NYTT ARKIV- OG SAKSBEHANDLINGSSYSTEM

Transkript

1 Vedlegg 2 Oppdragsbeskrivelse Anbud NYTT ARKIV- OG SAKSBEHANDLINGSSYSTEM

2 Innholdsfortegnelse 1 Informasjon om oppdragsgiver Om Ruter As Ruters forløpige organisering Mandat for prosjektet Bakgrunn Hensikt Mål Utfyllende beskrivelser av oppdragsgivers forventninger Forholdet til lover og forskrifter Om Noark Funksjonelle krav Hovedfunksjoner Fleksibilitet Universell utforming Arkivtjenesten Tilgangsstyring (roller) Avgrensning mot øvrige systemer IKT Dagens IKT-situasjon IKT-tekniske krav Backup Vedlikehold og support Skanning IKT-drift... 8 Vedlegg 2 oppdragsbeskrivelse prosjekt arkiv- og saksbehandlingssystem Side 2 av 10

3 1 Informasjon om oppdragsgiver 1.1 Om Ruter As Ruter er administrasjonsselskapet for kollektivtransport i Oslo og Akershus. Selskapet har som oppgave å planlegge, koordinere, kjøpe og markedsføre all tilskuddsberettiget kollektivtrafikk i Oslo og Akershus, unntatt tog. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har Ruter ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Ruter rett til å drive kollektivtransport i Oslo og Akershus. I tillegg har selskapet strekningskonsesjoner til og fra Østfold og Buskerud. Takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Ruter har avtaler med Norges Statsbaner BA, Gjøvikbanen m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters tre hovedfinansieringskilder er billettinntekter (ca 60 %), tilskudd fra Oslo kommune (ca 25 %) og tilskudd fra Akershus fylkeskommune (ca 14 %). For ytterligere informasjon om Ruter vises det til vår hjemmeside: Ruters forløpige organisering For tiden har Ruter en organisasjonsoppbygging som vist under: Ruter As Adm. direktør Viseadm. Direktør og stab Kommunikasjon Økonomi Utvikling Salg og Markedsføring Produksjon Prosjekt Figur 1 Ruters organisasjonskart Vedlegg 2 oppdragsbeskrivelse prosjekt arkiv- og saksbehandlingssystem Side 3 av 10

4 1.3 Mandat for prosjektet Bakgrunn Ruter benytter i dag flere forskjellige arkiv- og saksbehandlingssystemer noe som til tider gjør det vanskelig å finne samlet dokumentasjon for enkelte saker. Deler av Ruters virksomhet er i dag omfattet av offentlighetsloven. Når den nye offentlighetsloven trer i kraft vil hele Ruters virksomhet være omfattet av lovens krav om innsyn i saksbehandlingen samt krav til å kunne generere offentlige journaler (postlister) for arkivverdige dokumenter Hensikt Ruter skal i fremtiden ha ett velfungerende elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem som er enkelt å arbeide med, gjør det enkelt å dokumentere saksgang og som gir forsvarlig arkivog saksbehandlingsresultat. I tillegg skal systemet gi økt service til brukere på en kostnadseffektiv måte Mål Prosjektet skal anskaffe å innføre elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem basert på Noark-standarden. Systemet skal tilfredsstille krav om elektronisk lagring av alle typer arkivverdige dokumenter. Det skal også være enkelt å starte en saksbehandlingsprosess. Det skal være enkelt å gjenfinne dokumenter i en søkeprosess. Systemet skal være et standardsystem, med færrest mulig spesialtilpasninger. Nytt elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem skal erstatte alle eksisterende arkivsystemer der det lagres arkivverdig materiale, eksempelvis dagens DocuLive og i filkatalogene på felles server. Systemet bør også erstatte flere av de mindre kundeoppfølgings- og saksbehandlingssystemene som benyttes i selskapet. Det nye systemet skal forenkle og effektivisere arkiv- og saksbehandlingen. Det forutsettes at når et nytt system er implementert skal elektronisk saksbehandling og arkivering være en normal arbeidsform i Ruter. 1.4 Utfyllende beskrivelser av oppdragsgivers forventninger Ruter skal anskaffe et arkiv- og saksbehandlingssystem som skal benyttes innenfor alle deler av organisasjonen. Alle ansatte skal kunne benytte systemet i sine daglige aktiviteter og i dokumentbehandling. Arkiv- og saksbehandlingssystemet skal være et godkjent Noarksystem og ivareta behandlingen av Ruters saksdokumenter. Systemet skal også benyttes til behandling av andre typer dokumenter som ikke nødvendigvis skal journalføres, men som kan være viktige for saksbehandlerne, i et såkalt uformelt dokumentlager. Systemet skal være et middel til at saksbehandling og administrasjon hos Ruter utføres med rett kvalitet ut fra de krav og forventninger som blir satt, og at arbeidet legges opp etter de muligheter som ligger i bruk av ny teknologi. Den enkelte ansatte skal ha god oversikt over og lett tilgang til dokumenter som behøves for å utføre arbeidsoppgaven. Lagring og dokumentgjenfinning skal forenkles. Systemet skal gi effektivisering ved at: tidsforbruket til gjenfinning av dokumenter reduseres mulighetene til raskere utveksling av relevant informasjon og dokumenter økes antall arbeidsoppgaver knyttet til dokumentbehandlingen reduseres de papirbaserte løsninger reduseres både når det gjelder arkivering og saksbehandling Vedlegg 2 oppdragsbeskrivelse prosjekt arkiv- og saksbehandlingssystem Side 4 av 10

