Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: , kl 13:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 21/ Christin Kristoffersen leder Side 1

2 Offentlig saksliste Utv.saksnr. Tittel Unntatt offentlighet PS 1/14 Referatsaker PS 2/14 Godkjenning av protokoll fra møte PS 3/14 PS 4/14 PS 5/14 PS 6/14 PS 7/14 Strategisk havneplan Avvik fra finansreglementet: Innskudd i bank Budsjettkorrigering 2014: Fendring Bykaia Valg av medlemmer til nyopprettede utvalg: Teknisk utvalg og Oppvekst og kulturutvalg Suppleringsvalg av varamedlemmer til Kontrollutvalget PS 8/14 Klage på avslag på søknader i forbindelse med korkpengetildelingen 2013 PS 9/14 PS 10/14 Søknad om skjenkebevilling - Better Moments AS Søknad om støtte til etablering av forretningslokale i Longyearbyen. WildPhoto Travel AS. (Unntatt offentlighet jf Offl. 13 jf fvl 13.2) X Orienteringer: - Presentasjon fra LNS om prosjektet «Mineralinteresse blant unge» Side 2

3 PS 1/14 Referatsaker RS 1/14 Svalbardbudsjettet kap. 3 Tilskudd til Longyearbyen lokalstyre RS 2/14 Referat PU (om SNU2) RS 3/14 Referat fra LS (om SNU 2) PS 2/14 Godkjenning av protokoll fra møte Side 3

4 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/ Marianne Stokkereit Aasen Strategisk havneplan Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 3/ Lokalstyret Anbefaling: Lokalstyret vedtar strategisk havneplan med vedlegg, datert , slik den foreligger i vedlegget til saken. Saksopplysninger: Administrasjonsutvalget som styringsgruppe behandlet saken i sitt møte , i dette møtet ble følgende vedtatt: 1. Visjon 2. Overordnede utviklingsscenarier 3. Strategier i 12 års perspektivet 4. Mål I administrasjonsutvalgets møte ble statusbeskrivelsen vedtatt. Siden forrige statusoppdatering til styringsgruppen har ressursgruppen arbeidet med følgende: Dokumentet er gjennomgått og videreutviklet ut i fra de vedtak som ble gjort i møtet Alle i ressursgruppen har bidratt innenfor sine fagområder med faktastoff til dokumentet. Prosjektansvarlig har hatt møte og gjennomgang med sysselmannen som også har bidratt til dokumentet. Ressursgruppen har arbeidet med handlingsplanen, det vil si 4 og 12 års perspektivene. Dokumentet inneholder nå: De vedtatte konkrete strategier og mål. Vedtatt statusbeskrivelse. Forslag til overordnete langsiktige utviklingsscenarier (drivkrefter), og resonnement for utviklingsscenariene fordelt på virksomhetsområdene. Handlingsplan for de første 12 årene. Denne skal rulleres årlig, og konkretiseres i forbindelse med budsjettprosessen. Vurdering: Som nevnt tidligere er det vanskelig å tenke seg utvikling i et 40 års perspektiv, og kanskje spesielt for Longyearbyen. Ser vi 10 år tilbake i tid har utviklingen i byen både knyttet til turisme, forskning og utvikling og kull vært stor. Antall studenter ved UNIS er større enn noen gang, og trenden fortsetter. Turismen er i vekst, tross nedgang andre steder i verden, og SNSK arbeider med å snu og endre selskapet til nye markeder. Side 4

5 2013/412-7 Side 2 av 3 Hva skjer de neste 40 årene? Hvilke trender skal vi planlegge for? Hvilke endringer kommer i samfunnet vårt? Hvilke trender utenfor Longyearbyen og Svalbard vil påvirke oss, og hvilke vil ikke påvirke oss? Dette er spørsmål vi gjerne skulle hatt svar på når vi nå har arbeidet med strategisk havneplan. Vi kan si noe om trender, men vi kan ikke si noe eksakt om fremtiden, det har derfor vært viktig for ressursgruppen å legge til rette for mange muligheter til utvikling isteden for å snevre inn. For å belyse litt hvor vanskelig det er å se inn i fremtiden kan si se 40 år tilbake i tid (kilde: Wikipedia): Den 1. juni 1973 vedtok regjeringen å opprette tre nasjonalparker, to større naturreservater og 15 fuglereservater i øygruppen. Byggingen av rullebanen ved Svalbard lufthavn, Longyear startet i 1973, og det første flyet landet på flyplassen den 14. september Lufthavna åpnet offisielt den 2. september I desember 1978 ble Svalbard tilknyttet det automatiske rikstelefonnettet. NRK TV startet den 22. desember 1984 som det første europeiske kringkastingsselskap ordinære direktesendinger av et riksdekkende TV-program ved å knytte Svalbard til riksnettet over satellitt. I 1971 stod en ny skole ferdig på Haugen, midt i Longyeardalen. Norges siste verksskole ble avviklet i 1976 og Staten, ved Kirke- utdannings- og forskningsdepartementet, overtok driften av skolen fra Store Norske Spitsbergen Kulkompani. Hva tenkte man om fremtiden for 40 år siden? Hadde man trodd at vi skulle ta ned satellittinformasjon, og at det skulle være en stadig voksende næring? Hadde man tenkt tanken om universitet? Og hva tenkte man om turistnæringen? Her er noen utviklingseksempel: Antall gjestedøgn fra 1991 og frem til i dag: Utvikling av båttrafikken fra 2000 og frem til i dag: Antall liggedøgn ved kai er begrenset av kapasitet og vil ikke kunne øke før antall kaimeter øker. Årsverksutviklingen i perioden har vært som følger: Side 5

6 2013/412-7 Side 3 av 3 Det er sammenheng mellom utviklingen og endringene i Longyearbyen og statens føringer og vedtak. Endring i skatt, nedleggelse av gruve etc etc, men på tross av dette er trenden økende innenfor alle områder. Hvordan vil de neste 20 og 40 årene se ut? I forslag til strategisk havneplan har ressursgruppen prøvd å se for seg hvilke trender som kan komme til å slå inn, basert på dagens kunnskap og dagens trender. Hvilke overordnede politiske føringer og beslutninger som kommer har vi ikke diskutert i planen. Planen vil derfor måtte endres ut i fra de statlige føringer som legges for utvikling av Longyearbyen. Ressursgruppen vet at det samtidig med strategisk havneplan arbeides med en næringsanalyse og en masterplan for turisme. Ny lokalsamfunnsplan er akkurat vedtatt, og arealplanen skal revideres nå i Alle disse dokumentene må sees sammen når vi skal se på utviklingstrekkene. Alle dokumentene sammen vil være grunnleggende for hva som skal gjøres når, altså rekkefølgen på tiltak. Det vil derfor være viktig at handlingsplanen er et levende dokument som revideres årlig for å ivareta endringer og de behov som næringslivet har opp imot havna. Havna skal være en tilrettelegger for næringsaktivitet. I handlingsplanen har vi prøvd å synliggjøre de mest kjente kortsiktige behovene. Denne delen av planen vil måtte revideres årlig i forbindelse med budsjettbehandlingen, dette for å ivareta endringer i næringsaktivitet, turisme etc etc. Alternativs vurdering: Nullalternativet til å utarbeide en strategisk havneplan er å la havna drive som i dag og ikke legge til rette for videre utvikling. På den andre siden av skalaen er å legge til rette for rask og tyngre utvikling. Ressursgruppen mener at det forslaget som nå legges frem er et balansert forslag som ser inn i fremtiden, men som samtidig legger til rette for en utvikling som samfunnet og næringslivet har mulighet til, og ønsker. Ressursgruppen anbefaler vedlagte forslag til strategisk havneplan. Vedlegg: 1 Strategisk havneplan versjon 1 datert Side 6

