FS 39/ /ÅTE/333 STATUS- OG FREMDRIFTSRAPPORT OG REORGANISERING AV PROSJEKTGRUPPEN REVISJON AV PROFESJONSSTUDIET I MEDISIN

Transkript

1 Til: Møtedato: 26. juni 2008 Arkivref.: FS 39/2008 Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet /ÅTE/333 STATUS- OG FREMDRIFTSRAPPORT OG REORGANISERING AV PROSJEKTGRUPPEN REVISJON AV PROFESJONSSTUDIET I MEDISIN Vedlegg: Sak FS-02/2008 Revisjon av profesjonsstudiet i medisin godkjenning av prosjektmandat og prosjektplan I løpet av våren 2008 har det vært arbeidet med ulike delprosesser knyttet til revisjonen av profesjonsstudiet i medisin ved Det medisinske fakultetet (DMF). Det vises for øvrig til fakultetsstyresak FS 02/2008 (vedtatt ) som omhandlet prosjektets mandat og prosjekt- /fremdriftsplan. Fakultetsdirektøren legger i denne sak frem en statusrapport over fremdriften i revisjonsprosjektet. I tillegg legges frem forslag til vedtak ad reorganisering av prosjektgruppen for revisjonsarbeidet. Status- og fremdriftsrapport pr. juni 2008 Egen hjemmeside for revisjonsprosessen I mars/april 2008 ble det opprettet en egen hjemmeside for revisjonsprosessen se Hjemmesiden har vært markedsført gjennom classfronter (med tanke på å nå ut til studentene), på hjemmesiden til UiT og UNN, UNN sitt intranett, overfor UiT sentralt, samt at det er sendt ut epost til samtlige ansatte ved DMF. På hjemmesiden ligger bakgrunndokumenter for revisjonen, referat fra seminar, mandat til prosjektgruppen og arbeidsgrupper, samt at det er opprettet et debattforum. Det har ikke vært aktivitet i debattforumet. Dagsseminar Den nye undervisningsarenaen Seminaret ble gjennomført med deltakere fra DMF, studentgruppen, UNN, sykehusene Bodø, Narvik, Harstad og Hammerfest. Av temaene som ble diskutert kan nevnes hvordan poliklinikkene kan utnyttes bedre, og hvordan lokalsykehusene evt. kommunehelsetjenesten kan utnyttes til klinisk undervisning. Et referat fra møtet ligger ute på hjemmesiden. I etterkant av seminaret har det vært holdt to kontaktmøter med Nordlandssykehuset, for å vurdere plassering av en gruppe medisinerstudenter i Bodø for undervisningen i 6. året. Det virker som om Bodø kan ta i mot studenter for hele 6. året, men mange praktiske forhold må vurderes, inklusive den økonomiske utfordringen dette gir DMF. Saken vil så bli lagt frem for Programstyret til høsten for vurdering. DET MEDISINSKE FAKULTET Institutt for samfunnsmedisin, Administrasjonen

2 Arbeidsgruppe II (gjennomgående tema) og Arbeidsgruppe III (opptak, veiledning, evaluering, eksamensordning) En rapport som oppsummerte alle møtene fra arbeidsgruppe II og III var forespeilet ferdigstilt i løpet av januar/februar Oppsummeringene skulle fungere som føringer på det videre arbeidet med de ulike delprosessene i revisjonsprosjektet. Det har vist seg vanskelig å konkludere fra møtene. Pga dette har prosjektgruppen istedenfor valgt å konsentrere seg om å utarbeide en rapport fra hvert deltema som ble drøftet i arbeidsgruppene. Det arbeides fortsatt med delrapportene (som er relativt mange og omfattende), og med forslag til konklusjon som er ment å bli lagt frem for arbeidsgruppe II og III før de sendes på høring til Programstyret i medisin. Nedenfor følger en kort statusrapport på ulike delrapporter: Delrapport: Opptak Prosjektgruppen har, foruten interne møter med administrativt personale ved DMF som har erfaring med opptak til medisinstudiet, vært i dialog med representanter fra Forsknings- og studieavdelingen sentralt ved UiT (FSA) for å avklare forhold rundt innføring av intervju i forbindelse med opptak på medisinstudiet. Arbeidsgruppe III fikk bl.a i oppdrag å vurdere innføring av intervju i forbindelse med opptak til medisinstudiet. Selv om det i arbeidsgruppen ikke ble konkludert i saken, er diskusjonene som fant sted likevel å tolke dit hen at man bør gå videre med å finne mulige praktiske løsninger til en slik opptaksprosess. FSA er også positiv til dette innspillet så lenge man fant gode praktiske løsninger på hvordan selve prosessen skulle håndteres. Innføring av intervju støter på flere utfordringer bl.a. krever opptaksprosessen økte administrative ressurser sentralt (innhyring av ekstra opptakskonsulenter) og antagelig også på fakultetet (både administrativt og vitenskapelige personell). Tidspunktet for opptaksarbeidet faller dessuten midt i høysesongen for ferietid for både vitenskapelig- og administrativt personell ved UiT (perioden juli/august). Denne trange tidsrammen for gjennomføring av intervjuene har gitt usikkerhet for om det er mulig å gjennomføre et kvalitativt godt nok opptaksarbeid. Det tas sikte på å utarbeide en sak om de nye opptaksrutiner i løpet av høsten 2008 som i første instans legges frem for Programstyret for medisin. Delrapport: Gjennomgående tema/introduksjonskurs Et sentralt ledd i studieplanrevisjonen er innføringen av Gjennomgående tema, der kommunikasjon, samhandling og ledelse vil være sentrale element. En vurdering av kommunikasjonsopplæringen er nettopp gjennomført av Tor Anvik ved ISM, og forslag til mindre tiltak vil bli forelagt Programstyret i august En videre og mer gjennomgående vurdering av kommunikasjon vil bli en viktig del av gjennomgående tema. En funksjonell arbeidsgruppe på dette temaet må etableres. Åge Wifstad er kontaktet for å utforme forslag til en rammeplan for Gjennomgående tema og introduksjonskurset. Dette forslaget vil bli lagt frem for den faste revisjonsgruppen som ønskes etablert. Faglig innhold til ny studieplan innspill fra instituttene Endringer i det faglige innhold skal spilles inn fra instituttene og fra enkelte fagmiljø. De fleste institutt/fagmiljø hadde gitt sine førsteinnspill innen utgangen av året En del innspill mangler fortsatt fra flere fag på IKM. IMB har i etterkant av førsteinnspillene nedsatt en komite som vurderer endringer i basalfagsundervisningen, mens ISM fortsatt venter på muligheten til å få detaljere det faglige innholdet til studieplanen. side 2

