Årsrapport Pasientreiser

Transkript

1 Årsrapport 2013 Pasientreiser 1

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 Innledning:... 3 Pasientreiser Finnmark... 3 Regnskap og budsjett... 4 Bemanning og tilstedeværelse... 5 Organisasjonskart:... 5 Sykefravær:... 6 Telefoni (Tlf 05515):... 7 Fly:... 8 Drosje:... 9 Transportkategori 1:... 9 Transportkategori 2: Drosjekostnader fra PRO (reiseregninger) Reiseregninger (PRO): Tiltak 2013/ 2014:

3 Innledning: Administrasjon av pasientreiser i Norge er organisert gjennom 18 lokale Pasientreisekontor og et nasjonalt selskap, Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. De lokale Pasientreisekontorene er underlagt sine respektive helseforetak. Pasientreiser ANS er eid av de fire regionale helseforetakene. Pasientreisekontorene har ansvar for planlegging og bestilling av reiser med rekvisisjon og sammen med Pasientreiser ANS ansvar for saksbehandling og refusjon av pasientreiser uten rekvisisjon. Det er RHFene og HFene ved Pasientreisekontorene som er de sentrale aktørene med totalansvar for pasientreiser, både gjennomføring, sørge for, og finansiering. Pasientreiser ANS er tjenesteleverandør og yter juridisk bistand og bidrar til harmonisering av praksis i forvatningen av pasientreiser. Strukturelt og funksjonelt er kontorene ulikt organisert innad i regionen hos det enkelte helseforetak. Helse Nord har fire Pasientreisekontor lokalisert i Hammerfest, Tromsø, Gravdal og Mosjøen. Pasientreiser Finnmark Pasientreisers budsjett var i 2013 omtrent 10 % av Finnmarkssykehuset HF totale budsjett på kr 1,7 mrd. Siden 2004 har det vært spesialisthelsetjenestens ansvar å organisere og finansiere all pasienttransport til og fra behandling hos primærhelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Pasientreiser finansieres som en del av den årlige rammetildelingen Finnmarkssykehuset HF får fra Helse Nord RHF. Innenfor pasientreiser er det primært fly- og drosjekostnader som tar opp størstedelen av budsjettet. Det skal sies at kostnaden knyttet til bruk av egen bil også er stor, og i likhet med tidligere nevnte transportmidler er kostnaden stigende. Største kostnader 2013: 1. Flytransport: 88 millioner fra 91 millioner i Drosjetransport: 49 millioner fra 47 millioner i Egen bil: 28 millioner fra 27 millioner i 2012 Kostnaden for disse 3 transportmidlene ble 165 millioner kroner i Samme som året før, men økt på drosje og egen bil og redusert på fly. Egenandelsinntektene ble 16,7 millioner for samme periode. 3

4 Regnskap og budsjett Pasientreisers budsjett for 2013 var kr 160 mill., mens regnskapet viser at det ble brukt kr 168,8 mill. Dette gir et avvik på kr 8,6 mill for året. Art Art (T) Regnskap 2013 Budsjett 2013 Avvik Egenandelsinntekter innbetalt fra p Egenandelsinntekter pasientreiser , , , Ref fra HELFO av egenand vedr drosj , , , Ref fra HELFO av egenand vedr fly , , , Leieinntekt fast eiendom Annen inntekt, avgiftsfri , , Interne inntekter Salgs- og driftsinntekt , , , Diverse andre forbruksvarer Kjøp av andre off helsetj - kommune Varekostnad Annen refusjon vedrørende arbeidskr , , Velferdstiltak for ansatte 147, ,16 5 Lønnskostnad , , Pasientransport , , , Syketransp. Drosje , , , Syketransp. eget transp.middel , , , Syketransp. rutegående transp , , , Syketransp. fly , , , Syketransp. annen båt , , Syketransp. oppholdsutgifter , , , Syketransp. arb.godtgj. ledsager , , , Annen frakt og transportkostnad ved , , Kontorrekvisita Telefonabonnement og tellerskritt 5 731, ,25 6 Annen driftskostnad , , , Reisekostnader utenom reiseregn.sys Oppgavepliktig diett Til disposisjon 3 576, ,48 7 Annen driftskostnad, 3 771, , Morarenter Finansinntekt og -kostnad/ekstraor Pasientreiser , , ,68 4

