Møteinnkalling. Utvalg: Valgstyret - Ørland kommune Møtested: Borgklinten, Ørland rådhus Møtedato: Tid: 11:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Valgstyret - Ørland kommune Møtested: Borgklinten, Ørland rådhus Møtedato: Tid: 11:00 Forfall meldes til Infotorget på tlf eller på e-post til: postmottak@orland.kommune.no som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Hallgeir Grøntvedt Leder OK-SP Laila Selnes Lund Medlem OK-SP Finn Olav Odde Medlem OK-SP Knut Morten Ring Nestleder OK-AP Torhild Aarbergsbotten Medlem OK-H Frank Aronsen Medlem OK-H Bjørnar Dahlberg Medlem OK-FRP Velkommen! Hallgeir Grøntvedt ordfører

2 Saksnr Sakstittel Lukket Saker til behandling PS 13/1 Stortings- og Sametingsvalget gjennomføring av valgarbeidet PS 13/2 Stortingsvalget tid og sted for stemmegivning PS 13/3 Valg av stemmestyrer for perioden Eventuelt:

3 Saker til behandling

4 Saker til behandling

5 Ørland kommune Arkiv: /943 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Britt Brevik Saksnr Utvalg Møtedato 13/1 Valgstyret - Ørland kommune Stortingsvalget gjennomføring av valgarbeidet Vedlegg: 1 Arbeidsplan - Valg Møteplan valgstyret 2013 Sakens bakgrunn og innhold Gjennomføring av valget 2013 er startet og valgstyret må gjøre noen formelle vedtak om tidsfrister, fullmakter osv. På bakgrunn av valgloven og detaljnivå for gjennomføring, er det opp til det enkelte valgstyre hvordan valget praktisk skal gjennomføres i den enkelte kommune. Gjennomføringen av valget i Ørland kommune er tenkt gjennomført på omtrent samme måte som tidligere, men med forbedringer i henhold til evalueringsrapport etter kommunestyre- og fylkestingsvalget Valgstyret må delegere myndighet til leder av valgstyret og valgansvarlig vedrørende det praktiske opplegget for valgarbeidet. Forslag til møteplan for valgstyret følger vedlagt og er foreslått gjennomført i tilknytning til planlagte møter i formannskapet. Vedlagt følger også foreløpig administrativ arbeidsplan for valget Det vil kontinuerlig bli publisert informasjon om Stortings- og sametingsvalget på kommunens hjemmesider og facebookside. Administrasjonens vurdering Det er ved årets valg utviklet og tatt i bruk et nytt elektronisk valgadministrasjonssystem (EVA) i regi Kommunal og Regionaldepartementet. Bruken av systemet er kostnadsfritt for kommuner og fylkeskommuner. Ørland kommune har sagt ja til å benytte det nye elektroniske valgsystemet (EVA). Utgifter til lokalt IT-utstyr som det er behov for i tilknytning til systemet, må kommunene dekke selv. 1

