Programvare kommunaltekniske tjenester

Transkript

1 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAG Programvare kommunaltekniske tjenester Side 1 av 18

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL INFORMASJON OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN DOKUMENTASJONSKRAV KRAVSPESIFIKASJON TILDELINGSKRITERIER BEHANDLING AV TILBUD KONTRAKT TILBUDSBREV FORBEHOLD VEDLEGG SAMMENSTILLING...16 VEDLEGG 1 EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS)...17 VEDLEGG 2 EGENERKLÆRING ILO KONVENSJON Side 2 av 18

3 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 Innledning Fauske kommune innbyr til åpen anbudskonkurranse for levering av programvare for administrasjon av kommunaltekniske data og gebyrer. Programvaren skal blant annet kunne inegreres mot kommunens egne fagapplikasjoner, Matrikkelen, og Infoland. Anbudet er kunngjort på Oppdragets art og omfang Fauske kommune innbyr til anbudskonkurranse på leveranse av programvare, installasjon, tilpassing, import av eksisterende data og integrasjoner. Tilbudet skal inkludere årlige vedlikeholdskostnader, support og programvareoppdateringer i 3 år. 1.3 Nøkkelopplysninger om Fauske kommune Beliggenhet Fauske kommune er i Nordland fylke, og har ca innbyggere. Sentrum fungerer som et knutepunkt mellom R80 mot Bodø (6 mil), E6 nordover mot Narvik, og sørover mot Trondheim. Fauske var tidligere forbundet med Sulitjelma gruber, men er nå kanskje mest kjent for Fauske-marmor på vestsiden av Fauskeeidet, som bl. a. har levert marmor til FNbygningen i New York. Fauske er også en kraftkommune. I Fauske by ligger flere industribedrifter, bl. a. betong-, trevare- og metallvareindustri, mekanisk verksted og steinsliperi. Kommunens slagord er: «Folkehelsekommunen der alle trives» 2 OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN 2.1 Oppdragsgiver Tiltakshaver er Fauske kommune ved enhet plan/utvikling som også vil ha det økonomiske ansvar for å oppfylle kommunens forpliktelser. 2.2 Forbehold om finansiering Ingen Side 3 av 18

4 2.3 Nøkkelopplysninger om konkurransen Estimert verdi på Estimert Nok ca ,- eks. mva anskaffelsen Tilbudsfrist: kl 12:00 Vedståelsesfrist: kl 12:00 Spørsmålsfrist (dersom Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget er 4 feil/uklarheter i grunnlag): døgn før oppgitt tilbudsfrist. Alle spørsmål sendes skriftlig til tom.seljeas@fauske.kommune.no Besvares gjennom Doffin.no Levering av tilbud: Tilbudet skal være fysisk mottatt på kommunens Servicetorg.,Torggata 21 innen fristen. For sent innkomne tilbud avvises. Tilbud skal leveres i lukket nøytral forpakning med påskrift: Tilbud programvare kommunaltekniske tjenester» Elektronisk utgave av tilbudet skal følge papirutgaven. Leveringsadresse: Fauske kommune Torggata 21 Servicetorget 8200 FAUSKE Postadresse: Fauske kommune Postboks FAUSKE Primær kontakt 1: Tom Seljeås 2.4 Den valgte anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen kjøres som Åpen anbudskonkurranse. Anskaffelsesprosessen omfattes av lov om offentlige anskaffelser senest ajourført 30. juni 2006 nr. 41 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april og endret ved forskrift 24. november Rettelser, presiseringer og endringer Innen utgangen av tilbudsfristen har oppdragsgiver rett til å gjøre rettelser, suppleringer og endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget, jfr. FOA Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de andre leverandørene. Det vil ikke bli gjort kjent hvem av leverandørene som har stilt spørsmålet. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Alle leverandører skal varsles om forlengelsen. Side 4 av 18

5 2.6 Avlysning og totalforkastelse Kjøperen er ikke forpliktet til å anta noen av tilbudene, dersom ingen av de innkomne tilbud anses som rimelige. Det samme gjelder når det etter utsending av konkurransegrunnlaget er oppstått forhold som gjør at kjøpet ikke lenger er aktuelt, eller at spesifikasjoner må endres. 2.7 Avvisning Reglene for avvisning, følger av FOA Del III og Eksempel på forhold som kan og i enkelte tilfeller skal føre til avvisning er: For sent innlevert tilbud Manglende dokumentasjoner Avvik fra kravspesifikasjonen Avvik fra kontraktsvilkårene Avvik fra kvalifikasjonskrav Vesentlige forbehold 2.8 Offentlighet For allment innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, gjelder lov av 19. mai 2006 nr og 23 (3) om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet. 2.9 Taushetsplikt Oppdragsgiveren plikter å forhindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter, eller drifts- og forretningsforhold som det vil være konkurransemessig viktig å holde hemmelig, jfr. FOA Oppslag i regelverket Tilbydere oppfordres til å sette seg inn i rammevilkårene for offentlige innkjøp. Informasjon om regelverket og Lov om offentlige anskaffelser er tilgjengelig på Fornyings- og administrasjonsdepartementet sin hjemmeside; Oppdeling av leveransen Det er ikke anledning å levere tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke Språk Alt av tilbudspapirer skal være på norsk. Norsk skal også være arbeidsspråket for drift og oppfølging av avtalen Deposita, garantier og utgifter Det forlanges ikke gjennomføringsgarantier, bankgaranti eller deposita for avtaleperioden. Side 5 av 18

