FS 13/ /ASR/011.4 ARBEIDSFORDELING MELLOM FAKULTETSNIVÅET OG INSTITUTTNIVÅET FOR ADMINISTRATIVE OPPGAVER

Transkript

1 Til: Møtedato: Arkivref.: FS 13/08 Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet /ASR/011.4 ARBEIDSFORDELING MELLOM FAKULTETSNIVÅET OG INSTITUTTNIVÅET FOR ADMINISTRATIVE OPPGAVER Fakultetsstyret vedtok i sak FS 27/07 å sette i gang en prosess for å se på rolleavklaring og ansvarsfordeling for administrative oppgaver ved fakultetet (delprosess III). Fakultetsstyrets vedtak ga følgende mandat for dette arbeidet: 1. Fakultetsstyret gir sin tilslutning til at det etableres en prosess med å se på arbeidsdeling og rolleavklaring for administrative oppgaver for å vurdere hensiktsmessige måter å organisere de administrative ressursene og tjenestene ved fakultetet, slik beskrevet i saksframlegget. 2. Fakultetsdirektøren gis fullmakt til å opprette og lede en arbeidsgruppe bestående av representanter fra instituttene, fra fakultetsnivået, fra den administrative linjen og fra den faglige linjen. 3. Arbeidsgruppen skal, i tillegg til å fremme et forslag til arbeidsdeling og rolleforståelse mellom de ulike nivåene, utarbeide stillingsinstrukser for sentrale funksjoner ved fakultetet. 4. Ansatte oppfordres til å bidra i prosessen. 5. Arbeidsgruppen som nedsettes må koordinere sitt arbeid opp mot de øvrige prosessene som er igangsatt ved fakultetet. Fakultetsdirektøren nedsatte i oktober følgende arbeidsgruppen for arbeidet: Stig Ørsje, fakultetsdirektør (leder) Ann-Sofie Rydningen, seksjonsleder personal- og økonomitjenester (sekretariat) Brigt Dale, prosjektleder / rådgiver, ISM Kirsten P. Amundsen, kontorsjef IMB Kristin Lagesen, seksjonsleder utdanningstjenester Olav Helge Førde, dekan Thrina Loennechen, instituttleder IFA Arbeidsgruppen hadde sitt første møte 8. oktober 2007, og startet med å møte lederteamet (dekanatet, instituttledere og seksjonslederne på fakultetsnivået). I løpet av perioden oktober - desember gjennomførte arbeidsgruppen møter med administrativt ansatte ved instituttene og ved seksjonene på fakultetsnivået, møte med programstyret for medisin og møte med prodekanene ved fakultetet. Arbeidsgruppen har også hatt møter med SV-fakultetet ved UiT, Det medisinske fakultetet ved NTNU og Høgskolen i Tromsø, samt overordnet nivå ved UiT, representert ved Forsknings- og studieavdelingen og Personal- og økonomiavdelingen. I januar gjennomførte arbeidsgruppen en spørreundersøkelse (questback undersøkelse) blant de vitenskaplige ansatte ved fakultetet. DET MEDISINSKE FAKULTET Administrasjonen

2 Arbeidsgruppen leverte i februar sin rapport. Rapporten omhandler forslag til prinsipper for organisering av den administrative tjenesten ved fakultetet, en vurdering av fire alternative former for organisering og en anbefaling fra arbeidsgruppens i forhold til valg av modell. Arbeidsgruppen oppsummerer sitt forslag slik: 1. To nivå strukturen videreføres, men med mer fokus på fleksibilitet, samarbeid og helhet. 2. Det etableres forum for kontorsjefer og seksjonsledere, fora innen de forskjellige fagområdene og et felles forum for alle administrativt ansatte, med ansvar for å videreutvikle de administrative tjenestene i henhold til delprosess III. 3. Det igangsettes et kulturbyggingsløp som beskrevet ovenfor. 4. Ny modell, eventuelt videreutvikling av to-nivå modellen, vurderes etter at fusjon med Høgskolen i Tromsø er avklart. Arbeidsgruppens anbefaling ble den 21. februar 2008 sendt på høring til instituttene, seksjonene på fakultetsnivået, plasstillitsvalgte, vernetjenesten og til alle ansatte ved fakultetet. Innen høringsfristen den 5.mars kom det 6 innspill. Innspillene oppsummeres nedenfor, men legges også ved i sin helhet. Vernetjenesten påpeker at de burde vært tatt med på råd i denne prosessen, og også i andre sammenhenger som de er valgt for å brukes i. Verneombudene viser til at de er en gruppe