Edel Magnhild Hoem (SV) Kari Kittelsen (V) Odd-Helge Gravem, nestleder (Ap) Ingen

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/15 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Formannskapssalen, Sunndal rådhus Sak nr: 11/15 18/15 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Trond M. Hansen Riise, leder (V) Erling Rød (Frp) Edel Magnhild Hoem (SV) Kari Kittelsen (V) Odd-Helge Gravem, nestleder (Ap) Ingen Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, rådgiver Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Av øvrige møtte: Per Ove Dahl, rådmann (under sak 17/15 18/15) Gunnvald Granmo, økonomisjef (under sak 13/15) Jørund Kvande, daglig leder Sunndal Energi KF (under sak 14/15) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 11/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 5. MARS 2015 PS 12/15 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 13/15 SUNNDAL KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 PS 14/15 SUNNDAL ENERGI KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 PS 15/15 SUNNDAL KOMMUNE. VALG AV REVISJONSORDNING PS 16/15 FEIL I FAKTURERING TIL SUNNDAL KOMMUNE U.off ihht: Off.l. 13, Forv.l. 13,2 PS 17/15 PS 18/15 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 8

2 PS 11/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 5. MARS 2015 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 5. mars 2015 godkjennes. Leder orienterte. PS 12/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 06/15 Kontrollutvalget i Sunndal årsmelding saksprotokoll Sunndal kommunestyre , sak 23/15 Leder Trond M. Hansen Riise refererte fra kommunestyrets behandling av saken RS 07/15 RS 08/15 Sammenslåingsprosjekt kommunal revisjon M&R referat fra møte i styringsgruppa Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Orienteringssaker: OS 10/15 Styreprotokoll Sunndal Energi KF fra møte OS 11/15 Kommunale og fylkeskommunale reglement om folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter brev til kommunene fra KMD, datert Sekretæren redegjorde for innholdet i brevet fra KMD og reglementet om folkevalgtes taushetsplikt. Sunndal kommunes reglement for folkevalgtes innsynsrett, merknad til pkt. 4 er i tråd med gjeldende regler. OS 12/15 KU sekretariatet. Årsmelding for 2014 Side 2 av 8

3 PS 13/15 SUNNDAL KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 13/15 behandlet Sunndal kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning av 25. mars 2015, revisors notat av 1. april 2015 og rådmannens årsmelding for I tillegg har revisjonen og rådmann/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsregnskapet presenteres i eget vedlegg, samt at deler av regnskapet er innarbeidet i årsmeldinga. Sunndal kommunes driftsregnskap for 2014 viser kr til fordeling til drift, og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Netto driftsresultat er positivt med kr Årets bruk av disposisjonsfond er på kr , mens overføringene til investeringsregnskapet utgjør kr De fleste av tjenesteområdene har i 2014 hatt god budsjettstyring, mens noen av enhetene har hatt utfordringer med å holde budsjettet. Det er spesielt innenfor enhetene Personal og utvikling, Kulturtjenesten og NAV at det er vesentlig merforbruk. Det er redegjort for avvikene i rådmannens årsmelding. Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsmelding og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Sunndal kommunes virksomhet i 2014 og for kommunen sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 23. mars 2015, har kontrollutvalget ikke merknader til Sunndal kommunes regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Sunndal kommune for 2014 slik det er avlagt. Økonomisjef Gunvald Granmo redegjorde for kommunens drifts- og investeringskostnader og kommenterte enkelte enheters merforbruk. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug viste til at de har godkjent regnskapet og funnet alt i orden. Side 3 av 8

4 PS 14/15 SUNNDAL ENERGI KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 14/15 behandlet Sunndal Energi KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning og Sunndal Energi KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av resultatregnskap, balansen pr , kontantstrømanalyse og noter er avlagt av daglig leder og økonomileder. Årsregnskapet presenteres i eget vedlegg, samt at opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsberetningen. Sunndal Energi KF sitt regnskap for 2014 viser et regnskapsmessig overskudd på kr Av overskuddet legges det opp til utbetaling av utbytte til Sunndal kommune på kr mens resterende kr overføres til annen egenkapital. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Sunndal Energi KF sin virksomhet i 2014 og for foretaket sin økonomiske stilling pr Ut over det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 25. mars 2015, har kontrollutvalget ikke merknader til Sunndal Energi KF sitt regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Sunndal Energi KF for 2014 slik det er avlagt. Daglig leder i Sunndal Energi KF Jørund Kvande kom i møtet. Det ble delt ut et notat som oppsummerte resultatet av årets drift og utfordringer framover. Kvande ga innledningsvis et resyme over driftsåret 2014 i Sunndal Energi KF. Videre redegjorde han for regnskapet og driftsresultatet for Styret for Sunndal Energi KF skal behandle årsregnskapet i møte Med forbehold om styrets godkjenning av årsregnskapet, vedtar utvalget sekretariatets forslag til uttalelse som oversendes til kommunen som vedlegg til den videre politiske behandling av regnskapet. Side 4 av 8

