og omsorg, barnehager og til dels skole som trekker opp fraværet. Klæbu kommune er, som de aller fleste kommuner, IA-bedrift. Det betyr at de har inngått avtale om «inkluderende arbeidsliv» mellom partene i arbeidslivet og NAV. Dette innebærer at kommunen har forpliktet seg ekstra, utover det som er lovpålagt, til å jobbe systematisk med å forebygge og følge opp sykefravær. Kommunen har etablert en handlingsplan, der det er satt konkrete tiltak og mål for arbeidet med sykefravær, slik de er pålagt gjennom IA-avtalen. Gjennom IA-avtalen får kommunen finansiert en rekke tiltak. Dette gjelder tiltak for fysisk tilrettelegging av belastende arbeid, opplæring og bevisstgjøring, samt sosiale tiltak / trivselstiltak. Videre har kommunen et godt samarbeid med bedriftshelsetjenesten, som bistår både med generell kunnskap og i konkrete enkeltsaker. Våre besøk på utvalgte kommunale enheter viser at enhetslederne er opptatt av spørsmålet om sykefravær, og gjør mye positivt arbeid for å øke nærværet blant sine ansatte. De er opptatt av å legge til rette for mindre belastende arbeidsdager/ -oppgaver for de som trenger - Sykefravær Klæbu kommune

31 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge det. Enhetslederne fremstår som positive til dialog om tilrettelegging og gradering av sykmelding. Enhetslederne opplever at rådmannen har «trykk» på sykefravær. Det oppfatter revisor som positivt. Selv om rådmannen har mye oppmerksomhet rettet mot enkelte enheter, er det likevel ikke noe som tyder på bestemte tiltak fungerer bedre enn andre. Sykefraværet går ned uten at en kan peke på noen bestemte tiltak, og omvendt. Det kan også se ut til at hendelser som ikke er rettet inn mot å redusere sykefraværet virker inn. Tendensen har vært et økende sykefravær i kommunens virksomheter. Den uønskede utviklingen kan, til tross for alle tiltak som gjennomføres, skyldes at årsaksforholdene knyttet til sykefravær er så vidt komplekse, ved at de spenner fra alt fra somatisk og psykisk helse hos den enkelte, arbeidsmiljø og belastning, til private forhold hos den enkelte. Revisor har gjennom undersøkelsen likevel fått inntrykk av at det er utfordringer i samarbeidet og dialogen mellom ledelse og ansatte i enkelte enheter. Revisor vil trekke fram det som kan se ut som avvik i praksis fra ansattes side, i forhold til ledelsens pålegg og ønsker. Det gjelder bruk av gradert sykmelding og sviktende oppmøte på personalmøter. Det er negativt for nærværsarbeidet og arbeidet for å redusere sykefravær at ledelse og ansatte har uoverensstemmelse om dette. Samtidig vil revisor advare rådmannen mot å pålegge arbeidstakere en tilstedeværelse som de i loven ikke er forpliktet til. Enkelte enheter har hatt mange lederskifter. Dette, i tillegg til at skiftende ledelse ikke har klart å etablere god nok relasjon til de ansatte, kan også ha svekket det forebyggende arbeidet mot sykefravær. Revisor registrerer at noe av utfordringen kan skyldes manglende involvering og medbestemmelse fra ansattes side. Slik revisor ser det kunne arbeidet i AMU hatt noe mer fokus på forebyggende arbeid mot sykefravær. Det er ikke tilfredsstillende at det i de referater vi har sett nesten ikke har vært behandlet saker knyttet til sykefravær eller tilrettelegging av arbeidsoppgaver ved gradert sykmelding. Etter det revisor kan se er ikke formen på referatene slik malen tilsier. Enkelte referat ser noe uformelle og mangelfulle ut. Som del av arbeidet som arbeidsgiver er pålagt å gjøre for å minske sykefraværet må arbeidsgiver også ta hensyn til de som er på jobb, som har nærvær. Det fremgår av intervju at det er utfordrende å erstatte arbeidstakere som er fraværende for å oppnå nødvendig kapasitet. Særlig gjelder det kompetansepersonell, som for eksempel sykepleiere. Innleie av personell har også en økonomisk side, og med rådmannens signal om ikke å leie inn vikarer i arbeidsgiverperioden, kan det være risiko for at sykefravær går ut over tjenesteytingen i - Sykefravær Klæbu kommune

32 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge kommunen. Det er samtidig en risiko for å havne i en ond spiral, når de som har nærvær får økt belastning som følge av andres fravær. 4 Arbeidet i Klæbu kommune for oppfølgning av sykmeldte blant kommunens ansatte I dette kapittelet belyser revisor hvorvidt Klæbu kommune arbeider tilfredsstillende med å følge opp den enkelte sykmeldte på individnivå. Hensikten med arbeidet er å få den sykmeldte raskest mulig tilbake i arbeid. 4.1 Revisjonskriterier hvordan skal arbeidsgiver følge opp den sykmeldte? Den sentrale bestemmelsen for arbeidsgivers arbeid med å følge opp den sykmeldte arbeidstaker finner vi i arbeidsmiljøloven 4-6 (3). Det fremgår av denne bestemmelsen at: Lederstøtte gjennom rutiner og system legge forholdene til rette for arbeidstakeren, slik at eventuell restarbeidsevne kan utnyttes, eventuelt ved gradert sykmelding. arbeidsgiver skal utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring av den sykmeldte til arbeid, gjennomføre dialogmøter, der også NAV og fastlege deltar, dialogmøtene skal dokumenteres, Det er gitt faste frister for gjennomføring av de ulike steg i oppfølgningen av den sykmeldte. Samarbeidet med NAV og fastlegen (sykmelderen) er regulert i folketrygdloven 8-7 a). 4.2 Data Rutiner og system Klæbu kommune har vedtatt rutiner som enhetslederne skal følge ved sykefravær. De vedtatte rutinene er ment å ivareta de krav som stilles i lovverket, uten at revisor har vurdert det nærmere. Rutinene er delt inn i ulike arbeidsoppgaver, avhengig av hvor lenge sykefraværet har vart. I kortversjon fremgår av rutinene at arbeidsgiver har følgende arbeidsoppgaver i forhold til den sykmeldte. - Sykefravær Klæbu kommune

33 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 3. Rutiner for oppfølging av ansatte med sykefravær i de ulike fasene. Type fravær Dag/uke Aktivitet Egenmeldt De første 8 dagene Kontakt snarest mulig med den sykmeldte Bruk egenmelding før sykmelding Legemeldt Dag 9 - uke 7: Uke 8 - uke 52 drøfte tilpassing av arbeid vurdere gradering av sykemelding avventende sykemelding? egenerklæring om restarbeidsevne oppfølgingsplan innen 4 uker dialogmøte 1 innen 8 uker gradering av sykemelding aktivitetsplikt tilrettelegging samtaler med sykmeldte dialogmøte 2 etter uker Klargjøre vegen videre HR-rådgiver Våre intervjuobjekter opplyser at de er kjent med og følger de rutiner som er vedtatt i kommunen. De oppgir at rutinene gir god støtte til det arbeidet enhetslederne utøver, selv om enkelte av lederne er av den oppfatning at det ikke er behov for eller hensiktsmessig å følge alle steg i rutinebeskrivelsen i alle saker. De ser behov for et noe mer fleksibelt opplegg for oppfølgning av de sykmeldte Bruk av gradert sykmelding I henhold til avtalen om inkluderende arbeidsliv, og kommunens handlingsplan for oppfølging av sykmeldte, skal forholdene legges til rette for arbeidstakeren, slik at eventuell restarbeidsevne kan utnyttes, for eksempel ved gradert sykmelding. Ifølge HR-rådgiver følger de ikke tett nok opp fra uke. Samtidig gjelder dette ofte ansatte med de alvorligste diagnosene, og det er vanskelig å legge til rette for dem. De må sette inn trykket på de med psykiske plager og muskel- og skjelettplager. Hun trakk fram skjemaet som er utarbeidet ved sykehjemmet, som eksempel på et system å tilrettelegge oppgaver etter. Med utgangspunkt i skjemaet, kan de legge til rette best mulig utfra ansattes fysiske forutsetninger. Det har vært litt motstand mot å dele inn på denne måten i organisasjonen, men HR-rådgiver mener at det kan være en riktig vei å gå. Forutsetningen - Sykefravær Klæbu kommune

34 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge er at det ikke belaster de som er friske i alt for stor grad, og at det leies inn vikar. Ledelsen oppfordrer ansatte til å gå gradert sykmeldt i stedet for 100 %, for å kunne gjøre andre oppgaver. Revisjonen har gått gjennom referater fra lokale AMU, for Sletten barnehage, Klæbu ungdomsskole og Klæbu sykehjem. Som nevnt i kap 3 har kommunen vedtatt et fast skjema for agenda og referat fra møter i AMU. Her er det inntatt en fast post som omhandler sykefravær og tilrettelegging for sykmeldte. Arbeidstakerne skal også fylle ut et eget skjema for egenvurdering av restarbeidsevne, som skal benyttes i arbeidet med tilrettelegging av arbeidsoppgaver. De vi har intervjuet har pekt på at det er et stort behov for å se muligheten til å tilrettelegge arbeidsoppgavene opp mot gradering av sykmelding. Ved å finne alternative arbeidsoppgaver eller å tilrettelegge arbeidsdagen, kan man få utnyttet den restarbeidsevne som den sykmeldte har. Enhetslederne er klar på at man oppnår en positiv effekt for både arbeidstaker og arbeidsgiver ved å gradere sykmeldingen, til lavere enn 100%. På den måten vil den sykmeldte få beholde kontakten til arbeidsstedet og sine kolleger. Dette har vist seg å være avgjørende for å hindre totalt frafall fra arbeidslivet. I referat fra AMU på Sletten barnehage for 2016, ble sykefravær og tilrettelegging nevnt kun en gang (januar 2016). Det ble referert at man ønsket et samarbeid med bedriftshelsetjenesten og NAV for tiltak ved enheten. Det fremgår også at det har vært lite sykefravær ved barnehagen, noe som kan forklare at temaet ikke har vært opp til drøftelse i særlig grad. Ved sykehjemmet fremgår i referat fra AMU at man opplever utfordringer med å tilrettelegge til passende arbeid for de som til enhver tid er sykmeldt. Dette kan henge sammen med at sykefraværet har vært betydelig over tid (mellom 10 og 12% av arbeidsstokken). Det er notert i AMU-referat at man har fokus på arbeidsmiljøet og tiltak for å bedre relasjoner mellom de ansatte. Det fremgår videre av referat fra AMU på sykehjemmet at det er innført rutiner for hvordan man kan tilpasse arbeidshverdagen for den sykemeldte. Det er også fastsatt at enhetsleder tar kontakt med den sykemeldte, dersom fraværet varer mer enn en dag. I forhold til gradering av sykmelding opplever Bedriftshelsetjenesten at kommuneledelsen har ønske om å bruke gradering av sykemelding i større grad. Samtidig opplever - Sykefravær Klæbu kommune

35 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge bedriftshelsetjenesten at det er stor vilje i enhetene til å tilrettelegge arbeidsoppgaver for de sykemeldte, slik at gradert sykemelding lar seg gjøre. Bedriftshelsetjenesten er inne i prosessene med råd om hvordan dette kan ivaretas for den enkelte arbeidstaker. Bedriftshelsetjenesten understreker samtidig at dette også handler om den enkelte ansattes evne og vilje til endring. Tilbakemelding fra ledere, verneombud og tillitsvalgte tyder på at gradert sykmelding brukes for lite. En tillitsvalgt beskrev utfordringene med at kommunen fortsatt har en lang vei å gå når det gjelder kulturen og ansatte sin oppfatning av at for eksempel 60% friskmelding skal innebære 60% tjenesteyting. Ansatte sin oppfatning er da at de skal være tre dager på jobb og to dager hjemme. I skolene foretrekker arbeidsgiver å leie inn 100 % vikar, og at arbeidstaker blir 100 % sykmeldt, ifølge en tilbakemelding. Det tilbys dessuten i liten grad alternative oppgaver enn undervisning med elever, noe som gjør at arbeidstakeren bruker lenger tid på å komme tilbake i jobb. Enhetslederne pekte på ulike utfordringer i arbeidet med oppfølgning av de sykmeldte. Blant annet var flere av de vi intervjuet skeptiske til legenes innstilling til gradering av sykmelding, og uttalte at de opplever at legene er for rask med å skrive sykemelding på 100%. Ved dialog med arbeidsgiver vil legene få innblikk i hvordan den sykemeldtes arbeidsoppgaver kan tilpasses den restarbeidsevne vedkommende har. Det ble fra enkelte pekt på at også ledere i større grad kan ta kontakt med sykmelder for å diskutere gradert sykmelding, slik at det ikke blir tema først ved dialogmøtet med NAV, sykmelder og den sykmeldte etter et halvt års sykmelding Oppfølging, dialog og dokumentasjon I referat fra vernerunde i hjemmetjenesten fremkommer det at det er mangler i oppfølgningen av den sykemeldte, både korttids- og langtidssykmeldte. Det er notert flere negative forhold knyttet til arbeidsmiljøet. Det er lovpålagt å utarbeide oppfølgingsplan for alle sykmeldte, med mindre det er åpenbart unødvendig, d.v.s. unødvendig fordi den sykmeldte vil vende tilbake til jobb uten tilrettelegging, eller er så alvorlig syk at vedkommende ikke vil vende tilbake til arbeidslivet. Oppfølgingsplanen skal utarbeides senest innen fire uker. - Sykefravær Klæbu kommune

36 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 4. Antall oppfølgingsplaner og dialogmøter i perioden Oppfølgingsplaner Dialogmøter Revisjonen har fått tilsendt oversikt over de sykmeldingssaker som er behandlet i kommunen Oversikten viser at antall oppfølgingsplaner har ligget på planer i perioden. Vi har sett på antall opplæringsplaner opp mot sykefraværsstatistikken vi har fått oversendt. Dersom vi tar utgangspunkt i at den skal utarbeides innen ca. 20 legemeldte fraværsdager, så var det stor forskjell mellom antall fraværsdager pr. ansatt og antall oppfølgingsplaner. Oppfølgingsplan var da i utgangspunktet aktuelt for over 90 ansatte i 2014, i overkant av 130 ansatte i 2015 og ca. 125 ansatte i Det er viktig å merke seg at ansatte kan ha vært sykmeldt i flere perioder, og oppfølgingsplan av den grunn har vært aktuelt for færre. Det er heller ikke plikt til å utarbeide oppfølgingsplan i de tilfeller der det er helt klart at, og når arbeidstakeren vil være tilbake i ordinær jobb. Dialogmøte 1 skal avholdes senest innen 7 uker. Antall gjennomførte dialogmøter varierte fra 36 dialogmøter i 2013 til 61 dialogmøter i Vi har gjort det samme for dialogmøter som for oppfølgingsplaner. Dersom vi tar utgangspunkt i at dialogmøter skal gjennomføres senest etter 35 sykedager, var det aktuelt for i overkant av 70 ansatte i 2014, i overkant av 100 ansatte i 2015 og om lag 105 ansatte i De samme forbeholdene må tas her som for oppfølgingsplanen. Revisjonen har også fått tilsendt et referat fra dialogmøte, i anonymisert form. Det ser ut fra referatet at kommunen er innstilt på å finne gode løsninger sammen med den ansatte. Bedriftshelsetjenesten i kommunen opplever at enkelte enheter har en systematisk tilnærming til oppfølgningen av de sykmeldte, og inviterer bedriftshelsetjenesten med i prosessen. Bedriftshelsetjenesten opplever et godt samarbeid med de enhetene som bruker dem. Samtidig opplever bedriftshelsetjenesten at flere enheter kunne hatt god nytte av å bruke tjenesten i større grad. Slik våre intervjuobjekter opplever det varierer kvaliteten på samarbeidet forøvrig mellom kommunen som arbeidsgiver og legene, og er særlig avhengig av legenes kapasitet og deres kontorsted. De fleste ansatte har sin fastlege i Trondheim, noe som medfører at oppmøte på samarbeidsmøter oppleves tungvint. Samtlige av de vi intervjuet mente at - Sykefravær Klæbu kommune

