Brukerhåndbok Domstolenes aktørportal

Transkript

1 Brukerhåndbok Domstolenes aktørportal Forfatter: Domstoladministrasjonen Versjon: 4

2 Innhold Innledning... 1 Elektronisk ID... 1 Brukerhåndboken... 1 Grunnleggende om tjenesten... 1 Innlogging... 1 Min profil... 2 Brukervilkår... 3 Inaktivitet ved bruk... 3 Varsling... 4 Oppetid og tilgjengelighet på løsningen... 4 Gjennomgang av domstolenes aktørportal... 5 Startsiden... 5 Ny sak... 7 Opprett ny sak... 7 Nytt tilsvar Verserende saker Dokumenter Journalførte dokumenter Ikke innsendte dokumenter Frister Saksinfo Salær Gebyrer Kvitteringer Rettigheter Dokumenter Journalførte Ikke innsendte dokumenter Frister Delegater Min profil Jobber på vegne av Hjelp og brukerveiledning... 26

3 Innledning Domstolenes aktørportal (Aktørportalen) er en nettportal for utveksling av saksinformasjon og dokumenter i tvistesaker, og for innsending av salær i både sivile saker og straffesaker. Løsningen sørger for elektronisk samhandling mellom domstolene og aktører i tvistesaker. Portalen er i første omgang tenkt for advokater eller andre som fører en sak på vegne av en klient, men er også tenkt at den skal kunne brukes av selvprosederende parter, meddommere, tolker og sakkyndige i fremtiden. I tillegg er det planer om å utvide til flere sakstyper. Dette vil det komme mer informasjon om fra prosjektet Digitale domstoler. På sikt er det et mål at all dokument- og informasjonsutveksling med domstolene skal skje elektronisk. Elektronisk ID For å kunne bruke Aktørportalen trenger du en elektronisk ID på nivå 4. Årsaken til at det kreves innlogging på sikkerhetsnivå 4, skyldes nødvendigvis at det ligger mye sensitiv informasjon som er unntatt offentligheten i løsningen. Godkjent elektronisk ID på nivå 4 er BankID, BankID på mobil, Commfides e-id eller Buypass e-id. En forutsetning for å bruke løsningen til Buypass er at du har et smartkort med Buypass-akseptansemerke, og at det er på nivå 4. Kort som oppfyller dette er smartkort fra Buypass og spillkort utstedt av Norsk Tipping. (Kort utstedt av kommisjonær må oppgraderes. Dette kan gjøres på Buypass sine sider.) For medlemmer av advokatforeningen er det også mulig å bruk medlemskortet for pålogging, da de nye medlemskortene er av typen Buypass. Du kan lese mer om hvordan du skaffer deg elektronisk id og løsningene på: Brukerhåndboken Denne håndboken gir en kort innføring i de skjermbildene du som bruker møter i Aktørportalen, og de prosessene som utføres der. Skjermbildene som brukes er hentet fra en testinstans av Aktørportalen og er en kombinasjon av fiktive og anonymiserte data. Grunnleggende om tjenesten Uansett hvem som tar i bruk Aktørportalen, er det noen grunnleggende steg du må igjennom, før du kan benytte seg av tjenesten. Dette går blant annet på registrering av din kontaktinformasjon, og godkjenning av brukervilkår. Det er også noen generelle opplysninger slik som varsling, inaktivitet ved bruk og tilgjengelighet som er viktig å merke seg. Innlogging For innlogging og autentisering av bruker benyttes ID-porten, som er en offentlig fellesløsning for å kunne logge seg inn på digitale tjenester fra offentlige virksomheter. Tjenesten driftes av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI)

4 For å logge på løsningen må du først gå til I menyen på nettsiden finner du et eget menyelement som heter "Logg inn". Når du klikker på dette element blir du sendt til ID-porten for autentisering og pålogging. Min profil I "Min profil" lagres opplysninger om kontakt- og fakturainformasjon og foretrukket kommunikasjonskanal. Denne informasjonen brukes blant annet til å sende varsel om når det foreligger nye dokumenter i en sak. Som bruker må du legge inn opplysninger om din e-post, mobilnummer (begge deler er påkrevd), og eventuelt annet telefonnummer eller e-postadresse, samt kontonummer for utbetaling av salærkrav. Du må også angi om du vil bruke e-post eller sms som varslingskanal for varsling av nye dokumenter. Disse valgene finner du under "KONTAKT- OG FAKTURAINFORMASJON". Det er mulig å sende varsling til flere mottakere, f.eks. til sekretæren eller postmottaket, dette gjøres ved at e-post/telefonnummer blir lagt inn under "Andre e-postadresser for varsling" eller "Annen telefon (+47)". For å legge inn flere mottakere enten for e-post eller sms skiller du de med komma og mellomrom ", ". Om du ønsker varsling på både e-post og sms, krysser du av for e-post som varslingskanal under "Varsling" i tillegg må du gjenta telefonnummeret ditt i feltet for "Annen telefon (+47)". Kontonummer er påkrevd for alle som skal sende inn et salærkrav. Hvis bruker fyller ut en salæroppgave og prøver å sende den inn uten å ha oppgitt kontonummer, vil du automatisk bli sendt til "Min profil" for å fylle ut dette. Når det er gjort og du har klikket på lagreknappen, kan du klikke på "Tilbake" for å gå tilbake til salærskjemaet. Skjermbilde 1: Kontakt- og fakturainformasjon - 2 -