6 Skanning - optisk telling av stemmesedler Ørland kommune har de senere valgår benyttet seg av skanning av stemmesedler (fintelling og stikking) i tilslutning til det elektroniske valgsystemet. Ved årets valg er det dessverre ikke mulig for Ørland kommune å skanne stemmesedlene, da departementet har satt en grense på at den enkelte kommune må ha mer enn stemmeberettigede for å få lov til å benytte skanning i Årsaken til dette er at dette reduserer risikoen for feil og forsinkelser ved rapportering av valgresultatet. Ved kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2015 er det meningen at alle kommuner skal få tilbud om å benytte skanning/optisk lesing av stemmesedler. Valgdag Kommunestyret vedtok i møte den i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2013 at antall valgdager i Ørland kommune som tidligere blir en dag, mandag 9. september Stemmekretser Kommunestyret vedtok i møte , sak 13/10 å endre antall stemmekretser fra 5 til 3 kretser i Ørland. Dette innebærer større avstander for velgerne for å komme seg til valglokalene. Administrasjonen vil i samarbeid med Frivilligsentralen organisere en ordning med transport til stemmestedene på valgdagen for de som har behov for det. Administrasjonen vil etter all sannsynlighet også kunne utvide forhåndsstemmetidspunktene i hele forhåndsstemmeperioden i samarbeid med Ørland Kultursenter. Vedtatte stemmekretser: Brekstad (Brekstad og Grande krets) Opphaug (Opphaug og Uthaug krets) Storfosna (Storfosna og Kråkvåg krets) Valgkort I følge valglovens 2-3 skal valgstyret sørge for at det blir sendt ut valgkort til alle stemmeberettigede som er innført i manntallet i kommunen og som har bostedsadresse innenriks (unntatt Svalbard og Jan Mayen) til bruk ved forhåndsstemming. Kommunens kontrakt med departementet ihht bruk av EVA ivaretar dette og valgkort blir sendt ut direkte til velgeren, på kommunens regning. Manntall Det er Folkeregisteret som danner grunnlag for manntallet, og skjæringstidspunktet for registrering i bo-kommune er Innføringsfrist manntall: Utleggingsmanntall: Klart ca 14 dager etter skjæringstidspunkt Utlegging manntall til ettersyn: Ca 14 dager etter skjæringstidspunkt og fram til valgdagen Utleggingssteder: Infotorget, Biblioteket, Ørland Sparebank og Posten Forhåndsstemming Forhåndsstemmegivningen innenriks og utenriks foregår i henhold til lov i perioden Det vil ved årets valg bli enklere å forhåndsstemme enn tidligere. Snart er konvolutten til stemmesedler ved valg historie. Regjeringen har signalisert at forhåndsstemmingen skal foregå på samme måte som på valgdagen, at stemmeseddelen legges direkte i urne uten 2

7 konvolutt. Gjennomføringen foreslås slik: Innenriks: Tidligstemming i perioden (velgerne kan henvende seg til kommunen og be om å få forhåndsstemme) Ordinær forhåndsstemming vil foregå i perioden Utenriks: Svalbard og Jan Mayen: Steder: Tid: Infotorget/Ørland Kultursenter Stemmetiden blir tilsvarende åpningstidene for rådhus og kultursenter Institusjonsstemming: Uke 35 Ambulerende: Uke 36 (mellom 3. og 6. september) Andre forhåndsstemmesteder: Ørland hovedflystasjon - 2 halve dager innenfor forhåndsstemmeperioden Stemmemottakere: Ansatte i Infotorget og kultursenter Opplæring stemmemottakere og valgmedarbeidere Valgansvarlig har ansvaret for opplæring av alle stemmemottakere til både forhåndsstemming og valgting, samt alle medlemmer i stemmestyrene. Rådmannens innstilling Valgting for Stortings- og sametingsvalget 2013 gjennomføres mandag 9. september 2013 Valgkort sendes ut til alle stemmeberettigede ihht Valglovens 2-3 Manntallet behandles og legges ut til ettersyn ihht lovverkets frister og administrasjonens forslag til utleggingssteder og tider Forhåndsstemming gjennomføres i forhold til lovverkets frister og administrasjonens forslag til tider og steder Opplæring gjennomføres ihht forslag Valgstyret gir leder av valgstyret og valgansvarlig myndighet til gjennomføring av det praktiske opplegget for valgarbeidet 2013 Forslag til møteplan for Valgstyret vedtas som framlagt 3

