MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/16 Møtedato: Tid: Kl Møtested: Galleriet, Molde rådhus Sak nr: 18/16 24/16 Møteleder: Møtende medlemmer: Marit Seljeseth Stokke, leder (Bor) Trygve Grydeland, nestleder (H) Ann Monica Haugland (Frp) Anne Brekke (Ap) Max Ingar Mørk (Krf) Forfall: Knut Ståle Morsund (Krf) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor (sak 18/16 og sak 20/16-22/16, OS 16/16) Einar Andersen, forvaltningsrevisor (sak 18/16 og sak 20/16-22/16, OS 16/16) Av øvrige møtte Kurt Magne Thrana, økonomisjef Molde kommune (sak 18/16, sak 20/16 og OS 16/16) Roar Bye, seksjonsleder innkjøp (sak 18/16, sak 20/16 og OS 16/16) Leder ønsket velkommen og ledet møtet. Orienteringene fra administrasjonen ble tatt først i møtet. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 18/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 2. MAI 2016 PS 19/16 PS 20/16 PS 21/16 PS 22/16 PS 23/16 PS 24/16 REFEAT OG ORIENTERINGER MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT 1. TERTIAL UTKAST TIL OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON UTKAST TIL OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 7

2 PS 18/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 2. MAI 2016 Protokollen fra møtet 2. mai 2016 godkjennes. Sekretær bemerket at sak 10/16 referat og orienteringer var falt ut av oversikten på s. 1, men alle sakene er med i protokollen. Protokollen blir korrigert for dette. PS 19/16 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 11/16 RS 12/16 RS 13/16 RS 14/16 RS 15/16 Molde kommunes årsrapport for 2015 saksprotokoll fra kommunestyrets møte i K-sak 38/16. Moldebadet KF - årsrapport for 2015 saksprotokoll fra kommunestyrets møte i K-sak 39/16. Molde Eiendom KF - årsrapport for 2015 saksprotokoll fra kommunestyrets møte i K-sak 40/16. Molde Havnevesen KF - årsrapport for 2015 saksprotokoll fra kommunestyrets møte i K-sak 41/16. Molde Vann og Avløp KF - årsrapport for 2015 saksprotokoll fra kommunestyrets møte i K-sak 42/16. Orienteringssaker: OS 15/16 OS 16/16 Rapport etter tilsyn Kommunal beredskapsplikt (0 avvik), Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Kontrollutvalget hadde til dette møte bedt om en oppdatert liste over rammeavtaler, (sak på oppfølgingslisten). Før møtet hadde utvalget fått tilsendt denne listen. Siden dette er en sak som har stått igjen på oppfølgingslisten fra forrige valgperiode, så delte sekretær også ut liste over rammeavtaler fra 2015, slik at utvalget kunne se hvilke endringer som var gjort. Seksjonsleder Innkjøp Roar Bye orienterte utvalget om listen og arbeidet til ROR Innkjøp. ROR Innkjøp ble etablert fra Dette er et verskommunesamarbeid med Molde, Nesset, Rauma. Aukra og Midsund. Antall ansatte er økt fra 2 til 6, fra Side 2 av 7

3 er alle de nytilsatte på plass. Bye fungerer som innkjøpssjef i samarbeidet, 4 jobber med konkurranser/avtaler og 1 har ansvar for e-handel. Det er et rådmannsutvalg som er samarbeidets øverste organ. I tillegg så er det et innkjøpsråd som består av utvalgte personer i den enkelte kommune som fungerer som kommunenes innkjøpskoordinatorer. Innkjøpsrådet prioriterer hvilke rammeavtaler og andre avtaler som innkjøpssamarbeidet skal jobbe med. Hver kommune har da på forhånd sendt inn sine prioriteringer. Det er strategisk innkjøpsutvalg i Molde kommune som kommer med Molde kommunes innspill til innkjøpsrådet. Innkjøpsrådet har nå prioritert å kjøre 26 konkurranser på rammeavtaler. Alle kommunene skal i utgangspunktet være med på alle rammeavtalene, målet er at innkjøpet skal optimaliseres for kommunen samlet, opplyser Bye. På spørsmål om avtalene er kjent for dem som driver med innkjøp ute i enhetene, svarer Bye at alle virksomhetsledere har fått tilsendt alle avtaler og kataloger. Det er også en egen side på intranettet til Molde kommune. Alle tjenesteområdene bruker nå e-handel, og i dette systemet skal alle avtaler ligge inne. Det er ikke klart for å ta e-handel i bruk ute i foretakene enda. Seksjonsleder Innkjøp Roar Bye, sier at de tidligere ikke hadde kapasitet til avtaleoppfølging, dette er et område som de nå skal følge opp. Roar Bye svarte på spørsmål fra utvalget underveis i orienteringen. Avslutningsvis takket utvalgsleder for en nyttig orientering. PS 20/16 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT 1. TERTIAL Kontrollutvalget tar økonomirapport for 1. tertial 2016, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget ønsker for fremtiden også å få fremlagt tertialrapport for Molde Eiendom KF og Moldebadet KF. Økonomisjef Kurt Thrana orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Det er særlig tiltak funksjonshemmede som har utfordringer med merforbruk, men også sosialtjenesten NAV, Råkhaugen og Glomstua har utfordringer, sier Thrana. Merforbruket knyttet til barnehagesektoren skyldes at kommunen ikke hadde oversikt over ikke-kommunale barnehager ved budsjetteringen. Dette blir korrigert i budsjettrevisjonssaken, opplyser økonomisjefen. Ellers så opplyser Thrana at tertialrapporten også synliggjør en del positive avvik finansielt. Sekretær opplyste at det ikke har vært vanlig at kontrollutvalget har behandlet tertialrapporten for foretakene, selv om utvalget behandler årsregnskapet og avgir uttaler som følger med ved kommunestyrets behandling. Utvalget diskuterte om det var ønskelig å få fremlagt Side 3 av 7

