MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/15 Møtedato: Tid: Kl kl Møtested: Møterom «Galleriet», Molde rådhus Sak nr: 12/15 20/15 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Finn Myrland (A) Evy Olin Strømme (V) Are Krohn Venås (Frp) Harald Valved (Sp) Tove A. Melsæter, nestleder (H) Ingen Rolf I. Gaasø (V) Jane Anita Aspen, daglig leder Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Anne Oterhals, regnskapsrevisor Av øvrige møtte: Arne Sverre Dahl, rådmann (under sak 14/15) Kurt Magne Thrana, økonomisjef (under sak 14/15 18/14) Asmund Vestad, daglig leder Molde Eiendom KF (under sak 15/15) Eva Kristin Ødegård, daglig leder Moldebadet KF(under sak 16/15) Dagrun Stakvik, øk. ansvarlig Molde Havnevesen KF(under sak 17/15) Bjarte Koppen, daglig leder Molde Vann og Avløp KF (under sak 18/15) Møteleder ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 12/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21. APRIL 2015 PS 13/15 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 14/15 MOLDE KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 PS 15/15 MOLDE EIENDOM KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 PS 16/15 MOLDEBADET KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 PS 17/15 MOLDE HAVNEVESEN KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 PS 18/15 MOLDE VANN OG AVLØP KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 PS 19/15 OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 10

2 PS 20/15 EVENTUELT PS 12/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 21. APRIL 2015 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møtet 21. april 2015 godkjennes. PS 13/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: Orienteringssaker: OS 06/15 Kommunale og fylkeskommunale reglement om folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter brev fra Kommunal og moderniseringsdepartementet av Sekretæren redegjorde for orienteringssaken. PS 14/15 MOLDE KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 14/15 behandlet Molde kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget vil understreke at kommunens økonomiske situasjon er dramatisk forverret i Kommunens lånegjeld utgjør ved årsskiftet 120,9 % av driftsinntektene anbefalt nivå er 50 %. Kommunen er ekstremt sårbar ved en generell økning av rentenivået. Driftsresultatet burde vært på pluss 1, 75 % av driftsinntektene, det vil si kr , mens kommunens driftsresultat er minus 1,8 % av driftsinntektene. Side 2 av 10

3 Kommunens disposisjonsfond er på kr 0,- anbefalt nivå er 4 % av driftsinntektene, det vil si ca. kr ,-. Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning, datert 15. april 2015, revisors notat av 27. april 2015 og kommunens årsrapport for I tillegg har revisjonen og rådmann/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsregnskapet er innarbeidet i årsrapporten. Molde kommunes driftsregnskap for 2014 viser kr til fordeling til drift, og et regnskapsmessig merforbruk på kr Netto driftsresultat er negativt med 39,555 mill. kroner, mens overføringene til investeringsregnskapet utgjør kroner. Flere av driftsenhetene har hatt utfordringer med å holde budsjettet i Det er spesielt innenfor enhetene Barneverntjenesten, Sosialtjenesten NAV, Glomstua omsorgssenter, Kirkebakken omsorgssenter, Bergmo omsorgssenter og Tiltak funksjonshemmede at det er vesentlig merforbruk. Det er redegjort for avvikene i rådmannens årsrapport. Kontrollutvalget har merket seg at årsresultatet gjør at det vil være særdeles krevende for kommunen å balansere driften for Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal Etter utvalgets gjennomgang av årsrapport og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde kommunes virksomhet og for kommunen sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 15. april 2015, har ikke kontrollutvalget andre merknader til Molde kommunes regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde kommune for 2014 slik det er avlagt. Rådmann Arne Sverre Dahl hadde en grundig gjennomgang av årsresultatet og de grep som har blitt gjort og som planlegges for å stoppe merforbruket. Det ble på slutten av 2014 satt i gang stillings- og innkjøpsstopp, noe som bedret resultatet. Dette må erstattes med mer langsiktige tiltak. Fra rådmannens side blir det understreket at mange enheter driver i balanse eller med overskudd. Det er spesielt pleie og omsorg som har de store utfordringene med merforbruk. Rådmannen sier at det er en svært krevende situasjon for kommunen, men at Molde bør kunne håndter dette merforbruket. Økonomisjef Kurt Thrana sier at med så stor gjeld, så er en bekymret for at rentesatsen skal øke. Det positive er at kommunen har mange nye formålsbygg med lite vedlikeholdsetterslep. Rådmann og økonomisjef svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Side 3 av 10