7 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2011/ Elin Dolmseth Avvik fra finansreglementet: Innskudd i bank Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 4/ Lokalstyret Anbefaling: Lokalstyret godkjenner at finansreglementets punkt 6.1 avvikes, slik at innskudd i hovedbankforbindelsen kan være max 300 mill kr. finansreglementets punkt 6.2 avvikes, slik at innskudd i andre banker kan være max 40 mill kr. Saksopplysninger: Lokalstyret vedtok i sak 31/2011 i møte Reglement for finansforvaltning. Longyearbyen lokalstyres finansforvaltning skal bl.a. drives slik at virksomheten har høy likviditet og lav finansiell risiko. Administrasjonssjefen skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets forskjellige rammer og begrensninger, og om disse på en klar og tydelig måte sikrer at finansforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer Longyearbyen lokalstyre er eksponert for. Finansreglementet skal vedtas minst en gang i hver lokalstyreperiode. Det planlegges å legge fram reglementet til behandling i lokalstyret i 2014, bl.a. som følge av endret organisering av LL pr og spørsmålet om reglementet bør åpne for kjøp av valuta / valutasikring. Finansforskriften pålegger lokalstyret å la uavhengig kompetanse vurdere om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i finansforskriften. I 2011 var det KomRev Nord IKS som vurderte finansreglementet. Kvalitetssikring av finansreglementet skal finne sted ved hver endring av reglementet, og før lokalstyret vedtar nytt, endret finansreglement. I januar 2014 vil Longyearbyen lokalstyre (LL) motta kr i tilskudd over svalbardbudsjettet. Ca 72 mill kr av beløpet er tilskudd til bygging av renseanlegg på energiverket. Også i 2012 og 2013 har LL mottatt tilskudd til bygging av renseanlegget, ca 44 mill kr. Utgiftene til dette prosjektet har så langt vært begrenset. Kontrakt er nå underskrevet og betalingsplan skissert. Anlegget skal være ferdigstilt Tilskuddet innbetales til LL sin konto i Sparebanken Nord-Norge (SNN), vår hovedbankforbindelse. Finansreglementet til Longyearbyen lokalstyre sier bl.a. følgende: Side 93

8 2011/ Side 2 av Hovedbankforbindelse. Innskudd i hovedbankforbindelsen skal max være 100 mill kr. Ved valg av hovedbankforbindelse stilles det krav om minimum kredittrating BBB. Longyearbyen lokalstyres samlede innskudd i banken skal ikke overstige 2 % av bankens forvaltningskapital. Mål for tilfredsstillende avkastning: rentevilkår i hht bankavtale Innskudd i annen bank enn hovedbankforbindelsen. I tillegg til plassering i hovedbankforbindelsen, kan ledig likviditet og midler beregnet for driftsformål plasseres som innskudd i annen bank enn hovedbankforbindelsen etter følgende retningslinjer: Inntil 25 % av ledig likviditet kan plasseres med tidsbinding på inntil 12 måneder. Innskuddet i en bank, med eller uten tidsbinding, kan ikke utgjøre mer enn 20 mill kr. Banker med rating BBB eller bedre kan brukes. Longyearbyen lokalstyres samlede innskudd i en bank skal ikke overstige 2 % av bankens forvaltningskapital Mål for tilfredsstillende avkastning på årsbasis: årsgjennomsnittlig 3 mnd nominell NIBOR-rente. Pr. i dag benytter LL følgende banker: Bank: Rating* Forvaltningskapital* 2 % av forvaltningskapitalen utgjør: Sparebank 1 Nord-Norge A 73,8 milliarder (SNN), hovedbankforbindelse Sparebank 1 SMN A 106,9 milliarder Sparebanken Hedmark A+ 46,3 milliarder Sparebanken Pluss A 38,9 milliarder Sparebanken Øst A- 24,1 milliarder Fana Sparebank A- 14,2 milliarder Stadsbygd Sparebank BBB 2,4 milliarder Åfjord Sparebank BBB 1,7 milliarder * Informasjon hentet fra «Bankrapport 2013» utarbeidet av Sparebank 1 Markets. Rating-skalaen går fra A til E, der A er beste rating. En metodebeskrivelse av hvordan ratingen er satt i «Bankrapporten 2013» følger vedlagt. Når statstilskuddet overføres til SNN, vil LL sitt innskudd i SNN (hovedbankforbindelsen) være om lag 260 mill kr, dvs langt over bestemmelsen i finansreglementet. Plasseringsbankene er også tilnærmet «fylt opp» i fht finansreglementets bestemmelser. Likviditeten i LL er spesielt god som følge av statstilskuddet til renseanlegget. Skal finansreglementets bestemmelser om plassering av likviditet følges, må LL opprette konti i flere banker. Vurdering: For å håndtere den ekstraordinære likvide situasjonen kan vi heve grensen for hvor mye innskudd LL kan ha hos hovedbankforbindelsen og hos plasseringsbankene og / eller Side 94

9 2011/ Side 3 av 3 etablere flere bankforbindelser Lokalstyret må selv ta stilling til den finansielle risikoen knyttet til å plassere likviditeten i bankinnskudd og størrelsen på bankinnskuddene. Administrasjonssjefen ønsker i utgangspunktet ikke å etablere flere bankforbindelser, da det gir økte administrative oppgaver. Administrasjonssjefen ser for seg at max innskudd i hovedbankforbindelsen økes, fra 100 mill kr. til 300 mill kr. Videre foreslår administrasjonssjefen at max innskudd i plasseringsbanker økes fra 20 mill kr. til 40 mill kr. Generelt anses norske banker for å være solide, med liten sjanse for at innskudd vil gå tapt. Tromsø kommune har også SNN som hovedbankforbindelse, og kommunen anslår at gjennomsnittlig innskudd i SNN i 2013 har vært på 500 mill. kroner. Tromsø kommune vurderer det som lite risikofylt å ha sin likviditet i SNN. Finansreglementet til Tromsø kommune åpner for bruk av plasseringsbanker om det gir bedre betingelser på innskuddene. Det at lokalstyret evt. velger å gå ut over finansreglementets bestemmelser som følge av ekstra god likviditet pga statstilskudd til renseanlegget anses ikke som en endring i finansreglementet. Det er altså ikke nødvendig å la uavhengig kompetanse vurdere finansreglementet som følge av denne saken. Vedlegg: 1 Metodebeskrivelse for rating av banker Andre vedlegg (ikke vedlagt): Reglement for finansforvaltning. Side 95

