MØTEBOK nr.2/2013. MØTE: MØTEDATO: FRA KL.: TIL KL.: Alstahaug kontrollutvalg

Transkript

1 1 LSTAHAUG KOMMUMI' f3-421,w5w O m; MØTEBOK nr.2/2013. INNEHOLDER B-SAK: GIC2»-1_6, MØTE: MØTEDATO: FRA KL.: TIL KL.: Alstahaug kontrollutvalg Fellesmøte mellom kontrollutvalget i Leirfjord og MØTEINNKALLING: Alstahaug Innkallin sendt medlemmer o ordfører. Bjørn Helge Hansen, leder TIL STEDE: Arnt Jacobsen Helene D. Andersen. Fra Leirfjord: Roy- Åge Edvardsen, leder Martin Jøsevold. Åshild Albertsen ANDRE MØTENDE: Ordfører Bård Anders Langø Rådmann Børge Toft Forvaltningsrev. Marte Bjørnelv Sekretariatsleder Ter. e Hanssen Sak nr./år (f.o.m. - t.o.m.) BEHANDLEDE SAKER: Antakelse av forvaltningsrevisjon Leirfjord kommune.

2 Ytre Helgeland Kommunerevisjon v/styret 8800 Sandnessjøen FORVALTNINGSREVISJON Vi viser til revisjonsstyrets vedtak 24.april d.å. i sak 8/2013 (ikke 2014 slik det fremgår av protokollen) hvor det heter: «Bestilling av forvaltningsrevisjon skal derfor rettes til YHK» Dette er ikke korrekt idet kontrollutvalget står fritt til å velge hvem man ønsker til å foreta forvaltningsrevisjon. Jfr. 9 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Vi er imidlertid enige i at det «normale» vil være at slik henvendelse retters til vår revisor. Som kjent har kontrollutvalget for Alstahaug allerede inne en bestilling hos YHK om forvaltningsrevisjon på flere områder uten at dette arbeid i det hele tatt er igangsatt. Likedan ba kontrollutvalget i Leirfjord om en forvaltningsrevisjon av renoveringsprosjektet i Leirfjord høsten På tross av løfter fra YHK om å få denne rapporten ferdig i løpet av 2 år har vi så langt ikke mottatt noen rapport. Dette skyldes som kjent ar YHK pt har betydelige personellmessige utfordringer. I samme styremøte sak 5/2013 fremgår at : «Utlysning av forvaltningsrevisor utsettes til regnskapsrevisjonen er under kontroll i løpet av høsten.» Det fremgår av ovennevnte at så vel YHK som kontrollutvalgene i Leirfjord og Alstahaug er vel kjent med at YHK pr. dato ikke er i stand til å foreta forvaltningsrevisjon. Dette er bakgrunnen for at vi så oss nødt til å kontakte annen revisor for å foreta nødvendig forvaltningsrevisjon av det interkommunale barnevernet i HALD- kommunene. Ettersom det i YHK's budsjett er avsatt midler til forvaltningsrevisjon, finner vi det naturlig at De bidrar økonomisk til denne revisjonen. Vi imøteser derfor fornyet behandling av et slikt økonomisk bidrag og vi vil selvsagt kunne delta i møte med Dem for å drøfte denne saken. Sandnessjøen, 2. mai 2013 Kontrollutvalget i Leirfjord ; Roy Åge Echiardsen Leder kontrollutvalget Kontrollutvalget i Alstahaug Bjørn Helge Hansen Isder kontrollutvalget

3 MØTEBOK nr.2/2013. INNEHOLDER B-SAK: MØTE: Leirfjord kontrollutvalg. MØTEDATO: FRA KL.: TIL KL.: Fellesmøte mellom kontrollutvalget i Leirfjord og MØTEINNKALLING: Alstahaug. Innkallina sendt medlemmer oa ordforer. TIL STEDE: Fra Alstahaug: Roy- ikue Edvardsen, leder Martin Josevold. Åshild Albertsen Bjørn Helge Hansen, leder Amt Jacobsen Helene D. Andersen. ANDRE MØTENDE: Ordfører Bård Anders Langø Rådmann Børfze Toft Fon altningsrev. Marte Bjørneb Sekretariatsleder Ter.e Hanssen Sak nr./år (f.o.m. - t.o.m.) BEHANDLEDE SAKER: Sak 4/2013. Antakelse av forvaltningsrevisjon Leirfjord kommune.

