Nye forskrifter. Større handlingsrom? Innkjøpsforum Høgskolen i Sørøst-Norge, 7. juni 2017 Advokat Partner Tor Stokke

Transkript

1 Nye forskrifter Større handlingsrom? Innkjøpsforum Høgskolen i Sørøst-Norge, 7. juni 2017 Advokat Partner Tor Stokke

2 "Offentlige anskaffelser er for folk med nerver av stål" side 2

3 Opplegg 1. Bakgrunn for endringene 2. Endringer i anskaffelsesforskriften større handlingsrom? Gjennomgang av viktigste endringer på ulike stadier i anskaffelsesprosessen 1) Planleggingsfasen/kunngjøring 2) Kvalifikasjon 3) Tilbud/Forhandlinger 4) Evaluering/Tildeling 5) Kontrakt 3. Oppsummering

4 1) Bakgrunn for endringene

5 Ikke elsket av alle..

6 To prosesser Forenkling av de norske reglene (Forenklingsutvalget) NOU kom i 2014 (NOU 2014:4) Stortingsbehandling Nytt anskaffelsesdirektiv (2014/24/EU) Nytt forsyningsdirektiv (2014/25/EU) Nytt konsesjonskontraktdirektiv (2014/23/EU)

7 Formål med revisjonen EU-strategi Enklere regler Redusere administrative byrder både for oppdragsgiver og leverandører Avklare rettsspørsmål kodifisering av rettspraksis Legge til rette for små og mellomstore bedrifter Legge til rette for at anskaffelser ivaretar miljøhensyn, sosiale hensyn, innovasjon og andre samfunnshensyn Ikke alle er fornøyde nå heller: "Direktiven uppvisar brister av olika slag. Det finns bestämmelser som är rätt och slätt obegripliga eller som är tvetydiga och kan ges olika innebörd. Andra har en innebörd som visserligen är begriplig, men som är oförnuftig. Det finns också bestämmelser som strider mot andra bestämmelser."

8 2) Ny anskaffelsesforskrift Forskrift om offentlige anskaffelser nr. 974 ("FOA") Hva er nytt?

9 Hva er nytt? Planlegging/ Kunngjøring Kvalifikasjon Tilbud/ Forhandlinger Evaluering/ Tildeling Kontrakt

10 Virkeområde LOA 2 Loven og forskriften gjelder bare kontrakter som er lik eller overstiger kroner ekskl. mva. FOA 2-2 Unntak for anskaffelser som gjelder sikkerhetsmessige forhold som kan unntas etter EØS art. 123 eller som er erklært hemmelige FOA 2-3 Enerettsunntaket og Kap 3 Utvidet egenregi og samarbeid i offentlig sektor FOA 2-4 Unntak for visse tjenestekontrakter, inkl. - Erverv eller leie av fast eiendom - Programmateriale beregnet på kringkasting eller audiovisuelle bestillingstjenester - Voldgifts- og meklingstjenester - Bestemte juridiske tjenester (inkl. representasjon i tvistesaker, eller når det er klar sannsynlighet for tvist) - Bestemte finansielle tjenester (inkl. lån, verdipapirtransaksjoner) - Ansettelser

11 Terskelverdier Forskriftens ulike deler Statlige oppdragsgivere: Del I for anskaffelser mellom ,1 mill/44 mill (bygg- og anlegg) eks. mva Del II for anskaffelser av "særlige tjenester" mellom 1,1 mill og 6,3 mill "Særlige tjenester" er bl.a.: Juridiske tjenester Hotelltjenester Kantine og catering Arrangement Posttjenester Del III For anskaffelser som overstiger 1,1 mill/44 mill (bygg- og anlegg) For anskaffelser av "særlige tjenester" og Helse- og omsorgstjenester som overstiger 6,3 mill

12 Dialog med markedet før konkurransen FOA 8-1 og 12-1 Forberedende undersøkelser Oppdragsgiveren kan gjennomføre markedsundersøkelser for å forberede anskaffelsen og gi informasjon til leverandørene om sine planer og behov. FOA 8-2 og 12-2 Dialog med leverandører før konkurransen Oppdragsgiveren kan søke eller motta råd fra uavhengige eksperter, myndigheter, leverandører eller andre markedsaktører, som ikke har "konkurransevridende effekt" eller "fører til brudd på likebehandlingsprinsippet". Andre leverandører har krav på at ev. konkurransefordeler utjevnes, bl.a. ved å motta de samme relevante opplysningene som er utvekslet med en leverandør i planleggingsfasen få en tilstrekkelig lang tilbudsfrist Leverandører kan uoppfordret kontakte oppdragsgiver før kunngjøring