5 eventuell avlevering til Ruters eiere forenkles Systemet skal gi kvalitetsforbedring ved at: forutsigbarheten i saksbehandlingen bedres avhengigheten av enkeltpersoner reduseres Systemet skal gi forbedring av servicen til interne og eksterne brukere, ved at: tilgjengeligheten til informasjon øker innsyn og partsinformasjon kan gis hurtigere og med rett kvalitet Alle arkivdokumenter skal arkiveres elektronisk og eventuelt skannes ved behov. Papirdokumenter bevares der det er formålstjenlig, eller der det er upraktisk/umulig å lagre dokumenter i det elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemet. 1.5 Forholdet til lover og forskrifter I henhold til Ruter As' vedtekter er Ruter As å anse som et offentlig eid aksjeselskap med forvaltningsoppgaver og må bl.a. forholde seg til offentlighetsloven, forvaltningsloven og arkivloven. Selskapets ledelse har uttalt at det er ønskelig å følge Noark-standarden. Prosjektet må forholde seg til følgende føringer og rammebetingelser: Lov-/regelverk og standarder: Lov Lov om arkiv. Lov Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet. Forvaltningsloven av 25. juni 1999 nr. 47. Lov Personopplysningsloven FOR Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eforvaltningsforskriften) Kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning (Noark-4.1). Utarbeidet av Riksarkivaren Om Noark-4.1 Noark-4 er en kravspesifikasjon for elektroniske journal- og arkivsystemer i offentlig forvaltning. Spesifikasjonen angir krav til informasjonsinnhold (hvilke opplysninger som skal kunne registreres og gjenfinnes) datastruktur (utformingen av de enkelte dataelementer og forholdet mellom dem) funksjonalitet (hvilke funksjoner systemene skal ivareta). Unntaksvis stilles det også krav til brukergrensesnitt (hvordan systemene skal kommunisere med brukerne), men dette er i all hovedsak overlatt til den enkelte systemutvikler/leverandør. Spesifikasjonen stiller heller ikke krav til hvordan datastrukturen skal implementeres eller til den tekniske systemutforming forøvrig. Dette overlates til de som skal utvikle systemene. 1 Noark-4 har krav av flere typer og på flere nivåer. 1 Hentet fra Riksarkivets hjemmeside. Vedlegg 2 oppdragsbeskrivelse prosjekt arkiv- og saksbehandlingssystem Side 5 av 10

