PROTOKOLL FRA STYREMØTE NR 4/2011. NIR, 3 etg. i Vågeveien 7, Kristiansund

Transkript

1 PROTOKOLL FRA STYREMØTE NR 4/2011 Tidspunkt: 30. september kl Sted: NIR, 3 etg. i Vågeveien 7, Kristiansund Protokoll sendes: Faste medlemmer i styret Representantskapets leder Ordførere/rådmenn i NIR-kommunene Varamedlemmer til styret Tekniske sjefer eller tilsvarende i NIR-kommunene Kontrollutvalgene for de respektive kommunene Øvrige tilstedeværende Saker til behandling: 16/11 Referatsaker 17/11 Anbud på innsamling av slam 18/11 Driftsregnskap pr /11 Ny daglig leder Til stede: Aure/Smøla: Anna Lovisa Melland Averøy: Wenke Greve Halsa/Tingvoll: Ivar Jonas Nørbech Kristiansund: - - Oppdal: Thorleif Jacobsen Rauma: Tove Merete Røvik Istad Sunndal: Eilif Lervik Forfall: I tillegg møtte: Knut Garshol, Robert Nordvik, Rolv Sverre Fostervold, Kirsten Skaret og Anette Thomsen fra Kristiansund kommune Einar Skarsheim fra Oppdal kommune Kjell Magne Sandø, representantskapsleder. Per Arne Williamsen, Torbjørn Aae, Else Mari Strand og Hilde Ødegaard Harstad fra administrasjonen. Nestleder Eilif Lervik ledet møtet i styreleders fravær. Lervik og daglig leder var inhabil i sak 19/11 og fratrådte under behandlingen av denne saken. Ivar Jonas Nørbech ble foreslått og valgt som setteleder under sak 19/11. Det var ingen kommentarer til innkalling eller dagsorden. 1

2 ORIENTERINGSSAKER: NEKS Daglig leder orienterte om status hos NEKS. Det avventes et vedtak fra Toll- og avgiftdirektoratet. Forlengelse av avtaler på innsamling av avfall Torbjørn Aae orienterte om at avtalene på innsamling av avfall i Aure, Averøy, Halsa, Rauma, Smøla og Tingvoll vil bli forlenget med ett år. Anbud på innsamling av husholdningsavfall i Oppdal Torbjørn Aae orienterte om at saken er innklaget for KOFA. Vi forventer at saken er avgjort til sommeren. Mulig sammenslåing med RIR Konsulentrapporten er så å si ferdig. Det vil nå bli bedt om en økonomisk vurdering av alternative løsninger til samarbeid/sammenslåing. 16/11 REFERATSAKER 79/11 Gjensidige Endring/ ny forsikring 81/11 Rekom AS Evt. overdragelse av avtale med NEKS 85/11 Miljøservice AS, Stryn Oppsigelse av avtale 102/11 NEKS Representasjon i NEKS sitt styre Styret fattet følgende enstemmige Referatsakene tas til orientering. v e d t a k : 17/11 ANBUD PÅ INNSAMLING AV SLAM Kontrakten med Miljøservice AS vedrørende innsamling og transport av slam løper ut Anbudskonkurransen må avholdes i løpet høsten 2011 slik at ny kontraktør kan være operativ i tide. Loven stiller krav om at konkurransen skal være forutsigbar og etterprøvbar. Dette gjør at oppdraget, og hva vi vil legge vekt på i tildelingen av kontrakten, må defineres grundig. Siden det er styret som formelt tildeler kontrakt, må styret ta stilling til kriteriene i anbudsgrunnlaget, siden det reelt sett ikke er noen valgmuligheter etter at vi har fått inn anbudene. 2