5 Er du advokat eller advokatfullmektig vil opplysninger om advokatkontoret du er knyttet til dukke opp under "INFORMASJON OM ADVOKATREGISTERET". Grunnlaget for om det vil ligge informasjon under dette feltet er Tilsynsrådet for advokatvirksomhet. Denne informasjonen oppdateres omtrent annenhver uke, det vil derfor kunne ta noe tid før du får oppdatert informasjon om du har byttet arbeidsplass. Under "SLETT BRUKER" nederst på "Min profil" har du mulighet til å "Gå til avregistrering". Dette valget tar deg videre til et skjema der vi ønsker at du oppgir årsak samt eventuelt en beskrivelse av årsaken. Skjermbilde 2: Slett aktørportalbruker Brukervilkår Første gang du logger deg inn i Domstolenes aktørportal, må du godta brukervilkårene for tjenesten. Disse sier noe om hva tjenesten tilbyr, og hva du som bruker av Aktørportalen forplikter deg til. Vilkårene sier også noe om krav til tjenesten og forventet tilgjengelighet. Et viktig punkt som står i brukervilkårene er punktet som omhandler fristavbrudd. Brukervillkårene må godtas for å ta i bruk tjenesten, og starte samhandlingen. Hvis du avslår vilkårene, vil du automatisk bli logget ut fra tjenesten. Neste gang du logger på vil du få opp vilkårene på nytt. Det er altså ikke mulig å benytte seg av løsningen før en har godtatt vilkårene. Ved endringer i vilkårene vil du måtte godta vilkårene på nytt for å bruke tjenesten videre. Brukervilkårene sier også noe om hvilke forpliktelser du tar på deg som bruker av løsningen, og føringer og begrensninger i løsningen. Vilkårene i sin helhet kan du lese på: Domstolene har også utarbeidet felles retningslinjer for bruk av Aktørportalen. Det er ønskelig at du også setter deg inn i disse: felles-retningslinjer-for-advokater-med-saker-i-aktorportalen.pdf Inaktivitet ved bruk Når du logger deg inn i Aktørportalen blir det etablert en sesjon som er tidsbegrenset. Hver gang du foretar en handling i portalen, blir denne sesjonen fornyet. Hvis du ikke foretar seg noe i portalen på 1 time, blir sesjonen avsluttet. Når du prøver å foreta en handling i portalen etter dette, må du re-autentisere deg gjennom ID-porten. Dette er av sikkerhetsmessige årsaker

6 Varsling Når du registrer din informasjon under "Min profil", velger du også ønsket varslingsmetode. Avhengig av hva du har valgt, vil du få en sms eller e-post når det kommer nye dokumenter i en sak. Dette gjelder både for dokumenter som blir send av domstolen og fra motparts prosessfullmektig når du står som mottaker av dokumentet. Varslet inneholder saksnummeret til saken det gjelder og hvis det er et dokument med frist, vil varslingen også inneholde dato for fristen. Det jobbes med å forbedre innholdet i disse varslene. Et dokument som er skjult eller fremmet skjult av prosessfullmektig, vil ikke generere varsel. Dette gjelder også selv om domstolen i etterkant hever skjulingen av dokumentet. Du vil også kunne få varsling om at dokumenter er blitt feilført. I slike tilfeller vil varslet si at dokument med tittel "xxxxxxxx" fra "xxx xxxx" i sak "xx-xxxxxxx-xxxx" har fått status feilført. At et dokument har blitt feilført vil også fremgå i dokumentlisten på saken ved at dokumentet ikke lengere er klikkbart, all tekstlig informasjon for dokumentet er grået ut, og ved å holde muspekeren over kommer det opp informasjon om at dokumentet er feilført i fagsystemet. Skjermbilde 3: Feilført dokument Oppetid og tilgjengelighet på løsningen Løsningen vil normalt være oppe og tilgjengelig hele døgnet, men det kan forekomme nedetid både for Aktørportalen og fagsystemet til domstolene. Så lenge portalen er oppe er det mulig å sende inn dokumenter, selv om fagsystemet skulle være nede. Hvis fagsystemet er nede vil dette fremgå i portalen med en melding om begrenset tjenestetilbud. Selv om det i en slik situasjon er mulig å sende inn dokumenter, vil du ikke får noen saksinformasjon i portalen. Det betyr at ved innsending av dokumenter i en verserende sak må opplysninger som saksnummer, parter og prosessfullmektige fylles ut. Det vil kunne være perioder der portalen kan være nede som følge av vedlikehold. Alt planlagt vedlikehold vil bli varslet i portalen og på domstol.no/aktorportalen. Det må også nevnes at i helger og på hverdager mellom klokken 20:00 og 08:00, må en kunne regne med at det vil ta noe tid før løsningen er tilgjengelig eller funger som normalt hvis det skulle oppstå en feilsituasjon

