Konkurransegrunnlag Konsulenttjenester ifbm. utarbeidelse av kravspesifikasjon for outsourcing av kommunens IKT-tjenester.

Transkript

1 Notat Dok. ref. Dato: 12/2592-6/FE-056//EWE Konkurransegrunnlag Konsulenttjenester ifbm. utarbeidelse av kravspesifikasjon for outsourcing av kommunens IKT-tjenester. Bakgrunn Sør-Odal kommune har ca innbyggere og ca. 600 ansatte. Oppdragsbeskrivelse Sør-Odal kommune ønsker å gjennomføre et prosjekt som har som mål å outsource kommunens tekniske infrastruktur, basisdrift, fagapplikasjoner og applikasjonsdrift. Utstyr som inngår i infrastrukturen vil være: Datarom og fysiske fasiliteter Oversikt over kommunens driftsteder og beskrivelse av nettverk Servere Lagringsløsninger Nettverksutstyr Virtuliseringsløsninger Operativsystem og programvare Systemoversikt/applikasjonsoversikt Backupløsninger Listen er ikke uttømmende, men outsorucingen skal inkludere all teknologi som er med på å levere fagsystemer frem til sluttbruker. De øvrige områdene i leverandørrollen skal IKT-avdelingen fremdeles levere. Outsourcingen forventer å frigjøre interne ressurser, slik at IKT-avdelingen kan konsentrere seg om å levere god brukterstøtte i organisasjonen. Innhold i prosjektet Hovedelementene i prosjektet er å utarbeide en kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag for en anskaffelsesprosess i forbindelse med outsourcingen som beskrevet ovenfor. All kommunikasjon og rapportering skal foregå på norsk.

2 Prosjektet ønskes gjennomført innen innenfor en ramme på ca. kr ,- Kontaktpersoner Rådmann Eyvind Alnæs, Sør-Odal kommune Kvalifikasjonskriterier Tilbyder skal være à jour med betaling av skatter og avgifter dokumentert med attester for innbetalt skatt og merverdiavgift. Tilbyder skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentert med HMS-egenerklæring Tilbyder må kunne dokumentere at den har gjennomført tilsvarende oppdrag for kommuner. Kontaktinformasjon til referanser må oppgis. Tildelingskriterier Valg av leverandør vil skje på grunnlag av: Timepris Vurdering av relevant fagøkonomisk bakgrunn og kjennskap både til kommunale IKT-systemer samt erfaring med outsourcingsprosesser av IKT-tjenester for den/de konsulent(er) som tilbys for oppdraget. Dette skal dokumenteres med CV og kontaktinformasjon til referanser. Referanser vil kunne bli kontaktet. Pris Rater og priser skal oppgis eksklusiv merverdiavgift, men inklusiv alle omkostninger Forbehold Oppdragsgiver tar forbehold om å forkaste samtlige innkomne anbud dersom det skjer endringer i rammevilkårene for gjennomføring av oppdraget eller ingen av tilbudene synes å gi tilstrekkelig trygghet for at ønsket resultat oppnås. Eventuelle forbehold fra tilbyder må medtas i eget tilbudsbrev. Den konsulent og det firma som tildeles oppdraget med utarbeidelse av kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag vil ikke senere kunne delta i konkurransen om selve outsourcingsoppdraget. Jf. FOA AVTALE Statens standardavtale om konsulentbistand blir lagt til grunn for en eventuell avtale. Dersom det er vilkår som ikke kan aksepteres av tilbyder, må dette komme klart til uttrykk i tilbudsbrevet. TILBUDSFRIST OG UTFORMING Tilbudet skal inneholde: 1. Tilbudsbrev inkl. bekreftelse på tilbudets gyldighet 2. Skisse som viser oppdragsforståelse, angrepsmåte og gjennomføringsplan 3. Utfylt tilbudsskjema 4. CV-er for konsulenter som er tenkt benyttet og referanseoppdrag for disse 5. Øvrig informasjon som tilbyder mener er av betydning 6. Attester ikke eldre enn 6 måneder for skatt og MVA samt HMS-egenerklæring.

3 7. Tilbud skal sendes til: Sør-Odal kommune, v/eva Wessel, Øgardsvegen 2, 2100 Skarnes 8. Alle tilbud blir behandlet konfidensielt. Tilbudsfrist iht. utlysing på DOFFIN. Kommunikasjon All kommunikasjon i tilbudsfasen skal foregå mellom tilbyder og Sør-Odal kommune sin kontaktperson Eva Wessel epost eva.wessell@sor-odal.kommune.no eller Eyvind Alnæs epost eyvind.alnes@sorodal.kommune.no. Kontakt rettet mot andre enn ovennevnte kontaktperson under utarbeidelse eller evaluering av tilbud skal ikke forekomme. Svar på konkrete spørsmål fra enkelttilbydere som er av betydning for alle tilbyderne vil bli gitt via DOFFIN/E-post samtidig til samtlige tilbydere. KONKURRANSEFORM Konkurransen gjennomføres som Kjøp etter forhandling i én fase Øvrige betingelser Øvrige frister og betingelser iht. utlysing på DOFFIN. For ytterligere informasjon: Leder organisasjonsenheten Eva Wessel, Sør-Odal kommune eva.wessel@sor-odal.kommune.no Mobil: Tilbudsfrist: kl

4 VEDLEGG 1 Tilbudsskjema Undertegnede firma tilbyr å gjennomføre ytelser angitt i ytelses- og oppdragbeskrivelse til følgende satser. Fremdrift: Et eventuelt oppdrag kan påbegynnes så snart en avtale foreligger, og vi har kapasitet til å følge den fremdriften som framgår av oppdragbeskrivelsen: Tilbudt konsulent Rater pr. time Kommentar Andre ytelser Reise Diett Kopiering, A4 Rater pr gang Konsulenter Navn Tittel CV levert? DATO Underskrift Firma

5 VEDLEGG HMS-EGENERKLÆRING Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.. Dato Representant for de ansatte Ingen ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.