Den 11. mars 2010 holdt Styret for Bergen hjemmetjenester KF møte på Hotel Augustin.

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Bergen hjemmetjenester KF Protokoll Styret for Bergen hjemmetjenester KF Den 11. mars 2010 holdt Styret for Bergen hjemmetjenester KF møte på Hotel Augustin. Til stede: Forfall: Fra administrasjonen: Møteleder: Sekretær: Jan Sverre Stray (styreleder), Knut Johan Larsen (SV), Marit Bergesen (ansattrepresentant), Birthe Taraldset (H) Tone Elin Mekki (A), Janne Halvorsen (FrP), Stein Trengereid, Byrådsavdeling for finans Kari Batt Iversen, Birthe S. Brown Jan Sverre Stray Birthe S. Brown Møtet varte fra kl

2 Sakliste Saksnr. Arkivsak Sakstittel Side Protokoll fra møte Årsregnskap 2009 med noter Disponering av overskudd Årsberetning for Status for Nærværsprosjektet Nøkkeltall Direktørens rapport Oppretting av stilling som lønns- og regnskapssekretær Unntatt offentlighet Oppretting av stillinger som assisterende soneledere Eventuelt

3 10-10 Protokoll fra møte Styret for Bergen hjemmetjenester KF behandlet saken i møtet sak og Protokollen ble godkjent med de endringer som fremkom i møtet. Styrets behandling: Sak 3/10 - Overskudd endres til reduserte kostnader. Sak 4/10, 2. avsnitt: "Styret mener at kommunikasjonen mellom kommunen og foretaket bør bli bedre. Styret viser i den forbindelse til endring av vedtakspris for "bomturer" og endret tidspunkt for timepris fra til Vedtak rettes til: "Styret v/ leder og nestleder". Sak 7/10: Rettes til: "To av sonene har spesielt høyt fravær. Styret ber administrasjonen se nærmere på dette forholdet." Sak 9/10. Tilføyelse: "Styret ba administrasjonen sørge for at jubileet blir markert" Årsregnskap 2009 med noter Styret for Bergen hjemmetjenester KF behandlet saken i møtet sak og Styret for Bergen hjemmetjenester KF godkjenner årsregnskap for Disponering av overskudd Styret for Bergen hjemmetjenester KF behandlet saken i møtet sak og 1. Styret for Bergen hjemmetjenester KF anbefaler at det regnskapsmessige overskuddet for 2009, kr , avsettes til disposisjonsfond. 2. Foretakets overskudd i 2009 skyldes i hovedsak følgende forhold: Tilbakebetaling av tidligere avsatt pensjonsutgifter fra Pensjonskassen i henhold til oppdaterte aktuarberegninger. Omsetningen har økt med kr. 1,2 millioner i forhold til budsjett. Foretaket har også hatt god likviditetsstyring, noe som har redusert foretakets rentekostnader med 0,5 mill i forhold til budsjett. En god forvaltning av bilparken har redusert kostnadene med ca. 1,5 millioner. Endringen i arbeidskapital har økt betydelig siden fra -6,2 millioner til 9,4 millioner i For øvrig har det generelt vært fokus på effektiv ressursbruk og kostnadsstyring.

4 Til forslaget til vedtak om disponering av overskudd, er det følgende å bemerke, både om det generelle og de mer konkrete formålene med avsetningen: Generelt Styret har som formål å redusere sykefraværet til 15 % i løpet av Dette forutsetter et vellykket nærværsprosjekt og omfattende kursing og oppfølgning av samtlige ansatte. Dette vil i perioder medføre ekstraordinære utgifter til blant annet vikarbruk. Dette er kostnader som vil påløpe utover det som er overført i forbindelse med nærværsprosjektet. Organisasjonen må også tilpasses og styrkes i forhold til den stadig mer krevende markedssituasjonen. Som følge av en rekke krevende interne utfordringer har det så langt ikke vært mulig å prioritere dette så mye som ønskelig. Fokus styrkes betraktelig på dette i 2010, noe som vil ha kostnadsmessige konsekvenser. Konkrete formål Som følge av ovennevnte punkt 1), vil den foreslåtte avsetningen til disposisjonsfond benyttes til følgende konkrete formål: Styrking av administrasjonen. Kursing og organisasjonsbygging. Ekstraordinær vikarbruk i forbindelse med gjennomføring av kompetansetiltak. Innføring av rasjonaliseringstiltak, digitalisering (Digipenn-prosjektet), herunder gjennomføring av internkontrollprosjekt for å sikre risikostyring (personvern, informasjonssikkerhet m.v.) Markedsføringstiltak som følge av skjerpet konkurranse og gjennomføring av vedtak om fritt salg i markedet, herunder utgifter til arbeidsklær, markedsføringsmateriell m.v Årsberetning for 2009 Styret for Bergen hjemmetjenester KF behandlet saken i møtet sak og Styret godkjenner årsberetning for 2009 med de endringer som fremkom i møtet Status for Nærværsprosjektet Styret for Bergen hjemmetjenester KF behandlet saken i møtet sak og Styret i Bergen hjemmetjenester KF tar saken til orientering