7 Gjennomgang av domstolenes aktørportal Etter at du har registrert informasjon under "Min profil" og godtatt brukervilkårene får du tilgang til selve Aktørportalen. Startsiden Startsiden for Aktørportalen viser en saksoversikt og informasjon om pågående saker, samt gir en del ulike valg Skjermbilde 4: Startside/saksoversikt 1. Øverst på siden vises en overordnet global meny som er tilgjengelig uansett hvilken side brukeren står på. Denne menyen inneholder "Saker" (forsiden/saksoversikten), "Dokumenter" (oversikt over alle saker på tvers av alle domstolene), "Frister" (oversikt over alle frister på tvers av alle saker), "Delegater" (mulighet for tildeling av delegattilgang og rettigheter - denne siden vises kun for advokater og advokatfullmektige). a. Det første elementet "Saker" er også forsiden på Aktørportalen, den lister ut en oversikt over alle saker du har tilgang til i portalen. Hva som vises påvirkes av hva som er valgt i "Jobber på vegne av" (se punkt 2 a). Det er også fra denne siden brukeren initierer en ny sak, dette gjøres ved å velge "Opprett ny sak +". b. "Dokumenter" er en oversikt over samtlige dokumenter som har blitt sendt til deg på tvers av alle sakene du har pågående. Her finnes også oversikt over "Journalførte" og "Ikke innsendte" dokumenter på tvers av alle saker i alle domstoler. Lista viser dokumentnavn og -nummer, mottaker, avsender, klient og tidspunkt. Du har selv mulighet til å velge hvilket av disse kriteriene du ønsker å sortere denne lista på. Standardinnstilling er at sist innkommet dokument ligger øverst, slik som i en e-post innboks. Det er også her mulighet for å markere - 5 -

8 dokumenter for å slå de sammen, favorittmarkere, samt søke etter dokumenter - slik som under "Dokumenter" i en spesifikk sak. c. Fanen for "Frister" i den globale menyen viser en oversikt over alle frister man har på tvers av alle saker. Fra denne siden er det også mulig å eksportere fristene, slik det er i den enkelte sak. Her vil det også komme en oversikt over alle møter som er berammet på tvers av alle saker. Dette er ikke klart ennå, men vil komme i nærmeste fremtid. d. Punktet "Delegater" gir deg mulighet for å invitere og administrere delegater. Dette kan for eksempel være advokatsekretærer eller andre kollegaer som jobber på vegne av en prosessfullmektig. Dette valget er kun tilgjengelig for advokater og advokatfullmektiger. 2. Øverst til høyre vises navnet til den som er pålogget. Ved å klikke på navnet ditt vil du kunne velge hvem du "Jobber på vegne av", gå til "Endre profil", "Søke etter brukere" samt "Logg ut" av Aktørportalen. a. "Jobber på vegne av" viser hvem du jobber for. Mange brukere vil jobbe på vegne av seg selv (prosessfullmektig/advokatfullmektig), men hvis du har fått tildelt rolle som delegat for en advokat eller advokatfullmektig vil du også kunne velge å jobbe på vegne av de. Dette valget gir en filtrering på hva som vises i "Saker", "Dokumenter" og "Frister" (se punkt 1 a-c). b. Valget "Endre profil" vil føre deg til "Min profil" der du kan endre på din kontakt- og fakturainformasjon, ønsket varslingskanal samt mulighet for å avregistrere deg som bruker. c. "Søk etter brukere" gir oversikt over alle registrerte advokater og advokatfullmektige. Oversikten benyttes for å få oversikt over om motpartens advokat er aktørportalbruker eller ikke. Dersom én advokat i saken ikke er aktørportalbruker, må prosesskriv i tillegg sendes direkte, jf. tvisteloven 12-3 (2). d. "Logg ut" velges når bruker er ferdig med arbeidet i Aktørportalen. Husk å logge ut om du forlater datamaskinen din av sikkerhetsmessige årsaker. 3. Saksoversikten viser alle saker du har en rolle i, i alle domstolene som tilbyr Aktørportalen. Dette kan være som saker der du har rollen prosessfullmektig eller advokatfullmektig. Om du er delegat dukker sakene til den personen du jobber på vegne av opp i denne oversikten. Oversikten viser informasjon om partene i saken og hva saken gjelder. I tillegg til at dette er startsiden ved innlogging i portalen, er det også siden som vises når en velger "Saker" (se 1 a) i hovedmenyen. Det er fra denne siden en ny sak initieres ved å velge " Her kan du velge om du ønsker å få opp "Aktive", "Avsluttede" eller "Alle" saker. Under "Avsluttede" vil saker som er avsluttet i domstolen, men som er nyere enn tre måneder vises (slik at det skal være mulig å sende inn salær i saken). Hvilke saker som vises påvirkes av hva som er valgt i "Jobber på vegne av" (se punkt 2 a). Det er nå også mulighet til å søke i saksoversikten for å enkelt finne saker man har i Aktørportalen. Det er mulig å søke på klient, motpart, saksnummer, og sakstema for å lettere finne frem om man har mange saker. 4. Ny sak initieres ved å velge "Opprett ny sak +" fra forsiden. Dette er inngangen for å sende inn en ny sak som prosessfullmektig for saksøker, eller for å levere et tilsvar som - 6 -