3 Oppdraget som lyses ut vil omfatte: Slammet samles inn og kjøres til godkjent anlegg for behandling. Krav om elektronisk registrering av koordinater (GPS), tømming og mengder. Opsjon på kjøring til flere anlegg, pris pr.km. Kontraktstid på 5 år med opsjon for 3 x 1 år Behandling av slammet er ikke med i dette anbudet. Nytt anbud på behandling vil trolig utlyses i Styret må ta stilling til hvilke kriterier som skal legges til grunn for tildelingen og hvilken vekt de ulike kriteriene skal ha. Forslag til dette er vist i tabellen under. Vekt Tildelingskriterier ØKONOMI KVALITET Pris Oppdraget Tilbyder 60 % Totalpris for oppdraget 25 % Oppdragsforståelse Utstyr og metode Kvalitetsrutiner, registreringsrutiner og dataløsning. Reserveløsninger Forbehold som ikke kan prissettes 5 % Referanser 5 % Erfaring fra tilsvarende oppdrag 5 % Miljø- og samfunnsansvar 100 % Kontrakten vil bli tildelt den entreprenør som etter en helhetsvurdering er den mest fordelaktige ut fra tildelingskriteriene. Metode basert på veileder fra Direktoratet for forvaltning og IKT (difi) vil bli brukt. Metoden beskriver hvordan poengsetting skal utføres mest mulig rettferdig. F.eks vil innkomne anbud vil rangeres på en skala fra 0-10, hvor 10 er beste score. For kvalitet gis "det man normalt kan forvente" 5 poeng, bedre opptil 10 poeng og dårligere ned til 0 poeng. 3

4 Styret fattet følgende enstemmige v e d t a k : NIR lyser ut anbudskonkurranse på innsamling av slam etter de prinsipper som er beskrevet i saken. De ulike kriteriene vektes som beskrevet, bortsett fra kvalitet på oppdraget, som fordeles med 5 % på hvert underpunkt. 4

5 18/11 DRIFTSREGNSKAP PR Regnskap Regnskap Regnskap Budsjett Stipulert Resultat Driftsinntekter Noter Sekretariat Avfallsforum Møre og Romsdal Årsavgift NIR-kommunene Kildesortert papir Omlasting til Averøy utfakturert Omlasting til Averøy utgifter Lån NEKS Inntekt metall EE-avfall/ småapparater Husholdningsplast Fretex Diverse salg Restavfall til forbrenning NEKS Sum driftsinntekter Driftskostnader Lønn Styre og rep.skapshonorar Pensjonsutgifter Arbeidsgiveravgift Inventar/ PC utstyr Div. kontorkostnader EDB-kostnader/lisenser Revisjon Kontorleie og strøm Kurs, møter og konferanse utg Reiser, diett, km-godtgjørelse Kildesortert papir Husholdningsplast Fretex Restavfall til forbrenning NEKS Informasjon Div. innkjøp for videresalg Årsavgifter/medlemskap Juridisk bistand/konsulenttjenester Kundebehandlingssystem Ny daglig leder Grønt flagg Oppdal Avskrivning datautstyr Nedskr. Finansielle anleggsmidler Sum driftskostnader Brutto driftsresultat Rente- og utbytte inntekter Rentekostnader 0 Renter og avdrag NEKS lån Overført fra tidligere års mindreforbruk Motpost avskrivninger Resultat

