MØTEINNKALLING. NB! Sak Destinasjon Ålesund og Sunnmøre oppløysing og medlemsskap i nytt selskap vil bli ettersendt.

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utval: Formannskapet Møtedato: Møtestad: Kommunehuset, Brattvåg Møtetid: Kl. 14:00 NB! Sak Destinasjon Ålesund og Sunnmøre oppløysing og medlemsskap i nytt selskap vil bli ettersendt. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melde frå så snart råd er, tlf (00), slik at varamedlem kan bli innkalla. Varamedlemmer møter etter nærare innkalling. Dokument som ikkje er utsendt, kan du få kopi av på rådhuset. Dokument som ikkje er offentlege, vil bli utleverte i møtet. Dersom medlemmene på førehand ønskjer å gjere seg kjent med innhaldet i desse dokumenta, er dei tilgjengelege på rådhuset. Haram kommune Bjørn Sandnes ordførar Elin A. Moen sekretær

2 Sakliste Sak nr. Saktittel 018/15 Godkjenning av møtebok /15 Retningslinjer for samarbeidsprosjekt mellom frivillige og kommunen

3 HARAM KOMMUNE Sakspapir Utval Møtedato Saksnr Saksbeh. Formannskapet /15 Elin A. Moen Avgjerd av: Formannskapet Godkjenning av møtebok Arkiv: 033 Arkivsaknr 15/297 Framlegg frå Rådmannen: Møtebok frå møtet vert godkjent.

4 HARAM KOMMUNE Sakspapir Utval Møtedato Saksnr Saksbeh. Formannskapet /15 Per Langnes Kommunestyret /15 Per Langnes Avgjerd av: Kommunestyret Arkiv: 610 Arkivsaknr 15/288 Retningslinjer for samarbeidsprosjekt mellom frivillige og kommunen Framlegg frå Rådmannen: Formannskapet rår kommunestyret til å gjere slikt vedtak: Kommunestyret vedtek slike retningslinjer for samarbeidsprosjekt mellom frivillige og kommunen: 1. Retningslingslinjene gjeld godkjenning og gjennomføring av tiltak på kommunale eigedomar når kommunestyret har løyvd investeringsmidlar til gjennomføring av slike samarbeidsprosjekt. Retningslinjene vil ikkje gjelde for dugnadsarbeid som blir gjennomført innanfor drifta. 2. Lag og organisasjonar som ynskjer å bidra med tiltak på kommunale eigedomar kan søkje om dette innanfor frister som kommunen fastset. Laget/organisasjonen må vere registert i Brønnøysundregistrene. 3. Vedlagt søknaden må ligge enkel plan og kostnadsoverslag, samt plan for korleis tiltaket er tenkt finansiert. Verdi av dugnadsarbeid må gå fram. 4. Kommunale investeringsmidlar som er avsett i budsjettet kan nyttast til medfinansiering av tiltaket. Midlane kan ikkje nyttast til ordinært vedlikehald, men må gjelde påkostnadar eller nyinvestering på kommunal eigedom, og som kan aktiverast og avskrivast i rekneskapet. Storleiken på kvart einskild prosjekt kan variere, men kommunen si investering må ligge mellom og kroner, ekskl. mva. 5. Spelemidlar og liknande som kommunen kan søkje på kan inngå som ein del av kommunen si finansiering. Jfr. pkt Kommunen si investering må nyttast til konkrete innkjøp av varer og/eller tenester som er nødvendig for å gjennomføre tiltaket. Innkjøpa må gjerast av kommunen i samsvar med reglane for offentlege innkjøp, men i samarbeid med søkjaren. Eventuelle inngåtte rammeavtalar med leverandørar må følgjast.

