MULIGHETSSTUDIE FOR IKKE-MEDISINSKE STØTTETJENESTER.

Transkript

1 Saksnummer: KRAVSPESIFIKASJON FOR KONSULENTTJENESTER VEDRØRENDE MULIGHETSSTUDIE FOR IKKE-MEDISINSKE STØTTETJENESTER. For oppdragsgiver Bodø: 12.mai 2009 Tor-Arne Haug Direktør for forretningsutvikling

2 OPPDRAGET 1. Oppdragsgiver Helse Nord RHF, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse om levering av konsulenttjenester for bistand til gjennomføring av en kartlegging og mulighetsstudie for ikke-medisinske støttetjenester innenfor drift av helsebygg. Med ikke-medisinske støttetjenester menes bl.a. renhold, matforsyning, sentralbord-, resepsjons- og vakttjenester, samt tekniske forvaltnings- og driftstjenester. Anskaffelsen gjennomføres av Helse Nord RHF og vil omfatte samtlige helseforetak som nevnt i pkt. 1.2 i konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver med underliggende helseforetak har ca ansatte og et samlet driftsbudsjett i 2009 på ca 12 milliarder NOK. Benevnelsen Helse Nord er et samlebegrep som omfatter oppdragsgiver med underliggende helseforetak. 2.a Anskaffelsens formål Anskaffelsens formål er å inngå avtale med leverandører av konsulenttjenester til å gjennomføre en mulighetsstudie. Mulighetsstudien skal kartlegge og verifisere dagens drift av ikke-medisinske tjenester, og datagrunnlaget for dette, samt avklare om det er mulig å få disse tjenestene levert mer effektivt fra eksterne leverandører. Som en del av oppdraget skal derfor konkurransegrunnlag for eventuelle forespørsler til ekstern drift av støttefunksjonene utarbeides. Bakgrunnen for en slik gjennomgang er følgende vedtak i styret i Helse Nord RHF, styresak Økonomirapport nr og : 4. Styret ber helseforetakene vurdere effektivisering av driftsfunksjoner som renhold, kjøkken/kantine, bilhold, brøyting o. a. ved helseforetakene og ber om tilbakemelding av hvilke tiltak som vurderes gjennomført senest innen 30. juni Mulighetsstudien vil være første trinn i en mulig 3-delt prosess som skjematisk er tenkt som følger: 1. Mulighetsstudien - Analyse og rådgivning 2. Omstilling og endringer 3. Drift og kontinuerlig forbedring. Faktakartleggingen i den analysen som oppdragsgiver nå ber om tilbud på, og metoden som blir benyttet i mulighetsstudien forutsettes benyttet av oppdragsgiver, som parallelt med utførelsen av denne avtalen, skal utrede forbedringspotensialet ved fortsatt drift i egenregi. Prosjektet skal fremlegge klare råd og anbefalinger til beslutning hos Helse Nord, samt synliggjøre de forutsetninger som må legges til grunn for gevinstrealisering. 2.b Oppdragets omfang og kompleksitet Mulighetsstudien skal gjennomføres ved alle helseforetak i Helse Nord med institusjonsdrift, og et hovedmål vil være å avklare i hvilken grad det ved omstilling kan oppnås betydelige ressursbesparelser og bedret støtte til helseproduksjonen. Studien skal i hovedsak inneholde følgende elementer: 2

