HØGSKULEN I VOLDA STYRESAK 16/2010. Namn på saka. GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ STYREMØTE 02/ MARS 2010 Saksnr. frå arkiv 2006/247

Transkript

1

2

3 HØGSKULEN I VOLDA Namn på saka STYRESAK 16/2010 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ STYREMØTE 02/ MARS 2010 Saksnr. frå arkiv 2006/247 Møtedato 22. APRIL 2010 Arkivkode Saksbehandlar JK Saksgradering

4

5

6

7

8

9 HØGSKULEN I VOLDA STYRESAK 18/2010 Namn på saka ARBEID MED KVALIFIKASJONSRAMMEVERKET PÅ HVO Møtedato Saksnr. frå arkiv 22. APRIL /464 Arkivkode Saksbehandlar GSL Saksgradering

10

11

12

13

14

15 HØGSKULEN I VOLDA STYRESAK 19/2010 Namn på saka ØKONOMIRAPPORTERING 1. KVARTAL 2010 Møtedato Saksnr. frå arkiv 22. APRIL /485 Arkivkode 115 Saksbehandlar EVR Saksgradering

16 sak 2008/485 STYRESAK 19/2010 ØKONOMIRAPPORTERING PR Vedlegg som følgjer saka: Vedlegg 1 Rekneskapsrapport pr ordinær drift Vedlegg 2 Kopi av tildelingsbrevet til avdelingane av Vedlegg 3 Kopi av brev av om fordelte investeringsmidlar for Fordelt ramme for 2010 Budsjettet for 2010 vart fordelt internt i sak 50/ desember 2009 med grunnlag i den summen som var presentert i St.prp.nr.1 ( ). Tildelingsbrevet er datert , og ramma er uendra, kr inkludert løyving på kr over kap 0281 som det går fram av styresaka vår. Kompetanse for kvalitet - det varige systemet for vidareutdanning av lærarar - er vidareført. Her har vi fått fullfinansiert nokre studieplassar: Norsk 2 20 studentar Leseopplæring 23 studentar i samarbeid med Høgskolen i Stord/Haugesund Kunst og handverk 20 studentar og desse tilboda vert vidareførte våren 2010 (til saman 30 studiepoeng i eit studieår). Både ei vidareføring (30 nye studiepoeng) og tilsvarande nye kull vert sette i gang hausten 2010 dersom kommunane kjem med nok søkjarar. I tillegg får vi vidareført ei øyremerkt basisløyving for 30 studieplassar i arbeidsplassbasert førskulelærarutdanning løyvd gjennom barnehageavdelinga i KD. Basisløyving for 30 studieplassar vart i tillegg løyvd over revidert nasjonalbudsjett, og denne løyvinga er bakt inn i den ordinære ramma for Til saman har vi fått finansiert 60 studieplassar i arbeidsplassbasert barnehageutdanning (Abf) med oppstart hausten Dette er ei 3-årig utdanning (180 studiepoeng) organisert som ei deltidsutdanning over 4 år. Det er skrive tildelingsbrev til avdelingane, og brevet følgjer som vedlegg 2 til orientering. 2 Oppbygging av økonomimodellen ved Høgskulen i Volda og system for økonomistyring I den interne økonomimodellen vår har vi delt verksemda i to: 1. Ordinær drift 2. Prosjektrekneskapen Dette er både for å gje grunnlag for ei ryddig oppfølging av den eksternt finansierte verksemda, og det er fordi der ikkje skal liggje midlar til spesielle eingongstiltak som forstyrrande element i rekneskapen for den ordinære drifta. Til denne saka er det ikkje laga rapport frå prosjektrekneskapen. Vi har laga system for at avdelingane og andre budsjettansvarseiningar kan leggje inn eit driftsbudsjett (disposisjonsbudsjett) som avvik frå den ramma som er fordelt etter løyvinga frå KD. Side 1 av 5

