Ansattes egenhandel (Fastsatt av styret i Verdipapirfondenes forening, 31. mars )

Transkript

1 Bransjeanbefaling for medlemmene i Verdipapirfondenes forening: Ansattes egenhandel (Fastsatt av styret i Verdipapirfondenes forening, 31. mars ) 1 Generelt 1.1 Formell status og ikrafttredelse Verdipapirfondenes forening fastsetter to typer bransjenormer; anbefalinger og standarder. Bransjestandarder, som vedtas av foreningens generalforsamling, er medlemsselskapene forpliktet til å følge. Bransjeanbefalinger vedtas av foreningens styre og er ikke forpliktende, men representerer veiledning og råd på utvalgte områder. Den anbefalte praksis i denne bransjeanbefalingen er lagt til et minimumsnivå. Medlemsselskapene oppfordres til å sørge for at deres interne retningslinjer som et minimum oppfyller de anbefalte retningslinjer som følger av denne anbefalingen. Denne bransjeanbefalingen trer i kraft 31. mars Bakgrunn Reglene om ansattes egenhandel følger av verdipapirhandelloven (heretter vphl.) kap. 8. Loven pålegger bl.a. foretaket å definere hvilke ansatte som omfattes av egenhandelbestemmelsene (jfr. 8-7(1)), samt å etablere interne regler som sikrer at lovbestemmelsene om egenhandel overholdes (jfr. 8-7(2)). Denne bransjeanbefalingen gir en veiledning til hvilke ansatte som (minimum) bør ansees å være omfattet av lovbestemmelsene (jfr. punkt 2 og 4), samt oppstiller visse retningslinjer for overholdelse av lovens bestemmelser i vphl. 8-7(2) (jfr. punkt 3 og 4). Vphl. kap. 8 har ytterligere bestemmelser om egenhandel som ikke berøres i denne anbefalingen. 2 Hvilke ansatte er omfattet av loven Følgende personer skal under enhver omstendighet være omfattet av lovbestemmelsene om egenhandel (jfr. vphl. 8-1): Personer som normalt har innsyn i eller arbeider med forvaltningen av foretakets investeringsmandater. 3 Krav om interne retningslinjer For å føre effektiv kontroll med ansattes egenhandel, pålegger loven (jfr. vphl 8-7) foretaket å utarbeide interne retningslinjer og rutiner for håndtering av egenhandel som beskytter kundenes og foretakets interesser på en betryggende måte. Disse rutinene skal inneholde restriksjoner på ansattes egenhandel som ivaretar prinsippet om god forretningsskikk, forbud mot innsidehandel, samt sikre overholdelse av relevante lovbestemmelser i vphl. kap. 8 samt for øvrig sikre at det ikke 1 Revidert på styremøte den 28. november 2016 Verdipapirfondenes forening -