10 Side 96

11 Side 97

12 Side 98

13 Side 99

14 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/ Jørn Myrlund Budsjettkorrigering 2014: Fendring Bykaia Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 5/ Lokalstyret Anbefaling: Longyearbyen lokalstyre vedtar å øke bevilgningen «Fendring Bykaia» med 1 MNOK. Budsjettramme for prosjektet blir økt fra 3,3 MNOK til 4,3 MNOK. Økt ramme finansieres ved bruk av salgsinntekter fra havnebåten Fjell. Investeringsbudsjettet for 2014 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre har i budsjett for 2013 vedtatt utskifting av fendring av Bykaia. Multiconsult Tromsø har vært konsulent på oppdraget og har også stått for dimensjonering av fendersystemet, samt utlysning av anbudskonkurranse og innstilling av innkomne tilbud. Første gangs utsendelse av tilbudsforespørsel våren 2013 til utvalgte leverandører ga dårlig respons og det var ikke mulig å slutte en avtale på bakgrunn av innkomne tilbud. Tilbudet ble så modifisert og utlyst via Doffin. Av innkomne tilbud ble leverandør valgt på bakgrunn av konsulentens anbefaling. Saken ble behandlet i lokalstyret den , hvorpå budsjettet ble regulert til kr 3,3 MNOK. I ettertid, etter undertegning av avtale med valgt leverandør, oppdager vi at de dokumenter som Longyearbyen lokalstyre har fått oversendt fra konsulent ikke stemmer overens med den informasjon som konsulent har benyttet i tilbudskonkurranse utlyst på Doffin. Her har konsulent sendt «ny versjon av spesifikasjoner/tegning» til Longyearbyen havn, mens gammel versjon er benyttet i tilbudsforespørselen. Resultatet er at valgt tilbyder og tilbud, mangler (50%) 6 nye fender dekk i forhold til ny spesifikasjon. LL har i ettertid sammen med leverandør forsøkt å finne løsning på problemet. Sammen med representanter fra valgt leverandør av fenderløsning, leverandørens konsulent og representanter for produsenten av fenderløsning, har administrasjonen arbeidet ut et nytt forslag til fendring av Bykaia. Tid er av viktig betydning i denne saken. Fendringen skulle vært skiftet ut i Kai er påført skader i 2012 og 2013 som gjør at hjørnefender mot vest som tar mye av kreftene ved anløp er revet av og sunket. Dette betyr at vi ikke har noen god fendring og beskyttelse til å møte sesongen En ny fendring må på plass snarest mulig. For å rekke en installasjon i mai måned i år, har allerede leverandør for egen regning satt nødvendige elementer i bestilling. Det er beregnet 1 måned med demontering og montering av nye fenderelementer. Fullverdig fendring av Bykaia som vil ha en forventet levetid på +20 år vil i henhold til nye beregninger ha en totalkost på kr 4,3 MNOK Side 100

15 2014/19-2 Side 2 av 2 LL vil forfølge saken overfor Multiconsult i forhold til feilprosjektering. Vurdering: En konsekvens av ikke å gjennomføre tiltaket, vil være at Bykaia i verste fall ikke vil være i stand til å ta i mot skip uten å kunne risikere skader på fartøy eller kaikonstruksjoner. Noe som kan få store økonomiske konsekvenser. Ett alternativ kan være å installere det som har vært ute på anbud. Vi vil da få en løsning som ikke vil være optimal. Mindre fartøy, i størrelsesorden 30 til 60 meter, vil kunne skade kaikonstruksjoner og fartøy grunnet lengere avstander mellom fendrer. Levetiden på rimeligere løsninger vil også være betydelig kortere enn ønsket løsning. Basert på tidligere anbefalinger i saken og ny informasjon om aktuelle løsninger bør prosjektet gjennomføres som vedtatt tidligere med nødvendige tilleggsbevilgninger. En merkostnad på ca 1 MNOK vil over forventet levetid på +20 år og en nedskrivingstid på 15 år ha liten innvirkning på kostnadssiden. Ny løsning øker Bykaia sin evne til å håndtere større fartøy på en bedre måte, og tilfredsstiller i høyere grad nye internasjonale krav fra cruisenæringen til moderne fendersystemer. Side 101

16 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2011/ Svein Olav Ween Valg av medlemmer til nyopprettede utvalg: Teknisk utvalg og Oppvekst og kulturutvalg Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 6/ Lokalstyret Anbefaling: Som medlemmer og varamedlemmer i teknisk utvalg for perioden velges: Medlemmer: Christin Kristoffersen Anita Johansen Odd Gunnar Brøto Braathen Geir Hekne Kristin Furu Grøtting AP AP AP H TF Varamedlemmer: Leder: Nestleder: Som medlemmer og varamedlemmer i oppvekst- og kulturutvalget for perioden velges: Medlemmer: Christin Kristoffersen Anita Johansen Odd Gunnar Brøto Braathen Geir Hekne Kristin Furu Grøtting AP AP AP H TF Varamedlemmer: Leder: Nestleder: Side 102

17 2011/ Side 2 av 2 Saksopplysninger: Lokalstyret vedtok i møte den , sak 80/13, ny politisk organisering i Longyearbyen lokalstyre fra 1/ Vedtaket innebærer at miljø- og næringsutvalget og styrene for foretakene legges ned, og at det i framtiden skal være flg. utvalg i tillegg til lokalstyret: Administrasjonsutvalget 5 medlemmer. Ingen endringer. AU er allerede valgt for hele perioden. Kontrollutvalget 5 medlemmer. Ingen endring. Ett medlem med vara er valgt blant lokalstyrets medlemmer. Det må imidlertid foretas suppleringsvalg av varamedlemmer. Partssammensatt utvalg 7 medlemmer. Ingen endring. Består av medlemmer og varamedlemmer som i AU, samt 2 medlemmer med varamedlemmer valgt av og blant de ansatte. Nye utvalg: Teknisk utvalg 7 medlemmer. Oppvekst- og kulturutvalg 7 medlemmer. Begge de nye utvalgene skal bestå av de 5 faste medlemmene i AU samt 2 medlemmer valgt blant lokalstyrets øvrige medlemmer. Det velges varamedlemmer for hver gruppe tilsvarende antall medlemmer gruppen skal ha, med tillegg av to. Valgene til de nye utvalgene gjennomføres som avtalevalg, jfr. saksbehandlingsforskriftens 5a. Vurdering: I den nye organiseringen er det lagt til grunn at Teknisk utvalg (TU) og Oppvekst- og kulturutvalget (OKU) skal bestå av de faste medlemmene i AU supplert med 2 ekstra politikere valgt blant lokalstyremedlemmene. Når det gjelder varamedlemmer til disse utvalgene vil det nok være mer hensiktsmessig å velge disse uavhengig av varamedlemmene som er valgt til AU. Dette ut fra flg.: - Varamedlemmer til AU må kunne velges inn som en av de 2 faste «ekstra-»medlemmene i TU/OKU (de kan ikke sitte både som medlem og vara.) - Varamedlemmer bør oppnevnes ut i fra interesse, kompetanse og engasjement. - AU har i dag 5 medlemmer fordelt på tre grupperinger (AP, H. TF). AP har 4 varamedlemmer, H og TF 2 hver. Dette betyr at det kun er 2 av lokalstyrets faste medlemmer (begge fra Konsekvenslista) som ikke har en rolle i forhold til AU. En av disse sitter i kontrollutvalget og kan dermed ikke være medlem eller varamedlem i et annet utvalg med beslutningsmyndighet. Det kan derfor være nødvendig å oppnevne varamedlemmer til TU/OKU som ikke er faste medlemmer i lokalstyret om kabalen skal gå opp. Dette kan også bli nødvendig for å oppfylle kravet om at hvert kjønn skal være representert med minst 40 %. Vedlegg: 1 Særutskrift - Ny politisk organisering fra Oversikt over medlemmer i lokalstyret, AU, PU, Kontrollutvalg Side 103

