PROTOKOLL Møte i styret nr

Transkript

1 PROTOKOLL Møte i styret nr Tidspunkt: Fredag 15. juni 2018 kl Sted: NIR, Vågeveien 7, Kristiansund Protokoll sendes: Styrets medlemmer og varamedlemmer Representantskapets leder Ordførere, rådmenn og tekniske sjefer (eller tilsvarende) i NIR-kommunene Kontrollutvalgene Møre og Romsdal Revisjon IKS (NIRs revisor) Øvrige tilstedeværende på møtet Saker til behandling: 11/18 Revisjonsberetning for /18 Ny selskapsavtale for NIR 13/18 Revidert møteplan Medlemmer til stede: Aure/Smøla: Averøy: Halsa/Tingvoll: Kristiansund: Oppdal: Rauma: Sunndal: Birger Træthaug Svein Kongshaug Solvår Skogen Sæterbø Maritta B. Ohrstrand Thorleif Jacobsen (1. vara) Ole Kjell Talberg Eilif Lervik Forfall: Eli Dahle fra Oppdal. I tillegg møtte: Representantskapsleder Arne Hoem. Knut Mostad, rådmann i Averøy, møtte for ordfører. Else Mari Strand, Pål Harstad, Linn Stamnes Stokke, Torbjørn Aae og Hilde Ødegaard Harstad fra administrasjonen.

2 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Sak 12/18 ble trukket. Styret fattet følgende enstemmige Innkalling og saksliste godkjennes. v e d t a k : SAKER TIL ORIENTERING NYTT REGELVERK OM PERSONVERN Saksbehandler: Else Mari Strand NIR har oppdatert rutiner og ryddet i gamle arkiv for komme a jour med de nye personvernreglene. Alle ansatte, styremedlemmer og representantskapsmedlemmer har fått eller vil få oversikt over hvilke opplysninger NIR har lagret om dem og hvorfor, og må kvittere for at dette er forstått. MØTER, KURS OG KONFERANSER SeSammen har hatt nok et møte om felles avfallsstrategi og mulige samarbeidspunkter i Midt-Norge. Til generalforsamling i Rekom ble det sendt fullmakt med daglig leder i HAMOS, siden verken daglig leder eller styreleder hadde anledning til å dra til Bergen på dette. Daglig leder møtte på generalforsamling i Avfall Norge, Det er gjennomført vernerunde. REGNSKAP PR Saksbehandler: Else Mari Strand Regnskapet var sendt ut til styret i forkant av møtet. Tallene ble kort gjennomgått. Vi ligger godt i rute i forhold til budsjett. ANBUD UNDER ARBEID NIR har følgende anbud under arbeid: 2

3 Tittel Ansvarlig Status Supplerende innkjøp av dunker TA Kontrakten er tildelt Alles miljø AS Innsamling og behandling av farlig avfall (prosjekt i regi av SeSammen) PH Utlyst Innsamling av avfall i Oppdal PH Under utarbeidelse, lyses ut i august. Transport og behandling av avfall fra gjenvinningsstasjonene i Tingvoll PH Kontrakt signert med Nors Gjenvinning. Transport og behandling av avfall fra gjenvinningsstasjonen i PH Under utarbeidelse, Kristiansund lyses ut i juni. Transport og behandling av restavfallet (se sak 02/18) HØH Lyst ut med frist RAUMA KOMMUNE VURDERER EIERSKAPET Rauma kommune har vedtatt at det skal forhandles om konsekvensene av en utmelding av NIR og om de økonomiske betingelsene for inntreden i RIR. Saken skal behandles i kommunestyret 11. september. Representantskapet velger forhandlingsutvalg 15. juni (etter styremøtet). RENOVASJONSLØSNING FOR NYE HEIM KOMMUNE Det har vært møter med Halsa kommune og HAMOS om renovasjonsløsning for Heim kommune. Halsa vil foreløpig følge NIR inntil det er nærmere avklart om det blir et nytt selskap med HAMOS og NIR. BEMANNIGSSITUASJONEN Det jobbes med å finne interne løsninger for å avlaste daglig leder med ordinære driftsoppgaver. KUNDETILFREDSHETSUNDERSØKELSE Saksbehandler: Linn Stamnes Stokke Resultatet av undersøkelsen i regi av Avfall Norge ble presentert. Innbyggerne er jevnt over fornøyde, og vi scorer bedre enn ved siste måling (i 2015) på de aller fleste tema. NIR gjør det best på informasjon og på kundebehandling. INFORMASJONS- OG PROFILERINGSARBEID Saksbehandler: Linn Stamnes Stokke / Pål Harstad NIR har vært med på strandrydding i Hold Midt-Norge rent samarbeidet. Responsen har vært enorm og NIR-kommunene har pr 1. juni samlet inn over 120 tonn strandavfall. Nytt iretur kom ut denne uken. Her er det båtretur og oppussing som er de to hovedtemaene. En kampanje om matsvinn vil komme i løpet av høsten. Vi har nå rundet nedlastinger av tømme-appen. Vi antar at vi når omtrent 1/3 av befolkningen med denne løsningen. 3