3 En dialog og gjennomgang med fagmiljøene vil bli gjort like over sommerferien. Da innspillene skal samordnes, koordineres og integreres i en helhetlig studieplan, bør det derfor oppnevnes en fast arbeidsgruppe så snart som mulig. Internasjonalisering arbeidsgruppe IV DMF har ansatt ny studiekonsulent for å ta seg av utvekslingsavtaler og innføre økt internasjonalisering, og det letes fortsatt etter en faglig koordinator til dette arbeidet. Enkelte nye avtaler er utarbeidet, og de gamle gjennomgås og kvalitetssikres. Universitetet i Oslo har nå et visst overskudd av utvekslingsavtaler med utenlandske universitet, og tilbyr DMF/UiT å bruke disse. Eventuell reorganisering/utvidelse av prosjektgruppen fra og med høst 2008 Prosjektgruppen er i fakultetsstyret se FS 02/08 vedtatt slik: Navn Stillingsprosent i prosjektet Prosjektleder/professor Toralf Hasvold 100% 1 Nestleder/prodekan undervisning Nils-Erik Huseby? 2 Prosjektkoordinator Åshild Tempel 50% I tillegg avgir Seksjon for utdanningstjenester ved DMF administrativ støtte tilsvarende 50% stilling. Endringer i prosjektorganiseringen fra om med høsten 2008 Prosjektleder har fra prosjektets oppstart i praksis hatt 20% stillingsandel i prosjektet. Fra går prosjektleder inn i stillingen som klinikksjef på UNN, men vil beholde en 20% bistilling ved fakultetet/ism. I tillegg, med bakgrunn i de mange (andre) viktige og presserende prosjekter/prosesser som pågår på fakultetet, signaliserer Prodekan for undervisning et klart kapasitetsrelatert problem til hans engasjement i prosjektet i tiden fremover. Det gjøres også oppmerksom på at nåværende prosjektkoordinator er kun engasjert i stillingen frem til Sammensetning Revisjon av medisinstudiet er et omfattende og komplekst prosjekt med mange ulike aktører (alle nivåer ved DMF, Universitetet sentralt, studentgruppen, UNN, lokalsykehus m.m). Revisjonen innbefatter ikke bare innholdsmessige endringer i selve studieplanen, men også at det gjøres organisatoriske grep/endringer i forhold til en implementering av den nye studieplanen. I tillegg signaliserer fakultetsledelsen at de ønsker økt fokus på fremdriften i prosjektet. På bakgrunn av dette anbefales det at stillingsprosenten tilknyttet prosjektleder- og prosjektkoordinatorrollen utgjør 100% hver for å sikre en effektiv og helhetlig forvaltning av prosjektet. Fakultetsstyret bes derfor drøfte de ressurser som knyttes til prosjektets daglige drift fra høsten 2008 i lys av de momenter som er nevnt i avsnittene ovenfor. Erfaringene så langt tyder på at prosjektet også må styrkes gjennom at det tilknyttes personer som har stor kjennskap til de ulike fagfelt som inngår i medisinstudiet. Det bør oppnevnes personer som er dedikerte til oppgaven (interesse) og som får avsatt tid til å ha en ansvarlig og aktiv rolle i prosjektet. Disse personene skal fungere som bindeledd mellom prosjektet og fagmiljøet, dvs. sikre god informasjonsflyt og kommunikasjon mellom partene, og bl.a. kunne inngå som ledere for de ulike arbeidsgruppene som oppnevnes i prosjektet. 1 Prosjektleder er innvilget forskningstermin våren 2008, og har i denne perioden brukt ca 20% av stillingshjemmelen til revisjonsarbeidet 2 Nestleders rolle og prosentandel i prosjektet har ikke vært diskutert eller avklart jfr. styresak FS 02/2008. side 3