13 Man unngår forhåpentligvis

14 Enklere å velge forhandlinger Anskaffelsesforskriften del III FOA Betydelig utvidet adgang til å bruke konkurranse med forhandling eller konkurransepreget dialog (samme vilkår) omfatter de aller fleste anskaffelser der oppdragsgiver vil ha et "legitimt behov" for å gjennomføre forhandlinger sekkebestemmelse: "anskaffelsens karakter, kompleksitet, rettslige eller finansielle sammensetning eller tilknyttede risiko gjør det nødvendig å forhandle" men ikke ved anskaffelser av standardvarer eller -tjenester som er tilgjengelige på markedet uten tilpasning Merk at prosedyren konkurranse med forhandling har blitt mindre fleksibel Handlingsrommet bør brukes!

15 15

16 Tilbudskonkurranse Anskaffelsesforskriften del II Ny fleksibel prosedyre jf. FOA 8-3 Kun relevant for statlige oppdragsgivere ved kjøp av særlige tjenester under 6,3 mill. Oppdragsgiver kan etter tilbudsfristens utløp velge om det skal foretas en dialog (avklare/forhandle) med en eller flere leverandører Ingen nedre eller øvre grense for antall leverandører som inviteres Men: oppdragsgiver skal i konkurransegrunnlaget angi om man planlegger å ha dialog og beskrive hvordan denne i så fall skal gjennomføres Ny KOFA-sak 2017/30 Full fleksibilitet til å ombestemme seg dersom oppdragsgiver bruker ordet "planlegger"

17 Miljøkrav FOA 7-9 Oppdragsgiveren skal "legge vekt på å minimere miljøbelastningen og fremme klimavennlige løsninger ved sine anskaffelser og kan stille miljøkrav og kriterier i alle trinn av anskaffelsesprosessen der det er relevant og knyttet til leveransen. Der miljø brukes som tildelingskriterium, bør det som hovedregel vektes minimum 30 prosent." I kraft 1. mai 2017

18 Begrensninger i underleverandørledd LOA 5 Forskriftshjemmel FOA 8-13 (1) "Oppdragsgiveren skal stille krav om at leverandørene kan ha maksimalt to ledd i leverandørkjeden under seg når leverandøren skal utføre bygge- og anleggsarbeider i kontrakter som har en anslått verdi som er lik eller overstiger 1,1 millioner kroner ekskl. mva. for statlige oppdragsgivere og 1,75 millioner kroner ekskl. mva. for andre oppdragsgivere" FOA 19-3 (1) "[ ] når leverandøren skal utføre bygge- og anleggsarbeider eller renholdstjenester som er omfattet av CPV-kode (rengjøring)". Oppdragsgiveren kan godta flere ledd i leverandørkjeden dersom det er nødvendig for å sikre tilstrekkelig konkurranse må bestemmes på forhånd.

19 Økt fokus på seriøsitet side 19

21 Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon European Single Procurement Document (ESPD) del III kap. 17 FOA 17-1 Oppdragsgiver skal godta egenerklæringsskjema som foreløpig dokumentasjon for Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav At det ikke foreligger avvisningsgrunner Oppfyllelse av utvelgelseskriterier Oppdragsgiver kan på et ethvert tidspunkt be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte Men ikke dersom dokumentasjon allerede er mottatt eller kan innhentes kostnadsfritt i en database i en EØS-stat Før kontraktstildeling skal oppdragsgiver be valgte leverandør levere oppdaterte dokumentasjonsbevis

22 Eksempel ESPD Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav side 22

23 Forholdsmessighet og SMB FOA 16-3 og 16-5 Oppdragsgiver kan bare stille krav som er relevante for å sikre at leverandøren har økonomisk og finansiell kapasitet/teknisk og faglige kvalifikasjoner FOA 16-3 (1) Ved anskaffelser over EØS-terskelverdiene kan krav til årlig omsetning som hovedregel ikke overstige to ganger verdien av kontrakten Unntak: "når det foreligger særlig risiko på grunn av anskaffelsens karakter" FOA 19-4 (2) Oppdragsgiver skal begrunne hvorfor kontrakten eventuelt ikke oppdeles