5 7. Midlane kan ikkje nyttast på tiltak som vil vere i strid med reglane i plan- og bygningslova. På tiltak som krev særskilt løyve, må dette ligge føre før arbeidet vert sett i gong. 8. Haram formannskap vert gitt mynde til å godkjenne tiltak og fordele løyvde investeringsmidlar. 9. Investeringsmidlar som vert løyvd av kommunestyret skal fordelast og nyttast innan utgangen av budsjettåret. Formannskapet kan ved særskilt søknad godkjenne overføring til påfølgjande år. 10.Særskilt avtale knytt til gjennomføring av tiltaket skal inngåast innanfor rammene av desse reglane. Saksutgreiing: Kommunestyret behandla i sak 070/14 budsjettet for I vedtaket vart det mellom avsatt kr i investeringsbudsjettet til samarbeidsprosjekt mellom frivillige og kommunen. I vedtaket går det fram at det skal lagast eiga sak på nyåret. Saka som no vert lagt fram gjeld retningslinjer for korleis midlane skal kunne nyttast Vurdering: Kven kan søkje om midlar: Bakgrunnen for løyvinga var at frivillige lag og organisasjonar ynskte å bidra med tiltak på kommunale eigedomar. Det vil vere naturleg at ein set krav om at desse skal vere registrert i Brønnøysundregistrene slik at ein får ein formell juridisk avtalepart. Prosjekt som midlane kan nyttast til: Kommunale investeringar kan nyttast til tiltak som kommunen eig eller skal eige, og som vert aktivert i rekneskapet, dvs. kan avskrivast. Midlane kan ikkje nyttast til ordinært vedlikehald, men må gjelde påkostnadar eller nyinvesteringar. Storleiken på kvart einskild prosjekt kan variere, men kommunen si investering bør ligge mellom og kroner ekskl. mva. for kvart einskild prosjekt. Større investeringar enn krev utlysing på Doffin og er lite aktuelt for desse midlane. Midlane kan ikkje nyttast på tiltak som vil vere i strid med reglane i plan- og bygningslova. På tiltak som krev særskilt løyve må dette ligge føre før arbeidet vert sett i gong. Plan/kostnadsoverslag/finansiering: Kommunen bør sette krav om at det ligg ved ein enkel plan og kostnadsoverslag for arbeidet. Verdien på dugnadsarbeidet bør gå fram av kostnadsoverslaget. Enkel finansieringsplan bør og følgje søknaden. Krav til offentlege innkjøp: Kommunen må oppfylle krav i reglane for offentlege innkjøp. Innkjøp mellom og kroner krev dokumentasjon på at investeringa har vore konkurranseutsatt, og då normalt ved at ein har innhenta tilbod frå minimum 3

6 leverandørar. Protokoll for innkjøpet må førast. Kommunen sjølv bør stå for tilbodsinnhentinga, men gjerne i samarbeid med søkjaren. Det kan og vere tilfelle der kommunen gjennom andre tilbodsforespørsler allereie har inngått rammeavtale med aktuelle leverandørar. I slike tilfelle må ein sikre at kommunen forheld seg til den rammeavtalen som er inngått. Forholdet til spelemidlar og liknande. Tiltak som medfører moglegheit for spelemidlar og liknande kan og omsøkast. Midlar som blir tilført kommunen gjennom prosjektet vil måtte inngå som ein del av kommunen si finansiering. Mynde til tildeling av midlar: Det vil vere naturleg at formannskapet får mynde til tildeling av midlane på same måten som formannskapet i dag disponerer konto for tilleggsløyvingar i driftsbudsjettet. Ein bør sette ein frist tidlegast mogleg på året slik at midlane kan fordelast og nyttast det året dei er løyvd. Eventuell restløyving tilseier at ein bør opne for å kunne ha ei ny utlysing tidleg på hausten. I tilfelle der ein ser at tiltaket ikkje vert ferdig i løpet av året må ein føresette at det vert søkt om overføring av midlar til påfølgjande år. Slike søknadar bør og behandlast av formannskapet. Rådmann Per Langnes Leiar Stab/støtte

7 Side 1 av