9 prosessfullmektig i saker du enda ikke er blitt registrert på. Dette typisk der klient kommer med stevningen og ber deg levere tilsvaret. Skjermbilde 5: Bunnmeny 5. Nederst på hver side finnes til en hver tid valgene "Hjelp", "Gi tilbakemelding" og "Skriv ut siden". a. "Hjelp" er en lenke til side under domstol.no med hjelp og informasjon om løsningen. Her ligger blant annet denne håndboken, ofte stilte spørsmål og kontaktinformasjon domstolene. b. Ved å velge "Gi tilbakemelding" kommer du til et skjema for å gi innspill og tilbakemeldinger på løsningen. c. "Skriv ut siden" gir deg mulighet til å skrive ut siden om det skulle være ønskelig, her er det også mulighet for å lagre siden som en PDF om det er ønskelig. Ny sak Fra forsiden/saksoversikten klikker du på knappen "Opprett ny sak +" for å opprette ny sak eller inngi tilsvar. Under "Opprett ny sak +" er det to tilgjengelige menypunkter: "Opprett ny sak" og "Inngi tilsvar". "Opprett ny sak" velges om du skal ta ut en stevning eller på annen måte opprette en ny sak i domstolen, mens "Inngi tilsvar" benyttes for å sende inn tilsvar i en sak du ikke er koblet opp mot ennå. Skjermbilde 6: Opprett ny sak Opprett ny sak Når du har klikket på knappen "Opprett ny sak +" vil du få opp et skjema for å fylle inn informasjon som trengs for å fremme saken. Dette skjemaet har tre deler, en for informasjon om saksøker, en del for saksøkt og en del for dokument

10 Skjermbilde 7: Ny sak I skjermbildet for å opprette ny sak velger du fra nedtrekkslisten den domstolen som saken skal sendes til (se Skjermbilde 8). Her vises kun de domstolene som tilbyr Aktørportalen, les mer om hvilke domstoler som tilbyr Aktørportalen her: Deretter kommer du til felter for å registrere informasjon om partene i saken (se Skjermbilde 8: Opprett ny sak, saksøkerbilde ). Hvis du er advokat eller advokatfullmektig vil ditt navn vises under "PROSESSFULLMEKTIG". Hvis du jobber som en delegat, må du velge i listen hvem som er avsender av dokumentet. Hos domstolen vil da denne personen bli stående som avsender, mens ditt navn vil blir registret som innsender av dokumentet

11 Skjermbilde 8: Opprett ny sak, saksøkerbilde Påkrevde felter som omhandler saksøker er: Fornavn Etternavn Postnummer Poststed Det er også mulig å legge til flere saksøkere ved å klikke på pluss-tegnet ved teksten "Legg til flere saksøkere +"

12 Skjermbilde 9: Opprett ny sak, saksøktbilde Under informasjon om saksøkte er det påkrevd at det fylles ut samme informasjon som for under saksøker. Hvis en kjenner prosessfullmektig for saksøkte fylles også denne informasjonen ut. Påkrevde felter som omhandler saksøktes prosessfullmektig er: Fornavn Etternavn Firma Postnummer Poststed Hvis det ikke er kjent, hukes det av på "Selvprosederende part eller ukjent prosessfullmektig" (Skjermbilde 10: Foretak og ukjent prosessfullmektig)

13 Skjermbilde 10: Foretak og ukjent prosessfullmektig Hvis saksøker eller saksøkte er et foretak klikker du (se Skjermbilde 10: Foretak og ukjent prosessfullmektig) i feltet for foretak for å angi dette. Det er da påkrevd at du fyller ut navn på foretak, postnummer og poststed. I feltet for "Dokument" må du fylle ut informasjon om dokumentene som sendes inn. Første felt er dokumentets dato. Dette er dato i henhold til ditt hoveddokument og ikke nødvendigvis dato for når du laster opp dokumentet i portalen. Det er også mulig å huke av for at du ønsker fremmet at dokumentet skal skjules for motpart, du velger da "Bes skjult". Dokumentet vil da være skjult og ikke vises på dokumentlisten inntil domstolen har vurdert saken, og eventuelt konkludert med at det ikke er grunnlag for at dokumentet skal skjules. Skjermbilde 11: Dokumentopplasting under "Opprett ny sak"

