Hvordan utforme gode tilbud? Hvordan vinne offentlige kontrakter?

Transkript

1 Hvordan utforme gode tilbud? Hvordan vinne offentlige kontrakter? Praktiske nyheter man må forholde seg til i det nye regelverket Fagdag Offentlige anskaffelser Stavanger mai 2017 Advokat Anne Buan

2 Temaer Noen grunnleggende tips Hva kan gjøres når? Besvare kvalifikasjonskravene Herunder ESPD Litt om kravspesifikasjon og kontrakt Avklaringer (spørsmål og svar) Avvik Besvare tildelingskriteriene 10 råd som kjennetegner vinnerbud

3 Still spørsmål underveis

4 Grunnleggende tips Tidlig innsats Følg med vær synlig Doffin/Mercell - varslingstjenester Top of mind Nytt at flere anskaffelser nå går uten kunngjøring Lurt å være 1 av de 3 oppdragsgiver kontakter direkte. Tillatt med dialog med oppdragsgivere før kunngjøring Ta en grundig gjennomgang av hele konkurransegrunnlaget tidlig Hva skal anskaffes? Spesifikasjoner/behovsangivelse På hvilke vilkår? Kontrakten På hvilken måte? Konkurransereglene Vurdér behovet for underleverandør (finn den kompetansen som mangler) Identifisere utfordringer som krever stor innsats internt og spørsmål som er nødvendig å stille til oppdragsgiver så tidlig som mulig Elektronisk innlevering gå gjennom løypa Fokus på kommunikasjon og presentasjon innpakning betyr noe Lytt til oppdragsgiver

5 Hva kan gjøres når? 1) Påvirke rammebetingelser 2) Påvirke kravstilling, dokumentasjonskrav og evalueringsmodell Kunngjøring Forfase Ev. RFI ("KS1/KS2") Utarbeidelse av konkurransegrunnlag 3) Stille spørsmål 4) Avklare/Optimalisere 5) Klargjøring og oppfølgning Avslutning: Omdømme Avkastning? Kvalifisering Tilbudsfase Forhandlinger / Dialog Implementering Evaluering tildeling og signering forbedres til neste gang FASIT: hva ble det lagt vekt på?

6 Kvalifikasjonskrav 1/5 Nytt: Dokumentasjonen behøver ikke foreligge ved tilbudsfristens utløp ESPD-skjema European single procurement document egenerklæring

7 Kvalifikasjonskrav 2/5

8 Kvalifikasjonskrav 3/5

9 Kvalifikasjonskrav 4/5 Nytt: Dokumentasjonen behøver ikke foreligge ved tilbudsfristens utløp ESPD-skjema European single procurement document egenerklæring Flere absolutte avvisningsgrunner, men også regler om "selfcleaning" Vær grundig for å unngå formalfeil og vær sikker på at du dokumenterer oppfyllelse av minimumskravene. Se eksempel Separate besvarelser Ikke bruk mer tid eller plass enn nødvendig. NB! Unntak hvis oppdragsgiver skal utvelge blant de kvalifiserte leverandørene Legg da mye vekt på besvarelsen av de kvalifikasjonskravene det er angitt at utvelgelsen skal foretas på bakgrunn av

10 Kvalifikasjonskrav 5/5

11 Litt om kravspec. og kontrakt Skille mellom skal- og bør-krav,/beskrivelseskrav/evalueringskrav i kravspesifikasjonen Følg instruksjonene Betydningen av presisjon og fullstendighet Utfordrende spesifikasjoner (konkurransevridende?) eller ubalanserte kontraktsvilkår Vær proaktiv gjennom spørsmål! Hva kan oppdragsgiver justere etter kunngjøring? Minimumskrav kan ikke endres MEN avlysning kan være aktuelt Mye kan justeres/klargjøres Nytt: Større mulighet for ettersending og supplering av dokumentasjon? Ikke supplering som kan gi høyere score i tildelingsevalueringen

12 Avklaringer (spørsmål og svar) Ikke vær redd for å bruke muligheten til å stille spørsmål når: Det er behov for avklaringer Spesifikasjonene, konkurransereglene eller kontraktsvilkårene er ugunstige for ditt selskap Det er fare for at andre leverandører ikke ser risiko Som du spør får du svar - tenk gjennom spørsmålene: Ikke åpne for svaret du ikke vil ha Oppstill tolkningsalternativ Bruk ledende spørsmål Ikke spar argumenter