5 Bemanning og tilstedeværelse Pasientreiser består av 1 leder, 1 rådgiver, 2 konsulenter og 13 saksbehandlere per dags dato. Kjørekontoret består av 2 saksbehandlere som er spesialisert mot samordning av drosjeturer og de roterer på samordningsjobben i par i en uke av gangen. Når de ikke samordner saksbehandler de som normalt. Saksbehandlere bemanner 05515, rekvirerer og bestiller transport og behandler reiseregninger fra pasienter. Organisasjonskart: 5

6 Sykefravær: Pasientreiser hadde i 2013 et sykefravær på 18,34 %. Dette er en stor økning fra 2012 da sykefraværet var 7,73 %. Sykefraværet er for høyt i forhold til målsetningen, og skyldes i hovedsak langtidssykemeldte Sykefravær, målt i dagsverk dager 16 -> dager

7 Telefoni (Tlf 05515): Telefonløsningen som Pasientreiser benytter for besvaring av innkommende telefonsamtaler kalles InContact og driftes av Telenor. Telefoniløsningen benyttes nasjonalt. Totalt har pasientreiser besvart i 2013, en økning på 2401 anrop fra Gjennomsnittlig besvarer pasientreiser 6500 anrop per måned. Fly har desidert høyest andel med anrop etterfulgt av Drosje med anrop og VIP (kjørekontoret) med anrop. Utgående anrop logges ikke per dags dato på grunn av manglende funksjonalitet i telefoniløsningen. Kø Antall anrop 2012 Antall anrop 2013 VIP Drosje Reiseregning Planlegging og info Fly VIP Behandler VIP Nissy VIP fly Totalt alle køer Gjennomsnittlig ventetid i 2013 for pasienter og behandlere var 02:14 minutter. Tabellen under viser innkommende anrop for 2013 sammenlignet med samme periode i Årsfordeling, antall anrop 2012/ Tabellen under viser kø fordelingen gjennom året. 7

8 Køfordeling VIP Drosje Reiseregning VIP Behandler Planlegging og info Fly 0 Køfordeling Fly: Bookingløsningen Pasientreiser benytter for bestilling av flybilletter er online løsningen til VIA Egencia. Portalen eies og driftes av VIA Egencia som et nasjonalt bestillingsverktøy. Budsjettet for flykostnader var for 2013 totalt kr ,-. Regnskapstallene for 2013 viser at resultatet ble kr ,- altså et lavere forbruk på kr ,-. Det ble bestilt flybilletter i 2013 i forholdt til i 2012, noe som er en nedgang på 1,36 % Budsjett mot regnskap Flyreiser Budsjett Regnskap Årsaken til et lavere forbruk er bevissthet rundt dyre/billige avganger Tromsø-Alta. Trenden viste at det ble bestilt tidlige avganger fra Tromsø selv om disse var dyrere. Fra sommeren 2013 ble Pasientreiser strengere på bestilling av billigste transport. Dette tiltaket har ført til betydelige besparelser i flykostnader. Denne besparelsen kommer på tross av at Widerøe har en stadig stigende priser på visse strekninger. Gjennomsnittspris per tur/retur billett i 2013 er kr 2929,- mot snittpris i 2012 som var 2697,- altså en økning på 232,-. Nesten halve flybudsjettet, ca 44 mill., gikk i 2012 til å frakte pasienter fra de 4 største flyplassene, trafikkmessig, (Alta, Hammerfest, Kirkenes og Vadsø) til Tromsø. Det kan derfor spekuleres i om det ikke er stort potensial for besparelse ved gjennomgang av hvor kontroller skal gjennomføres og desentralisering av enkelte behandlingstyper, for eksempel Øye til Hammerfest og Kirkenes sykehus. 8

