Veiledning til registrering i Vigo Opplæring

Transkript

1 Veiledning til registrering i Vigo Opplæring VIGO

2 Innholdsfortegnelse Side Formidling 3 - Registrering av Bedrifter, Opplæringskontor og Medlemsbedrifter Registrering av kontrakter Registrering av prøver Registrering av Ansatt Kodeverk + Logg 45 VIGO

3 Formidling VIGO

4 Formidling Alle søkere med ungdomsrett som ikke har søkt læreplass, men som har fått, eller får læreplass i formidlingsprosessen SKAL som søker i VIGO Opplæring. Periode for registrering er den samme som for Vigo WEB, det vil si fra januar til søkerne slettes i (november). Søkere som er registrert i Vigo skal IKKE slettes. Alle fylkeskommuner skal bruke det kodeverket som er laget. Omprioriteringer av søknad, eller ønske om endring til annet fag, skole skal med de oppgitte koder som er til bruk i formidlingsarbeidet. Se pkt : Der søkere i tillegg til læreplass har søkt skoleplass blir Statuskoder for inntak satt på ønske. Utdanningsdirektoratet samler inn og publiserer formidlingsstatistikk. For at fylkene skal kunne gjenkjenne tallene fra eget fylke er det viktig at vi rapporterer på flere statuskoder enn i dag. Ved like behandlingsregler i formidlingsprosessen, vil statistikken være sammenlignbar. VIGO

5 Statuskoder som direkte på ønske: Feltnavn Beskrivelse Merknad Status 4 SFORM: Kode for søkere til læreplass 6 STRINN: Strøket, søker inntatt på annet ønske. Kommer fra Inntak dersom. ønske er et skoleønske 67 STRILÆ: Ønsket om læreplass er strøket fordi søkeren ikke har svart på tilbud om plass Kodene kan oppdateres fra Inntak eller fra Web 77 STOPP: Søknaden er stoppet (satt i passiv). 8 UKVAL: Ukvalifisert til å søke læreplass, jfr. interne rutiner i eget fylke 83 TRUKK: Søkeren har trukket søknad til læreplass VIGO

6 Statuskoder som på forslag Forslag Bedrift Forslag Skole 3 Forslag Annet fylke søkere til lærefag: bedriften Automatisk formidling: gjøres ved å kjøre rapporten oa00 søkere til skolefag: skolen søkere tatt inn i andre fylker: fylket 4 Status VURDER: søker er sendt til bedrift for vurdering VANNET: søker er sendt til et annet fylke for vurdering FORMID: søker har fått læreplass i en bedrift /opplæringskontor FANNET: søker har fått læreplass i et annet fylke TILBSK: søker har fått tilbud om alternativ Vg3 i skole, se eget ark for registrering TILBPR: søker har fått tilbud om fagprøve TNL: søker har takket nei til en læreplass i en bedrift TNSK: søker har takket nei til tilbud om Vg3 i skole TILSKG : Generelt tilbud om VG3 skole TNSKG : Takket NEI til Generelt tilbud om VG3 skole TNLPR: søker har takket nei til tilbud om å avlegg fag-/svenneprøve UAKTU: settes automatisk etter at søker har fått tilbud om læreplass IMI: søker har ikke møtt til intervju IST: bedrift har ikke fått kontakt med søker BORTFA: søker er vurdert men blir ikke tilbudt læreplass i bedrift OPPHEV: opphever statusen på et forslag. eller de kan komme fra VigoBedrift VIGO

7 Behandlingsregler av søkere Alle søkere med ungdomsrett som ikke har søkt læreplass, men som har fått, eller får læreplass i formidlingsprosessen SKAL som søker i VIGO opplæring. Periode for registrering er den samme som for Vigo WEB, det vil si fra januar til søkerne slettes i (se årshjul vedr. sletting og siste rapportering) Ingen søkere skal slettes. Fylkene har mulighet til å omprioritere søknader og bruke statuskode trukket hvis søkeren underveis ikke ønsker læreplass. Omprioritering av søknad gjøres i S00 Søkere som ikke er kvalifisert skal ikke slettes, men med statuskode: UKVALIFISERT Søkere fra andre fylker skal ikke slettes, men med statuskode: STOPPET Søkere som trekker søknaden om læreplass skal med statuskode: TRUKKET. Denne statusen kan også komme fra web Bruk UKVALIFISERT Bruk STOPPET Bruk TRUKKET VIGO

8 Registrering av medlemsbedrift på forslag formidlet til Opplæringskontor 3 Dette feltet i bilde os00 mappe Ønsker - Forslag Bedrift Når søkerne er knyttet til et Opplæringskontor, kan man nå legge til medlemsbedrift (dette kan også komme fra web) Status Status til søkeren fra begynnelsen er VURDERES. Når status endres til FORMID (Formidlet) vil feltet 3 være aktiv. 3 Medlems bedrift Etter å ha registrert FORMID i pkt, skal man nå kunne hente fram medlemsbedrifter i Opplæringskontoret(pkt ). Velg aktuell medlemsbedrift som skal knyttes til søkeren. Medlemsbedrift kan også komme fra web Denne knytningen fremgår når man skal generere preutfylte kontrakter og vil også oppdateres i kontraktsbildet VIGO

