Systemet må legges opp med funksjonaliteter som registrering, redigering, søk, rapporter og utskrifter.

Transkript

1 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, kjøp av elektronisk rapporteringssystem for oppfølging av sentralt styringsdokument 1.0 Bakgrunn for anskaffelsen Strategikontoret utarbeider i dag et tabellarisk oppsett i word (lik vedlegg 1) for oppfølging av oppdrag gitt i St.prp. nr. 1 og tildelingsbrev fra Kommunal- og regional departementet, Miljøverndepartementet, Kunnskapsdepartementet samt vedtak gjort i direktørmøter og hovedstyremøter. I St.prp. nr. 1 blir Husbankens målstruktur fastsatt. Denne målstrukturen danner rammen for Husbankens arbeid og struktur for oppfølging av styringsdokumentet. Arbeidet blir nå utført ved at de enkelte enhetene sender inn sine kommentarer i vedlegg 1 pr e-post. Deretter må dette manuelt klippes og limes inn i et worddokument. Dette manuelle arbeidet er i tillegg til å være dobbeltarbeid svært tidkrevende og med en risiko for feilredigering. Husbanken skal anskaffe et elektronisk rapporteringssystem der de enkelte kontorene selv skriver sine kommentarer direkte inn i skjemaet og at Strategikontoret deretter kan redigere kommentarene. Systemet må legges opp med funksjonaliteter som registrering, redigering, søk, rapporter og utskrifter. For å unngå for mye manuelt arbeid i fremtiden er det ønskelig at systemet er klar til bruk fra Om husbanken Husbanken er regjeringens fremste boligpolitiske redskap og skal sikre at alle skal kunne bo godt og trygt, som er vår visjon. Husbanken skal ha en sentral rolle på områder som er grunnleggende for samfunnsutviklingen i forhold til boligsosialt arbeid, universell utforming, miljø og energi, stedsutvikling, byggeskikk mv. Historisk har Husbanken spilt en sentral rolle i boligforsyningen i Norge og finansiert mer enn en million boliger n I dag er Husbanken en regionalisert velferdsetat og et kompetansesenter for boligpolitikk. Husbanken skal skape samfunnsmessige velferdsgevinster gjennom utvikling og formidling av kompetanse og samarbeid med kommunene og byggenæringen. Husbanken har kontorer i Oslo, Drammen, Arendal, Bergen, Trondheim, Bodø og Hammerfest. Husbankens hovedkontor er lokalisert i Drammen sammen med Strategikontoret og Forvaltningskontoret.

2 3.0 Hva skal registreres i systemet Følgende informasjon skal registreres i systemet (se vedlegg 1 for foreløpig utkast til registreringsskjema). Rad/kolonne Navn Nærmere beskrivelse av innhold Rad 1 Kilde for oppdraget Bokstav A er oppgaver fra KRD. Eventuelle tillegg til tildelingsbrev og andre oppgaver gitt i f.eks. kvartalsmøter andre brev etc. nummereres fortløpende med romertall.. Bokstav B er tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet. Eventuelle tillegg til tildelingsbrev nummereres som over. Bokstav C er tildelingsbrev fra Miljøverndepartementet. Bokstav D er vedtak gjort i Direktørmøter. Møtene nummereres og tekstfeltet angir hvilket møte det dreier seg om ( For eksempel DI, Direktørmøte januar 2007) Bokstav E er vedtak gjort i Hovedstyremøter systematikk som nevnt under direktørmøter. Bokstad F-Å eventuelle nye oppdragsgivere Kolonne 1 Mål Tallene osv angir at dette er Hovedmål 1, hovedmål 2 osv. gitt i stortingsproposisjon nr 1 Tallene 1.1, 1.2, 1.3 osv angir at dette er arbeidsmål gitt i stortingsproposisjon nr 1 Tallene 1.1.1, 1.1.2, osv angir at dette er et konkret oppdrag gitt i tildelingsbrev Kolonne 2 Oppdrag Verbal beskrivelse av hovedmålet, arbeidsmålet eller det konkrete oppdraget gitt i stortingsproposisjon nr 1, tildelingsbrev, direktørmøte eller lignende. Kolonne 3 Strategi Her kan angis hvilken delstrategi i strategisk plattform hovedmålet, arbeidsmålet eller oppdraget sorterer under. Forslag til kortform på strategiene: Boligsosial strategi BSOS Universell utforming BUUF Byggeskikk BBSK Miljø BMIL Kommunikasjon OKOM IKT OIKT Ledelse og styring OLST Personal OPER Boligpolitiske oppgaver BPOL Organisatoriske oppgaver ORGA Kolonne 4 Hovedansvar (HA) Her angis på kortkode hvem som har hovedansvar for oppdraget. Det anbefales at vi benytter de offisielle kortkodene som fremkommer på telefonlisten under oversikt over alle kortkoder (se vedlegg 2). Det må være mulig å angi flere kortkoder. Det må i tillegg lages kortkoder for alle regioner/regionkontorer og alle enheter. Det foreslås at alle enheter benytter koden A og at alle regioner/regionkontor benytter koden RK. Kolonne 5 Delansvar (DA) Her angis kortkode på hvem som har leveranseansvar (se over). Også her må vi ha muligheten til å registrere flere kortkoder Kolonne 6 Frist Datoformat angis som dd.mm.åå. Her må det være mulig å legge inn flere frister (for eksempel oppdrag som skal rapporteres to ganger pr år). Dette feltet må også ha