18 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/ Sissel Helen Hultgren Særutskrift: Ny politisk organisering fra Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 68/ Lokalstyret 80/ Lokalstyrets behandling Administrasjonssjefen satte fram flg. tilleggsforslag: I forbindelse med organisasjonsendringen, og at foretakene legges ned, gjelder følgende delegasjoner fra : - Delegasjon gitt til MNU videreføres til administrasjonsutvalget frem til teknisk utvalg er etablert. - Delegasjon gitt til foretakene som ikke gjelder daglig drift delegeres til administrasjonsutvalget frem til henholdsvis til teknisk utvalg og utvalg for oppvekst og kultur er etablert. - Delegasjon knyttet til daglig drift i foretakene delegeres til administrasjonssjefen. Delegasjonene gjelder frem til nytt delegasjonsreglement er vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling og administrasjonssjefens tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Lokalstyrets vedtak Lokalstyre vedtar ny politisk organisering fra i henhold til vedlagte forslag. I forbindelse med organisasjonsendringen, og at foretakene legges ned, gjelder følgende delegasjoner fra : - Delegasjon gitt til MNU videreføres til administrasjonsutvalget frem til teknisk utvalg er etablert. - Delegasjon gitt til foretakene som ikke gjelder daglig drift delegeres til administrasjonsutvalget frem til henholdsvis til teknisk utvalg og utvalg for oppvekst og kultur er etablert. - Delegasjon knyttet til daglig drift i foretakene delegeres til administrasjonssjefen. Delegasjonene gjelder frem til nytt delegasjonsreglement er vedtatt. Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling Lokalstyre vedtar ny politisk organisering fra i henhold til vedlagte forslag. Side 104

19 2012/ Side 2 av 6 Anbefaling: Lokalstyre vedtar ny politisk organisering fra i henhold til vedlagte forslag. Saksopplysninger: Sammendrag: Bakgrunn for omorganiseringsprosjektet Lokalstyret har sammen med administrasjonssjefen bedt om å få en evaluering av sin organisering med fokus på demokratisk og administrativ ledelse og styring (SNU 2). Prosessen skulle lede frem til alternative forslag til organisering som er mer kostnadseffektiv og vil gi bedre styring og ledelse av Longyearbyen lokalstyre (LL), samt styrke legitimiteten til lokalstyret/au. KS Konsulent v/brit Eirin Bøe Olssøn var prosjektleder for oppdraget og har skrevet rapporten "organisasjonsanalyse evaluering av administrativ og politisk organisering av LL", som er en analyse av hvordan den politiske styringen blir ivaretatt. Analysen er gjennomført med fokus på demokratisk kontroll, styringseffektivitet, produktivitet, samspill mellom foretakene og LL, samspill politikk og administrasjon, kompleksitet samt politiske og administrative omkostninger. Longyearbyen lokalstyre har i dag organisert sin kjernevirksomhet i tre kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11. Sammenlignet med kommuner på fastlandet er dette en unik modell for den type virksomhet som LL driver. Sitat fra sammendraget i rapporten: «Modellen er i seg selv administrativt ressurskrevende fordi den krever en formalisering av administrativt samarbeid mellom administrasjonen i foretaket opp mot styret, og mellom foretaket og lokalstyrets administrasjon. Longyearbyen lokalstyre kan i motsetning til kommuner på fastlandet ikke hente ut stordriftsfordeler gjennom samarbeid med andre kommuner. Det er derfor vår oppfatning at eventuelle effektiviseringsgevinster må søkes og hentes ut i egen organisasjon og at dagens organiseringsmodell legger begrensinger på et slikt arbeid. Hovedkonklusjonen i denne rapporten er at foretaksorganiseringen som en helhetlig styringsmodell fragmenterer, formaliserer og byråkratiserer de politiske og administrative prosessene, snarere enn å sikre helhet, samarbeid og transparens. I dette ligger det at Longyearbyen lokalstyre har et betydelig potensial for å sikre en mer styringseffektiv organisasjon som henter sin legitimitet i lokalstyret og AU. Vi anbefaler derfor å forenkle og tydeliggjøre den politiske styringen innenfor lokalstyret og AU ved at foretakene legges ned. Det bør videre vurderes om det er fortsatt er behov for et miljø- og næringsutvalg, eller om denne myndigheten kan tillegges lokalstyret og AU. En reduksjon av antall politiske utvalg vil ytterligere bidra til å tydeliggjøre lokalstyrets legitimitet. Vi anbefaler derfor at ansvar for drift innenfor foretakenes eksisterende vedtekter legges til administrasjonssjef iht. et revidert delegasjonsreglement. Organisasjonens størrelse tilsier en administrativ modell med maksimalt 2 kommunalsjefer.» Side 105