6 Utgifter som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver Innsynsrett Oppdragsgiver har rett til å inspisere og kontrollere oppgitte opplysninger ved valgte leverandør, og dens underleverandør før kontrakt inngås. Dette gjelder før og i hele avtaleperioden Taushetsplikt Oppdragsgiveren plikter å forhindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter, eller drifts- og forretningsforhold som det vil være konkurransemessig viktig å holde hemmelig, jfr. FOA 3-6. Oppdragsgiver er forpliktet til å gi innsyn i tilbud og protokoll fra det tidspunkt leverandør er valgt. Den nye offentlighetsloven styrker dermed kravet til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen. Frem til oppdragsgiver har fattet en beslutning om valg av leverandør, har leverandørene ikke krav på innsyn. Tilbyder bes levere en sladdet versjon av tilbudet hvis dette har innhold som omfattes taushetsplikten. Tilbyder bes selv sette seg inn i hvilke regler som gjelder for hva som kan sladdes. Med mindre det ikke leveres en sladdet versjon, vil tilbudene bli overlevert som de er ved forespørsler om innsyn. Side 6 av 18

7 3 DOKUMENTASJONSKRAV En tilbyder kan utelukkes fra anbudskonkurransen, jfr. forskriftens 20-12, dersom de krav som er satt for deltakelse i konkurransen ikke er oppfylt. 3.1 Krav til attester Følgende attester skal vedlegges: Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert, eller edfestet og bekreftet erklæring (Firmaattest) (Foretaksregisteret, Brønnøysund) Vedlegg nr: Attest utstedt av kompetent myndighet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter (mva) i henhold til lovbestemmelsene i det land hvor leverandøren er etablert. (Skattefogden) Vedlegg nr: Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at leverandøren ikke er: - konkurs eller begjært konkurs - under gjeldsforhandling eller at det ikke er begjært gjeldsforhandling - under avvikling eller begjært tvangsoppløst (Konkursregisteret, Brønnøysund) Vedlegg nr: NB: ATTESTENE SKAL IKKE VÆRE ELDRE ENN 6 MND FRA TILBUDSFRIST! Side 7 av 18

8 3.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår, ILO- 94 Leverandører til kommunene med tilhørende enheter plikter å sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører ikke har dårligere lønns og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som normalt for vedkommende sted og yrke. Leverandører skal dersom kommunen ønsker det, framskaffe dokumentasjon om lønns og arbeidsvilkår for de ansatte. Alle avtaler leverandøren inngår, og som innebærer utføring av arbeid skal inneholde tilsvarende forutsetninger. Med kommunen menes også kommunale bedrifter, kommunale foretak og aksjeselskap. Vennligst bekreft at De oppfyller vårt krav om lønns- og arbeidsvilkår som nevnt over, og dokumenter dette ved å fylle ut vedlagte egenerklæring (vedlegg 8) om tilknytning til ILO-konvensjonen. Bekreftes Vedlegg nr. 3.3 Krav til helse, miljø og sikkerhet Oppdragsgiver vektlegger at de leverandører som det inngås langsiktige avtaler med, har, eller jobber for å få et bevisst forhold til intern kontroll. I henhold til forskriftens skal det kreves HMS egenerklæring. (Manglende erklæring medfører avvisning av tilbudet, ref ). I arbeidet med vurderingen av det gitte tilbudet kan det bli aktuelt å gå nærmere inn på detaljer i Deres system. Vi skal ha forelagt: HMS-håndboken eller egenerklæring om HMS (vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget) Vedlegg nr: Side 8 av 18

