Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent.

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/15 Møtedato: Tid: Kl kl Møtested: Møterom «Formannskapssalen», Molde rådhus Sak nr: 27/15 36/15 Møteleder: Møtende medlemmer: Finn Myrland (Ap) Evy Olin Strømme (V) Are Krohn Venås (Frp) Harald Valved (Sp) Forfall: Ingen Ikke møtt: Tove A. Melsæter, nestleder (H) Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Fra revisjonen: Anne Oterhals, regnskapsrevisor Av øvrige møtte: Anne Jorunn Vågen, leder NAV Molde (under sak 35/15) Runar Hosen, Nav Molde (under sak 35/15) Bjarte Koppen, daglig leder Molde Vann og Avløp KF (under sak 35/15) Kurt Magne Thrana, økonomisjef (under sak 29/15) Møteleder ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 27/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 10. JUNI 2015 PS 28/15 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 29/15 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT PER 30. JUNI 2015 PS 30/15 PS 31/15 KONTROLLUTVALGETS RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALGETS VIRKSOMHET I VALGPERIODEN BUDSJETTFORSLAG FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN PS 32/15 REVISJONENS RAPPORT FOR 1. HALVÅR 2015 PS 33/15 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2015 PS 34/15 PS 35/15 PS 36/15 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 8

2 PS 27/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 10. JUNI 2015 Protokollen fra møtet 10. juni 2015 godkjennes. PS 28/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 15/15 RS 16/15 RS 17/15 RS 18/15 RS 19/15 Økonomirapport for Molde kommune 1. tertial 2015 saksprotokoll fra kommunestyrets møte sak PS 37/15. Reglement for kontrollutvalget i Molde kommune - revidering saksprotokoll fra kommunestyrets møte sak PS 64/15. Årsmelding 2014 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Referat fra i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsenhetene, «Møre og Romsdal Revisjon IKS». Informasjon om etablering av nytt revisjonsselskap brev til kommunene fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i M&R, datert RS 20/15 Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Orienteringssaker: Sekretæren gjennomgikk referatsakene. OS 11/15 OS 12/15 OS 13/15 Rapport etter tilsyn «Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen» Molde kommune- Sellanrå skole (0 avvik), Fylkesmannen i Møre og Romsdal datert Møte- og forklaringsplikt «Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget» - artikkel fra Kommunal Rapport, Tilsyn med sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen i Molde kommune med fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014 orientering ved Anne Jorunn Vågen og Runar Hosen, NAVMolde. Leder i Nav Molde Anne Jorunn Vågen, orienterte kontrollutvalget om oppfølgingen etter tilsynet. Side 2 av 8

3 Kvalifiseringsstønaden (KVP) som var gjenstand for dette tilsynet, har som mål å gi de som står lengst unna arbeid/utdanning en mulighet for å komme tilbake. Dette er en engangsstønad og deltakerne i programmet får tett oppfølging. For å få rett til stønaden, må det gjennomføres en arbeidsevnevurdering som konkluderer med at bruker har nedsatt arbeidsevne og at brukeren ikke har rettigheter ift. statlige stønader. Vågen seier at fylkesmannen i tilsynet undersøkte tildelingen av KVP, og gjennomføringen av kvalifiseringsprogrammet. Resultatet var at det ble to avvik. Vågen sier at resultatet av tilsynet var meget nedslående. Rapporten ble gjennomgått i fellesskap mellom ledelse og tillitsvalgte ved NAV Molde. De valgte å ta resultatet som et utgangspunkt for læring for hele enheten. Orientering ble gitt til alle ansatte i plenum, oppgaver ble fordelt, men ansvaret for gjennomføringen var hos Vågen. Vågen sier at de etter tett samarbeid med fylkesmannen fikk godkjent internkontrollrutinene. Disse rutinene ble utdelt til kontrollutvalgsmedlemmene i møtet. Det er blitt gjort en totalgjennomgang av alle rutiner, opplæring av ansatte og kontrollrutiner er satt i system og lagret elektronisk. Det ble lagt stor vekt på opplæring av de ansatte; alle ansatte har gjennomgått oppfølgingsmetodikken i NAV og alle har gjennomført opplæring i standard for arbeidsrettet brukeroppfølging. Det er også innført ukentlige KVP-møter. Anne Jorunn Vågen sier at dette har vært en god, men krevende læreprosess og resultatet var at tilsynet ble lukket. Enheten har økt antall deltakere i kvalifiseringsprogrammet fra 2 til ca. 10, men det er en meget resurskrevende oppgave, sier Vågen. Vågen sier at det fortsatt mangler tilgang til Rettesnora for ansatte som har behov for slik tilgang. Nav lederen sier at fylkesmannen har vært en positiv samarbeidspart og støttespiller under hele prosessen, også etter at tilsynet ble lukket. Anne Jorunn Vågen og Runar Hosen svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder takket for orienteringen. OS 14/15 KOFA avgjørelse om brudd på regelverk Molde Vann og Avløp KF Orientering ved daglig leder Bjarte Koppen, Molde Vann og Avløp KF. Bjarte Koppen opplyser at når de i 2014 lyste ut anbud på rammeavtale om levering av rør, rørdeler og VA- materiell, så var det i konkurransegrunnlaget spesifisert at frakt skulle prises særskilt. Det kom inn to tilbud. Begge brøt med kravet om at frakt skulle prises særskilt. Begge tilbudene ble derfor avvist, og konkurransen ble utlyst på nytt. Etter 2. gangs utlysning kom det igjen inn tilbud fra de samme to tilbyderne. I ett av tilbudene var frakt priset så lavt, at Molde Vann og Avløp KF mente det måtte ligge fraktkostnader innbakt i vareprisene. Derfor ble dette tilbudet avvist, og en besluttet å ville inngå kontrakt med den andre tilbyderen. Den tilbyderen som ble avvist, anket saken til KOFA, og kontraktinngåelse ble derfor satt på vent. Klager fikk medhold i KOFA. Bjarte Koppen sier at KOFA hadde lagt avgjørende vekt på at det ikke var presisert i anbudet at prisene skulle være reelle. Etter avgjørelsen i KOFA ble avvisningen av tilbudet fra denne tilbyderen annullert. Tilbudene fra begge de to tilbyderne er derfor nå med i vurderingen. Daglig leder Bjarte Koppen opplyser at det nå er innkjøpsavdelingen i Molde kommune som har tatt over ansvaret for evalueringen og den videre oppfølgingen av anbudet. Koppen kan ikke gi noe svar på når en vil komme i mål med denne rammeavtalen. Underveis i orienteringen svarte Bjarte Koppen på spørsmål fra utvalget. Leder takket for orienteringen. Side 3 av 8