4 På bakgrunn av ovennevnte foreslås følgende sammensetning fra høst 2008: - Prosjektleder (100%) - Prosjektkoordinator (100%) representant fra hvert institutt IKM, IMB og ISM representant fra UNN representant fra studentgruppen Prosjektleder ønsker fortsatt å lede revisjonsprosessen innenfor rammen av sin 20% stillingshjemmel. Prosjektleder forutsetter at det blir allokert en administrativ prosjektkoordinator i 100% stilling, og at det blir oppnevnt en permanent og bredt sammensatt prosjektgruppe. Prosjektgruppen skal avholde regelmessige møter (prosjektleder leder møtene), og det stilles krav om tilstedeværelse på møtene. Det er også fremmet forslag om at prosjektgruppen også bør inneholde: - en representant fra IKO - en representant fra Nordland sentralsykehus - en representant fra Seksjons for utdanningstjenester ved DMF Når det gjelder representanter fra IKO og Seksjon for utdanningstjenester kan disse, for å unngå at prosjektgruppen blir for stor, inngå i prosjektets referansegruppe (rådgivende gruppe). Hvilke representanter og antallet representanter som skal inngå i prosjektgruppen bør diskuteres i fakultetsstyret. Men det er et viktig moment at prosjektgruppen ikke bør bli for stor slik at det går på bekostning av effektiviteten i gruppen. Alle medlemmene skal ha en aktiv og forpliktende rolle i prosjektet. I denne sammenheng bør frikjøpsløsninger på representantene fra instituttene vurderes. Prosjektleder og administrativ prosjektkoordinator utgjør prosjektets kjernegruppe som står for den daglige driften av prosjektet. I tråd med vedtak i FS 02/2008 avgir Seksjon for utdanningstjenester sekretærhjelp/administrativ støtte inntil 50% stilling. Mandat Mandatet som ble vedtatt i fakultetsstyret se FS 02/08 vil gjelde for den utvidede eller nye prosjektgruppen. De viktigste oppgavene for den nye prosjektgruppen fra og med høsten 2008 vil være: - konkretisere de temaer som revisjonsprosessen som helhet skal arbeide med - utarbeide ansvarskart og milepælplan/fremdriftsplan for prosjektet - prosessere, utarbeide, ferdigstille, forankre og forberede implementering de temaer som inngår i revisjonsarbeidet Mer konkret skal følgende temaer prioriteres høsten 2008: - utarbeide rammene for den nye studieplanen - fordelingen av fagtemaene/faginnhold i en revidert studieplan, og - utformingen og fordelingen på studieår av de gjennomgående temaene (modningstemaene) side 4

5 - utvikle plan for utvidet bruk av lokalsykehus, poliklinikker, sykehjem og primærhelsetjenesten i klinisk undervisning - utvikle studiemetoder for integrering av basalfag og samfunnsmedisin i klinikkundervisningen - utvikle nye metoder for studentevaluering og eksamensordning Avslutning På bakgrunn av momentene som er lagt frem ovenfor har prosjektet dermed behov for å avklare forhold knyttet til fremtidig prosjektledelse og daglig drift, og å få til en hensiktsmessig prosjektorganisering for å sikre kontinuitet, tempo og en helhetlig forvaltning av revisjonsprosessen. Forslag til vedtak: 1. Fakultetsstyret for DMF vedtar at prosjektgruppen knyttet til prosjektet Revisjon av profesjonsstudiet i medisin får følgende sammensetning og organisering fra : Navn Prosjektleder Prosjektkoordinator 1 representant fra IKM m/vara 1 representant fra IMB m/vara 1 representant fra ISM m/vara 1 representant fra studentgruppen m/vara Prosjektleder og prosjektkoordinator står for den daglige driften av prosjektet. 2. Stillingsandel Prosjektleder og prosjektkoordinator fungerer i henholdvis 20%og 100% stillingsandel. Representantene fra instituttene bør om mulig frikjøpes tilsvarende 20% stillingsandel for å inngå i prosjektet. 3. Mandat og fremdriftsplan Prosjektgruppen får mandat og fremdriftsplan slik det går fram av sak FS 02/2008 og FS 39/2008. Tromsø, Trond Nylund Fungerende fakultetsdirektør Saksbehandler: Åshild Tempel Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt i Fakultetsstyremøtet den side 5