ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAG. Skybasert programvare for administrasjon/kommunikasjon i barnehage Bodø kommune. Bodø kommune Side 1 av 15

Transkript

1 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAG Skybasert programvare for administrasjon/kommunikasjon i barnehage Bodø kommune Bodø kommune Side 1 av 15

2 INNHOLDSFORTEGNELSE GENERELL INFORMASJON...3 OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN...4 BEHANDLING AV TILBUD...5 TILDELING OG KONTRAKT...5 TILBUDSBREV...6 FORBEHOLD...7 OPPLYSNINGER OM BEDRIFTEN...8 KVALIFIKASJONSKRAV...10 KRAVSPESIFIKASJON...13 TILDELINGSKRITERIER...14 Bodø kommune Side 2 av 15

3 GENERELL INFORMASJON Innledning Bodø kommune skal snarest mulig gå til anskaffelse av en skybasert digital løsning som effektivt håndterer hele søknadsprosessen fra foresatte søker, via venteliste, tilbud og til plassering, endring og oppsigelse av plass i barnehage, med snarest mulig leveringstid. I den forbindelse innbys det til åpen anbudskonkurranse om leveransen etter del II i forskrift om offentlige anskaffelser. Det vil ikke bli gjennomført forhandlinger i forbindelse med denne anskaffelsen. Kontrakt mellom kjøper og selger vil baseres på SSA-K. Nøkkelopplysninger om konkurransen Estimert volum Totalkostnad mellom og kr. Pluss opsjon kr Tilbudsfrist: Spørsmålsfrist Spørsmål vedr. konkurransen kan stilles fram til Levering av tilbud: Elektronisk levering av tilbud. Avlysning av søknadskonkurranse og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen om det er forhold som har hjemmel for det i lovverket. Avvisning Reglene for avvisning, følger av FOA til Eksempel på forhold som kan og i enkelte tilfeller skal føre til avvisning er: Manglende dokumentasjoner Avvik fra kravspesifikasjonen Avvik fra kontraktsvilkårene Avvik fra kvalifikasjonskrav Vesentlige forbehold Bodø kommune Side 3 av 15

4 OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN Den valgte anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsesprosess omfattes av lov om offentlige anskaffelser senest ajourført 30. juni 2006 nr. 41 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april og endret ved forskrift 24. november Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse del II, prioriterte tjenester. Rettelser, presiseringer og endringer Innen utgangen av tilbudsfristen har oppdragsgiver rett til å gjøre rettelser, suppleringer og endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget, jfr. FOA 8-2. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de andre leverandørene. Det vil ikke bli gjort kjent hvem av leverandørene som har stilt spørsmålet. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Alle leverandører skal varsles om forlengelsen. Offentlighet For allment innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, gjelder lov av 19. mai 2006 nr og 23 (3) om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet. Taushetsplikt Oppdragsgiveren plikter å forhindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter, eller drifts- og forretningsforhold som det vil være konkurransemessig viktig å holde hemmelig, jfr. FOA 3-6. Oppdeling av leveransen Leveransen skal tildeles en leverandør. Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Språk Alt av tilbudspapirer skal være på norsk. Norsk skal også være arbeidsspråket for drift og oppfølging av avtalen. Bodø kommune Side 4 av 15

5 Deposita, garantier og utgifter Det forlanges ikke gjennomføringsgarantier, bankgaranti eller deposita for avtaleperioden. Utgifter som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Innsynsrett Oppdragsgiver har rett til inspisere og kontrollere alle forhold ved valgte leverandør og dens underleverandør før kontrakt inngås. Dette gjelder før og i hele avtaleperioden. BEHANDLING AV TILBUD Tilbudsåpning Tilbudsåpning skjer elektronisk med minst 2 representanter for oppdragsgiver representert. Avklaringer Etter gjennomgang av de innkomne tilbud, kan det bli nødvendig med avklaringsmøter. Dette for å sikre at begge parter har den samme forståelsen av konkurransegrunnlaget og det innleverte tilbud, samt for å få oppklart eventuelle misforståelser eller uklarheter. Eventuelle avklaringer vil skje i henhold til forskriftens paragraf 12-1 (2) TILDELING OG KONTRAKT Valg av leverandør Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakten, skal sendes samtidig til samtlige tilbydere med en redegjørelse for valget som er foretatt, jfr. forskriftens Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med vinner av konkurransen etter at klagefristen er utløpt såfremt at ingen klager er mottatt. Kontraktsinnhold Kontrakten vil bestå av følgende innhold: a) Konkurransegrunnlaget b) Tilbudsbesvarelse c) Eventuelle avklaringer Bodø kommune Side 5 av 15

