Inge Fottland (studiesjef), Viktor Munch Akse (STi). Observatører: Anne-Beth Holte (HMS-sjef), Reidar Angell Hansen (RFSF).

Transkript

1 1 av 2 Studieavdelingen Seksjon for studentservice Møtereferat Til stede: Berit Kjeldstad (Leder LMU og prorektor utdanning), Anne Sølberg Ellingsen (seksjonssjef studentservice), Jens Petter Nygård (seniorrådgiver, driftsavd.), Marta Havåg Ranastad (Læringsmiljøansvarlig, STi), Merete Falck (STi), Hilde Grimstad (prodekan utdanning DMF). Observatører: Åse Berg (seksjonssjef studieseksjonen, SVT), Marit Svendsen (rådgiver Universell*), Jorunn Alstad (Universitetsbiblioteket), Espen Munkvik (velferdsdirektør SiT). Invitert til møtet: Marit Skimmeli (utdanning stab) for sak 13/14, Knut Veieum (seksjonssjef for seksjon for studieadministrative støttesystemer) for sak 14/14 og Elena Bogen Slydal (leder, STi) for hele møtet. Forfall: Inge Fottland (studiesjef), Viktor Munch Akse (STi). Observatører: Anne-Beth Holte (HMS-sjef), Reidar Angell Hansen (RFSF). Kopi til: Ephorte 2014/3228 Gjelder: Møte LMU Møtetid: Onsdag 10. september 2014 Møtested: Møterom ved Studentservice, Gamle Kjemi Berit Kjelstad ledet sak 10/14, 11/14, 12/14, 13/14, 15/14 og O-sak 2/14. I leders sitt fravær, ledet Anne Ellingsen sak 14/14 og O-sak 3/14. 10/14: Godkjenning av innkalling og referat Innkalling og referat fra LMU-møte er godkjent 11/14: Nye studentrepresentanter LMU Oppnevning fra STi tatt til etterretning, og ny studentrepresentant er Merete Falck. 12/14: Ny observatør i LMU Åse Berg, seksjonssjef studieseksjonen på SVT, blir ny observatør fra administrativ ledelse på et fakultet. 13/14: LMUs rolle i kvalitetsmeldingen 2014 Innledet av Marit Skimmeli, utdanning stab. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Sekretær 7491 Trondheim E-post: Gamle kjemi Cecilie Baar studentservice@adm.ntnu.no Studentekspedisjonen Telefaks Gløshaugen Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 6 Det er endringer i årshjulet i forhold til forrige kvalitetsmelding slik at det kan kobles på PBOprosessen (plan, budsjett og oppfølging), og tiltak kommer bedre i forhold til budsjett. I år blir bestillingen sendt ut til fakultetene i september, med frist for tilbakemelding til rektor den 15. desember. Utvalgene FUS, FUL og LMU vil få anledning til å se fakultetenes tilbakemeldinger i sin helhet før de de selv rapporterer inn i prosessen innen 30.januar. Tiltak stilles til dekanmøtet i mars og går videre til styrebehandling i juni. I bestillingen i år skal det fokuseres spesielt på resultatkvalitet og gjennomstrømning. I tillegg er det noen konkrete spørsmål om oppfølging av kvalitetssikringssystemet og NOKUT sine råd. Vi arbeider for å få en form som fungerer best for å kunne identifisere de viktigste utfordringene og følge opp tiltak. LMU fremhever andre saker enn fakultetene og ser saker på tvers av fakultetene, og har dermed vurderinger som er viktig å få inn i meldingen. Det er ønske om å diskutere LMUs rolle i prosessen, hvordan innspill fra årsrapport til LMU skal håndteres, hvilke tiltak LMU skal legge inn og hvem som skal følge dem opp. - Utfordringen er hvordan spørsmål som stilles følges opp på institusjonen. Ett spørsmål vil kunne gi ulike svar ut fra hvilket perspektiv det blir satt i og hvem som spør. Dette er ikke godt nok koordinert på institusjonen, og må arbeides med. I kvalitetsmeldingen skal det ikke stilles spørsmål som det ikke finnes gode prosesser til å følge opp på rektornivå. PBO-prosessen legges opp mot styrets beslutninger, og i juni beslutter styret langtidsbudsjettet for året etter. Plan for langtidsprioriteringer begynner med analyse av tilbakemeldinger fra enheter, som foregår i perioden januar-mars. Rektor diskuterer med dekaner hva som skal være forslag til hovedprioriteringer som skal gjenspeile langtidsbudsjettet, og legger til rette for en god diskusjon i styret i juni. Det arbeides med å utdype virksomhetsmål til budsjettprosessen som skal i styret i november. I tillegg til kvalitetsmeldingen, rapporteres det på NTNU i tertialrapporter. Endring av årshjulet vil gjøre at innspillene kan håndteres bedre på sentralt hold da de kommer inn samtidig fra alle enheter. Ved å se fakultetenes tilbakemeldinger, kan utvalg ta noen vurderinger ut fra innspillene som kommer fra fakultetene. - LMU er rådgivende organ for NTNUs ledelse. Sammensetningen i LMU gjør at utvalget også fungerer gjennom at medlemmer tar med seg diskusjoner til sine avdelinger. LMU har gjennom