8 Arbeidsplan m.m. valg 2013 Stortingsvalget (revideres ved behov) Noen frister: Manntall: innføringsfrist (skjæringsdato) kontrollmanntall (må sjekkes!) uke 27 ajourført utleggingsmanntall uke 28/29 utlegg til ettersyn uke 29/30 t.o.m. valgdag Valgkort: sendes ut av KRD senest Stemmesedler: ferdigprodusert og mottatt Før Forhåndsstemming: tidligstemming ordinær innenriks Utenriks, Svalbard, Jan Mayen institusjonsstemming uke 35 ( ) ambulerende uke 36 ( ) ØHF 2 halvdager innenfor ordinær forhåndsstemme periode Valgting: Valgdag Off. gjøring resultater/prognoser tidligst kl 21:00 valgdag Møter: kommunestyret Vedtak om 1 eller 2 valgdager ifbm budsjettbehandlingen for lagt inn i budsjettdokumentet kommunestyret Sak: - endring av stemmekretser og kretsgrenser valgstyremøte Saker: - gjennomføring av valgarbeidet - fullmakter - godkjenning arbeidsplan valg - godkjenning møteplan valgstyret - tid og sted for stemmegivningen - valgkretser, tid og sted - oppnevning av nye stemmestyrer ihht ny lov? valgstyremøte Saker: - oppnevning nye stemmestyrer? - oppnevning tellelag valgstyremøte Saker: - tidsplan og rutiner for avvikling valg: * prøving forhåndsstemmer * fintelling - suppleringsvalg stemmestyrer/tellelag - gjennomgang manntall valgstyremøte Saker: - valgting behandling stemmer - fintelling/stikking - underskrift protokoll

9 Uke 37 Annet: Diverse: - arkivering av elektroniske valgresultater - innbinding møtebok - overføring av valgresultatet til ephorte Innkalling valgstyret sendes: Utskrift: 7 medlemmer (+ vara), 2 adm. (Snorre, Britt) - Britt Brevik er sekretær og ansvarlig for møter i valgstyret, samt bevaring møteinnkallinger, protokoller og møtebøker. Original innkalling og protokoll settes i perm (for innbinding av møtebok)

10 Oppgaveliste - Valg 2013: Uke 1-41 Uke 1-41 oppdatering valg hjemmeside oppdatering valg facebook kommunestyresak - valg 1 eller 2 dager ifbm budsjettbehandlingen 2013 uke 4 forbered kommunestyre sak (Toril/Britt ansvarlig) kommunestyre sak (Toril sekretær) - Valgkretser uke 10 oppfølging kommunestyresak uke 10 uke 10 saksforberede 1. valgstyremøte innkalling 1. valgstyremøte (Britt/Toril ansv.) forbered. møte 1/protokoll m.v. (Britt ansv.) valgstyremøte 1 (Britt sekretær) etterarbeid 1. valgstyremøte (brev utleggssteder, medhjelpere o.s.v.) uke 13 bestill valgmateriell forøvrig (+ avlukker, urner, stempel) uke 13 lag kvitteringsliste manntall og lister uke uke 16 uke 16 uke 16 fortløpende reg. i valgprogrammet best. valgtingslokaler brev utleggssteder brev valgmedarbeidere Opplæring valgansvarlige - samling A v/krd uke 17 uke 17 bestill valglister Stortingsvalget bestilling/kvitteringslister manntall/lister partier uke 19 saksforberede 2. valgstyremøte (Britt/Toril ansv.) uke 19 innkalling 2. valgstyremøte (Britt/Toril ansv.) forberede valgstyremøte 2/protokoll m.v. (Britt ansv.) valgstyremøte 2 (Britt sekretær) uke 20 registrering tekst valgkort uke 20/21 oppfølging/etterarbeid valgstyremøte 2 uke 20/21 brev til partiet og tillitsmenn om godkjente lister uke 20/21 oppslag godkjente lister uke 20/21 brev stemmestyrer og tellekorps uke 20/21 legg inn stemmestyrene i valgsystemet uke 21 valgnattskjema/pinkode tilgjengelig fra SSB uke innrapportering grunnlagsdata SSB ( ) Opplæring valgansvarlige - samling B v/krd uke 24 planlegging tidligstemming uke 25 tilrettelegging tidligstemming uke 25 opplæring tidligstemming forbered teknisk test SSB teknisk test valgnattskjema SSB uke 25 forberede annonsering tidligstemming uke 26 lag og send inn annonse/oppslag om utl. mannt., klageadg. m.m.