9 Kontraktsopprettelse Rapporten finnes under Fagoppl.Adm bilde oa0 Kontraktsopprettelse. Bare forslag med status formidlet blir behandlet Søkere til Her kan man generere enten lærekontrakt eller opplæringskontrakt. Før man kan sette i gang rapporten må man ha registrert søkere med status FORMIDLET Velg et av alternativene Utvalgskriterier Logg Her kan man også velge hva man ønsker å generere Alle: alle søkere som har status FORMIDLET Pr kurs: alle søkere med status FORMIDLET i valgte kurs. Velg et aktuelt kurs under rullegardinen Pr. bedrift: alle søkere med status FORMIDLET i valgt bedrift. Velg aktuell bedrift under rullegardinen Pr. søknad: søker som har status FORMIDLET. Velg aktuell søker under rullegardinen For hver generert rapport, blir det laget en logg som ligger under Kontraktsopprettelse. Loggen bør kontrolleres for evt. feil eller mangler, se eksempel nedenfor Kan bare velge et av alternativene om gangen VIGO

10 Utskrift av kontrakt lokalt Rapporten finnes under Fagoppl.Adm bilde oa03 Utskrift lærekontrakt. Utskrift av kontrakt bør normalt gjøres av bedriften i VigoBedrift Utvalg Her kan man sette inn ulike parametere Fødselsnummer: kontrakten skrives ut KUN på oppgitt fødselsnr Bedriftsnummer: alle kontraktene skrives ut KUN på oppgitt bedriftsnr Kurskode: alle kontraktene skrives ut KUN på oppgitt kurskode Opprettet fom dato: kontraktene skrives ut på en gitt fra dato Opprettet tom dato: kontraktene skrives ut på en gitt til dato fylles inn, kan kombinere en eller flere parametere Utskrifts paramet. Kontroll Logg Utskrift av karakterer: når haken er på, vil utskrift av karakterene skrives ut sammen med kontrakten. Når haken er av, vil kun kontrakten skrives ut. Utskrift av veiledning: skriver ut veiledning Før man skriver ut pre-utfylt kontrakt, må man alltid kontrollere innholdet i kontrakten, f.eks. Grunnlag læretid For hver generert rapport, blir det laget en logg som ligger under Utskrift lærekontrakter. Loggen bør kontrolleres for evt. feil eller mangler, se eksempel nedenfor VIGO

11 Opprettelse av kontrakt - Fagopplæring i skole - Vg3 (side ) 3 os00 Person i opplæring Ønsker. Når eleven har takket Ja til Vg3 i skolen, opprettes det en kontrakt Dette gjøres vanligvis av formidlingsansvarlig sjekkes Opprett ny kontrakt Her skal det velges riktig type av kontrakt. XXXXX3F--- (for vanlig Vg3 kontrakt med fag-/svenneprøve) XXXXX3H--- (for Vg3 kontrakter med lavere kompetanse kompetanseprøve= Læretid fra dato skal legges inn. velges riktig F eller H 3 Kontrakter Når steg er fullført, vil det opprettes en kontrakt under kontrakter Automatisk opprettes OBS!!!! Avviksfagene (ELAUT, ELDAT, TPAMM) skal bare opprettes prøve XXXXX3VX (for elever som har fullført Vg3 i skolen og skal bare avlegger fagprøve) VIGO

12 Opprettelse av kontrakt - Fagopplæring i skole - Vg3 (side ) Importer grunnlag tid Importering av skolegang gjøres via denne knappen. Velg riktig Vg og/eller Vg. Når dette er registrert riktig vil kandidaten få 4 mnd fradrag 5 Kontrakt Resten av opplysningene som vanlig, startdato, mottatt dato, godkjent dato og evt. fra annet fylke OBS!!!! Opprettelse av kontraktstypen Fagopplæring i skole vil det gjøre at man senere får opprettet prøve med riktig kurs. VIGO

13 Bedrift Opplæringskontor Medlemsbedrift VIGO

14 Oppslag bedrift - SSB 3 5 a 4 o3s00 Oppslag Bedrift SSB. Dette er et hjelpemiddel for å kunne søke opp og registrere bedrifter i VIGO. Denne basen oppdateres månedlig. Registeret oppdateres sentralt. For å aktivisere søk klikk på + foran o3s00 Oppslag Bedrift SSB Alle nye bedrifter ved bruk av o3s00 Bedriftsoppl. Her kan man skrive inn enten foretaksnummer eller bedriftsnavn for å foreta et søk. Hvis det er stor kjede med mange underenheter, kan man bruke Oppslag Flerforetak :. Her skal man bruke KUN foretaksnr. Klikk på knappen for å se skjermbilde a Bør brukes a Oppslag, Flerfore.. Nytt vindu vises og her alle avdelingene som er knyttet til valgt foretaksnr. Det er viktig å beholde hake på Vis bare eget fylke. Da vises det KUN bedrifter i eget fylke. Velg riktig bedrift klikk på Velg og valgte bedrift vises på hovedbilde. Deretter følges vanlig prosedyre. Kan brukes 3 Adresse Her kan man også legge inn andre opplysninger som kan begrense søket i pkt. Tips: det kan være lurt å bruke feltet kommune. Da begrenses søket til den kommunen bedriften ligger i. Kan brukes 4 Konkurs Opphørt Etc 5 Rapport oa3003 Her kan man velge å hente opp bedrifter som er registrert som konkurs, oppløst Søket går på eksakt dato (og ikke større enn innskrevet dato) Kjøres for rydding i eget bedriftsregister. Bør kjøres ganger i året NB!!! Når man får et treff på bedrift, kan bedriften overføres til VIGO ved å klikke på knappen Registrer i VIGO. Hvis bedriften allerede finnes under Bedrifter eller ikke er riktig vil ikke knappen være aktivert. Ved overføring av bedriften fra SSB til VIGO tas disse feltene med: Bedriftens opplysninger, Adresse, Telefon Kan brukes Bør brukes VIGO

15 Registrering av lærebedrifter/oppl. kont 5a a Hvis bedriften ikke finnes i VIGO skal det normalt opprettes via o3s00 Oppslag Bedrift, SSB eller manuelt i os300-bildet (se opprettelse av nye bedrifter via Oppslag Bedrift SSB) Org. nr. Bedriftens organisasjonsnummer, 9 siffer. Bruk enten foretaksnr. eller bedriftsnr. sjekkes 3 Navn/ Lokalt navn Det finnes: P-privat, K-kommunal, S-statlig, F-fylkeskommune Navn: Viser navnet til bedriften slik det er registrert i BOF-registeret Lokalt navn: Bedriftens lokale navn, det vi bruker i det daglige (blir samme som Navn dersom dette ikke fylles ut), vil ikke overskrives ved synk, ny versjon eller lignende 4 Region Brukes dersom fylket er delt inn i regioner, tekstfelt Kan brukes 5 Kontonr Bedriftens kontonummer (Alle selvstendige godkjente lærebedrifter og Opplæringskontor skal med et kontonummer) Man må ha særtilgang for å kunne registrere kontonummer! 5a Bedriftstype Internkode Se informasjonsskriv fra IST nr mai 0. 6 Postadresse 7 Kontoradresse 8 Andre info Adressen hvor brev/info blir sendt Adressen hvor bedriften fysisk befinner seg Telefon, e-post, www, telefon og e-post skal. Resten er opp til hver enkelt fylkeskommune. VIGO

16 Registrering av lærebedrifter/oppl. kont fortsett 9 Andre reg. 0 Bedrift opphørt Er opplæringskontor: hakes av dersom bedriften er et Opplæringskontor Er prøvestasjon: hakes av dersom bedriften er en prøvestasjon Kun godkjent som medlemsbedrift: hakes av dersom bedriften bare er godkjent som medlemsbedrift i et opplæringskontor Ønsker lister på papir: dersom bedriften ønsker søkerlister tilsendt på papir, standardverdien = JA Årsak til at en bedrift opphører skal med årsak og dato. Intensjonsavtalene blir da satt til 0/passiv og forslag til bedriften satt til "bortfaller" VIGO

17 Kursgodkjenning Bedriften blir ikke godkjent hvis det ikke finnes en registrert faglig leder på bedriften (se avsnitt om Ansatt) For nærmere veiledning til dette avsnittet, ser ISTs Informasjonsskriv nr 5/00 Søk opp aktuell bedrift under o3s00. Kursgodkjenning i opplæringskontor: stå på Bedriftskurs - detaljer Kursgodkjenning i medlemsbedrift: stå på Bedriftskurs for medlem Kursgodkjenning i selvstendig bedrift: stå på Bedriftskurs for medlem Bedriftskurs Opprettelse av kursgodkjenning: Ctrl + N eller høyreklikk og velg Ny Bedrift (godkjenningseier) Den som står ansvarlig for opplæringa (enten navn på opplæringskontor eller en selvstendig bedrift kommer automatisk dersom det er et opplæringskontor) 3 Bedrift (som gir opplæring) Dette kan være - Et Opplæringskontor (EGEN) - En medlemsbedrift i et opplæringskontor eller - En selvstendig bedrift (kommer automatisk) 4 Programområde NB!! EGEN godkjenning gjelder bare når Opplæringskontoret ansetter egne lærlinger. Velg riktig kode eller navn 5 Passiv dato Dato for når et programområde skal settes passiv. Dette feltet skal i utgangspunktet stå tomt. Tips! Kan benyttes for å sette en bedrift passiv før de tar inn lærlinger VIGO

18 Veiledning - bedrift 3 Under bedriften finnes det en mappe kalt Veiledninger. Opprettelse av en ny veiledning : Ctrl + N eller høyreklikk og velg NY Status OK: når alt er i orden i bedriften Følges opp: når bedriften trenger å følges opp Veiledning dato Dato for når veiledningen finner sted 3 Beskrivelse Fritekstfelt. Kort beskrivelse om hva veiledningen gjelder (50 tegn) Her kan det veiledninger gitt i bedriften. Veiledning finner man også under Person i opplæring på kontrakt. Det er viktig å definere hva man registrerer hvor. VIGO

19 Kontrakt

20 Registrering av kontrakt s A A Opprette ny kontrakt Ved opprettelse av kontrakt får man et nytt bilde, hvor man skal velge riktig type kontrakt. Man kan velge mellom: - lærekontrakt - opplæringskontrakt - fagopplæring i skole (se s. 4) Kontr type I dette feltet vises det riktig type kontrakt etter valg i pkt A. Det kan endres ved behov. Riktig kontraktstype vises automatisk ved opprettelse Løp I rullegardinen finnes det ulike løp for kontrakten: - Normalmodell - Avvikende løp - Særløp Disse er knyttet til kurskode og vil vise riktig løp i hht. hvilket fag kontrakten er knyttet til. Det er ikke nødvendig å endre disse. Riktig løp vises automatisk når faget er valgt 3 Tilskudd sordning Det er typer tilskudd. Disse er styrt av feltet Rettstype (5), og kan ikke endres. 6 Basistilskudd 7 Basistilskudd Styrt av felt nr 5 VIGO

21 Registrering av kontrakt s 4 Programområdek. Automatisk oppdatert i VIGO i hht. eget kodeverk 5 Rettstype Her finnes ulike koder som skal brukes i kontrakten. U: ungdomsrett, kontrakten utløser BASIS V: voksenrett, kontrakten utløser BASIS F: fullføringsrett, kontrakten utløser BASIS. Denne koden kan også brukes på kontrakter i avviksfag med Basis uten tilskudd. Koden kommer vanligvis fra formidlinga. I: ikke rett, kontrakten utløser BASIS Koblet til felt nr 3 Tilskuddsordning på kontrakt styres av lærlingens rett. Feltet kan ikke endres. Ungdomsrett gir ordning 6, i alle andre tilfelle gis ordning 7. Dette er en Særtilgang. 6 Mottatt Dato for når kontakten er mottatt av Fagopplæring 7 Godkjent Dato når kontrakten blir godkjent av Fagopplæring. 8 Fra annet fylke/g.ref. 9 Avsluttet Reg.avsl Fra annet fylke (brukes når lærlingen er fra andre fylker) G. ref. (brukes når det foreligger en garantierklæring) Ved manuell registrering av avslutningsdato settes datoen automatisk til den datoen dette. 0 Hevet av 3 ulike koder: LB (Lærlingens/bedriftens ønske) BO (Bedriftens ønsker) LO (Lærlingens ønske) Årsak Under rullegardinen finnes mange årsakskoder for heving. De fleste kodene skal brukes sammen med LO, BO eller LB. Velg riktig kode. Oversikt over årsakskoder finnes i 5S07. Kode ON og UP kan brukes alene. Følgende koder settes automatisk fra prøve: AB (Kontrakt avsl avl/best prøve) S (Kontrakt avsl stryk. gang) S (Kontrakt avsl stryk. gang) brukes sammen med Hevet av Akt. medlbedr Når en kontrakt er tegnet med et Opplæringskontor, skal medlemsbedrift i dette feltet. Det gjøres etter at alle andre registreringer er gjort. Må Fremgangsmåte: på venstre side i kontraktsbilde vises mappen Medlemsbedrifter. Klikk på ny og finn riktig medlemsbedrift som skal knyttes til kontrakten. Husk å legge til gyldig fra = startdato på kontrakt 3 Importer grunnlag l.tid 4 Følger alt. vurd.form 5 Små og verneverdige fag Dersom opplæringa skjer i flere medlemsbedrifter skal man legge til en ny registrering for hver bedrift, ingen ting skal slettes. Pass på at gyldig fra og tildato blir riktig, disse skal ikke overlappe hverandre. Funksjonen benyttes for å hente inn tidligere grunnlag for en lærling på kontrakten. Velg riktige linjer og disse vil importeres og legge seg som fradrag på kontrakten. Må sjekke at det gis rett fradrag. Feltet brukes til mappevurdering. Opplysningsfelt, kan hentes ut i rapporter Feltet brukes til å identifisere kontrakter i små og verneverdige fag. Opplysningsfelt, kan hentes ut i rapporter Valgfritt Valgfritt Valgfritt VIGO

22 Registrering av kontrakt s3 6 Hjemmel Her påføres hvilken hjemmel som er brukt ved godkjenning av kontrakten Valgfritt 7 Avtaledato 8 Avtalevedlagt 9 Mangler opplæring 0 Kontaktpersoner Kontraktstatus Fylkestilhørighet 3 Internkode (50-54) 4 Internkoder Her påføres dato for når arbeidsavtalen er inngått Det er egne rutiner i hvert fylke om dette feltet skal brukes. Det er ikke nødvendig å hake av/på. Her kan man huke av hvilke fag (teori) som mangler ved godkjenning av kontrakt. Kryss av i hht. manglende fag. Opplæringsbestilling kryss av når bedriften ønsker å kjøpe manglende teori av Fylkeskommunen Faglig leder: Velg riktig faglig leder fra rullefeltet. For OK må man legge inn medlemsbedrift først og oppdatere før man kan legge inn faglig leder. Tilsynsrepr.: velg riktig tilsynsrepresentant fra rullefeltet Daglig leder: velg riktig daglig leder fra rullefeltet Feltet er dynamisk i den forstand at det her vil foregå både manuell registrering og automatisk oppdatering. Kontraktstatus har betydning for tilgjengelighet og visning av kontrakten på VigoBedrift. Kontraktstatus 5: kontrakten vises i oversikt over kontrakter under behandling Kontraktstatus 6: kontrakten vises i oversikt over aktive kontrakter Kontraktstatus 7: kontrakten vises under avsluttede kontrakter Kontraktstatus settes automatisk ved manuell opprettelse av enkeltkontrakt, mens status i tilfelle må settes manuelt. Status 3 kan komme fra VigoBedrift etter at oppl.ktr/bedrift har endret/gjennomgått kontrakten. Status 4 og 5 settes manuelt. Status 6 blir satt automatisk ved lagring av godkjentdato og status 7 settes automatisk ved lagring av avsluttingsdato og årsak. Kontraktsopprettelse ved rapport: status settes ved kjøring Feltet viser hvilket fylke som eier kontrakt en (det fylket som har registrert/ansvar for kontrakten) Fylkets egne internkoder, under mappekortet Internkode (4) Her legges internkodene inn Valgfritt Valgfritt Faglig leder må Manuelt/ automatisk Systemfelt VIGO

23 Manuell opprettelse - Fagopplæring i skole - Vg3 a 4 3 a Oppretting av kontrakt Ved manuelt opprettelse av Vg3-kontrakt: Stå på kontrakter velg NY eller Ctrl+N for å opprette ny kontrakt Velg alternativ Fagopplæring i skole Vg3 Kurs Kontrakten må med riktig kode: Kurs (XXXXX3F eller XXXXX3H) 3 Kontrakt Følgende felter fylles ut: Skole Læretid start Mottatt dato Godkjent dato Fra annet fylke (hvis nødvendig) 4 Import grunnlag l-tid Velg grunnlag læretid som skal importeres Grunnlag læretid kan også legges inn manuelt Kan brukes VIGO

24 Registrering av Grunnlag læretid Grunnlag læretid kan hentes inn automatisk slik det er beskrevet under registrering av kontrakt eller det kan legges inn manuelt her Fradragskode Det kan gis fradrag for følgende: Skole Vg3 i skole Annet Yrkespraksis Overført fra annen kontrakt: dette krever at det ligger en kontrakt avsluttet med kode ON registrert på personen 3 Godkj. fradrag Tillegg læretid: her legges inn tillegg i læretid med tilskudd Kommer opp dersom man velger fradragskodene Annet og Yrkespraksis. Kan også komme fra VigoBedrift, feltet angir om fradraget er godkjent av fylket eller om det er foreslått av bedrift ennå ikke godkjent av fylket 4 Fradrag Viser hvor mye fradrag som gis. Dersom knappen Grunnlag læretid er brukt for å hente inn skolebakgrunn må fradraget sjekkes. 5 Fordeles manuelt Fordeling av opplæringstid og verdiskapning 6 Notat Notatfelt Valgfritt VIGO

25 Registrering av Avvik fra standard stillingsprosent 3 4 Ved registrering av endring i stillingsprosent. Klikk på nr eller Ctrl+N for opprettelse av endring i stillingsprosent Fra dato Dato for når stillingsprosent blir endret. Når kontrakten blir tegnet er det standard 00% stilling. Stillings% skal aldri være mer enn 00% 3 Til dato Dato-feltet skal være tomt hvis stillings-% skal gjelde resten av læretiden. Hvis stillings-% endres igjen, skal det legges dato inn i Til-dato-feltet 4 Lærlingprosent Til-dato på den siste endringen skal alltid være tom. Skriv inn nåværende stillings-% (for eksempel 70 eller 50) OBS: Når det er flere endringer i stillings-% i løpet av læretiden, skal tidligere stillings-% ikke slettes. Man legger til en sluttdato i Til-dato og oppretter en ny for neste reduserte periode. Man gjentar denne operasjonen for hver ny endring i stillings-%. VIGO

26 Registrering av Avbrudd Ved registrering av nytt avbrudd. Klikk på nr eller Ctrl+N for opprettelse av nytt avbrudd. Avbrudds kode 3 Avbrudd fom 4 Avbrudd tom Velg riktig avbruddskode: SK (skolegang) TL (tillegg læretid uten tilskudd) se pkt 3 for registrering PS (personlige årsaker) MI (militærtjeneste) SV (svangerskap) UH (utenlandsopphold) AF (annen f.årsak/ikke oppgitt) PR (permittering) Dato for når avbruddet starter. Ved Tillegg læretid uten tilskudd: avbruddsdato fom skal være registrert med en dag før læretid til dato i kontrakten (andre avbrudd som vanlig) Dato for når avbruddet slutter, dvs. når lærlingen er tilbake i lære. Åpent avbrudd: avbruddsdato settes til ved ukjent oppstartsdato. Kontrakten kan ikke heves når den står slik og det utbetales ikke tilskudd. Vanlig avbrudd: avbruddsdato tom er dato når lærlingen er tilbake i lære 5 Notat Fritekstfelt, maks 50 tegn. Valgfritt OBS! Når det er flere avbrudd i løpet av læretiden, skal tidligere avbrudd ikke slettes. Man endrer Gyldig til dato til den dagen lærlingen er tilbake i lære og oppretter et nytt avbrudd (fra pkt. til pkt. 5). Operasjonen gjentas for hver ny melding om avbrudd. VIGO

27 Registrering av Manuelle tilskudd Ved manuelle tilskudd Klikk på eller Ctrl+N for opprettelse av nytt manuelt tilskudd Tilskuddstype Velg tilskuddstype og fyll inn opplysninger: Kjøp av teori Ekstra tilskudd F /0 Verneverdig II F 04/03 VIGO

28 Registrering av Manglende teori Ved registrering av manglende teori. Klikk på eller Ctrl+N for opprettelse av registreringsbilde Valgfritt Fag Velg fag fra rullegardinen. Hvert fag kan bare en gang Valgfritt 3 Behov Fagene som Manglende fag eller Ikke bestått (må fylles ut) Valgfritt 4 Start Nivå Må fylles ut: Nivå Valgfritt: Startår, Start-semester, Time, Beløp per time Valgfritt 5 Skole Utsjekk I feltene Startår, Timer, Beløp per time kan dere legge inn egne aktuelle verdier. Skole: fra skoletabell i VIGO Utsjekk: sett inn dato Resultat: Bestått, Ikke bestått eller Fritatt. Velg rett Valgfritt Om Privatist velges som gjennomføringsmetode for et fag, vil feltene Timer og Beløp per time bli inaktive. VIGO

29 Registrering av Veiledning Veiledning Ved registrering av Veiledning. Klikk på eller Ctrl+N for opprettelse av registreringsbilde Ansatt med i møte 3 Veilednings type Legg inn ansatte som har vært med i møte O Ordinært S Spesielt Valgfritt Valgfritt 4 Status OK OK FO Følges opp 5 Form BB Besøk bedrift B - Brev M - Møte T - Telefon Valgfritt Valgfritt 6 Møtedato Legg inn dato Valgfritt 7 Beskrivelse Legg inn beskrivelse. tekstfelt Valgfritt VIGO

30 Registrering av Individuell opplæringsplan Brukes for opplæringskontrakter Individuell opplæringsplan Opplæringsmål 3 Godkjentdato 4 Kopier til ny versjon 5 Vis læreplan fra GREP 6 Vis endringsrapport Høyreklikk og velg NY eller Ctrl+N for å opprette individuell opplæringsplan Kryss av for læreplanmål det gis opplæring i. Ved endring av mål skal planen revideres, ny versjon lagres og godkjennes. Dato når planen er godkjent Dersom planen endres underveis skal ikke den gamle slettes, men man lager en ny revidert plan ved å høyreklikke og velge NY eller Ctrl+N Tar utgangspunkt i første godkjente plan, ta bort eller legg til mål. Ny plan må godkjennes! Viser aktuell læreplan Viser oversikt over revisjoner VIGO

31 Registrering av Medlemsbedrift (side ) 3 4 Ved registrering av medlemsbedrift Klikk på nr eller Ctrl+N for opprettelse av medlemsbedrift Bedrift Velg riktig medlemsbedrift. OBS!!. Hvis medlemsbedriften ikke er godkjent eller godkjenningen er gått ut, vil ikke bedriften vises i dette vinduet 3 Gyldig fra dato 4 Gyldig til dato Datoen må legges inn manuelt. Velg samme dato som læretid start på kontraktsbildet Datoen kommer automatisk fra læretid slutt fra kontraktsbildet. OBS!!! For at sluttdatoen skal være helt riktig, må Grunnlag læretid før man oppretter medlemsbedrifter Hvis lærlingen får opplæring i flere medlemsbedrifter skal man legge inn en ny medlemsbedrift for hvert arbeidsforhold slik at datoene ikke overlapper. Ingen medlemsbedrifter som er lagt inn skal slettes! Automatisk fra læretid slutt VIGO

32 Registrering av Medlemsbedrift (side ) Ved bytte av medlemsbedrift skal det ikke sendes inn ny kontrakt til godkjenning, men man kan benytte skjemaet Vedlegg til lærekontrakt. Skjemaet ligger på Utdanningsdirektoratets hjemmesider. 5. Bedrift Her legger man inn bedrift nr., 3 osv. også underskrives av ny faglig leder. OBS! Ved ny utskrift av lærekontrakten vil ikke de nye opplysningene komme med. Dvs. opplysninger gitt og godkjent ved kontraktsinngåelse vil komme på utskriften. 5 VIGO

33 Prøve VIGO

34 Registrering av prøve til lærling, lærekandidat og elev s VIKTIG!!!!!! Det er kun det fylket som eier kandidaten som skal opprette prøvebilde i VIGO. Dersom fylket må leie nemnd i annet fylke må det opprettes nemnd(er) som viser at de er innleid fra andre fylker. Dersom fylket leier ut en av sine nemnder skal IKKE denne prøven i VIGO Prøve kan komme fra VigoBedrift Under fanen Fagoppl.Adm finner man rapporten oa03. Rapporten genererer preutfylte oppmeldinger til lærlinger, lærekandidater og elever. Når en oppmelding mottas av fylkeskommunen skal det alltid sjekkes om personen har en løpende kontrakt eller om vedkommende er elev. For personer som har kontrakt skal det opprettes prøve under Kontrakter Prøve Opprettelse av prøve til lærling, lærekandidat og elev: Ctrl+N eller høyreklikk og velg NY Må sjekkes Må brukes riktig Bedrift Feltet skal vise navn på bedrift eller skole, da er prøven riktig registrert Må sjekkes 3 Prøvenemnd 4 Kandidat type Velg riktig nemnd Feltet viser kandidattype Må Må sjekkes VIGO

35 Registrering av prøve til lærling, lærekandidat og elev s 5 Status Kode IB, B og MB vil oppdateres automatisk ved registrering av resultat, se pkt. 3. Automatisk Følgende koder settes: Oppmeldt til prøve (OP): brukes når oppmeldingen hos fylket Prøve avlyst (AV): Benyttes når kandidaten trekker seg, for eksempel ved sykdom eller andre årsaker Prøve foreldet (F): Benyttes når kandidaten har oversittet års fristen for å dokumentere manglende teori Oppmelding ikke godkjent (IG): Benyttes når teori eller praksiskrav ikke er oppfylt OBS sjekk kontrakt (OB): Benyttes når det er uklare forhold knyttet til kontrakten som prøven er knyttet til Oppmelding sendt (OS): Blir automatisk registrert når prøven er opprettet i StdDok preutfylt oppmelding, kan også komme fra VigoBedrift 6 Prøvested Se avsnitt : Detaljer for bedrift/skole og prøvested Valgfritt 7 Oppmelding Oppmeldt: dato når oppmeldingen er underskrevet av kandidat/bedrift FK mottatt: dato når FK har mottatt oppmeldingen Sendt nemnd: dato når oppmelding er sendt til prøvenemnda 8 Vedlegg Hak av det som er relevant Valgfritt 9 Avleggelse Prøvedato: dato når prøven avlegges Protokolldato: dato når prøven er ferdig og underskrevet av prøvenemnda Ret. fra nemnd: dato når FK mottar protokoll fra prøvenemnda 0 Teori Brukes hake ved manglende teori (f.eks. inntil fellesfag), ellers skal det stå tomt Valgfritt Internkode Oppnevnt som stedfortreder Se informasjonsskriv fra IST nr mai 0 Legg inn aktuelt navn Valgfritt 3 Resultat For registrering av resultat etter gjennomført prøve. Dette er en Særtilgang Praktisk: kan legge inn enten Bestått, Ikke bestått eller Bestått meget godt Teori: kan legge enten bestått eller ikke bestått VIKTIG!!! Etter at resultatet i Praktisk-feltet er valgt, vil det dukke opp en boks som sier noe om oppdatering. Da skal det svares YES Må brukes riktig for å få oppdatert resultat i prøve- og kontraktsbildet Etter at resultatet i Teori-feltet er valgt, vil det igjen dukke opp en boks som sier noe om oppdatering. Da skal det også svare YES Dette er en automatisk oppdatering av prøvestatus i pkt. 5., resultatet fra pkt. 5 vil igjen oppdateres på kontraktbildet. Hvis fremgangsmåten ikke blir fulgt, kan det oppstå feil ved oppdatering av status og i kontrakten. 4 Kan oppdateres av bedrift/fylke. Brukes i forbindelse med oppmelding på web. Viser også om fag/svennebrev er skrevet ut og sendt (sett inn dato) VIGO

36 Registrering av prøve til praksiskandidat- s VIKTIG!!!!!! Det er kun det fylket som eier kandidaten som skal opprette prøvebilde i VIGO. Dersom fylket må leie nemnd i annet fylke må det opprettes nemnd(er) som viser at de er innleid fra andre fylker. Dersom fylket leier ut en av sine nemnder skal IKKE denne prøven i VIGO Når en oppmelding mottas av fylkeskommune skal det alltid sjekkes følgende: Hvis personen ikke vises i VIGO skal det opprettes person først Hvis personen finnes i VIGO, skal det sjekkes at vedkommende ikke har en aktiv kontrakt Må sjekkes Prøve Opprettelse av prøve for praksiskandidat Må brukes riktig 3 Prøvenemnd 4 Kandidat type Velg riktig nemnd Hvis opprettelse av oppmelding/prøve er riktig registrert i pkt., vil det her vises Praksiskandidat NB! For å kunne opprette preutfylt oppmelding for praksiskandidat, må prøvebildet være utfylt Må sjekkes VIGO

37 Registrering av prøve til praksiskandidat- s 5 Status Kode IB, B og MB vil oppdateres automatisk ved registrering av resultat, se pkt. 3. Automatisk Følgende koder settes: Oppmeldt til prøve (OP): brukes når oppmeldingen hos fylket Prøve avlyst (AV): Benyttes når kandidaten trekker seg, for eksempel ved sykdom eller andre årsaker Oppmelding ikke godkjent (IG): Benyttes når teori eller praksiskrav ikke er oppfylt 6 Prøvested Se avsnitt: Detaljer for bedrift/skole og prøvested 7 Oppmelding Oppmeldt: dato når oppmeldingen er underskrevet av kandidat/bedrift FK mottatt: dato når FK har mottatt oppmeldingen Sendt nemnd: dato når oppmelding er sendt til prøvenemnda 8 Vedlegg Hak av det som er relevant Valgfritt 9 Avleggelse 0 Internkode Oppnevnt som stedfortredere Prøvedato: dato når prøven avlegges Protokolldato: dato når prøven er ferdig og underskrevet av prøvenemnda Ret. fra nemnd: dato når FK mottar protokoll fra prøvenemnda Se informasjonsskriv fra IST nr mai 0 Legg inn aktuelt navn Valgfritt Resultat For registrering av resultat etter gjennomført prøve. Dette er en Særtilgang Praktisk: kan legge inn enten Bestått, Ikke bestått eller Bestått meget godt Teori: kan legge enten bestått eller ikke bestått Må brukes riktig for å få oppdatert resultat i prøvebildet VIKTIG!!! Etter at resultatet i Praktisk-feltet er valgt, vil det dukke opp en boks som sier noe om oppdatering. Da skal det svares YES Etter at resultatet i Teori-feltet er valgt, vil det igjen dukke opp en boks som sier noe om oppdatering. Da skal det også svare YES Dette er en automatisk oppdatering av prøvestatus i pkt. 5., resultatet fra pkt. 5 vil igjen oppdateres på kontraktbildet. Hvis fremgangsmåten ikke blir fulgt, kan det oppstå feil ved oppdatering av status og i kontrakten. 3 Utskrift Dato for utskrift og utsending av fag/svennebrev VIGO

38 Detaljer for bedrift/skole og prøvested I prøvebildet klikk på fanen Detaljer for bedrift/skole og prøvested Ønsket prøvedato, sted og kontaktinfo Lærebedrift/ skole kontaktinfo Disse opplysningene kommer inn sammen med oppmelingen. Opplysningene kan her Opplysninger fra lærebedrift/opplæringskontor/ skole OBS! Det kan også komme data fra VigoBedrift, men ikke for praksiskandidater. Valgfritt Valgfritt VIGO

39 Registrering av klage til prøveresultat Før opprettelse av klage, må det sjekkes om det finnes en prøve registrert på kandidaten der praktisk resultat er Ikke bestått. Hvis Ja, opprette en ny klage : Ctrl+N Må sjekkes Klage Klage opprettes brukes Klagetype Faglig: når denne typen er valgt, vil faglig klageboks bli aktiv for registrering. Formell: når denne typen er valgt, vil formell klageboks bli aktiv for registrering. Velg en av klagetypene 3 Andre datoer 4 Klagevedtak NB!! Det skal kun legges inn datoer Klage mottatt: når klagen mottas av FK. Klage sendt prøvenemnda: når klagen blir videresendt til PN Svar fra PN mottatt: når svar fra PN mottas av FK PN svar sendt kandidat: når svar er sendt kandidaten Svar fra kandidat mottatt: når svar fra kandidat mottas av FK Velg riktig alternativene når resultat av vedtaket foreligger., legg inn datoer 5 Kandidat. Kandidat underrettet om klagevedtak: når vedtaket blir sendt til kandidaten Klage trukket av kandidat: legg inn dato dersom klagen trekkes VIGO

40 Ansatt VIGO

41 Registrering av Ansatt 3 4 os030 Ansatt Hent opp VIGObilde os030 Ansatt. Søk opp ansatt, hvis ansatt ikke er registrert tidligere kan det opprettes ny sjekkes NY Opprettelse av ny ansatt ved å klikke på pkt eller Ctrl+N 3 Info Fødselsnr.: det skal være fullverdig personnummer ( sifrer) Navn: etternavn + fornavn evt. mellomnavn (samme som ved registrering av lærling eller elev) Adresse: privatadresse Jobbadresse: jobbadresse 4 Andre Oppl. Region: valgfritt Telefon: valgfritt Mobil: bør E-post: bør (må ha registrert e-post for tilgang på VigoBedrift) Opplysninger om ansatt kan også komme fra web VIGO

42 Ansatt i ei nemnd (nemndsmedlemmer) Er i Nemnder Flytt markøren til Er i nemnder. Hvis ansatt ikke er knyttet til ei nemnd, kan det opprettes knytning NY Det kan opprettes nytt nemndsmedlem ved å klikke på pkt eller Ctrl-N 3 Nemnd Velg aktuell nemnd 4 Rolle Velg rolle: Leder: leder for nemnd Medlem: medlem av nemnd Sette: sette medlem 5 Opp-nevnt av Tekst felt 6 Gyldig fra Legg inn gyldig fra dato for rollen 7 Gyldig til Legg inn gyldig til dato for rollen VIGO

43 Registrering av Roller i bedrift Roller i bedrift Flytt markøren til Roller i bedrift. Hvis ansatt ikke er knyttet til en rolle i bedrift, kan det opprettes rolle NY Opprettelse av ny rolle ved å klikke på pkt eller Ctrl-N 3 Bedrift Legg inn aktuell bedrift 4 Rolle i bedrift 5 Programområde Velg aktuell rolle: ANNEN: Annen, uspesifisert rolle DLEDER: Daglig leder FLEDER: Faglig leder FLEDS: Søker faglig leder INSTR: Instruktør KONTP: Kontaktperson NLEDER: Nestleder TILSREPR: Tilsynsrepresentant Velg riktig kurs; bare de Faglig leder skal godkjennes med ulike kategorier Faglig leder skal registres, resten er valgfritt 6 Rolle fra Dato når rollen starter Bør 7 Rolle til Dato når rollen slutter Bør 8 Kan velge om kursgodkjenning skal gjelde bare for ordinært løp eller for alle kategorier VIGO

44 Registrering av kompetanse Kompetanse Her legges kompetanse inn, f.eks. kurs for faglige ledere eller prøvenemndsmedlemmer NY Kompetanse opprettes ved å klikke på pkt. eller velge Ctrl+N 3 Gjennomført kurs for 4 Gjennomført dato Velg aktuelt kurs: TILSREPR: Tilsynsrepresentant FAGLED: Faglig leder INSTR: Instruktør PRNEMND: Prøvenemnd Når kurset er gjennomført 5 Varighet Legg inn kursets varighet 6 Beskr. Legg inn beskrivelse, tekstfelt Valgfritt VIGO

45 Oppdatert kodeverk finnes til enhver tid på: Endringslogg Versjon Del Beskrivelse Side Revidert hefte VIGO