Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse. Brød-, bake- og konditorvarer 2013

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse KONKURRANSEGRUNNLAG 2-ÅRIG RAMMEAVTALE Med opsjonsmulighet for 1+1år Brød-, bake- og konditorvarer

2 Innhold Generelt... 3 Oppdragsgiver... 3 Nøkkelopplysninger om konkurransen... 3 Den valgte anskaffelsesprosedyre... 3 Valg av leverandør... 3 Avlysning og totalforkastelse... 3 Avvisning... 4 Avklaringer... 4 Offentlighet... 4 Taushetsplikt... 4 Deposita, garantier og utgifter... 4 Kvalifikasjonskrav... 5 Følgende attester skal vedlegges:... 5 Krav til helse, miljø og sikkerhet... 5 Krav til lønns- og arbeidsvilkår, ILO Kravspesifikasjon... 6 Retur av emballasje... 7 Leveringstidspunkt... 7 Krav til produktene... 7 Produkter til spesialkoster... 7 Implementering av kontrakten... 7 Kundeoppfølging/service... 7 Pris og betingelser... 8 Pris (80 %)... 8 Kjernesortiment... 8 Sidesortiment... 8 Kostnader ved retur av varer... 8 Andre kostnader... 8 Service og levering (20%)... 9 Leveringstid (undervekt 90 %)... 9 Mulighet for e-faktura (undervekt 10 %)... 9 Tilbudsbrev Vedståelseserklæring: Vedlegg 1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Vedlegg 2 Egenerklæring ILO konvensjon

3 Forespørsel om tilbud på bakervarer til Fauske kommune Generelt Fauske kommune innbyr til konkurranse på kjøp av baker- og konditorvarer. Det ønskes inngåelse av en 2-årig rammeavtale med mulighet for opsjon på 1+1 år for levering av bakervarer til Fauske kommune. Konkurransen omfatter levering av brød-, bake- og konditorvarer til alle enheter i kommune. Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Fauske kommune. Fauske kommune ved innkjøpskoordinator er administrativ kontraktspart, heretter benevnt kommunen. Nøkkelopplysninger om konkurransen Estimert volum NOK kr pr år eks.mva (ikke bindende) Tilbudsfrist: kl Vedståelsesfrist: kl Spørsmålsfrist: Spørsmål skal sendes pr. e-post senest 6 døgn før leveringsfrist til tom.seljeas@fauske.kommune.no Levering av tilbud: Tilbudet skal være fysisk mottatt servicetorget innen fristen. For sent innkomne tilbud avvises. Tilbud skal leveres i lukket nøytral forpakning med påskrift: TILBUD PÅ RAMMEAVTALE BRØD-, BAKE- OG KONDITORVARER Leveringsadresse: Servicetorget Torggata Fauske Postadresse: Fauske kommune Postboks Fauske Primær kontakt: Innkjøpskoordinator Tom Seljeås E-post adresse: tom.seljeas@fauske.kommune.no Telefon: Sekundær kontakt: E-post: Den valgte anskaffelsesprosedyre Åpen anbudskonkurranse (anskaffelse over terskelverdi på ,-) Konkurransen utlyses kun via DOFFIN Valg av leverandør På bakgrunn av innleverte tilbud og eventuelle avklaringer, blir det gjort et valg av leverandør. Samtlige tilbydere vil bli orientert skriftlig. Her vil det framgå begrunnelsen for valget, samt eventuell frist for leverandører til å klage over beslutningen. Avlysning og totalforkastelse Kjøperen er ikke forpliktet til å anta noen av tilbudene, dersom ingen av de innkomne tilbud anses som rimelige. Det samme gjelder når det etter utsending av konkurransegrunnlaget er 3

4 oppstått forhold som gjør at anskaffelsen ikke lenger er aktuelt, eller spesifikasjonene må endres. Avvisning Reglene for avvisning, følger av FOA og Eksempel på forhold som kan og i enkelte tilfeller skal føre til avvisning er: For sent innlevert tilbud Manglende dokumentasjoner Avvik fra kravspesifikasjonen Avvik fra kontraktsvilkårene Avvik fra kvalifikasjonskrav Vesentlige forbehold Avklaringer Etter gjennomgang av de innkomne tilbud, kan det bli nødvendig med avklaringsmøter. Dette for å sikre at begge parter har den samme forståelsen av konkurransegrunnlaget og det innleverte tilbud, samt for å få oppklart eventuelle misforståelser eller uklarheter. Eventuelle avklaringer vil skje i henhold til forskriftens paragraf 21-1 (2). Offentlighet For allment innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, gjelder lov av 19. mai 2006 nr og 23 (3) om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet. Taushetsplikt Oppdragsgiveren plikter å forhindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter, eller drifts- og forretningsforhold som det vil være konkurransemessig viktig å holde hemmelig, jfr. FOA 3-6. Deposita, garantier og utgifter Det forlanges ikke gjennomføringsgarantier, bankgaranti eller deposita for avtaleperioden. Utgifter som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver 4

