RIS - teknikken. Jon Iden IPA AS

Transkript

1 RIS - teknikken Jon Iden IPA AS Innledning Tidligere har vi presentert vårt syn på hva en prosess er, og hvilke elementer en prosess består av. Vi argumenterte for at det er viktig å ha klargjort dette før en gruppe starter på arbeidet med å beskrive og analysere en bestemt prosess. Det er viktig at de som er involvert i prosessutviklingsarbeidet har den samme prosessforståelsen. Vi mener også at det er viktig at en virksomhet benytter en felles og standardisert teknikk når prosesser skal modelleres. I dette kapittelet presenteres og gjennomgås RIS-teknikken. RIS-teknikken er en teknikk for å lage en grafisk modell av en prosess, nærmere bestemt en modell av prosessens arbeids- og informasjonsflyt. En grafisk modell benyttes når prosessen skal dokumenteres og analyseres. I prosessutviklingsarbeidet er gode grafiske modeller av uvurderlig verdi. Målet med en RISmodell er at den framhever de sidene ved en prosess som er spesielt viktige den synliggjør hvilke roller som er involvert i prosessen den synliggjør hva hver enkelt rolle utfører den synliggjør hvilke relasjoner det er mellom de ulike rollene. Slik vi ser det skal prosessmodellering utføres i fellesskap av arbeidsgruppen som arbeider med å utvikle prosessen. Det å utforske hvordan prosessen fungerer i dag, og hvordan den kan forbedres, er en samarbeidsaktivitet. Dette setter selvfølgelig visse krav til teknikken. Det er et mål at: RIS-teknikken skal være lett å lære og lett å bruke. Det skal være lett å lese en prosessmodell og å forstå hva den beskriver. Alle involverte skal kunne delta i modelleringsarbeidet. Prosessmodellering skal ikke være forbeholdt interne eller eksterne konsulenter.

2 RIS Basic RIS-teknikken består av et sett med symboler. RIS Basic inneholder de grunnleggende symbolene som behøves for å lage en komplett grafisk prosessmodell. Det er symboler for rolle, aktivitet, samhandling, overlevering, valg og gjentakelse. Under følger en oversikt over symbolene i RIS Basic. Deretter følger en beskrivelse av RIS-modellens utforming, og en nærmere klargjøring av hvert av elementene som symbolene representerer. Rolle Aktivitet En Rolle representeres ved at rollens navn påføres øverst på modellen. I modellen vil hver rolle få sin kolonne. En Aktivitet representeres ved liten kvadratisk boks. Det er fire ulike typer av aktiviteter: manuell, automatisk, valgfri og makro. Tilknyttet en aktivitetsboks påføres en tekst, som ved å bruke verb i bydende form, beskriver så presist som mulig hva aktiviteten innebærer. Samhandling Samhandling representeres ved en horisontal strek mellom to eller flere aktiviteter. Samhandling er en aktivitet hvor to eller flere roller deltar i utførelsen. Overlevering En Overlevering representeres ved en horisontal pil fra en manuell aktivitet hos avsender til en automatisk aktivitet hos mottaker. Om en overlevering er helautomatisk, går pilen fra en automatisk aktivitet hos

3 avsender til en automatisk aktivitet hos mottaker. På pilen føres også på hvilket objekt som overleveres, og på hvilken måte overleveringen finner sted. Valg Valg representeres ved en oval boks som omkranser de aktivitetene eller overleveringene som det kan velges blant Gjentakelse Gjentakelse representeres ved å omkranse den aktuelle delen av modellen med et rektangel Figur 1: Oversikt over symbolene i RIS Basic