17 Driftsbudsjettet skal leggjast inn etter den planlagde aktiviteten for året, medan ramma frå KD er rekna etter resultatet for 2 år sidan. Det er viktig at avdelingane vert stimulerte til å byggje opp fond, og dette systemet skal gje grunnlag for dette. 3 Internrekneskapen - ordinær drift Rekneskapsrapporten for ordinær drift utanom investeringar følgjer som vedlegg 1. I denne rapporten vert rekneskapen pr 31.3 sett opp mot det førebels innlagde disposisjonsbudsjettet for I tillegg har vi teke inn ei kolonne som viser rekneskapen for tilsvarande periode i Som ein vidare informasjon har vi også teke inn ei kolonne som viser dei endelege rekneskapstala for I arbeidet med innlegging av budsjettet for 2010 nyttar vi eit eige budsjetteringsverkty (ABM). Dei fleste budsjettansvarlege har fått opplæring slik at dei sjølve får leggje inn og periodisere budsjettet direkte i ABM. Det var eit stort løft for alle partar då vi først gong tok systemet i bruk i 2005, og gevinsten er først og fremst at dei budsjettansvarlege får eit betre grunnlag for økonomistyring når dei sjølve kjenner detaljane i budsjettet. 3.1 Innlagde disposisjonsbudsjett for 2010 for ordinær drift (utanom investeringar) og budsjetterte avsetningar: Alle summar i heile tusen kroner Ordinær drift utanom investeringar Avsetningar pr Fordelt ramme for 2010 * Overført til investeringar Overføring etter lønnsforhandlingar Overført stipendiatstillingar Innlagt disposisjonsbudsjett 2010 * Budsjettert avvik 2010 Budsjetterte avsetningar pr IT BIBL DRIFT Andre felles SUM fellestenester AKF ASH AMF AHL IAaI SUM HVO * Utanom investeringsmidlar, spesielle prosjektmidlar og sentrale buffermidlar Side 2 av 5

18 3.2 Lønnskompensasjon med meir Midlar for lønnsoppgjeret i 2010 ligg i den samla ramma vår, og vi set av ein sentral buffer etter eit berekna lønnsoppgjer. Avdelingane får kompensert lønnsauken frå denne bufferen. Avdelingane treng med andre ord ikkje å setje av buffer til dette. 3.3 Fordeling av andre buffermidlar Dette gjeld først og fremst nye stipendiatstillingar. I budsjettsaka fordelte vi midlar i høve dei stipendiatstillingane som var på plass Det er tilsett i ei ny stilling etter , og i tillegg er nokre tilsetjingstilhøve forlenga. Avdelingane/fellestenestene får tilført midlar etter kvart som det vert tilsett i dei ledige stillingane. Nokre av stipendiatstillingane våre vert nytta som ein del av eigenfinansieringa i forskingsrådsprosjekt. I dei seinare åra har buffermidlane knytt til stipendiatstillingar auka mykje, og pr hadde vi ståande nesten 4 mill kr på dette prosjektet. Grunnen var dels at dei fleste av stipendiatane våre går i fireårige løp med 25 % undervisningsplikt (mot normal tre år i 100 % stilling), og dels på grunn av at det som oftast tek lenger tid enn planlagt før vi får på plass personar i stillingane. I 2008 sette vi i gang eit program for fagdidaktisk forsking, og i 2009 fekk vi på plass fleire personar som er knytte til dette programmet. Programorganisering av stipendiatar er tiltak som skal sikre målretta rekruttering og betre oppfølging av stipendiatane, og vi trur at dette vil sikre gjennomstrøyminga. No har stipendiatbufferen kome godt med. I 2010 budsjetterer vi med negative avsetningar i dette prosjektet på godt over 3 mill kr. Desse midlane vert tilbakeførte etter kvart som stipendiatane gjer seg ferdige. Vi vil tilpasse tilpunktet for nye tilsetjingar til dei disponible midlane våre. 3.4 Auka pensjonspremie i 2009 og 2010 Pensjonspremien vart auka frå 10,41 % i 2008 til 12,28 % i Auken i premien i 2009 vart spesielt problematisk sidan vi i tillegg fekk ein betydeleg underkompensasjon av lønnsbudsjettet dette året. Vi fekk ikkje kompensert for den verknaden det store lønnsoppgjeret i 2008 fekk for vidareføringa til 2009-budsjettet. I 2009 hadde vi eit lågt lønnsoppgjer med ein tilsvarande overkompensasjon i 2010-budsjettet. Slik er systemet etter at vi i 2003 gjekk over til nettobudsjettering, og ein del av problemet frå 2009 er retta opp. Pensjonspremien har auka vidare frå 12,28 % til 13 %. Vi rekna ekstraskostnaden knytt til premieauken frå 2008 til 2009 til rundt 2 mill kroner, og den vidare auken frå 2009 til 2010 utgjer rundt ¾ mill kroner. 3.5 Budsjetterte avsetningar til 2010 Som det kjem fram av tabellen på førre side, har vi godkjent disposisjonsbudsjett for avdelingane der det samla vert nytta vel 8 mill kr frå tidlegare avsetningar. Grunngjevinga er den låge studiepoengproduksjonen i Studiepoengproduksjonen vil svinge, og vi hadde svært god studiepoengproduksjon i 2003 og I 2005 og 2006 flata den ut, medan den i 2007 og 2008 er gått betydeleg med. Vi bygde opp avsetningar i dei gode åra, og no kjem dei godt med. Vi har gjennomført møte med alle avdelingane der vi har gått gjennom utfordringane og framtidige inntekter. Alle avdelingane har fått godkjent dei driftsbudsjetta det vert lagt opp til for Side 3 av 5

