Anskaffelse 3 Elektriske biler

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Anskaffelse 3 Elektriske biler Åpen anbudskonkurranse Sak: 16/1331 Tilbudsfrist: Fredag Kl.12:00

2 INNHOLD 1. Oppdragsgiver Beskrivelse av anskaffelsen Gjennomføring av konkurransen Grunnleggende kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsplan for anskaffelsen Tilbudets utforming og levering... 9 Konkurransegrunnlag 3 elektriske biler PMT Side 2 av 10

3 1. Oppdragsgiver 1.1. Kort om oppdragsgiver Oppdragsgivere er Hamar kommune, heretter kalt oppdragsgiver. For nærmere opplysninger: Kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Harald Brovold e-post: Telefon: Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktperson per e-post, innen frist jfr pkt Beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver innbyr til Åpen Anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av 3 nye 100% elektriske biler ihh til beskrivelse. Bilene skal i det alt vesentligste brukes til transport av personell og utstyr innen enheten Plan- Miljø og Teknisk (PMT) i kommunen. Den ene bilen skal være egnet til transport av utstyr for Parkeringsavdelingen, og må ha en fri lastelengde på 180 cm i lasterommets lengde målt 10 cm over gulv. Oppdragsgiver er ute etter biler godt egnet til formålet. Se kravspesifikasjon i eget vedlegg for nærmere beskrivelse. Dersom Leverandør oppdager at det i dette konkurransegrunnlag er viktige momenter som er uteglemt, eller nødvendige endringer som skal til, for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonene, er det Leverandørs ansvar å påpeke dette i tilbudet Leveringstidspunkt Bilen skal leveres i april CPV- kode , , , Omfang Økonomisk omfang er anslått til å være mellom NOK ,- Konkurransegrunnlag 3 elektriske biler PMT Side 3 av 10

4 3. Gjennomføring av konkurransen 3.1. Prosedyretype Anskaffelsen gjøres etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, og i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II gjelder. Lovdatas nettsted ( inneholder alle opplysninger om gjeldende lover og forskrifter, om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN Kontraktsvilkår Som kontraktsvilkår legges til grunn i rangert rekkefølget: Kjøpekontrakt Næringskjøp - Nye og brukte biler, dette konkurransegrunnlag med alle vedlegg, leverandørs tilbud Taushetsplikt / Konfidensialitet Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr FOA 3-6, jfr forvaltningsloven Innsyn For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Tilbud og anskaffelsesprotokoll vil bli unntatt fra innsyn frem til leverandør er valgt. Etter dette tidspunkt kan dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser bli gjenstand for innsynsbegjæring. Det er oppdragsgiver som avgjør hvilken informasjon som kan gjøres offentlig, jf. Offentleglova 29. Innsynsretten er en rett som ikke bør misbrukes. Tilbyder bes nøye å vurdere behovet for innsyn, da en innsynsbegjæring kan medføre mye arbeid både for oppdragsgiver og hos andre tilbydere. Vurder om det er nok med innsyn i kun vinners tilbud Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne konkurransen gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. Konkurransegrunnlag 3 elektriske biler PMT Side 4 av 10

5 3.6. Særlig om forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot eller avviker fra deler av konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av eget vedlegg og avkrysses i Prisskjemaet. Forbehold som oppdragsgiver oppfatter som vesentlige vil medføre at tilbudet avvises. Forbeholdene/Avvikene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Alle forbehold skal prises. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og legges ved egenprodusert vedlegg slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr FOA Mulighet for å gi tilbud på deler av oppdraget Det gis mulighet til å gi tilbud på kun varebil, kun 2 personbiler eller alle 3. Se vedlegg A for spesifikasjoner Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke Avvisning Tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Øvrige avvisningsregler finnes i FOA (avvisning av leverandør) og (avvisning av tilbud) Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. Det er ikke tillatt med forhandlinger i denne konkurransen. Det er heller ikke åpning for endring av tilbud etter tilbudsfristens utløp Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Konkurransegrunnlag 3 elektriske biler PMT Side 5 av 10