4 Utforming En RIS-modell har en fast utforming. For det første skal modellen tegnes og leses ovenfra og ned. Det betyr at rollenavnene plasseres øverst. Deretter plasseres hver rolles aktiviteter i kronologisk rekkefølge nedover i modellen. Den vertikale dimensjonen viser altså tidsaksen. Dermed er det også slik at den horisontale dimensjonen viser samtidighet. Det betyr at det er mulig å vise at to aktiviteter utføres samtidig, noe som kan være aktuelt når aktiviteter i prosessen utføres parallelt. Uttrykker vi dette i rader og kolonner, vil hver rolle ha sin kolonne i modellen. En rad vil innehold en eller flere aktiviteter. Figur 2: Utformingen på en RIS-modell. Figuren viser en modell av en fakturabehandlingsprosess som et todimensjonalt diagram hvor den vertikale dimensjonen representerer den kronologiske rekkefølgen, og den horisontale dimensjonen representerer samtidighet Rolle Når vi skal beskrive hvem en person er eller hva denne personen gjør i det daglige, refererer vi ofte til en eller flere av denne personens roller. En og samme person kan for eksempel være forelder, barn, lærer, fotballtrener, kasserer i borettslagstyret, osv. Vi innehar alle ulike roller i ulike situasjoner i dagliglivet. På samme måte er det i organisasjoner. Vi innehar roller der også. Når vi skal fortelle noen hva vi arbeider med, refererer vi gjerne til den rollen vi har. Noen ganger kan det være vanskelig å gi en entydig beskrivelse av hva vi gjør. Det kommer gjerne av at vi har flere ulike roller i bedriften, og disse rollene kan være svært ulike. En og samme person kan på samme tid være fagansvarlig for et spesielt produkt, kundebehandler for en spesiell type henvendelser, produktutvikler i forbindelse med et utviklingsarbeid, osv. Hva man utfører og hvilket ansvar man er pålagt, varierer fra rolle til rolle. I tillegg til at man selv kjenner den rollen man innehar, er det vanligvis slik at ens kollegaer også vil ha relativt gode kunnskaper om hva rollen innebærer, og hva som kan forventes av den som besitter rollen.

5 I organisasjoner er roller gjerne relatert til titler, funksjoner, grupper eller posisjoner. RIS er spesielt opptatt av hva rolleinnehaverne utfører, og RIS bruker rollenavn som beskriver dette. En rolle i en RIS-modell kan innehas av en person, en gruppe av personer, et dataprogram, en maskin, eller en annen organisasjon. I RIS er vi opptatt av hva rollen utfører og hvilke relasjoner rollen har til andre roller, uansett om det er en person, en gruppe eller et dataprogram som innehar rollen. Når vi skal lage en RIS-modell starter vi alltid med å klargjøre hvem som er involvert, og hvilke roller de har. I RIS benytter vi tekst for å beskrive rollen, og vi plasserer rollene øverst i modellen. I fakturabehandlingsprosessen inngikk det fire roller, og vi plasserte dem ved siden av hverandre øverst på modellen slik som angitt under. Figur 3: Rollenavn fra fakturabehandlingsprosessen Aktivitet I en prosess utføres det aktiviteter. For å behandle en sak, produsere et produkt, eller levere en tjeneste, må det utføres mange ulike aktiviteter. Det totale antall aktiviteter som inngår i prosessen er fordelt mellom de ulike rollene. I en RIS-modell vil det derfor til hver rolle være beskrevet hvilke aktiviteter rollen skal utføre. Summen av aktiviteter viser hva den enkelte rolleinnehaver må gjøre for å ivareta rollen sin. En aktivitet representeres symbolsk ved en kvadratisk boks. RIS har symboler for fire ulike typer av aktiviteter; manuelle, automatiske, valgfrie og makroer. Den mest vanlige aktiviteten er de manuelle. Manuelle aktiviteter beskriver aktiviteter som rolleinnehaverne må utføre. Rolleinnehaveren må gjøre noe aktivt for at aktiviteten skal bli gjennomført. At en aktivitet er automatisk, betyr at aktiviteten utføres av en IT-løsning på vegne av rolleinnehaveren. At en aktivitet er valgfri, betyr at det er opp til rolleinnehaveren å bestemme om det er behov for å utføre aktiviteten eller ei. En valgfri aktivitet blir altså ikke nødvendigvis utført hver gang en sak behandles. Makro er en samling av flere aktiviteter. En makro er en kompleks aktivitet som igjen kan detaljeres i flere separate aktiviteter. Makroen kan gjerne detaljeres i en egen RIS-modell. Tilknyttet hver boks brukes tekst for å gi en klar og mest mulig entydig beskrivelse av hva aktiviteten innebærer. RIS bruker verb i bydende form i innledningen til beskrivelsen. Eksempler på aktivitetsbeskrivelser i en fakturabehandlingsprosess er Registrer faktura, Attester faktura, Anvis faktura og Betal faktura. Under følger et eksempel på symbol for aktivitet og aktivitetsbeskrivelse. Figur 4: Eksempel på bruk av symbolet for aktivitet og en tekstlig aktivitetsbeskrivelse

6 Kommentarer til aktivitetssymbolene Hvorfor har vi fire ulike symboler for aktivitet, og ikke bare en? Eller sagt på en annen måte; hvorfor har vi valgt å skille mellom ulike typer av aktiviteter? Hvilke fordeler har det? For det første har vi valgt å skille mellom manuelle og automatiske aktiviteter fordi det gir et godt visuelt bilde over hvor det utføres konkrete arbeidsoppgaver i prosessen, og under hvilke roller dette ligger. I forbindelse med at vi ofte utnytter IT-løsninger for å understøtte prosessens arbeids- og informasjonsflyt, vil vi ved å sammenlikne modellen av nåsituasjonen med modellen av ønsket situasjon, se hvor forbedringene ligger og hvor mye manuelt arbeid IT-løsningen har bidratt til å effektivisere. For det andre har vi valgt å benytte et eget symbol for valgfri aktivitet, fordi det ofte er slik i arbeidsprosesser at en rolle, ut i fra forhold ved den foreliggende saken, noen ganger velger bort eller ikke utfører enkelte aktiviteter. I en fakturabehandlingsprosess er det for eksempel vanlig at regnskapsmedarbeider etter at faktura er mottatt, slår opp i leverandørregisteret for å se om leverandøren er registrert eller om informasjonen om leverandøren i registeret stemmer overens med det som står på fakturaen. Dersom informasjonen i registeret ikke stemmer, skal registeret oppdateres. Dersom informasjonen stemmer hopper rolleinnehaveren over oppdateringsaktiviteten og går direkte til aktiviteten for å registrere fakturaen. Regnskapsfører Kontroller faktura Kontroller leverandørregisteret Oppdater leverandørregisteret Registrer faktura Figur 5: Eksempel på bruk av symbolet for valgfri aktivitet Valgfrie overleveringer og valgfrie aktiviteter gjør det mulig å angi at en overlevering og et sett med aktiviteter hos den rollen som mottar overleveringen, kun skal utføres når det er behov for det, eller at reglene tilsier at den aktuelle rollen skal involveres. Dette gjør det mulig å beskrive flere ulike løp i arbeids- og informasjonsflyten. For det tredje gjør makrosymbolet det mulig å begrense størrelsen på en modell, og samtidig gjøre det mulig å håndtere prosesser med mange aktiviteter. Når vi modellerer, søker vi alltid å få hele modellen inn på en side. I noen prosesser utfører noen roller svært mange aktiviteter, og målet om å få alt på en side er vanskelig å realisere. Da grupperer vi gjerne et sett med tilhørende aktiviteter til én og benytter makrosymbolet på denne. Vi ekspanderer senere makroen i en egen modell, og vi oppnår da å begrense størrelsen på hovedmodellen uten at viktige detaljer går tapt. Overlevering Et sentralt kjennetegn ved en prosess er at flere roller deltar i utførelsen av prosessen fra den starter til den slutter. Vi har da også tidligere definert prosess som en samling roller som samarbeider om å nå et mål. Som vi så over, er aktivitetene fordelt mellom rollene. Men for å

7 få etablert en komplett prosess, er det ikke nok at de ulike rollene utfører selvstendige og separate aktiviteter, det må være relasjoner mellom rollene også. Uten relasjoner blir det verken arbeids- eller informasjonsflyt. Overlevering betyr at noe, for eksempel et dokument eller et skjema, overleveres fra en rolle til en annen. Symbolet er en pil fra en boks hos den avleverende rollen til en boks hos mottakeren. Fra eksemplet med fakturabehandlingsprosessen kan vi hente følgende eksempel på symbol for overlevering. Figur 6: Eksempel på bruk av symbolet for overlevering. Legg merke til at vi angir hva som overleveres og hvordan det overleveres Som det går fram av symbolbruken, angis avsenderen med en manuell aktivitet, mens mottakeren angis med en automatisk aktivitet. Dette gjør vi for å skille visuelt mellom det å sende og det å motta. Legg også merke til at vi på overleveringen har navngitt objektet som overleveres, og hvordan det overleveres. Måten overleveringen utføres på skriver vi under streken i parentes og med liten bokstav. En overlevering kan også utføres automatisk, uten at avsenderen må gjøre noe aktivt. Dette representeres med en pil fra en automatisk aktivitet hos avsender til en automatisk aktivitet hos mottaker. Overleveringer er blant de mest interessante egenskapene ved en prosess som man kan analysere. Det viser seg at mange av de problemene som bedrifter har med sine ulike prosesser, nettopp er knyttet til overleveringene mellom rollene. Det er følgelig her mange av mulighetene til forbedringer ligger. Samhandling Samhandling betyr at to eller flere roller deltar på samme tid i utførelsen av en bestemt aktivitet. Det kan for eksempel være i forbindelse med avholdelse av et møte. Da vil bruken av samhandlingssymbolet beskrive hvilke roller som deltar på møtet. Et annet eksempel er utarbeidelse av et prosjektdirektiv. Samhandlingssymbolet kan benyttes for å vise at for eksempel prosjektleder og prosjektansvarlig utformer direktivet i fellesskap. Ved siden av samhandlingssymbolet bruker vi tekst for å beskrive aktiviteten. Figur 7: Eksempel på bruk av symbolet for samhandling Valg I en prosess kan det oppstå situasjoner der en rolle må velge mellom to eller flere handlingsalternativer. Hva som har skjedd tidigere i prosessen, og de vurderinger som rolleinnehaveren har gjort om saken, er bestemmende for hvilket alternativ som skal velges.

8 RIS-teknikken har et symbol for å representere en valgsituasjon. Symbolet er en oval boks som omkranser de elementene som det kan velges blant. Figur 8 viser et eksempel på et valgalternativ. Regnskapsmedarbeideren har mottatt en faktura fra en leverandør. Regnskapsmedarbeideren kontrollerer fakturaen. Det gir ham en valgsituasjon. Dersom han finner feil ved fakturaen, vil han sende den tilbake. Dersom faktura er ok, vil han registrere fakturaen. Figur 8: Eksempel på bruk av valgsymbolet. Den ovale boksen angir at rolleinnehaveren må velge mellom to handlinger. Valgsymbolet omslutter valgalternativene Gjentakelse I noen prosesser viser det seg at en bestemt del av prosessen ofte gjentas to eller flere ganger, helt til en bestemt betingelse oppfylles og behandlingen kan fortsette. Dette er gjerne forhold som avdekkes under kartleggingen av nåsituasjonen, og som vi ønsker å beskrive i modellen. Som vi skal drøfte i kapittelet om RIS-metoden, er det ikke videre rasjonelt med slike gjentakelser, og vi har derfor som mål å fjerne årsaken til at gjentakelser oppstår. For å holde oss til fakturabehandlingsprosessen, kan det for eksempel være at leverandører ofte oppgir en annen pris på fakturaen enn det som var avtalt. Da vil dette bli avdekket ved kontroll hos regnskapsfører, som sender fakturaen i retur. Leverandør retter opp og lager en ny og forhåpentligvis korrekt faktura. Fakturaen sendes på nytt. Denne delen av prosessen gjentas helt til fakturaen er korrekt og den kan registreres og sendes videre til attesterer. Gjentakelse spesifiseres ved å omkranse den aktuelle delen av modellen med en rektangulær boks slik som vist i figur 9. Betingelsen for å avslutte gjentakelsen spesifiseres på den underste linjen på boksen, i dette tilfellet er betingelsen Korrekt faktura.

9 Figur 9: Eksempel på bruk av symbolet for gjentakelse. Symbolet omslutter den delen av prosessen som gjentas Objekt I de aller fleste prosesser inngår det et eller flere objekter. Objekter er sentrale i forbindelse med aktiviteter og overleveringer. Særlig i prosesser hvor mye av arbeidet er relatert til bearbeidelse av informasjon og til utarbeidelse av dokumenter, vil objekter inngå. I en slik prosess vil både informasjon og dokument være objekter. Ofte er objekter konkrete og fysiske, som for eksempel et dokument. Men objekter kan også være abstrakte, slik som for eksempel en henvendelse. Objekter blir altså benyttet ved utførelsen av en aktivitet, og objekter kan være et resultat av en aktivitet. I aktiviteten Registrer faktura, er faktura et objekt som blir benyttet ved utførelsen. Tilsvarende vil vi i en prosjektstyringsprosess kunne ha prosjektplan som et resultat av aktiviteten Lag prosjektplan. Også ved overleveringer står objekter sentralt. Svært ofte identifiserer vi en overlevering ved det objektet som overleveres. I eksemplet med faktureringsprosessen ser vi at det er objektet faktura som overleveres. Overleveringer blir ofte identifisert ved å følge objektenes flyt i prosessen. RIS benytter ikke et eget symbol for å representere et objekt. Men RIS bruker tekst for å angi objektet, enten som en del av en aktivitetsbeskrivelse, eller som en del av en overlevering. Se eksempel i figuren under. Figur 10: Eksempler på hvordan et objekt inngår både i aktiviteter og i en overlevering Bruk av tekst Bruk av tekst er en viktig del av en RIS-modell. I RIS-teknikken brukes tekst for å navngi rollene beskrive aktivitetene som utføres beskrive et objekt som en aktivitet arbeider på beskrive et objekt som overleveres fra en rolle til en annen beskrive på hvilken måte et objekt overleveres fra en rolle til en annen, og beskrive betingelse for å avslutte en gjentakelse. Bruken av tekst skal være konsekvent og gjennomført. Når det gjelder tekst for å beskrive en aktivitet, skal det legges vekt på at beskrivelsen er så presis og informativ som mulig. Det skal gå tydelig fram hva som skal gjøres.

10 RIS Advanced I tillegg til symbolene i RIS Basic, har RIS en del ekstra symboler som kan være nyttige når spesielle egenskaper ved en prosess skal beskrives. RIS Advanced inneholder symbol for virksomhet, prosess, tilstand, synkronisering, nummerering og kommentar. Virksomhet En Virksomhet representeres ved at det trekkes en gjennomgående linje fra øverst til nederst i modellen. Linjen separerer rollene i en virksomhet fra rollene i en annen virksomhet. Navn Navn Virksomhetens navn angis øverst. Det trekkes også en horisontal linje for å skille virksomhetsnavn fra rollenavn. Prosess En Prosess representeres ved en oval sirkel, en ellipse. Prosessens navn er påført inne i symbolet. Dette er aktuelt når man vil vise at man mottar noe fra, eller leverer noe til, en annen prosess. Tilstand En Tilstand representeres ved en sirkel. En tilstand er en status som en sak har på et bestemt sted i prosessen. Det er tre ulike tilstander: start-tilstand (sirkel), tilstand (med to sirkler), og slutt-tilstand (tykk sirkel). Til en tilstand er det knyttet en tekst som beskriver tilstanden som er nådd. Synkronisering Synkronisering av parallelle aktiviteter representeres ved en tykk horisontal strek under de aktuelle aktivitetene.

11 Nummerering Aktiviteter, overleveringer og samhandlingsaktiviteter kan nummereres ved behov. Da påføres nummeret inne i boksen. 1 Kommentar Kommentar gir modellereren mulighet til å påføre utfyllende tekst til et eller flere elementer i modellen. Figur 11: Oversikt over symbolene i RIS Advanced

12 Virksomhet Vanligvis beskriver man prosesser som utføres i sin helhet innen en virksomhet. Men i noen tilfeller lager man modeller av prosesser hvor roller fra flere virksomheter er involvert. Dette er spesielt relevant i forbindelse med utvikling av e-handelsløsninger. Det kan også være aktuelt når firmaer som har et kunde-leverandør-forhold skal beskrive og utvikle dette forholdet. I utgangspunktet er ikke dette noe modelleringsmessig problem, og man behøver ikke nødvendigvis vise organisatorisk tilhørighet i modellen. Men enkelte ganger kan det være nyttig å vise hvilken virksomhet rollene tilhører. RIS benytter da en vertikal linje for å separere roller fra ulike virksomheter. Øverst trekkes det en horisontal linje. Over denne linjen påføres navnene til de virksomhetene som inngår i prosessen. Innkjøpsvirksomhet Leverandørvirksomhet Bestiller Registrer bestilling i system Bestilling (system) Bestillingsmottak Lageransvarlig Vurder og videresend bestilling Bestilling (system) Plukk varer fra lager Pakk varer Varer (speditør) Figur 12: Eksempel på bruk av symbolet for virksomhet Prosess Ofte har en prosess relasjoner til andre prosesser. Det kan være relasjoner mellom prosesser i egen virksomhet, eller til prosesser i en annen virksomhet. Prosessen som studeres kan være avhengig av å motta noe fra en annen prosess, eller den produserer noe som overleveres til en annen prosess. Noen ganger ønsker vi å vise dette i prosessmodellen. RIS-teknikken har et symbol som gjør det mulig å beskrive en annen prosess i modellen. Symbolet er en farget oval sirkel. Inne i symbolet skrives navnet på prosessen. I figur 13 er det vist et eksempel på bruk av symbolet for prosess. Når en bestilling er utført, sender bestillingsprosessen en kopi av bestillingen til faktura-behandlingsprosessen. Dette gjør man for at regnskapsmedarbeideren skal kunne kontrollere fakturaen mot det som er bestilt.

13 Leverandør Regnskapsfører Attesterer Kopi av bestilling Bestillingsprosess Produser faktura Faktura (post) Kontroller faktura mot kopi av bestilling Registrer faktura Faktura (internpost) Figur 13: Eksempel på bruk av symbolet for prosess Tilstand Etter hvert som en sak behandles gjennom en prosess vil den oppnå ulike tilstander. I noen tilfeller er det behov for å identifisere og bestemme noen utvalgte tilstander. Dette er spesielt relevant i forbindelse med utvikling av arbeidsflytløsninger. For å ha kontroll med hvor den enkelte sak befinner seg i prosessen, må man holde rede på hvilken tilstand saken har. Eksempel på tilstander i en faktureringsprosess er mottatt, registrert, attestert, anvist, betalt. Dersom det er et behov for å klargjøre tilstander, er det nyttig å beskrive dette i modellen. RIS har tre ulike symboler for tilstand. En sirkel markerer en start-tilstand, dvs. noe som har skjedd som igangsetter prosessen. To sirkler beskriver en tilstand underveis i prosessen; dvs. en tilstand som en sak har på et bestemt tidspunkt i arbeidsflyten. En tykk sirkel beskriver en slutt-tilstand, dvs. at formålet med prosessen er oppnådd. Legg merke til at det til høyre for tilstandsymbolet er knyttet en tekst som beskriver tilstanden som er nådd. Leverandør Innkjøper Lagersjef Lagerbeholdning er tom Bestilling (e-post) Varer (transport) Utarbeid bestilling Bestilling er sendt Registrer varemottak Varer er mottatt Melding om varer (system) Plukk opp varer og plasser på lager Lagerbeholdning er oppdatert Figur 14: Eksempel på bruk av symbolene for tilstand

14 Synkronisering I en prosess kan det oppstå situasjoner der to eller flere roller utfører hver sine aktiviteter samtidig (i parallell) og uavhengig av hverandre. Senere, ved et gitt punkt i prosessen, kan det imidlertid være nødvendig at disse parallelle aktivitetene må synkroniseres før prosessen kan fortsette. Dette kan være aktuelt i forbindelse med en samhandling. For å beskrive dette har RIS et symbol som kalles synkronisering. Synkronisering angis ved å tegne en tykk strek under de parallelle aktivitetene som må være utført, dvs. synkronisert i forhold til hverandre. I figur 15 er det vist et eksempel på synkronisering hvor begge rollene må utføre sine individuelle aktiviteter, som er å utarbeide ulike bidrag til en prosjektrapport, før de kan samhandle om å utarbeide den ferdige prosjektrapporten. Prosjektleder Prosjektmedarbeider Skriv kapittel 1 og 2 Skriv kapittel 3 og 4 Utarbeid endelig prosjektrapport Figur 15: Eksempel på bruk av symbolet for synkronisering av parallelle aktiviteter Nummerering I noen situasjoner kan det være et ønske å nummerere aktivitetene i en modell. Et aktuelt bruksområde er når modellen skal brukes som grunnlag for en kravspesifikasjon. Da er det hensiktsmessig å bruke nummer for knytte beskrivelsene i kravspesifikasjonen til egenskaper ved modellen. I RIS setter man nummeret inne i boksen. I en RIS-modell skal det nummereres i kronologisk rekkefølge, dvs. at man begynner øverst og nummererer nedover. En overlevering har bare ett nummer. Det gjelder også for samhandling. Figur 16: Eksempel på bruk av nummerering

15 Kommentar I noen tilfeller, særlig når man kartlegger nåsituasjonen, kan det være nyttig å føre kommentarer eller utfyllende dokumentasjon rett i modellen. Det kan være slik som dette forholdet må undersøkes nærmere, eller denne aktiviteten tar 40 minutter per sak. RIS benytter et standard kommentarsymbol når kommentarer skal påføres. Vær imidlertid oppmerksom på at utstrakt bruk av denne muligheten kan gjøre det vanskelig å lese og forstå modellen. Det anbefales at man ikke bruker dette symbolet i den endelige modellen. Kommentarer egner seg best mens modellen og dokumentasjonen er under utarbeidelse. Figur 17: Eksempel på bruk av kommentar I dette kapittelet har vi presentert RIS-teknikken med dens symboler og utforming. Vi har også gjennomgått de organisatoriske forholdene som symbolene skal representere. Som du har sett har vi delt RIS-symbolene i to deler; én som vi har kalt RIS Basic og én som vi har kalt RIS Advanced. I de fleste tilfeller er symbolene i RIS Basic tilstrekkelig for å lage gode og komplette modeller. For den som er ny med prosessmodellering, vil det være lurt å bli god i RIS Basic først. Senere, og ved behov, kan man prøve seg på å inkludere symboler fra RIS Advanced. For mange vil beskrivelsen av RIS-teknikken være det mest matnyttige med denne håndboken. Det å lære en modelleringsteknikk for å modellere egne prosesser er ønsket av mange. Vi vil imidlertid også anbefale neste kapittel som gir konkrete råd knyttet til den praktiske gjennomføringen av arbeidet med å lage modeller.