19 Vi har framleis god likviditet, og vi tåler eit par år der vi tærer på avsetningane. Den gode likviditeten kjem mellom anna av at vi har hatt store eksterne inntekter (eksternt finansiert aktivitet) i tillegg til den studiepoengproduksjonen som vert finansiert av KD (eigenfinansiert aktivitet). Den eigenfinansierte aktiviteten er no stigande. Produksjonen i 2009 gir oss ein realauke i budsjettet frå 2010 til 2011 på vel 3,8 mill kroner. Vi fekk basisløyving for fleire studieplassar frå og med hausten Desse studentane leverte berre i liten grad studiepoeng i 2009, og utsiktene for åra etter 2010 er gode (budsjettverknad frå og med 2012). 3.6 Spesielle kommentarar Vi viser til vedlegg 1. Rekneskapen for alle budsjettansvarsområda viser nokre mindre avvik i høve det periodiserte disposisjonsbudsjettet pr Dette vil ha ein del med kvaliteten på periodiseringa å gjere. Det er vanskeleg å få periodiseringa i budsjettet så god som vi skulle ønskje. Budsjettet i alle avdelingane og fellesområdet vert fordelt på mange budsjettansvarlege slik at fleire har ansvar for sine delar av verksemda. I tillegg til det som vert vist på rapporten gjeld dette institutt, seksjonar, studieadministrasjon med meir. For den interne styringa på avdelingane er dette vel så viktig som periodiseringa. Vi legg sterke føringar på at ramma for årsbudsjettet skal haldast. 3.7 Rapport om fordeling og bruk av investeringsmidlane for 2010: Investeringsramma for 2010 er fordelt i brev frå høgskuledirektøren av , sjå vedlegg 3. Overført Budeining Budeining tekst Avsetningar pr Ramme for 2010 i tildelingsbrev frå ordinær drift Budsjettert til 2011 Årsbudsjett 2010 Rekneskap pr Disponibelt 1010 IT Bibl Drift Inventar nybygg Andre felles * SUM Felles AKF ASH ** AMF AHL *** SUM HVO Kontroll brutto * Ansvar for innkjøp knytt til teleslynger (kr ) er lagt til 1040 drift. Innkjøpa skal effektuerast etter avtale med LMU. Kr er ufordelte midlar frå RNB i 2009 som no er fordelt, og vi har i tillegg forskottert kr av 2011-løyvinga. ** Ansvar for innkjøp av møblar personalrom ved ASH ( kr ) er lagt til 1040 drift. Innkjøpa skal effektuerast etter avtale med avdelinga. Side 4 av 5

20 *** Ansvar for innkjøp av infrastruktur til realfagrommet i nybygget er lagt til 1040 drift. Innkjøpa skal effektuerast etter avtale med avdelinga. 4 Styregodkjenning av rekneskapsrapportar fullmakt KD har i fleire samanhengar gjenteke at styret skal godkjenne rekneskapsrapportar før dei vert innsende til departementet og til riksrevisjonen. Dette har det vore nærast uråd å få til i praksis sidan rapporteringsfristane til KD er knappe frå før. Dette problemet er likt blant alle i UH-sektoren, og frå og med 2009 har KD gjort merksam på at styret kan gje fullmakt til å godkjenne rapportane. Dette vart gjort for 2009, og vi meiner det er ryddig at styret vurderer denne fullmakta kvart år, og vi meiner det er mest naturleg at styret gir denne fullmakta til rektor og høgskuledirektør. Alle rekneskapsrapportane vert lagde fram for styret ved første høve. I tillegg til årsrekneskapen skal det sendast tertialrapportar til KD. Første formelle rapporten frå eksternrekneskapen vår i 2010 skal sendast KD med frist 30. mai Denne rapporten vert lagt fram for styret til møtet 3. juni. Framlegg til vedtak: 1. Styret tek rekneskapsrapporten pr til vitande 2. Rektor og høgskuledirektør får fullmakt til å godkjenne rekneskapsrapportar for Høgskulen i Volda på vegne av styret Høgskulen i Volda, 15. april 2010 Jacob Kjøde jr. høgskuledirektør Edel Vatne Roald økonomisjef Side 5 av 5

