Tilbudsfrist: , kl

Transkript

1 Tilbudsinnbydelse Hybrid med individuelt investeringsvalg Uførepensjon for TRV Gruppen Tilbudsfrist: , kl

2 Innholdsfortegnelse: 1 Innledning Oppdragsgiver Rådgiver / Forsikringsmegler Om oppdragsgiver Sykefravær HMS- og kvalitetspolitikk Anbudets omfang Beskrivelse av tilbudet Pensjonsplan Innskuddsplan Risikopensjoner Øvrige forhold Nøkkeltall om pensjonsordningene Forvaltning av pensjonsmidlene Administrasjonsløsning Forutsetninger Tidsfrister og leveranse av anbud Beregningsdato og spesifikasjon Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene Tildelingskriterier Konfidensialitet Vedlegg og parallelle overesendelser... 9 Side 2 av 9

3 1 Innledning Denne tilbudsinnbydelsen baserer seg på en tjenestepensjon iht. Lov om tjenestepensjon, nærmere bestemt hybrid med individuelt investeringsvalg. Tilbudsinnbydelsen omfatter også uførepensjon iht. Lov om Foretakspensjon. Tilbudssprosessen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006, samt vedlagte anbudsregler. Intensjonen er at valg av leverandør skal besluttes innen for å kunne etablere ny løsning med virkning fra Tilbudsinnbydelsen er i henhold til regelverket kunngjort via Doffin. Tilbudsdokumenter sendes fortløpende ut til de tilbydere som melder interesse for deltakelse i tilbudskonkurransen. Vi ber om at besvarelsen følger tilbudsinnbydelsens struktur slik at besvarelsens nummerering er i tråd med konkurransegrunnlagets oppbygging. Opplysninger som ikke er eksplisitt forespurt om, men som tilbyder ønsker å redegjøre for, skal følge som vedlegg. Vi ber om at tilbyder bekrefter mottagelsen av tilbudsdokumentene innen fem (5) virkedager. Det skal samtidig informeres om det er ønskelig å gi tilbud og hvem som vil være kontaktperson for tilbyder i prosessen. Hvis det ikke er ønskelig å gi tilbud, ber vi om tilbakemelding på dette og at tilbyder makulerer alle dokumenter som er mottatt. Alle persondata (FNO-filer) vil skje via sikre linker fra Garde AS. 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver TRV Gruppen med følgende selskap: TRV Gruppen AS Organisasjonsnummer Org. nr: Trondheim Renholdsverk AS Org. nr: Retura TRV AS Org. nr: Side 3 av 9

4 1.2 Rådgiver / Forsikringsmegler Oppdragsgiver benytter Garde AS som rådgiver og forsikringsmegler i prosessen. Vi ber om at alle henvendelser vedrørende anbudsinnbydelsen rettes til Garde AS ved: Rådgiver Garde AS Kontaktpersoner / Forsikringsmegler Postadrtesse Postboks 1954 Moholt 7448 Trondheim E-postadresse / mobiltelefon May-Brit Brækstad Haakon Gjeitnes may-brit.brakstad@garde.as / haakon.gjeitnes@garde.as / Om oppdragsgiver TRV Gruppen (konsernet) har i dag ca 200 ansatte inkl. midlertidig ansatte. Disse er knyttet til ulike selskap i konsernet. Samlet omsetning i konsernet er ca. kr ,-. Virksomheten er knyttet til avfallshåndtering av alle avfallstyper fra husholdninger og næringsvirksomheter. Ett av virksomhetens viktigste fundament er at forretningsvirksomheten foregår i tråd med de strengeste kvalitets- og miljøbestermmelser som finnes både etter nasjonale og internasjonale regler og standarder. Konsernet TRV Gruppen AS eies 100 % av Trondheim kommune. TRV Gruppen AS: TRV Gruppen driver utleie av fast eiendom til egne datterselskapers operative virksomhet, samt leveranser av fellesadministrative funksjopner. Selskapet forvalter eierskapet av de to heleide datterselskapene Trondheim Renholdsverk AS og Retura TRV AS. I tillegg forvalter selskapet minoritetsposter i andre selskaper i Norge. Selskapet er et offentligrettslig organ. Trondheim Renholdsverk AS: Utfører tjenester knyttet til å samle inn og håndtere husholdningsavfall i Trondheim kommune. Retura TRV AS: Leverer avfallsløsninger til næringslivet i tillegg til containerutleie og tømming av septik for private og bedrifter. For mer informasjon viser vi til Sykefravær Det er vedlagt egen dokumentasjon for både kort og langt sykefravær for hvert av de selskapene som omfattes av anbudet. Side 4 av 9