5 PS 15/15 SUNNDAL KOMMUNE. VALG AV REVISJONSORDNING Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret godkjenner at Sunndal kommune inngår som deltaker i Møre og Romsdal Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for Sunndal kommune med virkning fra 1. juli Kontrollutvalget inngår og godkjenner engasjementsavtaler med Møre og Romsdal Revisjon IKS Sekretæren orienterte innledningsvis om prosessen videre og den endelige politiske behandling av saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte og svarte på spørsmål om den siste fasen av arbeidet, frem til arbeidsgruppen og styringsgruppen kunne legge frem et utkast til selskapsavtale og eieravtale. PS 16/15 FEIL I FAKTURERING I SUNNDAL KOMMUNE U.off. ihht: Off.l. 13, Forv.l. 13,2 Med henvisning til Kommunelovens 31, 2 og Off.lovens 13 ble møtet lukket under behandling av denne saken. PS 17/15 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Kommunale vedtekter til bygningsloven - Parkering Kontrollutvalget behandlet ovennevnte sak i møte i sak 22/13 og fattet følgende vedtak i saken: 1. Kontrollutvalget ber kommunestyret drøfte praktisering av gebyrinnkreving for parkeringsplasser i sentrum gitt i kommunale vedtekter knyttet til Plan- og bygningsloven. 2. Kontrollutvalget har merket seg at revisor mener at kommunen ikke praktiserer vedtektene konsekvent og at det ikke har vært likebehandling hverken i forhold til krav om parkeringsplasser eller kjøp. 3. Kontrollutvalget ber kommunestyret sørge for at praksis snarest må bringes i samsvar med gjeldende vedtekter slik at kommunen ikke påføres ytterligere økonomiske tap. 4. Kontrollutvalget ber kommunestyret vurdere å endre dagens vedtekter slik at de blir i samsvar med gjeldende Plan og bygningslov. Saken ble oversendt kommunestyret som fattet følgende vedtak : Side 5 av 8

6 «Sunndal kommunestyre tar kontrollutvalgets innstilling til etterretning. Saken oversendes plan- miljø- og næringstjenesten for oppfølging i det videre arbeidet med rullering av kommuneplanen for Sunndal kommune». Kontrollutvalget ønsket en orientering fra kommunens administrasjon om kommunestyrets vedtak av i sak 53/13 i forbindelse med rullering av kommuneplan, blir fulgt opp : Rådmann orienterte. Kommunen er i gang med å utarbeide kommunedelplan for Sunndalsøra I planen er det tatt inn et punkt om Krav til parkering og frikjøp av parkeringsplasser. Rådmannen refererte forslaget til nye parkeringsbestemmelser som skal ut på høring. Endelig behandling av kommunedelplanen er planlagt til kommunestyrets møte i september Opparbeidelse av Levika boligfelt Et stort jord- og leirras sperret i 2013 veien mellom Sunndal og Surnadal i flere døgn. Raset har oppstått etter at det er starta arbeid med opparbeidelse av Levika boligfelt. I ettertid ser kommunen at det burde vært gjort bedre vurderinger av grunnforholdene i forkant av opparbeidelsen av boligfeltet. Nye undersøkelser av grunnforholdene og endring av utbygging av boligfeltet vil påføre Sunndal kommune ytterligere kostnader : Kontrollutvalget vil etterlyse prosjektregnskap for boligfeltet og ber sekretariatet ta kontakt med kommunens administrasjon og be om en statusrapport til utvalgets neste møte. Utleie av kommunale anlegg Sunndal kommune leier ut anlegg til lag og foreninger etter leiesatser som ikke dekker kapitalkostnadene. Ved utleie til kommersielle aktiviteter har administrasjonen gitt fullmakt til å ta høyere leiesatser. Kontrollutvalget vil følge denne saken videre og vil be kultursjefen om en ny orientering om det er foretatt en gjennomgang av reglementet og samordnet de forskjellige kommunale anleggene : Kontrollutvalget ønsker en statusrapport til neste møte. Offentlige anskaffelser i Eiendomstjenesten i Sunndal kommune På bakgrunn av en henvendelse fra et firma i Sunndal kommune ba kontrollutvalget revisjonen om å gjøre stikkprøver knyttet til innkjøp i eiendomstjenesten i Sunndal kommune. Resultatet av undersøkelse ble lagt fram for kontrollutvalget i møte i sak 42/14. Kontrollutvalget vil følge opp at revisjonens anbefalinger blir fulgt og be om en orientering fra kommunens administrasjon i løpet av første halvår : Kontrollutvalget vil be om en orientering til utvalgets neste møte. Sekretær orienterte. Til dette møtet var det lagt opp til orientering fra administrasjonen til følgende sak: Kommunale vedtekter til bygningsloven - Parkering Rådmann Per Ove Dahl kom i møtet og ga en statusrapport til kontrollutvalget. Utvalget gjennomgikk de øvrige sakene på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Side 6 av 8