21 REKNESKAPSRAPPORT ORDINÆR DRIFT UTANOM INVESTERINGAR PR Alle tal i heile tusen kroner Budsjettansvar Kontoklasse Rekneskap hittil Budsjett hittil Budsjettavvik Tilsv. rekneskap 2009 Årsbudsjett 2010 Disponibelt Årsrekneskap FELLESTENESTER - IT 3 DRIFTSINNTEKTER FELLESTENESTER - IT 5 KOSTNADER FOR ARB.KRAFT FELLESTENESTER - IT 6 ANDRE DRIFTSKOSTNADER FELLESTENESTER - IT 7 ANDRE DRIFTSKOSTNADER (reiser) FELLESTENESTER - IT 9 INTERNE TRANSAKSJONAR SUM FELLES - IT FELLESTENESTER - BIBLIOTEK 3 DRIFTSINNTEKTER FELLESTENESTER - BIBLIOTEK 5 KOSTNADER FOR ARB.KRAFT FELLESTENESTER - BIBLIOTEK 6 ANDRE DRIFTSKOSTNADER FELLESTENESTER - BIBLIOTEK 7 ANDRE DRIFTSKOSTNADER (reiser) FELLESTENESTER - BIBLIOTEK 9 INTERNE TRANSAKSJONAR SUM FELLES - BIBLIOTEK FELLESTENESTER - DRIFT 3 DRIFTSINNTEKTER FELLESTENESTER - DRIFT 5 KOSTNADER FOR ARB.KRAFT FELLESTENESTER - DRIFT 6 ANDRE DRIFTSKOSTNADER FELLESTENESTER - DRIFT 7 ANDRE DRIFTSKOSTNADER (reiser) FELLESTENESTER - DRIFT 9 INTERNE TRANSAKSJONAR SUM FELLES - DRIFT ANDRE FELLESTENESTER INKL. LE 3 DRIFTSINNTEKTER ANDRE FELLESTENESTER INKL. LE 5 KOSTNADER FOR ARB.KRAFT ANDRE FELLESTENESTER INKL. LE 6 ANDRE DRIFTSKOSTNADER ANDRE FELLESTENESTER INKL. LE 7 ANDRE DRIFTSKOSTNADER (reiser) ANDRE FELLESTENESTER INKL. LE 9 INTERNE TRANSAKSJONAR SUM ANDRE FELLESTENESTER INKLUDERT LEIINGA SUM FELLESTENESTER Side 1 Vedlegg 1

22 REKNESKAPSRAPPORT ORDINÆR DRIFT UTANOM INVESTERINGAR PR Alle tal i heile tusen kroner Budsjettansvar Kontoklasse Rekneskap hittil Budsjett hittil Budsjettavvik Tilsv. rekneskap 2009 Årsbudsjett 2010 Disponibelt Årsrekneskap AKF - AVDELING FOR KULTURFAG 3 DRIFTSINNTEKTER AKF - AVDELING FOR KULTURFAG 5 KOSTNADER FOR ARB.KRAFT AKF - AVDELING FOR KULTURFAG 6 ANDRE DRIFTSKOSTNADER AKF - AVDELING FOR KULTURFAG 7 ANDRE DRIFTSKOSTNADER (reiser) AKF - AVDELING FOR KULTURFAG 9 INTERNE TRANSAKSJONAR SUM AKF - AVDELING FOR KULTURFAG ASH - AVDELING FOR SAMFUNNSF 3 DRIFTSINNTEKTER ASH - AVDELING FOR SAMFUNNSF 5 KOSTNADER FOR ARB.KRAFT ASH - AVDELING FOR SAMFUNNSF 6 ANDRE DRIFTSKOSTNADER ASH - AVDELING FOR SAMFUNNSF 7 ANDRE DRIFTSKOSTNADER (reiser) ASH - AVDELING FOR SAMFUNNSF 9 INTERNE TRANSAKSJONAR SUM ASH - AVDELING FOR SAMFUNNSFAG OG HISTORIE AMF - AVDELING FOR MEDIEFAG 3 DRIFTSINNTEKTER AMF - AVDELING FOR MEDIEFAG 5 KOSTNADER FOR ARB.KRAFT AMF - AVDELING FOR MEDIEFAG 6 ANDRE DRIFTSKOSTNADER AMF - AVDELING FOR MEDIEFAG 7 ANDRE DRIFTSKOSTNADER (reiser) AMF - AVDELING FOR MEDIEFAG 9 INTERNE TRANSAKSJONAR SUM AMF - AVDELING FOR MEDIEFAG AHL - AVDELING FOR HUMANISTI 3 DRIFTSINNTEKTER AHL - AVDELING FOR HUMANISTI 5 KOSTNADER FOR ARB.KRAFT AHL - AVDELING FOR HUMANISTI 6 ANDRE DRIFTSKOSTNADER AHL - AVDELING FOR HUMANISTI 7 ANDRE DRIFTSKOSTNADER (reiser) AHL - AVDELING FOR HUMANISTI 9 INTERNE TRANSAKSJONAR SUM AHL - AVDELING FOR HUMANISTISKE FAG OG LÆRARUTDANNIN IAaI - IVAR AASEN-INSTITUTTET 3 DRIFTSINNTEKTER IAaI - IVAR AASEN-INSTITUTTET 5 KOSTNADER FOR ARB.KRAFT IAaI - IVAR AASEN-INSTITUTTET 6 ANDRE DRIFTSKOSTNADER IAaI - IVAR AASEN-INSTITUTTET 7 ANDRE DRIFTSKOSTNADER (reiser) IAaI - IVAR AASEN-INSTITUTTET 9 INTERNE TRANSAKSJONAR SUM IAaI - IVAR AASEN-INSTITUTTET TOTALSUM HVO ORDINÆR DRIFT UTANOM INVESTERINGAR Side 2 Vedlegg 1

