S-SAK Handlingsplaner: status 2010 og fokusområder for 2011

Transkript

1 1 av 5 Det medisinske fakultet Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Til: Fakultetsstyret ved DMF Kopi til: Instituttledermøtet, LOSAM Fra: Dekan Stig A. Slørdahl S-SAK Handlingsplaner: status 2010 og fokusområder for 2011 Forslag til vedtak: Fakultetsstyret tar status for fakultetets handlingsplaner fra 2008 til etterretning og ber dekanus utrede og igangsette tiltak for fokusområdet EU-finansiering for 2011, med målsetting om å øke antall søknader av høy kvalitet som fremmes for EU-finansiering. Bakgrunn Det medisinske fakultet utførte i 2008 et utredningsarbeid for å identifisere og utarbeide handlingsplaner innenfor fakultetets sentrale virksomhetsområder. Områdene var delvis gitt som bestilling fra NTNUs Styre og delvis identifisert lokalt ved fakultetet. Det ble utarbeidet rapporter med konkrete tiltaksplaner innenfor følgende områder i 2009: 1. Kvinnerekruttering 2. Økt antall phd-grader 3. Økt antall publikasjonspoeng 4. Bedret utnyttelse av tekniske- og metodiske funksjoner (utsatt til 2010) 5. Økning i eksternt finansiert virksomhet 6. Samarbeid med utvalgte internasjonalt fremragende institusjoner Status Med utgangspunkt i sluttrapportenes anbefalinger besluttet dekanus videre utredning og oppfølging av tiltak innenfor de fem aktive handlingsplanene. Totalt omfattet dette 27 tiltak. Seks av tiltakene er implementert, 15 tiltak er under implementering eller delvis implementert, mens seks av tiltakene av ulike årsaker ikke følges opp videre. I oversikten angis implementeringsstatus med fargekoding (grønt= implementert, gult =igangsatt, rødt = ikke aktivert): Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Konsulent Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk Tone Merete Follum forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7489 Trondheim Olav Kyrres gt Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 5 Kvinnerekruttering: Rekruttere kvinnelige medisinstudenter til Forskerlinjen (evt. vurdere kvotering) Utrede muligheten for å øremerke toårige phd-stipend til kvinnelige kandidater fra Forskerlinjen Etablere rutiner for at forskerlinjestudenter søker Samarbeidsorganets phd-stipend, før fullført forskerlinje Utrede muligheten for at fakultetet øremerker én årlig forskerstilling (totalt fire stillinger) for kvinnelige forskere spesielt medisinere. (Øvrige foreslåtte tiltak vurderes nærmere av prodekanus forskning før evt. implementering) Økt antall phd-grader: Innføring av midtveisevaluering Utarbeide retningslinjer for veiledning Obligatorisk oppnevning av to veiledere per phd-student Innføre obligatorisk oppstartseminar og -samtale for nye phd-studenter (inkl. noe opplæring) Økt antall publikasjonspoeng: Bedre finansiering for utenlandsk forskningstermin, samt krav om publiseringsplan Utrede muligheten for å innføre sammenhengende undervisningsfri Opplæring i adresseringsprinsipper for vitenskapelige publikasjoner (flere undertiltak) Utarbeide og innføre standarder for korrekt adressering på norsk og engelsk (inkl. sampublisering St. Olavs) Informasjon om publiseringskanaler på nivå 2 (flere tiltak) Informasjon om konsekvenser og økt kompetanse om nivåinndeling Utrede konsekvenser av og muligheter for direkte økonomiske insentiver for den enkelte forsker Økning i eksternt finansiert virksomhet: Utrede etablering av interne økonomiske insentiver for samarbeid/nettverksbygging Etablere systemer for registrering av sendte søknader, avslag, evalueringer og innvilgede søknader, som bidrar til læring og kvalitetsheving Utvikle samarbeidet med NTNUs sentrale ledelse/administrasjon om støtte i søknadsarbeid og gjennomføring/drift av eksternt finansierte prosjekter Prioritere ressursbruk på søknader innen DMFs satsingsområder Etablere kurs i søknadsskriving på nivået over ph.d. Utarbeide plan for strategisk kommunikasjon/markedsføring av DMF og det integrerte universitetssykehuset på norsk og engelsk Utrede konsekvenser av og muligheter for å belønne fagmiljøer som lykkes med å innhente ekstern finansiering gjennom intern ressursfordeling