5 Kvalifikasjonskrav En tilbyder kan utelukkes fra anbudskonkurransen, jf 20-12, dersom de krav som er satt for deltakelse i konkurransen ikke er oppfylt. Følgende attester skal vedlegges: Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert, eller edfestet og bekreftet erklæring (Firmaattest) (Foretaksregisteret, Brønnøysund) Vedlegg nr: Attest utstedt av kompetent myndighet, som bekrefter at Vedlegg nr: leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene i det land hvor leverandøren er etablert. (Skatteetaten og kemnerkontoret) Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at Vedlegg nr: leverandøren ikke er: - konkurs eller begjært konkurs - under gjeldsforhandling eller at det ikke er begjært gjeldsforhandling - under avvikling eller begjært tvangsoppløst (Konkursregisteret, Brønnøysund) NB: ATTESTENE SKAL IKKE VÆRE ELDRE ENN 6 MND! Krav til helse, miljø og sikkerhet Oppdragsgiver vektlegger at de leverandører som det inngås langsiktige avtaler med, har, eller jobber for å få et bevisst forhold til intern kontroll. Jfr. forskrift om offentlige anskaffelser av 24. november 2006, 17-15, skal det kreves egenerklæring om HMS. Vedlagt egenerklæring kan benyttes (vedlegg 1) Manglende erklæring medfører avvisning av tilbudet, ref i Lov- og forskrift om offentlige anskaffelser. Bekreftes Vedlegg nr. Krav til lønns- og arbeidsvilkår, ILO- 94 Leverandører til kommunene med tilhørende enheter plikter å sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører ikke har dårligere lønns og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som normalt for vedkommende sted og yrke. Leverandører skal dersom kommunen ønsker det, framskaffe dokumentasjon om lønns og arbeidsvilkår for de ansatte. Alle avtaler leverandøren inngår, og som innebærer utføring av arbeid skal inneholde tilsvarende forutsetninger. Med kommunen menes også kommunale bedrifter, kommunale foretak og aksjeselskap. Vennligst bekreft at De oppfyller vårt krav om lønns- og arbeidsvilkår som nevnt over, og dokumenter dette ved å fylle ut vedlagte egenerklæring (vedlegg 2) om tilknytning til ILOkonvensjonen. Bekreftes Vedlegg nr. 5

6 Referanser: Tilbyder skal kunne dokumentere minst to leveranser innenfor de to siste kalenderår som er sammenlignbare i omfang og verdi Kundens navn Oppdrag Tidspunkt Kontaktperson/tlf.nr direkte 6

7 Kravspesifikasjon Dersom tilbudet inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene vil tilbudet bli avvist etter FOA 20-13(1e) eller (1f). Tilbudet kan også bli avvist etter FOA 20-13(2a) og dersom avvikene ikke er ubetydelige eller medfører tvil om hvordan tilbudet skal sammenlignes med de øvrige tilbudene. Retur av emballasje Leverandør forplikter seg til å ta i retur emballasje som paller, bakker, kasser og lignende. Den bestillende enheten samler opp emballasje på et angitt sted og leverandøren tar det med seg ved første anledning. Leveringstidspunkt Mange av de bestillende enheter er avhengig av levering tidlig på dagen for å kunne gjennomføre sin produksjon. Leverandøren må tilpasse leveringstidspunktet slik at den bestillende enheten får gjennomført sin produksjon innen fastsatt tidspunkt. For øvrige enheter skal varer i utgangspunktet leveres mellom 0800 og 1400 i enhetens åpningstid, men tidlig levering vil være å foretrekke. Behov for lokal tilpassing kan forekomme. Krav til produktene Produktene skal være ferske ved levering. Ved levering av brød som har vært frossen skal dette avklares med bestillende enhet før levering. Alle brød må kunne leveres ferdig skåret. De tilbudte brødene skal ha en grovhet i henhold til den nevnte grovheten i Brødskala n fra opplysningskontoret for brød og korn. Oversikt finnes på hjemmesidene til opplysningskontoret for brød og korn: Det er krav om hyppige leveringer av brød, bakeri og konditorvarer. Enheter med stort forbruk må ha levering daglig. Enheter med mindre forbruk kan få levering 2-3 ganger pr. uke etter behov. Produkter til spesialkoster Selger må kunne tilby produkter som er beregnet på spesialkoster. Dette omfatter produkter som kan konsumeres av personer med cøliaki, diabetes, laktoseintoleranse og de som har behov for en fettfattig diett. Implementering av kontrakten Tilbyder skal ta initiativ til og besørge et informasjonsmøte gjennomført snarlig etter kontraktssignering. Sammen med innkjøpskoordinator innkalles enheter som vil bli brukere av avtalen. Kundeoppfølging/service Det vil være noe behov for veiledning og produktinformasjon i forbindelse med bruk av selgers produkter. Selger må på forespørsel kunne gi nødvendig informasjon, veiledning og dokumentasjon slik at oppdragsgivers enheter kan jobbe effektivt. 7

