Leder informerte innledningsvis at varamedlem til kontrollutvalget Theodora Baldvinsdottir var gått bort. Det ble tent lys for henne.

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/16 Møtedato: Tid: Kl Møtested: Galleriet, Molde rådhus Sak nr: 01/16 08/16 Møteleder: Møtende medlemmer: Marit Seljeseth Stokke, leder (Bor) Trygve Grydeland, nestleder (H) Ann Monica Haugland (Frp) Knut Ståle Morsund (Krf) Anne Brekke (Ap) Forfall: Ingen Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor (sak 01/16-04/16) Anne Oterhals, regnskapsrevisor (sak 01/16-04/16) Av øvrige møtte: Arne Sverre Dahl, rådmann (OS 01/16, OS 02/16, OS 10/16 og sak 03/16) Mette Holand, personal og organisasjonssjef (OS 01/16) Eirik Heggemsnes, kommunalsjef plan og utvikling (OS 01/16, OS 02/16 og sak 03/16) Ann-Mari Abelvik, konstituert kommunalsjef drift (OS 02/16 og sak 03/16) Ivar Vereide, fagsjef skole (OS 10/16) Leder ønsket velkommen og ledet møtet. Leder informerte innledningsvis at varamedlem til kontrollutvalget Theodora Baldvinsdottir var gått bort. Det ble tent lys for henne. Sekretær informerte om at det til OS 05/16 er vedlagt feil utskrift. Korrekt utskift ble delt ut til medlemmene i møte. I tillegg ble det utdelt et notat fra Molde Eiendom KF v/ Aasmund Vestad knyttet til OS 02/16. Orienteringene fra administrasjonen ble tatt først i møtet. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 8. DESEMBER 2015 PS 02/16 PS 03/16 REFERAT OG ORIENTERINGER OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «SAMHANDLINGSREFORMEN I MOLDE KOMMUNE» Side 1 av 8

2 PS 04/16 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2015 PS 05/16 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2015 PS 06/16 MØTEPLAN FOR 2016 PS 07/16 PS 08/16 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 01/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 8. DESEMBER 2015 Protokollen fra møtet 8.desember 2015 godkjennes. PS 02/16 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 01/16 RS 02/16 RS 03/16 RS 04/16 Budsjettforslag for 2016 for kontroll og tilsyn - protokoll fra Molde kommunestyre , sak 112/15. Delegeringsreglement Molde kommune protokoll fra Molde kommunestyre , sak 7/16. Økonomireglement for Molde kommune protokoll fra Molde kommunestyre , sak 8/16. Sekretær orienterte om at dette reglementet er knyttet til en sak på oppfølgingslisten, sak 07/16, «Retningslinjer for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune». Reglementet var vedlagt sakspapirene. Nyvalg av varamedlem til klagenemda for eiendomsskattesaker og medlem i styret til Molde Havnevesen KF for perioden protokoll fra Molde kommunestyre , sak 27/16. RS 05/16 Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Orienteringssaker: Side 2 av 8