37 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge samarbeidet med legene er avgjørende for å få til en vellykket tilpasning av arbeidsoppgaver, og dermed for muligheten til en gradering av sykemeldingen. I epostintervju ble det trukket fram at det er potensiale i bruk av verneombud og tillitsvalgte i oppfølgingen av den enkelte sykmeldte. Særlig i saker med sykefravær hvor det kan ligge et visst konfliktnivå mellom den sykemeldte og leder. Videre ble det trukket fram at det er begrensede muligheter til utprøving av annet passende arbeid i en såpass liten kommune som Klæbu. Samarbeidet med NAV går i utgangspunktet meget godt, samtidig som flere av våre informanter opplever NAV som lite fleksible i forhold til å følge rutinene konsekvent. Det hender at enhetslederne opplever at det ikke er hensiktsmessig å følge hvert punkt i rutinebeskrivelsen. Våre informanter mener at kommunen strekker seg langt for å tilpasse arbeidshverdagen, slik at arbeidstakeren kan utøve yrket sitt i den grad sykdommen gjør det mulig. Blant annet viser enhetsleder på sykehjemmet til at man her har foretatt en inndeling av arbeidsoppgaver i fysisk lette, moderate og tunge, slik at oppgavene kan fordeles og tilpasses de ansatte fysiske forutsetninger. Dette kan hindre belastningsskader og dermed sykefravær. Ifølge HRrådgiver og enhetsleder har ledelsen og de ansatte ikke lik forståelse av hvordan dette skal praktiseres. Intensjonen, ifølge de vi intervjuet, er at arbeidstaker skal være mest mulig tilstede på arbeidsplassen, men at det er oppgavene som tilpasses. Det er en utbredt oppfatning blant ansatte at de, ved f.eks. 40 % sykmelding, kan være tilstede 60 % av arbeidstiden, og ha fravær 40 %. Som IA-bedrift i år, er ledere på alle nivå godt kjent med krav og rutiner på området, frister for oppfølgingssamtaler og dialogmøter mv., skjematikk og innhold i samtalene. Det betyr ikke at man ikke kan være enda tidligere på og at ikke innholdet i møter og samtaler kan forbedres. Tilbakemeldingene i epostintervjuene varierer. Fra ledelsens side ble det gitt uttrykk for at dialogmøtene som NAV lokalt gjennomfører, har god kvalitet. Det er likevel sjelden at fastlegen, på vegne av den sykmeldte, tar kontakt med arbeidsgiver. Lederne kan også oftere ta kontakt med sykmelder, er tilbakemeldingen fra enkelte. De tillitsvalgte bekrefter i all hovedsak at ledelsen er aktiv i å få til dialog med den enkelte sykmeldte. - Sykefravær Klæbu kommune

38 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4.3 Revisors vurdering Klæbu kommune har skriftlige rutiner for oppfølging av sykmeldte. Etter det revisor kan se, er rutinene kjent for ledere som vi har vært i kontakt med, og rutinene oppleves som støttende i arbeidet med oppfølging av ansatte med sykefravær. Arbeidsgiver skal legge forholdene til rette, slik at eventuell restarbeidsevne kan utnyttes. Vi vil trekke fram som positivt at f.eks. Klæbu sykehjem har utarbeidet et skjema med oversikt over ulike oppgaver som kan utføres under skiftende forutsetninger. Likevel er det vårt inntrykk at gradert sykmelding ikke brukes så mye som ønskelig. Det kan være flere grunner til det. Etter hva revisor har informasjon om er det vanskelig å få fastlegene til å gradere sykmeldinger. Dette henger igjen sammen med dialogen rundt den sykmeldte. Det kan se ut til at det er problem med å få leger til å prioritere dialogmøter. Dette gjelder de legene som har tilhold i kommunen, så vel som de fastlegene som har tilhold i nabokommuner. Samarbeidet med legene er avgjørende for å få til en vellykket tilpasning av arbeidsoppgaver. Det ser heller ikke ut til at det er en kultur blant ansatte for å, på eget initiativ, sørge for at sykmeldingen blir gradert. Det skal som hovedregel utarbeides oppfølgingsplaner og gjennomføres dialogmøter senest innen henholdsvis fire og syv uker. Det er stor forskjell på sykefraværsdager for de enkelte sykmeldte og antall gjennomførte oppfølgingsplaner og dialogmøter. Det er ikke obligatorisk å gjennomføre dette for alle sykmeldte, og revisjonen har ikke informasjon om grunnen til at det ikke er utarbeidd oppfølgingsplan og dialogmøte for de det gjelder. Totalinntrykket fra intervjuene tilsier også at oppfølgingen av og dialogen med sykmeldte varierer enhetene mellom, og at det gjennomgående kan bli bedre. - Sykefravær Klæbu kommune

39 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 5 Konklusjoner og anbefalinger I denne forvaltningsrevisjonen har vi sett på Klæbu kommunes arbeid med å nå målet om 7,6 % sykefravær i gjennomsnitt i organisasjonen. Det har vi sett på ved å vurdere det forebyggende arbeidet for å unngå sykefravær, og ved å gjennomgå oppfølgingen av sykmeldte. Kontrollutvalget har vært opptatt av om mål og tiltak er forankret i organisasjonen, om eventuelle tiltak fungerer etter hensikten og om oppfølgingen av sykmeldte er i tråd med regelverket og tiltaksplaner. Den overordna konklusjonen er at rådmannen i Klæbu kommune har mye oppmerksomhet rundt sykefravær, og særlig er oppmerksomhet og tiltak rettet inn mot enheter som gjennomgående har høyt fravær. Det er likevel vanskelig å se at noen tiltak peker seg ut med tanke på direkte virkning på reduksjon av sykefraværet. Det kan også være utenforliggende faktorer som noen ganger har innvirkning. Rådmann og enhetsledere har et rapporteringssystem, som følges opp direkte i enheter og i det sentrale og de lokale arbeidsmiljøutvalg. Det er også utarbeidet handlingsplan med mål og tiltak, som etter revisors vurdering er forankret i organisasjonen. Revisor mener at enkelte enheter har utfordringer når det gjelder samhandling mellom ledelse og ansatte. Vi har sett at innføring av tiltak ikke er helt forankret blant ansatte ved enkelte enheter. Klæbu kommune har høyt sykefravær sammenlignet med andre kommuner. Selv om tallene varierer, avhengig av hvilke kilder man henter de fra, er det ikke tvil om at Klæbu kommune har større utfordringer enn mange andre kommuner. Det må likevel understrekes at sykefravær er blant de største utfordringene i arbeidslivet, og at sykefraværet på landsbasis har økt siden IA-avtalen ble inngått i Det er derfor viktig å ikke ha urealistiske forventninger til hva rådmannen i Klæbu kommune kan utrette for å få varig nedgang i sykefraværet. Likevel kan det virke som at trivsel er et viktig stikkord, det samme gjelder involvering og medbestemmelse, og gode relasjoner mellom ledelse og ansatte. Dette kan være viktige nøkler til økt nærvær. Rådmannen har lagt til rette en mal for gjennomføring av møter i alle arbeidsmiljøutvalg i kommuneorganisasjonen. Dette er en måte å systematisere arbeidet på, i disse utvalgene. Det kan også komme arbeidet med sykefravær til gode. Det ser likevel ut til at flere av de lokale arbeidsmiljøutvalgene ikke konsekvent bruker denne malen, og av referatene kan det se ut til at sykefravær ikke har vært tema på alle møtene, slik rådmannen forutsetter. - Sykefravær Klæbu kommune

40 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Rådmannen er opptatt av, og har lagt til rette med ulike verktøy, for at ansatte som står overfor mulig sykmelding, til en viss grad kan ha tilstedeværelse og utføre noen oppgaver. Også på dette området var det uenighet mellom ledelse og ansatte ved enkelte enheter om bruken av slik gradert sykmelding. Her trekkes fastlegene også fram som et hinder, og at de er snare med å sykmelde 100 %. Det er generelt vanskelig for arbeidsgiver å få til god dialog med sykmelder. Samarbeidet og dialogen med lokalt NAV, derimot, trekkes fram som bra. Både intervjuinformasjon og tallmateriale tyder på at ledelsen ved kommunens ulike enheter har en del å gå på, når det gjelder systematisk oppfølging av sykmeldte gjennom dialogmøter og oppfølgingsplan. På bakgrunn av dette anbefaler revisor rådmannen å: - styrke lederstøtten, for at dialog og involvering av ansatte i de ulike virksomhetene blir best mulig for å redusere sykefraværet - styrke arbeidet i sentralt og lokale AMU, for at disse utvalgene jobber mer systematisk med nærværsarbeid og forebygging av sykefravær - styrke oppfølgingen av sykmeldte, gjennom oppfølgingsplaner og dialogmøter - Sykefravær Klæbu kommune

41 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kilder Arbeids- og sosialdepartementet. (1996). Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter. Retrieved from Arbeids- og sosialdepartementet. (1997). Lov om folketrygd. Retrieved from om folketrygden Arbeids- og sosialdepartementet. (2005). Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Retrieved from Arbeids- og sosialdepartementet. (2014). IA-avtalen Retrieved from nert_ia_avtale.pdf Klinikk5. (2016). Årsrapport 2015 for Klæbu kommune. Klæbu kommune. (2014a). Handlingsplan; tiltak for å redusere sykefraværet øke nærværet. Klæbu kommune. (2014b). IA-avtalen for perioden pdf. Klæbu kommune. (2014c). Totalt fravær 2014, 2015 og Klæbu kommune. (2015). Rutiner ved sykefravær. KS. (2017). Sykefraværstall for kommuner og fylkeskommuner. Retrieved from - Sykefravær Klæbu kommune

42 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 1 - Sykefravær Klæbu kommune

43 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 2 Figur 3. Sykefraværsprosent for kommuner i Sør-Trøndelag, samlet. 4. kvartal kvartal 2016 Samlet Kommuner Tydal kommune Selbu kommune Malvik kommune Klæbu kommune Skaun kommune Melhus kommune Midtre Gauldal kommune Holtålen kommune Røros kommune Orkdal kommune Meldal kommune Rennebu kommune Oppdal kommune Osen kommune Roan kommune Åfjord kommune Bjugn kommune Rissa kommune Agdenes kommune Ørland kommune Frøya kommune Hitra kommune Snillfjord kommune Hemne kommune Trondheim kommune 7,5 9,3 9,91 11, ,45 10,13 10,19 9,19 9,22 9,12 7,46 8,28 6,77 12,17 6,99 10,4 7,76 9,66 10,98 10,94 7,03 9,57 11,52 14, Prosent - Sykefravær Klæbu kommune

44 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 4. Sykefraværsprosent for kommuner i Sør-Trøndelag, Undervisning. 4. kvartal kvartal 2016 Undervisning Kommuner Tydal kommune Selbu kommune Malvik kommune Klæbu kommune Skaun kommune Melhus kommune Midtre Gauldal kommune Holtålen kommune Røros kommune Orkdal kommune Meldal kommune Rennebu kommune Oppdal kommune Osen kommune Roan kommune Åfjord kommune Bjugn kommune Rissa kommune Agdenes kommune Ørland kommune Frøya kommune Hitra kommune Snillfjord kommune Hemne kommune Trondheim kommune 1,96 3,96 4,12 3,9 5,27 5,09 8,27 8,24 6,88 8,79 9,03 7,31 8,43 7,66 6,35 6,89 8,69 9,12 11,05 10,54 10,87 10,1 11,61 13,15 13, Prosent - Sykefravær Klæbu kommune

45 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 5. Sykefraværsprosent for kommuner i Sør-Trøndelag, helse og omsorg. 4. kvartal kvartal 2016 Helse og omsorg Kommuner Tydal kommune Selbu kommune Malvik kommune Klæbu kommune Skaun kommune Melhus kommune Midtre Gauldal kommune Holtålen kommune Røros kommune Orkdal kommune Meldal kommune Rennebu kommune Oppdal kommune Osen kommune Roan kommune Åfjord kommune Bjugn kommune Rissa kommune Agdenes kommune Ørland kommune Frøya kommune Hitra kommune Snillfjord kommune Hemne kommune Trondheim kommune 6,57 13,19 11,32 12,64 12,84 12,53 10,48 12,68 11,84 11,76 11,76 10,92 8,89 9,82 9,31 8,29 9,62 8,61 10,21 11,16 11,34 12,93 14,33 13,72 16, Prosent - Sykefravær Klæbu kommune

46 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 6. Sykefraværsprosent for kommuner i Sør-Trøndelag, barnehager. 4. kvartal kvartal Barnehager Kommuner Tydal kommune Selbu kommune Malvik kommune Klæbu kommune Skaun kommune Melhus kommune Midtre Gauldal kommune Holtålen kommune Røros kommune Orkdal kommune Meldal kommune Rennebu kommune Oppdal kommune Osen kommune Roan kommune Åfjord kommune Bjugn kommune Rissa kommune Agdenes kommune Ørland kommune Frøya kommune Hitra kommune Snillfjord kommune Hemne kommune Trondheim kommune 9,8 6,66 8,26 7,72 8,14 9,75 14,31 11,79 13,22 14,16 14, ,2 12,55 11,13 12,85 13,55 12,31 13,66 15,68 17,56 19, Prosent - Sykefravær Klæbu kommune

47 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf

48 Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &14 Arkivsaknr 16/17-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2016 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2016 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2016 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Klæbu kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 48

49 ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I KLÆBU KOMMUNE 1 49

50 Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalgets sammensetning i Reglement for kontrollutvalget Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi Arbeid i utvalget Møter Saker Deltakelse i relevante fora Revisjon Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Påseansvar overfor revisjon Etisk standard Avslutning

51 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2016 Medlemmer Jomar Aftret Pål Sture Nilsen Regine Bianca Ness Bente R. Forseth Jan Erik Engan Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Varamedlemmer Ann Kristin Kvellheim Johan L. Borgen Arnt Inge Torvik Siv Anita Aasnes Tsakem Wenche Evelyn Harsjøen Ove Lysklett 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem 6. varamedlem Utvalget størrelse og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Klæbu kommunestyre har vedtatt at minst to av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer, dette vedtaket er ivaretatt. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Klæbu kommune vedtok reviderte retningslinjer for kontrollutvalget på sitt møte 16. juni 2011 i sak 29/2011. Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver, samt at det pekes på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Klæbu kommune følges opp. Kommunestyret i Klæbu kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i februar Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 51 3

52 Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 1.4 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Klæbu kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Klæbu kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt- Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Klæbu kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. 52 4

53 Kontrollutvalgets regnskap Artsgruppe Tekst Regnskap 2016 Budsjett Godtgjørelser og sosiale utgifter Driftsutgifter, kurs og reiser SUM DRIFTSUTGIFTER De totale kostnadene vedr. kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjettert. Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester Art Tekst Regnskap 2016 Budsjett Kjøp fra IKS SUM DRIFTSUTGIFTER Kommunestyret vedtok et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Arbeid i utvalget 2.1 Møter Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Klæbu kommune. Møtene er kunngjort på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Klæbu kommune. Kontrollutvalget i Klæbu kommune har i 2016 avholdt 6 møter og behandlet 44 saker. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på mange av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. 53 5

54 Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Klæbu kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I 2016 har følgende rapport blitt fremlagt: - Tilsyn med barn i fosterhjem 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn. For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i 2016 er: Norges kommunerevisorforbund sin Kontrollutvalgskonferanse, februar 2016 på Gardermoen. Samling for kontrollutvalg i regi av KonSek Midt-Norge IKS, 8. november Et arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for. Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, ingen kontrollutvalgets medlemmer deltok på årsmøtet i Årsmøtet arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, informasjon om planlegging og status for finansiell revisjon og eventuelle områder det arbeides spesielt med. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskap, uttalelsen er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling av kommunens regnskap for Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2015 med merknad om at Klæbu kommune har manglende etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser. Samme merknad ga kontrollutvalget også ved behandling av regnskapet for 2013 og Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. 54 6