3 mulighet for å stå åpent. Kolonne 7 Kortkodestatus (KS) Her må kortkodestatus angis. Følgende forslag foreslås: B bero eller bortfalt I for igangsatt F fullført eller oppgave ferdig og overført drift. U utsatt L- løpende, beregnet på oppgaver som er løpende og som ikke forventes fullført. Kolonne 8 Status Her må det være plass til en kortfattet sammendrag (Det må lages begrensing på antall tegn hvert enkelt kontor kan sette inn for eksempel 100 eller 200 tegn) Det må åpnes for at den som registrerer i tillegg til sammendraget kan skrive en lengre verbal status. Kolonne 9 Risiko Dette feltet skal ha ulik farge etter om risikoen er lav (grønn), moderat (gul), høy (oransje) eller kritisk (rød). Kolonne 10 Tiltak og kontroll aktivitet Her må det være plass til en.kortfattet omtale av tiltak og kontrolltiltak for eksempel 100 eller 200 tegn). 4.0 Registrering i systemet Registreringer i systemet foretas i hele budsjettperioden, dvs. ett år og flere brukere skal kunne registrere i skjemaet samtidig. Dette punktet inneholder beskrivelser av registrering, vedlikehold og oppdateringer samt statusrapportering. Husbankens strategikontor (SK) vil være systemadministrator. Hver av Husbankens 6 regionkontor (RK) skal også kunne registrere informasjon i systemet. Rad/kolonne Navn Tilgang til å registrere Rad 1 Kilde for oppdraget SK Kolonne 1 Mål SK Kolonne 2 Oppdrag SK Kolonne 3 Strategi SK Kolonne 4 Hovedansvar (HA) SK Kolonne 5 Delansvar (DA) SK Kolonne 6 Frist SK Kolonne 7 Kortkodestatus (KS) RK SK Kolonne 8 Status RK SK Kolonne 9 Vesentlig RK SK Kolonne 10 Risiko RK SK Kolonne 11 Tiltak og kontrollaktivitet RK SK Hva gjelder registrering i systemet må følgende krav tilfredsstilles: Tilgang til å redigere - De enkelte kontorene skal bare kunne registrere på oppgaver hvor de har hovedansvar og eller delansvar.

