Prosedyrebeskrivelse. Konkurranse med forhandling - Rammeavtale for levering av informasjonsvitriner

Transkript

1 Prosedyrebeskrivelse Konkurranse med forhandling - Rammeavtale for levering av informasjonsvitriner

2 INNHOLD 1 INNLEDNING Om Ruter As Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftsplan for gjennomføringen av konkurransen KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlagets oppbygning Rammeavtale Rettelser av KGL GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Konkurranseform Behandling av tilbudene Offentlighet KRAV TIL TILBUDET Tilbudet Innpakning og merking Leveringsadresse Frister Deltilbud Avvik og forbehold Endring av innlevert tilbud Bruk av underleverandører KOMMUNIKASJON MELLOM OPPDRAGSGIVER OG TILBYDERE Tilbyders kontaktperson Ruters kontaktperson Spørsmål og svar Annen kontakt TILDELING AV RAMMEAVTALE MEDDELELSE OM TILDELING AV RAMMEAVTALE... 9 Side 2 av 9

3 1 INNLEDNING 1.1 Om Ruter As Ruter As (Ruter) er administrasjonsselskapet for kollektivtransport i Oslo og Akershus. Selskapet har som oppgave å planlegge, koordinere, kjøpe og markedsføre all tilskuddsberettiget kollektivtrafikk i Oslo og Akershus, med unntak av tog. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har Ruter ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Ruter rett til å drive kollektivtransport i Oslo og Akershus. I tillegg har selskapet strekningskonsesjoner til og fra Østfold og Buskerud. Ruter har ca 140 ansatte. For ytterligere informasjon om Ruter vises det til oppdragsgivers hjemmesider, Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål er å inngå rammeavtale med én leverandør om levering av informasjonsvitriner til dekning av Ruters behov i perioden fra signering og i to (2) år, med opsjon på forlengelse i ytterligere ett (1) + ett (1) år. Oppdraget er nærmere beskrevet i vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse. 1.3 Fremdriftsplan for gjennomføringen av konkurransen Tabellen nedenfor viser tentativ fremdriftsplan. Med unntak av tilbudsfristen må det påregnes at fristene vil kunne endres: Frister Dato Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 23. juli 2013 Siste dag oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. også 26. juli 2013 oppdatering av konkurransegrunnlaget Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 5. august 2013 kl 12 Forhandlinger Uke 33 til 35 Tildeling av rammeavtale Uke 36 Vedståelsesfrist 30. september 2013 kl 12 2 KONKURRANSEGRUNNLAGET 2.1 Konkurransegrunnlaget Deltakerne i denne konkurransen med forhandling er invitert på bakgrunn av en prekvalifiseringsrunde. Konkurransegrunnlaget er publisert på Bare tilbydere som er kvalifisert, gis anledning til å inngi tilbud i konkurransen. Kvalifikasjonsgrunnlaget ble kunngjort i Doffinbasen, i TED-basen og på i uke 23. Side 3 av 9

4 2.2 Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget I dette dokumentet menes med: Kvalifikasjonsgrunnlag: Kvalifikasjonsgrunnlaget hvor tilbydere ble kvalifisert på bakgrunn av kvalifikasjonskrav. KGL: Tilbyder: Tidspunkt for kontraktsinngåelse: Oppdragsgiver: Leverandør: Oppdrag: Konkurransegrunnlaget dvs. tilbudsinnbydelse, generelle kontraktsvilkår og tilhørende vedlegg. Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som leverandør. Dato for signering av avtaledokumentet. Ruter As, ofte forkortet til Ruter. Det selskap som inngår kontrakt om utførelse av oppdrag i Ruters konkurranse. Den ytelse som leveres av leverandør i henhold til rammeavtalen. 2.3 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget ligger tilgjengelig på under Pågående anbud. 2.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget er bygget opp med følgende dokumenter 1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokumentet) som inneholder informasjon og rettledning for hvordan konkurransen vil bli gjennomført. 2. Ett utkast til rammeavtale mellom oppdragsgiver og leverandøren med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse og leverandørens besvarelse Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 Konfidensialitetserklæring 2.5 Rammeavtale Rammeavtalen anses som akseptert av leverandøren, med mindre tilbyderen inntar uttrykkelige forbehold. 2.6 Rettelser av KGL Eventuelle rettelser, supplering eller endring av KGL som foretas i tilbudsfasen blir gjort tilgjengelig på Side 4 av 9