3 OS 01/16 OS 02/16 Orientering fra administrasjonen om rutinene i Molde kommune knyttet til varsling Innledningsvis gav rådmann Arne Sverre Dahl en kort statusrapport om mediasaken, som var bakgrunn for at det ble bedt om orientering om varslingsrutiner. Personal og organisasjonssjef Mette Holand informerte kontrollutvalget om de generelle varslingsrutinene som kommunen har utarbeidd og utvalgsmedlemmene fikk utdelt «Etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgt i Molde kommune». Holand sier at det er rådmannen som i hver enkelt sak oppnevner hvem som har ansvaret for å svare ut et mottatt varsel. Det gjøres da en vurdering av hvem som er best kvalifisert til å håndtere den konkrete saken. Ved behov brukes det ekstern bistand. Det mottas ikke mange saker i året som kan regnes som varslinger, men mange meldinger som må undersøkes, sier Holand. Ann-Mari Abelvik, konstituert kommunalsjef for drift, sier at det jobbes mye med forebygging i tjenestene. Administrasjonen svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Orientering fra administrasjonen om hvordan vedtaket i saken om Strategisk bruk av kommunale eiendommer er fulgt opp Innledningsvis i møtet ble det delt ut et notat utarbeidet av Molde Eiendom KF v/daglig leder Åsmund Vestad. Eirik Heggemsnes, kommunalsjef plan og utvikling, gjennomgikk notatet og svarte på spørsmål fra utvalget. Det ble i notatet presisert at saken det er vist til, primært ikke var utformet med sikte på å kartlegge salgsobjekt. Det ble senere behandlet en oppfølgingssak i kommunestyret der salg av eiendommer skulle sees i sammenheng med helhetlig boligpolitikk/boligsosial handlingsplan. Fra utvalgets medlemmer ble det uttalt at det er viktig at prosesser rundt kjøp og salg av eiendommer er åpne og transparente for innbyggerne og at aktuelle interessenter får informasjon om salgsobjekt. OS 03/16 OS 04/16 OS 05/16 OS 06/16 OS 07/16 OS 08/16 OS 09/16 OS 10/16 Årsrapport og regnskap for 2015 Skatteoppkreveren i Molde kommune. Kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Molde kommune brev fra Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert Informasjon 2016/01 fra revisjonskomiteen: Revisors oppgaver ved revisjon av selvkostområder i årsregnskapet, brev til NKRF`s bedriftsmedlemmer, datert einfo 16/1 Talerett i kommunale organ - infoskriv fra Norges Kommunerevisorforbund, datert vedlagt departementets vurdering. Ny rapport om kommunestyrets overordnede tilsynsansvar artikkel fra Norges Kommunerevisorforbunds nettside, datert Kommunereformen valg av kontrollutvalgssekretariat og revisor brev til FKTs sekretariatsmedlemmer og NKRFs bedriftsmedlemmer fra Forum for kontroll og tilsyn og Norges kommunerevisorforbund, datert Kontrollutvalgsboken Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver, 2. utgave veileder fra Kommunal og moderniseringsdepartementet. Veilederen ble delt ut i møte til de som ikke fikk den på Kontrollutvalgskonferansen. Sekretæren oppfordret utvalgets medlemmer til å ta vare på veilederen gjennom hele valgperioden og bruke den som et oppslagsverk. Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune» Side 3 av 8

4 Kontrollutvalget hadde til dagens møte bedt om en orientering til oppfølging av en av anbefalingene i rapporten; «Kommunen bør sikre at tilgangene til vikarer er tilstrekkelig» Ivar Vereide, fagsjef skole gav en orientering og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Vereide orienterte innledningsvis om elevtallsutvikling og utvikling i sykefravær, som begge er indikatorer som påvirker vikarsituasjonen. Både elevtallsutviklingen og sykefraværet har i perioden fra 2012 og til 2015 gått ned Vereide sier at de systematisk har gått gjennom og evaluert tiltak som kan ha effekt på vikarbehovet. Han nevner bl.a. at det har blitt mindre fravær pga. kurs og konferanser, mer styring av ferier og avspasering, arbeidsplaner som ikke fylles helt opp, omfordeling av budsjett etter utfordringer og behov, samt bruk av 2-lærersystem. Ivar Vereide, fagsjef skole, mener at kommunen har et forsvarlig system for dette. PS 03/16 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «SAMHANDLINGSREFORMEN I MOLDE KOMMUNE» Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Samhandlingsreformen i Molde kommune, herunder revisjonens vurdering av kommunens oppfølging datert , til orientering. Kontrollutvalget ønsker å holdes orientert fra administrasjonen om den videre oppfølgingen av Samhandlingsreformen, da spesielt knyttet til det arbeidet som er planlagt, men ikke sluttført enda: Oversikt over helsetilstanden Koordinering av helsetjenester, herunder utarbeidelse av system og flytskjema for helhetlig pasientforløp samt rekrutering av koordinatorer Gjennomgang av kontor for tildeling og koordinering Sekretær orienterte innledningsvis om bakgrunnen for sekretariatets innstilling. Rådmann Arne Sverre Dahl og konst. kommunalsjef drift, Ann-Mari Abelvik, og kommunalsjef plan og utvikling Eirik Heggemsnes svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Heggemsnes sier at dette er et arbeid det må brukes tid på, men at de jobber systematisk med å få planene til å henge sammen. Heggemsnes understreker at folkehelsekoordinator er med i alt planarbeid. Abelvik sier at de har fokus på å rekruttere nye koordinatorer, men at det er utfordrende å få nok koordinatorer, da dette gjerne blir en tilleggsoppgave. Det ble i møtet fremmet forslag om å endre siste ord i første avsnitt i sekretariatets innstilling til vedtak, etterretning erstattes med orientering: Side 4 av 8

