Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet

Transkript

1 1 av 6 Det medisinske fakultet 2009/10379 Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Til: Fakultetsstyret ved DMF Kopi til: Fra: Dekan Stig A. Slørdahl Signatur: Seksjonssjef Nina Melum / seniorkonsulent Ingvild Moe Toldnes S-SAK Langtidsbudsjett Forslag til vedtak: Fakultetsstyret slutter seg til videre arbeid med langtidsbudsjett for som fremlagt. Bakgrunn: Som tidligere omtalt i styresak 4/10 skal det utarbeides langtidsbudsjett for alle enheter ved NTNU. Langtidsbudsjettet skal være 4-årige budsjett som omhandler alle inntekter og kostnader og brukes som et verktøy for strategisk personal-, investerings- og aktivitetsplanlegging. Budsjettet skal være rullerende slik at det til enhver tid er så riktig som mulig. Første runde av Langtidsbudsjettet for ble diskutert i fakultetsstyret i mai, og ble levert 15. juni. I dette notatet omtales det som var grunnlag for dette budsjettet. Herunder hvilke inntekter og kostnader som er hensyntatt. Fakultetene er gitt ny frist for å revidere sine langtidsbudsjetter innen 5. oktober. I arbeidet med runde 2 gjøres det nye beregninger på fordelingen av rammene til instituttene. Nå tas det hensyn til faktisk produksjon som grunnlag for fordelingen. Instituttene bes derfor om å revidere sine budsjettet med bakgrunn i nye rammer. Når tertialrapporten for 2. tertial foreligger må det også gjøres vurderinger basert for forventet prognose for Som et ledd i prosessen er langtidsbudsjettet tema på fakultetets ledersamling 10. september. De innspill som kommer derfra vil presenteres for styret på styremøtet 21/9. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Konsulent Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk Tone Merete Follum forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7489 Trondheim Olav Kyrres gt Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 6 Langtidsbudsjett runde 1 Driftsbevilgning (RD) Bevilgningsinntekten for 2011 er beregnet basert på produksjon i For er den beregnet ut fra gjennomsnittlig produksjon siste 3 år. I tillegg har vi lagt inn et estimat om økt bevilgning som basert på en forventning om økt produksjon og dermed vekst i rammene (totalt 8,5 mill i perioden). Aktivitetsnivået fra 2010 er videreført justert for pris- og lønnsvekst. I tillegg er det lagt inn forslag om nye tiltak som øker kostnadsnivået noe, totalt 12 mill i perioden. Dette omfatter nye stillinger, HMS/IA-tiltak, mindre vitenskapelig utstyr/ f-lab samt investeringer knyttet til ny driftsavtale med Telenor. Kostnadsnivået må ses i sammenheng med de samlede avsetningene vi har på DMF, og i forhold til NTNUs krav om å bygge ned disse. Med det kostnadsnivået som ligger i LTB runde 1 bygger vi ned avsetningene på rammen (RD og RD69) til 8-9 % av bevilgningen i perioden. RD69 Overhead DMFs overheadinntekter er beregnet basert på en forventning om økt BOA, hovedsakelig knyttet til forventet økning gjennom samarbeidsorganet. Det er videre tatt høyde for reduksjon av bevilgninger for satsninger som utgår i løpet av perioden. Overheadinntektene er beregnet ut fra en estimert lønnsandel på 60 % (50% av økningen fra samarbeidsorganet). Ny sats på 20 % overhead skal benyttes på alle nye prosjekter fra Det antas derfor at ny sats innføres og opptrappes på en økende andel av prosjektporteføljen i løpet av perioden. Beregnet overheadinntekt Overhead til fakultetet Overhead til institutter/ enheter Sum overheadinntekter DMF Overført til dekning av ordinær drift I tillegg til å dekke kostnader over rammen, brukes fakultetets overheadinntekter til å finansiere underdekning på konto for manglende refusjoner knyttet til lovpålagte permisjoner. Den reserven som forventes å ligge på fakultetets overheadkonto vil reduseres til 5,9 mill i 2011 og deretter bygges opp til 9,8 mill i Fakultetets overheadkonto Overført saldo fra forrige år (6 700,00) (5 968,56) (6 224,12) (7 651,41) Overheadinnteker (21 304,32) (25 444,86) (29 475,19) (33 471,62) Ovf til ordinær ramme til dekning av driftskostn , , , ,51 permisjoner/ forlengelser (etterslep kostnader) 500,00 300,00 200,00 - Årsresultat 731,44 (255,56) (1 427,29) (2 193,11) Prognose UB (5 968,56) (6 224,12) (7 651,41) (9 844,52)