personer med store ressurser og kunnskaper, som er ment å brukes for å skape et godt arbeidsmiljø. Plasstillitsvalgte hevder at delprosess III i liten grad har ivaretatt de ansattes rett til medbestemmelse og at tillitsvalgte under prosessen har fått for lite informasjon. Videre påpekes det at høringsfristen har vært for kort og at avdelingslederne ikke har vært invitert til å komme med høringsinnspill. De plasstillitsvalgte viser videre til at arbeidsgruppens invitasjon til møter med de administrativt ansatte ikke var gått direkte til den enkelte ansatte, men til instituttene. Dette har gjort at ansatte ikke har vært invitert til møtene. Det bes om at fakultetet innkaller til et allmøte før fakultetsstyrebehandlingen, bla for å gå gjennom rapporten som oppsummerer kartleggingsfasen. De plasstillitsvalgte påpeker at arbeidsgruppen ikke har gått inn i alle nødvendige sider i prosessen, og at prosessen kanskje bør avgrenses til å kun å omfatte fakultetsnivået og instituttnivået, slik at det enkelte institutt selv i neste omgang kan avgjør om de vil ha en intern prosess for sine oppgaver. Når det gjelder arbeidsgruppens prinsipper, synes plasstillitsvalgte disse i hovedsak er fornuftige, med unntak av nr. 5 (ressurser på 4. nivå), som bør diskuteres nærmere, samt at administrasjon ved de eksternt finansierte sentrene som bør utelukkes fra denne diskusjonen. De plasstillitsvalgte støtter arbeidsgruppens valg om å opprettholde en todelt modell slik som i dag, men mener det er viktig å kartlegge oppgaver for hvert administrative område og plassere det på fakultets- eller instituttnivå. Videre må fleksibilitet i forhold til oppgaver skje på en slik måte at den enkeltes totale arbeidsbelastning blir tilfredsstillende. Etablering av fora ses på som fornuftig, men det stilles spørsmål ved om et felles forum for alle administrative ansatte blir for stort. Videre stilles det spørsmål ved kostnadene og nytten av prosessen sett i lys av fusjonen og viktigheten av å få ansatte med på laget. Innspillet oppsummeres i 5 punkter, som ikke gjengis her. NAFKAM / NIFAB støtter de prinsipper arbeidsgruppen har foreslått, og trekker spesielt fram pkt. 6 og 7. NAFKAM / NIFAB ser at det kun er to av de foreslåtte modellene for organisering som er forenelig med senterets situasjon. Hierarkisk 2-nivå modell vil kunne fungere under forutsetning av side 2

3 at man tar hensyn til de nødvendige frihetsgradene som er nevnt i innspillet deres. Den andre modellen som NAFKAM / NIFAB ser kan passer for dem, er den desentraliserte modellen. De to andre modellene mener NAFKAM / NIFAB er uforenelig med den selvstendighet nasjonale sentre krever. NAFKAM / NIFAB anbefaler at fakultetet drøfter med sentrene hvordan en skal løse de spesielle utfordringene sentrene har. Instituttleder IKM støtter arbeidsgruppens valg av modell, og viser til at det må anses som greit at kommunikasjon og samarbeid mellom instituttene etableres ved behov, og at dette ikke nødvendigvis er en ulempe i modellen. Instituttene er forskjellig i forhold til utfordringer og drift, noe som fakultetsledelsen må ta hensyn til. Instituttleder påpeker også at arbeidet med denne prosessen burde ventet til etter fusjonen. Instituttleder stiller videre spørsmål ved etableringen av tre nye fora, bla ut fra et cost-benefit vurdering, og om kontorsjefene bør inkluderes i det allerede etablerte lederforumet i stedet for å etablere et nytt fora. Når det gjelder kulturbyggingsaspektet, stilles det spørsmål ved om det er riktig å bruke penger på dette nå, og det påpekes at ledelsen i stedet for bør sette seg mer inn i instituttenes forpliktelser og aktivitet. Seksjonsleder formidlingstjenester viser til at det er viktig å etablere et fora også for kommunikasjon og formidling, for å etterleve statens informasjonspolitikk. Informasjon berører alle ansatte i en organisasjon, ikke minst ledere. Assisterende