5 15-10 Nøkkeltall Styret for Bergen hjemmetjenester KF behandlet saken i møtet sak og Styret for Bergen hjemmetjenester KF tar sak vedr. nøkkeltall til orientering. Styrets behandling: Styret er bekymret for de to sonene som har spesielt høyt fravær og ber administrasjonen og nærværsprosjektet ha et spesielt fokus på disse. Styret ber administrasjonen undersøke om aldersgruppene i fraværsrapportene refererer til alder i løpet av inneværende år, eller om antall personer i de ulike aldersgruppene blir justert i forhold til eksakt alder på hver enkelt person Direktørens rapport Styret for Bergen hjemmetjenester KF behandlet saken i møtet sak 16-10: Forsker Rune Ervik fra Rokkan senteret har intervjuet hjemmehjelpere i Fana og Fyllingsdalen i forbindelse med et EU-finansiert forskningsprosjekt om kvinnebevegelsens innflytelse på samfunnsutviklingen gjennom de siste 10 årene. Foretaket har i mars radioreklame på P5. 1. mars feiret foretaket 5-års jubileet med kake i alle sonene. Det er valgt nye verneombud/ vara verneombud i sonene og i administrasjonen. Hovedverneombud er nå Elisabeth Fjeldberg i Fyllingsdalen/ Laksevåg. Det er gjennomført datainnsamling vedr. lange kjøreruter i Arna/ Åsane, Fana/ Ytrebygda og Fyllingsdalen/ Laksevåg. Ved å legge sammen kjøretid og vedtakstid var det i alle tilfellene mellom 14 og 18% resttid til bruk før man ikke kan opprettholde effektivitetskravet på 65%. Konklusjonen blir at det er vanskelig å argumentere for økt timepris, fordi det ikke kan påvises at kjøreavstandene er så store at det går merkbart utover effektiviteten. Vi avventer til logistikkprosjektet kommer med sine anbefalinger. Styret ba administrasjonen rette en skriftlig henvendelse til IKT vedr. status i "Digipennprosjektet".

6 17-10 Oppretting av stilling som lønns- og regnskapssekretær Unntatt offentlighet - 14 Styret for Bergen hjemmetjenester KF behandlet saken i møtet sak og 1. Saken utsettes til neste styremøte. 2. I forkant av neste styremøte skal: - Styreleder og nestleder gjennomføre et konsulterende møte med eier, v/ finansbyråden. - De politisk valgte mene vil gjennomføre et strategimøte med daglig leder, hvor organisasjons- og strategispørsmålene drøftes Oppretting av stillinger som assisterende soneledere Styret for Bergen hjemmetjenester KF behandlet saken i møtet sak og 1. Saken utsettes til neste styremøte. 2. I forkant av neste styremøte skal: - Styreleder og nestleder gjennomføre et konsulterende møte med eier, v/ finansbyråden. - De politisk valgte mene vil gjennomføre et strategimøte med daglig leder, hvor organisasjons- og strategispørsmålene drøftes Eventuelt Styret for Bergen hjemmetjenester KF behandlet saken i møtet sak Marit Bergensen orienterte om at hun har fått ny stilling og har søkt om permisjon fra foretaket i 1 år. Sak vedr. internkontroll tas opp på neste møte. Birthe Taraldset oppfordret mene til å delta på internseminar i KSHO i forkant av komiteens neste ordinære møte, hvor temaet er varsling og varslingsrutiner. Administrasjonen sender en forespørsel til Unni Sponga om vi kan være høringsinstans i forbindelse med utarbeidelsen av den nye styreinstruksen for foretakene. Styremøtet i juni etterfølges av en middag.

7 Tone Elin Mekki Jan Sverre Stray Styreleder Birthe Taraldset Janne Halvorsen Marit L. Bergesen arb.taker repr. Knut Johan Larsen