PROTOKOLL FRA STYREMØTE NR 2/2011

Transkript

1 PROTOKOLL FRA STYREMØTE NR 2/2011 Tidspunkt: 29. april kl Sted: NIR, Kristiansund Protokoll sendes: Faste medlemmer i styret Representantskapets leder Ordførere/rådmenn i NIR-kommunene Varamedlemmer til styret Tekniske sjefer eller tilsvarende i NIR-kommunene Kontrollutvalgene for de respektive kommunene Øvrige tilstedeværende Saker til behandling: 06/11 Referatsaker 07/11 Revisjon av lønns- og personalpolitisk plan 08/11 Årsberetning og årsregnskap for /11 Opprettelse av ny stilling - informasjonskonsulent 10/11 Budsjett for 2012 Til stede: Aure/Smøla: Anna Lovisa Melland Averøy: Wenke Greve Halsa/Tingvoll: Ivar Jonas Nørbech Kristiansund: Knut Garshol Kirsten Skaret Oppdal: Einar Skarsheim Rauma: - Sunndal: Eilif Lervik Surnadal: - Forfall: Tove Merete Røvik Istad, Ole Kjell Talberg og Magnhild Vik fra Rauma. Inge Skogheim, Bodil Gjeldnes og Terje Forberg fra Surnadal. I tillegg møtte: Per Arne Williamsen, Torbjørn Aae, Else Mari Strand og Hilde Ødegaard Harstad fra administrasjonen. Det ble bestemt å behandle opprettelse av ny stilling før budsjettet for For øvrig var det ingen kommentarer til innkalling eller dagsorden. 1

2 ORIENTERINGSSAKER: Siste nytt fra NEKS Daglig leder orienterte om de siste tallene fra NEKS. Det legges fram en egen sak om NEKS til neste styremøte. Transportutjevning Transportutjevning for 2010 var lagt ved innkallingen. Prinsippene for transportutjevning vil bli gått gjennom i neste styremøte. Kommunerevisjonens selskapskontroll i RIR Rapporten fra kontrollen var lagt ved innkallingen. Hilde Ødegaard Harstad gikk gjennom de punktene som var av betydning for NIR og eierkommunene. Anbud på innsamling av husholdningsavfall i Oppdal Torbjørn Aae orienterte om status i prosjektet. Mulig sammenslåing med RIR Styreleder orienterte om status i prosjektet og det ble diskutert rundt saken. Styret er fortsatt positiv til å utrede saken. Selskapsavtalen for NIR Hilde Ødegaard Harstad orienterte om representantskapets vedtak og de tilbakemeldingene som var kommet så langt. Anbud på håndtering av kildesortert papir Hilde Ødegaard Harstad orienterte om at anbudet nå er lagt ut med frist den 19. mai. Ny daglig leder Styreleder orienterte om status i prosjektet. Forsikringer Styret ønsker å bli orientert om selskapets forsikringer i neste møte. 2

3 06/11 REFERATSAKER 12/11 Averøy kommune Skade på eiendom etter slamtømming 27/11 Halsa kommune Vedr. faktura fra HAMOS 32/11 Rauma kommune Kommunerepresentasjon i NIR-styret 34/11 Sunndal kommune Ny selskapsavtale styresammensetning 38/11 Kristiansund kommune Informasjon om NIR til formannskapet 40/11 Halsa kommune Ønske om orientering - Halsa kommunestyre Styret fattet følgende enstemmige Referatsakene tas til orientering. v e d t a k : 07/11 REVISJON AV LØNNS- OG PERSONALPOLITISK PLAN Styret vedtok ny lønns- og personalpolitisk plan den i sak 28/10. Representantskapet behandlet saken i møtet den Planen ble godkjent, men representantskapet vedtok også: Lønns- og personalpolitisk plan legges fram for representantskapet igjen i juni for ny revisjon, spesielt med fokus på punkt 9 og ny pensjonsordning. Punkt 9 i planen omhandler seniorpolitikk. I vedlagte plan var de reviderte punktene uthevet med rød skrift. Som representantskapet ønsket er Kristiansund kommunes plan modell for revideringen som er gjort og som omfatter: - Hva ansatte som ikke tar ut AFP tilbys - Ekstra fridager fra 62 år - Tilskudd til trim/trening - Daglig leder tilbys ikke redusert stilling som de øvrige ansatte Når det gjelder ny pensjonsordning vil de som tar ut ekstra lønn ( fra 62 år og fra 65 år) opptjene ekstra pensjonspoeng. Styret gjorde noen mindre presiseringer i møtet. Styret legger saken fram for representantskapet med følgende forslag til v e d t a k : Lønns- og personalpolitisk plan datert vedtas. 3