9 4 KRAVSPESIFIKASJON 4.1 Generelt Fauske kommune ønsker tilbud på programvare som skal forenkle administrasjon av kommunaltekniske fagdata og gebyrer. Sentralt i våre behov står administrasjon av tjenester innenfor vann- og avløp. 4.2 Bruksområder/ funksjoner som programvaren må dekke Tilbudet skal inneholde programvare som dekker følgende behov: VVA/ fakturering/ servicetorg VVA/ fakturering/ servicetorg VVA Plan/utvikling og fakturering Plan/utvikling og fakturering Servicetorg Servicetorg Servicetorg Enhet Funksjon kommentar Administrasjon av vannmålere og grunnlag for fakturering. Skal gi oversikt over eiendommer/bygninger som er tilknyttet offentlig og private VA-løsninger Modul for administrasjon og produksjon av fakturagrunnlag for slamtømming Modul for registrering av slamtanker og tømming av disse. Modul for forvaltning og beregning av eiendomskatt. Synkronisering mot kommunens egne og IKS sine eiendoms- og kunderegister. Generere meglerrapporter til Infoland etter bestilling Modul for innsyn til servicetorget der data som er registrert på eiendommer presenteres samlet. Modul for web-basert døgnåpen kommune hvor publikum kan innhente informasjon om egne eiendommer. Beskriv løsning og eventuelle kostnader knyttet til integrasjonen og import +mellom programvare og Visma enterprise fakturering Beskriv løsning og eventuelle kostnader knyttet til integrasjonen og import +mellom programvare og Visma enterprise fakturering Web-basert for tilgang utenfor lokalt nett. Skal kunne integrere data fra Matrikkelen Skal kunne sette opp faste synkroniseringsintervaller Skal gi kundebehandler mulighet for raskt svar til publikum Side 9 av 18

10 VVA/ fakturering/ servicetorg Kartmodul med presentasjon av kartdata fra Matrikkel. Skal kunne jobbe direkte fra modulen for oppdatering av Matrikkel. Alle Integrasjoner Skal kunne integreres mot følgende tjenester/systemer: Matrikkel Websak GIS-løsninger Visma entreprise økonomi Infoland RFID/GPSsystemer Alle Systemer/tjenester som i dag kjøres av Fauske kommune, og som vil være aktuelle i forhold til integrasjoner: Websak Sak- og arkivsystem Visma entereprise - økonomi og fakturering Office 2010 standard på alle kommunale maskiner Windows 7 pro som OS på de aller fleste maskiner, men også noen få som kjører Windows XP. Disse vil bli faset ut i løpet av Servere settes hovedsakelig opp med Windows server2003 R2 4.3 Referanser Tilbyder skal oppgi minst tre referanser til kommuner som tilbyder har levert tilsvarende løsning til: Logo og maler skal være importert og tilpasset Fauske kommunes behov Kundens navn Oppdrag Tidspunkt Oppgitte referanser vil kunne bli kontaktet av Fauske kommune. Dersom det er for lite plass i matrisen benyttes eget vedlegg. Standard kontorpakke i Fauske kommune er Office 2010 Kontaktperson/tlf.nr direkte Vedlegg nr. Side 10 av 18

11 5 Tildelingskriterier 5.1 Tildelingskriterier Denne konkurransen skal avgjøres på bakgrunn av det tilbudet som er det totaløkonomisk mest fordelaktige basert på oppgitte tildelingskriterier. Ved evalueringen vil det settes karakter fra 0-10 poeng, der 10 poeng er høyeste score. Poengsummen som blir gitt for hvert tildelingskriterium blir basert på gitte karakter multiplisert med kriteriets vekt (prosent). Tildelingskriterier Vekting i prosent 5.2 Pris 60% 5.3 Funksjonalitet 40% 5.2 Pris 60% Tjeneste Det skal gis pris på tilbudt programvare, tilleggsmoduler og serviceavtale som beskrevet i punkt 4.2 og 4.3 i kravspesifikasjon. Pris pr ny klient/ bruker som skal ha tilgang til programvaren. Brukeropplæring for inntil 15 personer Skal dekke alle tilbudte moduler. Vedlikehold- og serviceavtale inkludert gratis brukerstøtte pr år. Skal inkludere oppgradering til en hver tid nyeste versjon av tilbudt programvare. Installasjon av programvare Nødvendig konvertering av data Datavask og kvalitetssikring mot Matrikkel Prosjektbistand under installasjon og tilpassing Timepris på konsulentbistand ved eventuelle tilleggsarbeider. Pris 5.3 Funksjonalitet 40% Tilbyder bes beskrive og prissette eventuell funksjonalitet og tilleggsmoduler ut over hva som er beksrvet i kravspesifikasjonen. I evalueringen vil det bli vektlagt funksjonalitet som er relevant for en kommunale tjenester og som åpner muligheter i forhold til integrasjoner mot kommunens egne systemer eller andre eksterne tjenester. Pris på moduler ut over hva som er beskrevet i kravspesifikasjonen vil ikke bli vurdert, men modulene øsnkes likevel prissatt. Side 11 av 18