dialogrunder fått innspill fra fakultetene som må bearbeides, og så skal utvalget komme med innspill til prioriteringer til rektor. LMU skal rapportere til styret, og vi har valgt å gjøre dette de siste årene ved å inkorporere årsrapporten inn i kvalitetsmeldingen som går til styret. I år utvikles dette videre ved at LMU går inn med sine vurderinger om prioriteringer før langtidsbudsjettet for etterkommende år bestemmes. Studentene har stor representasjon i LMU, og har her en god mulighet til å spille inn sine synspunkter om læringsmiljø på overordnet nivå, ut fra sine plattformer og politiske saker. - LMU har et eget blikk på læringsmiljø, og i kvalitetsmeldingen kan relevante læringsmiljøsaker ligge i teksten uten at fakultetene selv har løftet det opp som en læringsmiljøsak. Vår siste årsrapport er et godt grunnlag for å lese kvalitetsmeldingene for å se om vurderingene er like relevant, eller om det kommer frem andre saker som skal prioriteres. Sammen med dialogmøtene med fakultetene, vil det å få lese fakultetenes tilbakemeldinger tidlig, gi en enda bedre mulighet til å løfte det opp saker på overordnet nivå. Vi kan også kanskje konkretisere litt mer på våre anbefalinger enn tidligere. Endring i

3 3 av 6 prosessen vil kunne løfte oppdraget til LMU, og da spesielt med studentenes muligheter til å påvirke inn i budsjettprosessen. I tillegg vil arbeid med læringsmiljø bli mer synlig. Når det gjelder hvilket nivå LMU skal legge seg på, så kan rektor foreta tiltak på NTNU-nivå, og også sette i gang prosesser på fakultetsnivå når det er nødvendig. Dermed kan nivå kan bestemmes ut fra utfordringene. - Tillitsvalgte i Studenttinget som sitter på heltid kan bidra med studentenes innspill til LMUs melding, da det er begrenset tidsrom fra LMU får tilbakemeldingene fra fakultetet til vi skal levere sin rapport. - Bakgrunn for LMUs vurderinger kommer fra dialogmøter, læringsmiljøundersøkelser, helseog trivselsundersøkelser og andre studentundersøkelser, dette i tillegg til meldinger fra fakultetene. Tilgang på datamaterialet som fakultetene får, men samlet på NTNU- nivå, ville være interessant for å se de store trendene. - LMU kan beskrive hva de baserer sine vurderinger på, og hva som er grunnlaget for sine råd. LMU kan ha formening om hvordan det kan følges opp. - LMU skal ikke lage handlingsplan for læringsmiljøarbeid ved NTNU, da LMU ikke har mandat til å følge opp en handlingsplan. Arbeid med læringsmiljø skal ligge i linjestrukturen. Læringsmiljøutvalget kan lage arbeidsplan eller handlingsplan for sitt eget arbeid. 14/14: Erfaring oppstartsuker høsten Det oppleves som det har vært god informasjon fra fakultetene samt rekruttering og opptak, da studentene ved oppstart virker bedre informert og forberedt enn tidligere år. - Fadderukene: det virker stort sett som om studentene er fornøyd med fadderukene. Den kritikken som har funnet sted, har sammenheng med opptak til linjeforeninger. Hovedinntrykket er likevel at linjeforeningene har stor bevissthet rundt alkoholbruk, og at det arbeides mye med holdninger til alkohol. - Studentene sier at den fulle oversikten over erfaring med oppstart ikke vil foreligge før semesterslutt. Det som meldes nå er overfylte rom grunnet overbooking i oppstartsukene, og noe utfordring med timeplanlegging. o Svar fra seksjon for studieadministrative støttesystemer: I år har det vært større problem med overfylte rom enn tidligere. Bruk av ca. 400 rom planlegges ut fra faglærers innmelding av hvor mange som skal følge emnet og hvilket utstyr som trengs. Utfordringen er gjenbruk, dvs. at et emne inngår i flere sammenhenger enn hva faglærer har kjennskap til. Gjenbruk er et økende problem, da det er tilsynelatende billig og enkelt å plukke emner fra andre for å legge inn i sine program. Resultatet er at flere studenter enn forventet deltar i emnet, noe som gir konsekvenser for dimensjonering av rom. Vi arbeider i dag med prosedyrer for å håndtere gjenbruk, slik at det å bruke emner må avklares med emneeier. Rutiner for hvordan dette skal reguleres må komme plass, og instituttene må ta ansvar for hvordan emnene brukes og i hvilken kontekst de brukes. Kommunikasjonen mellom SASS og de som melder inn kan være utfordrende, men det har vært et relativt lite problem i år. Fordi studentmassen øker vil det være noen arealutfordringer. I tillegg vil mange parallelle prosesser i store fag gjør det vanskelig å vite hvor mange studenter som skal møte og hvor mange som faktisk møter i de ulike rom.

