Outsourcing drift av IKT-løsning

Transkript

1 Outsourcing drift av IKT-løsning Forespørsel om informasjon ( Request for Information RFI )

2 INNHOLD 0 INNLEDNING BAKGRUNN FOR VÅR FORESPØRSEL OM INFORMASJON (RFI) BESKRIVELSE AV DAGENS LØSNING UTFORDRINGER MED DAGENS LØSNING BESVARELSE OG FORUTSETNINGER FOR BESVARELSE SPØRSMÅL I RFI INFORMASJON SOM SKAL FYLLES UT OM FIRMA... 6

3 0 INNLEDNING Den Norske Opera & Ballett ( DNO&B ) er landets største musikk- og scenekunstinstitusjon. Hovedvirksomheten i DNO&B er produksjon og formidling av opera og ballett av høy kvalitet til et bredt publikum. Organisasjonen består av omtrent 600 medarbeidere fordelt på ca. 50 forskjellige yrkesgrupper. Virksomheten omfatter sangere, ballettdansere, musikere, snekkere, malere, modister, syere, skomakere, fotografer, i tillegg til tekniske fagarbeidere og ansatte i støttefunksjoner. Den totale omsetningen i 2010 var kr. 589 millioner kroner. For mer informasjon om DNO&B, se 1 BAKGRUNN FOR VÅR FORESPØRSEL OM INFORMASJON (RFI) DNO&B har i dag outsourcet drift av store deler av IKT løsningen til en driftsleverandør. Avtalen om ekstern drift skal konkurranseutsettes i 2012, og i den forbindelse skal DNO&B utarbeide en oppdatert kravspesifikasjon for ny forespørsel. Til dette arbeidet trenger vi råd, og har valgt å forespørre dette i form av å sende ut RFI til utvalgte leverandører. Dette med utgangspunkt i at det skjer store og raske endringer i teknologi, og brukernes krav øker i takt med dette. Brukernes krav til økt fleksibilitet og tilgjengelighet skal kombineres med IKTavdelingens krav til å ivareta sikker drift, datasikkerhet, brukeradministrasjon, krav til skalerbarhet, kostnadskontroll etc. I vår IKT-strategi har vi følgende uttalte mål: IKT-mål I løpet av et to-års perspektiv skal DNO&B ha en IKT-løsning som fører til enklere arbeidsmønster med færre manuelle operasjoner, forenkler datagjenfinning, og som bidrar til at samme type data lagres færrest mulig antall ganger. 1.1 Beskrivelse av dagens løsning Administrasjonsnettet Dette nettverket omfatter alle kontortekniske applikasjoner som distribueres over kablet og trådløst nettverk. Dette nettverket administreres og driftes i dag av driftsleverandøren. Nettet innbefatter Operaens interne nettverk, gjestenett og nett for leverandører. De kontortekniske applikasjonene driftes generelt på Citrix-teknologi i driftssenter hos driftsleverandøren. Administrasjonsverktøyene er for eksempel Office, edocs DM dokumenthåndtering, Maconomy, Agresso, Super Office. Det er noen integrasjoner mellom applikasjonene. Exchange miljøet ligger i dag utenfor AD. For å få tak i informasjon fra de forskjellige applikasjonene, må man kunne logge på hver av de og ta ut resultater derifra. Unntaket er Crystal Report som benyttes til å ta ut rapporter fra enkelte av systemene. Vi har et sikret nett til bruk for Operaens egne ansatte, og dette krever 802.1x og maskinautentisering. Vi har standardiserte løsninger for PCer, d.v.s. type PC og oppsett av disse med lokale applikasjoner som distribueres over nettverket. IKT-avdelingen sørger for tanking og klargjøring av PCene for hver enkelt bruker. Brukerne har ikke admin tilgang på PCene, noe som innebærer at IKT-avdelingen må hjelpe til ved installasjoner på PC som ikke er distribuert ut. Print for kontortekniske applikasjoner foregår på fellesskrivere. Utskrifter sendes til en felles print-kø, og utskriften kan hentes fra hvilken som helst skriver ved autentisering med adgangskortet. I tillegg finnes skrivere for print av for eksempel tegninger. Produksjonsnettet er en fellesbetegnelse for nettverk som er relatert til prøver og forestillinger. Lys, Lyd & Bilde, Scenemaskineri, Tale og Brannvarsling. Publikumsnettet er en fellesbetegnelse på de IKT-relaterte løsningene som er rettet mot publikum, eksempelvis billettsalg, hjemmeside, informasjonskiosker/skjermer. Side 3 av 6