23 Vedlegg 2 AKF v/ dekan og kontorsjef Vår dato: 08/02/10 ASH v/ dekan og kontorsjef Vår ref.: 2008/485 AHL v/ dekan og kontorsjef Dykkar dato: AMF v/ dekan og kontorsjef IAaI v/instituttleiar Dykkar ref.: Sakshandsamar: EVR TILDELINGSBREV FOR 2010 Ramme for 2010 Vi viser til HVO-styresak 50/2009 der budsjettet for HVO vart fordelt internt med grunnlag i den summen som er presentert i budsjettet frå KD for 2010 (St.prp.nr.1 ( ), kr (kap 0260) og tillegget som vi har fått over kap 0281, kr Til saman fordelte vi ramma på kr Det endelege tildelingsbrevet er kome, det er vidaresendt til avdelingane, og det ligg i Ephorte, sak 2008/485 dok 8. Ramma er uendra. Investeringsmidlane er fordelte, og fordelinga er vist i brev frå høgskuledirektøren av , sak 2008/460. Ramme til ordinær drift Driftsrammene til avdelingane er fordelte i samsvar med gjeldande budsjettmodell ved HVO. Det fordelte budsjettet kjem fram i tabellvedlegget, vedlegg 1A. Til ordinær drift er fordelinga slik: AKF kr ASH kr AMF kr AHL kr IAaI kr Fellesadministrasjon kr Andre felleskostnader kr Spesiell fordeling kr (satsingsmidlar, investeringsmidlar, internasjonalisering) Utsett fordeling kr (stipendiatar og fond lønnsopprykk mm) Spesielle løyvingar Midlar til stipendiatstillingar Midlar til stipendiatstillingar inngår i den resultatbaserte løyvinga i finansieringsmodellen frå departementet. Lønsmidlar og driftsmidlar er fordelt til avdelingane i samsvar med faktisk tilsette, sjå vedlegg 6. Driftsmidlane er kr pr år (100 % stilling). Midlane frå departementet finansierer stillingane over tre år. Normalordninga hos oss er no blitt tilsetjing over 4 år med 25 % arbeidsplikt. I desse tilfella er 75 % av løyvingane lagt ut til avdelingane, og resten vert sett av som buffer for å finansiere det siste året. AHL har fått på plass ei stilling frå (RLK) som ikkje er med i dette grunnlaget. Midlar til denne vert løyvd ekstra, og skal takast med i disposisjonsbudsjettet for Totalt får AHL overført kr ekstra. Det vert sendt ut ein eigen oppdatert tabell med alle detaljar over fordelte stipendiatmidlar for Side 1 av 5

24 Satsingsmidlar Satsingsmidlane for 2010 er kr , dei er fordelte på konkrete tiltak, og midlane skal i utgangspunktet gå inn i disposisjonsbudsjettet for aktuell avdeling. Satsingsmidlane er spesifiserte i vedlegg 8. Vi har sett av kr som strategiske midlar. Vi har ikkje sett ein konkret frist for søknad på desse midlane. Søknadene vil verte handsama etter kvart som dei kjem inn, og fordelte fortløpande så lenge ramma for året varer. Styret har vedteke retningslinjer for fordeling i 6 punkt: 1. Gode rekrutteringstiltak 2. Andre tiltak som vil kunne betre studiemiljøet og rekrutteringssituasjonen vår, både eigenfinansierte tilbod og eksternt finansierte tilbod 3. Utvikling av etterspurde studietilbod med ekstern finansiering 4. Tiltak som vil kunne skaffe oss andre eksterne prosjektmidlar, mellom anna med regional orientering 5. Utvikling av nye bachelorprogram berre dersom dei erstattar tidlegare tilbod og/eller dei nye tilboda betre vil utnytte dei samla ressursane og/eller rekrutteringssituasjonen 6. Andre kompetanseutviklingsmidlar Gode rekrutteringstiltak vil bli prioriterte. Midlar til investeringar Det er i budsjettet for 2010 sett av kr til investeringar. I tillegg har vi lagt inn i ramma kr frå Dette er løyving knytt til auka basisløyving hausten 2009 i revidert budsjett, og vi har forskottert løyvinga frå 2011-budsjettet med kr Til saman har vi fordelt kr Vi viser til brev frå høgskuledirektøren av , sak 2008/460. Tabellen i vedlegg 1B viser dei totale rammene til avdelingane. Etter at midlar for stipendiatstillingar, satsingsmidlar og investeringsmidlar er fordelte, vert rammene slik: AKF kr ASH kr AMF kr AHL kr IAaI kr Fellesadministrasjon kr Andre felleskostnader kr Utsett fordeling/prosjekt kr (øyremerkte satsingsmidlar) Utsett fordeling kr (fond lønnsopprykk) Fordelt ekstra kr (buffer stipendiatmidlar) Fordelt ekstra kr (frå 2009 og 2011, investeringsmidlar) Fordeling til avdelingane utanom investeringsmidlane: AKF kr ASH kr AMF kr AHL kr IAaI kr Fellesadministrasjon kr Andre felleskostnader kr Side 2 av 5