5 1.5 HMS- og kvalitetspolitikk Som leverandør av tjenester innen avfallshåndtering har TRV Gruppen stort fokus på HMS og kvalitet. Dette oppnås bl.a. gjennom å være: Offensive overfor nye løsninger og produkter Pålitelige ved å sikre god kvalitet gjennom styringssystem og interne rutiner Det vises til konsernets HMS-dokumenter som er er vedlagt. 2 Anbudets omfang 2.1 Beskrivelse av tilbudet TRV Gruppen har i dag tjenestepensjonsordningen for sine ansatte i Trondheim Kommunale Pensjonskasse (TPK). Det er bestemt at alle 3 selskap i konsernet skal gå over til hybridpensjon og at den skal omfatte alle aktive ansatte som ikke er fylt 55 år pr Ansatte som er 55 år og eldre pr skal stå igjen i pensjonsordningen i TPK. Alle ansatte som overføres til ny ordning skal være 100 % arbeidsdyktige. Medlemmer som er delvis arbeidsufør, uføre- og alderspensjonister skal stå igjen i TPK. 2.2 Pensjonsplan Det skal gis tilbud på oppgitt pensjonsplan under dette punkt Innskuddsplan Virksomheter TRV Gruppen Innskuddsplan 7 % innskudd for lønn mellom 0 og 12 G og 18,1 % innskudd for lønn mellom 7,1 og 12 G Tilleggsinnskudd for kvinner, basert på livsvarig løsning Innskuddsfritak med G-regulering Trondheim Renholdsverk AS Retura TRV AS 7 % innskudd for lønn mellom 0 og 12 G og 18,1 % innskudd for lønn mellom 7,1 og 12 G Tilleggsinnskudd for kvinner, basert på livsvarig løsning Innskuddsfritak med G-regulering 7 % innskudd for lønn mellom 0 og 12 G og 18,1 % innskudd for lønn mellom 7,1 og 12 G Tilleggsinnskudd for kvinner, basert på livsvarig løsning Innskuddsfritak med G-regulering Side 5 av 9

6 2.2.2 Risikopensjoner Virksomheter TRV Gruppen Risikopensjoner-/plan Ved minimum 20 % uførhet er uførepensjon: o 66% av lønn mellom 6 og 12 G o 3 % tillegg av lønn for alle opptil 12 G o 25 % av G som et fast beløp (maks 6 % av lønn) for alle med lønn opptil 12 G. o Barnetillegg på 4 %. o Det skal tas hensyn til tidligere opptjente rettigheter (oppsatte rettigheter i offentlige ordninger og fripoliseverdier) Det er tilknyttet innskuddsfritak ved minimum 20 % uføregrad. Trondheim Renholdsverk AS Ved minimum 20 % uførhet er uførepensjon: o 66% av lønn mellom 6 og 12 G o 3 % tillegg av lønn for alle opptil 12 G o 25 % av G som et fast beløp (maks 6 % av lønn) for alle med lønn opptil 12 G. o Barnetillegg på 4 %. o Det skal tas hensyn til tidligere opptjente rettigheter (oppsatte rettigheter i offentlige ordninger og fripoliseverdier) Det er tilknyttet innskuddsfritak ved minimum 20 % uføregrad Retura TRV AS Ved minimum 20 % uførhet er uførepensjon: o 66% av lønn mellom 6 og 12 G o 3 % tillegg av lønn for alle opptil 12 G o 25 % av G som et fast beløp (maks 6 % av lønn) for alle med lønn opptil 12 G. o Barnetillegg på 4 %. o Det skal tas hensyn til tidligere opptjente rettigheter (oppsatte rettigheter i offentlige ordninger og fripoliseverdier) Det er tilknyttet innskuddsfritak ved minimum 20 % uføregrad Øvrige forhold Premie til innskudd betales i utgangspunktet i månedlige terminer. Rutiner for dette beskrives. Tilbyder må beskrive hvordan tilleggsinnskudd for kvinner beregnes Tilbyder må oppgi de ulike priselementer basert på konsernmodell. Tilbyder må beskrive hvordan flytting internt i konsernet kan gjøres, dvs. fra hybrid til hybrid og hvordan pensjonsbeholdningen håndteres. Eventuelle omkostninger ved flytting internt må spesifiseres Side 6 av 9