14 Alle nye saker må inneholde et hoveddokument som utgjør stevningen eller begjæringen. Det er også mulig å legge ved bilag til hoveddokumentet. Dokumenter lastes opp ved å velge "Velg fil" under hoveddokument og bilag, da kommer du til filstrukturen på datamaskinen din, og du må navigere deg frem til der du har lagret dokumentene dine. Det er bare mulig å legge til ett hoveddokument, men du kan legge ved opptil 100 bilag. For hvert bilag er det et felt for å nummerere bilagene. Det er viktig at dette settes for ryddigheten i dokumentlisten og at det skal være enkelt å finne fram til. Bilag som ikke er nummerert får bilagsnummer 0 i dokumentlisten. Om bilagene du laster opp havner i feil rekkefølge kan du også endre rekkefølgen ved å nummerere bilagene. Alle dokumenter (hoveddokument og bilag) som lastes opp må være av typen PDF, og det oppfordres at det brukes standard PDF/A-1A. Les mer om dokumentbehandling: Skjermbilde 12: Opplasting av hoveddokument og bilag For både hoveddokument og bilag anbefales det at filnavnet er så beskrivende som mulig. Dette vil gjøre det enklere å identifisere de forskjellige dokumentene i dokumentlisten. Du kan endre navn på dokumentene etter at de er lastet opp, dette gjøres ved å trykke deg inn i feltet for dokumentnavn og skrive inn riktig navn. Det er imidlertid en begrensning i filnavnet på 100 tegn (inkludert filendelse), og selve tittelen kan derfor ikke overstige 96 tegn. Det også viktig å merke seg at det ligger en begrensing på størrelsen til filene som skal sendes. En enkeltfil må derfor være under 30 MB, i tillegg til at hele dokumentinnsendingen (hoveddokument, bilag og utfylte felt) må være under 300 MB. Ved å velge symbolet som ligner et øye bak dokumentnavnet vil du få mulighet til å forhåndsvise dokumentet i nettleseren din, på denne måten kan du dobbeltsjekke at du har lastet opp riktig dokument. Ved å velge symbolet for en X ved siden av øyet kan du slette dokumentet du har lastet opp (se Skjermbilde 12: Opplasting av hoveddokument og bilag)skjermbilde 11: Dokumentopplasting under "Opprett ny sak"

15 Hvis du jobber med å fylle ut et dokument, men må vente med å sende det inn (for eksempel fordi du mangler noen bilag) kan du klikke på knappen "Lagre som kladd og lukk". Dokumentet vil da bli lagret som en kladd, og legge seg i listen under "Ikke innsendte dokumenter". Kladdene finnes igjen under punktet "Ikke innsendte" under "DOKUMENTER" i hovedmenyen. Det er derfra mulig å hente fram det påbegynte dokumentet, og jobbe videre med det. Skjermbilde 13: Ikke innsendte dokumenter/kladder finnes under "Dokumenter" Når du har fylt inn all nødvendig informasjon og anser deg som ferdig med dokumentet, klikker du på "Signer og send inn". Innsending av dokumentet vil da begynne, og prosessen er fullført når du får en kvitteringen tilbake. Denne inneholder et tidsstempel for når dokument ble levert og en internreferanse. Skjermbilde 14: Kvittering innsendt dokument Hvis du jobber som delegat, og ikke har fullmakt til å foreta prosesshandlinger, vil du heller ikke ha mulighet til å sende inn dokumentet. Du må da klikke på knappen "Send til godkjenning". Det vil da dukke opp for prosessfullmektig som da har mulighet til å sende inn dokumentet. Det er ikke noen varslingstjeneste for dokumenter som sendes til godkjenning. Prosessfullmektig vil bare kunne se det i dokumentlisten under "Ikke innsendte" under "DOKUMENTER" ved at ens eget navn ligger under "Sendt til" på det aktuelle dokument i dokumentlisten. Det kan derfor være greit å oppfordre delegater til å gi beskjed hvis de sender dokumenter til godkjenning

16 Nytt tilsvar Å sende inn tilsvar i en ny sak arter seg på samme måte som å sende inn "Opprett ny stevning". Den eneste forskjellen er at for "Inngi tilsvar" får du opp et felt for å fylle inn saksnummer. Ved tilsvar i ny sak er det påkrevd at feltet for saksnummer et fylt ut for at det skal være mulig å sende inn dokumentet. Verserende saker Ved å klikke på en sak i saksoversikten, kommer du inn i en spesifikk sak. I hver enkelt sak får man opp en ny menylinje som er knyttet til den spesifikke saken (se Skjermbilde 15): "Dokumenter" "Frister" "Saksinfo" "Salær" "Gebyr" "Kvitteringer" Det er verdt å merke seg at for straffesaker er det kun fanene "Dokumenter", "Saksinfo" og "Salær" som er tilgjengelige. Skjermbilde 15: Verserende sak Dokumenter Under fanen "Dokumenter", finner du alle dokumenter i saken. Dokumentlista i Aktørportalen speiler dokumentlista i domstolenes fagsystem. Øverst kan brukerne velge mellom "Journalførte" og "Ikke innsendte" (kladder og dokumenter sendt til godkjenning fra delegat) dokumenter. Tallet i parentes bak viser hvor mange dokumenter som ligger under hver oversikt, bilag regnes ikke med i denne tellingen