25 Stimuleringsmidlane til fellesnivået knytt til utvekslingsstudentar, kr er no budsjettert på fellesnivået (internasjonalisering/internasjonalt utval). Ansvaret for effektuering av møbler til personalrommet på Strøm (ASH) er lagt til driftskontoret. Ramme for disposisjonsbudsjett 2010 Den nye finansieringsmodellen vil gje svingingar i budsjettrammene frå år til år, og dette må vi jamne ut ved oppbygging og bruk av avsetningsmidlar. Avdelingane får høve til å leggje inn eit disposisjonsbudsjett i samsvar med planlagd aktivitet innanfor året sjølv om dette vil avvike frå ramma for året, då denne ramma er utrekna etter aktiviteten for 2 år sidan. Disposisjonsbudsjettet må godkjennast av høgskuledirektøren før det vert rekna som endeleg i rekneskapssystemet. Budsjettarbeid 2010 Vi har gode erfaringar med bruk av ABM for registrering og fordeling av budsjettet før det vert lagt over til AGRESSO. Investeringar skal registrerast i kontoklasse 1. Dette er ei endring frå og med 2008, sjå økonomimodellen. Det må opprettast eit anleggsnummer i AGRESSO før fakturaene kan registrerast, men det skal ikkje budsjetterast på anleggsnummer. Etter same mal som tidlegare år, har vi oppretta budsjettmal for 2010 i ABM (2010DB). Økonomikontoret har lagt inn lønnsbudsjett for alle personar som var på lønnslista i november Vi har lagt inn lønn og sosiale kostnader, og periodisert kostnadene etter same mal som tidlegare. De må sjølve kontrollerer stillingsprosent, avgangar i 2010, nye stillingar i 2010 og korrigere for eventuelle feil i lønnstrinn. Endringar som følgjer av sentrale og lokale lønnsforhandlingar i 2010 vil de få auka løyving for, og dette skal de ikkje å ta omsyn til i budsjettarbeidet. Etter at de har fått lønnsbudsjettet på plass, må de sjølve i tillegg leggje inn (slik som tidlegare år): - pensjon av feriepengane, 13 % og plassere denne kostnaden i juni (201006) + AGAPE - gruppeliv kr 1329 pr tilsett i meir enn 50 % stilling likt fordelt på 12 mnd + AGA Budsjett på alle andre konti må de sjølve leggje inn i ABM. Ta kontakt med økonomikontoret v/idar, Irene eller Edel dersom de treng hjelp. Vi er opne for å diskutere korleis vi eventuelt kan gje tilgang til fleire. Vi gjer spesielt merksam på kor viktig det er at vi legg arbeid i å periodisere budsjettet. Budsjetteringsverktyet gjer dette arbeidet enklare og meir oversiktleg. Definisjonen på god økonomistyring er at vi gjennom heile året har så god oversikt over økonomien at vi kan tilpasse aktiviteten etter dette. Ein viktig føresetnad for å få dette til, er eit godt periodisert budsjett. Eit periodisert budsjett frå alle budsjettansvarlege er dessutan eit nødvendig grunnlag for intern og sentral rapportering. Side 3 av 5