8 Pris og betingelser Pris (80 %) Prisen skal oppgis i norske kroner (NOK) og ekskl. mva., men inkludert toll og avgifter. Pristilbudet skal gis så presist som mulig og for hele leveransen. Oppdragsgiver ønsker faste priser i avtaleperioden, men kan årlig indeksreguleres etter gjennomgang med innkjøpskoordinator. Kjernesortiment Tilbyder må fylle ut vedlagte prismatrise med enhetspriser. Det er krav om høy tilgjengelighet av varer i kjernesortimentet da dette representerer en stor andel av forventet omsetning. Sidesortiment Det ønskes et generelt prisavslag på varer som ikke er beskrevet som kjernesortiment i prismatrisen. Prisavslag bør være beregnet ut fra veiledende utsalgspris i butikk. Kostnader ved retur av varer Vil oppdragsgiver bli belastet for kostnader i forbindelse med varer med feil eller feilleverte varer? Når går i så fall risikoen over fra leverandør til oppdragsgiver? Hvis JA, redegjør i vedlegg for Deres kostnads- og risikobetingelser JA NEI Vedlegg nr. Andre kostnader Inngår det andre kostnadselementer i deres pristilbud? Hvis ja, redegjør i vedlegg for Deres kostnadsbetingelser JA NEI Vedlegg nr. 8

9 Service og levering (20%) Leveringstid (undervekt 90 %) For konkurransen legges det til grunn leveringstid til kommunens ulike enheter. Ved implementering av kontrakt må tilbyder legge opp en distribusjonsrute som dekker alle enheter innenfor de rammer som er gitt av kontrakten. Leveringstid er definert som: den tid som medgår i antall timer fra bestillingsfrist til varene er kvittert mottatt hos bestillende enhet. Kommune/sentra: Timer: (f.eks 24 timer) Påslag for fraktutgifter pr tur Fauske sentrum Finneid Valnesfjord Sulitjelma Dersom det er differensierte leveringstider på ulike produktgrupper bes tilbyder spesifisere så mye som nødvendig Hvis det er områder som ikke kan leveres til, må dette merkes i tabellen over. Spesielle vilkår for levering på lørdager eller dager før helligdager Mulighet for e-faktura (undervekt 10 %) For Fauske kommune vil elektronisk fakturering være å foretrekke på grunn av økonomiske og effektivitetshensyn. Dersom tilbyder har mulighet å sende e- faktura vil dette telle positivt. Kan Dere tilby e-faktura? JA NEI Vedlegg nr. 9

10 Tilbudsbrev Firmanavn: Postadresse: Besøksadresse: Foretaksnummer: Kontaktpersoner: (I prioritert rekkefølge, med hovedkontakt for tilbudet øverst) Navn Telefon E-post Stilling Vedståelseserklæring: Dette firma vedstår seg tilbudet fra tilbudsfrist til kl Sted/dato:. Underskrift (ikke maskinskrevet) 10

11 Vedlegg 1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljøog sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 11

12 Vedlegg 2 Egenerklæring ILO konvensjon 94 Konkurranse: Rammeavtale på juridiske tjenester innenfor offentlige anskaffelser Organisasjonsnummer Virksomhetens navn Adresse 1 Adresse 2 Postnummer Poststed Land Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for sted og yrke. Dette gjelder for alle ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på anmodning legge frem dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte. På samme måte skal leverandøren sikre dokumentasjon fra sine underleverandører. Dersom leverandøren ikke etterlever disse pliktene, har kommunen rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Kontrakten aksepteres. Jeg aksepterer at arbeidstakerne sikres like lønnsvilkår uavhengig av nasjonalitet i tråd med ILO-konvensjon 94 Signatur og firmastempel Dato Daglig leder 12