6 TILBUDSBREV FIRMANAVN: Postadresse: Besøksadresse: Foretaksnummer: KONTAKTPERSONER: Navn Ansvarsområde Anbud/kontrakt Telefon direkte E-post Annet VEDSTÅELSESERKLÆRING: Det bes om vedståelse av tilbudet til Sted/dato:. Underskrift (ikke maskinskrevet) Bodø kommune Side 6 av 15

7 FORBEHOLD Etter FOA Del II 11-11(1), d, e og f skal tilbudet avvises dersom: Det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Det inneholder vesentlige forbehold mot kravspesifikasjonen Det på grunn av forbehold kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Tilbudet er gitt med følgende forbehold: (Benytt eget ark om nødvendig) Bodø kommune Side 7 av 15

8 OPPLYSNINGER OM BEDRIFTEN Organisasjon og eierstruktur Organisasjonen skal beskrives på en måte som gir en klar forståelse av dens struktur, eierskap, styre og daglig ledelse. Dersom leverandøren gjør vesentlige organisasjonsmessige endringer eller endrer eierstrukturen i avtaleperioden, skal dette rapporteres til kjøper v/ Innkjøpssjefen. Vedlegg nr: Beliggenhet Hovedkontorets beliggenhet: Eventuelle betjenende avdeling: Bedriftens kjerneområder Det skal redegjøres for bedriftens kjerneområder og eventuelle nye satsningsområder. Vedlegg nr: Økonomi Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Tilbyder bes levere kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 12 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Vedlegg nr. Bodø kommune Side 8 av 15

9 Erfaring Tilbyder må vise til minimum 2 erfaringsprosjekter av samme egenskaper som forspurt, det er spesielt viktig med erfaring fra gjennomført barnehageopptak. Oppdragsgiver vil utføre en referansesjekk i henhold til de oppgitte referanser som en del av tildelingskriteriet «kvalitet» i konkurransen. Kundens navn Leveransens verdi pr år eks mva Tidspunkt fra til (mm.åååå) Kontaktperson/tlf.nr direkte Eventuelle tilleggsopplysninger i vedlegg. Vedlegg nr. Bodø kommune Side 9 av 15

10 KVALIFIKASJONSKRAV En tilbyder kan avvises fra anbudskonkurransen dersom de krav som er satt for deltakelse i konkurransen ikke er oppfylt, jfr FOA Krav til attester vedrørende skatt og HMS Følgende attester skal vedlegges: Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert, eller edfestet og bekreftet erklæring (Firmaattest) (Foretaksregisteret, Brønnøysund) Vedlegg nr: Attest utstedt av kompetent myndighet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene i det land hvor leverandøren er etablert. (Skattefogden) Vedlegg nr: Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at leverandøren ikke er: - konkurs eller begjært konkurs - under gjeldsforhandling eller at det ikke er begjært gjeldsforhandling - under avvikling eller begjært tvangsoppløst (Konkursregisteret, Brønnøysund) Vedlegg nr: Jfr. FOA, 8-8 skal det kreves egenerklæring om HMS. Vennligst fyll ut oppdragsgivers vedlegg om egenerklæring HMS. NB! Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist dato! Bodø kommune Side 10 av 15

