REFERAT SEQUNDAER GENERALFORSAMLING 2017:

Transkript

1 REFERAT SEQUNDAER GENERALFORSAMLING 2017: Den 7. Februar 2017 ble det holdt generalforsamling for Omega i El5 NTNU, Gløshaugen. Til stede: 34 medlemmer. Oppsummering: Alle regnskap ble godkjent ved akklamasjon Endring av fondstatutt 1 ble ikke godkjent Fondstatutt 2, 7, 8 og 13 ble endret ved avstemning Det ble lagt til ett nytt punkt 3: opptak i de generelle komitevedtektene. Generell komitevedtekt 4 nøkkelkort og 7. Disponering av midler ble endret. Regnskap og forslag på statuttendringer ligger i sakslista og vil ikke bli gjengitt i referatet. Q spørsmål fra salen S saksopplysning K kommentar

2 1 Valg av ordstyrer: Stormeister ønsker velkommen til Sequender Generalphorsamling. Han foreslår Redaktør..... Ombul tittel Julian til ordstyrer. Godkjent ved akklamasjon. 2 Valg av referent: Ordstyrer foreslår Julie som referent. 3 Godkjenning av dagsorden Godkjenning av innkallelse skal være et eget punkt på sakslista og komme før godkjenning av dagsorden. Ordstyrer spør om generalforsamlingen kan godkjenne innkallingen. DGR ble ikke innkalt. Viser seg at innkallelsen har gått til DGR-alle, isteden for DGR_alle. Fremleggelse av DGRs regnskap står ikke i sakslista. DGR vil legge frem regnskapet likevel. 4 Regnskap fondsutdeling Mats presenterer regnskapet fra fondsutdelingen. Sport og spill har ikke brukt penger på olavsstafetten. Disse 778 kr ble brukt på innebandyutstyr istedet. 5 Regnskap Sct. Omega Broderskab Drift Mats legger frem regnskapet for drift. Han har endret litt fra i fjor. Nå føres alle regnskap og budsjett med moms overalt. Dette gjør det mer oversiktlig. Avviket på post hovedsponsor og nettverket skyldes dette. Posten annen støtte går på utleie av intimen og ekstra støtte fra Tekna. Fordi loftet har blitt flyttet til G026 og vi har pusset opp der har vi brukt mer penger på loftet enn budsjettert. Drift: veldig stort avvik. Her har vi bl.a. brukt veldig mye penger på daljer. Prisen per dalje blir lavere hvis det gjøres store innkjøp. I fadderperioden brukte vi mer penger enn budsjettert fordi vi leide intimen. Men dette er penger vi har fått igjen gjennom utleie av intimen til andre linjeforeninger. Q: Hvilke daljer er kjøpt inn? o 100 nye medlemsdaljer. o Daljer til bl.a. phaestkom og sport og spill. Egentlig de fleste komiteer. o Q: Er bryggkomdaljene kjøpt inn? Nei, designet deres ble ikke godkjent av Hovedstyret. S: det er laget nytt design og prosessen er igang igjen. 6 Regnskap BryggCommiteen Benjamin legger frem budsjettet for bryggkom. Bryggkom har ikke hatt egen konto dette året. All salg av brygg har derfor gått gjennom HS Q: Selges øl med overskudd? o Nei, vi går i 0. Q: På fondsutdelingsmøte ble det snakket om at dere skal begynne å tjene penger?