6 3.12. Melding om kontraktstildeling og kontrakt Beslutningen om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli meddelt skriftlig til alle leverandørene som fortsatt deltar i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en kort begrunnelse for valget Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget, inkludert; - Vedlegg A Kravspesifikasjon til levering - Vedlegg B Leverandøropplysninger - Vedlegg C Leverandørens svar på tildelingskriterier - Vedlegg D Spesielle kontraktsbetingelser - Vedlegg E Prøvekjøringsskjema - Vedlegg F Prisskjema, excel dokument - Leverandør legger ved egne vedlegg der nødvendig, eksempelvis på beskrivelse av mulighet for hurtigladning og hurtigladerens kompabilitet. 4. Grunnleggende kvalifikasjonskrav 4.1. Betaling av offentlige avgifter Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Alternativt kan den hentes ut fra altinn.no. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ikke ha vesentlige restanser. Eventuelle restanser må grunngis særskilt i eget vedlegg. Dersom det benyttes underleverandører for mer enn kr for å oppfylle avtalen skal det tilsvarende attester for disse. Krav til dokumentasjon Bekreftes dokumentert i vedlegg; Skatteattest Sett kryss Sett kryss Merverdiavgiftattest Sett kryss Sett kryss Bekreftes alder under 6 måneder; 4.2. Lovlig etablert foretak Oppdragsgiver krever at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Dokumenteres med firmaattest. Krav til dokumentasjon Firmaattest Bekreftes dokumentert i vedlegg Sett kryss Konkurransegrunnlag 3 elektriske biler PMT Side 6 av 10

7 4.3. Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet - Tilbyder må legge ved kredittratingrapport, ikke eldre enn 6 mnd. - Minimum rating kredittverdig. - Rapport skal være utstedt/ utført av en bank eller godkjent kredittinstitusjon. Krav til dokumentasjon Bekreftes dokumentert i vedlegg Kredittrating Sett kryss Sett kryss Bekreftes alder under 6 måneder; 4.4. Tilgjengelighet til servicepunkt - Det kreves at tilbyder har et servicepunkt innen 3o minutters kjørevei fra brukernes tilholdssted. - Tilholdsstedet er i Hamar er Rådhus, Vangsvegen 51, 2317 Hamar - Servicepunktet skal være godkjent bilverksted, med fullmakt til å utføre alle reparasjoner på de tilbudte el.bilene på en slik måte at garantien opprettholdes. - Om verkstedet ikke tilhører tilbyder, må forpliktende samarbeidsavtale vedlegges tilbudet, samt beskrivelse av firmaets ressurser. Krav til dokumentasjon Bekreftes dokumentert i vedlegg Beskrivelse Sett kryss Sett kryss Bekreftes alder under 6 måneder; 5. Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Pris 50 % Funksjonsmessige egenskaper 35 % Miljø- og kvalitetsstyringssystem 10 % Garantibetingelser 5 % 5.1. Pris (vekt 50%) Pris for komplett bil inkl. priset utstyr, inkludert kostnad for ordinær service i hht serviceprogram for bilen, sum for 5 år, samt eventuelt benyttede opsjoner. Konkurransegrunnlag 3 elektriske biler PMT Side 7 av 10