3 1. Definere kjernevirksomhetens behov og krav til støttetjenester, 2. Definere hvilke tjenester som ligger utenfor kjernevirksomhet 3. Kartlegging og analyse av støttetjenestene i forhold til omfang og behov, organisering, bemanning og kostnader 4. Analysere dagens tjenester og kostnadsnivå opp mot internasjonal Best Practice 5. Avdekke lønnsomheten av å sette ut deler eller all driften av disse tjenestene til eksterne leverandører og om dette er mulig å gjennomføre på en bedre måte i forhold til krav fra kjernevirksomheten 6. Utarbeide alternative løsninger, basert på eksternt kjøp, med nytt kostnadsnivå 7. Utarbeide plan for gjennomføring av evt. videre prosess 8. Definere krav til måling og oppfølging av ytelser og kostnader 9. Analysere omfang av omstillingskostnader 10. Gi klare råd om hvilke nye løsninger som gir lavest mulige kostnader og ytterligere effektivisering over tid 11. Utarbeide prosessforløp for videre arbeid, herunder involvering av aktuelle medarbeidere og organisasjoner innefor de aktuelle tjenesteområdene 12. Utarbeide konkurransegrunnlag for ekstern drift av tjenesteområdene Leverandøren bes beskrive hvilke(n) metodikk som vil benyttes ved gjennomføring av oppdraget, og oppfordres herunder til å komme med forslag til forbedringer til elementene over, som også er oppdragsgivers foreløpige oversikt over arbeidsoppgaver. Helse Nord skal ha all eiendomsrett til studien som skal dokumenteres, herunder skal fullstendig datagrunnlag, alle skjemaer, metodikk og annet materiell som valgt leverandør bruker i leveransen inngå. Resultatet av punktene 1-4 som beskrevet over, vil bli benyttet av oppdragsgiver som grunnlag for den interne driftsanalysen som skal gjennomføres i egenregi, og oppdragsgiver forbeholder seg retten til å benytte leverandørens metodikk i dette arbeidet for å sikre at resultatene fra begge delstudier blir sammenlignbare. Oppdragsgiver forutsetter, og forbeholder seg retten til, ved en eventuell senere konkurranseutsetting av hele eller deler av støttetjenestene, å offentliggjøre alt tilgjengelig materiale som er utarbeidet som en del av denne studien. Studien skal organiseres slik at den sikrer nødvendig involvering og forankring i utredningsarbeidet. Slik organisering vil bli tatt opp i et oppstartmøte med prosjektgruppen og valgt(e) leverandør(er). Leverandøren skal utarbeide skisse til tidsplan for gjennomføring av oppdraget, som minst må inneholde: Forslag til organisering Fremdrift og leveranser Samlet ressursbruk i prosjektet 3. Kvalitet det tilbudte personellets kompetanse/erfaring Oppdraget er komplekst og tenkes gjennomført som et prosjekt. Det stilles store krav til prosjektleders og prosjektdeltakeres kompetanse og erfaring. Oppdragsgivers forventning er at kartlegging, analyse og beskrivelse av mulighetsbilder skal være basert på reell og virkelighetsnær informasjon og gi realistiske mulighetsbilder. Leverandørens bes dokumentere det tilbudte personells kompetanse ved cv, referanser el. 3

4 Oppdragsgiver anser det som viktig for kvaliteten på studien, at leverandørens personell/prosjektgruppe er organisert slik at den innehar tilstrekkelig kapasitet samt kompetanse og realerfaring innenfor følgende områder: 1. Analyse og løsningsutvikling av det/de aktuelle tjenesteområder, herunder: a. Økonomiske analyser og modellering b. Risikoanalyse c. Relevant prosessforståelse, herunder bl.a. a. Arbeidsprosesser b. Forståelse av verdikjede-/ verdikonfigurering c. Samhandling d. Analyse av krav til tjenesteleveranser, herunder bl.a. a. ytelse og kvalitet b. grensesnittproblematikk c. arbeidsprosesser d. kompetanse og systemer e. SLA-/ KPI-regimer (SLA: Service level agreement. KPI: Kvalitetsprosessindikatorer) e. Anvendelse av relevante norske og internasjonale benchmarkingdata f. Utvikling av alternative tjenesteleveranseløsninger, herunder fokus på: a. partnerskapsmodeller b. incentivløsninger og innovasjon c. samordning og synergi d. skalerbarhet og stordriftsøkonomi e. ledelsesmodeller, styringsmodeller og organisering f. garantiordninger g. I tilknytning til matforsyning og renhold må det, av hensyn til de omgivelser tjenestene skal ytes i, dokumenteres kompetanse innenfor hygiene, for eksempel ved hygienesykepleier. 2. Erfaring fra kompleks prosjektgjennomføring i store organisasjoner, organisering av interne støttetjenester og konkurranseutsetting av tjenester i privat og/eller offentlig sektor, herunder bl.a.: a. prosjektledelse og delprosjektledelse b. prosjektstyring og rapportering c. utarbeidelse og gjennomføring av anbudsprosesser d. omstilling med virksomhetsoverdragelse e. implementering/ operasjonalisering f. utarbeidelse av kontraktsmodeller g. etablering og implementering av SLA-regimer h. måling og oppfølging inkludert KPI-regimer i. planlegging, prosjektorganisering og regi j. mobilisering og prosessforankring Leverandøren bes beskrive hvordan han vil organisere sitt tilbudte personell, for så vidt gjelder sammensetning av kompetanse og erfaring i forhold til den/de aktuelle driftsområder. 4. Priser Oppdragsgiver ber om å få en fast pris for dette oppdraget, der timeforbruk og timepriser skal oppgis, sammen med pris på reisekostnader. Vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget som er et prisskjema, skal utfylles. Leverandør må påregne at tjenesten både skal utføres hos leverandøren og til en viss grad hos oppdragsgiver/kunden, herunder prosjektmøter. Reisekostnader dekkes etter statens satser. Antatte reisekostnader skal være basert på dette. 4