17 Journalførte dokumenter I listen over dokumenter i saken vil det for hvert enkelt dokument vises informasjon om dokumentnummer, dokumentets tittel, hvem som er mottaker og avsender samt tidspunkt for dokumentinnsending. Hvis du klikker på et dokument åpner du det aktuelle dokumentet. Dokumentene er forhåndssortert i den rekkefølge de er sendt inn i saken, og styres ut fra "Tidspunkt". Du kan sortere dokumentene på en annen måte en den forhåndsvalgte, ved å klikke på en kolonneoverskrift. Ved for eksempel å klikke på overskriften "Avsender", vil en sortere dokumentene alfabetisk på avsender. Ved å klikke en gang til på "Avsender" snur du sorteringsrekkefølgen. Det er viktig å merke seg at det kan være hopp i nummereringen i dokumentlisten. Dette skyldes at alle dokumenter som kommer inn eller opprettes i domstolens saksbehandlingssystem blir fortløpende nummerert. Hvis det da opprettes interne dokumenter, dokumenter feilføres eller dokumenter som blir skjult, vil det for deg som bruker framstå som et hopp i nummereringen. Bilagene som sendes inn vil legge seg under hoveddokumentet de ble sendt inn med, og vil ha en egen nummerering under i henhold til hoveddokumentet de er knyttet til. Formen for bilagsnummerering vil da være nummer på hoveddokument med bindestrek før nummeret på bilaget, f.eks 1-1, 1-2 osv. Bilagsnummeret styres ut fra hvilket nummer som settes foran bilagene ved opplasting, om det ikke settes nummer foran bilagene vil alle bilagene få "0". Hvis det i listen forekommer dokumenttitler som det ikke er mulig å klikke på for å åpne dokumentet, skyldes dette mest sannsynlig at dokumentet ikke eksisterer i PDF, eller at det er blitt feilført av domstolen (se dokument 6 på Skjermbilde 17: Dokumentliste). Skjermbilde 16: Feilført dokument Ved å holde musepekeren over dokumentnavnet vil du få opp melding hvis tilfellet er at dokumentet er blitt feilført "Dette dokumentet er blitt feilført av domstolen og finnes ikk lengre"

18 Skjermbilde 17: Dokumentliste Slå sammen dokumenter Som tidligere er det mulig å markere dokumenter man ønsker å slå sammen, da haker man av i boksen for de dokumentene man ønsker å ha med, ellers er det mulig å "Velg alle" slik at alle dokumentene i lista blir valgt. Pr nå velges da hoveddokumentene, og ikke vedleggene - disse må man inntil videre velge manuelt. Husk at rekkefølgen man markerer dokumentene i, vil bli rekkefølgen på PDF'en som genereres når man velger å slå sammen. Favorittmarkering Det er også mulig å favorittmarkere dokumenter ved å trykke på stjernen foran dokumentnavnet. Oversikt over de favortittmarkerte dokumentene finner man igjen ved å velge stjernen "Favoritter". Opprett nytt dokument Herfra er det også mulig å opprette et prosesskrift eller å inngi et tilsvar. Dette gjøres ved henholdsvis å klikke på knappene "Opprett nytt dokument +" og "Inngi tilsvar". Knapp for å inngi tilsvar vil ikke være synlig hvis en er prosessfullmektig for saksøker. Når knappen for "Opprett nytt dokument +" er valgt kommer du inn på skjema for innsending av nytt dokument der du må fylle inn "Dokumentets dato", vurdere om du ønsker at dokumentet skal skjules for motparten, samt laster opp hoveddokument med eventuelle vedlegg. Husk også her å gi gode navn og nummerere bilagene. En felles betegnelse i Aktørportalen for å opprette stevning, tilsvar og prosesskrift, er å opprette et dokument. Et dokument er en kombinasjon av informasjon du fyller ut i skjermbildet eller som blir hentet fra domstolenes saksbehandlingssystem, og filer (PDFdokumenter) som du laster opp

19 Skjermbilde 18: Skjema for å opprette nytt dokument i verserende sak Når du er ferdig velger du "Signer og send inn", og du vil motta en kvittering på gjennomført opplasting. Denne finnes igjen under "Kvitteringer" inne på saken. Om du f.eks. mangler et bilag har du også her mulighet til å "Lagre som kladd og lukk". For delegater er knappen for "Send til godkjenning" aktivert slik at innsendingen kan sendes til prosessfullmektig for godkjenning og innsending. Søk Det er nå mulig å søke på dokumentlisten, det er da mulig å søke på dokumentnavn, mottaker, avsender. Det er ikke mulig å søke på innhold i dokumentene fra dette søket. Ikke innsendte dokumenter Som tittelen sier så er "Ikke innsendte dokumenter" en liste over kladder, eller dokumenter som er blitt opprettet, men som enda ikke er blitt sendt inn. Dokumenter som ligger i denne listen er enten dokumenter som er blitt lagret som kladd, dokumenter som er blitt sendt til godkjenning fra delegat, eller dokumenter som har feilet ved innsending