4 08/11 ÅRSBERETNING OG ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Årsberetning og årsregnskap for 2010 var lagt ved innkallingen. NEKS har avlagt årsregnskap og NIRs eierandel er justert deretter. For øvrig er regnskapet uendret siden siste styrebehandling. Resultatet for 2010 er nå et underskudd på kr Styret gjorde en mindre endring under overskriften Administrasjonen. Styret fattet følgende enstemmige v e d t a k : Årsberetning og årsregnskap for 2010 anbefales og oversendes revisor før endelig behandling i representantskapet. 09/11 OPPRETTELSE AV NY STILLING INFORMASJONSKONSULENT I forbindelse med strategiarbeidet i 2010 ble det pekt på mange områder der NIR kunne gjort mer for medlemskommunene. Ett av disse områdene var informasjon og holdningsskapende arbeid. Da strategiplanen ble vedtatt stod dette som ett av satsningsområdene i perioden, og representantskapet var positive til opprettelse av en stilling for å hjelpe kommunene, spesielt i forhold til holdningsskapende arbeid blant barn og unge. Dette er arbeid NIR ikke har hatt kapasitet til så langt. NIR har ingen med formell kompetanse på informasjonsfeltet i dag. Oppgavene har til tross for dette blitt utført på en god måte. Vi ser imidlertid at behovet for informasjon og holdningsskapende arbeid øker, og at kravet til kvalitet på tekst og bilder til for eksempel Ren info blir stadig større. En person med kompetanse på pedagogikk, journalistikk eller informatikk ville vært en styrke for både NIR og eierkommunene. NIR ville i tillegg fått frigjort ingeniørkapasitet og dermed bedre mulighet til å ta tak i andre prioriterte arbeidsoppgaver. Følgende arbeidsområder er aktuelle for en informasjonskonsulent: Holdningsskapende arbeid i skole og barnehage (ca 130 skoler og barnehager) Ansvar for Ren info Ansvar for nettsidene Tømmekalendre for kommunene Informasjon på andre språk (polsk, tsjekkisk, russisk ) Annonsering for NIR og kommunene Skilt/informasjon på miljøstasjoner og returpunkt 4

5 Kildesorteringshåndbok Aksjoner (nasjonale og lokale aksjoner, f.eks. farlig avfall) Sosiale medier Informasjon/kurs til renovatører og driftspersonell Nyhetsbrev/oppdateringer til saksbehandlere og politikere i medlemskommunene Arrangere kurs (f.eks. offentlige innkjøp) Den nye stillingen vil, som for alle ansatte i NIR, også ta andre løpende oppgaver i selskapet. Det vil for eksempel vurderes om sekretæroppgaven for styret og representantskapet skal tillegges denne stillingen. Totalt er dette nok arbeidsoppgaver til en 100 % stilling, noe som trolig også vil gjøre det enklere å rekruttere godt skolerte folk. Eilif Lervik fremmet forslag om å utsette saken til ny daglig leder er på plass. Utsettelsesforslaget ble vedtatt mot 2 stemmer. 5

6 10/11 BUDSJETT FOR 2012 Regnskap Rev.budsj. Budsjett Budsjett Budsjett Driftsinntekter Sekretariat Avfallsforum Møre og Romsdal Årsavgift NIR-kommunene Årsavgift NIR-kommunene/unntatt Surnadal Kildesortert papir Omlasting Hagelin Omlasting Hagelin ( ) - ( ) ( ) Lån NEKS Restavfall levert NEKS Annen inntekt/metall EE-avfall/ småapparater Diverse salg Fretex Husholdningsplast Sum driftsinntekter Driftskostnader Lønn Styre og rep.skapshonorar Pensjonsutgifter Arbeidsgiveravgift Inventar/ IT- utstyr Div. kontorkostnader Revisor Kontorleie og strøm Kurs, møter og konferanse utg Reiser, diett utg. Etc Kildesortert papir Husholdningsplast Fretex Restavfall levert NEKS/Rekom Informasjon Div. innkjøp for videresalg Kontingenter, medlemsavgifter Juridisk bistand/konsulenttjenester Kundebehandlingssystem Avskrivning datautstyr Nedskr. finansielle anleggsmidler Sum driftskostnader Brutto driftsresultat Motpost avskrivninger Rente- og utbytte inntekter Rentekostnader Renter og avdrag NEKS lån - ( ) ( ) - - Overført fra tidligere overskudd Overført fra fond Resultat (57 673) Kommentar: Budsjettet er laget ut i fra en forutsetning om prisstigning på ca. 2 % i