5 Oppdragsgiver har leverandøravtaler for reise og opphold (kan bestilles gjennom vår reisebyråavtale, flyavtale og hotellavtale), og disse skal normalt benyttes ved reiser tilknyttet utførelse av oppdrag. 5. Omfang Alle helseforetak i Helse Nord omfattes av avtalen. Følgende helseforetak eies av oppdragsgiver: Helseforetak Helse Finnmark HF Universitetssykehuset Nord Norge HF Nordlandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Hovedlokasjoner Hammerfest*, Kirkenes Tromsø* (og Longyearbyen), Harstad, Narvik Bodø*, Gravdal, Stokmarknes Rana*, Sandnessjøen, Mosjøen Steder merket med stjerne er foretakets hovedkontoradresse. I tillegg finnes det mindre institusjoner utenfor disse stedene. For å lette tilbudsarbeidet har vi satt opp noen tabeller med enkelte nøkkeltall som gir en viss indikasjon på omfanget av driften i disse områdene i Helse Nord. Dette datagrunnlaget må oppgraderes og tilpasses de analysene og vurderingene oppdragsgiver vil ha svar på. Enkelte tall i tabellene er basert på ulik kostnadsføring, noe føres over drift, mens andre kostnader føres som innkjøp. Store deler av den aktuelle tjenesteproduksjonen gjennomføres internt, mens noen områder allerede er satt ut til eksterne leverandører, f.eks. innenfor renhold og vaskeritjenester. De eksterne leveransene skal dataregistreres, men ikke inngå i mulighetsstudien. Enkelte kostnadskomponenter - teknisk drift i Helse Nord HLSH NLSH UNN HFHF SNHF RHF HN IKT Sum Drift av bygninger Herav energi Div. inventar, verktøy og rekvisita Vedlikehold bygg Vedlikehold utstyr Tekstiler Mat- og drikkevarer Telefoni Kostnader transportmidler Skadeforsikring "FDV"-kostn. eks lønn/leide tj Tall i kroner (totalsum 626 mill kroner) Drift av bygninger er sammensatt slik: HLSH NLSH UNN HFHF SNHF RHF HN IKT Sum Leie lokaler Vann, avløp ol Spesialavfall Elektrisk kraft Fyringsolje, brensel og annen energ Varmeenergi Renhold Annen kostnad lokaler Vakthold/alarmsystemer Drift av bygninger Forkortelsene står for hhv Helgelandssykehuset (HLSH) (Mo, Mosjøen og Sandnessjøen), Nordlandssykehuset (NLSH) (Bodø, Lofoten og Vesterålen), Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) (Tromsø, Narvik og Harstad), Helse Finnmark HF (HFHF) (Hammerfest og Kirkenes), Sykehusapotek Nord (SNHF), Helse Nord RHF (RHF), Helse Nord IKT (HN IKT). De tre siste enhetene er ikke direkte omfattet av denne mulighetsstudien. 5