9 Drosje: Budsjettet for drosje var i 2013 totalt kr ,- Regnskapstallene for 2013 viser at resultatet ble kr ,- altså et merforbruk på kr ,- I 2013 var det en prisøkning for Karasjok Taxi på 1,5 %. Det var ingen prisøkning for øvrige kontrakter som hadde utløp i , , , , ,00 Budsjett mot regnskap drosje Regnskap Budsjett Det ble inngått nye kontrakter for alle kommuner i Finnmark i 2013, unntatt ,00 Karasjok som fortsatt har kontrakt med utløp i Oppstart for de nye kontraktene var og førte til en høyere drosjekostnad i perioden Budsjettet for drosje er satt for lavt i forhold til bruken og kostnaden. For å illustrere dette har vi benyttet budsjett og regnskapstall fra 2012 og Resultatet fra 2012 var på 47,4 mill, mens resultatet fra 2013 var 49,2 mill. Budsjettene i samme periode var 40,6 mill i 2012 og 45,4 mill i Transportkategori 1: Gjelder oppdrag 24 timer i døgnet for oppdrag innen anbudsområdet, og for turer som krysser anbudsområdets grenser og som ikke omfattes av kategori 2. ANT.PAS. TOTALT TUR/RETUR SNITT PASS. PR. TUR SNITT KOSTNAD PR. TUR ANT.TURER KOMMUNE TUR/RETUR KOSTNAD TOTALT Januar ,14 kr ,00 kr 254 Februar ,14 kr ,00 kr 207 Mars ,13 kr ,00 kr 199 April ,12 kr ,00 kr 208 Mai ,11 kr ,00 kr 200 Juni ,12 kr ,00 kr 203 Juli ,07 kr ,00 kr 194 August ,10 kr ,00 kr 205 September ,12 kr ,00 kr 195 Oktober ,17 kr ,00 kr 446 November ,19 kr ,00 kr 542 Desember ,18 kr ,00 kr 573 TOTALT ,14 kr ,00 kr 306 9

10 Økningen i oktober desember kommer av at de nye kontraktene klassifiserer turer ulikt i forhold til forrige kontrakt. Øyeblikkelig hjelp turer som kjøres på utenfor tidsrommet legges i transportkategori 1. Transportkategori 1 inneholder også kommunekryssende turer som er utført utenfor tidsrommet mandag fredag. Dermed kan ikke disse tallene sammenlignes med kommunale turer fra Transportkategori 2: Turer inn og ut av anbudsområdet som gjennomføres i tidsrommet mandag fredag , med unntak av bevegelige helg- og høytidsdager. ANT.PAS. TOTALT TUR/RETUR SNITT PASS. PR. TUR SNITT KOSTNAD PR. TUR ANT.TURER KOMMUNE TUR/RETUR KOSTNAD TOTALT Januar ,81 kr ,00 kr Februar ,83 kr ,00 kr Mars ,73 kr ,00 kr April ,77 kr ,00 kr Mai ,69 kr ,00 kr Juni ,67 kr ,00 kr Juli ,54 kr ,00 kr August ,63 kr ,00 kr September ,71 kr ,00 kr Oktober ,71 kr ,00 kr November ,73 kr ,00 kr Desember ,80 kr ,00 kr TOTALT ,72 kr ,00 kr Samordningsgraden holder seg stabilt på 1,72 for kommunekryssende turer. For å forbedre samordningsgraden er det innført attestering av drosjeoppsettet før kjørekontoret foretar bestilling av turer for neste dag. Dette er gjort for å sikre at samordningen er optimal. 10