6 2 Funksjonelle krav Systemet skal ivareta Ruters krav gitt i vedlegg 3 Kravspesifikasjon. Systemet skal være fleksibelt og kunne tilpasses fremtidige endringer i rutiner og arbeidsprosesser. De prosesser og funksjoner som beskrives her, anses viktige for å oppnå anskaffelsens målsettinger, og er prosesser av generell art. 2.1 Hovedfunksjoner Arkiv- og saksbehandlingssystemet skal erstatte dagens dokumentlagring gjennom DocuLive og filsystemene. Ruter benytter også andre IT-systemer. Noen av disse systemene vil kunne erstattes av det nye systemet på et senere tidspunkt. Systemet skal ha følgende hovedfunksjoner: Funksjoner for administrativ saksgang skal støtte den generelle saksbehandlingsprosessen fra postmottak (dokumentfangst), via journalføring, fordeling av saker, saksbehandling, godkjenning, ekspedering og arkivering. I denne prosessen skal all behandling og samhandling foregå elektronisk. Funksjoner for informasjonsutveksling og formidling skal ivareta en elektronisk oppfølging av saker, f.eks. ved å varsle om saker som skal behandles, eventuelle frister og lignende. Det skal også være funksjonalitet for å kunne vise til eller hente informasjon fra kilder utenfor arkiv- og saksbehandlingssystemet. Funksjoner for dokumentbehandling skal håndtere dokumenter som potensielt kan bli saksdokumenter. Brukeren skal styres gjennom en enkel prosess for å opprette og lagre dokumenter og saker. Det skal finnes funksjonalitet knyttet til tilgangskontroll, søking, dokumentmaler, sikkerhet osv. Funksjon for uformelt dokumentlager skal håndtere dokumenter som saksbehandleren har behov for å ha tilgang til og som skal kunne lagres i arkiv- og saksbehandlingssystemet uten journalføring. Funksjonalitet knyttet til tilgangskontroll, søking, dokumentmaler, sikkerhet osv. skal også være en del av funksjonaliteten for dokumenter knyttet til det uformelle dokumentlageret. 2.2 Fleksibilitet Ruters ansatte arbeider, produserer og mottar dokumenter både i Ruters kontorlokaler og ved arbeid andre steder. Det elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemet skal kunne benyttes uavhengig av hvor arbeidet foregår. For de enkelte krav, se kravspesifikasjonen kapittel Universell utforming Arbeidslivet skal fungere for alle. Denne ambisjonen er nedfelt i begrepet «universell utforming» og som gjør at arbeidstakere med ulik nedsatt funksjonsevne i utgangspunktet skal ha mulighet til å fungere (tekstlesere, lyd, skriftstørrelse etc). Stortinget er i ferd med å vedta en lov som bl.a. skal hindre diskriminering av arbeidstakere med nedsatt eller annerledes funksjonsevne. Loven blir antakelig vedtatt og gjeldende før anskaffelsen av et arkiv- og saksbehandlingssystemet er på plass. Vedlegg 2 oppdragsbeskrivelse prosjekt arkiv- og saksbehandlingssystem Side 6 av 10

7 3 Arkivtjenesten Ruter har ingen utpekt arkivtjeneste i dag, men flere som utfører deloppgaver som tradisjonelt ligger til en arkivtjeneste andre steder. Dagens arkivering er både papirbasert og elektronisk, med en del materiale tilgjengelig via filsystemet og DocuLive (arkivklienten er 6.1 og webversjonen er 2.3a). Det vil også etter innføringen av et nytt arkiv- og saksbehandlingssystem være utpekte personer eller stillinger som vil ha ansvaret for postmottak, skanning av innkomne dokumenter og et eller flere felles e-postmottak. Saksbehandlerne har i dag et ansvar for at det de selv produserer og mottar av arkivverdige dokumenter og andre dokumenter blir lagret og eventuelt arkivert. De vil fortsette å ha et slikt ansvar også etter at et nytt system er tatt i bruk. 4 Tilgangsstyring (roller) Systemet skal gi gode muligheter for å administrere brukere og deres tilknytning til administrative enheter. Det må kunne differensieres på de enkelte brukernes lese- og skriverettigheter, både i forhold til deres administrative tilhørighet og deres roller og faktiske behandlingsansvar som ledere og saksbehandlere. Det skal også være muligheter til å opprette tilgangsgrupper som gir tilgang på tvers av administrativ struktur. Systemet skal ha et sett av standardroller med spesifiserte rettigheter og begrensninger. Det skal imidlertid være mulighet for å legge inn ytterligere differensiering ut fra Ruters behov. 5 Avgrensning mot øvrige systemer Arkiv- og saksbehandlingssystemet skal erstatte dagens dokumentlagring gjennom DocuLive og filsystemene. Arkivverdige dokumenter produseres og lagres både i vanlige kontorstøtteprogrammer og i andre fagsystemer som for eksempel regnskapssystemer, kartprogrammer, analyseverktøy og planleggingsverktøy. De vanlige kontorstøtteprogrammene skal integreres med arkiv- og saksbehandlingssystemet, se også kravspesifikasjonen kapittel 2.5. Andre fagsystemer kan på et senere tidspunkt erstattes av det nye arkiv- og saksbehandlingssystemet, eller det kan være ønskelig å lage en integrasjon med systemet, se også kravspesifikasjonen kapittel IKT Se også kapittel 2.3 i kravspesifikasjonen. 6.1 Dagens IKT-situasjon Serverne Ruter benytter er i hovedsak HP-servere med Windows Server 2003 R2 innstallert. Brukerne benytter både PCer fra HP med Windows XP Professional og tynne klienter med Citrix. I dag benyttes bl.a. kontorstøtteprogrammer som inngår i Microsoft Office XP/ 2003 Professional. Vedlegg 2 oppdragsbeskrivelse prosjekt arkiv- og saksbehandlingssystem Side 7 av 10