3 o Vi har tenkt å bake inn forbruksvarer i prisen. Dette gjør ikke at vi tjener penger, men gir oss mulighet til å dekke mer av utgiftene våre. 7 Regnskap PhaestCommiteen Oda legger frem regnskapet for phaestcom Vi går noe i underskudd. Dette skyldes blant annet bøter fra studenterhytta. Dette er noe vi ikke budsjetterer. Noe av underskuddet kommer av at det var 9 personer som ikke betalte på commandoloebet Dette gjorde at vi ble nødt til å dekke mat osv selv om de ikke møtte opp. Prisen per deltager på commandoloebet 2016 var satt lavere enn den burde vært. Hytta har endret priser, phaestkom ble derfor nødt til å dekke avviket. Q: Fikk vi bot på commandoloebet i år? o Nei! Vi i phaestkom har tatt mange nye forhåndsregler. I tillegg til å sjekke alle gjestene før de går inn og gi beskjed på bussen gikk vi i området rundt og så etter øl. o Adrian, phaest, kan melde at hytteeier ikke var fornøyd med hvordan det så ut i skibakken. Phaestkom var der å rydda dagen etter, som alltid. Han håper at vi ikke får bot av den grunn 8 Regnskap SosialCommiteen Lars legger fram regnskapet til soscom. Under annen støtte legger de billettinntekter på arrangementene de har Generelt så ligger vi innenfor budsjett på de aller fleste poster og har blitt flinkere til dette. Grunnen til at vi går over på paintballen er at vi i tillegg måtte betale for kuler i ettertid, noe vi ikke var klar over. På eksamensgrillinga handlet vi inn alt for mye grillmat og tar med oss dette til neste gang. Vi avholdt i år 17.mai-frokost. Dette ble kjempesuksess. Vi fikk 1500 fra drift i tillegg til billettinntekter for å finansiere dette. Under innkjøp av omega-gensere 2016 ble moms ikke iberegnet. Vi går derfor noe over budsjett der. I år fikk også støtte fra drift for å arrangere bowling. Dette gjorde arrangementet billigere og vi serverte pizza. Q: Når komiteer går overskudd, hva skjer med pengene? o Alt over kr skal føres tilbake til fondet når regnskapsåret avsluttes, med mindre pengene er øremerket. Godkjent ved akklamasjon 9 Regnskap LoccomotivCommiteen Tidligere locfører klager på stavingen. Kommer med forslag på riktig stavemåte. Nåværende locfører retter på tidligere locfører og sier at han må lære seg å stave loccom. Det må forsåvidt HS også. Refererent lover å rette opp i referatet. Henrik legger frem regnskapet for loccom. Inntektene er omegafondet og IME/IE eller hva de heter. Det ble vanskelig.

4 Loccom har kjøpt inn 4 nye kjeldresser. Både julekortene fra 2015 og 2016 er ført opp på årets regnskap under markedsføring. 10 Regnskap Kielderen Fordi økonomiansvarlig i kielderen ikke er tilstede legges regnskapet frem av Mats. Av den naturlige årsak at kielderen ble lagt ned tidlig i år er det et stort sprik i budsjett og regnskap. Likevel går kielderen i pluss. Det er bra! Kritekonto er blitt satt til 0. For alle dere som har penger der; de finnes, men oversikten er spredt over flere dokument. Scatmeister og kielder skal finne ut av dette. Det kommer et forslag om at dette kan overføres til kjøleskapskontoen. o Fordi kjøleskapet er forbeholdt komitemedlemmer, mens kjelderen ikke er det vil det være vanskelig å slå sammen disse. o En mulig løsning kan komme med den nye omegaveven når den endelig kommer. Det er tenkt på en betalingsløsning stripe på kjøleskapet. Vi håper å få til noe lignende på kielderen også slik at overføring skjer automatisk. HS og kielderen skal få ordnet opp i kritekontoene og finne en god løsning fremover. Regnskapet godkjennes ved akklamasjon. 11 Regnskap Sport og spill Håvard legger frem regnskapet for Sport og Spill. Åre hadde mye lavere omsetning 2017 fordi skikort ikke ble inkludert. En del arrangement vi har budsjettert til ble ikke gjennomført. Under posten reise til Åre har vi ført opp både Åre17 og Åre16. Grunnen til at vi går i minus er fordi penger som betales til buss osv blir betalt på starten av året. Q: Hva skjer med fotballaget? o Omega FK har opprettet en egen konto som de selv drifter. Samarbeidet med S&S er ikke så tett. o Forslag om at dette samarbeidet må styrkes. I tillegg må det være mer oversikt over fotball og innebandylaget. Regnskapet er ført opp med feil dato. 12 Regnskap ContactorCommiteen: Tobias legger frem regnskapet til Contactor. Budsjettet er mer ambisiøst med tanke på omsetning. Resultatmessig stemmer budsjett og regnskap mer overens. Vi venter fortsatt på penger fra teknologiporten. De nye skjortene til contactor ble kjøp i 2015, så vet ikke hvorfor det er budsjettert for innkjøp av disse i Det var før Tobias sin tid. Grunnen til at renteinntektene er gått vesentlig ned er fordi at Contactor ikke lenger får renteinntektene til hele omega slik som tidligere. Contactor har jevnt over mer på konto enn de andre komiteene. Dette er nødvendig fordi de trenger en større buffer hvis de skal legge ut for middag osv. i sammenheng med bedpresser. En overførsel til fondet skal diskuteres med Scatmeister. Godkjent ved akklamasjon Ny sak: Regnskap DGR:

5 Camilla tegner regnskapet til DGR på tavla. 13 Regnskap Omega Band Thomas legger frem Omega Bands regnskap til opplysning for generalforsamlingen. De har fått litt ekstrainntekter gjennom spillejobber. Utgifter har vært erstatning av bandutstyr, ledninger o.l. De har også brukt noe penger på mat, drikke og transport. Q: Er dette mat til bandet? o Ja. 14 Regnskap Dei Taktlause Sondre legger frem regnskapet til Dei Taktlause til opplysning. De har hatt stigende aktivitet det siste året det er bra! Dei Taktlause har en medlemskontingent på 100kr. De får inntekter gjennom spillejobber og støtte fra IE. De hadde satt av kr til sparing som ble brukt på nytt instrument i starten av dette skoleåret. Dei Taktlause har regnskapsår i takt med skoleåret og ikke kalenderåret. 15 Regnskap Omega Verksted Johan sier han skriver Omega historie idag fordi Verkstedet ikke har lagt fram gyldig regnskap på et ukjent antall år. Salen synes det er kult å få innblikk i hva som egentlig skjer med økonomien til verkstedet. De tjener hovedsakelig penger på teslacoil, komponenter, kurs osv. I år arrangerte de jubileum og tjente litt penger på det også. Noe av pengene ligger inne på kontoene til medlemmene. Ekstraordinære poster: o Ut: Brannalarmen gikk på grunn av sveiseapparatet o Inn: Donasjoner Q: Har dere oversikt over hvor mye dere har i verdi av komponenter, utstyr ovs? o Ikke i det hele tatt! Q: hvorfor er medlemsavgift en utgift? o Ops, det var en feil. Det skulle stå på inntekter. K: Kult å se et verkstedbudsjett på lysark. o S: Vi prøvde veldig hardt å printe ut transparent. Den satt seg fast i printeren 3 ganger. 16 Regnskap Omega Vevcommitee: Trym egger frem regnskapet til vevcom. De har kjøpt en rasberry pie. Q: Hvorfor har dere så mange 0-poster? o Tok utgangspunkt i standard. Det kan vi endre fra nå av. Q: Er dette virkelig alt dere har brukt? o Ja. Vi har 1 kr i renteinntekt fordi at et av våre medlemmer la ut for innkjøpet og de 445 kr genererte derfor en kr i rente. 17 Regnskap Omega Bulletin Eric presenterer OmBul sitt regnskap.

6 Ombul fikk mindre fra fondet enn de hadde budsjettert fordi de fikk mer refusjon fra NTNU trykk. Vi fikk masse sponsorinntekter fra IME til nytt utstyr. Bl.a. digitalt tegnebrett og kamera. OmBul er på jakt på egne sponsorer. Q: Finnes det noen alternative steder å trykke OmBul da NTNU trykk er gått opp i pris? o Vi får refusjon fra NTNU hvis vi trykker hos dem. Dette vil derfor ende opp å være den billigste løsningen. Ny sak fondet: HS ønsker å ta opp status til fondet som en luftesak. Mats kan fortelle at vi har omtrent kr på en konto med 0.2% rente. Det vil si at hvis man tar inflasjon i betraktning taper vi penger på ha pengene stående her. Per dags dato er det ikke tatt en avgjørelse på hva som bør gjøres. Alternativ: o Plassere pengene i et indeksfond; medfører en risiko. I utgangspunkt ønsker vi å ha pengene et sted hvor risiko er 0. o Plasseringsfond; dette gjør at pengene vil stå låst. Hvis vi velger bindingstid på 12 mnd. kan vi sette inn å ta ut penger slik at vi kan gjennomføre fondsutdeling. En mulighet kan være å sette inn pengene i 3-mnd binding frem til årsskifte. Mats skal ha et møte med sparebanken for å høre mer om hvilke muligheter vi har. Forslag om å bytte bank. Grunnen til at pengene ble satt på denne kontoen i utgangspunktet var at de sto på et fond som tapte seg. Dette var kanskje meningen å være en midlertidig løsning. Ny sak - fotballag og innebandylag: Det virker som at det ikke er kontroll over hvor mye penger som ligger i de to lagene, hva pengene går til og hvor mange egne sponsorer de har. Ved fondsutdelingen i år valgte derfor fondsstyret å ikke dele ut penger. Av endringene som ble gjort på fondsstatuttene i fjor har ikke fondsstyret mulighet til å dele ut mer enn 65% og så seg nødt til å nedprioritere lagene. Fondsstyret mener at statuttene ikke er entydige om hva som skal til for at de kan dele ut over disse 65%. Tar dette derfor gjennom generalforsamling. Det blir enighet om at saken må undersøkes nærmere. Ved statuttendringene som er foreslått vil idrettslagene få mulighet til å søke ekstraordinære fondsmidler hvis dette skal bli nødvendig. Hele denne saken burde vært opplyst om på forhånd og satt opp som egen sak i sakslista. Vanskelig for generalforsamlingen å diskutere da ingen tall presenteres. 18 Endring av statutter for Omega Fond: 1: Bakgrunnen for endring er at støtten skal gå generelt på omegas medlemmer. Q: Betyr dette at enkeltmedlemmer kan få støtte? o I teorien kan dette være mulig, men da må det godkjennes av fondsstyret som skal vurdere søknaden på bakgrunn av statuttene.