55 Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. I arbeidet med overordnet analyse inviterte kontrollutvalget til dialogmøter med ordfører, varaordfører, ledere hovedutvalg, gruppeledere, Hovedtillitsvalgte og hovedverneombud, samt rådmann og kommunalsjefer, for å finne relevante fokusområder til forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget fikk gode innspill til sitt videre arbeid med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon på sitt møte i sak 29/2016. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i kontrollutvalget. Forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på overordnet internkontroll i Klæbu kommune ble bestilt 13. mars 2014 i sak 3/2014. Ferdig rapport ble behandlet på kontrollutvalgets møte 5. mars 2015 i sak 5/2015, og på kommunestyrets møte 26. mars 2015 i sak 15/2015, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Rådmannen har i brev av gitt tilbakemelding til kontrollutvalget, tilbakemelding ble behandlet på utvalgets møte i sak 27/2015. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til orientering. Kontrollutvalget ønsker en ny skriftlig orientering fra rådmannen vedr. gjennomføring av tiltak som rådmannen gir i sin tilbakemelding av Bakgrunnen for dette er at mange tiltak skulle gjennomføres innen , og utvalget ønsker å få vite om disse gir den ønskede effekt. Orienteringen sendes kontrollutvalgets sekretariat innen Rådmannen har i brev av gitt en ny tilbakemelding til kontrollutvalget, tilbakemeldingen ble behandlet på utvalgets møte i sak 10/2016. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding vedr. status i arbeidet med overordnet internkontroll. Tilbakemelding gis på kontrollutvalgets siste møte i Rådmannen ga en muntlig orientering på utvalgets møte i sak 37/2016. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. Kontrollutvalget ønsker en årlig orientering fra rådmannen om egenevalueringen av internkontrollsystemet. Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon med fokus på sykefravær i Klæbu kommune på sitt møte 9. juni 2016 i sak 18/

56 Ferdig rapport skal behandles på kontrollutvalgets møte 9. mars Rapporten vil deretter bli oversendt kommunestyret for endelig behandling på kommunestyrets møte 6. april Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. Det har ikke vært gjennomført granskninger eller undersøkelser i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for ble vedtatt av kommunestyret i sak 72/16. Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Klæbu kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt på kommunestyrets møte 23. september 2010 i sak 45/2010. Rapport fra selskapskontroll av Klæbu Industrier AS ble behandlet på kontrollutvalgets møte 3. mars 2016 i sak 3/2016, og på kommunestyrets møte 17. mars 2016 i sak 13/2016, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar rapport fra Selskapskontroll Klæbu Industrier AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding på sitt møte 15. september 2016 i sak 23/2016. Utvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. Rapport fra selskapskontroll av Envina IKS ble behandlet på kontrollutvalgets møte 9. juni 2016 i sak 17/2016, og på kommunestyrets møte 16. juni 2016 i sak 35/2016, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll Envina IKS til orientering. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i Envina IKS om å: - Arbeide for å etablere rutiner for valg til styret slik revisjonen anbefaler i rapportens pkt 7. - Arbeide for at Envina IKS får etablert en god nok kapasitet til å håndtere full innsamling av fritidsavfall fra alle 3 eierkommunene. Denne selskapskontrollen var et samarbeidsprosjekt mellom de tre eierkommunene Klæbu, Melhus og Midtre Gauldal. 56 8

57 4. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 5. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli Klæbu kommunes etiske retningslinjer ble vedtatt av kommunestyret Rådmannen har i 2012 vurdert Klæbu kommunes etiske retningslinjer opp mot andre større kommuner sine retningslinjer. Rådmannen er av den oppfatning at retningslinjene for Klæbu kommune står seg godt. 57 9

58 Forvaltningsrevisjon med fokus på etiske problemstillinger har ikke vært et prioritert fokusområde i Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges til side. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Klæbu kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Klæbu kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Klæbu kommune. Klæbu Jomar Aftret (sign) Kontrollutvalgets leder 58 10

59 Fellesnemnda - orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 030, TI - &20 Arkivsaknr 17/39-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Referat fra samarbeidsmøte med sekretariatet i Trondheim kommune Kontaktmøte ordfører og rådmann Vedtak Mandat fellesnemnda Vedtak Prosjektplan Utrykt vedlegg: Lov om fastsetjing og endring av kommune og fylkesgrenser (inndelingslova) Kommunereform, sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat, NKRF 2016 Trondheim Bystyre, sak 3/17, møte Prosjektplan kommunesammenslåing Klæbu og Trondheim kommuner. Trondheim Bystyre, sak 2/17, møte Mandat for fellesnemnda Klæbu og Trondheim kommuner Saksutredning Lov om fastsetjing og endring av kommune og fylkesgrenser (inndelingslova) og forarbeidene til denne (Ot.prp. nr. 41 ( ) setter de lovmessige rammene for kommunesammenslåingsprosessen. Når det er gjort vedtak om sammenslåing av to eller flere kommuner, skal det opprettes ei fellesnemnd til å forberede og gjennomføre sammenslutningen. Fellesnemnda er ikke å anse som en egen juridisk enhet, men et kommunalt organ opprettet i medhold av inndelingslova. Det innebærer f.eks. at fellesnemnda ikke har eget organisasjonsnummer. Fellesnemnda har mange trekk av interkommunalt samarbeid iht. Kommuneloven 27, men er ikke definert som dette. Fellesnemnda har den myndighet som definert i inndelingslova 26, samt den myndighet kommunestyrene velger å gi nemnda i reglement. Det er viktig at fellesnemnda får delegert myndighet til å avklare både framtidig revisjons- og sekretariatsordning for den nye kommunen. Klæbu kommunestyre vedtok i sak 49/16 (møte ) å oppnevne interimsfellesnemnd sammen med Trondheim kommune, fellesnemnd blir formelt opprettet etter Stortingets vedtak høsten Interrimsfellesnemnda har ikke vedtaksfullmakt før den blir fellesnemnd med mindre kommunestyrene har gitt den fullmakt gjennom et mandat. Interimsfellesnemnda har lagt frem likelydende forslag til vedtak for kommunestyret i Klæbu kommune og bystyret i Trondheim kommune vedr. mandat for Fellesnemnda (vedlegg). Bystyret i Trondheim kommune har vedtatt mandatet, kommunestyret i Klæbu kommune skal behandle dette på sitt møte Saker som må avklares frem mot høsten, kan vedtas etter den formelle sammenslåingen (høsten 2017), eller gjennom likelydende vedtak i kommunestyrene. 59

60 Interimsfellesnemnda har til nå vedtatt: prosjektplan for kommunesammenslåingen (vedlegg), samt å videreføre Kjetil Mjøsunds engasjement som prosjektleder inntil videre. Fellesnemndas oppgave er å legge forholdene til rette for den nye kommunen som oppstår ved sammenslåingen. Det er vanlig å legge fellesnemndas myndighet i et mandat eller reglement. Fellesnemndas virketid opphører når lovlig valgt kommunestyre for den nye kommunen er konstituert. Fellesnemnda har vedtatt følgende møtedatoer i 2017: Februar April Juni September Oktober November Desember Kontrollutvalget Det følger indirekte av bestemmelsene i inndelingslova at de valgte kontrollutvalgene i de kommunene som skal slå seg sammen, fungerer fram til ny kommune er etablert. Kontrollutvalget i Klæbu kommune skal føre tilsyn med endringsprosessen i Klæbu kommune. Norges Kommunerevisor Forbund (NKRF) sier at det kan være hensiktsmessig for kontrollutvalget å be om jevnlige orienteringer fra prosjektleder og rådmann om sammenslåingsprosessen. NKRF sier videre at kontrollutvalget bør bidra til at fokuset på internkontroll, interkommunalt samarbeid, eierstyring mv. er på plass både i forhold til ny kommune, men også i «gammel kommune» inntil denne opphører. jfr. KMDs veileder «Formelle rammer i byggingen av nye kommuner» pkt vil det være aktuelt for kontrollutvalget å ha fokus på kommunens strategi med sine forskjellige interkommunale samarbeidsløsninger. Valg av revisor for Fellesnemnda foretas av kommunestyrene etter innstilling fra de sammenslående kommunenes kontrollutvalg. I tillegg skal den nye kommunen ha revisjonsordning, det er Fellesnemnda som må ta stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene. Dersom det skulle være aktuelt å konkurranseutsette revisjonsoppdraget for den nye kommunen, må det eventuelt skje i samsvar med anskaffelsesregelverket. Fellesnemnda kan også få fullmakt til å videreføre sekretariatsordning for kontrollutvalget i den nye kommunen, jfr. 26 i loven. Kontrollutvalgene skal avgi innstilling i saker om valg av sekretariatsordning. Anbefalingen fra NKRF er at det benyttes et settesekretariat til å forberede saken for kontrollutvalgene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Saken legges frem som en orienteringssak til kontrollutvalget. Det kan bli aktuelt med et ekstraordinært kontrollutvalgsmøte våren 2017 for å få behandlet saken vedr. revisjonsordning for Fellesnemnda. 60

61 MØTEREFERAT Møtet gjaldt: Samarbeid Klæbu/Trondheim Dato: Sted: Til stede: Referent: Kontrollkomiteens sekretariats lokale Eva Bekkavik, Konsek. Marit Finnland Trøite og Hilde Haugskott kontrollkomiteens sekretariat Hilde Haugskott Hensikten med møtet er å se på om det er områder hvor det er aktuelt for sekretariatene å samarbeide før sammenslåingen av kommunene Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroll Eva orienterte om forvaltningsrevisjoner som skal gjennomføres i Klæbu kommune. Planlagte forvaltningsrevisjoner som kommer er: Mobbing på skoler. Dokumenthåndtering og arkivering/journalføring. Arbeidsmiljø vold og trusler på arbeidsplassen Eventuelt hvis kapasitet; Barnevernet Trøndelag brann og redningstjeneste IKS står på planen for selskapskontroll i Klæbu kommune. Planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll gjelder perioden fram til sammenslåing. Konsek prøver å lage en oversikt over hva som gjøres med Klæbu kommunes eierskap, hvor kommunen ikke eier 100 %. Kontrollkomiteens sekretariat orienterte om planlagte forvaltningsrevisjoner i Trondheim kommune. Følgende saker står på komiteens plan for 1. halvår 2017: 1. Håndtering av krenkelsessaken 2. Selskapskontroll av Trondheim kino AS 3. Brukerstyrt personlig assistanse og kjøp av ULOBA BA 4. Skolenes oppfølging av elevfravær 5. Eierskapskontroll av Olavshallen AS Side 1 av 2 61

62 6. Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring. 7. Ungdom i barnevernet 8. Vistamar SL 9. Lederrekruttering og lederutvikling 10. Kommunens planarbeid 11. Kvalitet i sykehjem 12. Sykefravær 13. Investeringer i idrettsanlegg Konsek ønsker å få beskjed når Trondheim kommunerevisjon starter opp prosjektet kvalitet i sykehjem, slik at kontrollutvalget i Klæbu kan vurdere om det også er behov for at et lignende prosjekt startes opp der. Siste forvaltningsrevisjon som er avsluttet i Klæbu er sykefravær sykehjem. Rapporten kan legges fram for kontrollkomiteens arbeidsutvalg i Trondheim kommune til orientering. Fellesnemda og valg av revisor Fellesnemnda og sammenslåingen av kommunene ble diskutert. En felles utredning fra Konsek og kontrollkomiteens sekretariat om hvem som skal være fellesnemdas revisor må vurderes. I neste omgang må det vurderes om Konsek og kontrollkomiteens sekretariat skal lage en felles utredning om hvem som skal være den sammenslåtte kommunens revisor. Når det gjelder utredning om hvilket sekretariat som skal velges må det antagelig overlates til et settesekretariat å lage innstilling. Side 2 av 2 62

63 Møtereferat Møtetittel: Kontaktmøte med ordfører og rådmann Tid og sted: Rådhuset kl. 14:00 15:10 Til stede: Referent: Kirsti Tømmervold, ordfører, Kjetil Mjøsund, rådmann, Jomar Aftret, kontrollutvalgets leder og Eva Bekkavik, kontrollutvalgets sekretariat. Eva Eierskapsmelding og eierstrategi Klæbu kommune Eierskapsstrategi, hva vil Klæbu kommune med sine eierskap i tiden frem mot sammenslåingen med Trondheim. Rutiner vedr. forberedelse til generalforsamlings/representantskapsmøter (for kommunens representant) Skjema for tilbakemelding etter avholdt generalforsamling/representantskap Klæbu kommune har eierandeler i en del IKS, oppsigelse av avtalene med disse IKSene må skje senest innen Ryddig at det blir sendt en skriftlig oppsigelse fra kommunen. Kontrollutvalgets rolle i tiden frem mot sammenslåing med Trondheim Kontrollutvalget mener at utvalgets rolle ikke endrer seg etter Klæbu kommune sitt vedtak om å gå inn i Trondheim kommune, og at aktiviteten fremover bør holdes på samme nivå som tidligere. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller Ordfører er opptatt av at Klæbu kommune bruker sine budsjetterte timeressurser til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll frem mot 2020, på en måte som kan gi aktuelle tjenesteområder hjelp fremover mot sammenslåing med Trondheim kommune. Kontrollutvalgets sekretær tar kontakt med sekretariatet for kontrollkomiteen i Trondheim kommune vedr. planlagte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller frem mot Sammenslåingsprosessen Kontrollutvalget har ytret ønske om, på siste kontrollutvalgsmøte i 2016, å få orienteringer fra kommunalsjefene vedr. drift av enhetene frem mot kommunesammenslåingen. Rådmannen mente at det var litt tidlig i prosessen enda, men han stiller gjerne i et kontrollutvalgsmøte og orienterer rundt prosessen frem mot sammenslåingen i Det endelige vedtaket om sammenslåing av Klæbu og Trondheim skal tas før sommeren Kommunalsjefene kan inviteres til å orientere vedr. drift av enhetene etter endelig vedtak og når selve arbeidet med sammenslåingen er godt i gang. 63

64 Trondheim kommune Saksprotokoll Utvalg: Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim Møtedato: Sak: 2/17 Tittel: Saksprotokoll - Mandat for fellesnemnda Klæbu og Trondheim kommuner Resultat: Behandlet Arkivsak: 17/4812 Vedtak: Interimsfellesnemnda legger fram likelydende forslag til vedtak for kommunestyret i Klæbu kommune og bystyret i Trondheim kommune. Kommunestyret i Klæbu kommune og bystyret i Trondheim kommune vedtar følgende mandat for fellesnemnda: 1. Fellesnemnda skal lede det forberedende arbeidet med økonomiplan og budsjett for det første driftsåret etter sammenslåingen. 2. Fellesnemnda skal uttale seg om budsjett og økonomiplan for de to kommunene i de årene fellesnemnda er i virksomhet. 3. Fellesnemnda skal tilsette administrasjonssjef (rådmann) 4. Fellesnemnda skal velge revisor for fellesnemnda etter innstilling fra kontrollutvalgene i de to kommunene. 5. Fellesnemnda skal ta stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene 6. Fellesnemnda skal ansette prosjektleder 7. Fellesnemnda skal vedta prosjektplanen 8. Fellesnemnda skal vedta budsjettet for fellesnemnda 9. Fellesnemnda skal i tråd med intensjonsavtalen få seg forelagt saker om vesentlige endringer av investeringsbudsjettet til kommunene etter vedtatt budsjett Fellesnemnda skal vedta kommunikasjonsstrategien 11. Fellesnemnda kan inngå nødvendige avtaler på vegne av den nye kommunen 12. Fellesnemnda skal legge føringer for bruk av rådhuset i Klæbu 13. Fellesnemnda skal behandle utredningen av nærmiljøråd 14. Fellesnemnda skal vedta mandat for og behandle saker som kommer fra PSU 15. Fellesnemnda skal påse at lover og avtaler vedrørende ansattes rettigheter og medvirkning blir ivaretatt 16. Fellesnemnda skal avklare prinsipielle spørsmål og etterspørre og sikre framgang i sammenslåingsprosessen 17. Fellesnemnda skal uttale seg om saker som de to kommunene behandler og som har stor betydning for den nye kommunen 18. Fellesnemnda skal følge opp intensjonsavtalen mellom kommunene Saksprotokoll for Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim

65 Trondheim kommune 19. Fellesnemnda kan foreslå, og ønsker å uttale seg om overføring eller sammenslåing av tjenester når dette er hensiktsmessig, underveis mot sammenslåingstidspunktet. 20. Det er Trondheim kommunes sine rutiner knyttet til kvalitetssikring, godkjenning og publisering som gjelder for møter knyttet til interimfellesnemnda. Fellesnemndas virketid opphører når lovlig valgt kommunestyre for den nye kommunen er konstituert. Fellesnemndas skal følge kommunelovens bestemmelser om møter, valg, saksbehandling og lovlighetskontroll. Møtene i fellesnemnda er derfor i utgangspunktet åpne. Arbeidsoppgaver og fullmakter som nevnt over utgjør fellesnemndas mandat og vedtas i kommunestyrene. Fellesnemnda skal ikke gjøre vedtak som binder den daglige driften av eksisterende kommuner. Behandling: Kirsti Tømmervold (Ap) tilleggsforslag punkt 20: Det er Trondheim kommunes sine rutiner knyttet til kvalitetssikring, godkjenning og publisering som gjelder for møter knyttet til interimfellesnemnda. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Tømmervolds forlag ble enstemmig vedtatt. Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Saksprotokoll for Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim

66 Trondheim kommune Saksprotokoll Utvalg: Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim Møtedato: Sak: 3/17 Tittel: Saksprotokoll - Prosjektplan kommunesammenslåing Klæbu og Trondheim kommuner Resultat: Behandlet Arkivsak: 17/4205 Vedtak: 1. Interimsfellesnemnda vedtar prosjektplan for kommunesammenslåing datert 3. februar Planen revideres årlig eller ved behov. 2. Interimsfellesnemnda vedtar å videreføre Kjetil Mjøsunds engasjement som prosjektleder inntil videre. 3. Interimfellesnemnda forutsetter at Trondheim kommune sin linjeorganisasjon prioriterer og stiller nødvendig kompetanse og ressurser til disposisjon. Aktiviteten forutsettes gjennomført innenfor ordinære budsjett. I særlige tilfeller, kan fellesnemnda bevilge midler basert på en konkret sak. Det er viktig at det sikres god fremdrift og kontinuitet i arbeidet. Prosjektleder må vurdere behovet for en dedikert prosjektkoordinator i omstillingsperioden. Behandling: Kirsti Tømmervold (Ap) forslag: Interimfellesnemnda forutsetter at Trondheim kommune sin linjeorganisasjon prioriterer og stiller nødvendig kompetanse og ressurser til disposisjon. Aktiviteten forutsettes gjennomført innenfor ordinære budsjett. I særlige tilfeller, kan fellesnemnda bevilge midler basert på en konkret sak. Det er viktig at det sikres god fremdrift og kontinuitet i arbeidet. Prosjektleder må vurdere behovet for en dedikert prosjektkoordinator i omstillingsperioden. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Tømmervolds forlag ble enstemmig vedtatt. Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Saksprotokoll for Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim

67 Orientering om aktuelle saker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/9-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 67

68 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/9-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 72/2016 Kontrollrapport 2016 Skatteoppkreverfunksjonen Årsrapport 2016 Kemneren i Klæbu Korrupsjonsindeksen CPI Kommunene må mer ut på arbeidsplassene Kommuner bryter lover og vedtekter for å få kontroll over millionverdier Kritisk til ny varslingsordning i Tromsø KS 21 anbefalinger om eierstyring Ulovlig å fjerne saksdokument Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyrets vedtak i sak 72/2016 Plan for selskapskontroll Skatteetatens kontrollrapport 2016 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Klæbu kommune. 3. Kemneren i Klæbu - Årsrapport Corruption Perceptions Index (CPI) for Indeksen rangerer 176 land etter nivået på opplevd korrupsjon i offentlig sektor, 5. Kommunenes innsats mot arbeidslivskriminalitet må bli bedre, mener både Riksrevisjonen og Skattedirektoratet 6. Fylker og kommuner trosser vedtekter og loven for å ta kontrollen over stiftelser og verdiene de sitter på. 7. Tidligere varsler Cecilie Lanes og leder Bjørn Willumsen i Fagforbundet krever at politikerne sørger for et uavhengig, eksternt varslingsombud etter den mye omtalte varslingssaken i Tromsø. 8. Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. 9. Å fjerne arkivverdig materiale er et lovbrudd som kan straffes med bøter, advarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 10. Fafo rapport 2016 vedr. varsling og ytringsfrihet, se: Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 68

69 Melding om politisk vedtak Klæbu kommunestyre Kommunestyrets møte Sak 72/16 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS 2. System og praksis for eierstyring 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Behandling: Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgend prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS 2. System og praksis for eierstyring 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 69

70 70

71 71

72 72

73 73

74 Kemneren i Klæbu Årsrapport

75 Kemnerens innledning Den totale skatte- og avgiftsinngangen hos Kemneren i Trondheimsregionen var i 2016 kr ,3 millioner. Trondheim kommunes andel av dette var kr ,5 millioner. I forhold til kommunens budsjett for 2016 er resultatet kr. 188,5 millioner over budsjett. Klæbu kommunes andel av skatteog avgiftsinngangen var kr. 145,3 millioner. På driftssiden kan kemnerkontoret vise til gode resultater. Vi når i det vesentligste våre mål for 2016 på innkreving og arbeidsgiverkontroll både for Trondheim og Klæbu kommune. I 2016 er det rekruttert nye medarbeidere og arbeidsstyrken er tilbake til det nivået kemnerkontoret hadde før forslaget om eventuell statliggjøring av skatteoppkreveren. For å konsolidere driften fullt ut vil det kreve ytterligere innsats i Enhet for bekjempelse av arbeidskriminalitet åpnet offisielt på Tollboden i Trondheim den 2. mai Kemneren i Trondheimsregionen deltar sammen med Skatteetaten, Arbeidstilsynet, Politi, Toll og Nav i en styrket og koordinert innsats. I 2016 ble det gjennomført en intern gjennomgang av konkurser åpnet i Sør-Trøndelag tingrett i 2015 for å identifisere personer som gjennom kritikkverdig næringsutøvelse gjentatte ganger påfører Trondheim kommune tapte skatteinntekter. Denne gjennomgangen ga oss ny informasjon som vi vil nyttiggjøre i en styrket innsats mot denne målgruppen i Trondheim kommune har politisk og administrativt satt sykefraværet på dagsorden i Alle enheter har styrket innsatsen og iverksatt nye tiltak i sykefraværsarbeidet. Dette arbeidet videreføres i I brev av 16. februar 2016 fra Finansdepartementet fikk Skatteetaten i oppdrag å foreslå ny kontorstruktur i etaten og parallelt med dette vurdere den overordnede organiseringen av Skatteetaten. Skattedirektoratet har i tråd med sitt forslag fått fullmakt til over en treårsperiode (tom. 2019) å redusere dagens 107 kontorer til 57 skattekontorer. Over halvparten av kontorene i ny struktur vil ha flere enn 40 ansatte. Identitetskontroll er identifisert som den eneste gjenværende tjenesten som forutsetter fysisk oppmøte på et skattekontor og dette vil derfor foregå ved like mange kontorsteder som tidligere. Ny overordnet organisering av Skatteetaten er fortsatt under utredning og forslag om dette skal sendes Finansdepartementet med frist 1. mars Trondheim 20. januar 2017 Gaute Bjøru 75 K e m n e r e n i K l æ b u Side 2

76 Innholdsfortegnelse 1. SKATTEREGNSKAPET AVLEGGELSE AV SKATTEREGNSKAPET MARGINOPPGJØR SKATTEAVREGNING SKATTE- OG AVGIFTSINNGANG Total skatte- og avgiftsinngang Ved Kemneren i Klæbu Klæbu kommunes andel av skatte- og avgiftsinngangen KEMNERENS VIRKSOMHET ANSVARSOMRÅDE ORGANISERING Organisasjonskart Ressurser og kompetanse INTERNKONTROLL INNFORDRING AV KRAV RESTANSESITUASJONEN Total skatte- og avgiftsrestanse (akkumulert) pr Eldre restanser AVSKRIVNINGER OG ETTERGIVELSER INNFORDRINGENS EFFEKTIVITET Vurdering av resultater pr Personlige skattytere Upersonlige skattytere KONKURSER SKATTEUTVALGET BRUK AV SÆRNAMSKOMPETANSEN ARBEIDSGIVERKONTROLL ORGANISERING AV ARBEIDSGIVERKONTROLLEN PLANLAGTE OG GJENNOMFØRTE KONTROLLER RESULTATER FRA ARBEIDSGIVERKONTROLLEN VURDERING AV ARBEIDSGIVERKONTROLLEN SAMARBEID MED ANDRE KONTROLLAKTØRER GJENNOMFØRTE INFORMASJONSTILTAK VEDLEGG...16 ÅRSREGNSKAP FOR KLÆBU KOMMUNE DETALJERT FOR AVLAGT ETTER KONTANTPRINSIPPET FORKLARING TIL ÅRSREGNSKAPET K e m n e r e n i K l æ b u Side 3

77 1. Skatteregnskapet 1.1 Avleggelse av skatteregnskapet 2016 Avlagt etter kontantprinsippet Endring 1 Likvider , ,19 2,9 % Skyldig skattekreditorene , ,00-6,3 % Skyldig andre , ,00-42,1 % Innestående margin , ,00 3,1 % Udisponert resultat -0,18-1,19-84,9 % Sum Arbeidsgiveravgift , ,69 3,4 % Kildeskatt ,00 0,00 - Personlige skatteytere , ,21 5,4 % Tvangsmulkt , Upersonlige skatteytere , ,99-25,1 % Renter , ,11-56,0 % Innfordring , ,78-71,5 % Sum , ,78 3,6 % 3 Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift , ,00 3,4 % Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift , ,00 6,1 % Fordelt til Fylkeskommunen , ,00 7,6 % Fordelt til kommunen , ,04 10,5 % Fordelt til Staten , ,00-3,9 % Krav som er ufordelt -1,01 0,69 - Videresending plassering mellom kommuner ,06-697,95 - Sum , ,78 3,6 % Sum totalt - - Kemneren i Klæbu bekrefter at skatteregnskapet i 2016 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-2. Det er ikke mottatt pålegg om regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet fra regional kontrollenhet i Trondheim 20. januar 2017 Gaute Bjøru Kemner 77 K e m n e r e n i K l æ b u Side 4

78 1.2 Marginoppgjør Margin for inntektsåret 2015 Innestående margin for inntektsåret 2015 pr For mye avsatt margin for inntektsåret Marginprosent 9,0 % Margin for inntektsåret 2016 Innestående margin for inntektsåret 2016 pr Marginprosent 9,0 % Marginoppgjøret for inntektsåret 2015 viser et overskudd på kr , noe som utgjør en økning på kr (175,9 %) fra året før. Marginprosenten er pr på 9,0 %, sist endret i april Kemneren foreslår ingen endringer i marginprosenten for inntektsåret Marginoppgjøret kan ha stor betydning for novemberoppgjøret hvert år. Det er derfor ønskelig med et positivt marginoppgjør slik at skattekreditorene slipper å få redusert skatteinngang i november. 1.3 Skatteavregning 2015 Upersonlige skattytere Inntektsår Antall upersonlige skattytere totalt Antall med restskatt Restskatt kr Overskytende forskudd kr Personlige skattytere Inntektsår Antall personlige skattytere totalt Antall med restskatt Restskatt kr Overskytende forskudd kr K e m n e r e n i K l æ b u Side 5

79 1.4 Skatte- og avgiftsinngang Total skatte- og avgiftsinngang Brutto innbetalt skatt og arbeidsgiveravgift (beløp i millioner kroner) År På landsbasis ,0-5,0 % ,0-5,2 % ,0-2,2 % ,0 Kemneren i Klæbu 559,3 3,6 % 540,0 5,0 % 514,2 0,2 % 513, Ved Kemneren i Klæbu Fordeling til skattekreditorene (beløp i millioner kroner) År Klæbu kommunes andel 145,3 10,5 % 131,5 2,1 % 128,8 0,2 % 128,6 Skatt til fylkeskommunen 31,5 7,5 % 29,3 2,4 % 28,6 1,4 % 28,2 Medlemsavgift til folketrygden 143,6 6,1 % 135,3 7,6 % 125,8 4,1 % 102,8 Arbeidsgiveravgift 63,0 3,3 % 61,0 6,1 % 57,5 2,5 % 56,1 Fordelt til Staten 175,8-3,9 % 183,0 5,5 % 173,5-3,5 % 179, Klæbu kommunes andel av skatte- og avgiftsinngangen Skatteinngangen for Klæbu kommune er på kr. 145,3 millioner. Dette utgjør en økning på 10,5 % i forhold til fjoråret. Landets kommuner samlet sett har til sammenligning opplevd en økning på 9,8 %. 1 Tallene på landsbasis er hentet fra SSB, og inkluderer skattearter som for eksempel ordinær- og særskatt på utvinning av petroleum som ikke utgjør en del av skatteinngangen til landets kemnerkontorer. 79 K e m n e r e n i K l æ b u Side 6

80 2. Kemnerens virksomhet 2.1 Ansvarsområde Kemneren i Trondheimsregionen er skatteoppkrever i kommunene Trondheim og Klæbu. Kemneren mottar og innkrever formues- og inntektsskatt, kildeskatt, arbeidsgiveravgift og trygdeavgift. Innbetalingene føres og avstemmes i et eget skatteregnskap og fordeles til skattekreditorene kommunen, fylkeskommunen og stat. Kemneren utøver arbeidsgiverkontroll i Trondheim, Klæbu og Fosen. Formålet er å sikre at arbeidsgivere overholder sine plikter etter skatteloven, skattebetalingsloven, ligningsloven og folketrygdloven. Kontrollen rettes primært mot arbeidsgivers oppgave-, skatte-, trekk- og avgiftsplikt. Videre har kemneren ansvaret for tvangsinnfordring av parkeringsgebyr og kommunale avgifter for Trondheim kommune. 2.2 Organisering Organisasjonskart Kemner Avdeling bedrift Avdeling person Avdeling kontroll Avdeling bedrift har ansvaret for føring av skatteregnskapet og innfordring av forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, upersonlig restskatt og forskuddsskatt. Avdelingen har også ansvaret for fordringsanmeldelser og oppfølging av konkurser, oppfølging av utleggstrekk og innkreving av kommunale parkeringsgebyr. Avdeling person har ansvaret for innfordring av personlig restskatt og forskuddsskatt. Innfordringen av kommunal eiendomsavgift er også lagt til denne avdelingen. Avdeling kontroll har ansvaret for stedlig arbeidsgiverkontroll i Trondheim, Klæbu og i syv kommuner på Fosen. 80 K e m n e r e n i K l æ b u Side 7

81 2.2.2 Ressurser og kompetanse Kontoret har etter kemnerens vurdering tilstrekkelig kompetanse innenfor våre tre hovedområder: Skatteregnskap Innfordring Arbeidsgiverkontroll Fordeling av årsverk til skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim og Klæbu pr : Område Årsverk %- andel fordelt Skatteregnskap 3,1 7,9 % Innfordring av skatt og arbeidsgiveravgift 17,0 43,1 % Kontroll av arbeidsgivere 15,3 38,8 % Administrasjon 4,0 10,2 % Totalt 39,4 100 % I tillegg benyttes 1,5 årsverk til innfordring av kommunale krav og 2 årsverk til arbeidsgiverkontroll på Fosen. Stilling Utdannelse Antall Kemner jurist 1 Avdelingssjef 2 revisor/økonom, 1 ingeniør 3 Rådgiver 1 samfunnsøkonom, 1 sosiolog/hrm, 1 samfunnsviter/økonom, 1 jurist/økonom, 3 jurister 7 Advokat 1 jurist 1 Spesialkonsulent 1 høyskoleutdanning, 1 revisor 2 Førstekonsulent 8 høyskoleutdanning, 5 økonomer, 3 revisorer, 1 matematiker 17 Konsulent 4 høyskoleutdanning 4 Saksbehandler 3 merkantile fag, 2 høyskoleutdanning, 1 statsviter 6 Førstesekretær 1 merkantile fag, 1 høyskoleutdanning 2 Totalt Internkontroll Internkontroll skal sikre at vi planlegger, organiserer, utfører og kvalitetssikrer våre aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverk og resultatkrav, og at dette gjøres ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. I 2016 har hovedmålet vært å fortsette å opprettholde de gode internkontrollrutinene som er på plass ved kontoret. Vi har p.t. ikke mottatt pålegg eller anmerkninger fra revisjonen i En økende oppmerksomhet rundt egen internkontroll har bidratt til dette. 81 K e m n e r e n i K l æ b u Side 8