2 oppstår vesentlige interessekonflikter som følge av ansattes egenhandel. Det skal inkorporeres i rutinen en liste som gir oversikt over de verdipapirforetak som regelmessig yter investeringstjenester av vesentlig omfang overfor arbeidsgiverforetaket (jfr. vphl. 8-3 og 8-7). Det anbefales at verdipapirforetak som har mottatt mer enn 10 prosent av kurtasjen utbetalt de siste 6 månedene fra investeringsmandatene uten videre inkluderes i denne listen. Dersom verdipapirtransaksjoner gjennomføres uten at det betales kurtasje kan det i stedet sees hen til den tilsvarende prosentvise andelen av investeringsmandatenes bruttoomsetning. Generelt vil det avgjørende være om arbeidsgiverforetaket er å anse som en så viktig kunde av verdipapirforetaket at det vil kunne oppstå en fare for at ansatte får preferert behandling i private handler. For ansatte som kan påvirke omsetningsverdi og valg av verdipapirforetak på vegne av verdipapirfondene som arbeidsgiver forvalter, bør det vurderes supplerende begrensninger i hvilke verdipapirforetak ansatte kan benytte for gjennomføring av egenhandel. 4 Forhåndsklarering Følgende personers egenhandel bør forhåndsklareres: alle ansatte som normalt har innsyn i eller er operative i forvaltningen av foretakets investeringsmandater herunder porteføljeforvaltere, administrerende direktør og funksjoner som forestås av controllere, analytikere, oppgjørsmedarbeidere og systemoperatører (middle-office/back-office) øvrige tillitsmenn, som er omfattet av vphl. (jft. 8-6(1)) (heretter betegnet tillitsmenn ). Dette gjelder også handel som ansatte og tillitsmenn foretar for regning av nærstående, der nærstående er definert som i vphl. 2-5 nr. 1, 2 og 4. Forhåndsklareringen bør foretas av administrerende direktør eller en annen person som har fått styrets fullmakt til å forhåndsklarere egenhandel. Anbefalingen om forhåndsklarering omfatter kun egenhandel i enkeltpapirer. Det er som utgangspunkt ikke behov for å forhåndsklarere egenhandel i verdipapirfondsandeler. Arbeidsgiverforetaket bør vurdere nærmere hvorvidt andeler i Exchange Traded Funds (ETF), selv der disse formelt sett er verdipapirfond, også skal unntas fra kravet om forhåndsklarering. Dette synes særlig aktuelt for ETFer med smale investeringsmandater. Arbeidsgiverforetaket bør vurdere å inkludere unit linked og tilsvarende forsikringsprodukter i sine interne egenhandelsregler, herunder anbefalingen om forhåndsklarering. Det bør i denne sammenheng vurderes å gjøre unntak for denne type produkter dersom underliggende er fondsandeler. Det kan vurderes å unnta fra plikten om forhåndsklarering handler i enkeltpapirer som er foretatt av et verdipapirforetak på vegne av en ansatt eller tillitsmann i henhold til en aktiv forvaltningsavtale. En forutsetning vil i så fall være at den ansatte eller tillitsmann, i henhold til aktiv forvaltningsavtalen, ikke har direkte innflytelse over hvilke enkeltpapirer det handles i. (12 måneders bindingstiden for handler i enkeltpapirer (jft. vphl. 8-2(1)) vil uansett gjøre seg gjeldende). Forhåndsklareringen finner sted ved at den som ønsker å utføre egenhandel fyller ut og undertegner et forhåndsklareringsskjema (et eksempel på et slikt skjema finnes i vedlegg 1), og leverer det til den som forestår forhåndsklarering samme dag som handelen er tenkt gjennomført. Verdipapirfondenes forening - 2

3 Den aktuelle egenhandelen anses å være forhåndsklarert først når skjemaet er datert og undertegnet. Forut for forhåndsklarering bør den som forestår dette skaffe seg tilstrekkelig informasjon om eventuelle verdipapirtransaksjoner som er planlagt gjennomført den dagen i de investeringsmandatene foretaket forvalter til å kunne avgjøre om den aktuelle egenhandelen er forenlig med investeringsmandatenes interesser og i tråd med lovbestemmelsene om egenhandel. Foreningens anbefalte retningslinjer for denne prosedyren er vedlagt denne standarden (jfr. vedlegg 2). Som utgangspunkt bør ikke forhåndsklarering godkjennes før mot slutten av dagen, etter at forvalter har skaffet seg full oversikt over hvilke handler han/hun ønsker å foreta på vegne av investeringsmandatene den dagen. Forhåndsklareringen bør maksimalt gjelde til børsslutt samme dag. Videre bør det påkreves at kopi av sluttsedler for utførte egenhandler leveres den person som har fått styrets fullmakt til å forhåndsklarere egenhandel. Hvis administrerende direktør forestår forhåndsklareringen, bør dennes egenhandel forhåndsklareres av styrets leder. Hvis styret har gitt en annen enn administrerende direktør fullmakt til å forestå forhåndsklarering bør dennes egenhandel forhåndsklareres av administrerende direktør. Foretaket bør sørge for at kopier av alle forhåndsklareringer og kopier av evt. sluttsedler for utførte egenhandler, samt kopier av søknader om forhåndsklareringer som ikke er blitt innvilget blir arkivert. Verdipapirfondenes forening - 3