fakultetsdirektør støtter i hovedsak arbeidsgruppens framstilling, spesielt dette med oppbygging av kultur og utvikling av felles forståelse, fleksibilitet og helhet. Fakultetsdirektørens vurderinger Medbestemmelse Fra tillitsvalgte og verneombud er det kommet kritikk på manglende informasjon og medbestemmelse. For å ta det formelle først. Fakultetsdirektøren vil minne om at informasjonsmail om delprosess III er sendt alle ansatte, alle ansatte er invitert til å komme med høringsinnspill, prosessen har hatt egen hjemmeside og har vært omtalt i MedFlaket. Arbeidsgruppen har hatt en rekke møter med mange involverte og hentet innspill utenfra. Tillitsvalgte og verneombud er orientert i flere møter. Videre medbestemmelse vil bli ivaretatt på vanlig måte i en eventuell videre prosess etter fakultetsstyremøte. Formelt sett mener fakultetsdirektøren at prosessen står seg godt med hensyn til formel medbestemmelse. Den reelle opplevelsen slik tillitsvalgte og verneombud målbærer, er imidlertid ikke slik som vi ønsker det skal være ved fakultetet. Arbeidsgruppen har tydeligvis ikke klart kommunikasjonen mot alle involverte godt nok. Dette er beklagelig, men fakultetsdirektøren mener nye runder før saken nå fremmes for fakultetsstyre vil gi lite siden de reelle endringene som foreslås er små og har stor oppslutning i arbeidsgruppen. En eventuell iverksetting må imidlertid ta med seg at forslagene ikke har god forankring i alle deler av organisasjonen. Manglende involvering av 4. nivå kan være en tolkning på den fremsatte kritikken, dette vurderer fakultetsdirektøren som et signal om hvor viktig det er å ha en organisering som inkluderer administrative ressurser på 4. nivå i et større administrativt fellesskap. Arbeidsgruppen sendte invitasjon til instituttene fordi de har bedre oversikt over hvem som berøres av prosessen. Instituttene ble bedt om å videreformidle invitasjonen til sine ansatte. Noen institutt valgte å ta med side 3

4 alle adm ansatte, andre har valgt andre løsninger, som arbeidsgruppen oppfattet å ha skjedd i samråd med de ansatte. Fakultetsdirektøren beklager hvis dette har medført at noen ansatte ikke har fått informasjon om møtet med arbeidsgruppen. Utvikling av fora Slik fakultetsdirektøren ser det må en videreføring av dagens organisering suppleres med fora. Hvor mange fora og hvilke fora kan diskuteres, men seksjonslederne i fakultetsadministrasjonen og kontorsjefene på instituttene er nøkkelpersoner for å få til en mer fleksibel og helhetlig oppgaveløsning. Når det gjelder forumet for alle administrative ansatte, vil dette ut fra størrelsen måtte fokusere på temaer som er av overordnet karakter, som for eksempel styringssignaler og god forvaltningsskikk generelt. Et slikt fora vil, ut fra størrelsen og tema, være mest hensiktsmessig å avvikle for eksempel en gang i semesteret. Kulturbyggingsløp Som det påpekes i høringsuttalelsene vil et kulturbyggingsløp som beskrevet i rapporten fra arbeidsgruppen, med eksterne aktører, være vanskelig slik den økonomiske situasjonen ved fakultetet er. Alternativ kan eksterne aktører innebærer bistand / veiledning fra andre miljø ved universitetet. Et kulturbyggingsløp med stort innslag av eksterne aktører kan også medføre at medarbeidere ikke involveres i prosessen i tilstrekkelig grad og dermed ikke føler eierskap til resultatet. Fakultetsdirektøren vil derfor, inntil videre, anbefale å bruke ekstern bistand i liten grad. 4 nivå Et prinsipp om at instituttledelsen skal disponere eventuelle administrative ressurser på avdelingene (fjerde ledelsesnivå) kan utøves på flere måter. Dette må slik fakultetsdirektøren vurderer det, ikke nødvendigvis medføre en fysisk flytting fra avdeling til institutt. En kan se for seg at disse ressursene fortsatt fysisk skal være ute i fagmiljøene. Ressursene kan disponeres av instituttledelsen på en slik måte at ressursene også kommer avdelinger