4 1 Leirfjord (kommune) SAKSNR: STYRE/RAD/UTVALG: 4/2013 Kontrollutvalget MØTEDATO Saksbehandler: Terje Hanssen. Prosjektplan for forvaltningsrevisjon for Leirfjord og kommune. Leirtjord kontrollutvalg fattet i møte den følgende vedtak: Kontrollutv alget i Leirfjord ønsker a igangsette et fonaltningsrevisjonsprosjekt med sikte pa en gjennomgang og undersøkelse av den interkommunale barnevernstjenesten innenfor det økonomiske/administrative driftsområdet. Kostnadene med dette prosjektet vil måtte forutsettes fordelt mellom deltakerkommunene i det interkommunale samarbeidet samt ev entuelle ledige lønnsmidler innenfor revisjonen. Kontrollutvalget anmoder om at sekretariatet igangsetter undersøkelser for finansiering av prosjektet og engasjement av prosjektutøver. Sekretariatet for kontrollut\ algene har henvendt seg til KomRev Trøndelag IKS med anmodning om at selskapet gjennomfører en forvaltningsrevisjonsundersøkelse rettet mot barnevernsfienesten for Ytre Helgeland. Selskapet har utarbeidet et forslag til prosjektplan som med dette fremlegges for nærmere diskusjon og presisering an, oppdrag. Imidlertid bør kontrollutvaleene selv Oeså til en hver tid være åpen for tanker og ideer for hvilke områder en slik prosjektplan bør kunne være gjenstand for nye innfallsvinkler som nærmere bør undersøkes. Prosjektplanen synes så langt sekretariatet kan se å kunne inneholde de fleste av de momenter som kontrollutvaluet gjennom sine vurderimzer tidligere har antydet som aktuelle objekter for undersøkelse, og ut fra de kriterier som en slik undersøkelse vil måtte omfatte. Et spørsmål videre vil være finansieringen av dette prosjektet. I utgangspunktet vil kostnadene i hovedsak måtte relateres til Leirfjord kommune som bestiller av dette prosjektet. men også de øvrige kommuner i samarbeidet vil måtte anmodes om å delta i finansierinuen. Også eventuelle ledige lønnsmidler i kommunerevisjonen vil også kunne være med på å dekke kostnadene, ettersom dette arbeidsoppdraget i utgangspunktet var tiltenkt som oppgave for forvaltningsrevisoren som nå er sluttet i jobben, og hvor det i budsjettet var avsatt lønnsmidler til formålet. Så langt sekretariatet har oppfattet vil så vel Leirfjord som Alstahaug kommune kunne dekke sin andel av kostnadene, mens det samtidig også må rettes en henvendelse til de øvrige

5 medlemskommunene om deltakelse i prosjektet. dvs. Dønna. Herøy. Hvor mye av midler som kan trekkes ut fra revisjonens regnskap vil måtte avgjøres av revisjonsstyret. Samlet sett ser en finansiering av dette prosjektet til å kunne la seg realiseres, men bestillerkommunen bør i utgangspunktet sikre at finansieringen av hele prosjektet blir stilt til disposisjon gjennom egen budsjettregulering. Leirfjord kommune vil så kunne kreve inndekninu for deltakelsen fra de øvrige medlemskommunene. KONTROLLUTVALGET SAKSNR 4/2013. I LEIRFJORD BEHANDLET SAKEN I MØTE DEN Enst. vedtak: Kontrollutvalget i Leirfjord vedtar å anta tilbud fra KomRev Trøndelag IKS om gjennomføring as forvaltningsrevisjonsprosjekt i h. til forslag om prosjektplan. Kontrollutvalget i Leirfjord slutter seg til det foreliggende forslag til prosjektplan for gjennomføring as forvaltningsrevisjonsprosjektet : "Økonomists ringen i barnesernstjenesten i Ytre Helgeland". Kostnadene ved prosjektet utredes as Leirfjord kommune, med inntil kr og med forutsetning om finansiell deltakelse fra de ovrige medlemskommunene. Kopi. Medlemskommunene i det interkommunale barnevernstjenesten. Barnevernstjenesten.