Helgeland Regionråd Representantskap. Deres ref: Vår ref: She Dato: 26.mai 2014

Transkript

1 Helgeland Regionråd Representantskap Deres ref: Vår ref: She Dato: 26.mai 2014 Det innkalles til representantskapsmøte i Helgeland Regionråd IKS` Sted: Brygga i Berfjord, Dønna kommune. Tid: 19.juni 2014 rett etter Årsmøte i Helgeland Regionråd SAKLISTE 1. Åpning v/representantskapets leder, Bård Anders Langø 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Årsberetning for Regnskap Budsjett Valg av representantskapets leder og nestleder 7. Valg av styre med varamedlemmer a) Styrets leder med personlig varamedlem b) Styrets nestleder med personlig varamedlem c) Styremedlem med personlig varamedlem 8. Valg av valgkomite 9. Valg av kontrollutvalg på 3 medlemmer 10. Valg av revisor 11 Avslutning Vel møtt Men vennlig hilsen Helgeland Regionråd IKS Bård Anders Langø Representantskapets leder /s/ Sissel Hesjedal Daglig Leder 1

2 Helgeland Regionråd Representantskap - Møtebok Side 1 Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Brygga i Berfjord, Dønna kommune 19. juni 2014 Sak nr. 04/14 Årsberetning for 2013 Vedlagt følger Årsberetningen for 2014 Styret anbefaler representantskapet å godkjenne årsberetningen som Helgeland Regionråds årsberetning for Helgeland Regionråd IKS styrevedtak: 06/14 Godkjenning av årsberetningen 2013 Vedtak: Styret anbefaler Representantskapet å godkjenne årsberetningen slik den ligg føre som Helgeland Regionråds IKS årsberetning for 2013 Innstilling: Representantskapet godkjenner den fremlagte årsberetningen som Helgeland Regionråds årsberetning for 2013 Representantskapets vedtak: Vedlegg: Årsberetningen

3 3

4 4

5 5

6 Helgeland Regionråd IKS - Møtebok Side 1 Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Styret Brygga i Berfjord, Dønna kommune 19.juni 2014 Sak nr. 04/14 Regnskap for 2012 Vedlagt følger regnskapet for Regnskapet er ikke revidert på nåværende tidspunkt då regnskapet ikke sent sluttført og overlevert av Økonor. Revisjonen har opplyst at de er usikre om de vil ha ferdig regnskapet ferdig revidert til representantskapsmøtet. Kontrollutvalget er informert om situasjonen. Dersom vi ikke kan legge frem revidert regnskapet som er godkjent av kontrollutvalget på representantskapsmøtet må vi gjennomføre ekstraordinært representantskapsmøte eller gi fullmakt til styret om godkjenning av regnskapet når det er revidert og godkjent av kontrollutvalget. Styret i Helgeland regionråd Iks behandlet saken i møte den 16.mai og vedtok. 04/14 Godkjenning av regnskapet 2013 Vedtak: Forutsatt ren revisjonsberetning anbefaler styrets i Helgeland Regionråd IKS overfor Representantskapet at fremlagt resultatregnskap for 2013 og balanse pr fastsettes som Helgeland Regionråd IKS s regnskap for 2013 Innstilling: Representantskapet i Helgelands Regionråd Iks godkjenner fremlagt resultatregnskap for 2012 og balanse pr fastsettes som Helgeland Regionråd IKS s regnskap for 2012 Representantskapets vedtak: Vedlegg: Årsoppgjøret: 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 Helgeland Regionråd Representantskap - Møtebok Side 1 Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Brygga i Berfjord, Dønna kommune 19.juni 2014 Sak nr. 05/14 Sekretariatets budsjett for 2015 Vedlagt følger budsjett for 2015 med fordeling på medlemskommunene i henhold til vedtektene ( folketall pr. 1.januar 2014) Fra 2014 er regnskapet overført til Alstahaugkommune og økonomisamarbeidet. Dette har ført til at budsjettet for 2014 og 2015 er sett opp etter ny kontoplan, og en vil ikke se sammenheng mellom budsjett og regnskap før at regnskapet er ferdig i Budsjettet er redusert med kr , - i Prosjektinntektene er redusert, og Bjørn Helge Hansen sine lønnskostnader er tatt vekk. Vi ser også at det i 2014 og 2015 er prosjekt som vil belaste regionrådet med kostnader. Det er lagt til en økning på 4 % iht fordeling på kommunene. Styret anbefaler Representantskapet om å godkjenne det foreliggende budsjettforslag med en total kostnadsramme på kr og med den inn dekningen som er foreslått. Styrevedtak sak 11/13 Drøfting - Budsjett for 2014 Vedtak: Styret godkjenner sekretariatets utkast til budsjett for Innstilling: HR Iks representantskapet vedtar budsjettet 2014 med en total kostnadsramme på kr og med den inn dekningen som er foreslått. Representantskapets vedtak: Vedlegg: Budsjett for 2014 og 2015 etter ny kontoplan Fordeling kommunene etter folketallet Regnskap 2013 og budsjett 2013 og 2014 gammel kontoplan 14