4 PS 29/15 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT PER 30. JUNI 2015 Kontrollutvalget tar økonomirapport for 30. juni 2015, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget påpeker at med et underskudd i regnskapet for 2015 vil Molde kommune bli innmeldt i ROBEK. Økonomisjef Kurt Thrana orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Selv om det er økonomirapport per 30. juni 2015 som er til behandling i dette møte, så kunne økonomisjefen orientere kontrollutvalget om situasjonen per 2. tertial, da den oversikten nå er klar. Thrana opplyser at situasjonen for 2. tertial er ytterligere forverret. Årsprognosen er et merforbruk på 13, 9 mill. kroner. Det vil si en forverring siden 30. juni med 5,4 mill. kroner. Periodisert merforbruk i tjenesteproduksjon er på 22,0 mill. kroner per 2. tertial. Økonomisjefen sier at det særlig er flyktningetjenesten, Glomstua og Kirkebakken som har en forverring av merforbruk. Ekstern finansforvaltning svinger mye, men det forventes en avkastning på midlene som forvaltes av Pareto på 5,0 %, men her følges utviklingen nøye. Skatte og inntektsutjevningen er i balanse, men økonomisjefen uttrykker at det er stor usikkerhet her. Økonomisjef Kurt Thrana sier at rådmannen i sin økonomirapport per 30. juni antydet at det kunne bli nødvendig med ytterligere og mer drastiske tiltak. Gitt forverret utvikling ved 2. tertial har rådmannen nå tilskrevet enhetene og bedt om ytterliggere forbedringer for de som har positive tall og om mer drastiske tiltak fra de som har merforbruk. Leder takket økonomisjefen for en grundig orientering. Det ble i møte fremsatt forslag til følgende tilføyelse til sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget påpeker at med et underskudd i regnskapet for 2015 vil Molde kommune bli innmeldt i ROBEK. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 PS 30/15 KONTROLLUTVALGETS RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALGETS VIRKSOMHET I VALGPERIODEN Kontrollutvalget godkjenner vedlagte rapport om utvalgets virksomhet i valgperioden , og som oversendes kommunestyret med følgende anbefaling: Side 4 av 8