8 Nærmere om Pris for komplett bil : Alle kostnader legges inn i eget Pris-skjema, vedlegg F. Samlet pris for bil, priset utstyr og eventuelle opsjoner utgjør evalueringspris. Laveste evalueringspris gir høyest score (10). De øvrige evalueringsprisene vil få forholdsmessig score etter følgende formel: Laveste evalueringspris/ aktuelt tilbuds evalueringspris * 10. Deretter vektet etter oppgitt vekt. Hvilke priser som vil utgjøre evalueringspris, vil avhenge av hvilke opsjoner som blir valgt. Opsjoner blir da valgt likt på alle tilbud, slik at prisene blir samelignbare Funksjonsmessige egenskaper (vekt 35%) Sum tilleggspoenger (undervekt 30%). Tilbud med flest tilleggspoenger gis høyest score (10). De øvrige tilbud gis forholdsmessig score etter formelen: aktuelt tilbuds tilleggspoeng/flest tilleggspoeng * 10. Deretter vektet etter oppgitt vekt. Prøvekjøring (undervekt 70%): Leverandør må stille bil til prøvekjøring hos oppdragsgiver for minimum 3 av bilens brukere.funksjonalitet, tekniske løsninger, komfort og brukervennlighet vil bli utprøvd ved prøvekjøring. Prøvekjøringen er subjektiv og vil bli vektlagt i tildelingen. Brukere av kjøretøyet vil sette karakter i henhold til vedlegg E Prøvekjøringsskjema.Sum karakterer vil danne grunnlag for evalueringen. Tilbudt bil med høyest karaktersum gis høyest score (10). Øvrige biler vil få forholdsmessig score etter formelen: Aktuell bils karaktersum / høyest karaktersum * 10. Dette vil så bli vektet etter oppgitt vekt 5.3. Miljø- og kvalitetsstyringssystem (Vekt 10%) Kvalitetsstyringssystem (undervekt 50%): Tilbyder må beskrive sitt kvalitetsstyringssystem i vedlegg C. Det som av oppdragsgiver vurderes som best, gis høyest score (10) ISO 9000 serien, eller dokumentert tilsvarende = score 10 Andre system som ikke er ISO 9000 serien eller dokumentert tilsvarende, gis score etter oppdragsgivers skjønn, basert på tilbyders beskrivelse og dokumentasjon. Miljøstyringssystem( undervekt 50%): Tilbyder må beskrive sitt miljøstyringssystem I vedlegg C. Det som av oppdragsgiver vurderes som best, gis høyest score (10) ISO serien, Miljøfyrtårn, eller dokumentert tilsvarende = score 10 Andre system som ikke er av ovennevnte eller dokumentert tilsvarende, gis score etter oppdragsgivers skjønn, basert på tilbyders beskrivelse og dokumentasjon Garantibetingelser (Vekt 5%) Det kreves beskrivelse av garantibetingelser i vedlegg C. Tilbudet med det som oppdragsgiver vurderer som best garantibetingelser vil få høyest score (10). De øvrige vil vurderes i forhold til dette. Konkurransegrunnlag 3 elektriske biler PMT Side 8 av 10

9 6. Tidsplan for anskaffelsen Følgende fremdriftsplan gjelder for prosessen. Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. Milepæl Tidspunkt Kunngjøring av konkurranse på DOFFIN (Database for offentlige kjøp) Uke Frist for spørsmål til konkurransegrunnlag kl. 14:00 Tilbudsfrist (være oppdragsgiver i hende) kl. 12:00 Evaluering (m/prøvekjøring) Uke 6,7 og Tildeling av kontrakt utsendelse av tildelingsbrev Uke Karensperiode Løper i 10 dager (etter utsendelse av tildelingsbrev) Avtaleinngåelse Uke Levering av biler April 2016 Vedståelsesfrist 4 måneder fra tilbudsfrist 7. Tilbudets utforming og levering 7.1. Utforming 1. Alle dokumenter skal leveres digitalt på cd, dvd, minnekort eller minnepenn, samlet i en pdf- fil. 2. Minnepenn, evt annet valgt lagringsmedie, må merkes tydelig med firmanavn og årstall. 3. Prisskjema, vedlegg F, skal som eneste dokument, også leveres i papirversjon, datert og undertegnet av en person med fullmakt til å forplikte tilbyder. Det vi si at dette dokument skal da leveres både i papirversjon og pdf-format. 4. Pdf-filen skal forståelig navngis og ende med leverandørs navn eller forkortelse for dette, samt årstall. Eks. Tilbud 3 elbiler PMT Hansen Motor Tilbudet skal leveres på norsk og all kommunikasjon i anbudsprosessen skal foregå på norsk 6. Om ønskelig kan brosjyre medsendes tilbudet. Brosjyrer vil ikke bli arkivert/returnert. 7. Alle vedlegg og skjema skal fylles ut. 8. Minnepenn og papirversjonen av prisskjema legges i en lukket konvolutt og merkes; Anbud: Elbiler PMT åpnes av H.Brovold Konkurransegrunnlag 3 elektriske biler PMT Side 9 av 10

10 7.2. Levering Tilbudet leveres i lukket sending til: Hamar kommune v/ Servicekontoret Vangsveien 51 Hamar Tilbudet kan også sendes i posten til: Hamar kommune Postboks Hamar Husk merking fra punktet over. Umerket anbud kan bli åpnet sammen med ordinær post og vil da etter Lov om offentlig anskaffelse måtte avvises. Tilbud som ikke inneholder alle etterspurte opplysninger og dokumenter, vil kunne bli avvist. Tilbud som ikke er oppdragsgiver i hende innen fristen, må avvises ihh. til Lov om offentlige anskaffelse. Leverandøren må følge de anvisninger som gis i dette dokument med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Med hilsen Harald Brovold Innkjøpsrådgiver Hamar Kommune Konkurransegrunnlag 3 elektriske biler PMT Side 10 av 10