5 Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Samhandlingsreformen i Molde kommune, herunder revisjonens vurdering av kommunens oppfølging datert , til orientering. Kontrollutvalget ønsker å holdes orientert fra administrasjonen om den videre oppfølgingen av Samhandlingsreformen, da spesielt knyttet til det arbeidet som er planlagt, men ikke sluttført enda: Oversikt over helsetilstanden Koordinering av helsetjenester, herunder utarbeidelse av system og flytskjema for helhetlig pasientforløp samt rekrutering av koordinatorer Gjennomgang av kontor for tildeling og koordinering. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Samhandlingsreformen i Molde kommune, herunder revisjonens vurdering av kommunens oppfølging datert , til etterretning. Kontrollutvalget ønsker å holdes orientert fra administrasjonen om den videre oppfølgingen av Samhandlingsreformen, da spesielt knyttet til det arbeidet som er planlagt, men ikke sluttført enda: Oversikt over helsetilstanden Koordinering av helsetjenester, herunder utarbeidelse av system og flytskjema for helhetlig pasientforløp samt rekrutering av koordinatorer Gjennomgang av kontor for tildeling og koordinering. PS 04/16 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2015 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2015 til orientering. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for de forskjellige punkt som var omtalt i rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgsmedlemmene. PS 05/16 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2015 Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Side 5 av 8

6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til etterretning. Sekretær orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Det fremkom ingen merknader eller rettelser til det framlagte utkast til årsmelding. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til etterretning. PS 06/16 MØTEPLAN FOR 2016 Følgende møteplan for 2016 godkjennes: Uke Dato Møte nr Saker til behandling /16 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 Revisjonens rapport for 2. halvår 2015 Møteplan for 2016 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport /16 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 for Molde kommune Moldebadet KF Molde Vann og Avløp KF Molde Havnevesen KF Molde Eiendom KF Revisjonsberetning /16 Økonomirapport 1.tertial 2016 Plan for forvaltningsrevisjon Plan for selskapskontroll /16 Revisjonsplan for revisjonsåret 2016 Revisjonsrapport for 1. halvår 2016 Resultat forvaltningsrevisjon Budsjett for kontroll og tilsyn for /16 Økonomirapport 2.tertial 2016 Virksomhetsbesøk/alternativt orientering fra enhetsleder? /16 Bestilling av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets leder i samråd med sekretariatet gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Sekretær kommenterte møteplanen. Side 6 av 8