7 Tilbyder må beskrive modell/informasjon/praktisering ved medlemmers fratredelse enten det er ved sykdom / uførhet / som alderspensjonist eller slutter på annen måte. Beskriv hvilken erfaring tilbyder har med konsernkunder Beskriv hvilke portalsystem oppdragsgiver får tilgang til. Herunder hvordan rapporteres syke, uføre, innmeldinger, utmeldinger, pensjonister etc.. Beskriv hvordan TRV Gruppen sitt lønnssystem kan integreres på best mulig måte. Nærmere detaljer om lønnssystem gis på forespørsel. Oppgi i hvilken grad det gis garanti for omkostninger, forvaltningsgebyrer, risikopriser etc fremover (3-5 år). 2.3 Nøkkeltall om pensjonsordningene Tekst TRV Gruppen AS Trondheim Renholdsverk AS Retura TRV AS Antall aktive Sum pensjonsgrunnlag aktive (inkl lønn over 12 G) , , ,- 2.4 Forvaltning av pensjonsmidlene Det vil bli gjort en vurdering av tilbyders forvaltning av pensjonsmidlene - den verdiskapende evne, samt risikostyring av midlene sett fra ansattes ståsted. Dette gjøres først og fremst ved å benytte offentlig tilgjengelige tall og informasjon innhentet fra FNO. 1) Beskriv modeller for startprofiler som kan velges og aktivafordeling i disse og hvilke nedtrappingsmodeller som gjelder for de samme. 2) Tilbyder må beskrive sin forvaltningsmodell for de aktuelle produktene / aktivafordelingsmodellene, herunder evt. avkastningshistorikk (3, 5 og inntil 10 år) på tilsvarende porteføljer som vil gjelde for tjenestepensjon med investeringsvalg (30, 50, 80, 100 % aksje-portefølje eller tilsvarende). 3) Gi en beskrivelse av erfaringer rundt valutasikrede porteføljer og hva som er antatt strategi fremover i den sammenheng. 4) Tilbyder må oppgi pris på eventuell rentegaranti og hvordan denne beregnes. 5) Tilbyder må oppgi prismodell vedrørende administrasjonsreserve herunder når i medlemssyklusen ulike elementer skal betales (som medlem, ved fratredelse, ved pensjonsering). 6) Det bes om en beregning med tanke på opphør av avtalene etter henholdsvis 3 og 5 år dersom det ikke lenger er et marked for hybrid (med individuelt investeringsvalg / hybrid med 0-garanti). Dvs alle kostnader til utstedelse av innskuddskapitabevis/ pensjonsbevis for samtlige ansatte basert på dagens bestand. 2.5 Administrasjonsløsning Tilbyder skal redegjøre for den administrasjonsløsning som anses som mest hensiktsmessig og effektiv for oppdragsgiver. Viktige parameter for øvrig i administrasjons som ønskes besvart er: Side 7 av 9