8 Databasemotorer i bruk er Microsoft SQL server 2000 og Microsoft SQL server I tillegg til Microsoftproduktene brukes standardprogrammene Citrix klient, Winzip, Trend Antivirus og Adobe Acrobat Reader. Som tilleggsapplikasjon for bærbare PCer benyttes Nortel VPNklient for å logge på jobbnettverket fra et annet nett, for eksempel fra hjemmekontor. 6.2 IKT-tekniske krav Nytt arkiv- og saksbehandlingssystem skal installeres og driftes på dagens tekniske plattform, se også kravspesifikasjonen kapittel 2.3. For øvrig skal tilbyder oppgi tekniske krav som er nødvendig for at deres arkiv- og saksbehandlingssystem skal fungere optimalt, for eksempel: Serverkrav Om dette systemet kan kjøre på virtuelle servere (i et virituelt miljø) Anbefalt skjermstørrelse (standard størrelse hos Ruter er 19 ). 6.3 Backup Ruter har backup-rutiner som er nedfelt i kontrakten med driftsleverandøren Arrive. Ruters driftsleverandør (Arrive) skal gjennomføre backup etter følgende skjema: Intervall Intervall forklaring Type backup Oppbevaring av media Daglig Alle dager Incremental 1 måned (Exchange 1 uke) Ukentlig Alle uker Full backup 1 måned Månedlig Alle måneder Full backup 1 år Årlig Hvert år Full backup Hele avtaleperioden Se kravspesifikasjonen kapittel 2.4 for konkrete krav. 6.4 Vedlikehold og support Leverandøren skal beskrive hvilke løsninger for vedlikeholds- og serviceavtaler de tilbyr og hva slags prisnivå de enkelte avtaler faller innenfor, se for øvrig kravspesifikasjonen kapittel Skanning De eksisterende skannerne Ruter benytter i dag er 2 stk Multimaskiner Canon C4580i og 3 stk HP laserjet 4345 MFP. Tilbyder må forholde seg til øvrige krav vedrørende skanning i kravspesifikasjonen, særlig kapitlene 2.1 og 2.2. Tilbyder skal, som en del av det totale tilbudet, levere forslag på skannere som tilfredsstiller Ruters behov. 7 IKT-drift Ruter benytter Arrive AS som driftsleverandør innenfor IKT. Det medfører at i en driftsituasjon må leverandøren av arkiv- og saksbehandlingssystemet i dag forholde seg til Arrive. Valgt leverandør og Arrive må bekrefte at valgte løsninger vil fungere teknisk i tråd Vedlegg 2 oppdragsbeskrivelse prosjekt arkiv- og saksbehandlingssystem Side 8 av 10