3 3 av 5 Samarbeid med utvalgte internasjonalt fremragende institusjoner: Etablere velfungerende mottaksapparat for internasjonale forskere (flere undertiltak) Etablere insentiver for implementering av institusjonelle samarbeidsavtaler (flere undertiltak) Utarbeide konkrete handlingsplaner for å etablere samarbeid med hver av de prioriterte samarbeidsinstitusjonene Utrede muligheten for å avsette midler til samarbeid med internasjonalt fremragende institusjoner som ikke er blant fakultetets utvalgte Flere av tiltakene som er kategorisert som under implementering er i startfase og vil kreve ytterligere oppfølging for å realiseres i løpet av høsten 2010 og våren I retrospekt er det åpenbart at omfanget av arbeidet med implementering av tiltakene var for omfattende i forhold til tilgjengelige ressurser og dermed ikke lot seg realisere i den grad det var planlagt. Arbeidet trakk ut i tid og mistet etter hvert også fokus i organisasjonen. I tillegg til for stort omfang var det også en svakhet at oppfølgingsansvar utelukkende ble lagt til fakultetsadministrasjonen og dermed ikke fikk nødvendig faglig forankring i implementeringsfasen og dermed heller ikke tilstrekkelig ledelsesfokus. I tillegg ville en tydeliggjøring av relasjon mellom tiltakene og fakultetets virksomhetsindikatorer ha styrket implementeringsprosessen. Dette er viktige erfaringer å ta med seg i videre arbeid med fokusområder og handlingsplaner i neste periode. For å lykkes vil det være en forutsetning å ha et håndterbart antall fokusområder og tiltak, tydelig koblet til virksomhetsindikatorer og budsjettmodell, og med sterk ledelsesforankring og -oppfølging. Implementeringen bør dessuten forankres i den faglige linja og involvere instituttnivået enda sterkere. Det er imidlertid viktig å fullføre arbeidet som gjenstår, men samtidig på en overkommelig og effektiv måte. Effekt av tiltak som er implementert eller er under implementering vil først kunne måles over noe tid. Virkningen på virksomhetsindikatorene forventes derfor først i For å komme i prosess med fakultetets fokusområder for 2011 er det nødvendig å kvittere ut de eksisterende handlingsplanene fra 2008 og vurdere hva som er fakultetets viktigste utfordringer de neste to årene. Områder som er ivaretatt gjennom tiltak fra handlingsplanene fra 2008 bør derfor ikke ha fokus i kommende to år. Dette kan også overføres til budsjettfordelingens resultatkomponent ved at enkelte områder anses som ivaretatt og derfor ikke gis egne insentiv i modellen, men heller erstattes av områder med behov for ekstra fokus for å lykkes kommende år. Gjennomgang av fokusområdene fra 2008 Andelen kvinner i vitenskapelig stilling ved DMF er fortsatt langt fra det ideelle målet på 50%. Med få nye vitenskapelige tilsettinger vil det også ta lang tid før man når denne målsettingen. Det er imidlertid igangsatt implementering av flere tiltak som på lengre sikt forventes å ha effekt. Området anses derfor ikke å behov for spesielt fokus kommende år. Fakultetet opplever fortsatt dårlig måloppnåelse med hensyn til avlagte ph.d.-grader. Her er det imidlertid implementert en rekke tiltak som på sikt og sammen med tett oppfølging på instituttnivå forventes å gi effekt over noe tid. Dette området foreslås derfor ikke prioritert i 2011 og 2012.