4 Felles for disse nettene er at de fleste benytter standard PCer med Citrix for å nå kontortekniske applikasjoner. I tillegg har enkelte medarbeidere egent utstyr tilpasset deres arbeidsoppgaver. Dette kan være for eksempel grafiske designere som benytter Macer med Adobe produkter, og konstruktører som benytter kraftige PCer med Autodesk Inventor. Datalagring foregår på lokale servere lokalisert i Operaens datarom. IKT-avdelingen sørger for backup. Enkelte av løsningene i publikumsnettet er under fornying, og det er viktig at vår IKT-plattform er klar til å kunne møte økte krav til nye løsninger. 1.2 Utfordringer med dagens løsning Kort beskrivelse av Nr dagens situasjon 1. Vi opplever at vi har en fragmentert lagring av data 2. Ikke god nok kontroll på datamengder 3. Publisering fra Citrix og ut 4. PC og enhetlige modeller, vi ønsker å frigjøre oss fra dette Beskrivelse av problemet / utfordringen Data lagres i dag på følgende måter: På Citrix plattform hos driftsleverandøren: Filområde (fellesområde eller privat område), i dokumenthåndteringsverktøyet edocs DM, i mail, i applikasjoner. Lokalt hos Operaen: Lokal server som også nås via Citrix som oppmappet disk, en egen server for bilder og NAS disker og i flere applikasjoner uten integrasjoner. Innlegging og gjenfinning av data oppleves som uoversiktlig for våre brukere og må forenkles mest mulig. Utfordringen ligger i kombinasjonen citrix / lokal server / hjemmekontor (hvor vi har tilgang til Citrix miljøet). Dagens bilde: Store mail-bokser, store pst-filer. Store datamengder i alle systemer. Mye ligger dobbelt. Store mengder data skal hver dag legges ut på interne infoskjermer, eksterne servere (personalhåndbok/lederhåndbok) og på en et ekstranett som alle ligger utenfor vår brannmur. Informasjonen kommer fra ulike applikasjoner på Citrix. Dette oppleves i dag som en tung prosess med lagring lokalt før publisering. Vi ønsker større fleksibilitet i henhold til det å ta i bruk de enheter brukerne ønsker, d.v.s. forekjellige typer personlige datamaskiner, lesebrett og smart phones. I dag krever vi 802.1x og maskinautentisering på PCer for å komme på vårt intern-nett. Dette forutsetter kun et begrenset antall PCer (driftsleverandør har laget image for disse). 5. Kontroll på PCer / LAN Vi ønsker enkel kontroll / tilgjengeliggjøring / distribusjon av applikasjoner installert lokalt. Oversikt over hva som er installert hvor. Tilstandsrapport. 6. Administrasjon av Citrix brukere IKT-avd har i dag mulighet til å gjøre enkel administrasjon av Citrix klienter, som å bytte passord, legge til tilgangsgrupper etc. En løsning for dette ønskes videreført (det er ikke en utfordring med dette dagens løsning). 7. Kjerneverktøy Vi har mange applikasjoner med registrering av brukernavn i tillegg til AD. Det er ønskelig med en felles forenklet administrasjon av dette. Side 4 av 6

