Årsmøte Dugnad Vedlagt finner dere dagsorden for årsmøtet, regnskap for 2012, samt forslag til budsjett for 2013.

Transkript

1 Filtvet, 8. mai 2013 Årsmøte Dugnad 2013 Kjære alle hytteeiere! Vedlagt finner dere dagsorden for årsmøtet, regnskap for 2012, samt forslag til budsjett for Årsmøtet 2013 Årsmøtet for 2013 finner sted lørdag 25. mai kl 10:00 13:00 i klubbhuset til Filtvet/Fremad. (Ta av til høyre vis a vis avkjørselen til øvre felt, deretter bratt sving opp til banen). Vi ønsker spesielt nye medlemmer i vellet velkomne! Informasjon om mulig nytt vann og avløpssystem for Røedstøa vel Styret har gjennom de siste årene sett at kravene for utslipp (avløpsvann) blir stadig strengere. Våre nærmeste hyttevel er nå i avslutningsfasen med å implementere nytt vann og avløpssystem. Styret er av den oppfatning at både strengere krav fra myndighetene og mange hytteeieres ønske om økt komfort, gjør at vellet bør se på mulige alternativer. Til årsmøtet har vi invitert representanter for to nabovel, samt en representant for Tilsynet for små avløpsanlegg i Drammensregionen. Styret anser dette som en meget viktig sak og har satt av en time inkludert spørsmål til dette. Dugnad Dugnaden gjennomføres samme dag som årsmøtet, lørdag 25. mai kl 15:00 17:00. Vanlige oppmøtesteder på nedre og øvre felt. Husk å registrere dere. Etter dugnaden serverer styret enkel grillmat og drikke ved det gamle pumpehuset midtveis ned i Sevjedammen. Hovedoppgaver: (Styret vil informere nærmere om oppgaver ved oppmøte) Grøfte langs sidene av veiene i vellet. Rydde langs veiene. Ta med grensakser, trillebår, sag og lignende Bedre tilgjengeligheten i de to passasjene mellom øvre og nedre del av vellet Vedlikeholde postkassestativene og infotavler i Sevjedammen og Støaveien Opprydning på stranden Ulf Stigen Styreleder Røedstøa vel Tel: , E post: ulf.stigen@gmail.com Amphibia AS Forretningsfører Tel: , Pb. 58, 1483 Hagan, E post: firmapost@amphibia.no 1

2 ÅRSMØTE Lørdag 25. mai 2013 kl 10:00 13:00 Klubbhuset til Filtvet/Fremad Dagsorden: 1. Åpning og registrering av fremmøtte 2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll 3. Godkjenning av innkallingen 4. Årsmelding Regnskap for 2012 (se vedlegg) 6. Fastsettelse av kontingent for Fastsettelse av dugnadsgebyr for Fastsettelse av honorar til styret og komitemedlemmer 9. Innkomne forslag 10. Budsjett for 2013 (se vedlegg) 11. Valg 2

3 1. Åpning og registrering av fremmøtte Eventuelle fullmakter må overleveres styret før møtets start 2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll Styret vil ved møtets start foreslå møteleder, referent og undertegnere av protokoll 3. Godkjenning av innkallingen Styrets forslag er at innkallingen godkjennes 4. Årsmelding Styret og komiteer har i bestått av følgende medlemmer: Styret: Ulf Stigen, leder (til 2014) Bjørn Grøtlien, styremedlem (til 2013) Leif Buene, styremedlem (til 2013) Merete L. Tobiasen, styremedlem (til 2014) Veikomiteen: Thorleif Halden (leder) Steinar Hem Per Svege Oddvar Tobiassen Vannkomiteen: Egil Nilsen (leder) Jan Pettersen Claus Fasting Jens Borrebæk Joachim Schiøtt Nils Valøen Strandkomiteen: Ellen B. Ellingsgard (leder) Carla Schiøtt Turi Arnesen Astrid Johnsen Øivind Schulstock Gry Halden 3

4 A. Styremøter Det har vært avholdt fem styremøter. ( , , , , ). Møtet 13. februar 2013 var et fellesmøte/utvidet styremøte der også alle komitemedlemmene var invitert. På dette møtet presenterte våre nabovel sine nye vann og avløpssystemer. B. Status på vellets veier Det har dessverre ikke lykkes styret å motta noen statusrapport fra veikomiteen. Styret regner med at komiteen vil orientere muntlig, eventuelt dele ut en skriftlig rapport ved møtets start. C. Viktige stier på vellets område Styret er av den oppfatning at større stier som benyttes av mange av vellets medlemmer bør gjøres bedre tilgjengelig enn det som er tilfellet i dag. Spesielt gjelder dette passasjene mellom nedre og øvre del av vellet. Styret ønsker å utbedre passasjen/stien fra nederst i Sevjedammen til hytta til Ekeberg i nedre del. Det samme gjelder stien som går litt vest for hytta til Haarberg, forbi hytta til Sabel og ned til Støaveien. D. Bruk av hovedveiene/fellesveiene Kjøring utover bruk av personbil eller liten lastebil, dvs. kjøring med tunge kjøretøy så som anleggsmaskiner eller trailere, må på forhånd varsles til styret eller veikomiteen. Det vil kunne bli krevd bankgaranti for å sikre at vellet ikke påføres utgifter ved skader. Styret er i dialog med Vestre Røed Vel om dette da de også benytter deler av Støaveien. Styret og Vestre Røed Vel er enige om en felles (liten) veikomite for den delen av Støaveien som er felles. E. Vedlikeholdsplan for alle veiene i vellet Dessverre foreligger det ingen vedlikeholdsplan fra veikomiteen. Leder for komiteen har imidlertid lovet at denne vil foreligge til årsmøtet. F. Status på vannsituasjonen Vannet ble satt på lørdag den 20/4 13, ingen problemer med vellets hovedanlegg, men enkelte hytteeiere har hatt lekkasjer. Vannkomiteens leder har hjulpet til med diverse reparasjoner mv. hos noen av disse. Det må presiseres at ALLE hytteeiere må markere sin egen stoppekran. Det blir vanskeligere for hvert år å finne disse p.g.a. naturlig vekst av underskog og gress mv. G. Stranden I sesongen 2012 ble det utført diverse arbeid på stranden. Strandkomiteen har hatt flere møter. Komiteen oppsummerer på følgende måte: Steinene rundt røret som går ut i sjøen skulle flytte/helst fjernes og i alle fall stables bedre og dekkes med grus/sand. Hegna flyttet steiner slik at stranden ble noe større og dekket steinene som ligger over røret med grus og sand. 1. Badetrapp til stupebrett ble montert. 2. Stranden fikk sand som ble rakt ut på dugnad. Da ble stranden slett og fin. 3. Stupebrettet fikk nye lemmer, mangler et par bord pr. i dag. 4

5 4. Komiteen laget en rulleringsplan for ansvar for fjerning av lemmene til stupebrettet. Den er fulgt. 5. Gitter foran røret som går ut i sjøen er ikke på plass. Strandkomiteen vurderer at det ikke er noen mening i å fortsette arbeidet med å renovere/ruste opp stranden før drenering av veien ned mot stranden er utbedret/ordnet. Håper at det blir tatt tak i fra veikomiteens eller styrets side slik at ikke stranden renner bort denne sesongen. H. Vellets komiteer Vellet har i dag flere komiteer med mange medlemmer. Det nye styret bør se på komitestrukturen på første møte etter årsmøtet. Innspill fra medlemmene mottas med takk. I. Utestående krav til Vestre Røed Vel (VRV) Årsmøtet vedtok sist år følgende: Vestre Rød vel har kommet med et tilbud om å betale Røedstøa vel kr , for utbedring av Støaveien gjort i Styret mener dette er et akseptabelt kompromiss og anbefaler medlemmene i vellet å stemme for dette forslaget under forutsetning av at det inngås en avtale med Vestre Rød vel om fremtidig vedlikehold av infrastruktur. Denne avtalen ble undertegnet 12. mars 2013 og pengene er innbetalt. Det foreligger dermed en avtale om vedlikeholdet av felles strekning av Støaveien. J. Søknadsplikt etter plan og bygningsloven Styret minner om at det må sendes søknad til, og foreligge tillatelse fra kommunen før søknadspliktige tiltak kan igangsettes. Naboer og gjenboere skal varsles. Ved tiltak som innebærer kjøring med tunge kjøretøy på velveiene, må styret eller veikomiteen varsles på forhånd. K. Søppelsortering Styret minner igjen om ordningen med søppelsortering. Søppelsorteringen går ut på at søppel og avfall skal sorteres i containere fordelt på våtorganisk avfall (beige brune containere), papir (grønn container merket med navn), og husholdningsavfall (grønn container merket med navn). Slike typer containere er utplassert i Sevjedammen og Støaveien og skal benyttes. Møbler, hageredskaper, byggematerialer eller liknende er ikke husholdningsavfall, og skal fraktes til kommunal søppelplass/søppeldeponi. Spesialavfall som f.eks. bilbatterier, maling, olje, lim eller liknende, kan bare kastes/deponeres på Miljøstasjon. Miljøstasjon finnes ved bensinstasjonen på Tofte. Styret er oppmerksom på at containerne ved Støaveien er felles med VRV, men minner likevel om forholdet. L. Trefelling Styret minner om at trefelling utenfor egen eiendom, herunder på fellesareal, innebærer en samtidig og umiddelbar plikt til å rydde opp. Alt støyende arbeid bør gjøres utenom sommersesongen. 5

6 M. Sikkerhet og innbrudd Vi har dessverre også denne vinteren hatt flere innbrudd. Vi opplever at reglene for låsing av bom ikke følges. Oppslag om dette skal stå på infotavlene våre. Muligens må bommen i Sevjedammen etter hvert flyttes. Årsmøtet stemte for to år siden nei til andre typer bomløsninger og styret har derfor valgt å ikke jobbe videre med dette. Styret ser imidlertid ikke bort fra at dette kan være aktuelt på et senere tidspunkt. N. Internettside og Facebook Vi minner om internettsiden Hytteeiere kan få passordet ved henvendelse til Leif Buene (leif@buene.net). Vi har også en egen Facebookside: Merk at alle hytteeiere fremdeles vil få all viktig informasjon per post eller e post. Internett er kun ment som et supplement for de som er interesserte. Kom gjerne med innspill, bilder, historier fra gamle dager etc. 5. Regnskap for 2012 Styret anbefaler at regnskapet godkjennes. (Se vedlegg) 6. Kontingent 2013 Styret anbefaler at kontingenten på kr , opprettholdes. 7. Dugnadsgebyr 2013 Styret anbefaler at dugnadsgebyret forblir kr 500,. 8. Honorar styret og komiteer Styret anbefaler at honorar til styret og komitemedlemmer opprettholdes. 9. Innkomne forslag Forslag 1 fra styret: Endringene i vedtektene godkjennes. (Krever 2/3 flertall) Begrunnelse: Styret legger en mindre endring av vedtektene frem for årsmøtet. Endret tekst i 3b: De styremedlemmer som er på valg, utgjør valgkomité for neste periode. 6

7 Forslag 2 fra styret: Det nedsettes en prosjektgruppe som skal vurdere et nytt vann og avløpssystem for Røedstøa vel. Prosjektgruppen ledes av Egil Nilsen. Gruppens mandat er følgende: Gi bakgrunnsinformasjon og begrunnelse: Forventet strengere krav om utslipp og nabovellenes prosjekter Vurdere tekniske løsningsalternativer: Tilknytning til nabo løsninger (Filtvet Gård Hytteeierforening og VRV), plassering i terrenget Vurdere organisatoriske løsningsalternativer Kostnadsberegne løsningsalternativer (med konsulenthjelp) Legge fram forslag til teknisk og organisatorisk løsning, med kostnadsberegning, til årsmøtet 2014 Begrunnelse: Nye krav fra myndighetene, samt økt behov for komfort. Forslag 3 fra Per Kjeve: Støaveien vinterstenges med særskilt hengelås i perioden til Nøkler til denne låsen forvaltes kun av Styret i Røedstøa Vel. Begrunnelse: Årsmøtet har tidligere diskutert viktigheten av at bommene blir låst i henhold til de retningslinjene Styret og Årsmøtet i Røedstøa Vel har satt for å hindre uønsket ferdsel, spesielt i perioder hvor hyttene normalt ikke benyttes. Undertegnede har med selvsyn observert at bommen har stått åpen i november, desember, januar og februar. Naboene kan bekrefte at bommen står konsekvent åpen gjennom hele vinteren 2012/13. Årsaken er åpenbart at Støaveien måkes fortløpende, strøes og holdes farbar som helårsvei. 10. Budsjett for 2013 Styret anbefaler at budsjettet godkjennes. (Se vedlegg) 11. Valg Bjørn Grøtlien og Leif Buene (styremedlemmer) er på valg. Revisor Steinar Hem er på valg i Nye tillitsvalgte skal velges for to år. Dessverre har det vært noen uklarheter hvem som skal sitte i valgkomiteen. Styret har derfor selv tatt på seg arbeidet med å finne nye kandidater og legger frem forslag under årsmøtet. Styret håper vedtektene nå tydeliggjør hvem som til enhver tid sitter i valgkomiteen. 7