26 Regelverk for innkjøp Alle innkjøp ved høgskulen skal skje i samsvar med regelverket for offentlige innkjøp. Alle sentrale og interne reglar og retningslinjer knytt til innkjøp finn de på innsida vår: Alle kjøp over kr skal sendast ut på anbod. Vi gjer spesielt merksam på at forskrifta innfører plikt til å skrive protokoll for alle innkjøp over kr , og her skal det kome fram at kjøpet er basert på konkurranse (minimum 3 tilbydarar). Alle protokollar skal lagrast i Ephorte med kopi/til orientering til Solveig M. Sunde ved økonomikontoret. Protokoll for innkjøp finn de på innsida. Vi føreset at alle anbod/innkjøp skjer i samsvar med regelverket. Vi har no tilgang til eit dataverktøy, KGV, som skal gjere arbeidet enklare, meir oversiktleg og lettare å kontrollere. I tillegg har vi kjøpt inn eit malverkty som skal hjelpe oss å sikre at protokollar, konkurransegrunnlag og kontraktar er utforma på ein slik måte at dei tar i vare høgskulen sine krav. Det vil bli gitt opplæring i desse verktya når det trengst. Vi understrekar at alle bestillingar av varer skal skje i samsvar regelverket (ikkje berre det som vi internt set av som investeringsmidlar). Vi har fått på plass bestillingssystemet Visma Proceedo. Dette systemet vil gi oss betre oversikt frå bestilling til betaling, der attestasjonsfullmakta blir utført i forkant av bestillinga. Førebels er det kun IT som har tilgang til å bestille, men etter kvart som vi får inn nye leverandørar i systemet, vil det bli opna opp for andre. I løpet av 2010 vil Visma Proceedo og Contempus verte erstatta med eit nytt integrert bestillings- og fakturahandsamingssystem (BFS) Dersom de er i tvil om noko, eller treng rettleiing, ta kontakt med Solveig M. Sunde ved økonomikontoret i god tid før innkjøpet. Nokre presiseringar knytt til kostnadsdekning frå fellesnivået Vi gjer merksam på at det er lagt inn ein føresetnad i budsjettfordelinga frå og med 2010 at avdelingane sjølve skal dekkje kostnadene til kontorrekvisita. Når vi får heile AHL samla i Berte Kanutte - og Synnøve Riste - husa, vil alle avdelingane ha eigne rekvisitalager. Grunnlaget for at de sjølve dekkjer kostnadene ved å fylle opp lageret, vil vere til stades. I løpet av kort tid vil vi sende rammeavtalen for kontorrekvisita ut på nytt anbod. Når denne avtalen er på plass, skal alle bestillingar av kontorrekvisita gå gjennom det elektroniske bestillingssystemet. Dette vil gje betre flyt i arbeidsprosessen, og sikre ein effektiv kontroll med kostnadene. Vi reknar med at kostnadene i starten av 2010 vil måtte gå av fellesnivået si ramme som før, men at vi i løpet av året er komne inn i dei nye rutinane. Avdelingane må budsjettere med kostnader for kontorrekvisita for hausten Når det gjeld sakkunnig vurdering for tilsetjingar i faglege stillingar, dekkjer fellesnivået kostnadene for to eksterne medlemmer. Det er no opna for at vi i tillegg kan nytte ein intern medlem i utvalet. Dei avdelingane som vel å nytte seg av denne ordninga, må dekkje denne ressursen av eiga ramme. Side 4 av 5

27 Sluttkommentar Som grunnlag for fordeling av basisløyvinga for 2010 har styret oppjustert ein del det interne måltalet. Måltalet er eit mål for heiltidsstudentar. Vi har auka måltalet til totalt 2.272, og med 90 % gjennomstrøyming vil det gje noko over studiepoengeiningar. Dette er minimumsnivået vi bør liggje på for å sikre noverande aktivitet. Dei avdelingane som har stort fråfall og dårleg gjennomstrøyming, må å ta opp fleire studentar enn det måltalet tilseier (det viktigaste er sjølvsagt å få gjort noko med fråfallsproblemet). Vi minner også om at styret har fastsett inntektskrav til kvar av avdelingane, sjå sak 50/2009. Vi føreset at alle les tildelingsbrevet og tek omsyn til dei krava som er stilte til løyvinga vår. Departementet peikar på at synleggjering og dokumentasjon av resultat og koplinga mot ressursinnsats kjem til å verte viktigare grunnlag for fordeling av løyvingane i åra framover. Med helsing Jacob Kjøde jr høgskuledirektør Edel Vatne Roald økonomisjef Kopi til: Jørgen Amdam Anne Øie Gonnie Smit Løseth Sverre Tverberg Organisasjonane ved HVO Konsulentane på avdelingane Oddbjørn Nes Stig Flåskjer Lars Havåg Leif Roar Strand Per Arne Brandal Anne Helen Sundalsfoll Irene Osvoll Idar Mjånes Rigmor Jørgensen Solveig M. Sunde Andreas.Grefsrud@Riksrevisjonen.no Side 5 av 5