4 - Det må være mulig at brukere fra forskjellige kontorer registrerer inn opplysninger i systemet samtidig. - Det må kunne være mulig å sette frist for når skjemaet skal være oppdatert (settes som statusdato). Når fristen er ute låses skjemaet for registrering fra kontorene. Etter denne dato er det kun systemadministrator som kan redigere i den låste versjonen. - Når en versjon er låst opprettes en ny versjon hvor eventuelle nye registreringer tas inn. Den gamle statusen overføres til den nye versjonen og kontorene må endre i tidligere registreringer, dersom de ønsker å endre i feltene KS eller Status. - De ulike regionkontorene skal kun få skrive tilgang til saker de er registrert på. Det må derfor være en form for søk og registrer mulighet på kortkodestatus og status på kontorets oppdrag. De som skal registrere må få opp kun de menypunkter de skal registrere på og de må kunne flytte seg mellom oppdragene. 5.0 Rapporter Hva gjelder søk må følgende krav tildresstilles - Det må legges opp til muligheter for å søke i dokumentet, enten ved hjelp av innholdsfortegnelsen, egendefinerte eller predefinerte rapporter. Følgende søkemuligheter er aktuelle: o søk etter mål for eksempel hva er gjort innenfor delmål 1 i 2007 (uavhengig av kilden for oppdraget) o søk etter strategi for eksempel hva som er gjort innenfor en bestemt strategi i Mulighet til å kunne gjennomføre frisøk på ord (for eksempel likestilling ) og på bakgrunn av dette utarbeide egendefinerte rapporter. Hva gjelder output må følgende krav tilfredsstilles - Rapporter må kunne leses fra skjerm og fra utskrift. - Følgende rapporter skal kunne utarbeides o vis alle oppdrag etter oppdragsgiver o vis alle oppdrag der kontoret har hovedansvar og eller delansvar o vis alle oppdrag etter kortstatus (KS) o vis kontorets oppdrag etter kortstatus (KS) o vis alle oppdrag hvor ferdigdato er utløpt (Frist) o vis alle oppdrag hvor risiko er høy eller kritisk - Det må være mulig å vise rapportene som skjermbilde samt skrive ut rapporter til bruk som sakspapir til for eksempel direktørmøter. - Under punkt 6.0 vedrørende kolonne 8 har vi beskrevet ønske om et kortfattet sammendrag og en mulighet for en lengre verbal status. Det må derfor være mulig å skrive ut en kortversjon (bare med sammendragene) og en fullversjon. I fullversjonen må sammendraget og langversjon i utskriften kunne skilles fra hverandre ved skrifttype og eller størrelse. Behovet for to versjoner medfører at vi må legge inn et valg ved utskrift som for eksempel: Skriv ut (sett kryss) Kortversjon (settes som standard) Langversjon - Første og andre linje i skjema (se vedlegg 1) skal være med på alle utskriftsne. - Alle innspill fra kontorene skrives ut i samme rekkefølge for alle oppdragene. Rekkefølgen på hvordan enhetenes innspill sorteres/skrives ut er: Region Hammerfest, Region Bodø, Region Midt-Norge, Region vest, Region sør, Region øst, Forvaltningskontoret, Strategikontoret og med Hovedkontoret til slutt. Kortkode for hvem som statusrapporterer kan benyttes.