5 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i henhold til Lov om offentlig anskaffelse av 16. juli 1999 nr. 69. (LOA) og forskrift innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2006 nr Det vil bli gjennomført forhandlingsmøter med tilbyderne. Endringer/forbedringer av tilbudene skal dokumenteres skriftlig i form av reviderte tilbud. Ruter forbeholder seg retten til å gjennomføre forhandlingene i flere faser, og redusere antall tilbud som det forhandles om. En første reduksjon vil kunne skje i forkant av forhandlingene, basert på tilbudene inngitt av tilbyderne. 3.2 Behandling av tilbudene Samtlige tilbud vil bli registrert etter hvert som de kommer inn. Det vil bli gjennomført en lukket tilbudsåpning i Ruter. Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos Ruter. Ruter vil ikke returnere tilbudsdokumentasjonen til de tilbydere som ikke blir valgt. Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet, skal dekkes av tilbyder. 3.3 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet inntil valg av tilbud er bestemt. Ved eventuelle begjæringer om innsyn etter dette tidspunkt vil Ruter vurdere hvilke av opplysningene i tilbudet som er forretningshemmeligheter og således unntatt offentlighet. Ved tvilstilfeller vil tilbyderen som har inngitt det aktuelle tilbudet, bli kontaktet. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudet Tilbudsbrev Tilbyder skal utarbeide et eget tilbudsbrev som skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet bør inneholde følgende: Tilbyderens kontaktperson med tilhørende kontaktdata, jf. punkt 5.1. Opplysninger om i hvilken periode tilbudet er bindende, jf. punkt 4.4. En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av utkast til rammeavtale. En bekreftelse på at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i oppdragsbeskrivelsen. En tydelig beskrivelse av eventuelle avvik og forbehold i tilbudet, se punkt 4.6. Tilbudsbrevet skal være signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig avvist av Ruter. Tilbudets struktur Det er tilbyders ansvar å inngi et komplett og gyldig tilbud innen fristen. Tilbydere som inngir tilbud som ikke er komplette og gyldige, risikerer at tilbudet avvises. Side 5 av 9

6 Tilbudet leveres i en egen perm med skilleblad, og det struktureres og leveres i henhold til følgende inndeling: 1. Tilbudsbrev 2. Beskrivelse av tilbudte produkter. Denne beskrivelsen (inkludert bilder og tegninger) skal vise at produktene er i samsvar med vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen. Beskrivelsen skal også synliggjøre hvordan de tilbudte produktene tilfredsstiller preferansene som inngår i vurderingen av tildelingskriteriet Kvalitet (se prosedyrebeskrivelsen punkt 6 Valg av tilbud) 3. Tilbyders leveringstid 4. Tilbyders priser, vedlegg 2 prisskjema Tilbyderen kan ikke forvente at dokumentasjon som presenteres på annen måte enn denne, vil bli vurdert. Hvis tilbyder besvarer krav ved henvising til produktblader, brosjyrer ol., er det tilbyders ansvar å sørge for gode henvisninger, slik at tilbyders besvarelse går klart frem. Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet leveres i to komplette eksemplarer i papirformat. I tillegg leveres én versjon av tilbudet i elektronisk format, lagret på en cd eller minnepinne. Ved avvik mellom trykt og elektronisk versjon går den trykte versjonen foran. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av tilbudet skal legges i en egen mappe på samme cd/minnepinne som den usladdede versjonen av tilbudet. Språk Tilbudet med tilhørende dokumentasjon utformes på norsk eller engelsk. Forhandlinger vil bli gjennomført på norsk. 4.2 Innpakning og merking Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse. Det innebærer at forsendelsen må være fysisk lukket, for eksempel med tape/lim. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Tilbudet skal merkes "Tilbud i konkurranse om levering av informasjonsvitriner Tilbudsforsendelser som ikke er merket på riktig måte, og/eller ikke er sendt i lukket forsendelse, vil bli avvist. 4.3 Leveringsadresse Tilbudet skal sendes eller leveres til: Postadresse Leveringsadresse Ruter As Ruter As Postboks 1030 Sentrum Dronningens gate 40, 4. etasje v/resepsjonen 0104 OSLO 0154 OSLO Side 6 av 9