11 Drosjekostnader fra PRO (reiseregninger) Måned Kostnad Drosje ordinær takst Antall Drosje ordinær takst Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Totalsum Tabellene over inneholder tall for Finnmark Taxi og uttrekk fra reiseregninger. Tall fra resterende transportører kommer i tillegg til disse, men er ikke med i denne rapporten. Pasientreiser startet høsten 2013 en rundreise til Primærhelsetjenesten i Finnmark for å informere om Pasientreiser og det tilhørende regelverk. Det er forventet at alle behandlere skal være besøkt innen påske Det er i tillegg planlagt utredning av flere tiltak som har som mål å få ned drosjekostnader. Disse skal det jobbes med videre i Reiseregninger (PRO): PRO er et saksbehandlingssystem for behandling av refusjoner i forbindelse med pasientreiser der pasientene selv har ordnet og lagt ut for reisen såkalte enkeltreiser. Systemets navn, PRO, er en forkortelse for PasientReiseOppgjør Det ble sendt inn reiseregninger inkl. klager til Pasientreiser i 2013, og det ble fattet vedtak. For 2012 var antall innsendte reiseregninger , og fattede vedtak Innkommende saker og antall vedtak Innkommende saker Antall vedtak

12 Tabellen under viser gjennomsnittlig saksbehandlingstid per uke i Gjennomsnittet på årsbasis er 14,5 dager saksbehandlingstid. Utvikling : Saksbehandlingstid 2011: 8,7 dager Saksbehandlingstid 2012: 12,8 dager Saksbehandlingstid 2013: 14,5 dager Saksbehandlingstiden har økt fra års gjennomsnitt på 12,8 dager i 2012 til 14,5 dager i Pasientreiser har hatt et høyt sykefravær i 2012 og 2013 som har ført til høyere saksbehandlingstid. Saksbehandlingstid ,0 25,0 Saksbehandlingstid per uke Krav til saksbehandlingstid, under 14 dager 20,0 15,0 10,0 5,0 0, Tiltak 2013/ 2014: Pasientreiser satte i gang med en del ulike tiltak høsten 2013 som er planlagt prioritert og utført i løpet av En del av disse vil være oppgaver som ikke avsluttes i løpet av året, men som Pasientreiser jobber kontinuerlig med og har fokus på. Pasientreiser startet et prosjekt med å reise på besøk til alle på legekontor og andre behandlingssteder i Finnmark høsten Formålet med dette er en oppfriskning av ansvarsdelingen mellom Pasientreiser, Spesialisthelsetjenesten og Primærhelsetjenesten, samt å gjøre rekvirentene kjent med økonomien og se hva som faktisk brukes på pasientreiser i Finnmark. Videre ønsker Pasientreiser et godt samarbeid med Primærhelsetjenesten og senke terskelen for kontakt. Første gang Pasientreiser foretok en slik rundreise var i 2010 der formålet var opplæring av rekvirenter i elektronisk rekvirering. 12

13 I løpet av tiden frem mot påske 2014 er målet å besøke alle avdelinger på Hammerfest og Kirkenes sykehus. Her ønsker Pasientreiser å bli mer involvert i innkallingsrutiner/utskrivningsrutiner av pasienter og bedre samarbeidet med avdelingene. Fokusområder her er mulighetene for å reise inn til behandling dagen før eller reise hjem dagen etter behandling om det ikke er muligheter for rutegående transport. Videre ønsker vi å synliggjøre kostnadene for avdelingene og gjennom samarbeid og bedre rutiner spare kostnader på pasientreiser som da kan benyttes til pasientbehandling eller utstyr. Det jobbes stadig med regelverkforståelse ut mot behandlingssteder og avklaringer i forhold til dette. Her nevnes private avtalespesialister og ledsagerproblematikk i forhold til ledsager under behandling eller reise. Videre har Pasientreiser satt av ressurser til en del nasjonale og regionale prosjekter som Mine Pasientreiser, oppgjørskontroll, ny rapportmodul, optimalisering av samkjøring, tiltaksstyring i NISSY med mer. Pasientreiser tror at disse tiltakene vil gi en betydelig besparelse for Finnmarkssykehuset HF. 13