6 Kommentarer 1) Beløp pr Påvirker ikke årsresultatet. 2) Beløp pr Påvirker ikke årsresultatet. 3) Det ligger an til at inntektene fra EE-avfall blir ca lavere enn budsjettert. 4) Det har kommet inn inntekter fra salg av plast for perioden januar til juni, mens vi enda ikke har mottatt alle faktura for kostnader i samme periode. Differansen er kr ,- som vil utlignes ved årets slutt. 5) Gjelder diverse innkjøp etc. som viderefaktureres kommunene, blant annet bioposer, klistremerker, transport av impregnert trevirke. 6) Budsjettet forutsatte tonn restavfall. Prognosene ser nå ut til å ende med ca tonn. Dette gir ca. kr ,- i økte inntekter til NIR. 7) Posten gjelder lønn, feriepenger og refusjon fra NAV. 8) Gjelder tre styremøter og ett representantskapsmøte, samt 1/2 av fast godtgjørelse til styreleder og representantskapsleder. Det gjenstår to styremøter og ett representantskapsmøte i ) Pensjonskostnader t.o.m. 3. kvartal. Justering for lønnsforhandlinger osv. kommer ved årets slutt. Kostnadene for 2011 ser ut til å bli ca lavere enn budsjettert, forutsatt at posten lønn ikke endres vesentlig. Reduksjonen er relatert til AFPavsetninger. Reduksjonen vil også påvirke arbeidsgiveravgiften i positiv retning. Vi har en reserve på premiefondet på ca kr som kan benyttes til å betale faktura fra Vital. 10) Denne posten gjelder forsikringer, diverse kontorrekvisita, porto, telefon, aviser, bankgebyrer, m.m. 11) Posten revisjon vil trolig kunne reduseres kraftig pga avsetninger i 2009 og ) Kostnader til kurs- og konferansedeltakelse, samt møtekostnader ifbm. styre- og rep.- skapsmøter. 13) Gjelder 2 utgaver av Ren Info, Sortere.no, Loop.no og Stapp6i7-arrangement Det gjenstår 2 utgaver av Ren Info i 2011, dvs. ca i kostnader og en forventet budsjett- overskridelse på ca kr. Man vil forsøke å redusere kostnadene på siste nummer av Ren Info og søke om papirstøtte fra Grønt Punkt, slik at overskridelsen halveres. 14) Kostnader til advokat har blitt mye høyere enn budsjettert. Den juridiske bistanden gjelder i hovedsak forhold vedrørende NEKS og klagesak til KOFA vedrørende anbud for restavfall i Oppdal kommune. 6

7 15) Da budsjettet ble lagt i 2010, var det ikke klart at det ble behov for utlysning/ansettelse av ny daglig leder i Det ble derfor ikke tatt høyde for dette. 16) Ref. styresak 11/11. 17) Kr ,- i renteinntekt på lån til NEKS ( ,- - 6% rente). Kr er utbytte fra Rekom. Kr er utbytte fra Gjensidige. Det resterende er opptjente renter t.o.m Styret fattet følgende enstemmige v e d t a k : Driftsregnskapet pr tas til orientering. ORIENTERING OM PENSJON I FORBINDELSE MED SAK 19/11 Daglig leder orienterte om at det var dukket opp uforutsette problemer med pensjonsforsikringen til NIR. Styret ber om en gjennomgang av pensjonsordningene til neste møte. 19/11 NY DAGLIG LEDER UNNTATT OFFENTLIGHET Daglig leder i NIR går av med AFP på nyåret. Fratredelsesdato er tidligst , noe som i praksis vil si at siste arbeidsdag vil bli Daglig leder er fleksibel, og disse datoene kan forskyves om det skulle bli nødvendig. Styret opprettet i møtet den , sak 05/11, en komité med ansvar for å utlyse, intervjue og innstille ny daglig leder overfor styret og representantskapet. Komiteen har bestått av: Kjell Magne Sandø (representanskapsleder) Kirsten Irene Skaret (styreleder) Olaug Hagen (rådmann i Averøy) Hilde Ødegaard Harstad har vært ansattes representant i komiteen. Det kom inn 12 søknader til stillingen, og etter en gjennomgang av søkerlisten ble 5 kalt inn til intervju. Komiteen har valgt å innstille 3 av disse til stillingen. Innstillingen er unntatt offentlighet. 7

8 Styret legger enstemmig saken fram for representantskapet med følgende forslag til v e d t a k : Øivind Johansen tilbys stillingen som daglig leder i NIR. Tiltredelsesdato settes til Årslønn settes til xxx 000 kr. Forhandlingsutvalget gis fullmakt til å forhandle om eventuelle andre vilkår. Om Johansen takker nei til stillingen, tilbys den til (unntatt offentlighet). NIR garanterer for differansen mellom AFP og full pensjon for nåværende daglig leder. Kristiansund 30. september 2011 Eilif Lervik nestleder Wenke Greve Tove Merete Røvik Istad Thorleif Jacobsen Anna Lovisa Melland Ivar Jonas Nørbech 8