4 tertialrapport også for foretakene og konkluderte med at de for fremtiden ønsker å få fremlagt tertialrapportene for Molde Eiendom KF og Moldebadet KF. Det ble i møtet fremmet forslag om å legge til følgende setning til sekretariatets forslag til innstilling: Kontrollutvalget ønsker for fremtiden også å få fremlagt tertialrapport for Molde Eiendom KF og Moldebadet KF. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar økonomirapport for 1. tertial 2016, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. PS 21/16 UTKAST TIL OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGS- REVISJON Kontrollutvalget tar utkast til overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden til orientering. Kontrollutvalget ber revisjonen vurdere innspill gitt i møte i sitt arbeid med ferdigstillelse av forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisor Einar Andersen orienterte innledningsvis om prosessen med utarbeidelse av planen. Utvalget kom med følgende innspill til områder de så på som særlig vesentlige å ta med videre i arbeidet: Kvalitet på tjenester innen pleie og omsorg, PU og skole Plan og styringssystem, herunder bl.a. oppfølging og avvikshåndtering Barn og unge, herunder mobbing, utenforskap/innvandrer barn og unge Molde Eiendom KF, styring og samhandling herunder boligsosialt arbeid og vedlikehold Det ble ikke gjort noen prioritering mellom områdene. Forvaltningsrevisor svarte på spørsmål og kom med avklaringer. PS 22/16 UTKAST TIL OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Side 4 av 7

5 Kontrollutvalget tar utkast til overordet analyse og plan for selskapskontroll for perioden til orientering. Kontrollutvalget ber revisjonen vurdere innspill gitt i møte i sitt arbeid med ferdigstillelse av forslag til plan for selskapskontroll. Sekretær spurte innledningsvis om det var noen som innehar sentrale verv i noen av selskapene som kunne være aktuelle for selskapskontroll. I så måte, så måtte utvalget votere over om disse ville være inhabile ved behandling av denne saken. Ingen hadde slike verv. Forvaltningsrevisor Einar Andersen innledet med å opplyse om hvordan utkastet til plan var bygget opp. Andersen informerte også om at Molde kommunen har opplyst at de har plan om å revidere Eiermeldingen til høsten. Utvalget konkluderte med at de ikke så selskap de åpenbart vurderer å være aktuelle for å gjennomføre selskapskontroll. Når det gjelder det selskapet som gir verdier for kommunen i form av utbytte, Istad AS, så vurder utvalget at kommunestyret holdes godt orientert om dette selskapet. Utvalget ønsker å gjøre en ny vurdering etter at eiermeldingen er revidert til høsten. PS 23/16 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Saken ble behandlet i dagens møte i sak PS 15/14. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen skal følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget : Utvalget hadde før møtet fått tilsendt oppdatert liste over rammeavtaler. Seksjonsleder innkjøp, Roar Bye orienterte utvalget jfr. OS 16/16. Kontrollutvalget konkluderte med at de ønsker å følge denne saken videre. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Samhandlingsreformen i Molde kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sitt møte i sak PS 33/14. Saken ble oversendt kommunestyret som behandlet rapporten i K sak 075/14 i møtet Oppfølging av rapporten er ventet høsten 2015 eller våren :Kontrollutvalget ønsker en orientering fra adm. i KU-møte i nov om det arbeidet som ikke var sluttført ved oppfølgingen i mars. Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde Side 5 av 7

6 vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret : Kontrollutvalget ønsker å få fremlagt en slik oversikt i kontrollutvalgets møte i september. Til dette møtet var det lagt opp til orientering fra administrasjonen til følgende sak: Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Seksjonsleder innkjøp, Roar Bye orienterte utvalget. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Det ble ikke fremmet forslag om å føre nye saker på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Sekretariatets innstilling I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer:.. PS 24/16 EVENTUELT Virksomhetsbesøk evt. orientering fra enhetsleder I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Alternativt kan en enhetsleder inviteres til å gi informasjon om sin enhet. Utvalgsmedlemmene hadde en diskusjon om virksomheter som kunne være aktuelle for et virksomhetsbesøk eller informasjon fra enhetsleder. Konklusjon Utvalgets medlemmer ønsker en orientering fra fagsjef pleie og omsorg, Kjersti Bakken, i kontrollutvalgets møte 7. desember Utvalget er opptatt av kvalitet i pleie og omsorgssektoren og har satt opp følgende stikkord for orienteringen: Hvordan sikres kvalitet på tjenestene i innsparingsperioder? Hvilke utfordringer gir innsparinger for arbeidsmiljøet? Kommunikasjons/språkutfordringer mellom pasient og personale Avviksrapportering Møteledelse og møtestruktur På bakgrunn av at utvalget nå snart har vært gjennom ett år av valgperioden, tok utvalgsleder Marit Seljeseth Stokke opp til diskusjon hvordan utvalgsmedlemmene synes møteledelse og møtestruktur fungerer. Utvalgsmedlemmene gav tilbakemeldinger og diskuterte saken. Side 6 av 7

7 Konklusjon Utvalgsmedlemmene konkluderte med at det har fungert bra. Det er viktig at det er rom for diskusjoner og tid til informasjon fra administrasjonen. Det bør være max. 2 timer før det blir tatt en liten pause, vann bør være tilgjengelig i møterommet. Marit Seljeseth Stokke Trygve Grydeland Anne Brekke leder nestleder Ann Monica Haugland Max Ingar Mørk Jane Anita Aspen sekretær Side 7 av 7