28 Høgskulen i Volda Vedlegg 3 Internt Notat «MOTTAKERNAVN» Vår dato: «KONTAKT» Vår ref.: 2008/460 «ADRESSE» Dykkar dato: «REFDATO» «POSTNR» «POSTSTED» «UTLANDSADRESSE» Dykkar ref.: «REF» Sakshandsamar: JK Fordeling av midlar til utstyr/investeringar 2010 Etter budsjettmodellen skal 5.5% av basisløyvinga setjast av til investeringar/utstyr. Styret for HVO gjorde vedtak i sak 50/2009 om å gi høgskuledirektøren fullmakt til å fordele investeringsramma på kr etter drøftingsrunde med avdelingane og funksjonsansvarlege på fellesnivået. Avdelingane og funksjonsansvarlege på fellesnivået vart bedne om å kome med framlegg til investeringar/utstyr for 2010 og dei to neste åra. Det er halde møte med partane der ein kom fram til konsensus om fordelinga. Etter samtale med økonomikontoret er det klarlagt at vi kan leggje til kr på ramma for 2010 fordi vi fekk auka basisløyving i 2009 som eit resultat av revidert budsjett. Eg har lagt prioritet nr 1 AKF Felles inn i fordelinga. Då står vi att med at vi har lånt kr frå ramma i Det tilsvarar den summen vi vart samde om på møtet. Fordelinga av midlar til investeringar/utstyr i 2010 blir slik som sett opp i tabellen nedafor: Avdeling Underavdeling Tiltak Sum Felles IT FS-konnektor Felles IT IKT-utstyr nybygg Felles IT Nettverk Felles IT Servere Felles IT Programvare Felles IT Datalagring Felles IT Skrivar Felles IT PC tilsette Felles IT PC studentar Felles Læringsmiljøutvalet Teleslyngar Felles Drift Adgangskontroll/studentkortprintarar Felles Drift Kopimaskiner Felles Drift AV-utstyr i møterom/spesialrom Felles Drift Kopi- og printerstyring Felles Drift Infrastruktur/kjøling Idr.bygg/reolar, div Felles Drift Time Edit Felles Drift Inventar Felles Biblioteket Brannsikkert skap AMF Etterarbeidingsutstyr for lyd AMF Ombygging av lydkontrollrom AMF HD-oppgradering av AVID AMF Datalagring AMF Presentasjonslab for informasjon AMF Lyd lettutstyr AMF Kamera AKF Drama Lydutstyr teatersal/scenemodular AKF Idrett og friluftsliv Yksnøyaprosjektet/trerøring AKF Musikk Diverse utstyr AKF Kunst og handverk Diverse utstyr AKF Felles Glasskap klassiske skulebøker AHL Inst for realfag Infrastruktur nybygg AHL Inst for realfag Lab.utstyr ASH Felles Møblar personalrom Til disposisjon Differanse Side 1 av 2

29 Merknader til fordelinga: AKF kan omdisponere midlar innafor ramma dersom avdelinga meiner det gir ei betre utnytting. Alle som får midlar til investeringa/utstyr må melde frå til økonomikontoret om at dei er nytta i samsvar med premissane innan 1. november Midlar som ikkje er nytta innan den tid, må ein gjere greie for. Med helsing Jacob Kjøde jr. Høgskuledirektør Kopi til: Irene Osvoll Edel Vatne Roald Side 2 av 2

30 HØGSKULEN I VOLDA STYRESAK 20/2010 Namn på saka NYE MEDLEMER TIL SKIKKANEMNDA Møtedato Saksnr. frå arkiv 22. APRIL /62 Arkivkode 012 Saksbehandlar GSL Saksgradering

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45 HØGSKULEN I VOLDA STYRESAK 21/2010 Namn på saka ARBEIDET MED NY STRATEGIPLAN Møtedato Saksnr. frå arkiv 22. APRIL /42 Arkivkode 02 Saksbehandlar JK Saksgradering

46 STYRESAK 21/2010 ARBEIDET MED NY STRATEGIPLAN Denne saka har ikkje sakspapir, då rektor Jørgen Amdam vil gje ei munnleg orientering om arbeidet med ny strategiplan.

47 HØGSKULEN I VOLDA STYRESAK 22/2010 Namn på saka AUKA AKSJEKAPITAL LEAN AKADEMIET AS Møtedato Saksnr. frå arkiv 22. APRIL /482 Arkivkode 613 Saksbehandlar JK Saksgradering

48 Sak 22/2010 Auka aksjekapital i LEAN Akademiet AS Bakgrunn Styret vedtok i Sak 54/2009 å kjøpe aksjar for inntil kr i LEAN Akademiet AS. Generalforsamlinga I LEAN Akademiet AS har vedteke retta emisjonar både mot stiftarane sine aksjepostar og mor inntil 99 nye aksjonærar. Ein ønskjer her å harmonisere stiftarane sine aksjepostar med det som ein vil setje som minimumskjøp i emisjonen som blir retta mot nye aksjonærar kr For Høgskulen i Volda tyder dette at vi blir invitert til å auke aksjeposten vår frå kr til kr Framlegg til vedtak Høgskulen i Volda kjøper nye aksjar i LEAN Akademiet AS for kr Volda Jacob Kjøde jr Høgskuledirektør