7 INNTEKTER Sekretariat Avfallsforum Møre og Romsdal Forutsatt at avfallsforumet velger NIR som sekretariat etter avtalens utløp i april 2012, forventes inntekten å tilsvare 500 arbeidstimer for sekretæren, inkl. sosiale kostnader. Årsavgift Årsavgiften for 2012 blir kr , eller kr 82,84 pr. innbygger, som er en økning på 20,83 % fra I budsjettet er det lagt inn en ny stilling som informasjonskonsulent fra i henhold til Strategiplan for NIR og klare signaler fra representantskapet. Inntekten fra EE-avfall har blitt redusert med flere hundre tusen kroner de siste par årene, og dette vil måtte kompenseres over årsavgiften. Budsjettet er satt opp med nøkternhet, samtidig som det etterstrebes et såpass slingringsmonn at man unngår et underskudd ved eventuelle uforutsette kostnader. Omlasting Hagelin Omlasting og transport av restavfall til levering på NEKS gjelder Kristiansund kommune, Tingvoll kommune og Veolia Miljø AS i Kristiansund. Kostnader dekkes av de som benytter seg av ordningen. Faktureringsordningen mellom Kristiansund kommune og NIR gjør at både inntekter og kostnader kommer inn på inntektssiden. Levert restavfall til forbrenning NEKS Ny prisavtale med NEKS (via Rekom) ga en prisreduksjon for kommunene på 257 kr/t fra 1. oktober. Dette vil utgjøre en samlet besparelse for NIR-kommunene på ca. 3,3 mill. kroner i Sluttbehandlingsavgiften falt nesten bort f.o.m Halvparten av denne reduksjonen (kr 40,60) gikk i 2010 (3 mnd) og i 2011 til NIR, ref. sak 22/10 og 27/10 i styret og 3/11 og 4/11 i representantskapet. Budsjettet legger opp til å fortsette denne praksisen. Det bør vurderes om denne inntekten heller bør legges inn i årsavgiften. Man har gått ut i fra mengdene fra 2010 og 2 % prisstigning i beregningen av dette beløpet. EE-avfall Nye avtaler har gitt dramatisk inntektssvikt på innlevert EE-avfall. Inntektsfallet beløper seg til flere hundre tusen kroner, som heretter vil måtte hentes inn gjennom årsavgiften. Fretex Posten gjelder transport for Kristiansund kommune. I forbindelse med ny avtale vil kostnaden falle bort fra og med februar Rente- og utbytteinntekter Vi forventer renteinntekter på bankinnskudd på kr , renteinntekter på ansvarlig lån NEKS kr og utbytte fra Rekom på kr Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Beholdningen på disposisjonsfondet etter årsoppgjørsdisposisjoner for 2010 vil være kr. 0. Det er derfor ikke mulig å overføre midler fra tidligere års mindreforbruk. 7