82 Selv om vi har gode resultater i 2016, er det viktig å avdekke egne forbedringsområder. I den forbindelse gjenopptar vi samarbeidet med andre skatteoppkrevere om sammenligning av drift. 82 K e m n e r e n i K l æ b u Side 9

83 3. Innfordring av krav 3.1. Restansesituasjonen Total skatte- og avgiftsrestanse (akkumulert) pr Skatteart Restanse Herav berostilt restanse Restanse Herav berostilt restanse Endring i restanse Endring i berostilt restanse Sum restanse pr. skatteart Arbeidsgiveravgift inkl. Renter Artistskatt Forsinkelsesrenter Forskuddsskatt Forskuddsskatt person Forskuddstrekk inkl. renter Gebyr Innfordringsinntekter Inntekt av summarisk fellesoppgjør Kildeskatt Restskatt inkl. renter og tilbakesøkingskrav Restskatt person inkl. renter og tilbakesøkingskrav Sum restanse diverse krav Diverse krav Sum restanse pr. skatteart inkl. diverse krav Totale restanser er i 2016 redusert med kr Nedgangen gjelder samtlige skattearter bortsett fra restskatt upersonlig og arbeidsgiveravgift. Økningen i arbeidsgiveravgiftsrestansen skyldes krav som oppsto i Restanse for restskatt upersonlig økte med kr i Det bemerkes at pr var den totale restansen for restskatt upersonlig redusert med kr som følge av innbetalinger og utlegg i bankkonti. Utlignet restskatt person har hatt en økning i Ved årsskiftet var det utlignet kr. 22,1 millioner i restskatt for 2015 fordelt på 892 skattytere mot tilsvarende kr. 19,5 millioner i restskatt for 2014 fordelt på 837 skattytere. 83 K e m n e r e n i K l æ b u Side 10

84 3.1.2 Eldre restanser Inntektsår Sum restanse (debet) kr. Herav skatteart restskatt person kr Vi har gjennom året holdt løpende kontroll med krav som nærmer seg foreldelse. Ingen krav ble foreldet ved årsskiftet. 3.2 Avskrivninger og ettergivelser Vi avskriver krav i forbindelse med nedsettelse av pensjonsgivende inntekt, etter gjennomført gjeldsordning, i dødsbo med intet til skifte, ved foreldelse og summarisk iht. retningslinjer for avskrivning av 22. mars Krav ettergis enten av hensyn til skyldneren eller av innfordringsmessige hensyn jf. skattebetalingsloven 15-1 og Avskrivninger og ettergivelser 2015 Beløp kr. Ordinær avskriving Summarisk avskriving 0 Ifm. nedsettelse av pensjonsgivende inntekt 0 Ettergivelse 0 Totalt K e m n e r e n i K l æ b u Side 11

85 3.3 Innfordringens effektivitet Vurdering av resultater pr Personlige skattytere Restskatt person 2014 Innbetalt pr ,64 % Målkrav pr ,7 % Innfordret pr ,27 % Målkrav pr ,0 % Forskuddsskatt person 2015 Innbetalt pr ,90 % Målkrav pr ,3 % Upersonlige skattytere Restskatt selskap 2014 Innbetalt pr ,50 % Målkrav pr ,4 % Arbeidsgiveravgift 2015 Innbetalt pr ,96 % Målkrav pr ,9 % Forskuddsskatt selskap 2015 Innbetalt pr % Målkrav pr ,9 % Forskuddstrekk 2015 Innbetalt pr ,0 % Målkrav pr ,0 % Personlige skattytere For restskatt person oppnådde vi i 2016 vårt beste resultat hittil. Resultatet for innbetalt restskatt person ble 3,9 % høyere enn målkravet; resultatet for innfordret ble 30,3 % høyere enn målkravet. Resultatet for innbetalt forskuddskatt person ble 0,4 % lavere enn målkravet. Dette skyldes manglende innfordring av to restanser som til sammen utgjør ca. kr I større grad enn tidligere fokuserte vi på de største restansene og gjorde opp status månedlig. Vi benyttet oss av virkemidler som utleggstrekk, utleggsforretninger, tvangssalg og konkurs. Vi benyttet kontoutlegg i betydelig grad. Opplysninger fra A-ordningen har medført at vi kan nedlegge utleggstrekk raskere. Det ble ikke innvilget betalingsavtaler i Resultatoppnåelsen kan ses i sammenheng med andel skjønnsligninger for inntektsåret Erfaringsvis er det spesielt ressurskrevende å innfordre skjønnsfastsatte krav. Andel skjønnsfastsetting for 2014 var 1,79 %. Til sammenligning var andelen 2,78 % for inntektsåret K e m n e r e n i K l æ b u Side 12

86 3.3.3 Upersonlige skattytere Tre av fire målkrav for upersonlige skattytere ble innfridd. Resultatene for skatteartene forskuddsskatt upersonlig og forskuddstrekk ble bedre enn i Resultatet for arbeidsgiveravgift og restskatt upersonlig ble litt lavere enn i Målkravet for restskatt upersonlig ble ikke innfridd. Vi forsterket innsatsen mot eldre restanser i For kommunene Klæbu og Trondheim samlet, økte antall utleggsforretninger med 36 % sammenlignet med Totalt for begge kommunene ble det innfordret kr. 16,6 millioner ved utlegg i bankkonti. 3.4 Konkurser Begjæringer Konkursåpninger Skatteutvalget Det regionale skatteutvalget behandler søknader om ettergivelse av skattekrav etter innstilling fra kemnerkontoret. Dersom omsøkt hovedstol overstiger kr , er det skattekontoret som avgjør søknaden, men da med forslag fra skatteutvalget. Ettergivelse er i disse sakene begrunnet med hensynet til skyldner. Vilkårene følger av skattebetalingsloven År Antall saker Bruk av særnamskompetansen Skattebetalingsloven kapittel 14 tillegger kemnerkontoret særnamskompetanse. Dette innebærer myndighet til å foreta utleggsforretninger til sikring og inndrivelse av skatte- og avgiftskrav. Særnamskompetansen har stor betydning for Kemneren i Trondheimsregionen. Samtlige utleggsforretninger i 2016 ble avholdt uten involvering av namsfogden. Videre er det sendt pålegg om trekk i lønn i løpet av året. Det bemerkes at det også løper utleggstrekk fra tidligere år. Oppgitte tall er samlet for Trondheim og Klæbu. Ordningen muliggjør en effektiv prosess fra beslutning til gjennomføring. Dette gir oss raskest mulig innfordring og et fortrinn i dekningskappløpet. 86 K e m n e r e n i K l æ b u Side 13

87 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen En egen avdeling ved kontoret utfører stedlige kontroller (avdeling kontroll), mens en annen avdeling utfører kontormessig kontroll (avdeling bedrift). Avdelingene gjennomfører arbeidsgiverkontroll for kommunene Trondheim og Klæbu, samt stedlig kontroll for syv kommuner på Fosen. 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller Vi planla å gjennomføre 7 arbeidsgiverkontroller i Klæbu kommune i Det ble gjennomført 12 arbeidsgiverkontroller i løpet av året. 4.3 Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Styringsparametre og statistikk for kontroll Målkrav 2016 Antall arbeidsgivere i kommunen som har vært gjenstand for stedlig kontroll 5 % 8,6 % Avdekking inntekt Avdekking grunnlag arbeidsgiveravgift Antall kontroller med treff 50 % - Vedtak (beløp) fra skattekontoret som andel av forslag fra SKO (inntekt) 90 % - Vedtak (beløp) fra skattekontoret som andel av forslag fra SKO (grunnlag arbeidsgiveravgift) 90 % Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Avdelingen har gjennomført 12 arbeidsgiverkontroller, mens målsetningen var 7 arbeidsgiverkontroller. Avdelingen har således oppfylt målkravet fra Skatteetaten. Gjennomførte arbeidsgiverkontroller fordeler seg med 8 formalkontroller og 4 undersøkelseskontroller. 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører Avdelingen har i løpet av 2016 deltatt i følgende samarbeid med andre aktører: Samlokalisert A-krimgruppe Kontrollavdelingen deltar med 80 % stilling i en samlokalisert A-krimgruppe, samt har deltatt i felles aksjoner rettet mot bygg- og anleggsbransjen, bilbransjen og restaurantbransjen. Gruppen er et felles samarbeidsprosjekt i regionen med blant annet Skatteetaten, Politiet, Toll, Nav og Arbeidstilsynet. Samarbeidet er, etter vår vurdering, et viktig virkemiddel i arbeidet mot arbeidslivskriminalitet, hvor en av hovedmålsetningene er å sikre seriøse bedrifter gode 87 K e m n e r e n i K l æ b u Side 14

88 konkurranseforhold innenfor sine bransjer. Dette vil i så fall kunne bidra til en overordnet målsetning om korrekt innberetning til rett tid, selv om det arbeidet som utføres i dette samarbeidet i liten grad bidrar til å oppfylle målkravene fra Skatteetaten. Faggruppe arbeidsgiverkontroll Kontrollavdelingen deltar i en gruppe sammen med Skatteetaten og en annen skatteoppkrever. Gruppen skal foreslå tiltak som kan bidra til å utvikle arbeidsgiverkontrollen og som kan bidra til en bedre koordinering mellom arbeidsgiverkontrollen i regionen og Skatteetatens kontrollvirksomhet. Utplukk Kontrollavdelingen har vært representert i en gruppe hos Skatt Midt-Norge med formål å utarbeide utplukkslister for arbeidsgiverkontroll. Avdelingen har videre akseptert å delta i et pilotprosjekt vedrørende testing av nytt program som skal bidra til en forenkling og forbedring av utplukkprosessen, både med henhold på tidsbruk og med henhold på treff. Oppstart for denne piloten er satt til februar Kontrollforum Kontrollavdelingen deltar i kontrollforum, som er et formalisert samarbeid mellom de største arbeidsgiverkontrollene i Norge. Avdelingen arrangerte i forbindelse med dette en konferanse i november Gjennomførte informasjonstiltak Kontrollavdelingen har i 2016 gjennomført 8 informasjonskontroller hos nye arbeidsgivere i Klæbu. 88 K e m n e r e n i K l æ b u Side 15

89 Vedlegg Årsregnskap for Klæbu kommune detaljert for Avlagt etter kontantprinsippet Likvider Bank , ,19 Kontanter 0,00 0,00 Utbetalinger som ikke er gjennomført 0,00 0,00 Likvider , ,19 Skyldig skattekreditorene Int fordelt folketr arbavg , ,02 Int fordelt folketr medlavg , ,99 Int fordelt stat FS , ,99 Int fordelt til fylkeskomm , ,00 Int fordelt til kommunen , ,00 Int fordelt til stat TS mv , ,00 Mellomregnskapskonto , ,00 Oppgjørskonto RAFT , ,00 Skyldig skattekreditorene , ,00 Skyldig andre Diverse debitorer og kreditorer ,00 0,00 Innbetalinger ikke inntektsført -415, ,00 Uidentifiserte innbetalinger 0,00 0,00 Skyldig andre , ,00 Ikke fordelt til skattekreditorer Innestående margin , ,00 Udisponert resultat -0,18-1,19 Ikke fordelt til skattekreditorer , ,19 Innbetalt skatter og avgifter Arbeidsgiveravgift , ,69 Kildeskatt mv - 100% stat ,00 0,00 Personlige skatteytere , ,21 Tvangsmulkt ,00 Upersonlige skatteytere , ,99 Innbetalt skatter og avgifter , ,89 Renter Renteinntekter , ,29 Renteutgifter , ,18 Renter , ,11 Innfordring Innfordringsinntekter , ,78 Innfordringsutgifter 568, ,00 Innfordring , ,78 Fordelt skattekreditorene Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift , ,00 Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift , ,00 Fordelt til Fylkeskommunen , ,00 Fordelt til kommunen , ,04 Fordelt til Staten , ,00 Videresending plassering mellom kommuner ,06-697,95 Fordelt skattekreditorene , ,09 Ufordelt Krav som er ufordelt -1,01 0,69 Sum totalt 0,00 0,00 Trondheim 20. januar K e m n e r e n i K l æ b u Side 16

90 Forklaring til årsregnskapet Skatteregnskapet er avlagt etter kontantprinsippet. Skatteregnskapet viser skatter og avgifter mv som er innbetalt i løpet av regnskapsåret. Innbetalte skatter og avgifter mv er fordelt til kommunen, fylkeskommunen, folketrygden og staten (skattekreditorene), etter gjeldende fordelingstall. Sumlinjene i årsregnskapet Likvider Likvidene i skatteregnskapet består av bankbeholdning for skatt og eventuelt kontantbeholdning. Skyldig skattekreditorene Fordelingsoppgjøret til skattekreditorene for desember, står som gjeld i balansen pr Skatteoppkreveren skal utbetale fordelingsoppgjøret til skattekreditorene senest 10. januar. Dersom dette er et positivt beløp, har skatteoppkreveren en fordring på skattekreditorene. Skattekreditorene skal innbetale dette beløpet til skatteoppkreveren senest 20. januar. Skyldig andre Dette beløpet består av uidentifiserte og uplasserte innbetalinger, som ikke er fordelt til skattekreditorene. Udisponert resultat Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. Innbetalte skatter og avgifter, Renter, Innfordring Dette beløpet er innbetalt arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk fratrukket marginavsetning, forskuddsskatt for personlige og upersonlige skattytere, restskatt og overskytende forskudd for personlige og upersonlige skattytere, kildeskatt, samt renter og gebyrer. Fordelt til skattekreditorene Dette er innbetalte skatter og avgifter, renter og gebyrer som er fordelt til skattekreditorene. Krav som er ufordelt Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. 90 K e m n e r e n i K l æ b u Side 17

91 Korrupsjonsindeksen CPI 2016 er lansert Publisert Transparency International lanserte 25. januar Corruption Perceptions Index (CPI) for Indeksen rangerer 176 land etter nivået på opplevd korrupsjon i offentlig sektor, basert på en rekke uavhengige datakilder om hvert land. Nok en gang viser indeksen at det er store korrupsjonsutfordringer i land Norge samhandler med, sier generalsekretær Guro Slettemark i Transparency International Norge, og peker på land der norsk næringsliv opererer og utviklingsland som mottar norsk bistand. Det er en styrke ved det norske samfunnet at tilliten til offentlig sektor er høy, noe som igjen bekreftes i årets CPI, uttaler Slettemark. Samtidig er offentlig sektor i Norge stor, mangslungen og fremfor alt desentralisert. Også hos oss avdekkes det saker som illustrerer at korrupt praksis kan forekomme. Disse sakene understreker nødvendigheten av et våkent og aktivt antikorrupsjonsarbeid i både stat og kommune, legger hun til. Korrupsjon fortsatt utbredt i verden Norden kommer best ut 69 prosent av landene som inngår i CPI 2016 scoret under 50, på en skala fra null til hundre, der null indikerer svært mye opplevd korrupsjon, mens hundre indikerer svært lite korrupsjon. Resultatet viser hvor utbredt det er med ødeleggende korrupsjon rundt om i verden. I år er det flere land som forverrer sin posisjon på indeksen enn som forbedrer den. Danmark og New Zealand scorer best (90) på CPI 2016, tett fulgt av Finland (89) og Sverige (88). Norge kommer på sjetteplass, med 85 poeng, noe som er en nedgang på to poeng sammenlignet med Ingen land er helt frie for korrupsjon, men landene i toppen av rangeringen har viktige fellestrekk: Åpenhet i forvaltningen, pressefrihet, ivaretakelse av menneskerettigheter og et uavhengig rettssystem. For tiende år på rad kommer Somalia dårligst ut på indeksen, med ti poeng. Sør Sudan er nest dårligst (11), etterfulgt av Nord Korea (12) og Syria (13). Landene i bunnen av skalaen kjennetegnes ved utbredt straffrihet for korrupsjon, dårlig styresett og svake institusjoner. En del land i konfliktområder, særlig i Midt Østen, har falt markert på årets indeks. Qatar faller mest vertslandet for fotball-vm 2022 Qatar har hatt den sterkeste nedgangen sammenlignet med 2015, med et fall på ti poeng. Transparency Internationals styreleder, José Ugaz, uttaler at «FIFA-skandalen, undersøkelsene om tildelingen av fotball-vm 2022 til Qatar og rapporter om brudd på menneskerettigheter for migrantarbeidere har klart påvirket opplevelsen av landet.» Mye korrupsjon i land Norge samarbeider med Brasil er et viktig satsingsområde for norsk næringsliv. Landets score på indeksen har gått betydelig ned sammenlignet med for fem år siden, i takt med at den ene korrupsjonsskandalen etter den andre er avdekket, med toppolitikere og forretningsfolk involvert. Samtidig viser disse sakene at uavhengig rettsforfølgelse faktisk gjør det mulig å stille folk som tidligere er blitt ansett som urørlige, til ansvar for korrupsjon. I årets indeks scorer Brasil 40, i likhet med andre framvoksende økonomier som Kina og India. 91