4 Vedlegg 1 til Verdipapirfondenes forenings bransjeanbefaling om ansattes egenhandel Skjema for forhåndsklarering av egenhandel i finansielle instrumenter for ansatte og tillitsmenn Ansattes/tillitsmanns navn Nærståendes navn 2) Kjøp/salg Transaksjonsdag Navn på mellommann Verdipapir Antall Beløp 1) Tidligere erversdato ved salg Dato og underskrift 3) 1) Hvis det ikke er mulig å oppgi eksakt transaksjonsbeløp oppgis omtrentlig transaksjonsbeløp. 2) Fylles ut i de tilfeller handelen gjennomføres for regning av nærstående. 3) Skjemaet undertegnes av adm.dir., eller annen person som har fått styrets fullmakt til å forhåndsklarere ansattes/tillitsmanns egenhandel. Dato:. Ansattes/tillitsmanns underskrift:.. Verdipapirfondenes forening 4

5 Verdipapirfondenes forening 5

6 Vedlegg 2 til Verdipapirfondenes forening bransjeanbefaling om ansattes egenhandel Anbefalt praksis i tilknytning til forhåndsklarering av egenhandel 1.1. Egenhandel i verdipapirer som ligger utenfor mulighetsområdet til investeringsmandatene foretaket forvalter kan i utgangspunktet forhåndsklareres Forhåndsklarering bør bare finne sted for egenhandler gjennom verdipapirforetak som ikke står på listen over de verdipapirforetak foretaket benytter til sine transaksjoner i vesentlig omfang Når ansatte eller tillitsmann ønsker å foreta egne transaksjoner i verdipapirer som ligger innenfor investeringsmandatene foretaket forvalter, kan forhåndsklarering innvilges når tegningsbildet i investeringsmandatene er klart, og forvalter har truffet beslutning om ikke å gjennomføre transaksjoner i de aktuelle verdipapirene på vegne av investeringsmandatene den dagen Når ansatte eller tillitsmann ønsker å foreta egne transaksjoner i verdipapirer som foretaket også har truffet beslutning om å foreta transaksjoner i, bør den ansattes eller tillitsmanns transaksjoner normalt gå samme vei som investeringsmandatenes. Videre bør den ønskede egenhandelen forhåndsklareres først etter at investeringsmandatenes handler er gjennomført Investeringsmandatenes handler defineres som gjennomført (jf. sistnevnte punkt) på det tidspunkt bindene avtale om handel er inngått Uavhengig av pkt. 1.3 og 1.4 kan foretaket fastsette i rutinene at egenhandel i de mest omsatte verdipapirene som for eksempel handles på Oslo Børs, kan forhåndsklareres uavhengig av handler som foretas på vegne av investeringsmandatene foretaket forvalter Forhåndsklarering bør ikke uten videre innvilges ved handler i lite likvide børsnoterte verdipapirer, unoterte verdipapirer med kvoterte priser på Internet (OTC-papirer) og verdipapirer med utdatert prisinformasjon (heretter samlet omtalt som «lite likvide papirer») hvis den ansattes egenhandel vil kunne medføre vesentlige interessekonflikter på handelstidspunktet eller i fremtiden. I vurderingen bør man blant annet se hen til hvem som handler og sannsynligheten for at papiret som søkes klarert vil kunne være egnet som investeringsobjekt for et av foretakets investeringsmandater i fremtiden Foretaket bør definere objektive kriterier for hva som skal anses som lite likvide papirer. Videre bør selskapets retningslinjer for håndtering av interessekonflikter adressere eventuelle problemstillinger knyttet til at ansatte eier lite likvide papirer, herunder håndtering av interessekonflikter mellom den ansatte og de porteføljer den ansatte forvalter Når ansatte eller tillitsmann ønsker å tegne i emisjoner som foretaket også har truffet beslutning om å tegne i, må situasjonen vurderes ut ifra en konkret helhetsvurdering, hvor det avgjørende vil være om det foreligger fare for at det kan oppstå interessekonflikt mellom den ansatte eller tillitsmann og foretakets investeringsmandat. For eksempel bør tegning i emisjoner som er strukturert med egen transje for privatpersoner normalt kunne forhåndsklareres, forutsatt at den ansatte eller tillitsmann tegner i denne transjen Ovennevnte punkter gjelder så langt det passer også ved klarering av handler via unit linked og tilsvarende forsikringsprodukter. Verdipapirfondenes forening- 6