6 I tabellene nedenfor viser anslag på arealer og FDV (forvaltning, drift, vedlikehold) kostnader for Helse Nords institusjonsbygg. I tillegg eier og driver foretakene en rekke boliger og barnehager. Barnehagene er i ferd med å bli solgt til andre eiere, primært kommuner, mens det pågår en prosess for å selge ut boliger vi ikke trenger. Nøkkeltall bygg Foretak m2 inst.bygg Helgeland Nøkkeltall årskostnader pr kvadratmeter Nordland Hålogaland Kjernevirks UNN FDV 850 Finnmark Kapitalkost Sum Driftskostnader institusjonsbygg Helse Nord, beregnet m/nøkkeltallskostnader Foretak m2 inst.bygg Kjernekost FDV-kostnad Kapitalkostn Sum kostn Helgeland Nordland Hålogaland UNN Finnmark Sum Antall årsverk innefor de enkelte FDV-områdene fremkommer av følgende tabell. Tabellene inneholder bare data for den somatiske delen. Psykisk helse er ikke inkludert, og for disse er det sykehusenheter i Bodø og Tromsø, samt en rekke institusjoner fordelt over landsdelen. 6

7 FDV-årsverk. Antall årsverk pr enhet innenfor det somatiske området i Helse Nord Lofoten Vesterålen Bodø Sum NLSH Harstad Narvik Tromsø Sum UNN Barnehage 28,0 28,0 17,4 0,0 17,4 Boliger 0,0 0,0 3,4 3,4 0,6 2,1 4,4 7,1 Innkjøp 2,4 0,0 10,3 12,7 2,9 4,0 18,3 25,2 Kjøkken 3,3 7,8 17,2 28,4 19,8 10,8 68,6 99,2 Kontortjeneste 19,5 28,6 138,7 186,7 40,1 30,0 271,6 341,7 Med. Tek. 0,8 2,4 6,6 9,8 3,1 2,2 19,8 25,0 Portør 1,6 9,5 11,1 19,7 19,7 Teknisk drift 5,3 9,6 26,1 41,1 14,5 9,0 71,1 94,6 Vaskeri/ Renhold 10,6 15,0 2,5 28,1 1,7 13,5 68,1 83,3 43,6 63,5 242,3 349,4 100,0 71,6 541,6 713,2 Hfest Kirkenes Sum Finnm Mosjøen Rana Sandnessj Sum Helgel Sum alle Barnehage 2,1 11,7 13,8 59,2 Boliger 3,7 3,1 6,8 0,0 0,0 0,0 0,0 17,3 Innkjøp 1,1 1,0 2,1 0,0 2,6 2,1 4,7 44,6 Kjøkken 11,3 10,5 21,9 4,5 10,3 10,4 25,2 174,7 Kontortjeneste 46,9 29,6 76,5 18,7 37,0 20,3 76,0 680,9 Med. Tek. 2,7 3,2 5,9 0,0 2,0 2,0 4,0 44,8 Portør 30,8 Teknisk drift 11,3 7,2 18,5 8,2 8,6 7,0 23,8 178,0 Vaskeri/ Renhold 18,8 14,3 33,1 8,8 18,9 10,5 38,2 182,8 97,9 80,6 178,5 40,3 79,3 52,3 171, ,1 Flere detaljerte data vil bli gjort tilgjengelig og en del av oppdraget vil være å gå nærmere inn på dette datagrunnlaget, systematisere og sette det sammen på en annen måte for å få et godt og kvalitetssikret faktagrunnlag. Avhengig av tilbudets arbeidsoppfang og av hvilken evne vi internt har til å følge opp leverandørens behov for bistand til datainnsamlingen, forbeholder vi oss retten til å avgrense oppdraget til å omfatte fra ett til alle helseforetak. I utgangspunktet skal mulighetsstudien omfatte alle. Leverandøren må i sitt tilbud klargjøre hvilken medvirkning som vil trenges fra oppdragsgiver og hvilket datagrunnlag som oppdragsgiver må bidra til å skaffe til veie. Mulighetsstudien forutsettes å være sluttført innen utgangen av september