92 Iran utpekes nå også som et viktig eksport- og investeringsområde for norske virksomheter, etter at sanksjonene er hevet, men scorer lavt på indeksen, med 29 poeng. Flere av landene som er store mottakere av norsk bistand, scorer også lavt på korrupsjonsindeksen, som f.eks. Afghanistan og mange av de afrikanske landene. Dette illustrerer at bistanden bør gå hånd i hånd med arbeidet for å fremme godt styresett. Les mer her: 92

93 Kommunene må mer ut på arbeidsplassene Kommunal Rapport :25 Kommunenes innsats mot arbeidslivskriminalitet må bli bedre, mener både Riksrevisjonen og Skattedirektoratet. Karl Børre Reite fra Skattedirektoratet oppfordrer kommunene til å styrke innsatsen mot svart økonomi, arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. o Skriv ut Det var en fullsatt sal med rundt 700 deltakere på Norges Kommunerevisorforbunds (NKRF) Kontrollutvalgskonferanse som fikk høre Anne Fikkan fra Riksrevisjonen og Karl Børre Reite fra Skattedirektoratet gjenta budskapet: Kommunenes innsats mot arbeidslivskriminalitet, som bestillere ved offentlige anskaffelser, kan og må bli bedre. Kommunene må mer ut på arbeidsplassene for å blant annet sjekke om arbeidstakerne har HMS-kort, om entreprenøren og arbeiderne er den de utgir seg for å være, mener Reite. I fjor fikk politiet, regjeringen, Arbeidstilsynet og kommunene det glatte lag fra riksrevisor Per-Kristian Foss for manglende innsats mot arbeidslivskriminalitet. Riksrevisjonen har gjennom sine undersøkelser avdekket at offentlige virksomheter ikke i tilstrekkelig grad etterlever regelverket som skal bidra til å forhindre sosial dumping ved offentlige anskaffelser. Kommunene kommer dårligere ut enn stat. Vel to tredeler av kommunene og de statlige virksomhetene har en strategi eller et overordnet styringsdokument for gjennomføring av anskaffelser. I 60 prosent av anskaffelsene er rutiner for å følge opp forskriftskravene lagt til grunn. Reite sitter i Sektretariatet for Samarbeid mot svart økonomi, som er en allianse mellom KS, LO, NHO, YS, Unio og Skatteetaten. Han sier det skjer mye for tiden, og tilsynsmyndighetene jobber mer sammen spesielt i de største kommunene. Jeg tror det er viktig at vi sørger for å løfte i flokk. Det betyr at en må vise vilje og retning, uttalte han. Vil gjøre Telemarksmodellen nasjonal Samarbeidet mot svart økonomi har utarbeidet 10 strategiske grep for å hindre svart økonomi og arbeidslivskriminalitet ved anskaffelser i kommuner og fylkeskommunene. Så langt har 60 kommuner, ifølge Reite, vedtatt de 10 strategiske grepene. Arbeidet med strategien startet opprinnelig i Telemark, gjennom den såkalte Skiensmodellen senere Telemarksmodellen. Nå vil Fellesforbundet i Telemark gjøre modellen nasjonal. Det framkommer av et brev fra Fellesforbundet i Telemark signert nestleder Arne Hagen at de er skuffet over Fellesforbundets ledelse og LO, som ikke ønsker et vedtak for Telemarksmodellen i Stortinget. I brevet skriver lokallaget at de mener Fellesforbundets ledelse og LO svikter i kampen for å gjøre Telemarksmodellen nasjonal. De vil jobbe videre på egen hånd og i samarbeid med lokale krefter gjøre modellen bedre fram mot LO-kongressen 8. mai. «Da kan LO vedta forslaget og bli den ledende aktør for et seriøst arbeidsliv og la det bli et viktig signal til partiene som ønsker vår støtte i stortingsvalget 2017», heter det i brevet. 93

94 Vanskelig å avdekke Til tross for gode retningslinjer, risikovurdering, strenge krav om blant annet færre leverandørledd og bedre kontroll, er det ifølge Anne Fikkan svært vanskelig å avdekke arbeidslivskriminalitet. Dette kunne ikke selv den beste rådmannen ha avdekket, uttalte hun da hun viste hvordan kriminelle entreprenører trikser med arbeidstakernes kontrakter for kunne utnytte dem på det groveste. Entreprenøren gjorde en feil og sendte det uoffisielle dokumentet til Arbeidstilsynet. Den viser at arbeidstakeren fra Litauen trues med straff dersom han ikke betaler månedlig husleie inn på et kontonummer. Ifølge den offisielle versjonen dekker arbeidsgiveren kost og losji. Dette er grov kriminalitet, og det er ikke et enestående tilfelle, sa Fikkan. Det er snakk om utnyttelse av mennesker på det groveste. Kriminelle som har funnet ut at istedenfor å rane en bank, så vil man bruke arbeidslivet og næringslivet som arena for å skaffe seg penger, minnet Reite om i sitt innlegg. De 10 strategiske grepene: 1. Ta et klart standpunkt: Still krav i kontraktene til leverandørene og underleverandørene der risikoen for svart økonomi og arbeidslivskriminalitet er størst. Ha egne rutiner for oppfølging og sanksjonering av kontraktsbrudd i anskaffelsene. Rapporter alle tilfeller av svart økonomi og arbeidslivskriminalitet til kontrollmyndighetene og/eller politiet. 2. Rett innsatsen der risikoen er størst: Bygg og anlegg, renhold, bilvask og bilpleie. 3. Gå konkret til verks. Sørg for at leverandører og underleverandører har lønns- og arbeidsforhold i orden, registrering, oppgavelevering og betaling av skatter og avgifter er i orden, at de har tilstrekkelig fagkunnskap på plass. Vit hvem man handler med og betaler til. 4. Begrens antall ledd i leverandørkjeden. 5. Sett krav til fagkunnskap. 6. Vit hvem som arbeider for oss. Kontraktsfest at alle underentreprenører i hele kontraktskjeden er kjent før arbeidet tar til. Ansatte på prosjektet skal være navngitt før oppmøte. Arbeidstakere skal bære gyldig HMS-kort. 94

95 Kommuner bryter lover og vedtekter for å få kontroll over millionverdier OPPDATERT: 31.JAN.2017 Daglig leder Bjørn Øiulfstad i Stiftelsesforeningen er overrasket over at politikerne ikke gjør hjemmeleksen sin når de skal behandle saker knyttet til stiftelser Fylker og kommuner trosser vedtekter og loven for å ta kontrollen over stiftelser og verdiene de sitter på. Stiftelsestilsynet mener politikere ofte mangler kunnskap om hva en stiftelse er. Det kan virke som om enkelte kommuner og fylkeskommuner ser på seg selv som hevet over loven fordi de er offentlige, sier daglig leder Bjørn Øiulfstad i Stiftelsesforeningen. Både foreningen og Stiftelsestilsynet har de siste årene registrert flere saker der det offentlige ser bort fra selve grunnpilaren i stiftelsesinstituttet: Stiftelser eier seg selv. I stedet gjøres det politiske vedtak om enkeltstiftelser som strider mot både vedtekter og stiftelsesloven. Vi ser gjentatte ganger at det er behov for kunnskap om hva en stiftelse faktisk er, sier seniorrådgiver Karsten Karlsen Sunde i Stiftelsestilsynet. FAKTA: STIFTELSER HAR INGEN EIERE En stiftelse er en formuesverdi (penger, eiendom, aksjer, eiendeler) som ved testament, gave eller annen rettslig disposisjon blir stilt selvstendig til rådighet for et bestemt formål av ideell, humanitær, sosial eller annen art. Kjernen i stiftelsesbegrepet det som skiller stiftelser fra andre rettsdannelser er at formuen må være stilt selvstendig til rådighet for formålet. Det betyr at den som gir en formuesverdi til en stiftelse ikke lenger har rådighet over det som er overført til stiftelsen. Oppfyller rettsdannelsen kriteriene ovenfor, er det en stiftelse, uavhengig av om den betegnes som legat, fond, institusjon eller lignende. En stiftelse har ingen eiere eller medlemmer og dermed heller ingen generalforsamling. Styret er stiftelsens bestemmende organ. Hvordan styremedlemmene velges, varierer. Stiftelsestilsynet fører tilsyn og kontroll, og skal påse at forvaltningen av stiftelsene skjer i samsvar med stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven. Nylig avgått styreleder Berit Wennersberg i Stiftelsen Kulturkvartalet i Ålesund,opplevde at fylkestinget valgte hennes etterfølger. Overså vedtekter og valgte politiker som ny styreleder Ett av de ferskeste eksemplene er fra Møre og Romsdal. Der vedtok fylkestinget i fjor hvem som skal være styreleder i Stiftelsen Kulturkvartalet, en stiftelse som inkluderer det nasjonale Jugendstilsenteret. Den tidligere styrelederen mener det ofte er administrasjonen som misforstår rollen sin i slike saker. De tror de kan gjøre som de selv vil med stiftelser, fordi det offentlige bevilger penger til dem og kanskje har vært med på å opprette dem. Når sakene så kommer til politisk behandling, følger ofte politikerne lojalt innstillingen fordi de kanskje heller ikke forstår rollene sine i denne type saker, sier Berit Wennersberg, tidligere styreleder i stiftelsen. 95

96 Fylket var i sin tid en av oppretterne av denne stiftelsen, men har ingen myndighet til å velge styreleder. Det er et eget råd som skal gjøre det. Likevel vedtok fylket å bytte ut Wennersberg med en fylkespolitiker. Vi følte vi ikke hadde noe annet valg enn å gå for den personen som fylkestinget hadde valgt, sier rådets leder Terri-Ann Senior i ettertid. For noen år siden vedtok også fylkestinget endringer i stiftelsens vedtekter. Det har ikke fylkespolitikerne anledning til, og disse vedtektene er heller ikke blitt godkjente. To alvorlige overtramp, mener daglig leder Bjørn Øiulfstad i Stiftelsesforeningen. En stiftelse har ingen eiere, og oppretteren har ikke lenger rådighet over verdiene fra det øyeblikket stiftelsen er etablert. Da er styret stiftelsens bestemmende organ, og styremedlemmene har ansvaret for å forvalte stiftelsen i tråd med dens vedtekter. Lotteri- og stiftelsestilsynet Tilsynet: Stiftelsens interesser går foran Museumsstiftelser som Kulturkvartalet i Ålesund er en type stiftelser som er spesielt utsatt for politisk overstyring. Bakteppet er som regel politiske ønsker om sammenslåing eller økt kontroll. En annen utsatt gruppe av stiftelser, er boligstiftelser. Disse kan ha blitt opprettet i økonomisk trange tider, blant annet for å få lån. Etter noen år kan forutsetningene ha endret seg, og verdiene blir forsøkt tilbakeført til kommunen. Flere kommuner har søkt om å avvikle stiftelser fordi politikerne «ikke ser behovet for dem». I søknadene blir det blant annet hevdet at de skaper økt byråkrati. Vi ser at enkelte søknader ikke først og fremst er begrunnet ut fra stiftelsens ståsted, men påvirket av kommunenes interesser. Disse søknadene avslår vi, sier Karsten Karlsen Sunde i Stiftelsestilsynet. Dobbeltroller og ønske om mer direkte styring Problemstillinger rundt det offentliges forhold til stiftelser har kommet opp til overflaten i flere saker de siste årene: En kommunaldirektør i Trondheim var i 11 år styreleder i Kong Carl Johans arbeidsstiftelse i Trondheim - en stiftelse som har avtaler med kommunen om drift av sosiale botilbud. Dobbeltrollen ble kritisert, og kommunerevisjonen undersøkte Trondheims kommunes forhold til stiftelsen. -Det er blitt skapt en usikkerhet rundt habilitet som er uheldig. Slike dobbeltroller bør derfor unngås i fremtiden, erkjente bystyret etter at rapporten fra revisjonen ble lagt frem. Trysil og Engerdal kommuner har forsøkt å avvikle en museumsstiftelse for å få en mer direkte linje til museumsdriften. Det er viktig med regler knyttet til avvikling av stiftelser, men vi mener formålet til stiftelsen blir videreført gjennom de avtaler som vi akter å inngå, forklarer ordfører i Engerdal, Lars Erik Hyllvang (Sp). Flere kommuner opprettet boligstiftelser, blant annet for å få lån i Husbanken. De siste årene har mange av dem, som Harstad, Nord-Fron, Drangedal og Høyanger, ønsket å avvikle dem og overføre verdiene til kommunen. -Hadde vi visst det vi vet i dag, så hadde vi gjort det annerledes. Stiftelsen går med overskudd - med penger fra kommunen - mens kommunen selv går på sparebluss. Men 96

97 vi har respekt for loven, og vi har slått oss til ro med at vi ikke får avviklet stiftelsen. Nå håper vi å få endret formålet, opplyser ordfører Petter Sortland (Ap) i Høyanger. Fylkesordfører: Vi gir penger og må ha styrelederen Fylkesordfører Jon Aasen (Ap) i Møre og Romsdal opplyser at valget av styreleder i Stiftelsen Kulturkvartalet ble foretatt som en del av konstitueringen av fylkestinget. Ifølge Aasen var det Høyre som denne gangen krevde styrelederen. Vi er den store bidragsyteren til stiftelsen. Det sier seg selv at vi har styrelederen, mener Aasen. Men dere hadde ikke styrelederen i forrige periode, og nå tok dere et aktivt grep i fylkestinget ved å velge styreleder. Det har dere ikke anledning til, ifølge vedtektene? Jeg skjønner flisespikkeriet her. Rådet kunne ha valgt en annen leder uten at vi kunne gjort noe, men fulgte vårt valg i lojalitet til eieren. Men stiftelser har ingen eiere? Nei, jeg vet at stiftelser eier seg selv, men den må ha ryggdekning for det den gjør. Og er det unaturlig at vi har styrelederen? Jeg synes ikke det. Lederen i Stiftelsesforeningen, Bjørn Øiulfstad, mener fylkesordførerens svar avdekker manglende respekt for spillereglene og regelverket. En stiftelse skal etterleve formålet på selvstendig grunnlag, ikke søke «ryggdekning» fra oppretter, understreker han. Oppretter har gitt fra seg eierrådigheten Seniorrådgiver Karsten Karlsen Sunde i Stiftelsestilsynet understreker at lojaliteten til styremedlemmene i en stiftelse skal ligge i stiftelsen - ikke hos den som har oppnevnt styremedlemmene. -Når de er valgt, representerer de stiftelsen og ingen andre, sier han. Stiftelsestilsynet Det offentlig har vært med på å opprette en rekke stiftelser, spesielt innenfor museumsog kunstfeltet. Men når dette gjøres, har det noen konsekvenser. Når man først har valgt å etablere en stiftelse, har det offentlige også gitt fra seg eierrådigheten. Det gjelder uavhengig om det er en privatperson eller et offentlig organ som har opprettet stiftelsen, sier Karsten Karlsen Sunde i tilsynet. Men tilsynet påpeker at det ikke bare er oppretteren som har et ansvar for denne uavhengigheten. Styret i stiftelsene må også ha kompetanse og styrke til å holde oppretteren unna. Det er styret som er det øverste organet i en stiftelse. De har siste ordet, så lenge de holder seg innenfor vedtektene, sier Karlsen Sunde. 97