4 Møteleder takket for en god og brei orientering. Kontrollutvalget ønsket følgende tilføyelser i sekretariatets forslag til uttalelse: Kontrollutvalget vil understreke at kommunens økonomiske situasjon er dramatisk forverret i Kommunens lånegjeld utgjør ved årsskiftet 120,9 % av driftsinntektene anbefalt nivå er 50 %. Kommunen er ekstremt sårbar ved en generell økning av rentenivået. Driftsresultatet burde vært på pluss 1, 75 % av driftsinntektene, det vil si kr , mens kommunens driftsresultat er minus 1,8 % av driftsinntektene. Kommunens disposisjonsfond er på kr 0,- anbefalt nivå er 4 % av driftsinntektene, det vil si ca. kr ,-. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Sekretariatets forslag til uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 14/15 behandlet Molde kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning, datert 15. april 2015, revisors notat av 27. april 2015 og kommunens årsrapport for I tilegg har revisjonen og rådmann/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsregnskapet er innarbeidet i årsrapporten. Molde kommunes driftsregnskap for 2014 viser kr til fordeling til drift, og et regnskapsmessig merforbruk på kr Netto driftsresultat er negativt med 39,555 mill. kroner, mens overføringene til investeringsregnskapet utgjør kroner. Flere av driftsenhetene har hatt utfordringer med å holde budsjettet i Det er spesielt innenfor enhetene Barneverntjenesten, Sosialtjenesten NAV, Glomstua omsorgssenter, Kirkebakken omsorgssenter, Bergmo omsorgssenter og Tiltak funksjonshemmede at det er vesentlig merforbruk. Det er redegjort for avvikene i rådmannens årsrapport. Kontrollutvalget har merket seg at årsresultatet gjør at det vil være særdeles krevende for kommunen å balansere driften for Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal Etter utvalgets gjennomgang av årsrapport og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde kommunes virksomhet og for kommunen sin økonomiske stilling pr Side 4 av 10

5 Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 15. april 2015, har ikke kontrollutvalget merknader til Molde kommunes regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde kommune for 2014 slik det er avlagt. PS 15/15 MOLDE EIENDOM KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 15/15 behandlet Molde Eiendom KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 22. april 2015 og Molde Eiendom KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr og noter er avlagt av daglig leder og kommunens økonomisjef. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Kontrollutvalget har merket seg at Molde Eiendom KF sitt regnskap for 2014 viser et regnskapsmessig mer/mindreforbruk på kr 0.- og at netto driftsresultat er positivt med kr Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde Eiendom KF sin virksomhet og foretaket sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 22. april 2015, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Eiendom KF sitt regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde Eiendom KF for 2014 slik det er avlagt. Daglig leder for Molde Eiendom KF Asmund Vestad orienterte om resultatet, utfordringer ved drifta i 2014 og svarte på spørsmål fra utvalget. Møteleder takket for orienteringen. Side 5 av 10

6 PS 16/15 MOLDEBADET KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 16/15 behandlet Moldebadet KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 20. mars 2015 og Moldebadet KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr og noter er avlagt av daglig leder og kommunens økonomisjef. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Moldebadet KF sitt regnskap for 2014 viser et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig resultat på kr 0,-. Kontrollutvalget har merket seg at mer-/mindreforbruket på kr 0,- skyldes strykning av krav om inndekning av tidligere års merforbruk. Kontrollutvalget har også merket seg revisors kommentar i revisjonsberetningen under avsnittet Konklusjon med forbehold om særbudsjett der det vises til at foretaket hadde budsjettert med urealistisk høye inntekter for Tilsvarende forhold var det også i 2012 og Etter revisors vurdering er dette i strid med kommuneloven 46.3 om at budsjettet skal være realistisk. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Moldebadet KF sin virksomhet og for foretaket sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 20. mars 2015, har kontrollutvalget ikke merknader til Moldebadet KF sitt regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Moldebadet KF for 2015 slik det er avlagt. Daglig leder for Moldebadet KF Eva Kristin Ødegård redegjorde for noe av årsakene til de regnskapsmessige avvik som har oppstått i 2014 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Møteleder takket for orienteringen. Side 6 av 10