4 4 av 6 15/14: Håndbok for arbeid i LMU Innledet av Marit Svendsen, rådgiver Universell*. Håndbok for arbeid i LMU ble laget av Universell* for nye studentrepresentanter i Læringsmiljøutvalg, men er også nyttig for andre som sitter i utvalget. Den gir en innføring i læringsmiljø-arbeid, og gir et rammeverk for hvordan læringsmiljøutvalg kan arbeide. Det viser en modell for systematisk LMU-arbeid ut fra en kvalitetsmodell-tankegang, hvor medlemmene må kjenne til: - Lov og ytre rammebetingelser for LMUs arbeid, herunder spesielt UH-lovens krav samt viktige definisjoner og begrep. - Hva et mandat for LMU er, LMUs typiske oppgaver, sammensetning og roller for de ulike i utvalget. - At LMU er en del av kvalitetssystemet ved lærerstedet og må ses som en del av helheten ved lærerstedet - Interne rammebetingelser overordnet strategier for lærersted og kjenne sin organisasjon For å gjennomføre det utvalget planlegger, kreves det tiltak og ressurser, og i den forbindelse beskrives sekretariatfunksjonen og arbeidsutvalg nødvendig for å drive frem saker. Nye medlemmer bør også kjenne til hvilke kilder som kan brukes i læringsmiljøarbeid, som f.eks. HMS-rapportering, læringsmiljøundersøkelser, studiebarometeret og kvalitetsmeldinger. En annen bakgrunn for å lage håndboka er Universell* sin kartlegging av læringsmiljøutvalg i 2013, der det beskrives hva de ulike utvalg arbeider med (kartlegging LMU-arbeid 2013) Det er mange tema representanter må kjenne til og som er omtalt i håndboka. Det anbefales at lærested lager egen håndbok. I forbindelse med LMU-forum i Trondheim i november tilbyr Universell* et miniseminar for nye studentrepresentanter med opplæring i LMU-arbeid. - Håndboken fra Universell* er laget for alle universitet og høgskoler, og en egen håndbok for NTNU må tilpasses vår ledelsesmodell. Læringsmiljøspørsmål må knyttes opp mot oppfølging, ansvar og roller i kvalitetsarbeidet i organisasjonsmodellen som er på NTNU, hvor LMU har en rådgiverrolle. Vedtak: Det lages utkast til egen håndbok av sekretær som gjennomgås i AU. O-sak 2/14: SHoT- undersøkelsen 2014 Orientering av Velferdsdirektør SiT, Espen Munkvik. Studentenes helse- og trivselsundersøkelse (SHoT) ble gjennomført i februar-mars 2014, og hadde deltagelse fra 10 samskipnader som representerer 71 % av alle studenter. Selv om svarprosenten ikke var så stor i Trondheim totalt, var den høy fra NTNU-studentene. SiT har gjennomført tilsvarende undersøkelser i 2004, 2007, 2010 og nå i 2014, i tillegg til en egen undersøkelse for internasjonale studenter i 2009.

