Notat. Arbeidsgruppe RFM. Sekretariatet REFERAT FRA ARBEIDSGRUPPEMØTE 3/16. Tid: Onsdag 4. mai kl Sted: Styrerommet, Hovedbygget

Transkript

1 1 av 9 Arbeidsgruppe RFM RT Notat Til: Arbeidsgruppe RFM Kopi til: Fra: Sekretariatet Signatur: REFERAT FRA ARBEIDSGRUPPEMØTE 3/16 Tid: Onsdag 4. mai kl Sted: Styrerommet, Hovedbygget Navn Frank Arntsen Anne Borg Olav Bolland Dagfinn Døhl Dypvig Hilde Grimstad Torunn Klemp Roger Midtstraum Jørn Wroldsen/Inge Ø. Moen Øystein Risa/Kristian Steinnes Ingvild Sørlie Prosjektsekretariat Roar Tobro Andreas Slettebak Wangen Lise Trondsen Sagdahl Morten Størseth Jan Åge Øyen Til stede SAKSLISTE: Innledningsvis ble en kjøreplan for møtet utdelt, og rekkefølgen på behandlingen av sakene ble noe endret. Referatet følger opprinnelig dagsorden. 1. Godkjenning av referat fra 2. møte i Arbeidsgruppe RFM Selve referatet ble godkjent uten merknader. I forlengelsen av behandlingen av referatet ble det påpekt at internfakturering blir for negativt omtalt, bl.a. i notatet om «Hindringer for tverrfaglig samarbeid». Internfakturering er ikke

2 2 av 9 nødvendigvis et onde i seg selv, men kan være et egnet hjelpemiddel for å administrere samarbeidsprosjekter mellom ulike budsjettenheter. Diverse orienteringer: Statusrapportering til rektorat/dekanmøte: Rektorats- og dekanmøtet har blitt orientert om status og framdriftsplan for det videre arbeidet. Dekanmøtet ønsker mer tid på høringene enn det som er planlagt, og mulighetene for dette ble diskutert. Dette må avveies i forhold til fristen som er satt for styrets beslutning av ny RFM (desember) og nødvendig tid for fakultetene i etterkant til å tilpasse og ta i bruk ny RFM i egen enhet i arbeidet med budsjett Lengden på høringene vurderes nærmere når utkast til høringsnotatet foreligger. Nettside for RFM-prosjektet: Nettsiden er etablert og informasjon fra arbeidet vil bli lagt ut løpende. Bakgrunnsnotater til bruk i høringene vil bli lagt ut sammen med høringsnotatet. Eksternt oppdrag: SSB, NIFU og Technopolis er bedt om å gi tilbud på en kartlegging av relevante modeller og prinsipper som benyttes for intern budsjettfordeling ved sammenlignbare utenlandske institusjoner. To tilbud er mottatt og Technopolis/Faugert er tildelt oppdraget, med leveringsfrist 9. juni. Hovedpunktene i tilbudet ble gjennomgått og utvalget ble invitert til å gi innspill til hvilke 5 institusjoner som skal velges ut som case i gjennomgangen. Slike innspill var bl.a.: Det bør også velges et breddeuniversitet Det bør velges institusjoner med både kortere og lengre utdanninger Det bør velges institusjoner med organisering som likner NTNU sin. Chalmers er en stiftelse, og er kanskje ikke så interessant Kartleggingen bør også omfatte modeller for finansiering av administrasjon 2. Hindringer for tverrfaglig samarbeid Plenumsdiskusjon med kommentarer og innspill til saksnotatet som var utsendt. Notatet oppsummerer de viktigste momentene vedr. hindringer for tverrfaglig samarbeid. Notatet kan gjøres kortere med tydeligere konklusjoner, inkl. hva vi legger i begrepet tverrfaglighet i forhold til RFM. Det foregår mye godt tverrfaglig samarbeid på NTNU. Ingen vesentlige hindringer i RFM for tverrfaglig samarbeid innenfor forskning, men noe mere komplikasjoner i forhold til tverrfaglig samarbeid om utdanning og laboratorier/infrastruktur. Omtalen av internfakturering bør gjøres mere positiv og utdypes bedre. Ikke realistisk å utvikle en RFM som er så finmasket at det ikke vil være behov for internfakturering, og internfakturering er et egnet hjelpemiddel for å administrere samarbeidsprosjekter mellom ulike budsjettenheter. Samtidig kan det utvikles klarere retningslinjer og felles spilleregler for hvordan internfakturering skal foregå i dag er det forskjellig praksis i forhold til å fakturere f.eks. innlån av undervisningspersonell. Tilsvarende gjelder i forhold til bruk av laboratorier. Notatet kortes ned og revideres i henhold til de innspill som framkom i gjennomgangen. 3. Dagens modeller for rammefordeling på fakultetene Saksnotat med beskrivelse av fakultetenes fordelingsmodeller var utsendt på forhånd og ble kort referert.