7 Q: Vil dette si at fristilte komiteer som ikke er brødre iitem systre ikke vil få støtte på samme måte som før? o De vil jo være under en komite, som kan få fondsstøtte. o Hvis statutten må tolkes er det en dårlig formulert statutt. En mulig forbedring kan være å bytte ut medlemmer med omegas interesser. Altså kombinere halvparten av den gamle statutten med det nye forslaget. Det stemmes over statuttendringen. o Antall stemmer for: 15 o Fordi vedtak krever kvalifiserende flertall godkjennes ikke statuttendringen. Ikke godkjent ved avstemning. 2: K: Synes dette er en god ide. Hvis fondet skal være mer aktivt vil det være en god ide å ta inn flere folk og særlig noen med mer erfaring i omega og økonomi. Q: Hvordan skal representantene fra DGR velges inn? o Det vil være DGR som velger disse. Ønsker ikke å presisere dette i statutten fordi at DGR kan ha ulike muligheter til å velge disse representantene. Q: Over hvilken periode gjelder dette? o Fondsstyret settes på nytt fra år til år. Dette vil da også velge representanter fra DGR. Avstemning: o Antall stemmer for: 34. o Kvalifiserende flertall. Godkjent ved avstemning. Paragraf 7, 8 og 13 skal stemmes over sammen da de avhenger av hverandre. 7, 8 og 13: Bakgrunnen for statuttendringen er at de som søker om fondsstøtte skal vite hvor mye midler som deles ut og ha mulighet til å tilpasse søknaden sin etter dette. Datoen er endret fordi man vil ha en bedre oversikt over overskuddet og derfor ha større mulighet til å gjøre et godt estimat. K: Det er mye penger ut og inn mellom 1. Oktober og 1. November så mye kan forandre seg. Dette er derfor en god ide. Det stemmes over 7, 8 og 13. o Antall stemmer for: 34 o Kvalifiserende flertall Godkjent ved avstemning. Noteres: Hva gjøres hvis vi vil dele ut mer enn de 65%? Dette må presiseres i statuttene. 19 Endring av Generelle komitevedtekter: Innføring av nytt punkt Opptak : Bakgrunn for endring er at det skal være faste regler på hvordan nye medlemmer skal tas opp slik at vi unngår konflikt rundt dette. Q: Hva med de fristilte komiteene? Verkstedet tar f.eks. opp medlemmer året rundt. o Under generelle komitevedtekter er det presisert at fristilte komiteer kan reservere seg mot disse. Altså trenger de ikke å forholde seg til vedtekter om opptak. Oppdatering av punkt 4 og 7: Bakgrunnen for endring er at vi har flyttet. Må derfor endre romnummeret.

8 Det burde være romnummer på Omega Sauna da dette bare er et kallenavn. I tillegg burde dette skrives med stor S om det skal være et egennavn. Det stemmes over endring i punkt 4 og 7 med forbehold om at romnummeret g014 legges til og at Sauna skrives med stor bokstav i punkt 4 o Antall stemmer for: 34 Godkjent ved avstemning. 20 Retningslinjer Phaestum Immatricularis Forslag om at også komiteledere skal ha reserverte plasser under Phaestum da disse spiller en stor del i å representere Omega innad. ET viktig poeng er at fristen for å søke komite går ut på Phaestum og at komitelederne da spiller en stor rolle i å fremme sin komite. Forslag om at de kan ha reservert plass men må gi beskjed om de ønsker å benytte seg av denne før det andre slippet av billetter. Phaestcom burde også få plasser fordi de skal være med å arrangere nach. o Da disse retningslinjene ble skrevet var poenget å sørge for at det var medlemmer av Omega som fikk plassene og ikke eksterne styrer eller andre. o I år hadde vi ikke dette problemet. Retningslinjene har oppfylt sin hensikt. Generalphorsamling stiller seg positivt til dette. Før generalforsamlingen heves vises det en smakebit av den nye omegaveven til stor fornøyelse for de oppmøtte.