20 2012/ Side 3 av 6 Etter administrasjonssjefens vurdering ga rapporten fra KS en god statusbeskrivelse og til dels klare anbefalinger for videre organisasjonsutvikling/omorganisering. Politiske omkostninger omtalt i rapporten "organisasjonsanalyse": LL har ikke klart å etablere seg som en tydelig bestiller overfor foretakene. Fravær av en enhetlig forståelse av strategi og skillet opp mot drift. Grensesnitt, rolleforståelse og myndighet mellom foretakene, administrasjon og folkevalgte er utydelig, uavklart og til dels overlappende. Sannsynligvis knyttet til at få folkevalgte skal fylle mange roller, forsterket av høy turnover og bruk av vara. En uklar forståelse av strategiarbeid bidrar til at en del saker går i en "runddans" mellom administrasjonene, styrene og lokalstyret/au. Lokalstyrets legitimitet svekkes til fordel for styrene. Modellen må være "villet": De folkevalgte selv ønsker en tettere styring av virksomheten som i dag er lagt til foretakene. Modellen oppfattes som kostnadskrevende og byråkratiserende av både ansatte og folkevalgte. Oppfølging av rapporten I lokalstyrets møte den ble følgende vedtatt for oppfølging av rapporten: 1. Lokalstyret tar innholdet i rapporten fra KS Konsulent "organisasjonsanalyse, evaluering av administrativ og politisk organisering" til etterretning, og gir sin tilslutning til konklusjonen som trekkes i rapporten. 2. Lokalstyret ber administrasjonssjefen om å legge fram prosjektplan for oppfølging av rapporten SNU 2 fase Partssammensatt AU (PU) skal være styringsgruppe for arbeidet med oppfølging av rapporten - SNU 2 fase Hovedavtalens regler om ansattes medvirkning utnyttes maksimalt i en slik prosess. Prosjektet SNU 2 Prosjektplanen for SNU 2 m/ prosjektkalender ble vedtatt i PU (styringsgruppa) den og av lokalstyret den Effektmål i omorganiseringsprosessen omtalt i prosjektplanen: Styrke legitimiteten til lokalstyret og den administrative styringen ved å etablere bedre redskap for politisk styring og styrke legitimiteten til lokalstyret Skille mellom politikk og administrasjon i en rendyrket politisk-administrativ modell gjennom å etablere en organisasjonsmodell som er åpen, enkel og mer effektiv. Hovedprinsipper midtveis i prosessen Lokalstyret vedtok den enstemmig nedenstående hovedprinsipper som skulle ligge til grunn for den videre prosessen med ny politisk organisering: Administrasjonssjefen fortsetter arbeidet med ny organisasjonsstruktur (SNU 2) i Longyearbyen lokalstyre, etter følgende hovedprinsipper: 1. De formaliserte styringslinjene reduseres og organisasjon forenkles ved at foretaksmodellen avvikles, og ny organisasjonsmodell etableres. 2. Det etableres en to-nivå organisasjonsmodell med 2 sektorbaserte "kommunalsjefer". Inntil videre kaller vi disse stillingene for sektorsjef. Side 106

21 2012/ Side 4 av 6 3. Organisasjonen skal være åpen, enkel og mer effektiv, og det skal være "kort vei" til beslutningene. Dette skal ivaretas gjennom blant annet tydelige lederavtaler og delegasjoner. 4. Samfunnsutviklingsrollen skal tydeliggjøres i nye delegasjoner. 5. Den endelige modellen skal ivareta politisk og administrativ kontroll og styring. 6. Organisasjonen skal ha felles arbeidsgiverpolitikk, personalpolitikk, verdigrunnlag og etiske retningslinjer. I tråd med vedtaket nevnt over, vil altså administrativ organisering bli endret til en to-nivå modell, med administrasjonssjef og 2 sektorsjefer i nivå 1, og enhetsledere i nivå 2. I tillegg vil en liten stab bli knyttet til nivå 1. Valg av flat struktur påvirker også i stor grad valg av politisk modell. Utarbeidelse av ny politisk organisasjonsmodell Styringsgruppa har gått gjennom ulike alternative modeller som kunne være aktuelle sett i lys av konklusjonen i rapporten fra KS. I notat til AU av , ble det ulike organisasjonsmodeller presentert. På bakgrunn av dette gjennomførte lokalstyre et arbeidsmøte , der de forskjellige modellene ble diskutert. I tillegg ble ulike erfaringsbaserte forskningsrapporter gjennomgått. Næringskomitéen ble næringskomitéen opprettet, med mandat å sette fokus på utviklingen av og tilretteleggingen for næringslivet i Longyearbyen. Som et ledd i forenklingen av den politiske strukturen, foreslås næringskomitéen avviklet fra 1. januar Det er viktig å opprettholde fokus på utviklingen av og tilretteleggingen for næringslivet i Longyearbyen. Dette arbeidet, slik det framgår av næringskomitéens mandat og myndighetsområde, foreslås lagt til lokalstyreleders funksjon, og vil bli hensyntatt i forbindelse med utarbeidelsen av delegasjonsreglementene. Ny politisk organisasjonsmodell Utvalgene Sammensetting og valg av medlemmer Lokalstyret består av 15 medlemmer samt varamedlemmer. Administrasjonsutvalget skal bestå av minst 5 medlemmer. Medlemmer og varamedlemmer til lokalstyret skal velges blant lokalstyrets faste medlemmer for hele valgperioden. (Svalbardloven 35) Kontrollutvalget skal bestå av minimum 3 medlemmer og velges etter bestemmelsene i kommunelovens 77 (jfr. Svalbardloven 44). Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant lokalstyrets medlemmer. Utelukket fra valg er lokalstyreleder og nestleder, medlemmer og Side 107

22 2012/ Side 5 av 6 varamedlemmer i AU og andre nemnder/utvalg i lokalstyret som har beslutningsmyndighet, samt ansatte i Longyearbyen lokalstyre. Ved valg til alle andre organer enn lokalstyret gjelder reglene i Kapittel 2 i saksbehandlingsforskriften ( 3, 4, 5a) om representasjon av begge kjønn. Utvalgene I modellen foreslås tre utvalg i tillegg til AU. Partssammensatt utvalg (PU) skal bestå av AU med tillegg av 2 representanter fra de ansatte. De ansatte velger selv sine 2 medlemmer og varamedlemmer. I tillegg til bestemmelsene i Hovedavtalens 4, vil delegasjonene bli som tidligere; med myndighet til å ta beslutninger av overordnet og prinsipiell karakter, fatte vedtak om overordnet personal- og organisasjonspolitikk, arbeidsgiverpolitikk, personalpolitiske retningslinjer, samt fastsette forhandlingsrammer og profil i forkant av lønnsoppgjør og andre forhandlinger. Det er lagt til grunn at Teknisk utvalg (TU) og Oppvekst- og kulturutvalget (OKU) skal bestå av medlemmene i AU supplert med 2 ekstra politikere valgt blant lokalstyremedlemmene. Når det gjelder varamedlemmer til disse utvalgene vil det være mer hensiktsmessig å velge disse uavhengig av varamedlemmene som er valgt til AU. Dette ut fra flg.: - Varamedlemmer til AU må kunne velges inn som en av de 2 faste «ekstra-»medlemmene i TU/OKU (de kan ikke sitte både som medlem og vara.) - Varamedlemmer bør oppnevnes ut i fra interesse, kompetanse og engasjement. - AU har i dag 5 medlemmer fordelt på 3 grupperinger (Ap, H. TF). AP har 4 varamedlemmer, H og TF 2 hver. Dette betyr at det kun er 2 av lokalstyrets faste medlemmer (begge fra Konsekvenslista) som ikke har en rolle i forhold til AU. En av disse sitter i kontrollutvalget og kan dermed ikke være medlem eller varamedlem i et annet utvalg med beslutningsmyndighet. Det kan derfor være nødvendig å oppnevne varamedlemmer til TU/OKU som ikke er faste medlemmer i lokalstyret om kabalen skal gå opp. Dette kan også bli nødvendig for å oppfylle kravet om at hvert kjønn skal være representert med minst 40 %. Forslag: Administrasjonsutvalget 5 medlemmer: Ingen endringer. AU er allerede valgt for hele perioden, jfr. Svalbardloven 35. Det foretas suppleringsvalg når medlemmer/varamedlemmer trer ut. Kontrollutvalget 5 medlemmer: Opprettholdes som i dag. Ett medlem med vara er valgt blant lokalstyrets medlemmer. Partssammensatt utvalg 7 medlemmer: Ingen endring. Består av medlemmer og varamedlemmer som i AU, samt 2 medlemmer med varamedlemmer valgt av og blant de ansatte. Teknisk utvalg 7 medlemmer: Nytt utvalg. Valget gjennomføres som avtalevalg, jfr. saksbehandlingsforskriftens 5a. Utvalget skal bestå av de 5 faste medlemmene i AU samt 2 medlemmer valgt blant lokalstyrets øvrige medlemmer. Det velges varamedlemmer for hver gruppe tilsvarende antall medlemmer gruppen skal ha, med tillegg av to. Oppvekst- og kulturutvalg 7 medlemmer: Nytt utvalg. Valget gjennomføres som avtalevalg, jfr. saksbehandlingsforskriftens 5a. Utvalget skal bestå av de 5 faste medlemmene i AU samt 2 medlemmer valgt blant lokalstyrets øvrige medlemmer. Side 108