20 Skjermbilde 19: Ikke innsendte dokumenter Også her finnes en del informasjon knyttet til dokumentet, blant annet dokumenttype, part, motpart og dato for når det sist ble endret. Ved å klikke på lenken for dokumentet får du opp skjermbildet for å redigere innsendingen og sende inn dokument. Det er også mulig å slette dokumenter fra listen ved å klikke på "Slett". Frister Fristbildet viser oversikt over fristene alle partene har, samt alle møtene i den spesifikke saken. En frist som nærmer seg utløp vil få en rød bjelle som indikasjon på at det er på tide å foreta seg noe, denne kommer når det er tre dager igjen til fristen utløper. Om du kun ønsker oversikt over fristene huker du av for "Frister" og om du kun ønsker oversikt over møtene huker du av for "Møter", når begge er avhuket vises både frister og møter i samme bilde. Skjermbilde 20: Frister under en sak - oversikt over frister og møter Det er også mulig å eksportere fristene og møtene til egen kalender ved å velge knappen for "Eksporter"

21 Saksinfo I saksinformasjonsbildet finner du informasjon om partene i saken med prosessfullmektig, domstol saken føres, saksbehandler i domstolen samt opplysninger om saksstatus, sakstema og sakstype. All informasjon som presenteres i skjermbildet hentes direkte fra domstolenes saksbehandlingssystem. Skjermbilde 21: Saksinformasjon Salær Fanen som heter "Salær" åpner skjermbildet for innsending av salæroppgave og gir deg mulighet til å sende inn krav om honorar og/eller utgifter du har rett på å få dekt. Salærskjemaet er inndelt i "Saks- og personopplysninger", "Honorar", "Reisefravær og utlegg" og "Summering og innsending". Det er mulig å sende inn krav både i sivile saker og straffesaker. For mer informasjon salær og utfylling, gå til kapittelet "Feil! Fant ikke referansekilden."

22 Gebyrer Under "Gebyr" ligger en oversikt over rettsgebyrer som er fastsatt i saken. I tillegg til gebyrbeløpet, så ligger det informasjon om parten, aktøren og kravet gebyret er knyttet til. Informasjon om gebyr vil naturligvis ikke vises i saken før det tidspunktet rettsgebyret er fastsatt av domstolen. Kvitteringer Under "Kvitteringer" ligger en oversikt over alle dokumenter som du har sendt inn. Disse er sortert i kronologisk rekkefølge, og inneholder informasjon om når dokumentet ble sendt inn, hva slags type dokument det er snakk om (stevning, tilsvar, prosesskrift), og mottaker. Du kan trykke på kvitteringen for å få mer informasjon (saksnummer, kvitteringsnummer, tidsstempel, domstol, part og motpart), her har du også mulighet til å skrive ut kvitteringen. Referansen/kvitteringsnummeret oppgis til domstolen i forbindelse med en eventuell feilsøking. Ved innsending i en verserende sak vil kvitteringen også inneholde saksnummeret. Som delegat vil du også finne kvitteringer for innsending av dokumenter du har gjort på vegne av andre

23 Skjermbilde 22: Mine kvitteringer Rettigheter Det jobbes med å forbedre delegatløsningen i Aktørportalen, det vil da bli mulig å styre tilganger og rettighetsnivå på hver enkelt sak. Ved første versjon av nytt brukergrensesnitt vil det ikke være mulig å styre delegat-tilganger på saksnivå

24 Dokumenter Under fanen "Dokumenter" i den globale menyen finnes det en samling av samtlige dokumenter man har i sine pågående saker. Her finnes også oversikt over "Journalførte" og "Ikke innsendte" dokumenter på tvers av alle saker i alle domstoler. Skjermbilde 23: Oversikt over alle dokumenter Journalførte Lista viser dokumentnavn og -nummer, mottaker, avsender, klient og tidspunkt, du kan selv velge hva du ønsker å sortere lista etter. Standardinnstilling er at sist innkommet dokument ligger øverst, slik som i en e-post innboks. Det er også her mulighet for å markere dokumenter for å slå de sammen, favorittmarkere, samt søke etter dokumenter - slik som under "Dokumenter" i en spesifikk sak. Ikke innsendte dokumenter Under fanen "Ikke innsendte dokumenter" finner du alle dokumentene som ikke er blitt sendt inn, uavhengig av sak. Det kan være dokumenter som du har påstartet og lagret, eller dokumenter som feilet ved innsending. Har du delegater kan du finne dokumenter som en delegat har påstartet og sendt til godkjenning. Som delegat vi du finne dokumenter fra de du jobber på vegene av. Igjen styres dette av valget "Jobber på vegne av". Fra listen er det mulig å klikke på dokumentet for å jobbe videre med innsendingen

25 Skjermbilde 24: Mine ikke innsendte dokumenter Frister Fanen for frister i den globale menyen viser en oversikt over alle frister man har på tvers av alle saker. Dette gjør at du får en oversikt over alle aktive frister uten å måtte gå inn i hver enkelt sak. I motsetning til frister under sak som viser frister for begge parter, gjelder fristene under "Frister" kun deg. Fra denne siden er det også mulig å eksportere fristene, slik det er i den enkelte sak. Her vil det også komme en oversikt over alle møter som er berammet på tvers av alle saker. Dette er ikke klart ennå, men vil komme i løpet av våren Skjermbilde 25: Frister