11 uke 26 annonse tidligstemming - sjekk annonse! 1/7-9/8 tidligstemming 1/7-9/9 lovbestemt ajourført manntall 1/7-9/9 event. brev innføring/strykning manntall uke 28/29 uke 28/29 uke 28/29 uke 28/29 uke 28/29 uke 28/29 uke 29 uke 29 uke 29/30 uke 30 mottak manntall kontroll manntall klargjør manntall sjekk annonse manntall m.m. følgebrev manntall til partiene følgebrev manntall utleggssteder kjør ut manntall mottak og opptelling antall stemmesedler valgkort produseres (av KRD og sendes direkte ut til velger) brev til institusjoner om forhåndsstemming uke 30/31 forbered opplæring forhåndsstemmemottakere/oppdat. rutiner uke 31 saksforberede 3. valgstyremøte (Britt/Toril ansv.) uke 31 innkalling 3. valgstyremøte (Britt/Toril ansv.) uke 31 sjekk tilgjengelighet valglokaler uke 31 annonse og oppslag forhåndsstemmegivning inkl. inst./amb. uke 31 oppslag ferdigtrykte lister til valget frist for valgkort ut til velgerne (KRD ansv.) valgkort i retur uke 31/32 opplæring forhåndsstemmemottakere uke 31/32 fellespakking og utsendelse lister/program partiene uke 32 sjekk annonse forhåndsstemmegivning tilrettelegging forhåndsstemming forhåndsstemmingen starter (mandag = ) forberede valgstyremøte 3 (Britt ansv.) valgstyremøte 3 (Britt sekretær) forbered prøvevalg/innrapportering SSB prøvevalg/innrapportering SSB uke 33 etterarbeid valgstyremøte 3 uke 33 oppslag institusjonsstemming og ambulerende uke 33 forbered opplæring funksjonærer, stemmestyrer, valgstyre, prøveutvalg/oppdatere rutiner m.m. uke 34 forberede institusjonsstemming reservedato test valgnattskjema SSB uke 35 oppslag valgting uke 35 institusjonsstemming ØMS uke 35 lag/send annonse valgting uke 35 pakking valgmateriell til stemmekretsene/stemmestyrene uke 35 opplæring funksjonærer, valgstyre/tellekorps, skanning uke utdeling materiell uke 36 ambulerende stemmegivning ( ) uke 36 sjekk annonse valgting uke 36 melding om oppmøte prøveutvalg - (søndag? Opplæring??) uke 36 melding om oppmøte valgstyre - valgdag uke 36 mottak og kontroll avkryssingsmanntall uke 36 planlegging /ordne valgtingslokaler, utstyr og matbestillinger avkryssing/prøving forhåndsstemmer utkjøring avkryssingsmantall

12 valgting/grovtelling (Valgstyremøte 4) fintelling/stikking innrapportering SSB ferdigstillelse og underskrift valgbok pakking og eksp. til fylkesvalgstyret og dep. uke 37 innhent utleggingsmanntall uke 37/38 rydding, etterarbeid, arkivering, statistikker, evaluering m.m.

13 Møteplan Valgstyret 2013 Valgstyrets møter foreslås lagt i forkant av formannskapets faste møter med start 1 time før formannskapsmøte, på følgende datoer; Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Valgstyret Innkallinger til valgstyrets møter sendes ut etter gjeldende regler for Ørland kommune