25 Tilbudet FOA 23-3: Tilbudet skal være skriftlig og bindende. Leverandøren har risiko for uklarheter Krav om lukket og merket tilbud fjernet med virkning fra 1. juli 2015 Tilstrekkelig at oppdragsgiver har plikt til ikke å undersøke innholdet før tilbudsfristens utløp Uansett leverandørens risiko at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid FOA 23-4: Alternative tilbud - Ny definisjon FOA 23-5 Rett til å be om ettersending, supplering eller avklaring av opplysninger og dokumentasjon innen kort tilleggsfrist hvis de synes å inneholde feil, uklarheter eller mangler dokumentasjon - forutsatt at ettersending og avklaring ikke medfører at tilbudet forbedres

26 Avvisning Avvisning på grunn av formalfeil Plikt til å avvise når: For sent innkomne tilbud, eller Levert i strid med kravene til kommunikasjonsmiddel (elektronisk) Rett til å avvise når: Forespørsel om å delta i en konkurranse kommer for sent, eller Forespørsel om å delta eller tilbudet ikke oppfyller kravene til utforming

27 Avvisning (2) Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren FOA 24-2 (1)/(2): Avvisningsplikt ved dom eller vedtatt forelegg for nye straffbare forhold: barnearbeid/menneskehandel, terrorhandlinger/terroraktivitet, finansiering av terrorisme mv. Kodifisering av identifikasjon: sentrale personer i selskapet likestilles med leverandør FOA 24-2 (3): Avvisningsrett hvis forholdsmessig på nye grunnlag inkl.: Interessekonflikt som kan ha negativ innvirkning på kontraktsoppfyllelsen Brudd på regler om miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold Klare holdepunkter for at leverandøren har inngått avtale med hensikt å vri konkurransen Tidligere vesentlige kontraktsbrudd ifbm. oppfyllelsen av kontrakt Grovt uriktige eller misvisende opplysninger, forsøk på påvirkning av oppdragsgiver Alvorlige feil som medfører tvil om hans yrkesmessige integritet Avvisningsrett under del II - FOA 9-5 (3): "mangler den nødvendige integritet som kontraktspart, eller ikke kan forventes å gjennomføre kontrakten med tilfredsstillende kvalitet, på en hensiktsmessig måte eller til rett tid" FOA 24-5: Nye regler om self-cleaning av særlig praktisk betydning

28 Avvisning (3) Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet FOA /FOA 9-6 FOA 24-8 (1) Avvisningsplikt: Tilbud som "ikke kan anses bindende" Tilbud som inneholder "vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene" Tilbud som er unormalt lave i forhold til ytelsen pga. brudd på regler om miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold (gjelder anskaffelser over EØS-terskelverdier) FOA 24-8 (2) Avvisningsrett: Tilbud som inneholder ikke ubetydelige uklarheter, avvik eller lignende Tilbud som er unormalt lave ift. ytelsen Tilbud som "ikke oppfyller regler om miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold" Tilbud som overstiger dokumentert budsjett Tilbud som oppdragsgiver "for øvrig ikke kan akseptere" pga liknende forhold FOA 9-6 Avvisningsrett som for 24-8 (2)

29 Gjennomføring av konkurranse med forhandlinger FOA 23-7: "Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle om tildelingskriteriene og absolutte krav." FOA 23-7 (4) "Oppdragsgiveren skal avslutte forhandlingene ved å sette en felles frist for mottak av endelige tilbud fra de gjenværende leverandørene". FOA (1) "Oppdragsgiveren skal behandle leverandørene likt i forhandlingene eller dialogen. Oppdragsgiveren kan ikke på en diskriminerende måte gi opplysninger som kan gi noen leverandører en fordel fremfor andre." FOA (2) "Under forhandlingene eller dialogen skal oppdragsgiveren ikke uten samtykke gi de øvrige leverandørene tilgang til løsninger eller andre fortrolige opplysninger som en leverandør har gitt. Et samtykke skal gjelde de bestemte opplysningene som oppdragsgiveren planlegger å gi tilgang til"