4 4 av 5 Antall publikasjonspoeng er en indikator på forskningsaktiviteten ved fakultetet og som sådan et viktig produksjonsmål. Imidlertid vil denne indikatoren i stor grad være nær selvoppfyllende siden all forskning ved fakultetet faktisk publiseres. I et slikt perspektiv vil indikatoren være avhengig av tilgjengelige ressurser, både ekstern finansiering og støttefunksjoner. Tiltak fra handlingsplanen 2008 som omhandler bevisstgjøring og informasjon knyttet til adressering og nivåinndeling forberedes implementert i løpet av det nærmeste halvåret. Det antas derfor at dette området ikke bør prioriteres spesielt kommende år. Fakultetets BOA-aktivitet har de siste årene ligget rundt eller over nivået på basisfinansieringen, dvs. større eller lik halvparten av fakultetets totalbudsjett. De fleste av tiltakene fra handlingsplanen 2008 er i prosess og området er som sådan ivaretatt. Det er imidlertid utfordringer knyttet til risiko og forvaltning av BOA-området som bør utredes videre. Handlingsplanen fra 2008 omhandlet økning av eksternt finansiert virksomhet. Det bør stilles spørsmål til om dette er en ønsket målsetting for fakultetet eller om det egentlige målet er å redusere risiko og bedre forvaltningen av BOA. En vurdering av nivået på en sunn BOA-andel og en risikoanalyse knyttet til sammensetningen av fakultetets BOA-portefølje vil være naturlig i kjølvannet av handlingsplanen fra En kan tenke seg at en vridning av porteføljen i retning av flere større flerårige prosjekter på bekostning av mindre kortsiktige prosjekter vil redusere risiko, øke forutsigbarheten (og dermed redusere behovet for midlertidige stillinger) og redusere ressursbehovet knyttet til det enkelte prosjekt. Fakultetet har god uttelling fra Samarbeidsorganet og også relativt god uttelling fra NFR. Den viktigste utfordringen for å endre sammensetningen av fakultetets BOA-portefølje ligger derfor i å øke finansieringen fra store utenlandske kilder, samt fra SFF-, SFI- og andre større nasjonale program. Både NTNU sentralt og Fakultetsstyret har uttrykt at fakultetet bør etterstrebe økt finansiering fra EU. Dette er også helt i tråd med forskningspolitiske signaler og NFRs strategi. NTNU har i løpet av det siste året etablert gode insentivordninger for innvilgede søknader. Et sentralt ledet prosjekt er igangsatt for å analysere og foreslå tiltak for hvordan støtteprosessene i fasene forut for eventuell tildeling kan styrkes. Fakultetet deltar aktivt i dette arbeidet og ser flere muligheter til å påvirke dette i positiv retning. Utfordringen for fakultetet er at det fortsatt sendes for få EU-søknader; primært en kvantitativ utfordring, men fokus bør også ligge på å øke kvaliteten på innsendte søknader. I tillegg til å bedre støttefunksjonene vil det derfor være nødvendig å arbeide målrettet for å øke kvalitet og antall sendte søknader i 2011 og På sentralt nivå er det allerede etablert en indikator for å måle økningen i EU-finansiering som dermed ivaretar resultatmålet. Fakultetet bør derfor ha særlig fokus på å arbeide fram langt flere og bedre EU-søknader de kommende årene gjennom konkrete tiltak og interne prosesser. Internasjonalt samarbeid er et viktig område for å realisere NTNUs overordnete målsetting. Her er flere tiltak under implementering på fakultetsnivå, i tillegg til at dette er et område med stort fokus både fra NTNU sentralt og i forskningsmiljøene. I tillegg vil en viktig faktor for å øke internasjonalt samarbeid være deltakelse i EU-prosjekter. Internasjonale forskernettverk er en forutsetning for å fremme EU-søknader og har stor verdi i seg selv også om søknaden ikke oppnår tildeling. På bakgrunn av igangsatte tiltak og et forslag om økt fokus på EU-søknader foreslås det derfor ikke spesielt fokus på internasjonaliseringsindikatoren i Fokusområder for 2011 Fakultetet har allerede igangsatt et forprosjektet for teknisk metodiske funksjoner som foreslås videreført i tre delprosjekter i 2011 (oppfølging av handlingsplan 4 fra 2008). Tiltaksplanen for integrasjon i universitetsklinikken skal også implementeres i NTNUs HR-prosjekt vil rulles ut

5 5 av 5 neste år og fakultetet vil i tillegg måtte kjøre et dokumentasjonsprosjekt i forlengelsen av innføringen av saksbehandlingssystemet ephorte. Fakultetet har i samarbeid med det regionale helseforetaket også overtatt ansvaret for Nasjonal samarbeidsgruppe (NSG) fra høsten Arbeidet med innføring av kvalifikasjonsrammeverk og revisjon av medisinstudiet er andre store prosjekter som vil kreve lederfokus kommende år. Totalt sett er det derfor mange tunge prosjekter som skal absorberes av organisasjonen og som vil være ressurskrevende å gjennomføre. På denne bakgrunn og i tråd med ovenstående gjennomgang av handlingsplanene fra 2008 foreslås det at fakultetet i 2011 setter spesielt fokus på ett område; økt antall og høyere kvalitet på sendte EU-søknader, med tilhørende virksomhetsindikator.