8 Funksjon Ajourhold Synliggjøring av dokumentasjon Rutiner ved nye forsikringstilfeller Kundeteam Informasjon til ansatte Kurs / opplæring Kommentar Gjør rede for hvordan innmelding, utmelding og lønnsendringer gjennomføres. Gjør rede for hvilke typer dokumentasjon som omhandler pensjonsavtalen som synliggjøres i portalen. Hvordan gis det melding om - nye pensjonister? - nye uføre? - døde? På hvilken måte etableres det kundeteam som bedriften kan kontakte? Hvordan tilrettelegges informasjon om pensjonsordningen for ansatte i portal og evt. via utsendelser? Tilbys det kurs eller opplæring for ansatte via portal e.l.? 3 Forutsetninger 3.1 Tidsfrister og leveranse av anbud Frist for å levere tilbud , kl Vedståelsesfrist Tilbudet skal leveres elektronisk ved bruk av elektronisk anbudsløsning via EU-supply. Løsningen tilfredsstiller de krav som gjelder i Lov om offentlig anskaffelse for godkjent elektronisk levering av anbud og filvedlegg. Som tilbyder kan dere redigere anbudet helt frem til tilbudsfristen. Innleverte tilbud gjøres ikke tilgjengelig for oppdragsgiver før etter tilbudsfristen er utløpt. Kunngjøringen er publisert på ordinær måte i Doffin og TED-basen. I kunngjøringen finnes lenker for elektronisk tilgang til å melde interesse, tilgang til konkurransedokumenter og annen informasjon, levering av anbud og sikker kommunikasjon mellom partene. Det vil ikke bli holdt offentlig anbudsåpning. 3.2 Beregningsdato og spesifikasjon Uttrekk er gjort den og skal benyttes som grunnlag for anbudet. Ved etablering vil oppdatert informasjon om bestanden bli formidlet. Det er likevel viktig for sammenligningens skyld at tilbudsberegningen gjøres med samme beregningsdato og grunnbeløp. Beregningsdato Fremtidig hovedforfall 1.1. hvert år Grunnbeløp Kr Vi ønsker i denne anbudsinnbydelsen å legge vekt på sumtall for alle premier og ytelser mm splittet på den enkelte virksomhet. Ved eventuell senere forespørsel i evalueringsprosessen Side 8 av 9

9 skal alle premieberegninger kunne dokumenteres med spesifiserte medlemslister, også i et elektronisk redigerbart dokument (Excel). I så fall skal samtlige innskudd og ytelser spesifiseres med egen innskudd/pris pr. ytelse/person. Tilbudsdokumentene skal vedlegges forsikringsvilkår/produktbeskrivelser og evt. andre dokumenter som er påkrevd for at oppdragsgiver kan akseptere tilbudet. Der hvor anbudsinnbydelsen har tabeller for utfylling skal besvarelsen benytte tilsvarende tabeller. Disse skal leveres i elektronisk form. I den grad tilbyder viser til vedlegg e.l. i besvarelsen skal det være utfyllende informasjon. 3.3 Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene Tilbydernes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Etter at tilbudene er kommet inn vil det bli vurdert om tilbyderne tilfredsstiller kvalifikasjonskravene som gjelder for denne anskaffelsen. 3.4 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge leverandør ut fra en samlet vurdering av alle tilbudene og velge det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ut fra følgende tildelingskriterier: Kriterier Vekting Pris (på forsikringsrisiko, forvaltningskostnader og administrasjon): 50 % Ansattportaler: 20 % Portal for bedriften for administrasjon av ansatte: 20 % Tilbyders service- og verdiskapende evne (kapitalforvaltning/fondsvalg): 10 % 3.5 Konfidensialitet Alle opplysninger om oppdragsgiver skal behandles konfidensielt. 3.6 Vedlegg og parallelle overesendelser 1. FNO-filer pr (ettersendes) 2. Stillingskategorier - vedlegges 3. Sykefravær vedlegges 4. Informasjon om HMS i TRV Gruppen - vedlegges 5. Meglerfullmakt - vedlegges Side 9 av 9