8 KOSTNADER Lønn Det er lagt inn en lønnsvekst på 5 % i 2011 og Følgende stillinger er lagt inn: Ny daglig leder (11 mnd), avtroppende daglig leder (1 mnd), 3 heltidsstillinger (derav ny stilling som informasjonskonsulent) og en 80 % stilling, samt lønn til renholder. Møtegodtgjørelse Posten består av fast honorar til styreleder og representantskapsleder, samt møtegodtgjørelse for styremedlemmer (5 møter) og representantskapsmedlemmer (2 møter). Det er lagt inn honorar til andre møter og eventuelle krav om tapt arbeidsfortjeneste i forbindelse med styreog representantskapsmøter, samt en eventuell styresamling/kurs for det nye styret. Med bakgrunn i endringer i forvaltningsloven og revisjonsrapporten for RIR (regnskapsåret 2010), ser vi at det kan bli nødvendig med endringer vedrørende denne posten. Revisjonsrapporten for RIR sier at kommunene selv bør dekke kostnader forbundet med representantskapsdeltakelse. Diskusjonen som går på om man skal ha et profesjonelt styre eller ikke, vil også påvirke denne posten. Pensjonskostnader Pensjonskostnadene vil bli redusert i forhold til budsjettet for 2011, til tross for opprettelsen av en ny stilling. Dette skyldes bortfall av AFP-kostnader. Arbeidsgiveravgift Innbefatter arbeidsgiveravgift på lønn, feriepenger, honorarer og pensjonskostnader. Inventar/IT-utstyr Det budsjetteres ikke for innkjøp av inventar i Det settes av kr til kjøp av PC for informasjonskonsulent og oppbygging av fond for Data/IT med tanke på senere utskifting av server og datamaskiner. Kontorleie/strøm Dekker leie av lokalene i Vågeveien 7, 6509 Kristiansund, justert for prisstigning og økte strømpriser. Diverse kontorutgifter Posten dekker kostnader til telefon, porto, aviser og fagblader, kontorrekvisita, EDBkostnader, leasing av kopimaskin, julebord og diverse løpende driftsutgifter. EDB-kostnadene inkluderer blant annet lisenser for regnskaps- og lønnssystemer, vedlikehold, brukerstøtte, osv. og utgjør ca. 40 % av denne posten. Kurs-, møte- og konferanseutgifter I tillegg til vanlig deltakelse på kurs og konferanser for ansatte, eiermøte i Rekom etc., er det tatt høyde for en samling/kurs for det nye styret og ekstra kursing m.m. for ny daglig leder og informasjonskonsulent. Reiser, diett, bilgodtgjørelse Dekker km-godtgjørelse, diett etc. etter statens satser for ansatte og styre- og representantskapsmedlemmer. 8

9 Det er tatt hensyn til økte reisekostnader i forbindelse med ekstra styresamling, ekstra kursog konferansedeltakelse for ny daglig leder og informasjonskonsulent, samt reisekostnader forbundet med informasjonsarbeid i skoler og barnehager. Informasjon Posten dekker kostnader til 3 utgaver av Ren Info (redigering, design, fotografering, trykking, papirkostnad, distribusjon), bruk av avfallsveilederen Sortere.no og Loop Skolemateriell, nasjonale og lokale informasjonskampanjer/aktiviteter, annonsering (aviser, kino, lokalradio), undervisningsmateriell etc. Med andre ord en økt satsning på informasjon. Kontingenter/medlemsavgifter Medlemskontingent Avfall Norge kr , Avfallsforum Møre og Romsdal kr Disse kontingentene gjelder for NIR og medlemskommunene og gir blant annet redusert deltakeravgift på kurs og konferanser. Kontingent Avfallsforum Midt-Norge kr 4500, Nordmøre Næringsråd kr. 1000, sertifisering/medlemskap Miljøfyrtårn ca. kr , medlemskap KS Bedrift ca. kr og bedriftshelsetjeneste for ansatte ca. kr Avskrivning datautstyr Dette er tredje og siste avskrivning av datautstyret som ble innkjøpt i Resultat Budsjettet legger opp til et lite overskudd med tanke på å øke disposisjonsfondet. Det er viktig for driften å ha en økonomisk buffer som er større enn den NIR har pr. dags dato. KONSEKVENSER FOR KOMMUNENE Det foreslåtte budsjettet og avtaler som NIR har inngått vil gi følgende konsekvenser for kommunene i 2012: Årsavgift til NIR ,- Sparte årlige kostnader som ikke framkommer av NIRs budsjett: Lavere leveringsavgift til NEKS (sept. 2010) ,- Bortfall av deler av sluttbehandlingsavgiften (okt. 2010) ,- Ny avtale på salg av papir (2010) ,- Totale årlige besparelser ,- Saken var lagt fram med følgende forslag til vedtak: Forslag til budsjett for 2012 vedtas. Eilif Lervik fremmet forslag om å kutte lønnskostnaden tilsvarende informasjonskonsulentens lønn. Anna Lovisa Melland fremmet forslag om å redusere lønnskostnaden tilsvarende ¼ av informasjonskonsulentens lønn. 9

10 Lerviks forlag fikk 1 stemme og falt. Administrasjonens forslag ble stilt opp mot Mellands forslag. Mellands forslag ble vedtatt med 4 mot 3 stemmer. Forslag til budsjett for 2012 med endringer ble vedtatt. Kristiansund 29. april 2011 Kirsten Skaret leder Knut Garshol Wenke Greve Eilif Lervik Anna Lovisa Melland Ivar Jonas Nørbech Einar Skarsheim 10