MØTEBOK Side 1 av 6. For øvrig ble det spesielt fokus på lagbygging og at A-laget av enkeltindivider ble et A-lag for styret/felleskapet.

Transkript

1 MØTEBOK Side 1 av 6 Sak nr : U-26/10: OPPFØLGNING AV STYRESEMINARET./. Det vises til sak U-03/10 (vedlegg 1) der styret ble enige om å avholde et styreseminar før de la fram en sak om rolleavklaring, rolleforståelse og arbeidsform for Valdresrådet i hht det vedtak i sak V-04/10. Dette styreseminaret ble avholdt på Gomobu den 12 og 13. April (lunsj til lunsj) i regi av konsulent Morten Bjørge-Ask der også utviklingsstyrets varamenn var invitert. I denne sak er det orientert kort om dette styreseminaret, om våre styringsdokumenter, presentert et utkast til styreinstruks til drøftelse og fremmet forslag om hvordan dette kan følges opp. A. STYRESEMINARET Hovedfokus i seminaret gikk på styrearbeide og vinnerkultur og da spesielt på å styrke lagånden og motivasjonen og å få forståelse/enighet om noen kjøreregler for arbeidet i utviklingsstyret. I tillegg ble det en drøftelser om visjon, arbeidsdeling, om utarbeidelse av styreinstruks m.v. 1) Kjøreregler Her ble det ved avslutningen av seminaret enighet om følgende oppsummering for felles kjøreregler. Styremedlemmene skal lojalt forholde seg til følgende: a) Snakke med hverandre ikke om hverandre b) Ha respekt for tid og rom gjennomføre hver sak 100% c) Involvere alle medlemmer i hver enkelt sak d) Bidra til trygghet og god takhøyde e) Alltid diskutere sak ikke person f) Vær lojal særlig når vedtak er fattet g) Det er lov å være uenig, men gå for valgt løsning h) Det er lov å rose en kollega i) Ha fokus på mål j) Synliggjøre suksess For øvrig ble det spesielt fokus på lagbygging og at A-laget av enkeltindivider ble et A-lag for styret/felleskapet. 2) Visjon s visjon er:

2 MØTEBOK Side 2 av 6 Valdres har et interessant, variert og framtidsrettet næringsliv basert på høg kompetanse. landets sterkeste regionale merkevare. Her ble det enighet om at visjonen burde gjøres enklere og at det var Valdres (og ikke ) som skulle være landets sterkeste regionale merkevare. 3) Arbeidsdeling Det ble en del drøftelser om arbeidsdeling mellom Valdresrådet og utviklingsstyret og konkrete forslag som ble drøftet var om de årlige forslag og stillingtagen til handlingsprogrammet kunne skje direkte i Valdresrådet. I tillegg var det ønskelig å få en nærmere vurdering av forholdet mellom utviklingsstyret og daglig leder, bruk av saksordførere, adhocutvalg i saksforberedelse m.v. 4) Styreinstruks Det ble gitt uttrykk for ønske om en styreinstruks. I møtet hevdet konsulenten at det viktigste utgangspunktet var å få på plass kjørereglene og at utarbeidelse av styreinstruks kunne foretas av utviklingsstyret../. I vedlegg 2 følger til orientering konsulentens rapport fra seminaret. B. STYRINGSDOKUMENTENE I styreseminaret var det størst fokus på kjørereglene og drøftelsene var positivt ladet uten å skjele for mye til våre styringsdokumenter og de muligheter og begrensninger disse gav. I denne sammenheng gjøres oppmerksom på at 1) 10-års avtalen Denne har nå vært gjennom 2-års evalueringsprosess med 2 evalueringsutvalg og en bred høringsrunde der det ble enighet om ikke å tilrå endringer i de overordene mål, strategier og verdigrunnlag i avtalen. Det er her ikke direkte nevnt visjoner, og om det finnes fram til en enklere visjon bør denne kunne avklares i tilknytning til vedtektsendringer.

3 MØTEBOK Side 3 av 6 2) Vedtektene/samarbeidsavtalen Denne gjelder for årene , og må senest i 1.halvår 2011 forelegges kommunene til ny behandling jfr. de endringer som er foreslått i evalueringsprosessen vedr. innsats- og satsingsområder og organisering, og at kommunene i denne sammenheng også må bli enige om de kommunale tilskudd i avtaleperioden Dette forhindrer ikke at Valdresrådet allerede høsten 2010 kan starte opp denne prosessen og f.eks. ta stilling til alle endringsforslag bortsett fra økonomien som kan utsettes til en får bedre grunnlag våren /. I vedlegg 3 er det vedlagt et utkast til de endringer som kan foreslås i vedtektene som følge av evalueringen, ny periode m.v. Det vises for øvrig til at det vedlagte reglement til vedtektene også omfatter mye om arbeidsform m.v. Når det gjelder arbeidsdelingen er denne for en stor del klarert i vedtektene der Valdresrådet har ansvaret for alt det overordnede, men det er flere av disse oppgaver som kan delegeres til utviklingsstyret. Vedrørende utviklingsstyret er det også spesifisert at dette har ansvar for å fremme forslag til handlingsprogram overfor Valdresrådet, og forslaget i styreseminaret om å endre dette må i så fall avventes en vedtektsendring. Vedtektene/samarbeidsavtalen fastsetter også det økonomiske handlingsrom Valdresrådet har overfor kommunene i 4 års perioden - herunder hvilken saldo skal ha ved periodens slutt. (1 mill pr. 31/ ) 3) Lederavtalen Denne er inngått mellom utviklingsstyret og daglig leder og innebærer at daglig leder har ansvaret for administrasjonen, at s oppgaver blir gjennomført og for en effektiv bruk og forvaltning av de tildelte økonomiske ressurser. På den annen side er det flere resultatmål som daglig leder skal oppfylle. 4) Handlingsprogram/langtidsprogram Det er i disse så langt bestemt at Valdresrådet fastsetter de årlige rammer, at utviklingsstyret i planperioden kan overføre midler mellom innsats- og satsingsområdene, mens daglig leder har gjennomføring og økonomiansvaret innen de respektive områdene.