26 Delegater Under menypunktet "Delegater" i den globale menyen kan du invitere og administrere tilganger og rettigheter til personer du har delegert ansvar til. Dette kan være advokatsekretærer, advokater eller andre som bistår deg i saken. Det er kun advokater eller advokatfullmektiger som har dette menypunktet, og som har mulighet til å ha delegater. Det er mulig å gi ulike rettigheter for en delegat. En kan enten gi delegaten kun "Tilgang til ikke innsendte dokumenter", eller "Foreta prosesshandlinger og kvittere for". Det siste alternativet vil si at delegaten har fullmakt til å signere og sende inn dokumenter. Husk at Aktørportalen ikke gir sekretærer og andre kontoransatte uten advokatbevilling ytterligere tilganger til å foreta prosesshandlinger som krever kompetanse. Handlinger som krever kompetanse må fortsatt utføres av advokat eller advokatfullmektig. Hvis en delegat i listen ikke har fått huket av noen rettigheter (standard for nye delegater), betyr det at denne delegaten er lagt til, men har ikke har fått tildelt rettigheter. For å invitere en delegat må du klikke på knappen "Inviter delegat". Da får du opp en boks (Skjermbilde 26) for å skrive inn etternavnet til den du ønsker å invitere, samt e-postadressen invitasjonen skal sendes til. Det er viktig at etternavnet på delegaten er skrevet slik det fremgår i folkeregisteret, da dette vil bli sjekket opp mot den som logger seg inn i portalen for å akseptere invitasjonen. Det er også viktig at det benyttes stor forbokstav i navnet og at feltet ikke inneholder mellomrom eller andre symboler etter navnet. Skjermbilde 26: Inviter delegat Når invitasjonen er sendt legger invitasjonen seg under "VENTER PÅ AKSEPT AV INVITASJON". Hvis den inviterte delegaten bruker lang tid på å svare eller har mistet invitasjonen, er det mulig å sende en påminnelse fra under "VENTER PÅ AKSEPT AV INVITASJON". Det er også mulig å slette invitasjon hvis personen ikke skal være delegat, eller at invitasjon er blitt feilsendt

27 Hvis du har invitert en person og brukt feil etternavn, vil den som har blitt invitert få en melding i portalen om at det ikke er samsvar med etternavn i invitasjon og det som kommer fra folkeregisteret. Samtidig vil det for de som har invitert delegaten, skje en endring under "Mine delegater". Her vil den inviterte delegaten flyttes fra "VENTER PÅ AKSEPT AV INVITASJON" til å legge seg under feltet " E-postadresse og etternavn stemmer ikke". Den som er blitt invitert som delegat har mulighet til å godta eller avslå invitasjonen. Hvis en avslår invitasjonen, vil informasjon om dette blir registrert under "Mine delegater". Min profil Min profil finnes ved å trykke på navnet øverst til høyre. Her har man mulighet til å legge til kontakt- og fakturainformasjon, ønsket varslingskanal, og mulighet for å avregistrere seg som bruker. Når du gjør endringer på denne siden må du huske å trykke "Lagre". Jobber på vegne av Ved å trykke på navnet ditt øverst til høyre får du mulighet til å velge hvem du "Jobber på vegne av" om du jobber som delegat i løsningen. Ved å bruke nedtrekkslisten kan du velge den personen du ønsker å se sakene til. Du vil da kun få opp sakene som den personen har tilgang til. Valget som gjøres på "Jobber på vegne av" styrer også hvilken prosessfullmektig som blir forhåndvalgt ved innsending av dokumenter

28 Hjelp og brukerveiledning På er det egne sider som omhandler Domstolenes aktørportal. Her vil det blant annet ligge oppdatert informasjon hvordan komme i gang, ofte stilte spørsmål og informasjon om brukerstøtte. Her vil også relatert driftsinformasjon bli lagt ut. All viktig driftsinformasjon som for eksempel planlagt nedetid, vil i tillegg fremgå i Aktørportalen når en logger inn. Er det behov for å ta kontakt for å få hjelp, skilles på om det er spørsmål eller problemer med Aktørportalen eller om det er problemer med selve påloggingen. Feil som oppstår ved pålogging i ID-porten skal rettes til DIFI sin brukerstøtte for ID-porten. Hvis det gjelder faglige spørsmål og bruken av Aktørportalen, skal dette rettes til den domstol der saken føres. Typiske faglige spørsmål er: Du finner ikke en sak eller et dokument i portalen. Du trenger å sende inn et dokument som er for stort (over 30 MB) eller bevis som ikke er mulig å få i PDF-format. Du har sendt inn feil dokument, og trenger å få det fjernet. Hvis en opplever problemer av teknisk problemer med løsningen, formidles også dette til domstolen. Kontaktinformasjon til domstolene ligger på