23 2012/ Side 6 av 6 Det velges varamedlemmer for hver gruppe tilsvarende antall medlemmer gruppen skal ha, med tillegg av to. Vurdering: Med bakgrunn i diskusjonene i blant annet lokalstyret, AU og PU, samt KS sin rapport "organisasjonsanalyse", anbefaler administrasjonssjefen ovenstående foreslåtte politiske organisering fra Vedleggene er tidligere delt ut, men for oversiktens del og for ordens skyld legges de viktigste styringsdokumentene ved i saken. Vedlegg: 1 Prosjektplan 2 Prosjektkalender 3 Notat til AU vedrørende fremtidig politisk organisering, dat Andre vedlegg: 1 Organisasjonsanalyse. Rapport fra KS-Konsult (Dokumentet ligger på Side 109

24 Medlemsoversikt Oppdat.: Lokalstyret Medlemmer Varamedlemmer Medlemmer Varamedlemmer Arbeiderpartiet: Høyre: Christin Kristoffersen, leder 1. Tora Hultgren Geir Hekne, nestleder 1. Roger Eriksen Anita Paula Johansen 2. Tom Ramberg Trond Erik Johansen 2. Sten Christian Pedersen Elise Strømseng 3. Pavle Juric Stig Onarheim 3. Torgeir Prytz Odd Gunnar Brøto Braathen 4. Svein J. Albrigtsen 4. Tommy Anderssen Karin S. Mella 5. Ottar Svensen 5. Hanne Jensen Arild Olsen Sølvi Jacobsen (til 1/1-2014) 7. Sven-Erik Svendsen har permisjon til 1/ Odd Egil Hofstad Konsekvenslista: Tverrpolitisk fellesliste: Jørn Dybdahl 1. Jens Abild Kristin Furu Grøtting 1. Gunnhild Antonsen Trond Ola Berg 2. Ingunn U. Løyning Håvar Fjerdingøy 2. Trygve Steen Ungdomsrepresentant: Marlene Mellum 3. Stefano Cino Poli Lene Villumsen (til 1/7-14) 3. Anne Line Pedersen 4. Marina Van Dijk 4. Ane H. Bjørsvik Vara ungd.repr. Birk Pettersen Administrasjonsutvalg og valgstyre Medlemmer: 5. Anne Jahre Stine Eidissen Bya har permisjon til 1/ Varamedlemmer: Christin Kristoffersen, leder AP 1. Arild Olsen AP Anita Johansen AP 2. Elise Strømseng AP Odd Gunnar Brøto Braathen AP 3. Karin Mella AP (Sven-Erik Svendsen har perm. til 1/1-2014) Geir Hekne, nestleder H 1. Trond Erik Johansen H 2. Stig Onarheim H Kristin Furu Grøtting TF 1. Håvar Fjerdingøy TF Ungdomsrepresentant: Birk Pettersen Partssammensatt utvalg Medlemmer: Administrasjonsutvalgets medlemmer AP 2. Lene Villumsen (til 1/7-14) TF Stine Eidissen Bya har permisjon til 1/ Vara ungdomsrepr.: Marlene Mellum Varamedlemmer: Administrasjonsutvalgets varamedlemmer Aimee Lind Adamiak Ansatte Pers. vara: Atle Husby Ansatte Mari Tefre Ansatte Pers. vara: (ikke valgt) Ansatte Kontrollutvalg Medlemmer: Varamedlemmer: Svein Jonny Albrigtsen, leder AP AP Odd Egil Hofstad AP 2. Anne Meland AP Frigg Jørgensen, nestleder TF 1. Thor O. Bendiksen TF Hanne Jensen H 1. Sten Christian Pedersen H Jørn Dybdahl KL 1. Jens Abild KL Side 110

25 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2011/ Svein Olav Ween Suppleringsvalg av varamedlemmer til Kontrollutvalget Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 7/ Lokalstyret Anbefaling: Som nye varamedlemmer for AP til Kontrollutvalget velges: Saksopplysninger: Kontrollutvalgets sammensetning pr. i dag er: Medlemmer: Varamedlemmer: Svein Jonny Albrigtsen, leder AP AP Odd Egil Hofstad AP 2. (Anne Meland) AP Frigg Jørgensen, nestleder TF 1. Thor O. Bendiksen TF Hanne Jensen H 1. Sten Christian Pedersen H Jørn Dybdahl KL 1. Jens Abild KL Siden 1. vara Kjell Mork har gått bort, og 2. vara Anne Meland har flyttet, må det foretas suppleringsvalg av to varamedlemmer til utvalget. I hht. saksbehandlingsforskriftens 16, 3. ledd, skal de nye velges fra «den samme gruppe som den utredende tilhørte.» Medlemmer og varamedlemmer i nemnder og utvalg med beslutningsmyndighet (dvs. AU, teknisk utvalg, oppvekst- og kontrollutvalget), samt ansatte i Longyearbyen lokalstyre, kan ikke velges til verv i kontrollutvalget. Side 111