12 6 BEHANDLING AV TILBUD 6.1 Registrering av tilbudet Tilbudene blir påført tidspunkt for mottak og protokollføres etter hvert som de kommer inn. Tilbydere som ønsker det, kan få kvittering på avlevert tilbud. 6.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning skjer umiddelbart etter anbudsfrist i Torggata 21 med minst 2 representanter for oppdragsgiver til stede. Tilbudspriser vil ikke bli opplyst på åpningen. For øvrig vil tilbudsåpningen bli gjennomført etter forskriftens del III Avklaringer Etter gjennomgang av de innkomne tilbud, kan det bli nødvendig med avklaringsmøter. Dette for å sikre at begge parter har den samme forståelsen av konkurransegrunnlaget og det innleverte tilbud, samt for å få oppklart eventuelle misforståelser eller uklarheter. Eventuelle avklaringer vil skje i henhold til forskriftens 21-1 (2). 6.4 Spørsmål Spørsmål som vedrører denne konkurransen skal skje skriftlig på e-post, og vil besvares anonymisert via Doffin. Siste frist for spørsmål knyttet til konkurransen er 4 døgn før anbudsfist. 6.5 Vedståelsesfrist Anbyderen er bundet i sitt anbud i 84 dager fra anbudsfristens utløp 7 KONTRAKT 7.1 Valg av leverandør Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakten, skal sendes samtidig til samtlige tilbydere med en redegjørelse for valget som er foretatt, jfr. forskriftens Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med vinner(ne) av konkurransen etter at klagefristen er utløpt såfremt at ingen klager er mottatt. 7.2 Kontraktsinnhold Kontrakten vil bestå av følgende innhold: a) Konkurransegrunnlaget b) Det inngitte tilbud c) Eventuelle avklaringer d) Endringslogg Side 12 av 18

13 For øvrig vil kontrakten reguleres av: Lov 16. juli 1999 nr 69. Ajourført med endring, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyingsog administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr Angjeldende norske og internasjonale standarder. Norsk lov for øvrig. Side 13 av 18

14 8 TILBUDSBREV FIRMANAVN: Postadresse: Besøksadresse: Foretaksnummer: KONTAKTPERSONER: Navn Ansvarsområde (Anbud/salg etc.) Telefon direkte E-post Annet VEDSTÅELSESERKLÆRING: Dette firma vedstår seg tilbudet fra tilbudsfrist til og med dato: kl 12:00 Sted/dato:. Underskrift daglig leder (ikke maskinskrevet) Side 14 av 18

15 9 FORBEHOLD Etter FOA Del III 20-13(1), d, e og f skal tilbudet avvises dersom: Det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Det inneholder vesentlige forbehold mot kravspesifikasjonen Det på grunn av forbehold kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Tilbudet er gitt med følgende forbehold: (Benytt eget ark om nødvendig) 10 VEDLEGG Vedlegg 1: HMS egenerklæring Vedlegg 2: ILO egenerklæring Side 15 av 18

16 11 SAMMENSTILLING 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Attester: faglig register/firmaattest Vedlegg nr. Attester: skatt og avgifter Vedlegg nr. Attester: konkurs, gjeldsforhandlinger, avvikling Vedlegg nr. 3.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår ILO 94 Bekreftes Vedlegg nr. 3.3 Krav om helse, miljø og sikkerhet Vedlegg nr. 4. OPPLYSNINGER OM BEDRIFTEN 4.3 Referanser Vedlegg nr. 5. Tildelingskriterier 5.2 Pris i følge prismatrise (60 %) Vedlegg nr. 5.3 Funksjonalitet (40%) Vedlegg nr. 9. FORBEHOLD Ja Vedlegg nr. Nei Side 16 av 18

17 Vedlegg 1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side 17 av 18

18 Vedlegg 2 Egenerklæring ILO konvensjon 94 Konkurranse: Rammeavtale på juridiske tjenester innenfor offentlige anskaffelser Organisasjonsnummer Virksomhetens navn Adresse 1 Adresse 2 Postnummer Poststed Land Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for sted og yrke. Dette gjelder for alle ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på anmodning legge frem dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte. På samme måte skal leverandøren sikre dokumentasjon fra sine underleverandører. Dersom leverandøren ikke etterlever disse pliktene, har kommunen rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Kontrakten aksepteres. Jeg aksepterer at arbeidstakerne sikres like lønnsvilkår uavhengig av nasjonalitet i tråd med ILO-konvensjon 94 Signatur og firmastempel Dato Daglig leder Side 18 av 18