7 PS 07/16 OPPFØLGINGSLISTE Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: FR prosjekt Refusjon sykepenger i Molde kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Molde kommune i møte i sak 42/11. Oppfølging av rapporten ble behandlet av kontrollutvalget Det er nå planlagt en mer systematisk gjennomgang av restansene. Kontrollutvalget vil be om en ny statusrapport i utvalgets møte i juni : Sekretær informerte om at det ikke var bedt om orientering fra adm. i dagens møte. Utvalget ønsker orientering i neste KU-møte. Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sitt møte i sak PS 04/13. saken ble oversendt kommunestyret som behandlet rapporten i K sak 18/13 i møtet Oppfølging av rapporten ble behandlet sak PS 34/14. Kontrollutvalget ønsker å følge videre vikarsituasjonen i skolene i Molde, samt sak om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten : Det ble i dagens møte gitt orientering fra Ivar Vereide, fagsjef skole, om vikarsituasjonen jf. OS 10/16. Retningslinjer for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune Sluttregnskap for investeringsprosjekt avsluttes når prosjektet er ferdigstilt og tatt i bruk. Hvordan et sluttregnskap skal behandles er ikke nedfelt i lover og forskrifter slik at det vil være opp til den enkelte kommune å regulere dette i kommunens økonomireglement. Molde kommune har nylig foretatt en revidering av sitt Økonomireglement, vedtatt av kommunestyret i møte i k-sak 60/13. I reglementets pkt. 5 Økonomirapportering finnes et avsnitt om Investeringsprosjekt. Reglement for investeringsprosjekt kan være som en del av kommunens økonomireglement eller nedfelt i et eget reglement for investeringer. Et slikt reglement kan bl.a. inneholde retningslinjer for den politiske prosessen og vedtak, styring av prosjektet underveis og avlegging av prosjektregnskap. Den praksis som har vært fulgt i Molde i mange år med uttalelse fra kontrollutvalget til det enkelte prosjektregnskap, går ikke fram av reglementet. Det kan derfor være lett for at det oppstår noen misforståelser omkring kommunens rutiner når reglementet er uklart på dette området, jfr. KU sak 40/13 behandlet i møte Kontrollutvalget ber om at det utarbeides et mer detaljert reglement for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune hvor kontrollutvalgets rolle er avklart. Brev sendt rådmannen med anmodning om å utarbeide nytt reglement. Svarbrevet ble gjennomgått i møte Kontrollutvalget ønsker å følge opp saken til reglementet som skal fange opp kontrollutvalgets ønsker er på plass : Økonomireglement vedtatt i kommunestyre K-sak 08/16, ble lagt frem i dagens møte jf. RS 03/16. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Saken ble behandlet i Side 7 av 8

8 sak PS 15/14. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen skal følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget. I følge e-post fra distriktsrevisor , er enda ikke anbud for de rammeavtalene som mangler på plass. Kontrollutvalget ønsker i første møte i 2015 en orientering fra rådmannen om hva som blir gjort for å få på plass nye ramme-avtaler. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Samhandlingsreformen i Molde kommune» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjons-rapporten i sitt møte i sak PS 33/14. Saken ble oversendt kommunestyret som behandlet rapporten i K sak 075/14 i møtet Oppfølging av rapporten er ventet høsten 2015 eller våren : Oppfølging av rapporten ble behandlet i dagens møte. KU ønsker å holdes orientert fra adm. om den videre oppfølgingen av noen deler av samhandl.reformen, jf. sak 03/16. Til dette møtet var det lagt opp til orientering fra rådmannen til følgende sak: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune» Ivar Vereide, fagsjef skole orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget, jf. OS 10/16. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Det ble ikke fremmet forslag om å føre opp ytterligere saker på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Sekretariatets innstilling: Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten:.. PS 08/16 EVENTUELT Referat fra NKRF`s kontrollutvalgskonferanse Utvalgsleder Marit Seljeseth Stokke og utvalgsmedlemmene Anne Brekke og Knut Ståle Morsund, var deltakere fra Molde kommune på konferansen. Det ble gitt referat fra konferansen til de øvrige utvalgsmedlemmene. Marit Seljeseth Stokke Trygve Grydeland Ann Monica Haugland leder nestleder Knut Ståle Morsund Anne Brekke Jane Anita Aspen sekretær Side 8 av 8