Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet

Transkript

1 1 av 6 Det medisinske fakultet Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Til: Fakultetsstyret ved DMF Kopi til: Fra: Dekanus Stig A. Slørdahl Signatur: Saksbehandler: Controller Børre Flovik D-SAK 05-11, vurdering BOA ved DMF - rapport Bakgrunn Fakultetsstyret har etterspurt fakultetets vurderings av risikoer på eksternfinansiert virksomhet(boa) og det ble nedsatt en arbeidsgruppe i 1. kvartal 2011 for å utrede problemstillingen nærmere. DMFs BOA har mer enn tredoblet siden 2002 og har de siste årene utgjort over eller nær 50 % av fakultetets samlede inntekter. Dette har betydd en stor økning i antall prosjekter, og krever tett oppfølging og økonomistyring. Det er viktig for fakultetet å ha kontroll på denne aktiviteten, og det gjennomføres kontinuerlig en stor innsats i å bedre både oppfølgings- og rapporteringsrutiner samt å utvikle kompetansenivået på området. DMF endret de administrative støtteprosessene høsten 2007 etter en grundig kartlegging av økonomi-, studieadm-, formidlings-, AV/IT-, forsknings-, innkjøps-, personal-, kontorstøtte- og infrastruktur-prosessene. Ved NTNU har i tillegg gjennomføringen av prosjektet LØF2010 bidratt til endringer i rutiner og organisering som fakultetet har forholdt seg til fortløpende. På overordnet nivå er fakultetets største utfordring å ivareta den store BOA-virksomheten og tilhørende midlertidighet i stillinger på en forsvarlig måte og med lavere risiko enn i dag og en utredning for å avdekke risikobildet for BOA området anbefales gjennomført. Utfordringer som må risikoanalyseres er prosess i søknadsfasen, fakultetets sammensetning av BOA porteføljen, kjennskap til finansieringskilder(omfang, vedtekter, langsiktighet), BOA porteføljens forankring i DMF strategi, stillingsvern for tilsetting på BOA området. Arbeidsmetode Arbeidsgruppen har bestått av prosjektgruppeleder / Rådgiver B. Flovik, Prosjektøkonom Ø. Lundenes, Kontorsjef R. S. Frøseth, Forsker J. Helbostad, Forsker T. Bathen og post.doc J.H. Bjørngaard. Arbeidsgruppen har gjennomført 6 felles arbeidsmøter i perioden primo mai til medio Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Controller Postboks 8905 E-post: Børre Flovik MTFS dmf-post@medisin.ntnu.no Telefaks 7491 Trondheim Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 for å mislykkes 2 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet juni hvor innledende møter hadde fokus på felles forståelse av problemstilling. Arbeidet har tatt utgangspunkt i en SWOT analyse relatert til den bestillings som er beskrevet i ovenstående punkt. I arbeidet er det fokusert på å finne frem til de punkter innen styrker (S), svakheter (W) og trusler (T) som synes relevant å peke på i form av risikoer på den ekstern finansierte virksomheten til fakultetet. Prosjektleder oppfatter miljøet i gruppen har vært åpent og inkluderende, hvor alle innspill er tatt med i diskusjoner videre. I prosessen med å tallfeste risiko og på de enkelte element ble det nødvendig å dele opp punkter for å komme frem til felles enighet om hvilket risikonivå gruppen ville sette. Arbeidsgruppen ble ikke omforent enige om risiko for pkt W6, hvorpå dette ble delt opp i 6a og 6b og risikoverdier fremkommer på disse som et kompromiss fra arbeidsgruppen. Problemstillinger/svakheter Ingen fast vitenskaplig ansatt deltok i arbeidsgruppen og resultatet kan derfor mangle vinklinger og punkter som arbeidsgruppen ikke har hatt grunnlagg for å påpeke. En gjennomgang i referansegruppen bør likevel avdekke mangler / andre synsvinkler i resultatet og eventuelle tilegg tas inn i prosjektrapporten for videre arbeid. I prosessen med å synliggjøre risikoer og er ble det valgt en skala fra 1-3 hvilket kan bidra til et for lite nyansert gruppering i risikomatrisen. Problemstillingen er vurdert etter at risikomatrisen ble laget og en har valgt å fremme forslaget slik det nå foreligger uten å foreta en ny risikovurdering med utvidet skalering 1-5. matrise og risikotabell Samlet kan arbeidsgruppens resultat fra risikovurderingen presenteres i følgende risikomatrise: Stor 3 W1c, W6a, W14 W1a, W1b, W3a, W3b, W3c, W16, T4, T5, T6 W6b, T1, 2 W2, W1e, W1d, W11a W13, T2, Liten 1 W11b, W15, Liten ved å mislykkes Stor

3 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 3 av 6 tabell (S) - Styrker ikke målsatt med risikoer 1. Sterke forskningsgrupper med gode muligheter for å innhente eksterne prosjekter 2. Erfarne PL 3. God rekrutteringsbase innenfor noen fagområder 4. God infrastruktur(lab og utstyr/ forskningssengepost) 5. Det integrerte universitetssykehus 6. Samarbeidsorganet har store midler og vi sitter i posisjon til å påvirke prioritering og strategi. 7. Strategisk personalplan (under etablering) (W) (1-3) (1-3) 1a. Prosjekthåndteringsverktøy (manglende eller for dårlig) 1b. Sikre fremtidige inntekter ukjent. Inntekts budsjett fra Maconomy / prosjektstyringsverktøy for dårlig. Har vi større forpliktelser ift kjente fremtidige inntekter? 1c. Mangler oversikt på fremtidige utstyrsinvesteringer og driftskostnader på ditto(kjernefasilitet/leiested) 1d. Administrativ støttefunksjon for større prosjekter(fra vugge til avslutning) 1e. Lite synlige støtteordninger Aldersammensetning (økende medianalder) a. Størrelse, sammensetning og grad av internasjonalt samarbeid i forskningsgrupper er avgjørende faktorer i tildeling av større forskningsprosjekt. Fakultetet har for mange småforskningsgrupper som vil ha vanskelig å få støtte mot større forskningssatsninger. 3b. Mangler insentiver på å bygge større forskningsgrupper/ forskningstema 3c. Små grupper /Enkeltforskere/ klinikere mangler nødvendig søkekompetanse 6a. Lav andel fast vitenskapelige ansatte kan gi utfordringer på undervisningskap /veiledningskapasitet/ manglende mulighet til strategiske valg. 6b Mangel på gode systemer for å ivareta et høyt antall midlertidig ansatte. (4-års-regel, manglende strategisk personalplan/karriereplan. HMS, Kontinuitet, forutsigbarhet, mulighet for å jobbe langsiktig) 11a. Institutter må bedre beskrive hvilke strategiske satsninger de fokuserer på og evne til å følge opp strategiske valg. 11b. er for innvilgede søknader hvilke forpliktelser har hver enhet ift kontorplasser, lab.arealer, utstyr som kreves 12. Forskningsgrupper på tvers av institutt må det legges tilrette for

4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 4 av 6 administrativt. Dvs bryte ned byråkratiet 13. Manglende kunnskap/kjennskap om de forskjellige finansieringskildenes regelverk for tildeling av midler kan være et hinder i søknadsprosessen. (EU-rp, EU-MC, EU-ERC, legater og fond, ) 14. Mangler oversikt over tilslag innenfor de ulike finansieringskilder Manglende forankring av kjernefasiliteter o. l. i de vitenskapelige miljøene kan føre til uforutsette problemstillinger 16. Et høyt antall stipendiater medfører forholdsvis lavere impact på publikasjoner? Mye av seniorkapasiteten går med til å produsere phdgrader mindre tid til å publisere i Nature. 17. Manglende insentivmidler for prosessen før EU-søknad (nettverksbygging, andre forberedelser) (T) 1. Kompleks søknadsprosess for EU midler Regionale helseforetak kan bli reorgansiert ifm politiske valg. Dvs usikkerhet ift SO-midler 3. Prioritering av forskningstema er vanskeligere å påvirke i EU vs NFR. 4. Økende lønnsgap mot kliniske stillinger gjør det vanskelig å rekruttere nødvendig kompetanse kan også gjelde andre bransjer 5. Manglende tid/vilje til å prioritere tid til forskning i klinikken samt tid til samarbeid blant basalforskerne 6. Manglende mulighet til å søke om komplekse, store prosjekter/kliniske studier fra lokale/regionale kilder Eliminering av risikopunkter Noen elementer som er påpekt tilliger ikke fakultetet ansvar eller myndighet til å påvirke eller foreta avgjørelser. Disse punktene foreslår prosjekterleder ikke tas med videre i arbeidet med å lage handlingsplaner. 1a Manglende eller for dårlig prosjekthåndteringsverktøy er utenfor fakultetets ansvarsområde å gjøre endringer/anskaffelser på. T4 Økende lønnsgap mot kliniske stillinger gjør det vanskelig å rekruttere nødvendig kompetanse kan også gjelde andre bransjer. NTNU må bruke de lønnsrammer som er tilgjengelig innenfor sektoren T5 Manglende tid/vilje til å prioritere tid til forskning i klinikken samt tid til samarbeid blant basalforskerne. Prioritering av forskningstid i klinikken tilligger St Olavs hospital å gjøre tiltak på.

5 for å mislykkes Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 5 av 6 gruppens oppgave gruppen skal ved gjennomgang av fremlagte resultat påpeke manglende områder som bør tas med videre, påpeke ønske om endret eller på punkter vist i den totale risikomatrisen som er utarbeidet. Forslag fra arbeidsgruppen om punkter som skal prioriteres videre i arbeidet er: Stor 3 Liten 2 1 W1b, W3a, W3b, W3c, W16, T6 W6b, T1, W1d, W11a W13, T2, Liten ved å mislykkes Stor (W) 1b. Sikre fremtidige inntekter ukjent. Inntekts budsjett fra Maconomy / prosjektstyringsverktøy for dårlig. Har vi større forpliktelser ift kjente fremtidige inntekter? 1d. Administrativ støttefunksjon for større prosjekter(fra vugge til avslutning) 3a. Størrelse, sammensetning og grad av internasjonalt samarbeid i forskningsgrupper er avgjørende faktorer i tildeling av større forskningsprosjekt. Fakultetet har for mange småforskningsgrupper som vil ha vanskelig å få støtte mot større forskningssatsninger. 3b. Mangler insentiver på å bygge større forskningsgrupper/ forskningstema 3c. Små grupper /Enkeltforskere/ klinikere mangler nødvendig søkekompetanse 6b Mangel på gode systemer for å ivareta et høyt antall midlertidig ansatte. (4-års-regel, manglende strategisk personalplan/karriereplan. HMS, Kontinuitet, forutsigbarhet, mulighet for å jobbe langsiktig) 11a. Institutter må bedre beskrive hvilke strategiske satsninger de fokuserer på og evne til å følge opp strategiske valg. 13. Manglende kunnskap/kjennskap om de forskjellige finansieringskildenes regelverk for tildeling av midler kan være et hinder i søknadsprosessen. (EU-rp, EU-MC, EU-ERC, legater og fond, ) 16. Et høyt antall stipendiater medfører forholdsvis lavere impact på publikasjoner? Mye av seniorkapasiteten går med til å produsere phdgrader mindre tid til å publisere i Nature

6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 6 av 6 (T) 1. Kompleks søknadsprosess for EU midler Regionale helseforetak kan bli reorganisert ifm politiske valg. Dvs usikkerhet ift SO-midler 6. Manglende mulighet til å søke om komplekse, store prosjekter/kliniske studier fra lokale/regionale kilder Videre prosess Med bakgrunn i innspill fra referansegruppen vil et endelig forslag til risikomatrise foreligge og danne grunnlag for å utarbeide en tiltaksplan for fakultetet. Utarbeiding av tiltaksplan gjennomføres av noen deltagere fra arbeidsgruppen og referansegruppen