7 PS 17/15 MOLDE HAVNEVESEN KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 17/15 behandlet Molde Havnevesen KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 9. mars 2015 og Molde Havnevesen KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr og noter er avlagt av daglig leder og havnestyret. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsberetningen og presenteres i eget vedlegg. Molde Havnevesen KF sitt regnskap for 2014 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr og et netto driftsresultat på kr Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde Havnevesen KF sin virksomhet og for foretaket sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 9. mars 2015, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Havnevesen KF sitt regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde Havnevesen KF for 2014 slik det er avlagt. Økonomiansvarlig Dagrunn Stakvik ga en kort orientering om driften og aktiviteten i foretaket. Møteleder takket for orienteringen. PS 18/15 MOLDE VANN OG AVLØP KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 18/15 behandlet Molde Vann og Avløp KF sitt årsregnskap for Side 7 av 10

8 Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 26. mars 2015 og Molde Vann og Avløp KF sin årsrapport for I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr og noter er avlagt av daglig leder og kommunens økonomisjef. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Molde Vann og Avløp KF sitt regnskap for 2014 viser et negativt netto driftsresultat med kr og et regnskapsmessig mer/mindreforbruk på kr 0,-. Vann, avløp, slamtømming og revisjon skal drives til selvkost. Det betyr at over/underskudd skal avregnes og settes i fond. Disse kan kun benyttes til dekning av framtidige driftsutgifter på tilhørende selvkostområde. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal Etter utvalgets gjennomgang av årsrapport og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde Vann og Avløp KF sin virksomhet og for foretaket sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 26. mars 2015, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Vann og Avløp KF sitt regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde Vann og Avløp KF for 2014 slik det er avlagt. Daglig leder for Molde Vann og Avløp KF Bjarte Koppen orienterte om aktiviteten i foretaket og redegjorde for driftsresultatet for Molde kommune og noen andre kommuner i landet har valgt å se på ledningsutskiftning som drift og ikke investering. Koppen sier at en i 2014 derfor har hatt stor aktivitet uten at en har måttet ta opp så mye lån. Distriktsrevisor presiserte at dette bare er mulig ved utskiftning av ledningsnett. Legging av nye ledninger blir regnet som investering og en benytter lånefinansiering. Bjarte Koppen svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Møteleder takket for orienteringen. Side 8 av 10

9 PS 19/15 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune ny sak Behandlet i dagens møte i sak PS 15/14. Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen skal følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Saken føres opp på oppfølgingslisten : Sekretær orienterte om at om at anbud for matvarer ligger ute i Doffin. Tilsyn med sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen i Molde kommune med fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014 Fylkesmannens tilsynsrapport fra viser 2 avvik: 1) Molde kommune sikrer ikke at kvalifiseringsprogram er tilgjengelig for alle mulige deltagere og at tildeling av program blir gjort på en forsvarlig måte. 2) Molde kom sikrer ikke at hver enkelt deltager får tilstrekkelig individuelt tilpasset kvalifiseringsprogram og at deltagerne blir forsvarlig fulgt opp ved gjennomføring av sine kvalifiseringsprogram : Sekretariatet har foreslått at orienteringen blir utsatt til møte i juni, rådmannen er tilskrevet om dette ønsket. Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret : Sekretariatet har i brev til rådmannen bedt om tilbakemelding. Uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang i Molde kommune 2014 Fylkesmannens tilsynsrapport fra viser 1 avvik: 1) Molde kommune sikrer ikke at det alltid blir fattet vedtak med hjemmel i pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A når det ytes somatisk helsehjelp. Kontrollutvalget ber rådmannen sende kopi av plan for lukking av avvik til kontrollutvalget : Sekretariatet har i brev bedt om at kopi av plan for lukking av avvik blir sendt kontrollutvalget. Sekretær orienterte. I dette møtet var det ikke lagt opp til orientering fra administrasjonen. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Det ble ikke fremmet forslag til nye saker på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Side 9 av 10

10 PS 20/15 EVENTUELT Møtedato november - kontrollutvalget I vedtatt møteplanen er det satt opp kontrollutvalgsmøte torsdag 5. november. Sekretariatet foreslår å flytte dette møte til tirsdag 3. november. Konklusjon: Møtet i november blir flyttet til 3. november Gruppering av satser for godtgjørelse til folkevalgte Kontrollutvalget bestemte i møte å undersøke hvordan andre kommuner grupperer sine satser for godtgjørelse til folkevalgte. Behandling: Sekretær redegjorde for hvordan noen andre kommuner i distriktet har gruppert sine satser. Konklusjon: Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering, og vil vurdere om en vil foreslå å endre reglementet for godtgjøring til folkevalgte. Finn Myrland Evy Olin Strømme Harald Valved leder Are Krohn Venås Rolf I. Gaasø Jane Anita Aspen sekretær Side 10 av 10