5 8. Unified Communication Unified Communication skal vurderes som en økt fortjeneste i forbindelse med ny Outsourcing løsning. Beskriv muligheter / fordeler for DNO&B basert på beskrivelsen av dagens løsning angitt i kapittel 1. 2 BESVARELSE OG FORUTSETNINGER FOR BESVARELSE Besvarelse: Besvarelsen på spørsmålene stilt i kapittel 3 besvares i et eget dokument. Vi ber også om at tabellen i vedlegg 1 legges ved ferdig utfylt. Alle IKT-faglige spørsmål vedrørende denne henvendelsen rettes til vår IKT-sjef, Anniken Jermstad, tlf , e-post: aj@operaen.no. DNO&B er underlagt Lov om offentlige anskaffelser og våre innkjøpsrutiner er tilpasset dette. Dette tilsier bl.a. at endelig anskaffelse av driftstjenester vil foregå etter forutgående utlysning på Doffin-databasen. Denne henvendelse er kun innhenting av fakta - relevant informasjon - for en mest mulig presis kravspesifikasjon/behovsbeskrivelse Ingen leverandører vil oppnå noen form for eksklusivitet på bakgrunn av vår RFI, vi står fritt til anvende mottatt informasjon på en objektiv og profesjonell måte, for å sikre en optimal konkurranse. DNO&B vil ikke dekke noen kostnader i forbindelse med besvarelse av denne RFI. Eventuelle ytterligere opplysninger om våre innkjøpsprosedyrer fås ved henvendelse til innkjøpssjef Jørn Eirik Pettersen, tlf , e-post: jep@operaen.no. Frist for besvarelse: Innen 25/ kl Besvarelsen sendes til jep@operaen.no. Forutsetninger for IKT-drift i DNO&B: DNO&B skal fortsette med outsourcing av IKT-drift, men modell og omfang er ikke bestemt. Vi har heller ikke bestemt om driften skal outsources til en eller flere leverandører, og i hvilken grad vi skal benytte underleverandører. Konfidensialitet: DNO&B behandler alle besvarelser konfidensielt, mottatt informasjon vil ikke under noen omstendigheter bli utlevert til noen tredjepart. Vi ber om at vårt dokument blir behandlet tilsvarende. 3 SPØRSMÅL I RFI Med utgangspunkt i beskrivelse av nåsituasjonen i kapittel 1, ber vi leverandøren beskrive det mest optimale løsningsforslag for DNO&B som støtter opp under karvet til mobilitet, effektivitet og rasjonell databehandling. Vi ønsker også at Leverandøren bekrefter om de tar ansvar for hele leveransen selv om underleverandører benyttes, og de enkelte elementene i løsningen skal beskrives (valg av teknologier og konfigurasjon, samt hvordan løsningen er Side 5 av 6

6 tenkt driftet/forvaltet). DNO&B ber leverandører om å utheve noen spesifikke områder som bla: - Løsning for å understøtte krav til både lokal og sentral lagring/alternativ løsning - Løsning for effektiv lagring - Leverandørens Cloud Enablerrolle og mulighet for å integrere Cloudleveranser som en standard del av leveranse (f.eks Office 365) - Publisering av informasjon (eksterne løsninger utenfor DNO&B sikre sone) - Løsning for å understøtte bring your own device uten at dette går på bekosting av sikkerhet og brukervennlighet - Softwaredistribusjon (sentral plattform og på lokale enheter) - Oppetidsgarantier og sikkerhet (inkl kontroll på klienter/devicer og LAN) - Brukeradministrasjon og SelfService støtte - Rapportering - Unified Communication 4 INFORMASJON SOM SKAL FYLLES UT OM FIRMA Tabellen nedenfor ligger i Word fil som vedlegg 1. Firmaopplysninger Firmanavn Adresse Kontaktperson Webside Organisasjonsnummer Fylles inn: Beskrivelse av virksomhet, spesielt med fokus på områder om etterspørres i dette dokumentet. Angi relevante referanser Firmanavn Kontaktperson Type løsning Side 6 av 6