3 3 av 6 Forskningskontoer Instituttene har større fokus på forskningskontoer enn tidligere, og samtlige legger opp til en gradvis nedbygging av disse midlene. RSO Bevilgning til strategi- og omstillingstiltak er vanskelig å forutsi, da f.eks tildeling til avansert vitenskapelig utstyr varierer mye fra år til år. Det er lagt inn en framskriving av den aktivitet som ligger i dag, korrigert for estimert reduksjon i bevilgning knyttet til fuge. På kostnadssiden legges det opp til at vi benytter en større del av de oppsparte midlene, bla. ved å forskuttere tilsetting av flere stipendiatstillinger også i En reduksjon av avsetningene her kan dermed forventes. RF Midler blir brukt i løpet av perioden. 42 mill er satt av til kunnskapssenteret som skal bygges i Mye av det vil bokføres først i Restmidler fase II vil hovedsakelig bli benyttet i BOA Gjennom samarbeidsorganet forventes en økning som følge av opptrapping av midler avsatt til forskning i regionen. Vi anslår at en andel av dette vil gå gjennom DMF. Videre er det tatt hensyn til storskala infrastrukturbevilgning til HUNT på 40 mill, hvor 30 mill budsjetteres ved DMF. En nedtrapping av aktivitet knyttet til utfasing av store satsninger kan måtte påregnes, og det er derfor lagt inn en reduksjon knyttet til CBM/SFF, MI Lab/ SFI samt at fuge erstattes med Biotek 2012 og potensielt gi mindre uttelling til miljøer ved DMF. Ser en bort fra dette har instituttene i stor grad lagt inn en videreføring eller begrenset økning av dagens aktivitet i perioden. Videre arbeid runde 2 I notat om langtidsbudsjett til mai-møtet ble en del faktorer ansett som kritiske for å han en god økonomistyring og forutsigbarhet i inntekter og kostnader. De områdene som risikoen oppfattes som størst er: 1. Bidrags- og oppdragsvirksomheten 2. Bevisst styring og oppfølging av avsetninger 3. HUNT 4. Infrastruktur/ nytt sykehus

4 4 av 6 1. Bidrags- og oppdragsaktivitet Utfordringer knyttet til BOA ble belyst for styret i O-sak Områder som omtales her er blant annet manglende forutsigbarhet, manglende fullfinansiering og mange midlertidige stillinger. Spørsmål vi da løftet var knyttet til tilstrekkelig dekning av indirekte kostnader, tilstrekkelig belastning av direkte kostnader og administrativ apparat til å håndtere omfanget på eksterne prosjekter. I tillegg bør vi også løfte fram ønsket om økt andel EU-prosjekter ved fakultetet, ref diskusjoner på forrige styremøte. For å redusere risikoen knyttet til BOA vil det i løpet av høsten 2010 gjøres en risikovurdering på området som helhet for å komme fram til konkrete tiltak for å redusere risikoen knyttet til denne aktiviteten. Belastning direkte kostnader/ Leiested Realiseringen av det nye sykehuset innebærer høyere drifts- infrastruktur- og laboratoriekostnader. Vi har fått en betydelig mengde med nytt vitenskapelig utstyr, det trengs ressurser til vedlikehold og drifting av dette utstyret både i form av teknisk personell, og midler til serviceavtaler og lignende. I tillegg ønsker vi å se på et mulig system for å kunne ta høyde for avskrivninger slik at vi kan vedlikeholde nivået også i fremtiden. Per i dag blir ikke DMF sine eksternfinansierte prosjekter belastet med alle direkte kostnader knyttet til aktiviteten. Det er ønskelig å få synliggjort alle kostnadene for om mulig å få finansiert en større del fra de eksterne kildene. I tillegg oppleves det at prosjektledere ofte er usikre på om de har tatt med alle kostnadene, og at det derfor budsjetterer på forskjellig måte. DMF derfor utreder mulighetene rundt en budsjetteringsmodell for kostnader knyttet til forskningsprosjekter. I den sammenheng introduseres begrepet Leiested for bruk av laboratorier. Hvert leiested får en timepris, og prisen er ment å dekke kostnader tilknyttet prosjektet slik som serviceavtaler, avskrivning, arealkostnader og teknisk personell. Modellen er fortsatt under utredning, og vil bli presentert for styret når konkrete forslag foreligger. 2. Bevisst styring og oppfølging av avsetninger Styret ved NTNU har tidligere vedtatt at NTNUs samlede avsetninger skal reduseres til 5-10% av driftsbevilgningen. I mars 09 ble det vedtatt en nedbyggingsplan med tak på avsetningene. Avsetningene er gitt som en andel av driftsbevilgningen med 17% i 2010, via 15% og 13% i 2011/2012 til 12% i DMF hadde relativt store avsetninger fra 2009 (totalt 52,7 mnok). En stor andel av dette (17,8 mnok) var knyttet til ordningen med oppkjøp av medisinplasser i utlandet. Det forventes at det blir ryddet opp i løpet av 2010, slik at avsetningstaket fra årsskifter er reelt. Tabellen under viser avsetningsnivået slik det er estimert etter langtidsbudsjettets runde 1.