9 med driftsavtalen mellom Ruter og Arrive. Videre må det utarbeides en avtale hvor det defineres hvem som har ansvaret for de forskjellige områdene slik at Ruter aldri skal være i tvil om hvem som har ansvaret for å rette eventuelle feil og mangler. Avtalen skal være i henhold til ITIL Underpinning Contracts 2. Dersom Ruter velger å skifte driftsleverandør innenfor IKT skal en tilsvarende avtale opprettes av Ruter mellom leverandøren av arkiv- og saksbehandlingssystem og ny driftsleverandør. Fra driftsavtalen mellom Arrive AS og Ruter As kan vi sitere: «Arrive skal til enhver tid være ansvarlig for selv å bygge ut og opprettholde nødvendig kapasitet på den Sentrale og Lokale Driftstjenesteplattformen, og på driftsløsningens kommunikasjonsløsning, for å sikre Ruters avtalte driftstjenester og tilgjengelighet. Arrive skal gjennomføre kapasitetsendringer i henhold til endringsstyringsprosessen og med avtalt varsling, samhandling og godkjenninger av Ruter. Ruters driftsløsning består av et Sentralt Driftsmiljø et Lokalt Driftsmiljø, et Distribuert Driftsmiljø og Driftsløsningens Kommunikasjonsløsning. Løsningen kan skisseres som følger: Lokal Brukerlokasjon og Driftsløsningens Kommunikasjonsløsning Leverandørens driftssenter Arrive skal basere sine leveranser av driftstjenester på en Sentral Driftstjenesteplattform plassert hos Arrive. Den Sentrale Driftstjenesteplattformen skal danne grunnlaget for utøvelse av Arrives driftstjenester og Ruters tilgang til sine Applikasjoner og data. Arrive har det hele og fulle ansvaret for Sentral Driftstjenesteplattform i henhold til Ruters kravspesifikasjon samt tjeneste og ansvarsmatrise. Arrive har det hele og fulle ansvaret for kommunikasjonsløsningen i henhold til Ruters kravspesifikasjon samt tjeneste og ansvarsmatrise. 2 Definisjon ITIL er hentet fra IT Infrastructure Library (ITIL) er et "best practice"-rammeverk som beskriver hvordan man kan levere best mulige IT-tjenester ut til sluttbrukere på en kostnadseffektiv måte. Rammeverket er basert på prosesser, der så godt som alle vanlige arbeidsoppgaver som en IT-leverandør bruker å utføre er tatt med. Vedlegg 2 oppdragsbeskrivelse prosjekt arkiv- og saksbehandlingssystem Side 9 av 10

10 Arrive skal etablere og drifte en kommunikasjonsløsning mellom Sentralt Driftsmiljø og Lokalt Driftsmiljø og mellom Leverandørens Sentrale Driftsmiljø til øvrige Lokale Brukerlokasjoner. Driftsløsningens Kommunikasjonsløsning skal av Leverandøren leveres som en driftsstabil og kostnadseffektiv kommunikasjonsløsning som ytelsesmessig understøtter valgt driftsløsning. Løsningen skal bestå av et Hovedsamband og et Backupsamband for Brukerlokasjonene. Kommunikasjonsløsningen til og med ruter på de Lokale Brukerlokasjonene, (skal) ha redundans på alle komponenter som er involvert. Komponentene skal ha automatisk failover til alternative komponenter eller føringsveier ved feil. Dette innebærer at Kunden ikke skal merke at det er feil ved en komponent i Driftsløsningens Kommunikasjonsløsningen og dette skal ikke gå ut over Kundens tilgang til Applikasjoner og data. Arrives stamnett skal ha den samme redundansen. For øvrig står Leverandøren fritt i valg av løsninger og bestykning såfremt disse understøtter Applikasjonene sine krav og denne Avtalens tjenester med garantert servicenivå (SLA krav) og Ruters kravspesifikasjon. Leverandøren har ansvaret for alle komponenter i: Driftsløsningens Kommunikasjonsløsning til og med pc/tynn klient på Kundens Brukerlokasjon Sentral Driftsmiljø til og med ISP-forbindelsen på Internett» Se også enkelte krav i kravspesifikasjonen. Vedlegg 2 oppdragsbeskrivelse prosjekt arkiv- og saksbehandlingssystem Side 10 av 10