til gode som i dag ikke har egne ressurser. Fakultetsdirektøren har forståelse for at et slikt prinsipp kan skape usikkerhet blant ansatte, og det må vurderes hvordan dette skal innføres på en best mulig måte for alle parter. Dette må være et prinsipp som innarbeides over tid. Eksterne sentra Eksterne sentra representerer en spennende tilvekst innen fakultetets kjernevirksomhet. I tillegg til faglige synergier og utvikling er det viktig å søke administrative synergieffekter. Fakultetsdirektøren mener det må legges til grunn en forståelse om at eksternfinansierte sentre legges til fakultetet fordi man ønsker en helhetlig og effektiv forvaltning etter universitetets normer. Det har vært eksempler på at eksternfinansiert virksomhet mener seg unntatt de regler, normer og standarder som ligger til grunn for øvrig virksomhet. Forvalting av eksterne midler bør underkastes de samme nøkterne standarder og krav til resultatorientering som annen virksomhet ved fakultetet. Administrativt tilsatte ved sentrene bør ha krav på ivaretakelse og utvikling i det store, samlede administrative miljøet som fakultetet har. Fakultetsdirektøren registrer høringsinnspill fra NAFKAM og NIFAB som poengterer sentrenes særstilling og behov for administrativ frihet. Fakultetsdirektøren er uenig i dette og mener sentre som er lagt til fakultetet, må integreres både faglig og administrativt. Størrelsen på dekningsbidrag må gjenspeile det reelle støtte/servicenivå som hvert enkelt senter får. Fusjon Arbeidet med fusjonen er i full gang og en rekke avklaringer forventes å falle på plass i løpet av vårsemesteret. Hvorvidt fakultetet blir som nå også i framtiden, blir delt eller blir større er ennå ikke side 4

5 avklart. Uansett vil det være en fordel å rydde mest mulig i organisasjonen før en eventuell fusjon skal gjennomføres. Det bør imidlertid ikke legges ned for mye arbeid i endringer før spørsmålet om fusjon er avklart. Annet Fakultetsdirektøren er enig i at fleksibilitet i oppgaveløsning kan medføre at ansatte tilføres oppgaver fra flere hold og dermed få en for stor arbeidsbelastning, og dette kan eksempelvis løses ved at nye oppgaver må gå via linjeleder, som nevnt i en av høringsuttalelsene. Forslag til vedtak: 1. Fakultetsstyret takker arbeidsgruppen for overlevert rapport og slutter seg til de vurderingene gruppen gjør om å videreføre hovedtrekkene i dagens formelle struktur frem mot fusjonen med høyskolen. 2. Fakultetsstyret slutter seg til gruppens prinsipper som skal legges til grunn for administrativ oppgaveløsning. a. Administrasjonen skal være løsningsorientert. b. Administrasjonens samlede kompetanse og ressurser skal brukes fleksibelt. Formell struktur må ikke være til hinder for helhetlige og samarbeidsorienterte løsninger. c. Administrative tjenester skal være tilgjengelige og brukernære (studenter /vitenskapelige ansatte). Ved fravær skal tvillingkompetanse og beredskap være etablert. d. Administrasjonen skal veilede og hjelpe brukerne videre i systemet dersom de ikke kan gi svar selv. Veilederrollen krever god kunnskap om virksomheten. e. Vitenskapelige ansatte skal ha tilnærmet likt tjenestetilbud fra administrasjonen. Instituttledelsen disponerer eventuelle administrative ressurser på avdelingene (det fjerde ledelses nivå). Administrasjonen ved sentrene ønskes sterkere integrert i institutt-/ fakultetsadministrasjonen. f. Ansvar for oppgaver og myndighet til å disponere ressurser må følge hverandre. g. Administrasjon skal være preget av stor grad av delegering. Problemløsning og utvikling av administrative tjenester bør forankres på lavest mulig nivå. 3. Fakultet er en kunnskapsbedrift hvor administrasjonen har en viktig støttefunksjon. Fakultetsstyret slutter seg til de vurderingene arbeidsgruppen gjør om større krav til fleksibilitet, samarbeid og helhet i den administrative oppgaveløsningen. Dagens organisering må strekke seg mot de effekter en matriseorganisering kan gi. 4. Administrasjonen må søke å løse fremtidig oppgaveløsning og behovet for ny kompetanse ved å utnytte eksisterende ressurser samlet sett og målrette nytilsettinger mot kompetanse som ikke allerede finnes i organisasjonen. 