7 PS 18/15 EVENTUELT Habilitet og ansatte i Sunndal kommune med tillitsverv Sunndal kommunes plansjef innehar vervet som leder av forstanderskapet i Sunndal sparebank. Spørsmålet om habilitet kom opp i forbindelse med at plansjefen leder arbeidet med kommunedelplanen. Kommunedelplanen viser bl.a. til hva parkeringsplasser, industri, handel osv. skal brukes til. Rådmann i Sunndal har kontaktet KS-advokatene og bedt om en vurdering av habiliteten av plansjefen og enkelte av medlemmene i planutvalget. KS-advokaten har vurdert habilitetsspørsmålet og gitt svar til kommunen i brev av Kontrollutvalgets leder orienterte innledningsvis om bakgrunnen for at det var ønskelig å få informasjon fra rådmannen om løsningen i denne saken. Rådmann Per Ove Dahl orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Plansjefens verv i sparebanken gjør ham inhabil i saker der banken er part i saken. Banken er ikke å anse som part i selve saken som gjelder kommunedelplanen generelt. Derimot har banken sendt søknad om å få kjøpe et område som er regulert til friområde. I spørsmål som gjelder omregulering av dette området, vil plansjefen være inhabil. Advokaten har skissert en løsning som ikke vil medføre at plansjefen blir inhabil i å delta i arbeidet med den nye kommunedelplanen. Dette forutsetter at en eventuell omregulering kan skje med utgangspunkt i gjeldende reguleringsplan. Det blir derfor vurdert å ta arealet som banken vil kjøpe ut av kommunedelplanen. Dette vil endre habilitetsproblematikken. Rådmann uttrykte at det er uheldig at kommunalt ansatte har tillitsverv som kan medføre problemer i forhold til habilitet. Kommunens administrasjon har derfor rådet plansjefen til å tre ut av vervet som leder av forstanderskapet i Sunndal sparebank da dette kan være en uheldig kombinasjon med hans stilling i Sunndal kommune. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug har vurdert kommunens løsning og finner at rådmannens løsning av saken ikke vil være i strid med gjeldende lovverk. Kontrollutvalgets konklusjon Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning og det fremkom ingen forslag om å følge denne saken videre. Henvendelse til kontrollutvalget Kontrollutvalgets leder har fått en henvendelse fra en av kommunens innbyggere med anmodning til kontrollutvalget om bistand. Med henvisning til Kommunelovens 31, 2 og forv.l. 13 ble møtet lukket under behandling av denne saken. Kopi av brev fra Fylkesmannen i M&R, datert som gjaldt avgjørelse i klagesak, ble delt ut i møtet. Brevet er unntatt offentlighet, jf. Offl. 13 og fvl. 13. Kontrollutvalgets konklusjon Ved gjennom gang av saken og fylkesmannens vedtak av juli 2013, finner ikke kontrollutvalget grunnlag for å følge denne saken videre og anser den som avsluttet. Sekretariatet tilskriver klager og informerer om kontrollutvalgets konklusjon. Side 7 av 8

8 Trond M. Hansen Riise Odd Helge Gravem Edel Magnhild Hoem leder Erling Rød Kari Kittelsen Åse Solveig Eriksen sekretær Side 8 av 8