26 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/ Svein Olav Ween Klage på avslag på søknader i forbindelse med korkpengetildelingen 2013 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 8/ Anbefaling: Administrasjonsutvalget kan ikke se at det er framkommet nye momenter av betydning i klagen fra Diana Snibsøer som er av en slik karakter at administrasjonsutvalget skal endre sitt vedtak. For nærmere begrunnelse for vedtaket som ble gjort, vises det til administrasjonssjefens redegjørelse i brev dat Administrasjonsutvalget opprettholder derfor sitt vedtak i PS 60/13, om avslag på søknadene fra UngBand Longyearbyen og UngFilm Longyearbyen om tildeling av korkpenger for Saksopplysninger: I møte den , sak 60/13, vedtok administrasjonsutvalget enstemmig tildeling av korkpenger for I administrasjonsutvalgets vedtak ble 12 av de 55 søknadene avslått. To av søknadene som ble avslått var søknadene fra UngBand Longyearbyen og UngFilm Longyearbyen. Begrunnelsen for avslaget var at AU mente at disse søknadene faller noe utenfor korkpengeordningens formål. Søkeren ble samtidig oppfordret til samhandling med andre etablerte tilbud for ungdom i Longyearbyen. I brev dat klager Diana Snibsøer, som sto bak begge prosjektene/søknadene, på vedtaket om ikke å tildele tilskudd til UngBand Longyearbyen og UngFilm Longyearbyen. Bakgrunnen for klagen er at Snibsøer finner avslaget og begrunnelsen for dette som urimelig og underlig. Hun ber derfor om en utvidet begrunnelse og ber om at avslaget gjøres om. Det vises for øvrig til vedlagte kopi av brev fra Snibsøer. Av Svalbardlovens 32 følger at Forvaltningsloven og offentlighetsloven gjelder tilsvarende for Longyearbyen lokalstyre som for kommunene. I henhold til en tolkningsuttale fra Justisdepartementets lovavdeling i 2004 er administrasjonsutvalgets vedtak om tildeling av korkpenger å betrakte som enkeltvedtak. Vedtakene er dermed underlagt klagereglene i forvaltningsloven, og de kan i henhold til forvaltningsloven 28 påklages av en part i saken eller en med rettslig klageinteresse i saken. Saksgangen i slike klagesaker er at klagen først behandles i det organet som har fattet vedtaket som påklages. Dersom administrasjonsutvalget opprettholder sitt vedtak går saken til lokalstyret som klageinstans. Ansatte eller folkevalgte som var med på å treffe det påklagede vedtak, eller som medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for dette, er inhabile ved klageinstansens behandling av saken og ved tilretteleggelsen av saken for klageinstansen. Side 112

27 2013/ Side 2 av 3 Vurdering: Som søker av korkpenger Diana Snibsøer å anse som part i forhold til vedtaket som angår hennes søknader, og har dermed klageadgang etter forvaltningsloven. Klagen er levert innenfor klagefristen, og klagen skal derfor tas opp til realitetsbehandling. Administrasjonssjefen sendte den brev til klageren der det ble redegjort for de vurderingene som ble gjort i forbindelse med behandlingen av søknadene i AU. Fra brevet gjengis følgende: «Det var i år 55 søknader og en samlet søknadssum på nesten 7 millioner kroner. Rammen for tildeling, som er satt av lokalstyret, var på 2,8 mill. kr. Siden rammen for tildeling er langt lavere enn samlet søknadssum må det nødvendigvis bli foretatt noen prioriteringer mellom søkerne. Det vil da være en skjønnsmessig vurdering i forhold til både hvem som skal tildeles midler og hvor mye hver enkelt søker skal få. Dette gjør også at ikke alle kan få støtte, selv om de i utgangspunktet kanskje oppfyller kriteriene. Vurderingene må selvsagt likevel gjøres opp mot de retningslinjene som er fastsatt for ordningen og de prioriteringene som lokalstyret har vedtatt. Det er for øvrig heller ikke slik at det er en rettighet å få tildelt midler fra korkpengefondet, men dette er en ordning der søkere kan gis støtte. I likhet med tidligere år ble det også i år søkt om tilskudd til mange gode formål, og flere av disse har fått avslag. Ikke fordi tiltakene i seg selv ikke blir vurdert som positive, men bl.a. fordi det søkes om midler til dekning av utgifter som ligger helt eller delvis utenfor det som defineres å være korkpengeordningens formål. Når det gjelder dine søknader så var administrasjonssjefen positiv til begge prosjektene, og selve aktivitetene ble vurdert å være innenfor korkpengeordningens formål. I søknadene er det imidlertid angitt at utgiftene i all hovedsak omfatter honorar til leder og at korkpengene i sin helhet dermed ville gå til å dekke dette, jfr. vedlegg A til begge søknadene. I henhold til retningslinjene skal det som hovedregel ikke bevilges støtte til lønnsmidler (jfr. pkt. 2 i veiledningen). Administrasjonssjefen foreslo likevel, under tvil, å gi noe støtte til igangsetting av begge tiltakene. Ved behandlingen av saken i Administrasjonsutvalget ble det også signaliserte at AU ikke var negative til selve tiltakene. I vurderingene ble det imidlertid vektlagt at det kun var søkt om midler til dekning av honorar, dvs. lønnsutgifter, og det er dette som vurderes å falle noe utenfor korkpengeordningens formål. Vi beklager at dette ikke har kommet klarere fram i vedtaket. AU mente også at dette var tiltak som burde kunne ses i sammenheng med andre allerede etablerte tilbud, og oppfordret derfor til samhandling med andre aktører. Her ble det nevnt både kulturskolen, Kultur- og fritidsforetak KF/ungdomsvirksomheten. Med bakgrunn i dette valgte AU derfor å prioritere å bevilge korkpenger til andre aktiviteter denne gangen. Du viser i ditt brev til andre som har fått tildelt midler. Det som er felles for disse er at ingen av disse har fått midler som skal gå til dekning av honorar/lønnsutgifter. Det samme gjelder bandsamspilltilbudet som fikk støtte i fjor, der korpengene skulle gå til utstyr.» Med henvisning til denne redegjørelsen vil administrasjonssjefen anbefale at vedtaket i sak PS 60/13 opprettholdes. Om administrasjonsutvalget likevel finner grunn til å ta klagen til følge, er det muligheter for å finansiere tilskudd til UngBand Longyearbyen og UngFilm Longyearbyen over Korkpengefondet. Imøtekommes klagen vil administrasjonssjefens foreslå flg. ordlyd i vedtaket: «Administrasjonsutvalget vedtar å imøtekomme klagen fra Diana Snibsøer. Side 113

28 2013/ Side 3 av 3 UngBand Longyearbyen tildeles kr til oppstart av band for ungdom mellom år UngFilm Longyearbyen kr til kurs i filmproduksjon for ungdom. Beløpene finansieres ved bruk av Korkpengefondet. Driftsbudsjettet for 2014 korrigeres tilsvarende.» Vedlegg: 1 Klage på vedtak - Avslag på søknad om korkpenger Diana Snibsøer 2 Vedr. avslag på søknad om korkpenger Svarbrev fra administrasjonssjefen Andre vedlegg (ikke vedlagt): 1 Administrasjonsutvalgssak 60/13 Tildeling av korkpenger Veiledning og informasjon for søkere mv. Side 114