5. Fakultetsdirektøren bes etablere tjenelige samarbeidsfora mellom nivåene og starte arbeid med felles målforståelse. Det igangsettes et kulturbyggingsløp som beskrevet. 6. Sentrene skal inngå i helhetlige og integrerte løsninger på administrativ side og følge universitetets regler, kultur og normer. 7. Instituttene skal gjennomgå egen organisering av administrative tjenester mht grensesnitt mot sentre og bruk av eventuelle administrative ressurser i avdelingene (4. nivå). Det forutsettes at administrative ressurser på avdelingsnivå skal ivaretas og forvaltes fra instituttet. 8. Alle administrativt tilsatte bes medvirke til den skisserte organisasjonsutvikling som til enhver tid koordineres inn mot føringer fra fusjonsprosessen. side 5

6 Tromsø, Stig Ørsje fakultetsdirektør Ann-Sofie Rydningen seksjonsleder personal- og økonomitjenester Vedlegg: 2 - Arbeidsgruppens rapport - Høringsuttalelser side 6

7 Enstemmig vedtak: 1. Fakultetsstyret takker arbeidsgruppen for overlevert rapport og slutter seg til de vurderingene gruppen gjør om å videreføre hovedtrekkene i dagens formelle struktur frem mot fusjonen med høyskolen. 2. Fakultetsstyret slutter seg til gruppens prinsipper som skal legges til grunn for administrativ oppgaveløsning. a. Administrasjonen skal være løsningsorientert. b. Administrasjonens samlede kompetanse og ressurser skal brukes fleksibelt. Formell struktur må ikke være til hinder for helhetlige og samarbeidsorienterte løsninger. c. Administrative tjenester skal være tilgjengelige og brukernære (studenter /vitenskapelige ansatte). Ved fravær skal tvillingkompetanse og beredskap være etablert. d. Administrasjonen skal veilede og hjelpe brukerne videre i systemet dersom de ikke kan gi svar selv. Veilederrollen krever god kunnskap om virksomheten. e. Vitenskapelige ansatte skal ha tilnærmet likt tjenestetilbud fra administrasjonen. Instituttledelsen disponerer eventuelle administrative ressurser på avdelingene (det fjerde ledelses nivå). Administrasjonen ved sentrene ønskes sterkere integrert i institutt-/ fakultetsadministrasjonen. f. Ansvar for oppgaver og myndighet til å disponere ressurser må følge hverandre. g. Administrasjon skal være preget av stor grad av delegering. Problemløsning og utvikling av administrative tjenester bør forankres på lavest mulig nivå. 3. Fakultet er en kunnskapsbedrift hvor administrasjonen har en viktig støttefunksjon. Fakultetsstyret slutter seg til de vurderingene arbeidsgruppen gjør om større krav til fleksibilitet, samarbeid og helhet i den administrative oppgaveløsningen. Dagens organisering må strekke seg mot de effekter en matriseorganisering kan gi. 4. Administrasjonen må søke å løse fremtidig oppgaveløsning og behovet for ny kompetanse ved å utnytte eksisterende ressurser samlet sett og målrette nytilsettinger mot kompetanse som ikke allerede finnes i organisasjonen. 5. Fakultetsdirektøren bes etablere tjenelige samarbeidsfora mellom nivåene og starte arbeid med felles målforståelse. Det igangsettes et kulturbyggingsløp som beskrevet. 6. Sentrene skal inngå i helhetlige og integrerte løsninger på administrativ side og følge universitetets regler, kultur og normer. 7. Instituttene skal gjennomgå egen organisering av administrative tjenester mht grensesnitt mot sentre og bruk av eventuelle administrative ressurser i avdelingene (4. nivå). Det forutsettes at administrative ressurser på avdelingsnivå skal ivaretas og forvaltes fra instituttet. 8. Alle administrativt tilsatte bes medvirke til den skisserte organisasjonsutvikling som til enhver tid koordineres inn mot føringer fra fusjonsprosessen. side 7