5 5 av 6 Regnskap 2009 Prognose Avsetning driftsbervilgning Avsetning utland Avsetning RD Sum avsetning RD/RD Avsetningstak DMF Avsetning RSO Sum avsetning BFV Bevilgingsinntekt Andel avsetning av bevilgning 9,3 % 8,8 % 8,9 % 8,5 % Selv om aktivitetsnivået i langtidsbudsjettperioden er så høy at avsetningene samlet ligger under det avsatte taket, er det viktig at vi har et bevisst forhold til avsetningene. Hvis en ser instituttene isolert, er det noen som skiller seg ut ved å ha et LTB hvor avsetningene er vesentlig høyere, eller faretruende nær avsetningstaket. Disse må vurdere aktivitetsnivået sitt på nytt til runde LBK IKM ISM ISB INM Grunnlag for beregning av avsetningstaket Etter at ordningen med avsetningstak ble vedtatt i styret ved NTNU, ble det gjort en vurdering på hvilket grunnlag vi skulle beregne avsetningstaket på DMF. Etter tidligere anbefalinger ble det anbefalt at halvparten av avsetningene skulle ligge på fakultetsnivå for å gi dekanus et reelt handlingsrom. Fordelingen av instituttenes avsetningstak ble gjort basert på en fordeling av driftstildeling (RD) og andel av fast lønn. Vi finner imidlertid at det er grunn for å vurdere om dette er beregnet på riktig grunnlag. Et slik tak må gjenspeile de virkemidlene enheten disponerer, og andel fast lønn er derfor ikke en relevant parameter. For å gjenspeile instituttets reelle handlingsrom bør vi vurdere om grunnlaget heller bør være nivået på bidrags- og oppdragsforskning, synliggjort gjennom overheadinntektene, i tillegg til rammetildelingen til instituttet.

6 6 av 6 3. HUNT HUNT forskningssenter var før gjennomføringen av HUNT3 fullt ut finansiert med bevilgning fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) og Nord-Trøndelag fylkeskommune (NTFK). Under gjennomføringen av HUNT3 har aktiviteten og kostnadene knyttet til det som kan betegnes som kjernevirksomhet økt. Denne økningen har for en stor del blitt finansiert med mer kortsiktig prosjektrelaterte bevilgninger som for eksempel FUGE og næringslivsstøtte samt inntekter fra salg av biomateriale. Etter at HUNT 3 nå er avsluttet står man overfor utfordringer med å trygge en tilstrekkelig og langsiktig finansiering av HUNT for å kunne forvalte datamaterialet og det biologiske materialet etter helseundersøkelsene på en tilfredsstillende måte DMF er tildelt storskala infrastruktur fra NFR til biobanksatsning i forbindelse med HUNT. Dette er midler med begrenset varighet, og det er p.t ikke avklart hvilke konsekvenser dette vil gi for driftsmidler til serviceavtaler etc eller til gjenskaffelse ved utgått levetid. 4. Infrastruktur/ nytt sykehus Fakultetene får gjennom inntektsfordelingsmodellen midler til dekning av infrastrukturkostnader. Denne rammen har vært uforandret (kun justert for prisvekst) siden Rektor har i mange år signalisert en gjennomgang av denne fordelingen, men er nå utsatt til tidligst å ha virkning for Med kvm nytt lab.areal siden 2003 er det en klar underfinansiering av disse kostnadene. Mulig kan noe av utfordringene løses ved innføring av leiested ved DMF. Vedlegg Langtidsbudsjett runde 1 (xls)