4 NY MILJØSTASJON OG OMLASTESTASJON I KRISTIANSUND Saksbehandler: Pål Harstad NIR har deltatt i møter for å få gjennom regulering av området. AVFALLSPLAN FOR KRISTIANSUND Planen er ute til høring, og NIR vil komme med en uttalelse i den forbindelse. SESAM Daglig leder følger styremøtene i Sesam Ressurs AS. Det jobbes med et beslutningsgrunnlag som skal være klart til et orienteringsmøte for 4. september. Endelig beslutning om realisering skal etter planen tas 5. desember. SAMARBEID MED HAMOS Arbeidsgruppen har hatt møte 14. juni og det ble kort orientert om dette. Styret fattet følgende enstemmige Sakene tas til orientering. v e d t a k : 4

5 SAKER TIL BEHANDLING 11/18 REVISORS BERETNING FOR 2017 Saksbehandler: Else Mari Strand Tidligere behandling: Ingen Vedlegg: Revisors beretning for 2017 Det vises til vedlagte revisjonsberetning for Styret legger saken enstemmig fram for representantskapet med følgende forslag til Revisors beretning for 2017 tas til etterretning. v e d t a k : 12/18 NY SELSKAPSAVTALE FOR NIR Saksbehandler: Hilde Ødegaard Harstad Tidligere behandling: Ingen Vedlegg: Forslag til ny selskapsavtale for NIR datert Representantskapet vedtok i sak 07/18 at NIR skal gå inn på eiersiden i SESAM-anlegget i Trondheim. Som en følge av dette ble eierne bedt om å finansiere prosjektet innenfor en totalramme på 9 mill. kr. Det ble også bedt om at NIR skulle tildeles enerett for håndtering av husholdningsavfallet. Etter møtet i representantskapet har administrasjonen vært i dialog med revisor og flere av eierkommunene om hvordan disse to vedtakene kan realiseres. Investeringen Alternativ 1: Kommunene yter et tilskudd til NIR for å investere i SESAM. Konsekvens: Kommunene må bokføre tilskuddet i driftsregnskapet (NB ikke i selvkostregnskapet). Alternativ 2: NIR endrer selskapsavtalen og tilfører kapital i form av et egenkapitalinnskudd fra eierkommunene på 9 mill. kr. Konsekvens: Kommunene må bokføre egenkapitalinnskuddet i investeringsregnskapet noe som betyr at finansieringen enten kan skje ved bruk av frie investeringsmidler eller ved overføring fra drift. Enerett De fleste interkommunale selskaper har tildeling av enerett som en del av selskapsavtalen. Hvis avtalen likevel må revideres er det naturlig også å ta inn dette. 5

6 Konklusjon Etter en vurdering ser det ut til at en endring av selskapsavtalen er den beste løsningen. Dette gir eierkommunene større fleksibilitet i forhold til å finansiere SESAM. Forslag til revidert avtale er lagt ved innkallingen. Alle endringer er merket med rødt. I denne revisjonen er det kun tatt med endringer som må gjøres i forbindelse med SESAM. Raumas mulige uttreden Siden Rauma kommune vurderer å gå ut av NIR legges det fram to forslag til ny selskapsavtale; En der Rauma er med videre i NIR og en der Rauma går ut og følgelig ikke betaler inn sin andel av egenkapitalen. Den siste versjonen inneholder også alle andre konsekvenser med en eventuell uttreden. Det er uheldig om vedtak i SESAM blir utsatt som en følge av at behandlingen av vår selskapsavtale tar tid. Det forslås derfor at representantskapet vedtar begge avtalene, med betingelse om at vedtak i Rauma kommunestyre avgjør hvilken versjon som går videre til de øvrige kommunestyrene. Saken ble trukket. 6

7 13/18 REVIDERT MØTEPLAN FOR 2018 Saksbehandler: Hilde Ødegaard Harstad Tidligere behandling: Styresak 14/17 Vedlegg: Ingen Som en følge av beslutninger som skal gjøres i forbindelse med investering i SESAM-anlegget, vil det bli endringer i møteplanen for høsten. Det vil også bli ett ekstra representantskapsmøte. Følgende møteplan er vedtatt av styret: 21. september 30. november SESAM Ressurs AS har invitert til et orienteringsmøte beregnet på styrene i de selskapene som har planer om å investere i ettersorteringsanlegget. Møtet vil finne sted den 4. september kl. 10 i Trondheim. Styret må vurdere om hele eller deler av styret skal delta her. Endelig beslutning om realisering av SESAM-anlegget tas etter planen av styret i SESAM Ressurs den 5. desember. Før denne datoen må eierne i NIR ha behandlet saken om finansiering av prosjektet. Følgende datoer er det kommunestyremøter: Rauma kommune 11. september (videre eierskap er også sak denne datoen) Oppdal kommune 13. september (ev. 18. oktober) Smøla kommune 27. september Kristiansund kommune 2. oktober Halsa kommune 4. oktober Sunndal kommune 24. oktober Tingvoll kommune 25. oktober Averøy kommune 29. oktober Aure kommune ikke fastsatt Styret og representantskapet i NIR må etter dette behandle saken om å slutte seg til SESAM-planene. Det foreslås styremøte 2. november og representantskapsmøte 4 uker senere, den 30. november. Styret fattet følgende enstemmige Styret i NIR vil ha følgende møter 2. halvår 2018: 4. september 21. september 2. november 30. november v e d t a k : 7

8 Kristiansund den 15. juni 2018 Eilif Lervik styreleder Thorleif Jacobsen Svein Kongshaug Maritta B. Ohrstrand Solvår Skogen Sæterbø Ole Kjell Talberg Birger Træthaug 8