11 Krav til lønns- og arbeidsvilkår, ILO- 94 og ILOs åtte kjernekonvensjoner Leverandører til kommunen med tilhørende enheter plikter å sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører ikke har dårligere lønns og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som normalt for vedkomne sted og yrke. Leverandører skal dersom kommunen ønsker det, framskaffe dokumentasjon om lønns og arbeidsvilkår for de ansatte. Alle avtaler leverandøren inngår, og som innebærer utføring av arbeid skal inneholde tilsvarende forutsetninger. Med kommunen menes også kommunale bedrifter, kommunale foretak og aksjeselskap. ILOs åtte kjernekonvensjoner dekker de såkalte grunnleggende prinsipper og rettigheter i arbeidslivet og regnes som grunnleggende på arbeidslivets område. Dette innebærer retten til å organisere seg og retten til kollektive forhandlinger (herunder streikeretten), eliminasjon av alle former for tvangs- og slavearbeid, avskaffelse av barnearbeid og eliminasjon av alle former for diskriminering i arbeidslivet. Vennligst bekreft at De oppfyller vårt krav om lønns- og arbeidsvilkår som nevnt over og ILOs åtte kjernekonvensjoner, og dokumenter dette ved å fylle ut vedlagte egenerklæring om tilknytning til ILO-konvensjonen. (Vedlegg 2). Bekreftes Vedlegg nr. Miljøledelsessystem Nedenfor følger et utdrag fra regjeringens handlingsplan om miljø- og samfunnsmessige offentlige anskaffelser: Et miljøledelsessystem er et internt styringssystem som skal bidra til at virksomheter på en mest mulig effektiv måte utarbeider og implementerer må og tiltak for å minske sin negative miljøpåvirkning. Innføring av miljøledelse innebærer at det gjennomføres en prosess med kartlegging av virksomhetens miljøpåvirkning, utarbeidelse av mål og plan for tiltak, samt iverksetting og overvåking av måloppnåelse. Det er viktig at systemet er forankret i den øverste ledelse, og at det oppdateres jevnlig (årlig eventuelt hvert tredje år). Et miljøledelsessystem kan være et forenklet system som er del av virksomhetens interne HMS system, eller det kan være et tredjeparts verifisert miljøstyringssystem som den nasjonale ordningen for små- og mellomstore bedrifter Miljøfyrtårn eller de internasjonale standardene ISO og EUs miljøstyrings- og miljørevisjonsordning EMAS. Det stilles krav om at leverandører til SIIS kommunene som et minimum har et enkelt internt miljøledelsessystem, eventuelt er miljøsertifisert tilsvarende Miljøfyrtårn, ISO eller EMAS (se logo/eksempel på sertifikat for disse sertifiseringer nedenfor), eller skal få dette på plass innen rimelig tid etter avtale fra kontraktsinngåelse. Dette dokumenteres med interne rutiner om miljø, eller miljøsertifikat eller bekreftelse fra verifisert tredjepart. For små og nystartede bedrifter som ikke har et miljøledelsessystem på plass, må det skisseres og vedlegges en plan for hvordan og når dette blir gjennomført. Bodø kommune Side 11 av 15

12 Bekreft: Vennligst bekreft at De aksepterer pkt. 10.5: Legg ved dokumentasjon på miljøledelsessystem internt i bedriften, eventuelt dokumentasjon på sertifisering, eller dokumentasjon på at bedriften blir sertifisert innen avtaleperiodens varighet. Krav til helse, miljø og sikkerhet Oppdragsgiver vektlegger at de leverandører som det inngås langsiktige avtaler med, har, eller jobber for å få et bevisst forhold til intern kontroll. I henhold til forskriftens skal det kreves HMS egenerklæring. (Manglende erklæring medfører avvisning av tilbudet, ref ). I arbeidet med vurderingen av det gitte tilbudet kan det bli aktuelt å gå nærmere inn på detaljer i Deres system. Vi skal ha forelagt: innholdsfortegnelse for HMS-håndboken målsetting for HMS-arbeidet navn på HMS-ansvarlig Egenerklæring om HMS (se vedlegg 1) Vedlegg nr: Krav til kvalitetssikringssystem. Som dokumentasjon på at kvalitetssikring er satt i system, bes det om at det fra tilbyders kvalitetshåndbok vedlegges: innledning innholdsfortegnelse Dersom tilbyder er kvalitetssertifisert etter ISO 9001 standarden, kan gyldig sertifikat vedlegges istedenfor det ovennevnte. Vennligst bekreft at De har kvalitetssikringssystem i Deres bedrift: Bekreftes Vedlegg nr. Bodø kommune Side 12 av 15