13 Avvik Det er mulig å gjøre avvik fra spesifikasjon og kontraktsvilkår, men: Oppdragsgiver har avvisningsplikt ved vesentlige avvik Oppdragsgiver har avvisningsrett ved Avvik eller uklarheter som ikke må anses ubetydelige Avvik som ikke fører til avvisning må prissettes av oppdragsgiver Kan utgjøre vesentlig påslag på pris Hvordan utforme et avvik/forbehold? Beskriv forbeholdet og virkninger klart og presist Kan være hensiktsmessig å prissette forbeholdet selv Større rom ved forhandlinger?

14 Viktigst er tildelingskriteriene 1/5 Ytelse/kvalitet Stort sett som før Oppdragsgiver må begrunne valget iht. disse og ev. underkriterier gjør jobben for oppdragsgiver lett Bør være styrende for tilbudsgivingen Bruk "buzz-ordene" aktivt Eksempler Unngå uklarheter Poeng er poeng Optimalisering av ytelse/pris (uten korresponderende pris/risikoøkning eller reduksjon av kvalitet) Er noe unødvendig? Kommunikasjon: Oppdragsgiver ønsker et godt produkt til en lav pris Parallelle tilbud / sideordnete tilbud Se på tidligere tildelinger/begrunnelser fra samme oppdragsgiver/anskaffelse

15 Viktigst er tildelingskriteriene 2/5 Eksempel 1 Multifunksjonsprintere

16 Viktigst er tildelingskriteriene 3/5 Eksempel 2

17 Viktigst er tildelingskriteriene 4/5 Pris Spør om evalueringsmodell Vær sikker på hvordan pris evalueres Hvilke priselementer Volumtall osv. Taktisk prising er lov Rabattilbud? Husk at du som leverandør også skal leve med resultatet

18 Viktigst er tildelingskriteriene 5/5 Risiko Risiko evalueres enten direkte eller indirekte av oppdragsgiver, eller ved at leverandør priser risiko (eller lar være å levere ellers beste løsning) En hovedoppgave er å redusere risiko (opplevd av oppdragsgiver) og ev. særlig risikopåslag (som leverandør legger på) til minimum. Avklare om man forstår hverandre rett

19 10 råd (som kjennetegner vinnerbud) Råd Kommentar 1 Les konkurransegrunnlaget og følg det! Vær ryddig og ikke overprøv kunden! 2 Start tidlig nok til å kunne stille spørsmål og få modnet tilbudet. Hold høy kvalitet på tilbudet fra dag 1. Førsteinntrykk viktig. Og tid til rådighet. Ingenting erstatter hardt arbeid. 3 Presenter ryddig og forståelig. Innpakning betyr noe 4 Ha en skrivegruppe som i) kan skrive og ii) få enhetlig fremstilling. Uklarhet vil gi lavere score. 5 Optimaliser ift. poenggivning. Husk at ulemper er relativt. 6 Lytt og forstå kundens behov inkludert lokal tilpasning, og vis dette overfor kunden. Still (nesten alltid) ett ekstra spørsmål. Ikke vær tilfreds med "nikk" og "namedropping" (og ikke gjør dette selv)! 7 Teamet må ha lyst og vilje til å vinne. Balanser og hold sammenheng mellom ytelse, pris og risiko gjennom hele prosessen. 8 Vær responsiv i dialogen/forhandlinger med kunden. Den som agerer slik i forhandlinger indikerer evner i implementering. Det er ikke hva dere føler burde være viktig som skal styre Det er deres oppgave å fylle gapet mht. "manglende bestillerkompetanse". Unngå urealistisk etterpåklokskap. Stå for valg og verdsett et godt tilbud uavhengig av seier eller tap. Det er slett ikke alltid den som er best initielt som vinner. 9 Få debriefing og lær av feil/forbedringspunkter. Selv om ikke oppdragsgiver tilbyr 10 Behold kontinuitet fra signering til implementering og fortell kunden at det er dette dere har tenkt å gjøre. Alle klarer å undertegne. Det er deretter problemene starter.

20 Lykke til! Spørsmål? Anne Buan Tlf E-post Takk for meg!