14 Ørland kommune Arkiv: /943 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Britt Brevik Saksnr Utvalg Møtedato 13/2 Valgstyret - Ørland kommune Stortingsvalget tid og sted for stemmegivning Sakens bakgrunn og innhold I henhold til valglovens 9-3 skal valgstyret avgjøre hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivningen. Dagens valglov setter en tidsramme for avslutning av valgting til kl 21:00. tid for stemmegivningen bør settes rommelig slik at ingen vil være forhindret i å avgi stemme eller vil få ulemper med hensyn til arbeidsforhold ved at stemmetiden er satt som foreslått. Valglokalene bør være åpne i minimum 5 timer. Hvor og når den enkelte stemmegiver kan stemme vil bli annonsert og bli angitt på tilsendt valgkort. I henhold til kommunestyrets vedtak av , sak 13/10 skal valgting for 2013 gjennomføres i følgende kretser: Krets 01 Brekstad (for Brekstad og Grande) Krets 02 Opphaug (for Opphaug og Uthaug) Krets 03 Storfosna (for Storfosna og Kråkvåg) Administrasjonens vurdering Ut fra tidligere evalueringer vedrørende steder og stemmetider, anbefales det følgende åpningstider og steder fra administrasjonen: Krets Stemmested Åpningstid Krets 01 Brekstad (for Brekstad og Grande) Rådhuset - Yrjar Krets 02 Opphaug (for Opphaug og Uthaug) Opphaug skole Krets 03 Storfosna (for Storfosna og Kråkvåg) Storfosna skole Velgerne har mulighet til å stemme i annen valgkrets hvis man er forhindret fra å stemme i den kretsen man tilhører, eller hvis valglokalet er stengt. 1

15 Rådmannens innstilling Valgstyrer vedtar følgende stemmesteder og åpningstider for stemmegivningen ved Stortingsvalget Krets Stemmested Åpningstid Krets 01 Brekstad (for Brekstad og Grande) Rådhuset - Yrjar Krets 02 Opphaug (for Opphaug og Uthaug) Opphaug skole Krets 03 Storfosna (for Storfosna og Kråkvåg) Storfosna skole

16 Ørland kommune Arkiv: -2013/688 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Toril Reitan Saksnr Utvalg Møtedato 13/3 Valgstyret - Ørland kommune Valg av stemmestyrer for perioden Sakens bakgrunn og innhold Ørland kommunestyre vedtok i møte , sak 09/7, pkt. 1; "I henhold til valglovens 4.2 delegeres til valgstyret å opprette stemmestyrer for valgkretsene i kommunen." I henhold til valglovens 4.2 skal stemmestyrene ha minst 3 medlemmer. I henhold til forskrift til valgloven skal listekandidater til Stortings- og kommunestyrevalg ikke være medlem av stemmestyrene. Kommunestyret vedtok i møte å opprett følgende valgkretser i kommune: - Brekstad krets - Opphaug krets - Storfosna krets Administrasjonens vurdering Administrasjonen anbefaler at det oppnevnes 7 medlemmer med 3 varamedlemmer for Brekstad krets 7 medlemmer med 3 varamedlemmer for Opphaug krets 3 medlemmer med 2 varamedlemmer for Storfosna krets. Det foreslås at administrasjonen deltar med 2 ansatte ved Brekstad og Opphaug krets og 1 ansatt ved Storfosna. Administrasjonen har forspurt aktuelle kandidater. Ikke alle er på plass, men vi ber om at rådmannen delegeres myndighet til å oppnevne medlemmer/varamedlemmer av stemmestyrene som mangler. Videre er det mulighet til suppleringsvalg hvis det oppnevnes medlemmer nå som vil stå på lister ved kommunestyrevalget i Rådmannens innstilling 1

17 1. Valgstyret oppnevner følger medlemmer og varamedlemmer av stemmestyrene ved; Storfosna krets: Medlemmer Tor Skogstad, leder Jan Fred Paasche Herborg Gifstad Varamedlemmer: 1. Geir Aune 2. Karl Johan Dahl Brekstad krets: Dagfinn Aune, leder Svein Sagfjæra Mikal Tyskø Turid Skogstad Mary Vereide Gilde Anne Kristine Fagervold Heidi Kråkvik 1. Britt Paulsen 2. Ann Mari Eide 3. Karl Rædergård Opphaug krets: Marit Eide Dahl, leder Inger Raaum Trond Amundsveen Toril Reitan Grete Rolfsen NN NN 1. Kari Anne Rørstad 2. Brynjar Brodersen 3. Anita Ruud 2. Valgstyret delegerer til rådmannen å oppnevne medlemmer sin mangler og foreta evt. suppleringsvalg i valgperioden. 2