5 Kommunestyret tar framlagt rapport om kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden til orientering. Sekretær orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Det fremkom i møte forslag til at i det i tillegg til teksten som ligger i avsnitt 3.1 Møter, blir lagt inn en oversikt over hvilke virksomhetsbesøk/orienteringer som alternativ til virksomhetsbesøk utvalget har hatt i denne perioden. I avsnitt 3.1 Møter blir det ført inn følgende tillegg: Utvalget har i valgperioden hatt følgende virksomhetsbesøk/orienteringer som alternativ til virksomhetsbesøk: Bekkevoll ungdomsskole (2012) Kirkebakken helsehus (2014) Orientering om Molde Eiendom KF (2014) Det ble i møtet uttrykt ros til rådmannen og den øvrige administrasjonen for velvillig å stille opp og gi orienteringer til kontrollutvalget. PS 31/15 BUDSJETTFORSLAG FOR 2016 FOR KONROLL OG TILSYN Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2016 med en ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Sekretæren redegjorde for budsjettforslaget og endringene i forhold til budsjettet for Det fremkom ingen forslag til korrigeringer til sekretariatets budsjettforslag. Budsjettforslaget kan spesifiseres som følger: Konto Tekst Budsjett 2016 Budsjett Godtgjørelse utvalgsleder Godtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Faglitteratur, aviser, abonnement Bespisning Opplæring og kursutgifter Bilgodtgjøring + diett (oppg.pl.) Utgiftsdekning reise Kontingenter Sum kontrollutvalgets egen virksomhet Side 5 av 8

6 1475 Kjøp tjenester Revisjon Kjøp tjenester KU-sekretariatet Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon PS 32/15 REVISJONENS RAPPORT FOR 1. HALVÅR 2015 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2015 til orientering. PS 33/15 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2015 Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2015, sammen med revisors vurdering av uavhengighet, til orientering. Regnskapsrevisor Anne Oterhals svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Evy Olin Strømme forlot møte kl PS 34/15 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK Kommunestyret tar oppfølging av politiske vedtak pr til etterretning. Sekretær orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (3 Side 6 av 8

7 PS 35/15 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjons-rapporten i sitt møte i sak PS 04/13. Saken ble oversendt kommunestyret som behandlet rapporten i K sak 18/13 i møtet Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i løpet av høsten Saken føres opp på oppfølgingslisten : I KU-møte i desember ønsker kontrollutvalget en orientering fra administrasjonen om vikarsituasjonen i skolene i Molde samt orientering om forespeilet sak om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten. Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Behandlet i dagens møte i sak PS 15/14. Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen skal følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Saken føres opp på oppfølgingslisten : Oppdatert liste over rammeavtaler ble delt ut til utvalgsmedlemmene i møte. Kontrollutvalget ønsker en ny liste sommer Tilsyn med sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen i Molde kommune med fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014 Fylkesmannens tilsynsrapport fra viser 2 avvik: 1) Molde kommune sikrer ikke at kvalifiseringsprogram er tilgjengelig for alle mulige deltagere og at tildeling av program blir gjort på en forsvarlig måte. 2) Molde kom sikrer ikke at hver enkelt deltager får tilstrekkelig individuelt tilpasset kvalifiseringsprogram og at deltagerne blir forsvarlig fulgt opp ved gjennomføring av sine kvalifiseringsprogram : Orientering gitt i dagens møte OS 13/15. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret : Oversikt over politiske vedtak lagt fram i dagens møte i sak PS 34/15. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. KOFA avgjørelse om brudd på regelverk Molde Vann og Avløp KF (ny sak) Klagenemdas avgjørelse sak 2015/31 Molde Vann og Avløp KF: Brudd på regelverket, datert , ble lagt frem i dagens møte OS 08/15. Kontrollutvalget ønsker i møte en orientering fra daglig leder i Molde Vann og Avløp KF om hvilke konsekvenser regelbruddet får Orientering gitt i dagens møte OS 14/15. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. I dette møtet var det lagt opp til følgende orientering fra administrasjonen: Side 7 av 8

8 Tilsyn med sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen i Molde kommune med fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014 KOFA avgjørelse om brudd på regelverk Molde Vann og Avløp KF Det ble ikke fremmet forslag om nye saker på oppfølgingslista. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 PS 36/15 EVENTUELT Innspill til arbeidet med overordnet analyse Innen utgangen av 2016 skal Molde kommune vedta en plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden Revisjonen vil lede prosessen med å utarbeide en overordnet analyse av risikofaktorer i kommunens virksomhet som skal ligge til grunn for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Revisjonen ønsket å innhente innspill fra det avtroppende kontrollutvalget til denne prosessen. Utvalgets medlemmer var bedt om å tenke gjennom aktuelle risikoområder før møtet. Det kom fram følgende innspill til planarbeidet: Forvaltningsrevisjon: Selskapskontroll: Tjenestekvalitet innen pleie- og omsorg Istad Kraft AS Avslutning Da dette var det siste møtet for det sittende kontrollutvalget, takket utvalget sin leder utvalgsmedlemmene, sekretariatet og revisjonen for godt samarbeid gjennom denne valgperioden. Finn Myrland Evy Olin Strømme Are Krohn Venås leder Harald Valved Jane Anita Aspen sekretær Side 8 av 8