7 4.4 Frister Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 5. august 2013 kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på leveringsadressen, jf punkt 4.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Hvis tilbudet blir mottatt etter tilbudsfristens utløp, vil tilbudet bli avvist selv om tilbyder har postkvittering eller annen dokumentasjon som viser at tilbudet ble avsendt i rimelig tid før tilbudsfristen. Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 30. september 2013 kl Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av det oppdraget Ruter etterspør. 4.6 Avvik og forbehold Hvis tilbudet er ment å avvike fra spesifikasjoner eller det tas forbehold mot bestemmelser i rammeavtalen, skal tilbyder opplyse om dette i tilbudsbrevet. En henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som et forbehold eller et avvik hvis disse avviker fra spesifikasjoner og/eller avtalevilkår i denne konkurransen. Avvik og forbehold skal være beskrevet presist og entydig i tilbudet, slik at Ruter kan vurdere disse uten å ta kontakt med tilbyder. I tilbudsbrevet skal det henvises til hvor i tilbudet et avvik eller et forbehold er nærmere beskrevet. Ruter As forbeholder seg retten til selv å vurdere og fastsette konsekvensen av alle avvik og forbehold. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold og/eller vesentlige avvik vil bli avvist. Det samme vil tilbud med forbehold, avvik eller uklarheter som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes opp mot de øvrige tilbudene. 4.7 Endring av innlevert tilbud Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 4.8 Bruk av underleverandører En tilbyder som benytter underleverandører, bærer selv det samlede ansvaret for leveransene i avtalen med Ruter. All kommunikasjon/kontakt vil foregå mellom Ruter og tilbyder, og tilbyder bærer selv merkostnadene ved bruk av underleverandører. Side 7 av 9

8 5 KOMMUNIKASJON MELLOM OPPDRAGSGIVER OG TILBYDERE 5.1 Tilbyders kontaktperson Tilbyder bes om å oppgi kontaktperson i tilbudsbrevet (med tilhørende adresse, e-postadresse og telefonnummer). Dersom kontaktperson endres, skal oppdragsgiver informeres. Ruter tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi eventuelle endringer ikke har blitt videreformidlet. 5.2 Ruters kontaktperson Navn: Kristian Dahle Trygstad Telefon: E-post: kristian.trygstad@ruter.no 5.3 Spørsmål og svar Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nettadressen under Pågående anbud. Alle spørsmål vil bli anonymisert, og Ruters svar vil gjøres tilgjengelig for alle tilbydere i anonymisert form på nevnte nettsted. Tilbyder er selv ansvarlig for å holde seg oppdatert på de svarene som legges ut på Spørsmål stilt etter 23. juli 2013 kan tilbyder ikke forvente at blir besvart. 5.4 Annen kontakt Eventuelle andre henvendelser vedrørende konkurransen skal være skriftlige og rettes til Ruters kontaktperson, se punkt 5.2. Tilbyder skal ikke henvende seg til andre enkeltpersoner hos oppdragsgiver i anledning konkurransen og oppdraget anskaffelsen gjelder. Hvis tilbydere kontakter oppdragsgiver på andre måter enn beskrevet i dette punktet og i punkt 5.3, kan konsekvensen bli at tilbyderen avvises eller at konkurransen avlyses. 6 TILDELING AV RAMMEAVTALE Rammeavtale vil bli tildelt det tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Tildelingskriterier Vekting Pris Baseres på Tilbydernes priser på vitriner og deler inntatt i vedlegg 2 Prisskjema. Forventede driftskostnader over en tiårsperiode, inntatt i vedlegg 2 Prisskjema 35 % Side 8 av 9

9 Kvalitet Følgende forhold står sentralt i vurderingen av den tilbudte leveransens kvalitet: Funksjonelle egenskaper som etterspurt i oppdragsbeskrivelsen Ivaretakelse av miljøhensyn Forventet kvalitet på produktene, basert på Referanser Design 50 % Leveringsrutiner Følgende forhold står sentralt i vurderingen av leveringsrutiner Tilbyders leveringssystem og leveringsrutiner (blant annet leveringstid på ferdige modeller og rutiner for lagerhold i perioder) Rutiner for dellagerbestillinger og muligheter for utskiftning i perioden Responstid fra bestilling til leveranse 15 % 7 MEDDELELSE OM TILDELING AV RAMMEAVTALE Før rammeavtale med valgte tilbyder signeres blir samtlige tilbydere meddelt hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en begrunnelse og opplysninger om klageadgangen. Fra Ruter sender ut meddelelse om valg av tilbud og frem til kontrakt signeres med valgte tilbyder, vil det være en karensperiode på 10 dager. Side 9 av 9