5 6.0 Automatisk generering av innholdsfortegnelse Det er ønskelig med en automatisk generert innholdsfortegnelse hvor følgende tas inn: AI Tildelingsbrev fra KRD Hovedmål 1., 2. osv + teksten Arbeidsmål 1.1, 1.2 osv + teksten AII Tillegg til tildelingsbrev fra KRD B Tildelingsbrev fra Miljøverndepartementet CI Direktørmøte av januar CII Direktørmøte av. DI Hovedstyremøte av.. Innholdsfortegnelsen kan om mulig benyttes som utgangspunkt for søk og rapporter. 7.0 Krav knyttet til teknisk løsning 7.1 Føringer Husbankens virksomhetsarkitektur skal understøtte realiseringen av Husbankens virksomhetsmål. Systemer som inngår i Husbankens virksomhetsarkitektur skal forholde seg til tekniske føringer fra enorge2009, St.meld.nr 17 ( ) Et informasjonssamfunn for alle, Semantikkregisteret for elektronisk samhandling (SERES), Standardiseringsrådets referansekatalog, Husbankens IKT-strategi samt styringsdokumentet for Husbankens tekniske arkitektur. 7.2 Tekniske krav Punktene under nevner de overordnede tekniske krav som skal følges ved anskaffelsen av nye systemer i Husbanken. Egenutvikling av systemer skal reduseres til et minimum. Det skal anskaffes hyllevare hvis systemet dekker de funksjonelle kravene System skal så langt det er mulig basere seg på åpne standarder. Den foreløpige referansekatalogen fra Standardiseringsrådet skal da følges o Obligatoriske og Anbefalte standarder skal følges o Åpne dokumentformater Om mulig skal åpen kildekode benyttes. Det er ønskelig at systemet skal ha en tjenesteorientert arkitektur. Dvs. at systemet skal kunne tilgjengeliggjøre funksjonalitet som tjenester slik at flere virksomhetsprosesser kan benytte systemet. Systemet skal benytte teknologier som allerede driftes i Husbanken hvis dette er mulig. Eks. databasesystem Datamodeller fra semantikkregisteret (SERES) skal gjenbrukes ved definisjon av datafelter 7.3 Eksisterende infrastruktur i Husbanken Nettverk basert på Windows 2003 Server binder sammen Husbankens 7 kontorlokasjoner. De fleste brukere benytter terminalserver-løsning mens de øvrige benytter fullklient-løsning. PCklientene benytter Windows XP, Ms Office XP og Notes (mail /kalender). Active Directory (AD) er innført som felles katalogtjeneste og er styrende for single sign-on.

6 Alle fagsystemer driftes sentralt fra Husbanken i Drammen. Det gjelder også ephorte og Agresso. Fagsystemene kjører på Linux med LDAP. LDAP single sign-on brukes mot AD. Servervirtualisering benyttes både på Linux- og Windows-servere. All nyutvikling i Husbanken foregår på J2EE-plattform. Fjernarbeidsløsning er etablert via vpn. 8.0 Lokal implementering Systemet som nå skal anskaffes skal brukes i rapporteringen fra regionkontor til strategikontor. Etter at systemet er implementert kan det være at enkelte regionkontor ønsker å benytte denne elektroniske løsningen i arbeidet med å følge opp sine lokale handlingsplaner etc. Det er ønskelig at systemet som anskaffes også kan videreutvikles og implementeres på det enkelte regionkontor og være en del av dette rapporteringssystemet. Det vil være opp til det enkelte regionkontor å vurdere hvorvidt man skal benytte seg av en slik mulighet. 9.0 Krav til Leverandørens tilbud Leverandøren skal i sitt tilbud presentere en fortolkning av oppdraget. Presentasjonen skal minst inneholde: - en beskrivelse av leverandørens forslag til løsning med utgangspunkt i de behov som er beskrevet i kravspesifikasjonen. - en beskrivelse av hvordan leverandøren vil samarbeide med representanter fra oppdragsgiver underveis i prosessen - en beskrivelse av leverandørens supportsystem - forslag til fremdriftsplan 10.0 Vedlegg til kravspesifikasjonen Vedlegg 1 til kravspesifikasjonen: Forslag til skjema A AI Mål nr AII AIII Kommunal- og regionaldepartementet Tildelingsbrev fra KRD Oppgave Et godt fungerende boligmarked og en effektiv byggeprosess God informasjon om og balansert lovregulering av bolig- og byggsektoren Bidra i departementets arbeid med saker som berører EUs statsstøtteregelverk Andre oppgaver fra KRD Tillegg til tildelingsbrev fra KRD plattform HA DA Frist KS Status pr... Risiko plattform HA DA Frist KS Status pr plattform HA DA Frist KS Status pr Tiltak og kontrollaktiviteter B Tildelingsbrev fra Kunnskapsdep plattform HA DA Frist KS Status pr C Tildelingsbrev fra Miljøverndep plattform HA DA Frist KS Status pr D DI Direktørmøter Direktørmøte av dd.mm.åå Vedtak sak xx Tekst plattform HA DA Frist KS Status pr... E EI Hovedstyremøter Hovedstyremøte av dd.mm.åå Vedtak sak xx Tekst Plattform HA DA Frist KS Status pr..