5 5 av 6 Spørsmål i forhold til studiested omhandlet sosiale forhold, bolig/økonomi, rusmidler, fysisk helse og psykiske symptomplager. I mer detalj ser undersøkelsen bl.a. på ensomhet, vennskap og deltagelse på fadderordning, mottak på studieprogram, studiemestring, studieprogresjon og eksamensangst. - Når det gjelder hvor fornøyd studentene er med studiebyen, viser resultatene høyest tilfredshet hos Trondheimstudenter, og derav høyest hos NTNU-studentene. - Psykiske symptomplager: 19 % av studentene på landsbasis rapporterer alvorlige symptomplager. Det er en økning de siste 4 årene fra 7 %. Det vises at forekomst av alvorlige symptomplager er nesten dobbelt så høy som normalpopulasjonen i samme aldersgruppe. - Undersøkelsen viser lavere risikoatferd knyttet til alkohol ved bedre økonomi, trening mer enn en gang i uken, mer tid brukt på studier, studieprogresjon og at man har fortrolige venner. Forekomst av risikofylt alkoholadferd er fortsatt høy blant studenter, men noe redusert siden Det er en sammenheng mellom de som har skadelig bruk av alkohol og også har narkotikaforbruk. Et komplett campustilbud, der det skapes et miljø hvor studentene ønsker å være på campus og ha et godt studiemiljø, vil kunne ha stor betydning. LMU kan mene noe om hvilke funksjoner en helhetlig campus skal ha. Resultatene foreligger også på fakultetsnivå, men ikke studieprogramnivå. SiT har bestilt en ekstrarapport fra TNS Gallup om utvikling fra 2010 til 2014 som også vil fremstilles på fakultetsnivå. - På NTNU skal undersøkelsen håndteres i LMU-sammenheng. - LMU kan gjennomgå undersøkelsen, og gi råd med bakgrunn fra resultatene. - Resultatene må gjøres kjent på fakultetene, og LMU vil sende den ut. Rapporten må inn i linjeledelsen og inn i prosessene. Det er kvalitetssikringssystemene som skal fortelle oss om dette følges opp, og i den forbindelse er kvalitetsmeldingen viktig. - Undersøkelsen og dens resultater er et naturlig tema for neste runde i dialogmøter med fakultetene. - Studentrepresentanter fra fakultetene, Forvaltningsutvalget for sivilingeniørutdanningen (FUS), Forvaltningsutvalget for lærerutdanningene (FUL), Studenttinget (STi), Utdanningsutvalget (UU) og LMU skal ha gjennomgang av SHoT- undersøkelsen med workshop og utarbeidelse av tiltak, som kan komme tilbake til LMU. LMU sender ut SHoT undersøkelsen til fakultetene gjennom ephorte. LMU tar med seg hovedfunn inn i diskusjon rundt sine anbefalinger. O-sak 3/14: Avvikssystemet for studenter Rapport fra 2. tertial Orientering av Cecilie Baar fra sentral mottaksenhet for avvikssystemet for studenter.

6 6 av 6 Modell for avvikssystem ble utarbeidet av Universell*, og ble tilgjengelig for studenter fra 24. oktober Studentservice er sentral mottaksenhet og fordeler av saker angående læringsmiljø og utdanningskvalitet som kommer inn i avvikssystemet. Sentral mottaksenhet fikk i oppdrag å vurdere rutiner og videreutvikling av avvikssystemet, og leverte en evaluering etter 1. tertial i Videreutvikling som ble vurdert omhandlet hovedside/inngangsside for avvik på NTNUs nettsider, saksgang og informasjonstiltak ut til studenter og ansatte. Saksgang og informasjonstiltak har blitt diskutert i fakultetsforum. Læringsmiljøutvalget fikk presentert tall fra rapport 2. tertial. - Universell* har erfaring med at få saker meldes også på andre lærersteder i Norge, og studentrepresentanter tar opp at det er vegring mot å melde, mulig fordi man ikke kan melde anonymt. Hva kan få innmeldte avvik i forhold til studentmassen skyldes? o Det er ikke mulig å melde anonymt, men saker skal behandler fortrolig, og tiltak skal fordeles til administrativ ledelse og ikke til faglærer eller andre saken kan gjelde. Det er også mulig å få tillitsvalgte studenter til å melde for seg. - Det må jobbes aktivt med informasjon og opparbeide forståelse for hva som kan meldes hvor, og hvor trygt det er å melde. Det vil ta tid å få opp meldingskulturen. Vi må også ønske å etterspørre meldinger, og se på dette som potensiale for læring for institusjonen. Det er bedre å få inn for mange meldinger, for å unngå at vi ikke får meldinger vi burde hatt. Det har derfor en betydning hvordan man gjør systemet kjent. - Inngangsside for avvik er komplisert, med mange valg. Det hadde vært en fordel med ett valg for melder som ble fordelt riktig videre. - Inngangssiden gjenspeiler litt av kompleksiteten ved NTNU, med ulike rutiner for å varsle. - Avvikssystemet er fremdeles i en utprøvingsfase. Det er av viktighet at det finnes der, selv om videreutvikling er nødvendig.