15 Budsjett for 2014 og 2015 etter ny kontoplan Kostnader Budsjett 2015 Budsjett Konto Lønn Husleie Strøm Kontorutgifter Andre utgifter EDB-driftsutgifter Telefon, mobiltelefon Porto Faglitteratur/tidskrift Reiseutgifter Markedsføring Møter konferanser Bevertning/møteutgifter Representasjon Inventar og utstyr Viderefakturering Honorar Honorar EDB-driftsutgifter Forsikring Sum Inntekter Overføring fra andre Husleie Renter Videre fakt. kostnader Prosjekt. Adm Konferanse inntekter Ref Sum Fordeling kommunene etter folketallet Fordeling kommunene % økn Folketall 0 økn. % Alstahaug Dønna Herøy Leirfjord Rødøy Træna Vefsn ( )* Sum *Samarbeidsavtale mellom HR Iks og MoN KF utgjør på tjenester kr ,- 15

16 Regnskap 2013 og budsjett 2013 og 2014 gammel kontoplan UTGIFTER Regnskap -13 Budsjett 2013 Budsjett 2014 Faste lønninger/eksterne honorarer Husleie, renhold, porto, kontorrekv Reiseutgift. * Konferanser, møter, gaver o.lign Styremøte Utstyr/vedlikehold ** Regnskapsførsel, 12527,3, Div. kostnader Til disp/representasjon SUM INNTEKTER Andel fra kommunene Renter/Husleie Vf.kostnader Prosjekt adm Konferanse inntekter Styremøter og lignende Ref Overført fra fondsavsetning Periodiserte inntekter/prosjekt Underskudd- Overskudd (-) Sum * I dette beløpet er inkludert reiseutgifter til foredragsholdere på møter/konferanser ** Noe av dette er blitt viderefakturert til bedriftene/fellesutgifter 16

17 Helgeland Regionråd Representantskap - Møtebok Side 1 Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Brygga i Berfjord, Dønna kommune 19.juni 2014 Sak nr. 6 Valg av representantskapets leder og nestleder. Det skal velges representantskapets leder og nestleder På valg; Leder, Bård Anders Langø, Alstahaug Nestleder, Arnt Frode Jensen Valgkomiteens forslag: På valg; Leder Arnt Frode Jensen Nestleder Jann-Arne Løvdahl Andre forslag: Vedtak: Helgeland Regionråd Iks Representantskap leder og nesteleder 2014/2015 ble:, som leder, som nestleder 17

18 Helgeland Regionråd IKS - Møtebok Side 1 Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Brygga i Berfjord, Dønna kommune 19.juni 2014 Sak nr. 7 Valg av styre i Helgeland Regionråd Iks med varamedlemmer Det skal velges nytt styre med personlig varamedlemmer i Helgeland Regionråd Iks: a) Styrets leder med personlig varamedlem b) Styrets nestleder med personlig varamedlem c) Styremedlem med personlig varamedlem På valg er: Børge Toft, leder Elsa Kitt Grønningsæter, nestleder Magne Pettersen, styremedlem Thore Hopperstad, varamedlem Grete Nygård, varamedlem Tore Arnljot Westin, varamedlem Valgkomiteen gir slik innstilling: Kitt Grønningsæter, (Rødøy) leder Magne Pettersen, (Vefsn) nestleder Thore Hopperstad (Træna)styremedlem Britt Jonasen, (Leirfjord)varamedlem Roy Skogsholmen (Herøy ) varamedlem Børge Toft, (Alstahaug) varamedlem Andre forslag: Vedtak: Helgeland Regionråd - Møtebok Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Brygga i Berfjord, Dønna kommune 19.juni 2014 Sak nr. 8 Valg av valgkomite Helgeland Regionråd gjennomførte representantskapsmøte på Myken 21.juni Vedtak Valg av valgkomite for 1 år Forslag til valgkomité: Vedtak: Bjørn larsen, Vefsn, som leder Jon-Egil Johansen, Rødøy Oddrunn Dalheim, Herøy. 18

19 Helgeland Regionråd IKS - Møtebok Side 1 Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Brygga i Berfjord, Dønna kommune 19.juni 2014 Sak nr. 9 Valg av kontrollutvalg Det skal velges et kontrollutvalg på 3 medlemmer. På valg er: Johnny Dahlmo, leder Helene Dalen Andersen Anita Tustervatn Valgkomiteens innstilling: Johnny Dahlmo, leder Helene Dalen Andersen Anita Tustervatn Andre forslag: Vedtak: Helgeland Regionråd IKS - Møtebok Side 1 Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Brygga i Berfjord, Dønna kommune 14.juni 2014 Sak nr. 10 Valg av revisor Valg av revisor. På valg er Ytre Helgeland kommunerevisjon Valgkomiteens innstilling: Revisjon Ytre Helgeland Kommunerevisjon Andre forslag: Vedtak: 19