98 Kritisk til ny varslingsordning i Tromsø Kommunal Rapport Tidligere varsler Cecilie Lanes og leder Bjørn Willumsen i Fagforbundet krever at politikerne sørger for et uavhengig, eksternt varslingsombud etter den mye omtalte varslingssaken i Tromsø. En Fafo-rapport fra 2016 tegner et dystert bilde av varslerkulturen i offentlig sektor. En snau halvpart av de som har vært vitne til kritikkverdige forhold, valgte ikke å varsle. Årsaken er ifølge rapporten hovedsakelig frykt for represalier eller personlige belastninger. Det er også noe Cecilie Lanes og Bjørn Willumsen, leder i Fagforbundet i Tromsø, kjenner seg igjen i. Det var så ille høsten 2006 at vi gikk ut og advarte mot varsling. Vi sa heller «kom til oss eller skift arbeidsplass». Fordi det var helsefarlig. Jeg har sett varslere som har blitt uføretrygdet, uttalte Willumsen under en debatt på Norges Kommunerevisorforbunds Kontrollutvalgskonferanse onsdag. Temaet for debatten var varsling i flyktningetjenesten i Tromsø kommune. Varslet siden 2003 Lanes representerer den såkalte 13-gruppen i Tromsø, en gruppe bestående av tidligere ansatte i flyktningetjenesten i kommunen. De skrev bekymringsmelding til politikerne om varsling over lang tid, helt tilbake til Varslingene skal ikke ha blitt registrert, og det skjedde lite før skatteetaten avdekket underslag i 2015, med det resultat at en tidligere ansatt i flyktningetjenesten er dømt til nesten 3 års fengsel. Først etter dette kom kontrollutvalget på banen og granskningsrapport ble bestilt. Den konkluderte med grove brudd på lov om offentlige anskaffelser. Ekstern og uavhengig Administrasjonen fikk i oppgave å utforme nye retningslinjer for varsling i kommunen. Svaret fra administrasjonssjefen, som snart skal behandles av kontrollutvalget, er lite betryggende, mener Lanes og Willumsen. De savner en ekstern og uavhengig varslingsinstans. I brevet foreslås det blant annet å fjerne hovedverneombudet og ansattrepresentanten fra den interne varslingsgruppen. Det gamle varslingssekretariatet avvikles og erstattes med et nytt med en jurist og en avdelingsdirektør. Jeg er ikke trygg på at det blir tryggere å varsle, uttalte Willumsen. Det er kontrollutvalgsleder Rolleif Lind (H) enig i. Det blir ikke tryggere å varsle i Tromsø slik brevet er formulert. Men i anstendighetens navn: Dette er ikke ferdig utarbeidet av administrasjonssjefen. Trygghet og tillit Administrasjonssjef Britt Elin Steinveg minner også om at de nye varslingsrutinene ikke er ferdigbehandlet. Hun forteller at det har vært arbeidet i en partssammensatt arbeidsgruppe og saken har vært drøftet med tillitsvalgte. Forslaget skal igjen drøftes før de nye rutinene skal til politisk behandling. - Å sikre et godt og trygt arbeidsmiljø er et arbeidsgiveransvar og arbeidsgiver skal ha et system for oppfølging. I retningslinjene er det beskrevet hva som er varsling og rutiner for håndtering av varslinger, også ivaretakelse av varsler. Vår vurdering er at foreslått 98

99 ruiner vil ivareta varsler og de er ikke til hinder for at vi kan trekke inn eksterne til å bistå kommunen i prosessen, sier Steinveg til Kommunal Rapport. - Vår måte å håndtere denne type saker på skal gjenkjennes av trygghet og tillit. Derfor tar vi med oss alle innspill i prosessen. Når nye retningslinjer er på plass, vil både varsler, den det varsles om og arbeidsgiveransvaret være i varetatt. Lavere varslingseffekt 21 prosent av de ansatte i kommunesektoren som deltok i Fafos undersøkelse fra 2016 svarte at de har vært vitne til, avdekket eller opplevd kritikkverdige forhold. Om lag halvparten har varslet. 33 prosent svarte at det hjalp å varsle. Varslingseffektiviteten var langt lavere i 2016 enn det vi har funnet før, uttalte forskningssjef Sissel Trygstad i Fafo i sitt innlegg. Hun hadde følgende råd til de rundt 700 oppmøtte: Få på plass en ordning som gjør at varslerne får tilbakemelding. Undersøk hvilke reglementer kommunen har. (Det er en jungel der ute og mye er ikke lov sett opp mot Grunnlovens 100, ifølge Trygstad). 99

100 Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities 100

101 Innhold Selskapsformer og alternative organisasjonsformer God folkevalgt styring 4 7 ANBEFALINGER 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte 2. Vurdering og valg av selskapsform 3. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 4. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 5. Utarbeidelse og revidering av styringsdokumenter 6. Eiermøter 7. Eierorganets sammensetning og funksjon 8. Gjennomføring av generalforsamlinger og representantskapsmøter 9. Sammensetningen av styret 10. Valgkomite og styreutnevnelser 11. Kjønnsmessig balanse i styrene 12. Rutiner for å sikre riktig kompetanse i selskapsstyrene 13. Styresammensetning i konsernmodell 14. Oppnevnelse av vararepresentanter 15. Habilitetsvurderinger 16. Godtgjøring av styreverv 17. Registrering av styreverv 18. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter 19. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 20. Særlig om administrasjonssjefens rolle i kommunale foretak 21. Utøvelse av tilsyn og kontroll

102 Innledning KOMMUNER HAR STOR FRIHET til å organisere tjenestene slik de finner det hensiktsmessig enten som del av kommunen som juridisk person eller gjennom etablering av selvstendige rettssubjekter. Når en kommune organiserer tjenesteproduksjonen innenfor kommunen som organisasjon, gjelder de styringssystemer som følger av kommuneloven 1. Kommunestyret har i utgangspunktet all beslutningsmyndighet, og kommunen har en hierarkisk organisasjonsstruktur. Norske kommuner kan velge å legge deler av virksomheten i egne selskaper. Når deler av virksomheten legges over i egne rettssubjekter som for eksempel aksjeselskaper eller interkommunale selskaper, må styringssystemene følge den aktuelle lovgivningen. Kommunestyrets styring av selskapet må utføres i selskapets eierorgan. Kommunestyret har likevel det overordnede ansvaret for hele kommunens virksomhet, også den som drives av de kommunaleide selskapene. At virksomheter eller tjenester skilles ut og legges i selskaper innebærer at betingelsene for folkevalgt styring og kontroll endres. Slik disse selskapene er organisert, skal selskapets ledende organer ha betydelig grad av frihet til å drive virksomheten. Lovfestede bestemmelser og vanlige normer for god selskapsstyring setter grenser for hvor mye kommunene som eier disse selskapene kan og bør involvere seg i selskapenes virksomhet. Anbefalingene for godt eierskap, god selskapsledelse og god kontroll av kommunale og fylkeskommunale selskaper og foretak begrenser seg til interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskaper (AS) og foretak etter kommunelovens kapittel 11. Kommuner har også anledning til å etablere stiftelser og samvirkeforetak, men disse organisasjonsformene har mindre omfang, og omtales bare kort. Samarbeid etter 27 i kommuneloven har historisk vært en mye brukt hjemmel for interkommunalt samarbeid. I dag benyttes organisering i henhold til 27 i liten grad innenfor oppgaver av forretningsmessig karakter, og denne samarbeidsformen omtales derfor ikke nærmere her. I teksten brukes kommuner om både fylkeskommuner og kommuner Med vennlig hilsen LASSE HANSEN Administrerende direktør 1 Kommunale foretak (KF) er en del av styringssystemet i kommunen, og er ikke et eget selskap. Anbefalingene er primært tilpasset selskaper. Anvendt på kommunale foretak (KF) må noen av anbefalingene leses med 102 dette forbehold. 3

103 Selskapsformer og alternative organisasjonsformer Det er i hovedsak to muligheter som benyttes av kommunene ved utskilling av virksomhet: Interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskap (AS). INTERKOMMUNALE SELSKAPER (IKS) Et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper kan bare opprettes av kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper. Deltakerne har samlet sett et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser 2. Selskapets eierorgan og øverste myndighet er representantskapet. Deltakerne skal opprette en skriftlig selskapsavtale. Forvaltningen av selskapet ligger hos styret og daglig leder. Deltakerkommunene utøver eierstyring gjennom sine valgte medlemmer i representantskapet. Hver enkelt deltaker skal ha minst en representant i representantskapet. Kommunestyret har instruksjonsrett overfor sine medlemmer i representantskapet. Representantskapet velger også styret. Styret skal ha minst tre medlemmer, og omfattes av kravet om balansert kjønnsrepresentasjon, det vil si minimum 40 % av hvert kjønn. Daglig leder eller medlemmer av representantskapet kan ikke være medlem av styret. Representantskapet som eierorgan utøver kontroll over styret på flere måter: bestemmer sammensetningen av styret kan instruere styret og omgjøre beslutninger kan gjennom selskapsavtalen fastslå at nærmere angitte saker må godkjennes i representantskapet AKSJESELSKAP Et aksjeselskap kan eies av en kommune eller fylkeskommune alene, sammen med andre kommuner og fylkeskommuner eller sammen med private rettssubjekter. I et AS har eierne begrenset økonomisk risiko for selskapets økonomiske forpliktelser. Selskapets øverste eierorgan er generalforsamlingen. Gjennom generalforsamlingen, utøver eierne den øverste myndigheten i selskapet. Her kan eierne gjennom vedtekter, instrukser og andre generalforsamlingsvedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder. Det er generalforsamlingen som velger styret. Selskapet ledes av styret og daglig leder. Styret har det overordnede ansvaret for at selskapet drives i samsvar med eiernes formål og innenfor rammen av lovverket. Styret har også en viktig funksjon for å sikre strategisk planlegging for selskapet. Daglig leder skal forholde seg til de pålegg og retningslinjer som styret har gitt. 2 KMD sendte i november 2014 forslag til endringer i lov om interkommunale selskap ut på høring. Høringsnotatet inneholder forslag om at IKS-lovens ansvarsregler erstattes av nye regler om begrenset deltakeransvar. Forslaget er pr november 2014 fortsatt under behandling

104 IKS AS STIFTELSER 104

105 SELSKAPSFORMER OG ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER Kommunene har også anledning til å velge noen andre organisasjonsformer. KOMMUNALT FORETAK Når kommunen ønsker å gi en virksomhet en noe mer selvstendig stilling enn det som gjelder i den tradisjonelle etatsmodellen, kan det etableres et kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Foretaket er ikke en egen juridisk person, men del av kommunen som rettssubjekt. Kommunen er part i alle avtaler og hefter for foretakets forpliktelser. I motsetning til utskilling ved bruk av aksjeloven og lov om interkommunale selskaper, vil de ansatte fortsatt ha kommunen som arbeidsgiver. Foretaket ledes av et styre, som er utpekt direkte av kommunestyret. Daglig leder står i linje under styret, som igjen er underlagt kommunestyret. Foretakene er på denne måten direkte underlagt kommunestyrets budsjettmyndighet. Rådmannen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder 3. SAMVIRKEFORETAK Kommuner kan også delta i samvirkeforetak. Et samvirkeforetak er ikke et selskap. Samvirkeforetak har medlemmer, men ikke eiere, og styres av de som handler med foretaket og som dermed har direkte nytte av den virksomhet som drives. Samvirkeforetak har ikke fritt omsettelige eierandeler og kan følgelig ikke kjøpes opp. På årsmøtet samvirkets øverste organ fattes beslutninger som hovedregel ut fra prinsippet om ett medlem, én stemme. Det er lov om samvirkeforetak (samvirkelova) av 29. juni 2007 nr. 81 som regulerer denne organisasjonsformen. STIFTELSER Kommuner og fylkeskommuner kan også opprette stiftelser. En stiftelse er et selvstendig rettssubjekt. Som stifter av en stiftelse kan kommunen verken utøve styring over stiftelsens virksomhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens overskudd (ta utbytte). Stifterne kan ikke løse opp stiftelsen. Stiftelse er bare en hensiktsmessig organisasjonsform der det er ønske om å gjøre virksomheten helt uavhengig av kommunen. Det er lov om stiftelser (stiftelsesloven) av 15. juni 2001 nr. 59 som regulerer denne organisasjonsformen. ALTERNATIVE ORGANISASJONSMODELLER KOMMUNE FORETAK 27 STYRE IKS SAMVIRKE AS STIFTELSE Økende grad av selvstendighet 3 Det er et unntak fra hovedregelen om at administrasjonssjefen ikke har instruksjonsmyndighet overfor daglig leder. Etter kommuneloven 72 nr 1 kan administrasjonssjefen instruere daglig leder om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken

106 GOD FOLKEVALGT STYRING God folkevalgt styring Selv om deler av virksomheten er lagt ut i et selskap, har kommunestyret det overordnede ansvaret. Det er derfor viktig å opprettholde god folkevalgt styring. God folkevalgt styring defineres gjerne gjennom fire standarder 4 : PÅLITELIG STYRE preges av likebehandling, politisk redelighet og respekt for spilleregler. Denne standarden berører kommunepolitikkens allmenne omdømme. Det handler om innbyggernes tillit til at de behandles likt i de kommunale beslutningsprosessene. politiske styringen av administrasjonen og at kommunen leverer resultater innbyggere og folkevalgte er tilfreds med. Forskning 5 viser videre at administrasjonen har en viktig støttefunksjon for at de folkevalgte skal kunne ivareta sine roller på en god måte. ANSVARLIG STYRE fremmer oversiktlig politikk og informerte innbyggere som grunnlag for deres kontroll med de folkevalgte. Et ansvarlig styre skal sørge for at innbyggerne har tilstrekkelig informasjon til å følge med i politikken og stille de styrende til ansvar. BORGERNÆRT STYRE stimulerer innbyggernes interesse for og engasjement i lokalpolitikken gjennom høringskanaler og muligheter for debatt og deltakelse. Ved borgernært styre er det etablert kanaler for innbyggermedvirkning i beslutningsprosessene, også i prosesser der det ikke er lovpålagt. For at de folkevalgte skal kunne påvirke og styre selskapene i tråd med de formål som er satt, er det viktig å være bevisst de mulighetene som finnes i å styrke kunnskapen og oppmerksomheten rundt eierskapspolitikken blant et bredt utvalg av de folkevalgte, og at den gis en bred og helhetlig politisk prosess. Et grep for å sikre dette, kan være å forankre eierskapspolitikken i kommuneplanen. EFFEKTIVT STYRE: Folkevalgte har god styring, og leverer resultater. Et effektivt styre kjennetegnes bl.a. ved ryddige forhold i den 4 Baldersheim og Rose NIBR-rapport 2015:1 Kommunale selskaper og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap 106 7

107 107 Foto: Hagen Røe

108 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll ANBEFALING 1: OBLIGATORISK OPPLÆRING AV OG INFORMASJON TIL FOLKEVALGTE Kommunene bør som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden. Det anbefales også at det nye kommunestyret tidlig i perioden får en oversikt over status for selskapene. Det er viktig at kommunestyrene som eiere får kunnskap og innsikt i omfanget av selskapsorganisering og de styringsmuligheter man har for de selskapene kommunen har eierandeler i. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de ulike rollene man har som folkevalgt, som styremedlem eller som medlem av representantskap eller generalforsamling. De folkevalgte må ha en bevissthet om roller, styringslinjer og ansvarsfordeling. Det anbefales at kommunestyret gis tid til kompetanseutvikling som ledd i å styrke det kommunale eierskapet gjennom opplæring eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i løpet av de første 6 månedene og etter 2 år. ANBEFALING 2: VURDERING OG VALG AV SELSKAPSFORM Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset selskapets formål, eierstyringsbehov, samfunnsansvar, hensynet til innsyn, markedsforhold og det aktuelle lovverket. Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av kommunens samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disposisjoner og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaler overfor omverden og styrke kommunens omdømme. Når deler av virksomheten skal legges ut i et selskap, og selskapsformen diskuteres, bør kommunestyret med utgangspunkt i selskapets formål, vurdere hvilket styringsbehov kommunen har. Forvaltningsloven gjelder for all virksomhet som drives innenfor kommunen som eget rettssubjekt, inkludert kommunale foretak. Selskaper omfattes som utgangspunkt ikke av forvaltningsloven, men dersom de har så tett tilknytning til 108 9