3 3 av 9 Plenumsdiskusjon Hva tenker utvalget om bruk av RFM til viderefordeling til nivå 3? Hva skjer hvis RFM ikke benyttes på nivå 3? Momenter som framkom i diskusjonen: NTNU har i dag 8 ulike modeller med hht. til intern budsjettfordeling, og dette er det mange grunner til. Fakultetene er svært forskjellige. Viktig at dekan har strategisk handlingsrom og kan tilpasse RFM til egen enhet i samråd med egne enheter. Selv innenfor et fakultet er store forskjeller i virksomhet som må ivaretas. Bl.a. skaper størrelsesforskjellene mellom institutter behov for tilpasninger hos fakultetene Ikke nødvendigvis en fordel at alle institutter møter like insentiver. Selve insentivene kan være gjennomgående, men styrken kan tilpasses og egne insentiver kan legges i tillegg. RFM skal stimulere til riktig adferd for NTNU samlet. Behov for mer felles kultur, mer like systemer. Men det er samtidig forskjeller som gjør det nødvendig å ha strategisk armslag. Bruk av RFM på nivå 3 er ikke et enten - eller. Noe standardisering nødvendig. Kan tenke seg RFM som et felles modellverk i grunnen, dvs. en felles regnemodell med fleksibilitet innenfor noen ytre rammer. Viktig tema og problemstillinger å få belyst i høringsrunden 4. Skisse til hovedmodeller Innledningsvis ble det gitt en introduksjon i plenum av modellene 4, 3, 2 med oppklarende spørsmål og innledende kommentarer. Deretter gruppearbeid der modellene ble diskutert basert på følgende problemstillinger: Er prinsippene og beskrivelsen for hver av modellene dekkende og forståelig? Hvordan bør modellene videreutvikles, konkretiseres og tilpasses for å kunne anvendes i NTNU? Fordeler og ulemper med de ulike modellene Mulige virkninger og effekter ved bruk i NTNU Gruppearbeidet og den påfølgende plenumsdiskusjonen oppsummeres under ett nedenfor. Modell 4: Direkte finansiering av kjernevirksomheten (Saksnotat vedlagt) Modellen fordeler ressurser til utdanning uavhengig av organisasjonskartet. Modellen vil kreve dekomponering av basis på hhv utdanning og forskning. Uklart om modellen gir pris/kostnadsfokus eller kvalitetsfokus. Modellen kan bidra til økt utdanningskvalitet, men slik den er utformet gir den uttrykk for en vel privatisert emneforståelse. Studieprogramlederne vil lett prioritere undervisningsressurser fra egen enhet, og dermed risiko sub-optimalisering. Det må avklares om undervisningstjenester også kan kjøpes fra eksterne.

4 4 av 9 Modellen vil kreve at instituttene og fakultetene gis handlingsrom for å tilpasse organisasjon, bemanning og nødvendig medarbeider-/kompetanseutvikling. Kan tenkes langsiktige avtaler om kjøp av undervisningstjenester, noe som vil gi bedre forutsigbarhet. Fordeler Studieprogramlederne får mulighet til å sikre kvalitet og kompetanse i utdanningen uten å ta hensyn til den enkelte faglærers organisatoriske tilknytning Kan bygge oppunder styrking av god utdanningsledelse og utdanningskvalitet Kan stimulere sterkere til tverrfaglighet Ulemper Fakultetenes ansvar som eier av studieprogrammer blir utydelig eller bortfaller. Undergraver enhetlig ledelse og vil være svært krevende for ledere Gir ingen klare insentiver for effektiv drift utover begrensningene som ligger i bevilgningen. Kan føre til at fast vitenskapelige stillinger ikke fullfinansieres enhetene blir mer avhengig av BOA. Uspiselig sett fra et ansattperspektiv Kan bidra til at mer av ressursene kanaliseres til utdanning og forskning Gir fokus på studieprogram framfor enkeltemner Økt administrasjon med flere hundre nye budsjettenheter. Krever oppbygging av egen bestiller-funksjon. Pris kan bli avgjørende foran kvalitet. Rema 1000 modell? Stimulering av økt utdanningskvalitet er viktig, og dette elementet bør tas med videre i utviklingen av ny RFM. Modellen framstår ellers som svært kontroversiell i forhold til NTNUs ledelsesprinsipper, organisering og ansatte, og vil være svært krevende å implementere. Modellen framstår som lite realistisk. Konklusjon: Modellen tas ikke med som hovedmodell for ny RFM i høringen. Modell 3: Aktivitetsbaserte kostnadsmodeller og budsjetter (Saksnotat vedlagt) Modellen har likhetstrekk med utdanningsdelen av dagens IFM. Modellen bør beskrives tydeligere, og det bør komme bedre fram hvordan modellen avstemmer kostnader og budsjettrammer. Modellen kan være vanskelig å forstå. ABC-modeller egner seg best til analysevirksomhet, og i mindre grad som verktøy for budsjettildeling. Modellen vil måtte baseres delvis på historiske kostnader og delvis på normering. Modellen reflekterer dermed ikke nødvendigvis det faktiske kostnadsbildet. Modellen krever at man kan identifisere direktekostnader og indirekte kostnader til utdanning på emnenivå. Dette vet vi ikke i dag, og det vil ta lang tid å hente inn og bygge opp grunnlagsdata. Vedlikehold og ajourhold av grunnlagsdata vil være svært ressurskrevende, og modellen må forenkles sterkt for å kunne brukes i NTNU. Kan innføres stegvis.

5 5 av 9 Fordeler Gir god økonomisk oversikt og innsikt i kjernevirksomheten Synliggjør ineffektivitet, og vil være et verktøy for omstilling Synliggjør og kan dermed bidra til å holde de indirekte kostnadene nede Ulemper Krevende både å innføre, oppdatere og vedlikeholde og vil innebære mere administrasjon. Kan dermed også øke de indirekte kostnadene Krever kontinuerlig oppdatering av datagrunnlag. Komplisert å vedlikeholde, og blir dermed lett konserverende i forhold til utvikling av organisasjonen Svært tidkrevende å utvikle og implementere Fokuserer på «rettferdig» ressursfordeling ut fra faktiske kostnader og stimulerer ikke nødvendigvis ønskede adferdsendringer. Vil føre til forhandlinger om normeringer og hvilke kostnader som skal legges til grunn. Blir lett kamp mellom særinteresser For stort detaljfokus tar oppmerksomheten bort fra andre viktige områder Modellen har mange likhetstrekk med dagens IFM og representerer et alternativ til KD-baserte modeller. Konklusjon: Modellen bearbeides videre og tas med som hovedmodell i høringsrunden. Modell 2: Videreutviklet KD-modell (Saksnotat vedlagt) Modellen er prinsipielt og greit beskrevet er lett forståelig. Modellen kan videreutvikles i flere ulike retninger, og med ulike alternativer mht. utforming, styrke og finansiering av insentiver. Slike alternativer må konkretiseres og beskrives tydeligere. Organisasjonen vil spørre hva skal vektene mellom basis og resultat være vi må være klare på hva de skal svare på i høringen. Tilsvarende må aktuelle nye insentiver beskrives, inkl. hva de skal stimulere til. Bruk av rullerende gjennomsnitt er aktuelt for å styre etter langsiktige trender, og å dempe effektene av tilfeldige svingninger mellom enkeltår. Fordeler Gir mulighet for å innføre nye insentiver som ivaretar elementer av NTNUs egenart Relativt enkel, transparent og forutsigbar Ulemper Nye insentiver kan svekke eksisterende insentiver i KD-modellen For mange insentiver kan gi konflikter med strategien

6 6 av 9 Kan lettere reflektere bredden i NTNUs samfunnsoppdrag For stor insentivandel kan gi store omfordelingseffekter og for raske endringer Modellen gir muligheter for tilpasninger som kan oppveie noen av de ulempene en rendyrket KDmodell representerer. Tung felles infrastruktur ble nevnt som et område som kan vurderes løftet ut. Konklusjon: Modellen bearbeides videre og tas med som hovedmodell i høringsrunden. 5. Framtidige insentiver innen utdanning, forskning, formidling, nyskaping idèer til mulige insentiver Framtidige insentiver innen utdanning, forskning, formidling, nyskaping idèer til mulige insentiver ble diskutert gjennom gruppearbeid med påfølgende plenumsdiskusjon. Det ble gitt en introduksjon til gruppearbeidet om: Føringer fra mandatet Dilemmaer knyttet til bruk av insentiver Hvilke insentiver kan være aktuelle? Hvilke insentiver vil vi prioritere? Gruppearbeidet og den påfølgende plenumsdiskusjonen oppsummeres under ett nedenfor. Gjennomgående var utvalget skeptiske til å innføre mange nye insentiver, bla. ut fra: Vanskelig å dokumentere at insentiver virker Jo flere insentiver jo mindre effekt får hver enkelt Jo flere insentiver jo mer kompleks RFM Jo flere insentiver jo mer å administrere Jo flere insentiver jo mer rapportering for vitenskapelig ansatte Jo flere insentiver jo mer kan de slå hverandre ihjel Nye insentiver må finansieres, og dette vil kunne ha omfordelingseffekter og skape skjevheter som følge av at fakultetene har forskjellig finansieringssammensetning Krav som det kan være aktuelt å stille til nye insentiver: Være forankret i strategien og fusjonsplattformen Være treffsikre i forhold å stimulere til ønskede endringer Være forutsigbare og transparente Være realistiske/ mulige å operasjonalisere og å dokumentere Være effektive - være sterke nok og virke hurtig nok Sammenfalle med «indre motivasjon» hos de ansatte Synspunkter på mulige insentiver som kom fram gjennom gruppearbeidet: Insentiver for økt utdanningskvalitet:

7 7 av 9 - Kandidatproduksjon sier ikke nødvendigvis noe om kvalitet, studenter bytter studium underveis og engasjerer seg i frivillighet. - Studiebarometeret lite egnet som kvalitetsindikatorer - Søkere per studieplass er en attraktivitetsindikator og sier ikke nødvendigvis noe om kvalitet. - Den nye gjennomstrømningsindikatoren kan bli viktig - Strategiske midler for å fremme utdanningskvalitet kan brukes i stedet for insentiver - Tilsvarende kan utviklingsavtaler brukes i stedet for insentiver Insentiver for økt forskningskvalitet: - Det finnes veldig mange insentiver utenfor RFM (faglig prestisje etc) trengs det egentlig flere insentiver i RFM? - Siteringer gjelder ikke alle fagfelt og vil være vanskelig å bruke som insentiv. Siteringer fremmer «kameraderi» - Hvor langt skal insentivene virke? Forskingsinsentivene har virket helt ned på personnivå flere steder i gamle NTNU og høgskolene - Incentivene og indikatorene i KD-modellen er dekkende. Insentiver for økt samspill med arbeids- og næringslivet/nyskaping: - Her må spørre organisasjonen om de har noen idéer til målbare indikatorer. - Innovasjon er i alt vi gjør ikke bare nye patenter - Innovasjon er NTNU sitt 4. bein og dette må løftes som satsingsområde - Går det an å tenke innovasjon utenfor RFM f.eks merittering? - Vi må ikke glemme innovasjon i offentlig sektor - Strategiske midler/utviklingsavtaler kan benyttes i stedet for insentiver Økt ekstern finansiering: - BOA-inntekter er et insentiv i KD-modellen, og vi trenger ikke flere Mer innovative utdanninger: - Strategiske midler og utviklingsavtaler i stedet for nye insentiver Formidling/samfunnskontakt: - Vi bør spørre organisasjonen om de har noen idéer til målbare insentiver på dette området. - Produksjon av lærebøker? (Skal utredes av KD som del av formidling) Internt tverrfaglig samarbeid: - Sampublisering er godt ivaretatt. NTNU som breddeuniversitet: - Jfr. rapport fra AB og HF om indikatorer for kunstfag - Dette handler mer om anerkjennelse og synliggjøring enn penger, og er viktig. - Kontakttid i dagens IFM oppleves som for lav innenfor bl.a. musikk - Kunstfagene har betydelig basisfinansiering (areal og infrastruktur) - Utvikling av egnede indikatorer på området kan ta lengre tid enn til 2017, men må likevel signaliseres og arbeidet startes opp. Effektiv arealbruk:

8 8 av 9 - Insentiver til effektiv arealbruk finnes i internhusleiemodellen. Bevilgningen til husleie i internhusleiemodellen for gamle NTNU er normert. Skal normeringen videreføres eller skal bevilgningen legges i basis for å forenkle? Oppsummering/prioriteringer fra gruppearbeidet: Vi skal ha svært gode begrunnelser for å ha andre insentiver enn KD. Kan være aktuelt å forsterke FOU insentivene i KD modellen i forhold til kvalitet, eks. gjennom fagfellevurdering bruk av referee Utvikle insentiver som mer treffsikkert stimulerer til økt studiekvalitet Mulige nye insentiver som organisasjonen bør inviteres til å respondere på i høringsrunden: Laboratoriebaserte/praksisbaserte utdanninger (som er særlig kostnadskrevende) Insentiver knyttet til NTNUs egenart Insentiver som treffer kunstfagene for å anerkjenne og synliggjøre se rapport fra HF og AB Innovasjon spørre organisasjonen forslag til tellbare/dokumenterbare insentiver Utvikling av lærebøker skal utredes av KD som del av formidling I tillegg bør organisasjonen høres om det er behov for lokale insentiver på fakultets-/instituttnivå 6. Prinsipper for finansiering av administrasjon Utsendt saksnotat ble gjennomgått som grunnlag for plenumsdiskusjon. Momenter som framkom i diskusjonen: Kan invitere til diskusjon om prinsipper for finansiering av administrasjon i høringen. Valg av finansieringsmodell må avvente høringen om Børresen-utvalgets rapport Det bør utvikles en enkel modell for finansiering av adm. Vanskelig å se hvordan det kan utvikles egne insentiver for administrasjon. Finansiering og dimensjonering av administrasjon bør gjøres til gjenstand for en tydeligere vurdering. Må ha en omforent forståelse av hva som er god og effektiv administrasjon. Må være insentiver som sikrer modernisering og utvikling av administrasjon. Hvordan kan vi stimulere til helhetlig utvikling av NTNUs administrasjon. Hvordan sikrer vi riktig arbeidsdeling mellom nivåene. Rike fakulteter kan være selvforsynt, andre ikke. Hvordan sikre samspill og riktig dimensjonering. Viktig å kartlegge modeller for finansiering av administrasjon også internasjonalt. Nye satsinger som SFF, SFI bringer med seg behov for administrativt arbeid, enten vi liker det eller ikke. Kan begrense hva vi kan håndtere av BOA. Leder trenger administrativ støtte. Administrasjon handler også om strukturendring. Nye kompetansekrav for administrasjon. Behov for omskolering og kompetansebygging. 7. Utkast til disposisjon av notat til Høring 1 Utkast til disposisjon for høringsnotatet ble gjennomgått. Det legges opp til et forholdsvis kortfattet høringsnotatet med lenker til bakgrunnsmateriale på nettsiden. Arbeidsgruppen kom med ulike innspill til disposisjonsutkastet og innholdet i de ulike kapitlene. Viktig å få beskrevet prinsipper og

9 9 av 9 hvilke mål som RFM skal realisere. Begrenset hvor langt modellene kan konkretiseres. Det må utformes gode høringsspørsmål. 8. Oppsummering av bestillinger til neste møte Hovedoppgaven til neste møte er å få fram et 1. utkast til høringsnotat. De tre hovedmodellene skrives ut, inkl. elementer fra modell 4. Utvalget diskuterte videre hvordan spørsmålet om finansiering av administrasjon skal håndteres i høringsnotatet, inkl. samordnes med den videre behandlingen av framtidig administrativ organisering bl.a. i styremøtet 16. juni. Videre framdrift og høringsperiode vurderes nærmere i neste møte. 9. Evaluering av møtet Bra møte, med tid til engasjerende diskusjoner. Gruppearbeidet fungerte bra. Utvalget var avslutningsvis opptatt av hvordan RFM kan håndtere forskjellene i faglig profil, utdannings- og forskningsportefølje mellom de tidligere høyskolene og NTNU. 10. Eventuelt Ingen saker