13 Kravspesifikasjon Det er utarbeidet en kravspesifikasjon som definerer hvilke egenskaper som er minimumskrav for programvaren som skal tilbys. Kravspesifikasjonen sikrer også at like kvaliteter blir sammenlignet og bidrar til likebehandling av leverandører. For å unngå utelukkelse fra anbudskonkurransen skal alle krav i dette kapitlet være innfridd (bekreftet). Den skybaserte løsningen for administrasjon og kommmunikasjon skal inneholde følgende funksjoner: Integrasjon mot kommunens systemer Løsningen skal kunne integreres opp mot kommunens eksisterende systemer, i henhold til: - Sak og arkiv - Fakturaløsning (kommunal faktura) Internarkivsystem Løsningen skal inneha et internarkivsystem. Heldigital opptaksprosess Løsningen skal ha/støtte en heldigital opptaksprosess med hensyn til: - Søknad - Godkjenning - Endring - Oppsigelse - Signering Innlogging med heldigitale løsninger Løsningen skal ha støtte for innlogging med heldigitale løsninger. Rapporteringsmuligheter Løsningen skal ha mulighet for eksport til Excel og andre tekstbehandlingsprogrammer. Beregning av foreldrebetaling Løsningen skal ha en funksjon for beregning av foreldrebetaling med gjeldende moderasjonsløsninger. Opplæring Opplæring for løsningen skal gis til 150 stk, hvorav 15 stk av disse skal være superbrukere. Det skal utvikles og benyttes en opplæringsplan for dette arbeidet. Det forutsettes at opplæring foregår klassevis. Tilbyder skal i matrisen under oppgi pris på opplæring for estimert 150 brukere, samt pris på opplæring av 15 superbrukere. NB! Det vil ikke bli evaluert på pris for opplæring. Pris opplæring 150 brukere: Pris opplæring av superbrukere: Total pris oppgitt i NOK: Leveringstid Senest 30 dager etter tildelt kontrakt. Bodø kommune Side 13 av 15

14 Løsningen/systemet skal for øvrig: - være oppdatert i forhold til endringer i lover og forskrifter - være tilrettelagt for SvarUt - støtte migrering av gammel data til ny data Bekreft Opsjon på kjøp av tilleggsmoduler Oppdragsgiver har inkludert i denne anskaffelsen mulig kjøp av relevante tilleggsløsninger for N.kr. ex. mva, og ønsker opsjon på kjøp av tilleggsmoduler til den skybaserte programvaren som tilbyder skal levere. Eksempler på slike moduler/applikasjoner («apper») er: - App der foresatte og ansatte enkelt kan kommunisere vedrørende de individuelle barna, som ved fravær, planer, beskjeder til personalet, påmelding til ferie, foreldremøte o.l. - App for elektronisk søke på, takke ja og innmelde barnet i skole og SFO. - App for administrering av timeplaner, klasse-og grupeorganisasjon, karakterer og karakterutskrifter. - App for automatisert beregning av faktura med integrasjon mot skolens/barnehagens økonomisystem. - App for elektronisk opptak. Bodø kommune Side 14 av 15

15 Tildelingskriterier 20 Pris (vektet %) Tilbyder skal fylle inn pris for programvaren, samt årlig kostnad i lisens, estimert for 150 brukere, i matrisen under (kostnader skal inkludere pris for installasjon og implementering av programvaren): INNKJØP AV SKYBASERT LØSNING Pris programvare: Årlig kostnad i lisens: Sum oppgitt i NOK: Total sum for evaluering utgjør samlet sum av pris for programvare og lisens. Kvalitet (vektet 80 %) Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor dette tildelingskriteriet bli gitt en poengscore på Beste tilbud innenfor kriteriet vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Kvalitet vil bli vurdert ut fra følgende underkriterier: Brukervennlighet (undervektet 50 %) Funksjonalitet og brukergrensesnitt vil bli evaluert av et panel på 3 personer. Referanser (undervektet 50 %) Det stilles krav til at tilbyder oppgir 2 referanser (oppgis i skjema for referanser), hvor det vil bli utført en referansesjekk der spørsmål i henhold til følgende tema vil bli stilt (hvert av disse underpunktene vil bli evaluert på en skala fra 0-10, der 10 er beste score): - Kommunikasjon under implementering - Brukervennlighet - Leverandørens kunnskaper om barnehagesektor/-opptak - Oppfølging/oppdateringer Bodø kommune Side 15 av 15