4 MØTEBOK Side 4 av 6 har dog ansvaret for å fordele festivalmidlene under satsingsområdet Kultur. I langtidsprogrammet er det lagt opp til at utviklingsstyret får en viktig rolle ved å sette mål og å definere målkriterier for de ulike innsats/temaområder. Det å få en fortløpende drøfting av de ulike tema, vil etter hvert gi utviklingsstyret et godt fundament for sine prioriteringer. Kommentarer Styringsdokumentene gir ingen hindringer når det gjelder kjøreregler og det å utarbeide en styreinstruks, men ansvars- og arbeidsfordelingen fra vedtektene/lederavtalen, arbeidsformen med langsiktig handlingsprogram som redskap m.v. påvirker i stor grad styrets rolle i. I det daglig leder ikke har endingsforslag til de kjøreregler det ble oppsummert med på styreseminaret, er det nedenfor fokusert nærmere på styreinstruks der en også kommer inn på arbeidsfordeling m.v. C. STYREINSTRUKS Selv om mye fremgår av styringsdokumentene kan det være hensiktsmessig å samle de viktigste momenter/regler vedrørende styrets arbeide og ansvar i en egen styreinstruks. Dette er kanskje spesielt ønskelig i der både styrets ansvar, rolle og arbeidsmåte avviker både fra en kommunal formannskapsmodell og et ordinert bedriftsstyre../. Daglig leder har i vedlegg 4 utarbeidet et utkast til styreinstruks til drøftelse i styret basert på vedlagte minimumsutgave i vedlegg 5, som også var grunnlaget for en skisse som ble lagt fram i sak U-03/10. Kommentarer til paragrafene i utkastet: 1 og 2 tar vare på det som er presentert i 1-5 i vedlegg 5 vedr. møteplan, saksdokumenter og behandling. Dette synes greit utfra vår tidligere praksis. 3 sier litt om arbeidsformen jfr. også den generelle beskrivelse av styret i vedlegg 6. s arbeidsform er for øvrig influert av at de viktigste beslutninger skjer ved

5 MØTEBOK Side 5 av 6 utformingen av handlingsplanen, og at daglig leder har gjennomføringsansvaret. 4 Her mener daglig leder det er svært betryggende at utviklingsstyret står bak forslag til handlingsprogram, regnskap og årsmelding som skal framlegges for Valdresrådet. Med den økte innsikt styret får til de ulike innsats- og satsingsområder - og over økonomien - er det svært viktig at utviklingsstyret er sentrale i utarbeidelsen av handlingsprogrammet som er den viktigste beslutningsprosessen i, og der styret vil sitte med kompetansen. For å vitalisere Valdresrådet kan styret her f.eks. skissere alternative vegvalg i handlingsprogrammet for å få til gode debatter. 5 Her vises det til at utviklingsstyrets medlemmer ikke har noe personlig økonomisk ansvar, men er en viktig part for daglig leder i økonomistyringen. I det rammene til de respektive innsats- og satsingsområder og de fleste større tilskudd vil bli bestemt ved sluttbehandlingen av handlingsprogrammet i desember, og både lønns- og driftsutgifter er svært forutsigbare vil det neppe være interessant med hyppige periodevise rapporter. Dersom viktige avvik skulle skje gjennom året vil dette være en sak daglig leder vil ha opp med styret. Daglig leder viser til utkastet som er å betrakte som et foreløpig drøftningsgrunnlag, og som sikkert kan presenteres mer strømlinjeformet. Både momenter og presentasjon får vi alle tenke nærmere gjennom fram til styremøtet. Daglig leder vil overfor utviklingsstyret fremme følgende

6 MØTEBOK Side 6 av 6 FORSLAG TIL VEDTAK 1. slutter seg til oppsummeringen fra styreseminaret om følgende kjøreregler for styrearbeidet: Styremedlemmene skal lojalt forholde seg til følgende: a) Snakke med hverandre ikke om hverandre b) Ha respekt for tid og rom gjennomføre hver sak 100% c) Involvere alle medlemmer i hver enkelt sak d) Bidra til trygghet og god takhøyde e) Alltid diskutere sak ikke person f) Vær lojal særlig når vedtak er fattet g) Det er lov å være uenig, men gå for valgt løsning h) Det er lov å rose en kollega i) Ha fokus på mål j) Synliggjøre suksess 2. slutter seg til det framlagte utkast til styreinstruks (med de i møtet påpekte endringer). 3. er enige i de skisserte endringer i vedtektene som oppfølgning av evalueringen av 10-års avtalen, og vil be daglig leder framlegge et utkast til ny samarbeidsavtale/vedtekter til utviklingsstyrets møte den 8/9 d.å. der også andre endringer kan vurderes. Dette med sikte på at Valdresrådet i møte den 22/10 kan ta stilling til et høringsutkast som etter høringen kan vedtas den 15/12 d.å. 4. ber om at det i tilknytning til vedtektsendringene også arbeides med en forenklet visjon for i tråd med det opprinnelige konsept.