109 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL forvaltningen at de kan anses å være «organer for stat eller kommuner», vil forvaltningsloven likevel gjelde. Grensedragningen beror på en helhetsvurdering. Relevante vurderingstemaer er selskapsform, formålet og bakgrunnen for opprettelsen, hva slags virksomhet selskapet driver, om selskapet har monopolvirksomhet, og om den må regnes som et ledd i gjennomføringen av kommunal politikk. Det sentrale vurderingstemaet vil være hvor sterk reell tilknytning det er mellom selskapet og forvaltningen. ANBEFALING 3: FYSISK SKILLE MELLOM MONOPOL OG KONKURRANSE- VIRKSOMHET Selskaper som opererer i et marked i konkurranse med andre aktører i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut den markedsrettede delen av virksomheten for å unngå rolleblanding og kryssubsidiering. Offentlighetsloven gjelder for kommunalt eide selskaper dersom det offentlige har eierandeler som gir rett til mer enn halvparten av stemmene i det øverste organet, eller direkte eller indirekte har rett til å velge mer enn halvparten av medlemmene med stemmerett i det øverste organet. Offentlighetsloven gjelder likevel ikke for offentlig eide selskaper som hovedsakelig driver næringsvirksomhet i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private. Ved utskilling av virksomhet i selvstendige rettssubjekter vil konkurranseregelverket som Norge er bundet av gjennom EØS-avtalen legge føringer for valg av selskapsform og drift. Selskapsformen er også viktig for mulighet og ønske om politisk styring og kontroll, og hvorvidt selskapet skal ta risiko og operere i et marked. Et aktivt eierskap vil gi viktige signaler overfor omverden og styrke kommunens omdømme. Noen kommunalt eide selskaper er tildelt oppgaver i egenregi eller har enerett på å utføre visse oppgaver, samtidig som de utfører andre tjenester i konkurranse med andre. Dersom selskapet i tillegg konkurrerer med private selskaper, kan det oppstå spørsmål om den delen av selskapet som konkurrerer i markedet mottar en eller annen form for offentlig støtte, og om denne støtten eventuelt er i strid med regelverket om offentlig støtte. Det sentrale er at selskapets konkurranseutsatte virksomhet ikke subsidieres, for eksempel ved at virksomheten benytter selskapets administrative støttefunksjoner og/eller utstyr fra den fullfinansierte delen av selskapet (kryssubsidiering). Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personellmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Det må som et minimum føres separate regnskaper, med korrekt allokering av inntekter og utgifter i regnskapet, for å unngå kryssubsidiering mellom den skjermede og den konkurranseutsatte delen av virksomheten. Det vil imidlertid være betydelig enklere å unngå kryssubsidiering dersom man skiller den

110 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Kommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper. konkurranseutsatte delen ut i et eget selskap. Dette utelukker ikke i seg selv ulovlig offentlig støtte, men vil kunne gjøre virksomheten mer transparent og dermed gjøre det lettere å påvise at det ikke skjer. ANBEFALING 4: UTARBEIDELSE AV EIERSKAPSMELDINGER Kommunestyrene bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Disse prinsippene bør gjenspeile selskapet sett i sammenheng med kommunens totale virksomhet og være kommunisert og tilgjengelig, ikke bare for selskapets organer, men også for kommunens innbyggere. Eierskapsmeldingen gir også et godt grunnlag for en politisk gjennomgang av all virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter. Eierskapsmeldingen skal behandles i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal primært omhandle selskapene der kommunen er hel- eller deleier, men bør også reflektere styringen av de interkommunale samarbeidene. Eierskapsmeldingen bør minimum ha disse hovedpunktene: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens prinsipper for eierstyring 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. En eierskapsmelding vil sikre et grunnlag for nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre de folkevalgtes ansvar. Den vil også bidra til å skaffe oversikt over kommunens samlede virksomhet og bidra til mer åpenhet overfor omverden

111 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Det bør også utarbeides en felles eierskapsmelding hvis kommunen er medeier i flere selskaper sammen med andre kommuner. En slik eierskapsmelding vil sikre felles føringer fra eierne der det er mulig. ANBEFALING 5: UTARBEIDELSE OG REVIDERING AV STYRINGS- DOKUMENTER Kommunestyret skal utarbeide og bør jevnlig revidere styringsdokumentene og avtalene som regulerer styringen av selskapet. Kommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper. være hensiktsmessig å utarbeide andre styringsdokumenter. Disse er ikke lovfestet, men er ment å sikre bevist eierstyring og å tilstrebe åpenhet og gjennomsiktighet i kommunal tjenesteproduksjon når den er organisert i selskaper. Det er først og fremst eierne, det vil si de folkevalgte, som har behov for slike dokumenter. ANBEFALING 6: EIERMØTER KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapet. Et eiermøte er et møte mellom representanter fra kommunen som eier, styret og daglig leder for selskapet. Når kommunestyret har valgt å legge en del av sin virksomhet inn i et selskap, medfører det også overføring av styringsrett til virksomheten. Oppgaven til selskapets styre og administrasjon er å trekke opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eieren/eierne. Det er denne ytre rammen som er eierstrategien, og innenfor den skal selskapet ha betydelig grad av spillerom. Selskapsstrategier er en felles betegnelse for strategiene som har sin forankring i selskapet. Noen ganger har eierne behov for å diskutere strategier seg imellom uten å treffe formelle beslutninger, og dette bør kunne gjøres uten å måtte innkalle til møte i generalforsamlingen eller representantskapet etter de formelle reglene i loven. Et eiermøte er ikke lovregulert og er bare en uformell arena der det ikke skal treffes vedtak. I tillegg bør det ikke legges føringer eller «gis signaler» i eiermøtene som kan anses å gripe inn i styrets myndighetsområde. Eiermøtene er uforpliktende for eierne og for selskapet. Vedtektene for aksjeselskaper og kommunale foretak, samt selskapsavtalen for IKS regulerer viktige sider ved selskapenes og det kommunale foretakets rettsforhold. Hovedintensjonen er å regulere forholdet mellom eierne og mellom eierne og selskapet, eller interne forhold i virksomheten. For å underbygge vedtektene/ selskapsavtalen og regulere styringen kan det

112 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL

113 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. 113

114 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 7: EIERORGANETS SAMMEN- SETNING OG FUNKSJON Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av kommunestyrets vedtak. Samhandlingen mellom kommunestyret og eierorganet er ikke regulert. Eierstyringen skal skje gjennom eierorganet for selskapene og gjennom kommunestyret for foretakene. For selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom kommunestyre og eierorganet som forankres i eierskapsmeldingen. Oppnevnelse av sentrale folkevalgte til eierorganet vil bidra til å forenkle samhandlingen og kommunikasjonen mellom kommunestyret og eierorganet. Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Ordfører eller andre kommunestyrerepresentanter må gis fullmakt for å kunne stemme på generalforsamling. Medlemmer av et representantskap (IKS) er valgt av kommunestyret etter kommunelovens regler, og i motsetning til aksjeloven, kan ikke andre møte etter fullmakt. Det bør derfor utnevnes varamedlemmer for representantskapsmedlemmene. ANBEFALING 8: GJENNOMFØRING AV GENERALFORSAMLINGER OG REPRESENTANTSKAPSMØTER De formelle eiermøtene er generalforsamling eller representantskap. Det er styret som innkaller. Bestemmelser om innkallingsfrist bør tas inn i vedtektene, slik at det tas hensyn til kommunens behov for å ha tid til å behandle aktuelle saker. Styreleder og daglig leder har plikt til å delta på generalforsamlingen i aksjeselskap. Andre styremedlemmer har rett, men ikke plikt. Revisor har rett til å være tilstede og noen ganger plikt når de saker som skal behandles gjør dette nødvendig. For interkommunale selskap har styrets leder og daglig leder plikt til å være tilstede på representantskapsmøtet. Dette gjelder ikke for revisor, men det anbefales å følge aksjelovens regler på dette punkt. Gjennom IKS-loven er representantskapet tillagt flere oppgaver enn generalforsamlingen i et aksjeselskap. Representantskapet skal fastsette budsjett, økonomiplan og regnskap. Vedtak om salg eller pantsetting av fast eiendom eller andre større investeringer er også tillagt representantskapet. Disse bestemmelsene gir i utgangspunktet representantskapet større innflytelse over forvaltningen av selskapet enn generalforsamlingen i et aksjeselskap. Dersom formålet med selskapet er rene driftsoppgaver er det ingen ting i veien for at administrasjonen sitter i eierorganet

115 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 9: SAMMENSETNINGEN AV STYRET Det er eiers ansvar å sørge for at styrets kompetanse samlet sett er tilpasset det enkelte selskaps virksomhet. Det anbefales at kommunen sikrer opplæring av styremedlemmene. Styret skal gjenspeile og representere selskapets behov og bør ha forskjellig og supplerende kompetanse innen økonomi, organisasjon og om markedet som selskapet opererer i. Videre bør styret inneha faglig innsikt og ha en interesse for selskapets formål. Kommunen må selv definere hva slags kompetanse og kapasitet som forventes av styremedlemmene. Et godt utgangspunkt for denne vurderingen kan være selskapets formålsparagraf, de langsiktige strategiene som er lagt for selskapet og situasjonsbestemte forhold de nærmeste årene. Det bør tilstrebes en sammensetning med komplementær kompetanse og erfaring. Det er viktig å oppnevne styremedlemmer som kan sikre styrets kontrollfunksjon overfor daglig leder. Styreverv i selskaper er et personlig verv. Medlemmer av selskapsstyrer representerer bare seg selv, ikke noen av eierne, og skal ivareta selskapets interesser til det beste for alle eierne. Det betyr at man ikke representerer verken partier, kommunen eller andre interessenter, men ivaretar selskapets interesser og eierne kollektivt på best mulig måte, ut fra selskapets formål og innenfor lovens rammer. Det understrekes at loven ikke er til hinder for at folkevalgte kan velges til styremedlemmer. Forståelse og erfaring fra det politiske systemet i kommunene kan være en viktig kompetanse som styret bør besitte. Når det er spørsmål om å velge folkevalgte eller ansatte i kommunen til styremedlemmer i selskaper kommunen har eierandeler i, bør kommunen vurderer hvor ofte vedkommende vil bli inhabil. Dersom inhabilitet vil inntre ofte, må det vurderes om dette vil gjøre det uhensiktsmessig å velge den aktuelle personen til styremedlem. Typisk gjelder dette der det er snakk om sentrale folkevalgte eller ansatte i lederstillinger. Om ulempene ved å velge slike personer til styremedlemmer overstiger behovet for å ha den aktuelle personen i styret er en vurdering som kommunestyret selv bør gjøre. ANBEFALING 10: VALGKOMITE OG STYREUTNEVNELSER Ved valg av styrer til kommunalt eide selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomite. Representantskapet/generalforsamlingen bør velge leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes slik at den reflekterer eierandelene. Ordningen med valgkomite er ikke lovregulert, og den bør derfor vedtektsfestes, alternativt nedfelles i selskapsavtalen. Videre anbefales det at det utarbeides retningslinjer som regulerer deres arbeid. Det anbefales også at valgkomiteen har en

116 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL dialog med styret før forslag fremmes, og at valgkomiteen begrunner sine forslag. anbefalt flere rutiner for å sikre nødvendig kompetanse. Eier står fritt til å endre styresammensetningen uavhengig av valgperioden. Hele styret bør normalt ikke skiftes ut samtidig, for å sikre kontinuitet og videreføring av kompetanse. Det kan derfor være hensiktsmessig med overlappende valgperiode for ulike styremedlemmer. ANBEFALING 11: KJØNNSMESSIG BALANSE I STYRENE Det anbefales at eierorganet uavhengig av organisasjonsform tilstreber balansert kjønnsrepresentasjon. Styremedlemmene behøver ikke være bosatt i kommunen. I henhold til IKS-loven 10 er det krav om tilnærmet 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene. Reglene i aksjeloven 20-6 om representasjon av begge kjønn i styret gjelder tilsvarende for aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner til sammen eier minst to tredeler av aksjene i selskapet. Dette følger av kommuneloven 80a. ANBEFALING 12: RUTINER FOR Å SIKRE RIKTIG KOMPETANSE I SELSKAPSSTYRENE Eier har ansvar for å sikre at styret har den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål. Eier bør også anbefale styret selv jevnlig å vurdere egen kompetanse ut fra eiernes formål med selskapet. Det er derfor For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret anbefales det at styret etablerer følgende rutiner: Fastsetter styreinstruks og instruks for daglig leder med særlig vekt på en klar intern ansvars- og oppgavefordeling. Foretar en egenevaluering hvert år. Vurderer behovet for ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomfører egne styreseminarer om roller, ansvar og oppgaver. Fastsetter en årlig plan, herunder møteplan, for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gir en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. ANBEFALING 13: STYRESAMMENSETNING I KONSERNMODELL Styremedlemmer i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap fordi styret i morselskap utgjør generalforsamling i datterselskap. Bestemmelsen er viktig for å unngå rolleblanding i konsernforhold. Særlig må man være oppmerksom på problemstillinger knyttet til anbud og inhabilitet dersom ett av selskapene inngir anbud til et annet selskap i samme konsern

117 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 14: OPPNEVNELSE AV VARAREPRESENTANTER Der det utpekes varamedlemmer til styret bør ordningen med numeriske varamedlemmer benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Lovverket gir mulighet for å utpeke enten personlige eller numeriske vara. Anbefalingen om numerisk vara er gitt ut i fra behovet for kontinuitet og kompetanse. Det anbefales også at 1. varamedlem blir invitert til styremøtene for på den måten å sikre best mulig kompetanse og kontinuitet. ANBEFALING 15: HABILITETSVURDERINGER Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. Ordfører og rådmann bør ikke sitte i styrer i selskaper. Inhabilitet inntrer blant annet når en person antas å ha personlige interesser i utfallet av en sak som skal behandles, og som antas å ha påvirkning på vedkommende sine vurderinger under behandlingen av saken. At en person er inhabil innebærer at vedkommende ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Forvaltningsloven fastslår blant annet at en person er inhabil når han leder eller har en ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling, for et selskap som er part i saken, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. Ingen kommunalt ansatte eller folkevalgte skal håndtere saker i kommunen som gjelder et selskap der de selv er styremedlem. Dette gjelder uansett om selskapet er privat eid eller helt eller delvis offentlig eid. Inhabilitet kan også oppstå for styremedlemmer, slik at de blir inhabile til å behandle en sak i selskapets styre. Dette er regulert i den enkelte selskapslov. ANBEFALING 16: GODTGJØRING AV STYREVERV Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse av eierskapsmelding ha en prinsipiell diskusjon om godtgjøring av styreverv. Denne bør danne grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar. Styremedlemmer bør ikke påta seg særskilte oppgaver for det aktuelle selskapet i tillegg til styrevervet. Det anbefales at styremedlemmer ikke omfattes av selskapets incentiv-/bonusordninger, da dette vil kunne påvirke deres uavhengighet. Godtgjørelsen bør reflektere styrets økonomiske og strafferettslige ansvar, i tillegg til kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Dette innebærer at honorar i selskaper som opererer i et marked og hvor det er betydelig risiko, bør reflektere dette ansvaret. Generelt bør styreleder godtgjøres høyere enn styremedlemmene. Det anbefales at selskapene gjør en konkret vurdering av behovet for styreforsikring for styremedlemmene. Forsikringen gjelder det økonomiske ansvaret, ikke det strafferettslige

118 118 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL