Årsmøte Dugnad. Vedlagt finner dere dagsorden for årsmøtet, regnskap for 2010, samt forslag til budsjett for 2011

Transkript

1 Filtvet, 31. mai 2011 Årsmøte Dugnad Kjære alle hytteeiere! Vedlagt finner dere dagsorden for årsmøtet, regnskap for 2010, samt forslag til budsjett for 2011 Årsmøtet 2011 Årsmøtet for 2011 finner sted lørdag 18. juni kl 10:00 12:00 i klubbhuset til Filtvet/Fremad. (Ta av til høyre vis a vis avkjørselen til høyre felt, deretter bratt sving opp til banen). Vi ønsker spesielt nye medlemmer i vellet velkomne! Dugnad Dugnaden gjennomføres samme dag som årsmøtet, lørdag 18. juni kl. 14:00 16:00. Vanlige oppmøtesteder på nedre og øvre felt. Husk å registrere dere. (Er dere tidlig ferdig, så ta gjerne en tur ned på stranden der bla. representanter fra strandkomiteen vil være i full gang med å oppgradere stranden!) Ulf Stigen Styreleder Røedstøa vel Tel: , E post: ulf@g8way.no Erfa Konsulent AS Forretningsfører Tel: , Postboks 58, 1483 Skytta, E post: firmapost@erfa.no 1

2 ÅRSMØTE Lørdag 18. juni 2011 kl 10:00 12:00 Klubbhuset til Filtvet/Fremad Dagsorden: 1. Åpning og registrering av fremmøtte 2. Valg av møteleder og referent 3. Godkjenning av innkallingen 4. Styrets årsberetning 2010/ Regnskap for 2010 (se vedlegg) 6. Fastsettelse av velavgift, dugnadsgebyr og purregebyr 7. Forslag fra styret vedr. anskaffelse av nye fjernstyrte bomlåser 8. Budsjett for 2011 (se vedlegg) 9. Valg på styret, revisor og valgkomité 2

3 1. Åpning og registrering av fremmøtte Eventuelle fullmakter må overleveres styret før møtets start 2. Valg av møteleder og referent Styret vil ved møtets start foreslå møteleder og referent 3. Godkjenning av innkallingen Styrets forslag er at innkallingen godkjennes 4. Styrets årsberetning Styret og komiteer har i bestått av følgende medlemmer: Styret: Ulf Stigen, leder. (til 2012) Anne Thune Larsen, styremedlem. (til 2011) Vidar Knutsen, styremedlem. (til 2011) Bjørn Grøtlien, styremedlem. (til 2012) Veikomiteen: Thorleif Halden (leder) Steinar Hem Per Svege Oddvar Tobiassen 3

4 Vannkomiteen: Egil Nilsen Jan Pettersen Claus Fasting Jens Borrebæk Joachim Schiøtt Strandkomiteen: Ellen B. Ellingsgard Carla Schiøtt Turi Arnesen Astrid Johnsen Øivind Schulstock Gry Halden A. Styremøter Det har vært avholdt fire styremøter. ( , , , ). Møtet 17. november 2010 var et fellesmøte/utvidet styremøte der også forretningsfører og alle komitemedlemmene var invitert. B. Status på vellets veier Styret har fått mange positive tilbakemeldinger på de nye veiene våre. Høsten 2010 ble det imidlertid klart at det spesielt på Støaveien var skader som må utbedres. Veikomiteen har fulgt opp dette og fått et tilbud fra Hegna Transport AS på ca ,. Veikomiteen vil orientere ytterligere på årsmøtet. C. Privat anlagte atkomstveier Den offisielle oversikten over vellets veier finnes i oversikten som veikomiteen og Thorleif Halden lagde i forbindelse med utbedring av veiene i 2009/2010. Dette er veier som vellet har et vedlikeholdsansvar over. Styret har de siste årene lagt merke til flere nye stikkveier inn til hyttene. Disse vil ikke automatisk inngå som velveier. Styret mener at søknad om å innlemme nye veier i vellet må foreligge det sittende styret som så vil legge dette frem for det neste årsmøtet. 4

5 D. Viktige stier på vellets område Styret er av den oppfatning at større stier som benyttes av mange av vellets medlemmer bør gjøres bedre tilgjengelig enn det som er tilfellet i dag. Spesielt gjelder dette passasjen mellom nedre og øvre del av vellet. Mye kan sikkert gjøre på dugnad og styret oppfordrer medlemmene til dette. Styret har spesielt diskuterte stien med trappene fra øvre til nedre del av vellet. (I den sydøstlige delen av vellet.) Vi har engasjert en lokal aktør til å utbedre denne gjennomfartsåren og innen St. Hans håper vi at alle våre medlemmer vil få glede av dette. Styret mottar gjerne forslag på andre områder som bør oppgraderes! E. Bruk av hovedveiene/fellesveiene Kjøring utover bruk av personbil eller liten lastebil, dvs. kjøring med tunge kjøretøy så som anleggsmaskiner eller trailere, må på forhånd varsles til styret eller veikomiteen. Det vil kunne bli krevd bankgaranti for å sikre at vellet ikke påføres utgifter ved skader. F. Status på vannsituasjonen Vannet ble satt på lørdag 16. april. I år fant vannkomiteen tre kraner/ventiler som hadde frostskade. En av disse tilhørte en hytteeier, og to var kraner på vår 50mm hovedledning. Kun en kran måtte byttes ut og det var til nevnte hytte. Ansvaret for denne tillå hytteeier og vedkommende skulle skifte denne ut selv. I år skal vi få montert brannslange koblinger, 4 5 steder på vår 50mm. hovedledning. Dette vil skje etter samråd med teknisk etat/brannvesenet på Hurum/Tofte. Vi må igjen få minne alle om følgende; det er hytteeiers ansvar å koble i fra og ta vare på sin egen reduksjonsventil. Hver høst opplever vi at en eller fler av hytteeierne ikke har demontert sin ventil, når vi går vår nedtappingsrunde om høsten. Husk også på å montere silene på de frakoblede rør endene. Dette for å hindre små kryp i å komme inn i ledningene under vinteren/våren. G. Stranden Strandkomitéen ble etabler i fjor sommer og kom raskt i gang med arbeidet. 1/3 av båtstranden skal fungere som strand (fra passasjen mellom strendene og mot Vestre Røed). Der er det ryddet, båter som ikke er i bruk er fjernet, søppel og skrot kastet og gress/buskas klippet. Vi jobber vider med trapp på høyre side av stupebrettet og problemet med steinmassen ved røret. Tanken er å lage til en slags platting som glir inn i miljøet på stranden, og som kan benyttes til soling/bading. Framdriftsplan på dette vil være klart til årsmøtet. Styret ser på strandområdet som et viktig satsningsområde fremover og er glade for at komiteen ser ut til å jobbe med glød og glede. H. Utestående krav på Vestre Røed Vel (VRV) Styrets leder er i god dialog med representanter for VRV. Oppnås ingen enighet før ferien, er styret innstilt på å ta saken til Forliksrådet. 5

6 I. Søknadsplikt etter plan og bygningsloven Styret viser til årsmeldingen for 2008, og minner om at det må sendes søknad til, og foreligge tillatelse fra kommunen før søknadspliktige tiltak kan igangsettes. Naboer og gjenboere skal varsles. Ved tiltak som innebærer kjøring med tunge kjøretøy på velveiene, må styret eller veikomiteen varsles på forhånd. J. Søppelsortering Styret minner igjen om ordningen med søppelsortering. Søppelsorteringen går ut på at søppel og avfall skal sorteres i containere fordelt på våtorganisk avfall (beige brune containere), papir (grønn container merket med navn), og husholdningsavfall (grønn container merket med navn). Slike typer containere er utplassert i Sevjedammen og Støaveien og skal benyttes. Møbler, hageredskaper, byggematerialer eller liknende er ikke husholdningsavfall, og skal fraktes til kommunal søppelplass/søppeldeponi. Spesialavfall som f.eks. bilbatterier, maling, olje, lim eller liknende, kan bare kastes/deponeres på Miljøstasjon. Miljøstasjon finnes ved bensinstasjonen på Tofte. Styret er oppmerksom på at containerne ved Støaveien er felles med VRV, men minner likevel om forholdet. K. Trefelling Styret minner om at trefelling utenfor egen eiendom, herunder på fellesareal, innebærer en samtidig og umiddelbar plikt til å rydde opp. L. Sikkerhet og innbrudd Styret har gjennom vinteren og våren fått mange henvendelser om hærverk på låser, manglende låsing av bommer og bomnøkler på avveie. Styret fremmer bl.a. med bakgrunn i disse henvendelsene et forslag om ny bomløsning (punkt 7 på agendaen). Styret anbefaler i den sammenheng at hyttenaboer holder et øye med hverandres hytter, spesielt utenom sommersesongen. For eksempel har flere hytteeiere øverst i Sevjedammen et samarbeid der jobben med å sjekke hverandres hytter høst, vinter og vår går på rundgang. Noe til etterfølgelse for flere? Styret Regnskap for 2010 Styret anbefaler at regnskapet godkjennes. (Se vedlegg) 6. Velavgift, dugnadsgebyr og purregebyr Styret anbefaler at kontingenten på kr og dugnadsgebyret på kr. 500 opprettholdes. Styret anbefaler videre at purregebyret følger beløpet som til enhver tid følger av forskrift til inkassoloven. Gebyret er pr. i dag på kr

7 7. Forslag fra styret vedr. nye fjernstyrte bomlåser Forslag fra styret i Røedstøa vel: Vellet kjøper to selvdrevne, halvautomatiske, fjernstyrte bomlåser. Pris ca , per bom. Kort bakgrunn for forslaget: Styret fikk i oppdrag av fjorårets årsmøte å se på alternative bomløsninger. Dette på bakgrunn av mange nøkler på avveie, manglende låsing av bommene, frosne låser og hærverk på låser. Noe av dette kan igjen føre til større sjanse for innbrudd hos hytteeierne. I første omgang fikk vi tilbud på en helautomatisk løsning. Imidlertid har det vist seg vanskelig å skissere totale kostnader. I ettertid har styret regnet på dette og kommet til at investeringskostnadene per bom inkl. bom, montering, grøfting, strøm etc. vil ligge på et sted mellom og per bom. I tillegg kommer årlige vedlikeholdskostnader, samt engangsutgifter for hytteeiere. Et annet alternativ er å skifte låsene på begge bommene og file nye nøkler til alle velmedlemmene og andre brukere. En slik løsning vil nok løse en del problemer på kort sikt, men med fare for at problemene nevnt over gjentar seg. Denne ordningen vil koste vellet og dets medlemmer over kr Styret mener den beste løsningen er en halvautomatisk løsning. Løsningen vi har sett på er en komplett telefon styrt og solcelledrevet bomlås som er designet for å passe rett på eksisterende manuelle bommer. Dette betyr at man unngår alt arbeid med fundament siden vi har dette fra før. Strøm hentes fra medfølgende solcellepanel. Ulempen sammenlignet med den helautomatiske er at vi selv må ut av bilen for å løfte bommen opp, kjøre igjennom, og lukke den manuelt igjen. (Det er imidlertid mulighet til å kjøpe ny vippebom som automatisk åpner hele bommen) Systemet fungerer slik at hytteeieren ringer opp et nummer ved ankomst bom. Låsen åpner seg og bommen kan løftes opp. Alle som bruker hytta vil få tilgang til dette. Dette betyr at ved besøk, håndverkere etc. kan hytteeiere åpne bommen fra sin egen hytte (eller fra hvor som helst i verden for den saks skyld ) Systemet har en del andre kontrollmuligheter som styret vil orientere nærmere om på årsmøtet. Årlige driftskostnader ligger på noen hundre kroner. Det vil også påregnes en del ekstraarbeid for den som administrerer systemet fra vellets side. Denne løsningen krever samtykke fra Vestre Røed Vel og båtforeningen når det gjelder bommen i Støaveien. 7

8 8. Budsjett for 2011 Styret anbefaler at budsjettet godkjennes. (Se vedlegg) 9. Valg for perioden Ulf Stigen (leder) og Bjørn Grøtlien (styremedlem) er ikke på valg. Årsmøtet skal velge to styremedlemmer for de neste to årene. Valgkomiteens leder vil legge frem forslag til kandidater på årsmøtet. 8