29 Til Longyearbyen Lokalstyre Dato v/ konsulent Svein Olav Ween Kopi til: administrasjonssjef Lars Ole Saugnes Vedr; Avslag på søknad om korkpenger 2013 Bakgrunn Det vises til avslag på mine to søknader om korkpenger 2013 for henholdsvis UngFilm Longyearbyen og UngBand Longyearbyen. Begge søknadene ble avslått av administrasjonsutvalget i møte med begrunnelse om at de ble vurdert til å falle noe utenfor korkpengeordningens formål. Det er også lagt til en henstilling om at søker, altså undertegnede, oppfordres til samhandling med andre etablerte tilbud for ungdom i Longyearbyen. Jeg finner avslaget og dets begrunnelse om at søknadene faller noe utenfor korkpengeordningens formål urimelig og underlig, og vil med dette be om en utvidet begrunnelse for avslaget med anmodning om at avslaget omgjøres. Korkpengeordningens formål Det fremgår av dokumentene jeg fikk tilsendt at administrasjonssjefen foreslår at både UngFilm Longyearbyen og UngBand Longyearbyen tildeles kr 5000,- hver. Jeg undres over at søknadene for UngFilm Longyearbyen og UngBand Longyearbyen ikke tildeles noen penger mens for eksempel Blåmyra Bluegrassband som er et «lukket band» med 4-5 voksne medlemmer tildeles kr ,-, Longyearbyen UNNkuleleband tildeles kr 5000,-, Dans på Svalbard tildeles kr ,-, Polargospel med 15 medlemmer tildeles kr ,- og Svalbard Kirkes Speidergruppe med hele 3 medlemmer tildeles kr ,-. Når jeg trekker en sammenligning med disse gruppene er det ikke fordi jeg ikke synes de fortjener og er berettiget pengene som er tildelt dem, men fordi jeg synes det fremstår underlig at disse tildeles penger, mens UngFilm Longyearbyen og UngBand Longyearbyen ikke tildeles noe og sågar faller noe utenfor korkpengeordningens formål. Satsningsområder I avslagsdokumentene jeg fikk tilsendt fremgår det at 2 av de 3 satsningsområdene for tildeling av korkpenger omhandler nettopp ungdom, med henholdsvis tiltak for seniorungdom og barne- og ungdomsarbeid. Videre er det presisert at alle søknadene er vurdert opp mot satsningsområdene. Side 1 av 3 Side 115

30 Ved å søke om penger til etablering av UngFilm Longyearbyen og UngBand Longyearbyen var tanken å opprette nye aktiviteter for ungdom, fordi ungdom i Longyearbyen ofte faller ofte mellom to aldersklasser ved at en del av de aktivitetene Svalbard Turn arrangerer er for henholdsvis barn eller voksne. Stimulerende, trygge og utviklende aktiviteter kan være et viktig rusforebyggende tiltak for ungdom, og jeg har forstått det slik at nettopp rusforebygging blant ungdom er et prioritert område for Longyearbyen Lokalstyre. Så sent som i juni 2013 bevilget Lokalstyre penger for å fortsette samarbeidet med Kompetansesenter Rus Nord-Norge for å få ned alkoholbruken blant byens ungdommer. Jeg mener at også etablering av UngFilm Longyearbyen og UngBand Longyearbyen kan anses som gode, konkrete tiltak for å forebygge rus blant ungdom. Dersom Lokalstyre hadde tildelt noen penger til UngFilm Longyearbyen og UngBand Longyearbyen ville byens befolkning dra nytte av at det ble igangsatt nye tilbud for ungdommer. Med kyndig og inspirerende veiledning i en startfase vil jeg tro at ungdommene som ble med i enten UngFilm Longyearbyen eller UngBand Longyearbyen ville være relativt selvgående, enten det var med filmprosjekter eller bandaktivitet. God veiledning i starten av slike aktiviteter kan virke som en katalysator og motivasjonskilde, og i så måte er penger for å dekke instruktørutgifter essensielt. De konkrete tiltakene som UngFilm Longyearbyen og UngBand Longyearbyen er, ville kunne bidra til å gi ungdom en verdifull fritid både med hensyn til egenutvikling og samspill med andre. Kanskje kunne resultatet av disse tiltakene vært underholdning for byens innbyggere og bidrag på neste års UKM? På sikt kunne dette gitt ringvirkninger for andre barn- og unge ved økt interesse for filmproduksjon og musikk. Samhandling I avslagene om tildeling av korkpenger står det at søker oppfordres til samhandling med andre etablerte tilbud for ungdom i Longyearbyen. Jeg har tidligere etterlyst både ungdomsband og filmproduksjon som tilbud ved Longyearbyen Kulturskole, uten å få gehør. Jeg er kjent med at Kulturskolen tilbyr band, men dette er åpent for barn ned i klasse med lite/ingen forkunnskaper innen instrumenter. Det er forståelig at ungdom på 15 år som har spilt instrumenter i flere år ikke har så mye utbytte av og samspille med nybegynnere på 10 år, og det er naturlig at musikksmaken, engasjementet og ambisjonene er vesentlig ulike for disse gruppene. Jeg vet positivt at ungdom mellom år med relativt god kompetanse innen musikk og instrumenter ikke føler at de har så mye utbytte at det bandtilbudet som p.t. tilbys på Kulturskolen. Utover Kulturskolen kan jeg ikke se hvilke andre etablerte tilbud for ungdom i Longyearbyen som det kan samhandles med i dette tilfellet. Henstilling Ut fra min redegjørelse ber jeg om en ny vurdering av mine søknader. Dersom dere fremdeles ikke finner å kunne bevilge penger til prosjektene UngFilm Longyearbyen og UngBand Longyearbyen så ber jeg om nærmere redegjørelse av følgende: Side 2 av 3 Side 116

31 - Hvilke etablerte tilbud for ungdom i Longyearbyen tenker dere at det kan samhandles med for å få i gang noe tilsvarende som det UngFilm Longyearbyen og UngBand Longyearbyen er ment å favne? - Hvorfor faller prosjektene UngFilm Longyearbyen og UngBand Longyearbyen noe utenfor korkpengeordningens formål? - Siden administrasjonssjefens innstilling var at UngFilm Longyearbyen og UngBand Longyearbyen skulle innvilges penger, mens administrasjonsutvalget avslår søknaden med at den vurderes å falle utenfor korkpengeordningens formål, så lurer jeg på om administrasjonssjefen og administrasjonsutvalget har ulik oppfatning av korkpengeordningens formål? - Hvordan er søknaden for UngFilm Longyearbyen vurdert opp mot satsningsområdene, og hva tilsier at det ikke er et godt tiltak i så måte? - Hvordan er søknaden for UngBand Longyearbyen vurdert opp mot satsningsområdene, og hva tilsier at det ikke er et godt tiltak i så måte? - Hvilke type barne- og ungdomsarbeid er det dere konkret tenker at inngår i satsningsområdet, og hvorfor anses dette/disse som mer formålstjenlig enn de tiltakene jeg ønsker å etablere? - Hvilke tiltak for seniorungdom er det dere konkret tenker at inngår i satsningsområdet, og hvorfor anses dette/disse som mer formålstjenlig enn de tiltakene jeg ønsker å etablere? - Gitt at alle søknadene er vurdert opp mot satsningsområdene, er det da slik at alle som er tildelt korkpenger innfrir ett eller flere av disse satsningsområdene? - I 2012 ble det innvilget kr 5000,- til Bente Mari Mortensen for oppstart av bandsamspilltilbud for ungdom. Så vidt meg bekjent er ikke disse pengene brukt/tiltaket iverksatt, men hva gjør at Mortensens tiltak faller innenfor korkpengenes formål, mens UngBand Longyearbyen faller utenfor dette formålet? Med vennlig hilsen Diana Snibsøer Side 3 av 3 Side 117