30 Hva er nytt? Planlegging/ Kunngjøring Kvalifikasjon Tilbud/ Forhandlinger Evaluering/ Tildeling Kontrakt side 30

31 Tildelingskriterier FOA kapittel 18 og 8-11 Over EØS-terskelverdiene skal oppdragsgiver velge tilbud på grunnlag av: Laveste pris, Laveste kostnad, eller Beste forhold mellom pris/kostnad og kvalitet Oppdragsgiver kan fastsette en fast pris eller kostnad og velge tilbud på grunnlag av bare kvalitative, miljømessige eller sosiale tildelingskriterier Omfattende eksemplifisering av tildelingskriterier, men må ha tilknytning til leveransen og kan ikke være så skjønnspregede at det gir ubegrenset valgfrihet. Kodifisering av Lianakis. Adgang til å vektlegge livssykluskostnader, jf Etter del II skal oppdragsgiver "velge tilbud på grunnlag av objektive tildelingskriterier som skal angis i prioritert rekkefølge", FOA 8-11 Dekker alle tilfeller, også der laveste pris er eneste tildelingskriterium Skal kunne vektlegge samme forhold både i kvalifikasjons- og tildelingsfasen

32 Hva er nytt? Planlegging/ Kunngjøring Kvalifikasjon Tilbud/ Forhandlinger Evaluering/ Tildeling Kontrakt side 32

33 Endringer i inngåtte kontrakter FOA kap. 28 og 11-2 FOA 11-2 Oppdragsgiver kan foreta endringer som ikke er vesentlige. Vesentlig endring når innholdet er vesentlig forskjellig. FOA 28-1 Endringer som er tillatt uten å gjennomføre ny konkurranse: Endringer som ikke er vesentlige Endringer som følger av en tilstrekkelig klar endringsklausul Nødvendige supplerende leveranser fra den opprinnelige leverandøren, forutsatt at kontraktens karakter ikke endres og at prisøkning ikke overstiger 50% av verdi Endringer som følge av uforutsette omstendigheter Endringer ved overdragelse av kontrakten til en annen leverandør som følge av omstruktureringer (på gitte vilkår) Endringer med prisøkning som er lavere enn; a) terskelverdiene i FOA 5-3, og b) 10 % av opprinnelig kontraktsverdi for vare- og tjenestekontrakter eller 15 % av for bygge- og anleggskontrakter

34 Endringer i inngåtte kontrakter (2) FOA kap. 28 og 11-2 FOA 28-2: Vesentlige endringer Endringer som ville ha ført til at andre leverandører potensielt kunne ha deltatt i konkurransen eller at kontrakten kunne blitt tildelt en annen leverandør Endringer som forskyver kontraktens økonomiske balanse til fordel for leverandøren Endringer som utvider avtalens omfang betydelig Endringer som gjelder skifte av leverandør annet enn det som fremgår av 28-1 FOA 28-3: Ny oppsigelsesrett (over EØS-terskelverdien) Når kontrakten er vesentlig endret Det viser seg at leverandøren på tildelingstidspunktet skulle vært avvist etter FOA 24-2 (mao dømt for korrupsjon, bedrageri, osv). EFTA-domstolen har slått fast at oppdragsgiver har begått et brudd på EØS-avtalen som innebærer at oppdragsgiver ikke skulle ha inngått kontrakten med den valgte leverandøren.

35 3) Oppsummering

36 Oppsummering Først og fremst en opprydning? Større handlingsrom? Enklere gjennomføring anskaffelser som ikke overstiger 1,1 mill (i året) (Mer dialog med leverandørsiden?) Større muligheter for å benytte forhandlinger Større muligheter for avklaringer og supplering også i anbudskonkurranser? Mindre handlingsrom? Strengere krav til forholdsmessighet ved kvalifikasjonskrav Større grad av standardisering blant annet ESPD-skjema Strengere krav til å hensynta SMB miljøbelastning brudd på menneskerettigheter begrense underleverandørledd bruke lærlingeordning osv. Større begrensninger i forhandlingsfasen Nye regler gir ny usikkerhet Våg å bruke handlingsrommet!

37 Takk for meg Spørsmål? Tor Stokke Tlf